PROYECTO ACADEMICO

Autores:

Albert Mahiques
Caro Ortega
Sergi Pedra

Fecha:

Mayo 2015

Versin

Fecha

Autor

Modificaciones

00

12/04/2015 Albert Mahiques

Agregar planes estratgico, calidad y

documentacin.

01

14/04/2015 Sergi Pedra

Caro Ortega

Integracin de informacin: Costes,

riesgo, RRHH, tiempo y seguimiento.

02

15/04/2015 Sergi Pedra

Pulir el formato y aadir detalles

Sergi Pedra

Carolina Ortega

Albert Mahiques

Firma:

Firma:

Firma:

INDICE
1.

TTULO ................................................................................................................................... 1

2.

PLAN ESTRATGICO ............................................................................................................... 1

2.1.
2.1.1.

MISIN DEL PROYECTO ..................................................................................................................... 1

2.1.2.

MISIN DE QIKPAI ............................................................................................................................. 1

2.2.

4.

5.

6.

7.

VISION ........................................................................................................................... 2

2.2.1.

VISIN DEL PROYECTO ...................................................................................................................... 2

2.2.2.

VISIN DE QIKPAI .............................................................................................................................. 2

2.3.

3.

MISIN .......................................................................................................................... 1

VALORES ........................................................................................................................ 2

2.3.1.

VALORES DEL PROYECTO .................................................................................................................. 2

2.3.2.

VALORES DE QIKPAI .......................................................................................................................... 2

OBJETIVOS ............................................................................................................................. 3
3.1.

OBJETIVOS DEL PROYECTO ACADEMICO ...................................................................... 3

3.2.

OBJETIVOS DEL PROYECTO TECNICO ............................................................................ 3

JUSTIFICACION....................................................................................................................... 4
4.1.

JUSTIFICACION ACADEMICA .......................................................................................... 4

4.2.

JUSTIFICACION TECNICA DEL PRODUCTO ..................................................................... 4

GESTION DE ALCANCE ........................................................................................................... 5

5.1.

ALCANCE DEL PROYECTO ACADEMICO ......................................................................... 5

5.2.

ALCANCE DEL PROYECTO TECNICO ............................................................................... 5

5.3.

REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL ................................................................................ 6

5.4.

LIMITACIONES DEL PROYECTO ACADEMICO ................................................................. 7

5.5.

LIMITACIONES DEL PROYECTO TECNICO ....................................................................... 7

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS ...................................................................................... 7

6.1.

EQUIPO DEL PROYECTO................................................................................................. 7

6.2.

PLAN DE GESTIN DE RRHH .......................................................................................... 8

6.2.1.

DESCRIPCIN DE LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO ................................................... 8

6.2.2.

HABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO ................................................................................. 9

6.2.3.

ORGANIGRAMA ............................................................................................................................... 10

6.3.

NORMAS DE CONVIVENCIA ......................................................................................... 10

6.4.

GESTIN DE CONFLICTOS ............................................................................................ 11

6.5.

INDICADORES DE RRHH ............................................................................................... 11

GESTION DEL TIEMPO ......................................................................................................... 12

7.1.

CALENDARIO................................................................................................................ 12

7.2.

IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES .............................................................................. 13

7.3.

SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES ......................................................................... 14

7.4.

ESTIMACIN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES ............................................... 14

7.5.

CRONOGRAMA ............................................................................................................ 16

7.6.

CONTROL DEL CRONOGRAMA .................................................................................... 18

8.

COSTOS ................................................................................................................................ 18
8.1.

9.

PROCESO DE CONTROL .............................................................................................. 19

CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO......................................................................... 19

9.1.

MONITORIZACIN DEL PROYECTO.............................................................................. 19

9.2.

PUNTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO ...................................................................... 20

10.

PLAN DE GESTION DE LA DOCUMENTACION .................................................................. 21

10.1.

CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION................................................................ 22

10.2.

REVISION DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................ 22

10.3.

CICLO DE REVISION Y APROBACION DE LA DOCUENTACION .................................. 23

10.4

DESCREIPCION DE LA DOCUMENTACION ................................................................... 24

10.3.1.

11.

ENTREGABLES ................................................................................................................................. 24

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD .................................................................................. 24

11.1.

INPUTS ..................................................................................................................... 25

11.2.

METODOS DE MEDICION DE LA CALIDAD ............................................................... 25

11.3.

OUTPUTS ................................................................................................................. 26

12.

11.3.1.

PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD .................................................................................................. 26

11.3.2.

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS ..................................................................................................... 27

GESTIN DE RIESGOS ...................................................................................................... 28

12.1.

METODOLOGA........................................................................................................ 28

12.2.

LISTADO DE RIESGOS ............................................................................................... 30

12.3.

MONITORIZACIN Y REVISIN DE LOS RIESGOS..................................................... 32

13.

GLOSARIO ........................................................................................................................ 32

1. TTULO
QikPai surge para llevar a cabo el proyecto elegido por el grupo en el marco del Master en
Project Management Industrial y de Servicios por la UPC School of Professional & Executive
Development.
Dicho proyecto se denomina Desarrollo tcnico y econmico de medios de pago
automticos mediante tecnologa RFID en productos de retail.
2. PLAN ESTRATGICO
2.1. MISIN
2.1.1. MISIN DEL PROYECTO
La misin del presente proyecto es la aplicacin de una metodologa de trabajo y buenas
prcticas en la gestin de proyectos adquiridas en el master para conseguir la excelencia en
el desarrollo de proyectos cumpliendo las directrices marcadas por la organizacin del
master.

2.1.2. MISIN DE QIKPAI

La misin de QikPai es la de desarrollar y explotar la tecnologa RFID aplicada al sector de
venta al por menor. As los principales objetivos son:
Garantizar un medio de pago rpido y fiable para los usuarios aplicando la mxima
tecnologa existente en el sector.
Conseguir una gran reputacin de marca como proveedor de sistemas de cobro
mediante tecnologa RFID.
Desarrollar un sistema flexible capaz de adaptarse a todos los tipos de venta al por
menor.
Proporcionar soluciones siempre desde la sostenibilidad y responsabilidad social y
medioambiental.
En definitiva la misin de QikPai es la de cambiar la manera que tenemos de comprar. Para
poder desarrollar y formular la misin se han planteado las siguientes preguntas:
Quines somos?
QikPai es una empresa de Barcelona que quiere fomentar el uso de la tecnologa RFID como
medio de pago en los comercios dedicados al retail.

Cul es nuestro negocio?

