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Artigo apresentado Disciplina de Estagio Supervisionado como requisito para a concluso do curso de
Administrao da Faculdade Deciso.
de
Administrao
da
Faculdade
Deciso.
E-mail:
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Introduo
As formas de controles internos esto mais sofisticadas e a cada momento, so
mais importantes para a gesto empresarial, propondo mudanas nos processos, na
estrutura e nas estratgias de negcios. Uma empresa que queira competir com
vantagens no mercado atual deve utilizar desta ferramenta.
O controle interno pode ser definido como os processos executados para
fornecer certa segurana para que a empresa possa cumprir seus objetivos com
eficincia e eficcia nas operaes, tendo um melhor e maior controle em seus
relatrios, normas e procedimentos.
A necessidade de controle interno somente fica evidente quando ocorre um erro
ou at mesmo uma fraude, por questo de relaxamento no processo ou por questo de
autossuficincia e descaso de quem pratica a funo de gesto do negcio.
Este trabalho busca sugerir melhorias no processo referente troca de titularidade
junto s administradoras de energia e gua, realizados no cotidiano da empresa,
propondo uma melhoria no controle interno da imobiliria Ibagy. O objetivo de se criar
o setor especifico para controlar o setor interno de controle Celesc x Casan.
Objetivos Especficos
Analisar cada etapa do processo,
Identificar suas falhas e sugerir melhorias.
Avaliar as melhorias
Problemtica
Na empresa o controle interno no existe, os processos no so controlados,
surgindo ento o setor de controle interno Celesc x Casan, que pretende se resolver no
presente a dificuldade de controlar a troca de titularidade junto s administradoras.
Dessa forma surge como questionamento: possvel resolver a dificuldade de
controlar a troca de titularidade junto s administradoras?
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Justificativa
A necessidade de se implantar um sistema de controle interno se faz necessrio
para proteger a integridade da empresa e tambm do cliente, tendo como finalidade
revisar a qualidade dos servios desempenhados na empresa Ibagy Imveis LTDA.
O aprimoramento do controle interno visa facilitar, organizar a rotina do cliente
tornando mais confiveis s informaes para tomada de decises, melhorar a
qualidade, obtendo maior confiabilidade, credibilidade e controle da execuo das
atividades desenvolvidas.
Pelo fato da empresa ainda no ter um sistema para controlar esses processos, fica
comprometido o bom funcionamento dos controles internos necessrios em sua gesto.
Com o controle interno, os erros e procedimentos ilegais ou fraudulentos sero
evitados e, na sua ocorrncia, sero detectados e corrigidos dentro de um curto prazo
pelo funcionrio que executou o processo.
1. Caracterizao da empresa
Ibagy Imveis LTDA a empresa em que foi desenvolvido o trabalho, ela atua
no ramo de vendas, locaes de imveis e suporte jurdico. Seus servios envolvem
captao de imveis, locao, desocupao, administrao de servios, manuteno e
apoio jurdico a locatrios. Distribuda em quatro unidades, sua fundao se deu em
15/09/1970 no bairro Estreito em Florianpolis. Ampliando sua sede em 1977 com
ambiente mais espaoso para seus clientes serem cada vez melhor atendidos.
Mantendo sua localizao, a sede no bairro Estreito, no ano 1994, se consolida
ainda mais no mercado imobilirio em Florianpolis com um novo prdio. No ano de
2007, chega ao centro de Florianpolis, a segunda sede prpria, localizada na Avenida
Rio Branca, oferecendo servios e imveis com a qualidade Ibagy.
Rigorosamente avaliada, em 2007 recebeu a certificao ISO 9001, afirmando
assim que toda a dedicao e trabalho desde 1970 foram de imenso valor.
