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Procedimientos de alineamiento de los Planes de Tecnologas y Sistemas de

Informacin con la estrategia de negocio


En base a la experiencia de cmo se ha venido observando en las organizaciones,
se han seguido cuatro fases a saber que son las siguientes: 1. Introduccin de la
informtica en la organizacin 2. Expansin anrquica de las aplicaciones. 3.
Fase de coordinacin SI objetivos de la empresa y 4. Interdependencia de
estrategias de la compaa TI/SI ( Tecnologas de Informacin/Sistemas de
Informacin).
Introduccin de la Informtica en la Organizacin

En la primer fase, que es la introduccin de la informtica en la organizacin,


tuvo lugar a partir de los aos sesenta, cuando empez la aparicin masiva de la
informtica. Las mquinas eran muy grandes que para esos tiempos se necesitaba
de cierta infraestructura, adems de que el manejo de estas solamente lo podan
tomar los especialistas. Debido a esto, el departamento de Proceso de Datos (PD)
dentro de las organizaciones se vio aislado del resto de la organizacin. Esto
provoc que se creara dentro de las organizaciones, un ambiente en el cual la
informtica se limitaba solamente a servir las demandas de mecanizacin de los
procesos administrativos. Igualmente los usuarios, por ignorancia o bien porque
segn ellos en esos tiempos la informtica les solucionaba problemas pero al
mismo tiempo que creaba otros, mejor se abstenan de involucrarse.
El objetivo principal de los directivos de incorporar la informtica en sus
empresas era por la reduccin de costos del proceso de informacin. Las primeras
aplicaciones de los sistemas informticos dentro de las empresas, fueron y siguen
siendo contabilidad, nminas y la facturacin. Debido a que este era el nico
objetivo en este momento de la informtica en las empresas, la elaboracin
formal de Planes de Proceso de Datos no exista ni era necesaria en general. A su
vez, los planes Informticos eran planes de desarrollo e implementacin de
peticiones de usuario. Existen dos situaciones que se deben de tener en cuenta
para poder entender la situacin actual de los sistemas de informacin en muchas
empresas: 1. En el organigrama funcional de la empresa, el departamento de
Sistemas de Informacin (SI) se sita en una posicin dependiente de los
servicios administrativos, 2. Se crea una barrera entre los estamentos directivos
de la compaa y la jefatura de SI y 3. Generalmente la conexin entre los
objetivos de la compaa y los planes de SI es inexistente, y cuando existe se
lleva a cabo a travs de peticiones de los usuarios que son coherentes con
cualquier estrategia definida ya que estas peticiones normalmente son
encaminadas a mejorar la eficiencia en los procesos administrativos.

Expansin Anrquica

Despus de que los problemas de mecanizacin de los procesos de transacciones


bsicos en la compaas se haba resuelto, el departamento de informtica se ve
progresivamente en la necesidad de hacer frente a peticiones de usuarios que
refieren a problemas cada vez ms complejos y muy ligados a funcionamiento
del negocio. La incomprensin por parte de los responsables de informtica de
los problemas planteados por los usuarios, entre otras razones, hace que en
muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde un punto de vista
global de compaa. El departamento encargado de los Sistemas de Informacin
sigue siendo el responsable de asignar recursos y prioridades a las diferentes
peticiones de las unidades funcionales. Los criterios que se siguen en estas
asignaciones no tienen por qu ser coherentes con los objetivos estratgicos de la
compaa, que son en muchos casos desconocidos para el responsable de SI.
Entre las razones que se usan con ms frecuencia para la asignacin de recursos
destacan: 1. La facilidad de implementacin, 2. La novedad y atractivo
tecnolgico, 3. El poder de la unidad funcional solicitante en la organizacin y 4.
El costo del desarrollo a realizar. La pared existente entre Informtica y el resto
de la organizacin no permita al responsable del Sistema de Informacin darse
cuenta de la verdadera importancia de las modificaciones que se le pedan.
Coordinacin SI-Objetivos de la empresa