El negocio de QikPai se centra en la venta de equipos de cobro mediante lectura de etiquetas
RFID, etiquetas RFID, medios de impresin de etiquetas RFID y otros servicios derivados de
la tecnologa como la gestin logstica y la gestin de stocks.
2.2. VISION
2.2.1. VISIN DEL PROYECTO

Concentrar nuestros esfuerzos para crear sinergias y ser reconocidos como el mejor
equipo multidisciplinar en gestin de proyectos, tanto por su compromiso y
entusiasmo, como por su excelencia y trabajo en equipo.
Lograr la mxima puntuacin posible para el presente proyecto por parte de los
evaluadores.
Crear, gestionar, ampliar y mantener en el tiempo unas relaciones duraderas y de
confianza que generen sinergias, colaboraciones y posibilidades de negocios.
Realizar un proyecto tcnico de calidad que pueda ser puesto en prctica.
2.2.2. VISIN DE QIKPAI

Ser la empresa lder en sistemas de cobro basado en tecnologa RFID en el mundo,

desplazando los actuales sistemas mediante cdigo de barras e implementando nuestra
tecnologa en otros sectores.
2.3. VALORES
2.3.1. VALORES DEL PROYECTO

Trabajo en equipo - fomentar la comunicacin y participacin de todos para lograr

un objetivo comn, compartiendo informacin y conocimientos
Conducta tica - actuar con profesionalidad, integridad moral, lealtad y respeto a las
personas.
Entusiasmo - estar comprometidos con el proyecto y con el equipo
Rendir cuentas - ser responsables
Colaboracin - potenciar el talento colectivo
Integridad y honestidad - ser transparentes
Calidad y creatividad - bsqueda de la excelencia
2.3.2. VALORES DE QIKPAI

Respeto a las personas

Respeto al medio ambiente
Cooperacin
Responsabilidad
Libertad
Innovacin tecnolgica
Inters por las personas
Satisfaccin del cliente

3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVOS DEL PROYECTO ACADEMICO
El objetivo principal del proyecto acadmico es la puesta en prctica de los conocimientos
adquiridos por parte de los miembros del equipo en el mater Project Management Industrial
y de Servicios con el fin de obtener la mxima puntuacin posible en la valoracin de este
proyecto.

3.2. OBJETIVOS DEL PROYECTO TECNICO

El objetivo del proyecto tcnico es la redaccin de un plan para la creacin de una empresa
dedicada al desarrollo y la venta de equipos de cobro basados en la tecnologa RFID a
establecimientos del sector retail con el fin de agilizar y abaratar tal este proceso. Esto ha
de hacerse de forma que la futura empresa sea viable y se justifique mediante el contacto
con futuros clientes o proveedores.
El objetivo es adems complementar esto con la prestacin de otros servicios a nuestros
clientes tales como:

Gestin logstica.
Gestin de stocks.
Reduccin de los hurtos.
Reduccin de los costes de explotacin.

4. JUSTIFICACION
4.1. JUSTIFICACION ACADEMICA
El presente documento es indispensable para definir aquellos aspectos necesarios para
poder llevar a cabo el Proyecto de Mster de una forma eficiente y eficaz, satisfaciendo las
necesidades y expectativas del cliente y cumpliendo los requisitos de calidad, alcance,
tiempo y presupuesto.
4.2. JUSTIFICACION TECNICA DEL PRODUCTO
QikPai se justifica por la falta de innovacin tecnolgica en los mtodos de cobro utilizados
por el sector retail, puesto que desde que el sistema de identificacin de productos por
cdigo de barras se desarrollara en 1966 y se extendiera su uso en la de cada de los 80, no
han aparecido alternativas a l.
As la creacin de QikPai se debe a que la tecnologa RFID est a las puertas de alcanzar la
madurez suficiente para que nuestro sistema sea viable y sea capaz de desplazar la actual
tecnologa de lectura de cdigos de barras por infrarrojos.
Nuestro sistema se basa en un conjunto de tecnologas que se integraran para formar un
sistema para el cobro a clientes, dedicado a los establecimientos del sector retail de medio
y gran tamao preferentemente.

Estas tecnologas son:

ETIQUETAS RFID
Las etiquetas RFID son unos dispositivos pequeos, similares a una pegatina, que pueden
ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas
para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisorreceptor RFID. Una de las ventajas del uso de radiofrecuencia (en lugar, por ejemplo, de
infrarrojos) es que no se requiere visin directa entre emisor y receptor.
Las etiquetas se pueden distinguir entre activas y pasivas, a nosotros nos interesan estas
ltimas. Las etiquetas pasivas no poseen alimentacin elctrica. La seal que les llega de los
lectores induce una corriente elctrica pequea y suficiente para operar el circuito
integrado CMOS de la etiqueta, de forma que puede generar y transmitir una respuesta.

LECTOR RFID
Se basa en una antena que enva una seal a las etiquetas RFID y recibe la respuesta de
estas. La antena se conecta a un servidor que identifica los cdigos y elabora una lista con
los productos que ha comprado el consumidor. Esta lista se utiliza para varios propsitos
como son el cobro al cliente, la actualizacin de los stocks y la realizacin de pedidos de
existencias.
SISTEMA DE COBRO
Se basa en un sistema capaz de interactuar con el consumidor para que este abone su cuenta
y sea conocedor de las ofertas y descuentos aplicados. Este sistema debe ser capaz de
realizar el cobro tanto en metlico como en efectivo.
5. GESTION DE ALCANCE
El presente proyecto consta de dos partes diferenciadas. En primer lugar se desarrollar el
proyecto acadmico y en segundo lugar se desarrollar el proyecto tcnico.
5.1. ALCANCE DEL PROYECTO ACADEMICO
El alcance del proyecto acadmico es la obtencin de un entregable en el cual se definan
aquellos aspectos organizativos que permita poner en marcha la realizacin del Proyecto
Tcnico. El Proyecto se realizar siguiendo la metodologa PMBOK.

5.2. ALCANCE DEL PROYECTO TECNICO

El alcance del proyecto tcnico ser el desarrollar las siguientes actividades:

Desarrollar una pgina web donde nuestros clientes puedan informarse de nuestros
equipos y servicios.
Obtener contactos con los posibles proveedores de tecnologa para la fabricacin de
nuestros equipos.
Crear el procedimiento para el desarrollo de nuestros equipos, planificando los
distintos hitos del futuro desarrollo y enumerando las alternativas disponibles
tecnolgicamente para su futura integracin.
Obtener contactos dentro del sector retail que puedan estar interesados en el
sistema y nos aporten su experiencia para el desarrollo.

5.3. REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL

Una vez analizado el proyecto y su alcance en el equipo de QikPai nos ponemos los
siguientes requerimientos de alto nivel:

Desarrollar una compaa para desarrollar nuestro sistema.

o Obtener la correspondiente licencia de actividad y el resto de permisos
necesarios.
o Seleccionar los sectores objetivo dentro del retail.
o Obtener clientes interesados en participar de la fase de desarrollo y prueba.
o Contactar con proveedores tecnolgicos.
Desarrollar sistema de cobro.
o Encontrar empresas del sector RFID proveedoras de tecnologa.
o Determinacin de las diferentes alternativas tecnolgicas.
o Definicin de los parmetros del sistema.
o Integracin tecnolgica del sistema.
o Diseo ergonmico del producto.
o Fase de prueba del prototipo.
Crear Web del proyecto.
o Determinar los requerimientos del sistema.
o Disear Sistema.
o Crear Pagina Web.
o Prueba del sistema.
o Implantacin y evaluacin.
o Asegurar el fcil acceso al usuario.
Vender el sistema.
o Contactar con clientes.
o Realizacin del estudio de viabilidad.
o Demostracin del sistema.
o Realizacin del plan de implantacin de sistema.
o Seguimiento del proyecto.