A empresa deu incio em vendas de imveis em 2010, atendendo demanda do
mercado imobilirio e visando novas oportunidades para seus clientes, um servio que
vem trazendo a mesma excelncia da locao, com a segurana e a credibilidade h tantos
anos comprovadas. Enfim, no ano de 2014, ocorreu a inaugurao de mais uma sede
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prpria nos bairros Kobrasol e Palhoa, atendendo assim melhor seus clientes e lhes
oferecendo uma maior comodidade, agilidade na locao e venda do seu imvel.
Em todas as agencias seu horrio de funcionamento de segunda a sexta feira das
08h00min s 18h15min e aos sbados das 08h00min as 13h00min apenas o setor de
locao.
Toda pesquisa foi realizada em loco.
2. Servios
O servio uma atividade ou uma srie de atividades de natureza mais ou menos
intangvel, que normalmente, mas no necessariamente, acontece durante as interaes
entre clientes e empregados de servio e/ou recursos fsicos ou bens e/ou sistemas do
fornecedor de servios, que fornecida como soluo ao(s) problema(s) do(s) cliente(s).
Para Las Casas (2002, p.18) existem diversos tipos e vrias categorias de servios,
sendo alguns mais intangveis que outros. Independente do tipo, o servio, na sua
essncia, aquela ao ou desempenho que se transfere. Como os servios so
transferidos em diversos nveis, quer no aspecto de durao ou aspecto de intangibilidade,
conclui-se que ao abordarmos servios, impossvel consider-lo de forma nica.
Muitos servios esto associados transferncia de um bem. Ao alugar um
imvel, por exemplo, um corretor transfere, alm de um bem fsico, servios de
assessoria e cobrana, j um advogado pode prestar servios de conhecimentos
profissionais, sem que haja transferncia de um bem.
Considerando as vrias situaes, podemos definir servios como atos ou aes
caracterizados a parte intangvel presente a qualquer das situaes informadas. Servio
a parte que deve ser vivenciada, experincia vivida, resumindo pode-se ainda caracterizar
como um desempenho de um indivduo ou de uma empresa.
Os servios podem ser classificados por grupos de atividades, j que as atividades
apresentadas em cada rea variam de autor para autor. Segundo a classificao do IBGE,
os servios podem ser:
encomenda de particulares.
Servios pessoais.
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A capacidade de uma empresa ter um produto ou servio de qualidade est
diretamente ligada qualidade dos seus processos operacionais. fundamental que uma
equipe de qualidade tenha diretrizes claras quanto s formas que ir trabalhar para
alcanar os objetivos para determinado produto ou servio. Se os processos forem bem
executados, o produto final ter as caractersticas imaginadas em seu planejamento
estratgico inicial.
Quando perguntamos as pessoas o que qualidade? a resposta varia, mas na
maioria dos casos sempre citado algo como uma coisa boa, que funciona bem, que
cumpre o que promete. Isso algo bem interessante.
Por mais que o nvel de qualidade considerada como suficiente, varia de uma
pessoa para outra, existe um consenso que o produto ou servio deve atender s
expectativas dos clientes. Se o produto ou servio frustrante porque provavelmente ele
no est cumprindo o que prometeu. O primeiro ponto ento que a empresa deve atentar
para somente prometer o que podem cumprir.
Uma
estratgica
de
servio
uma
formula
especial
para
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o resultado e a qualidade do servio. Embora haja excees, os servios so difceis de
serem padronizados.
Pela dificuldade de avaliar os resultados e pela impossibilidade de avaliao do
servio antes da compra, os clientes percebem mais riscos na compra de servios do que
de produtos (Gianesi e Corra, 1994).
Quando o cliente o elemento que dispara a operao, muitas vezes em termos de
quando e como esta deve realizar-se, constituindo uma entrada do sistema de operaes
que no diretamente controlada pela gesto.
Em servios devido presena do cliente durante o processo, h limites referentes
ao tempo que estes esto dispostos a esperar pela prestao de um servio (Gianesi e
Corra, 1994).