Dentro de esta fase, las grandes inversiones necesarias para mantener una
instalacin informtica funcionando y tecnolgicamente no obsoleta, en conjunto
con las quejas de los usuarios que no ven que sus necesidades sean cubiertas con
la eficiencia a la que estaban acostumbrados cuando solamente tenan peticiones
de mecanizacin de procesos transaccionales, hacen que los mximos
responsables decidan afrontar el problema de los SI desde un punto de vista
global. La situacin ms comn es la intervencin directa de la alta direccin en
el momento de la seleccin de los proyectos a implementar, es decir, las
solicitudes de aplicaciones por parte de los usuarios finales, pasan por un proceso
de asignacin de prioridades y recursos con la intervencin de la alta direccin y
de ah al Plan de Sistemas de Informacin. Esta manera de funcionar, con
intervencin directa de la direccin de la compaa en la toma de decisiones del
departamento de SI es claramente incoherente con las funciones que en principio
debera tener el responsable de SI, ya que se produce una dilucin de
responsabilidades y crea confusin sobre quin ostenta la responsabilidad de las
decisiones tomadas. Una forma de solucionar esta anmala situacin pasa por el
desarrollo de procedimientos formales de planificacin de SI anlogos a los que
la compaa seguramente utiliza para planificar otros sistemas y a partir de este

momento se establecen planes sistemticos de definicin de necesidades de


informacin coherentes con los objetivos estratgicos de las unidades funcionales
de la compaa.
En esta situacin, se establece una comunicacin directa entre los planes de la
compaa y los planes de SI. El Plan de SI, adems de contener los proyectos a
desarrollar, explicita de manera clara e inequvoca las prioridades de la compaa
para la asignacin de recursos en el rea de las tecnologas de informacin.
Antes, el responsable de SI asignaba los recursos de que dispona entre las
diferentes solicitudes de los usuarios segn su propio parecer, ms o menos
influido por los propios usuarios o por la direccin general . Ahora se ha
convertido en un coordinador del equipo interdepartamental que elabora la
propuesta de Plan de Sistemas.
Interdependencia estrategia de la compaa-TI/SI
En muchos sectores industriales y de servicio aparecen ejemplos de compaas
que con un uso adecuado y novedoso de dichas tecnologas, y no necesariamente
mediante los instrumentos informticos o de telecomunicacin ms avanzados,
consiguen ventajas competitivas sostenibles. Para obtener estas ventajas
competitivas, es necesario tambin integrar las posibilidades de los SI y de las TI
con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. Durante el proceso
de implementacin de sistemas de informacin en las empresas se produce un
aprendizaje organizativo que creemos fundamental para llegar a poder
implementar procesos de planificacin cada vez ms integrados con la
formulacin de la estrategia de la compaa.
En muchas organizaciones los SI se encuentran en la fase de expansin y
anarqua, y todava no se ha establecido ninguna metodologa de planificacin de
los mismos. No cabe duda que poder disponer de un procedimiento estructurado
y sistemtico que permita deducir explcitamente un plan de TI/SI del plan
estratgico vigente es muy til.
Un Procedimiento de Planificacin de TI/SI a partir de la Estrategia del Negocio

Con el fin de delimitar el esfuerzo necesario para planificar los SI, conviene
empezar por concretar hasta dnde entendemos que llega un proceso de
planificacin de TI/SI, es decir, qu se supone que debe incluir un Plan de
Sistemas y Tecnologas de Informacin.
Tal resultado debe incluir una lista de proyectos a desarrollar en los prximos 3 a
5 aos, que se refiera a la situacin en el momento de preparar el Plan, es decir,