5.4. LIMITACIONES DEL PROYECTO ACADEMICO

Tiempo disponible para la ejecucin del Proyecto puede ser corto en funcin del nivel
de detalle que se requiera.
Imposibilidad de realizar un evento ciclo turstico antes de finalizar el mster.

5.5. LIMITACIONES DEL PROYECTO TECNICO

Limitacin del nmero de fabricantes de tecnologa RFID en nuestro mbito

geogrfico.
Limitacin del tiempo total destinado al proyecto para realizacin de pruebas piloto.
Limitacin de presupuesto para realizacin de pruebas piloto.
Limitacin de conocimientos de los integrantes del equipo en cuanto a tecnologa
RFID se refiere.
Limitacin de tiempo en horario laboral para la realizacin de reuniones con clientes
y proveedores por parte de los integrantes del equipo.

6. GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

Nuestro proyecto est conformado por un grupo de tres profesionales multidisciplinares, cada
uno con conocimientos clave para el xito del mismo. A continuacin se presentan los datos ms
relevantes de cada uno de los miembros:

6.1. EQUIPO DEL PROYECTO

Nombre y Apellido: Carolina Ortega

Informacin Acadmica:
Licenciada en Administracin y Finanzas
Email de Contacto:carolinaortega944@gmail.com

Nombre y Apellido: Sergi Pedra

Informacin Acadmica:
Ingeniero Industrial
Email de Contacto:
sergipedrab@gmail.com

Nombre y Apellido: Albert Mahiques

Informacin Acadmica:
Ingeniero Tcnico Mecnico
Master Project Management Industrial y de Servicios
Email de Contacto:amahiquesj@gmail.com

6.2. PLAN DE GESTIN DE RRHH

La seleccin de un personal fue realizada sin tomar en cuenta las habilidades de los integrantes
del grupo ya que se realiz bajo la primicia de motivacin y afinidad hacia el proyecto. Este
mtodo de seleccin promueve una buena gestin, integracin y disciplina entre los miembros
del proyecto.

6.2.1. DESCRIPCIN DE LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO

Se crearon 6 roles para la administracin y ejecucin del proyecto con responsabilidades
definidas para cada uno de ellos. Con base a las habilidades y background de los integrantes se
designaron los encargados de liderar cada rol.
Roles
Recursos Humanos
Finanzas
Adquisiciones
Propuestas
Project Manager
Calidad

Responsabilidades
Gestin de los Recursos
Humanos
Gestin de la comunicacin
Gestin de costos
Gestin de tiempo
Gestin de la procura
Gestin del alcance
Gestin de los interesados
Gestin de la integracin
Gestin de los riesgos
Gestin de la calidad
Tabla 1: Roles y responsabilidades

Encargado
Carolina Ortega
Carolina Ortega
Sergi Pedra
Albert Mahiques
Albert Mahiques
Sergi Pedra

6.2.2. HABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

Se realiz un test llamado Belbin sobre los miembros del equipo con el objetivo de visualizar
los roles naturales con los que cuentan los miembros del equipo a la hora de realizar trabajo
grupal.
Lo roles naturales a que considera el test son:

Implementador (ID)
Coordinador (CO)
Impulsor (IM)
Cerebro (CE)
Investigador de recursos (IR)
Monitor evaluador (ME)
Cohesionador (CO)
Finalizador (FI)
Especialista (ES)

Los resultados de los miembros del equipo fueron los siguientes:

ALBERT
CARO
SERGI

CE
73
72
0

IR
72
85
86

CO
IS
ME
CH
80
69
35
24
70
30
25
15
22
0
93
39
Tabla 2: Resultados Test Belbin

ID
52
30
91

FI
20
79
79

ES
22
21
53

Grafico Belbin equipo QikPai

De acuerdo a los datos analizados a travs de la informacin de arriba, podemos concluir que
QikPai con un equipo equilibrado donde estn presentes los 9 roles naturales con los que
debe contar un equipo de trabajo para que este sea exitoso.

6.2.3. ORGANIGRAMA
Se opt por organizarnos bajo un esquema matricial para el buen funcionamiento y
comunicacin eficaz del equipo de trabajo.

PROJECT

FINANZA

R.R.H.H.

PROPUESTAS

CALIDAD

ADQUISICIONE

Las responsabilidades de los miembros del equipo no son estticas. Habr una rotacin de
acuerdo al calendario de abajo con el objetivo de que cada miembro logre contar con el
conocimiento que las diferentes reas pueden prestar. Como se observa en el calendario
siguiente:
Tabla 3: Rotacin de responsabilidades
MES
FEBRERO- MAYO
JUNIOSEPTIEMBRE
OCTUBREDICIEMBRE

PUESTO
R.R.H.H.
FINANZAS
ADQUISICIONES
CALIDAD
PROJECT MANAGER
PROPUESTAS

MIEMBRO
Carolina

MIEMBRO
Sergi

MIEMBRO
Albert

Sergi

Albert

Carolina

Albert

Carolina

Sergi

ALBERT

PROJECT MANAGER
PROPUESTAS

SERGI

ADQUISICIONES
CALIDAD
6.3. NORMAS
DE CONVIVENCIA

R.R.H.H.
FINANZAS

CARO

1. ASISTENCIA. Los miembros deben entender que el equipo no puede tomar decisiones
si los integrantes no asisten a las reuniones de trabajo. Hay que avisar las ausencias.
2. PUNTALIDAD. Se debe llegar a las reuniones a la hora acordada. La ltima persona en
llegar tiene que pagar una bebida a sus compaeros.
3. INTERRUPCIONES. Mviles desconectados y pginas webs que no tengan que ver con
el proyecto cerradas, lo ms importante es lo que el equipo est haciendo en la reunin.
4. NO HAY VACAS SAGRADAS. No se eludir ningn tema aunque se sepa que si se
proponen cambios pueden molestar a miembros en el equipo. Claridad y transparencia.
5. CRTICAS CONSTRUCTIVAS. La resolucin de problemas ha de ofrecer soluciones
competitivas, los miembros del equipo pueden mostrar su desacuerdo pero siempre de
forma constructiva.
6. CONFIDENCIALIDAD. Al ser sensibles, algunas cuestiones se deben de discutir con total
libertad dentro del equipo si estamos convencidos que va a quedar circunscrito a l.
7. ORIENTACIN A LA ACCIN. Los equipos no se forman para reunirse y discutir. Su
verdadera finalidad es actuar y obtener resultados.
8. COMPROMISO. Los miembros del equipo deben traer hechas sus tareas individuales en
tiempo y forma para no entorpecer el flujo del trabajo.
9. COMUNICACIN. Debe ser fluida clara y precisa, en caso de existir un conflicto se
deber escalar al Project Manager en turno.

6.4. GESTIN DE CONFLICTOS

Se trabajara bajo un esquema de temprana deteccin y efectiva resolucin de conflictos.
-

PREVENCIN Creacin de un ambiente que propicie el entendimiento entre los

integrantes bajo el respeto, tolerancia y empata.
ENTENDIMIENTO Identificar entre ambas partes el motivo del conflicto es fundamental,
es el primer paso para ponerse de acuerdo.
PROPUESTAS Entre todos los miembros del grupo se proceder a encontrar posibles
soluciones al problema. La solucin debe incluir medidas a presente y a futuro para
erradicar el conflicto y disminuir la tendencia que pueda volver a presentarse.
ACUERDO Optar por una o varias de las soluciones propuestas en el punto anterior. El
acuerdo tiene que solucionar el motivo del conflicto y la salida debe ser consensuada
entre las partes.
EVALUACIN Revisin para comprobar el resultado del acuerdo haya tenido xito. Se
evala el grado de satisfaccin de las partes con la nueva situacin y si las partes estn
satisfechas, supone poner fin al conflicto. Si por el contrario no lo estn, se deber
buscar nuevas soluciones.
CONFLIC
TO
GESTION DEL CONFLICTO

6.5. INDICADORES DE RRHH

(Entendimiento, propuestas,
acuerdo, evaluacin)
CONFLICTO
SOLUCIONADO

Se trabajar bajo un esquema de ratios individuales y por equipo para observar que se est
cumpliendo con la eficiencia y eficacia de los miembros. En cada cambio de rol se analizaran los

ratios para monitorear el trabajo de los miembros del equipo y si mismo observar desviaciones
y trabajar sobre ellas.

VALOR A CALIFICAR

RATIO

NOMENCLATURA

ASISTENCIA
INDIVIDUAL

(Reuniones asistidas /
reuniones totales)

AI

ASISTENCIA
GRUPAL

(Reuniones asistidas /
reuniones totales)

AG

COMPROMISO

DESCRIPCION
Haber participado
presencialmente en
las reuniones
programadas a nivel
individual.
Haber llevado a cabo
las reuniones
programadas en el
calendario de
actividades.
Finalizacin de tareas
en tiempo y forma.

(Tareas asignadas/
total de tareas
CO
grupales)
Tabla 4: Valores a calificar de los integrantes del grupo

7. GESTION DEL TIEMPO

La gestin del tiempo es uno de los factores clave para alcanzar el objetivo de todo proyecto en
cuanto a plazo de entrega, calidad y coste y as, satisfacer las necesidades del cliente. Una buena
planificacin nos llevar a aprovechar al mximo el tiempo y optimizar los recursos de los que
disponemos evitando con ello sobrecostes innecesarios.
Incluye las siguientes actividades: identificacin de actividades, secuenciamiento lgico de
actividades, estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de
proyecto.

7.1. CALENDARIO
El calendario es una herramienta til para ver de manera rpida y visual los hitos importantes
del proyecto a nivel general y como estn distribuidos stos.
A continuacin se muestran las actividades e hitos de proyecto en la siguiente tabla:

2015
enero
D

febrero
J

marzo

10

11

12

13

14

15

16

17

10

11

12

13

14

10

11

12

13

14

18

19

20

21

22

23

24

15

16

17

18

19

20

21

15

16

17

18

19

20

21

25

26

27

28

29

30

31

22

23

24

25

26

27

28

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

abril
D

mayo

junio
J

10

11

10

11

12

13

12

13

14

15

16

17

18

10

11

12

13

14

15

16

14

15

16

17

18

19

20

19

20

21

22

23

24

25

17

18

19

20

21

22

23

21

22

23

24

25

26

27

26

27

28

29

30

24

25

26

27

28

29

30

28

29

30

31

Inicio proyecto
Reuniones de grupo
Reunin con el cliente
Entrega Charter
Acadmico
Festivo

7.2. IDENTIFICACIN DE ACTIVIDADES

La siguiente tabla muestra las actividades principales que se han de llevar a cabo para la entrega
del Charter Acadmico:

ACTIVIDADES
INICIO DEL PROYECTO
ACTA DE CONSTITUCIN
DOCUMENTO Y PRESENTACIN IDEA TCNICA
BENCHMARKING
INVESTIGACIN STATE OF THE ART
DESARROLLO DOCUMENTO
ENTREGA DOCUMENTO
DESARROLLO PRESENTACIN IDEA TCNICA
PRESENTACIN IDEA TECNICA
PAGINA WEB
DESARROLLO CHARTER ACADMICO
GESTIN DEL ALCANCE
GESTIN DEL TIEMPO
GESTIN DE RRHH
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN
GESTIN DE COSTES
GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN DE LA DOCUMENTACIN
GESTION DE RIESGOS
ENTREGA CHARTER ACADMICO
Tabla 5: Lista de Actividades

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
S
T

7.3. SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES

Una vez identificadas los hitos y las actividades de diferente nivel que componen el alcance del
proyecto, es preciso identificar y documentar las relaciones lgicas que existen entre ellas. Para
ello utilizaremos el Mtodo PDM (Precedence Diagramming Method).

7.4. ESTIMACIN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES

Todo proyecto requiere para su realizacin una serie de recursos. Los recursos necesarios para
el desarrollo del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos: humanos, fsicos,
financieros y tcnicos.
A la hora de realizar una buena planificacin del proyecto es necesario saber con qu recursos
se puede contar, que capacidades tienen y que disponibilidad se tiene de ellos. As, los recursos
determinan en gran medida el tiempo de ejecucin de una actividad.
En este subapartado se determinan los recursos humanos requeridos para ejecutar cada
actividad.

ACTIVIDADES

RRHH

ACTA DE CONSTITUCIN
DOCUMENTO Y PRESENTACIN IDEA TCNICA
BENCHMARKING
INVESTIGACIN STATE OF THE ART
REDACTADO DOCUMENTO
DESARROLLO PRESENTACIN IDEA TCNICA

Todos

PAGINA WEB

Caro/Albert
Sergi
Caro
Albert/Sergi
Creacin: Albert
Actualizaciones: Todos

DESARROLLO CHARTER ACADMICO

DIVISIN DE TAREAS
Todos
PLAN ESTRATGICO
Albert
GESTIN DEL ALCANCE
Albert
GESTIN DEL TIEMPO
Sergi
GESTIN DE RRHH
Caro
HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN
Caro
GESTIN DE COSTES
Caro
GESTIN DE LA CALIDAD
Albert
GESTIN DE LA DOCUMENTACIN
Albert
GESTION DE RIESGOS
Sergi
Tabla 6: Estimacin de los RRHH de las actividades

7.5. CRONOGRAMA

7.6. CONTROL DEL CRONOGRAMA

El cronograma es un elemento vivo ya que eventualmente aparecen nuevas necesidades que
identifican actividades nuevas las cuales requieren ser planificadas. Por lo que controlar el
Cronograma es un proceso continuo por el que se dar seguimiento al estado del proyecto para
actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.