con el reconocimiento explcito del punto de partida del que se supone debe
arrancar el plan. La prioridad de cada proyecto que contemple los aspectos ms
relevantes del negocio como tambin los aspectos tcnicos. Para los proyectos a
desarrollar en el primer ao, el detalle suficiente que permita su evaluacin en
trminos de recursos necesarios en su desarrollo, mecanismos de evaluacin
adecuados para permitir instaurar los procedimientos de control necesarios en el
seguimiento del plan y una lista de actividades de la empresa donde la TI puede
utilizarse como herramienta de soporte para aumentar su eficacia o su eficiencia.
La responsabilidad de desarrollar el Plan de TI/SI recae fundamentalmente en la
direccin de la empresa. Es importante observar que el contenido del Plan TI/SI
es muy poco tecnolgico. Los detalles tecnolgicos se incluyen solo cuando es
estrictamente necesario. La perspectiva bajo la que se elabora el Plan de TI/SI es
fundamentalmente una perspectiva de negocio. En empresas pequeas es tambin
necesario disponer de un plan de TI/SI. Su elaboracin puede ser ms sencilla
que en una empresa de mayor tamao. Dentro de su forma esquemtica, su
composicin y funciones principales, se encuentran el Comit de Tecnologas y
Sistemas de Informacin, que es el rgano responsable sobre el Sistema de
Informacin que se disee; Equipo de Trabajo que lleva a cabo el trabajo
operativo encaminado a elaborar el Plan de TI/SI y un Grupo Base que est
integrado por el subdirector general a cargo de Sistemas de Informacin, el
director de Sistemas de Informacin, el DOP y, eventualmente, por consultores
externos expertos en planificacin de sistemas de informacin.

Aplicacin en las empresas

Definitivamente que los tiempos van cambiando y sobre todo en el rea de


informtica los cambios tecnolgicos son muy rpidos y estn a la rden del da.
En el caso particular de una empresa donde yo labor, en Daltile Mxico S.A. de
C.V. , se llev a cabo el diseo del Plan de TI/SI para poder implantar el sistema
Oracle con el fin de reducir costos. Las solicitudes de los usuarios, en conjunto
con la direccin general, sistemas y en este caso el outsourcing de Oracle llev a
que se implantara una tecnologa nueva que se llev en conjunto con la empresa
y sus usuarios.

En este caso, cuando se instal el sistema de e-business Oracle, se necesit la


parte de outsourcing, en este caso Oracle, para poder instalar en todas las reas de
la empresa el sistema, en donde en cada rea de la empresa llmese produccin,
logstica, abastecimientos, contabilidad, finanzas, ventas, etc. siempre estuvo la
gente responsable de cada rea, tanto el director del rea como los gerentes y su
equipo de trabajo, en conjunto con la gente de Oracle y de sistemas de la misma
empresa para poder capacitar a la gente y satisfacer al 100% las necesidades del
usuario, en este caso los empleados de la empresa, todo esto basado en el plan de
unir los objetivos de la empresa con el Sistema de Informacin. Adems de la
capacitacin que brind la gente de Oracle, la gente de sistemas actualmente da
la capacitacin a los empleados cuando estos son de nuevo ingreso, o bien para
dudas que puedan surgir durante su rutina diaria de trabajo.
Este proceso se llev a cabo en todas las reas de la empresa, y fue necesario
desde un principio, un plan de TI/SI para poder llevar a cabo la implantacin del
sistema de informacin de manera exitosa y as mismo seguir buscando el apoyo
con la gente de sistemas, coordinndose en grupos para ver los beneficios del
sistema en cada rea de la empresa para que este SI siga siendo exitoso y til
para la empresa y sus usuarios.
Igualmente yo en particular me dedico a la venta de aplicaciones de e-business,
e-commerce, e e-learning a empresas pequeas y medianas a travs de Internet.
Igualmente, el fin de estas aplicaciones es en el caso del e-business reducir los
costos en la empresa y poder beneficiar a los usuarios de las mismas en facilitar
su trabajo en tiempo y esfuerzo y brindar a las empresas una ventaja competitiva
con el implemento de tecnologa en sus negocios.

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