8. COSTOS
Los costos que se consideran para poder ejecutar a nivel administrativo el proyecto de
QikPai son los siguientes:
Restricciones a considerar:

Presupuesto basado para el ao fiscal 2015.

Moneda euro
Unidad de trabajo horas
Imprevistos sern devengados con las partidas de contingencia

CONCEPTO
PROYECTO
ACADMICO

RECURSO

UNIDAD (HR)

TARIFA

COSTO
1,800.00

CAROLINA O.
SERGI P.
ALBERT M.

20
20
20

30.00
30.00
30.00

600.00
600.00
600.00
10,500.00

CAROLINA O.
SERGI P.
ALBERT M.

100
100
100

35.00
35.00
35.00

3,500.00
3,500.00
3,500.00
350.00
400.00
20.00

PROYECTO
TCNICO

TRANSPORTE
DIETAS
RESURSOS
MATERIAL
SUBCONTRATORS
(LOGO)
CONTINGENCIA
COSTO
CONTINGENCIA
TIEMPO

50.00
100.00
30

35

TOTAL

1,050.00

14,270.00
Tabla 7: Costes del proyecto

Conclusin:
Se requiere de una inversin inicial de 14,270.00 para poder poner en marcha la ejecucin
del proyecto QikPai. La inversin inicial ser financiada por los miembros del equipo QikPai
durante el primer ao de ejecucin.

8.1. PROCESO DE CONTROL

Para monitorear la situacin financiera del proyecto y poder actualizar el presupuesto del
mismo y gestionar los cambios en la lnea base de costo se ha decido que se ejecutara un cierre
del mes al finalizar el mes a partir del arranque del proyecto. El responsable de ejecutar este
control ser el encargado en turno del departamento de finanzas.
Los indicadores que se analizaran cada cierre de mes sern:

Gastos ejercidos en el periodo

Porcentaje de avance del proyecto vs gastos
Ingresos
Tiempos de ejecucin
Costos vs Budget

9. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

9.1. MONITORIZACIN DEL PROYECTO
En las distintas fases del proyecto durante todo su ciclo de vida es fundamental que ste sea
controlado para comprobar si sigue el desarrollo previsto o, por el contrario, ha sufrido
alguna desviacin que necesita ser reconducida. En base a esto, se pueden dar tres
situaciones distintas: que haya sufrido desviaciones y se detecten a tiempo, que haya sufrido
desviaciones pero se detecten demasiado tarde o que haya sufrido desviaciones y no se
detecten. Para evitar las dos ltimas situaciones se debe llevar a cabo un control y un
seguimiento exhaustivo de cmo evoluciona el proyecto con el objetivo de detectar si este
ha sufrido algn imprevisto el cual se pueda solucionar.
Una buena planificacin ayudar a reducir las desviaciones y los imprevistos que puedan ir
surgiendo.
La monitorizacin consistir en primer lugar, en analizar en el diagrama de Ghant si el punto
de desarrollo del proyecto en el que nos encontramos es la fase en que la deberamos estar
(Inicio, ejecucin o cierre). Seguidamente se entra en detalle para verificar que las tareas
que deberan haberse finalizado en ese punto del proyecto lo han hecho. Si hay alguna
actividad que debera haber sido finalizada y no se ha terminado o no se ha empezado, se
habrn de identificar las causas por las cuales ha ocurrido y una vez identificadas, analizar
cmo se puede solucionar.

9.2. PUNTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Las reuniones sern la herramienta con la que el grupo controlar y har el seguimiento del
proyecto. En ellas participaran todos los integrantes del grupo y as se asegura que queda
reflejado el criterio de todos y que cada uno puede aportar y dar su opinin. Con ello se
evita que se tomen decisiones sin estar consensuadas por todos.
Coordinacin de las reuniones
Las reuniones se llevaran a cabo semanalmente en un aula del centro de la UPC (Univesitat
Politcnica de Catalunya) en las que asistirn todos los miembros del grupo. Cada integrante
del grupo ser responsable de una tarea relacionada con la gestin y coordinacin de las
reuniones tanto previamente, durante y a posteriori. A continuacin se detallan estas
tareas.
Previo a la reunin
Habr un responsable de convocar (da y hora) la reunin, reservar el aula de la UPC y
posteriormente confirmar al grupo todos los detalles de la convocatoria va Whatsapp. Los
convocados a la reunin deben confirmar su asistencia.
Para que las reuniones sean eficaces es necesario que previamente se tengan claros los temas
que se van a tratar, se traigan las dudas que hayan aparecido y que el trabajo pendiente de
revisar en esa convocatoria se traiga hecho.
Durante las reuniones
En cada reunin habr asignado un organizador, que llevar a cabo el orden del da; un
apuntador, que realizar el acta de la reunin y un cronometrador, que se responsabilizar de
que se cumplan los timings.
Las funciones detalladas de cada rol son:

Apuntador
- Redactar el acta final con todos los acuerdos, decisiones y compromisos que se adopten
en la misma.
Organizador
- Convocante de la reunin
- Se responsabiliza de su ejecucin
- Entrega con 2 das de antelacin el orden del da
- Se preocupa de que est disponible el material necesario para el desarrollo de la
Reunin.
- Establecer el tiempo mximo de la reunin
- Si es necesario promover la votacin del punto debatido (si los asistentes son
Impares, cada voto vale lo mismo, si son pares y hay empate, decide el Project
Manager o en su defecto el presidente)
Cronometrador:
- Controlar el tiempo de la reunin y marcara el ritmo de la misma.
- Ayudar a mantener el orden de palabra y que todos los participantes tengan
oportunidad de aportar ideas y/o comentarios.

Resto de asistentes, se responsabilizaran de:

- Intentar la asistencia dentro de todo lo posible.
- Haberse ledo el orden del da y haber preparado los temas que as se requieran.
- Respetar el horario de la reunin
- Respetar a los compaeros que estn exponiendo una idea o tema.
- Ayudar al secretario en la recoleccin de datos para el acta.
- Aportar ideas constructivas no tirar por tierra las ideas de los dems sin aportar
alternativas.
- Ser conciso en las exposiciones pues las reuniones tendrn una duracin muy
controlada.
- Mantener el orden del da y a no ser que sean temas urgentes y que impacten en el
proyecto, posponer para siguientes reuniones temas que se salgan del objetivo
establecido.
- Mantener coherencia con los temas expuestos para evitar contradicciones que lleven a
malentendidos
- Evitar los conflictos personales y mantener el buen ambiente de grupo.

Despus de la reunin

Una vez finalizada la reunin, el apuntador subir a la carpeta comn del grupo de proyecto
el acta de reunin donde estar reflejado las tareas a realizar, el plazo de entrega y el
responsable de cada una.

10. PLAN DE GESTION DE LA DOCUMENTACION

La documentacin del proyecto se llevar de forma estructurada para que sea de fcil
acceso. Para ello se ha creado una cuenta de almacenamiento virtual donde se subirn los
documentos y se ha decidido codificar los nombres de los documentos para que tengan un
orden y estructura lgica.
Para mantener organizada la documentacin, se ha definido una estructura dividida por
carpetas que separa la documentacin en: proyecto acadmico, proyecto tcnico, actas de
reuniones e informacin adicional.

10.1.

CODIFICACION DE LA DOCUMENTACION.

Todos los documentos del proyecto tendrn una codificacin homognea que permitir
identificar cada documento y seguir un control ordenado de sus revisiones. El patrn de
codificacin adoptado para este proyecto es el siguiente.
XX_YY_TITULO_00.ext
Los dos primeros dgitos, XX, identifican el tipo de documento, siendo:
PA: Proyecto acadmico.
PT: Proyecto tcnico.
AC: Acta reunin.
AN: Anexo.
TA: Tabla de clculo.
FI: Esquema, figura o fotografa.
Los dos siguientes, YY, indicarn el estado del documento, siendo:
BO: Borrador.
PT: Pendiente revisin.
CA: Pendiente cambios.
VV: Pendiente tutora.
FI: Definitivo
Estos cuatro primeros dgitos irn seguidos del ttulo del documento y la versin, que
constar de dos nmeros, siendo 00 la primera. Por ejemplo, el presente documento, el
Project chrter acadmico, tiene el cdigo PA_FI_Proyecto Academico_00.ext.

10.2.

REVISION DE LOS DOCUMENTOS

Se ha establecido adems un sistema de revisin de documentos de forma que quede

plasmada la evolucin de los documento en el tiempo con cada uno de los responsables del
cambio y los cambios hechos. El formato escogido para dicha revisin es el siguiente:

Versin

Fecha

Autor

Modificaciones

00

12/04/2015 Miembro del equipo Breve descripcin del cambio.

01

Revisin: Refleja la versin y revisin del documento, empezando desde la versin 00.
Fechas: Fecha de modificacin del documento. Autor: El autor o revisor del documento o
apartado modificado. Modificaciones: Modificaciones explcitas sobre los apartados del
documento que han sido modificadas.

10.3.

CICLO DE REVISION Y APROBACION DE LA DOCUENTACION

El control de la documentacin se hace de la siguiente manera:

El autor cuelga el documento en la nube.

El documento es revisado por todos los integrantes del equipo. Cada uno escribe sus
comentarios sobre el documento.
Las posibles correcciones son discutidas y aprobadas por los integrantes del equipo
en la reunin semanal.
En el caso de posibles cambios, el documento es modificado por autor del mismo.
Si no existen cambios a realizar en el documento pasa al siguiente estado hasta su
versin definitiva.
Los diferentes miembros del equipo plasmaran su aceptacin del documento en la
siguiente tabla insertada en el ttulo del documento.

Sergi Pedra

Carolina Ortega

Albert Mahiques

Firma:

Firma:

Firma:

10.4 DESCREIPCION DE LA DOCUMENTACION

10.3.1. ENTREGABLES
Los entregables para este proyecto cumplirn con los siguientes estndares:

Hojas tamao A4 con el logotipo del equipo QikPai en el margen superior derecho y
numeradas en el mismo lado.
Cartula de validacin con los siguientes datos: Titulo del documento y cuadros de
versin y validacin.
Despus de esto debe incluirse el ndice del documento con mximo 3 niveles de ttulos.
Las tipografas a utilizarse son:
Los esquemas, cuadros-resumen y otras herramientas grficas respetarn la tipografa
y los colores corporativos.

11. PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

La calidad es uno de los principales objetivos que debe seguir cualquier proyecto que desee
la excelencia y el xito. Entendiendo que la calidad se puede definir como el cumplimiento
de los requerimientos y estndares establecidos para el producto o servicio y que el impacto
de alcanzarla es una oportunidad de mejores resultados; el equipo ha querido integrarla a
todos los aspectos del proyecto, partiendo desde las fases iniciales e incluyendo
procedimientos, documentacin y cualquier actividad que se desarrolle en el transcurso de
este, siguiendo las pautas de evaluacin y auditora continua y conjunta. Para asegurar en
mayor medida, alcanzar el mayor nivel de calidad, se ha optado, por seguir, como indica el
PMBOK, aspectos importantes como los siguientes:
Satisfaccin del cliente - Entendiendo que el proyecto debe satisfacer al cliente, se definirn
y evaluarn las necesidades este, para asegurar que el proyecto cumple con los
requerimientos establecidos. En nuestro caso, siendo este el proyecto acadmico los
clientes vienen definidos en el plan de gestin de los interesados.
Prevencin sobre revisin - El equipo, asegurar mediante reuniones, que cada una de las
actividades que realiza sean de calidad.
Mejora continua - El plan de mejora continua ser implementado sobre la base de PDCA.

Responsabilidad y calidad de coste - Cada uno de los miembros del equipo es responsable
de que todo lo que entrega o hace tiene que ser de calidad, esto se refiere a la
documentacin, actividades, etc. Con esta premisa se disminuye el coste que generan las
revisiones. La gestin de la calidad del proyecto se basa en polticas y procedimientos
enfocados a suplir las necesidades para las que fue lanzado, por tal y tomando como gua el
PMBOK, para satisfacer la calidad, el proyecto sigue el plan de calidad, aseguramiento de la
calidad y control de calidad.

11.1.

INPUTS

A continuacin se muestran las entradas del proceso de calidad las cuales estn claramente
definidas en el desarrollo de proyecto, estas son:

Alcance
Registros de interesados
Lnea de base de rendimiento
Cronograma
Registros de Riesgos

11.2.

METODOS DE MEDICION DE LA CALIDAD

En base a los diferentes inputs de que disponemos, se generaran una serie de indicadores
de calidad basados en las diferentes herramientas de las que disponemos.
INDICADOR DE CALIDAD GLOBAL DEL PROYECTO ACADEMICO

En este caso el indicador ser las diferentes reuniones y tutoras que mantengamos con los
profesores responsables del proyecto y la nota final que nos otorguen.
INDICADOR DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAZO DEL PROYECTO

En este caso la tcnica ser la comparacin de las fechas de entrega de los documentos con
el cronograma establecido al principio. Se establecer el siguiente clculo para calcular las
desviaciones de tiempo del proyecto.
R: Horas equivalentes trabajo realizado, sumatorio de las horas programas para las
actividades realizadas.
P: Horas equivalentes trabajo programado, sumatorio de las horas programadas para las
actividades programadas hasta la fecha actual.

T: Horas totales, sumatorio de las horas programadas para el total de actividades

planificadas en el proyecto.
R / P x 100= %Cumplimiento, establece el porcentaje de trabajo realizado sobre el
programado.
R / T x 100= %Ejecucin, establece el porcentaje de proyecto realizado sobre el total.

INDICADOR DE CALIDAD DE LA DOCUMENTACION

La clave de la organizacin del proyecto, es la organizacin de la documentacin de este;

por eso es importante que la documentacin est bien estructurada, sea clara y precisa. El
equipo es plenamente consciente de esto, y por ende, para asegurar que toda la
documentacin cumple los requisitos y estndares establecidos, se ha usado una plataforma
que recoge la documentacin y se creado una estructura en esta plataforma de forma
coherente con el proyecto; adems, se ha decidido hacer un control conjunto los
documentos, y crear una serie de normas, que permitan garantizar una alta calidad en cada
documento. Ver Plan de Gestin de la Documentacin.
INDICADOR DE LA CALIDAD DE LA WEB

Aplicaremos unos Indicadores que nos permitan el cumplimiento de los siguientes objetivos:

Facilidad de uso
Navegabilidad
Portabilidad
Diseo grfico
Bajos tiempos de respuesta

INDICADOR DE LA CALIDAD DE COMUNICACION

Las normas definidas anteriormente debern cumplirse en un 90% y se controlar a travs

del uso de los canales de comunicacin oficiales establecidos.

11.3.

OUTPUTS

11.3.1. PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

A partir de la valoracin de los responsables de la asignatura, de los indicadores de
cumplimento y de las reuniones de revisin de calidad se tomaran las medidas correctoras
oportunas para cada situacin, que son:

Revisin de la documentacin entregada.

Inclusin de las aportaciones recibidas.
Elaboracin de planes de accin para corregir desviaciones del objetivo, del alcance
o del plazo.
Elaboracin de planes de control de requerimientos.

11.3.2. PLAN DE MEJORA DE PROCESOS

Es el proceso por el que se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de
actividades de control de calidad, afn de evaluar el desempeo y recomendar los cambios
necesarios. Para la elaboracin del plan de accin y mejora se requiere establecer los
objetivos que se propone alcanzar y planear las tareas necesarias para conseguirlos. Como
objetivos generales podemos establecer:
Asegurar la calidad del programa.
Disear las acciones viables que apunten a mejorar las debilidades identificadas en el
proceso de autoevaluacin.
Definir las acciones que contribuyan a mantener y potenciar las fortalezas observadas
en el proceso, en cada uno de los factores analizados.
Para que el Plan de Mejora sea completo y permita garantizar resultados se aplica una
metodologa que debe permitir:

Identificar las debilidades y fortalezas internas y las oportunidades y amenazas

externas.
Detectar las principales causas de las debilidades y de la vulnerabilidad de las
fortalezas.
Proponer las acciones de mejora.
Jerarquizar las acciones de mejora.
Disear el plan de accin.
Llevar a cabo el seguimiento y evaluacin del plan de accin.

12. GESTIN DE RIESGOS

Para cumplir con el objetivo de todo proyecto en trminos de plazo de entrega, calidad y
coste, es fundamental que se elimine o en su defecto, minimice en la medida de lo posible,
cualquier factor que pueda alterar las 3 variables anteriormente citadas.
La gestin de los riesgos es el proceso que permite en primer lugar identificar todas las
amenazas que pueden repercutir negativamente la actividad del proyecto, aplicar una
solucin para intentar erradicarla o disminuir los efectos negativos y controlar que las
acciones propuestas sean eficaces. Todo ello minimiza la incertidumbre a la hora de tomar
las decisiones importantes que se puedan ver afectadas por alguno de los riesgos
potenciales presentes durante toda la vida del proyecto.
Se ha seguido la gua PMBOK para dividir el proceso de gestin de los riesgos en los
siguientes puntos:
-

Planificar la gestin de riesgos. Se planifica las actividades que hay que llevar a cabo
para gestionar los riesgos del proyecto.

Identificar los riesgos.

Anlisis cualitativo y cuantitativo. Una vez identificados, hay que determinar

numricamente la probabilidad de ocurrencia de cada uno y el impacto que tienen sobre
los objetivos del proyecto.
Proponer respuestas. Se han de trazar planes de accin que mitiguen sus efectos.
Monitorear y controlar los riesgos. Se ha de hacer un seguimiento para comprobar si
las soluciones propuestas dan respuesta a los problemas planteados.

12.1.

METODOLOGA

La herramienta seleccionada para realizar la planificacin de la gestin de los riesgos ha sido el

AMFE. Esta nos permite plasmar en una tabla los puntos citados anteriormente extrados de la
gua del PMBOK.
Para ello, se han de definir unos criterios de puntuacin para los conceptos de severidad,
ocurrencia y deteccin de los diferentes riesgos identificados.

Apreciacin
Muy escasa
Escasa
Moderada
Frecuente
Elevada
Muy
elevada

Criterio de severidad
Efecto
El defecto sera imperceptible por el usuario
Ligera molestia por el cliente
Cierto enojo al cliente
Produce disgusto e insatisfaccin en el cliente
Alto grado de insatisfaccin al cliente
No conformidad
Tabla 8: Criterios de severidad

Valor
1
2-3
4-5
6-7
8-9
10

Apreciacin
Muy escasa
Escasa
Moderada
Frecuente
Elevada
Muy
elevada

Criterio de ocurrencia
Efecto
Defecto inexistente en el pasado
Muy pocos fallos en circunstancias pasadas
Defecto aparecido ocasionalmente
Cierta frecuencia
A menudo
Se produce casi seguro frecuentemente

Valor
1
2-3
4-5
6-7
8-9
10

Tabla 9: Criterio de Ocurrencia

Apreciacin
Muy escasa
Escasa
Moderada
Frecuente
Elevada
Muy
elevada

Criterio de deteccin
Efecto
Defecto obvio detectable con los controles
actuales
Raramente escapa a algn control
De fcil deteccin
Defecto de difcil deteccin que con relativa
frecuencia llegar al cliente
Su deteccin es improbable mediante los
procedimientos convencionales de control
Con mucha probabilidad llegar al cliente por su
elevada dificultad de deteccin
Tabla 10: Criterio de deteccin

Valor
1
2-3
4-5
6-7
8-9
10

12.2.

LISTADO DE RIESGOS

Descripcin
del proceso

Riesgo
identificado

S Causas potenciales

O Control del proceso

D SxO
xD

Gestin del
tiempo

Tareas mal
definidas

El resultado no es el que se
esperaba. Demora en la
entrega de tareas.

8 No se tienen los
objetivos
claros/Falta de
claridad cuando se
plasman las ideas
en los documentos

4 Actas de reuniones

Estimacin
de los
tiempos de
realizacin
de tareas
errnea

No cumplir con los plazos de

entrega

8 Falta de
experiencia en
planificacin en
proyectos similares

5 Simulacin con
Microsoft Project

Gestin de la
calidad

El cliente no
est
satisfecho

Baja calificacin del trabajo

1 Calidad del trabajo

0 realizado
baja/Necesidades
y/o requerimientos
del cliente mal
definidas

Gestin de
las
comunicacion
es

Falta de
asistencia en
las reuniones

No hay seguimiento del

proyecto, reparto de tareas
no adecuadas, atrasos en los
entregables y del proyecto

Impuntualid
ad frecuente
de algn
miembro en
las reuniones

Gestin
documentaci
n

Gestin RRHH

Efecto potencial

Accin

S O D

SxOxD

128

Revisin de las actas

por parte de todos los
integrantes del grupo y
se debe firmar

6 3 1

18

200

Verificar la
planificacin con
Microsoft Project

6 4 2

48

3 Reuniones con el
cliente

90

Encuestas

8 1 1

9 Falta de
comunicacin/Falta
de
responsabilidad/Ot
ras

3 Seguimiento de la
planificacin de
reuniones

81

Confirmacin por
Whatsapp

7 2 2

28

Aparecen conflictos entre

integrantes y se retrasan las
reuniones

7 Varias

63

Castigo

5 3 1

15

Las
reuniones no
son eficaces

Necesidad de reuniones
extras. Prdida de tiempo

7 Falta de
planificacin y
coordinacin de las
reuniones

7 Actas con las tareas a

realizar para la
prxima reunin

98

Elegir un responsable
de las reuniones que
se encargue de llevar a
cabo una buena
gestin de las mismas

5 2 2

20

Falta de
comunicaci
n entre
integrantes
del grupo

Tareas no
realizadas/Demoras en las
entregas

8 Ausencia de
roles/Plataforma
de comunicacin
no creada

6 Usar
herramientas/platafo
rmas de
comunicacin

192

Gestionar las
plataformas/herramie
ntas de comunicacin

6 3 2

36

Falta de
comunicaci
n con el
cliente

Insatisfaccin del cliente

1 Responsable del rol

0 de comunicador
ineficaz

6 Feedback/Quejas del
cliente

180

Informes de
satisfaccin del cliente

8 3 2

48

Falta de
comunicaci
n con los
interesados

Creacin de mala imagen del

grupo

9 Responsable del rol

de comunicador
ineficaz

7 Rumores/Quejas
sobre el grupo

315

Web actualizada con

los avances del
proyecto

7 4 4

112

Prdida de
documentaci
n e
informacin
del proyecto

Volver a generar la
documentacin

9 Mala gestin de la
documentacin

135

Copias de seguridad
cada vez que se genere
nueva documentacin

7 2 1

14

Desorden de
la
documentaci
n

Prdida de tiempo en buscar

la documentacin. Aumento
de costes

6 Mala gestin de la
documentacin

4 Organizacin de la
documentacin

96

Elegir un responsable
que se encargue de
hacer la gestin de la
documentacin

4 2 2

16

Desmotivaci
n de algn
integrante
del grupo

Infeccin de pasotismo al
resto del grupo/Baja calidad
de las tareas
realizadas/Tareas no
realizadas

1 Motivos
0 personales/Prdida
de identidad con el
proyecto/Conflictos
internos en el
grupo

5 Rol de impulsador y
cohesionador

300

Mantener vivo el
proyecto con nuevas
ideas/Asignar tareas
acorde con las
motivaciones
personales

8 3 6

144

Gestin de
los costes

Control y
seguimiento

Abandono
de un
integrante
del grupo

Desmotivacin en el
grupo/Mayor carga de
trabajo/Posibilidad de
demora en la entrega

1 Motivos
0 personales/Prdida
de identidad con el
proyecto/Conflictos
internos en el
grupo

2 Comunicacin del
abandono

180

Mantener vivo el
proyecto con nuevas
ideas/Asignar tareas
acorde con las
motivaciones
personales

8 3 4

96

Conflictos
entre
integrantes
del grupo

Desmotivacin/Abandono/B
aja calidad del trabajo
realizado

8 Dispersin de ideas
entre integrantes
del grupo, falta de
consenso, falta de
flexibilidad.

8 Establecer reglas de
convivencias

320

Elegir un responsable
mediador de conflictos

6 5 2

60

Falta de
consenso en
la toma de
decisiones

Dispersin de objetivos

8 Falta de flexibilidad

8 Establecer reglas de
convivencias

320

Elegir un responsable
mediador de conflictos

6 5 3

90

Falta de
coordinacin
y liderazgo
en el grupo

Desmotivacin/Abandono/B
aja calidad del trabajo
realizado

8 Rol de lder poco

activo

7 Monitorizacin y
seguimiento del
planning

392

Asignar un
coordinador

6 4 3

72

Estimacin
incorrecta de
los costes

Aumento de presupuesto
del proyecto. Insatisfaccin
del cliente

7 Falta de
experiencia en
estimacin de
costes en proyectos
similares

7 Consultar a un
experto/Bibliografa

294

Tareas no
realizadas

Demora en la entrega

9 Seguimiento no
realizado

5 Reuniones

270

Asignar un
responsable de hacer
el control

7 2 2

28

12.3.

MONITORIZACIN Y REVISIN DE LOS RIESGOS

La gestin de los riesgos no finaliza con la identificacin y propuesta de planes de accin para
reducir el impacto de aquellos procesos o actividades que representen una amenaza para la
correcta evolucin del proyecto, sino que la gestin debe integrar el control de que las acciones
implantadas sean efectivas. Adems, el AMFE definido es una herramienta viva que va
evolucionando a lo largo de la vida del proyecto ya que pueden ir apareciendo amenazas segn
la fase y en mayor medida, de las circunstancias del entorno. Debido a ello, tambin es
importante realizar revisiones para identificar y analizar si han surgido nuevos riesgos.
Con el fin de llevar cabo el monitoreo y la revisin, se asignarn responsables por reas que
controlaran semanalmente los riesgos ms crticos y cada quince das los riesgos con menor
importancia. Por riesgos crticos se entienden aquellos con el factor Soda ms elevado.
Con ello se cumple el objetivo de evitar detectar tarde algn problema que podra suponer un
retraso significativo al proyecto o en el peor de los casos, un problema irreversible.

13. GLOSARIO
Interesados.- quienes pueden afectar o son afectados por las actividades de una empresa
Project manager.- persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecucin
acertados de cualquier proyecto
Organizacin.- convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico.
Budget.-clculo y negociacin anticipada de los ingresos y egresos de una actividad econmica
durante un perodo
Alcance.- suma total de todos los productos y sus requisitos o caractersticas
Timings.-tiempo en lo que algo sucede o la separacin de los eventos en el tiempo