A produo e o consumo de servios ocorrem ao mesmo tempo e tem como
consequncia a impossibilidade de se estocar servios. Isto significa que em grande
quantidade de casos mais difcil utilizar a capacidade produtiva eficientemente em
sistemas de prestao de servios (Gianesi e Corra,1994)
2.2 Qualidade
O conceito bsico de qualidade e melhoria da qualidade refere-se a adequao ao
uso e
Servios
Segundo Las Casas (1991, p.15) apud Rathmell (1966), servios so atos, aes e
desempenho. Esta uma das melhores definies de servios, uma vez que engloba de
forma simples e objetiva todas as categorias de servios, querem sejam eles agregados a
um bem ou no.
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O produto final de um servio sempre um sentimento. Os clientes ficam
satisfeitos ou no conforme suas expectativas. Portanto a qualidade em servios
varivel de acordo com o tipo de pessoa.
Caracterstica
daquilo
que
no
pode
ser
separado;
Qualidade em servios
Segundo Albrecht (1992), qualidade em servio a capacidade que uma
experincia ou qualquer outro fator tenha para satisfazer uma necessidade, resolver um
problema ou fornecer benefcios a algum.
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Qualidade em servios
A Qualidade Total em Servios apresenta um conjunto de mtodos simples que
permitem aos gerentes se tornarem mais eficientes e produtivos.
Segundo Kaplan & Rieser (1996) a premissa fundamental a necessidade de
manter a mesma filosofia e trabalhar em prol da melhoria contnua, dia aps dia,
permanentemente. O desafio consiste em identificar, primeiramente, os problemas que
obstruem o caminho do desempenho melhorado, em seguida, decompor esses problemas
em seus elementos, depois identificar essas atividades sempre que possvel e finalmente,
conseguir o compromisso da equipe que dever programar as melhorias necessrias.
importante incluir a melhoria da qualidade na poltica da prestao de servios,
porque no se deve conceber a qualquer operao a opo de dispensar tal os
procedimentos de melhoria contnua, destaca Crosby (1999, p.91).
Deve-se considerar ainda que a prestao de servio ineficiente acaba gerando a
necessidade de investimento de muito dinheiro na organizao de uma rede para o
atendimento do ps-venda para a manuteno e a assistncia tcnica.
Processos
Um processo um grupo de atividades realizadas numa sequncia lgica com o
objetivo de produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de
clientes. (Hammer e Champy, 1994).
Esta definio resume o que ele tem de essencial, sua funo de produzir bens ou
servios de forma organizada, repetitiva e sempre com a mesma qualidade. Entretanto,
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sabemos o quanto de desorganizao ainda persiste nas empresas de todos os tipos nos
dias atuais.
Toda empresa que queira estar atualizada com as exigncias atuais do mercado de
trabalho, deve ter um processo para produzir seus bens ou servios. Devemos salientar a
importncia de organizao, sistemas e mtodos de modo a mostrar como esto
intimamente ligados ao ponto de a organizao depender diretamente deles.
Toda empresa possui suas prprias peculiaridades e complexidades que necessitam
ser estudadas a fim de diagnosticar os problemas e encontrar possveis solues.
Para Oliveira (2009), o conjunto de partes que forma um todo em prol de um
objetivo comum e que efetuam uma funo especifica denomina-se sistema.
De acordo com o referenciado, pode-se definir qualquer organizao como um
sistema, pois o todo unitrio tem o mesmo objetivo.
Segundo Oliveira (2009), o enfoque moderno dos sistemas empresariais procura
desenvolver:
Tcnicas para lidar com as complexidades nas organizaes;
Viso holstica da empresa objetivando uma anlise eficaz e completa da
organizao, em virtude das complexas inter-relaes, entre si e com o todo;
Estudo das relaes entre os elementos componentes, ao invs do estudo dos
elementos, destacando-se o processo e as probabilidades de transio, especificado sem
funo de seus arranjos estruturais e da dinmica de atuao destes elementos.
Desta
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de comando, especializao elevada, comunicao vertical, utilizao de formas
tradicionais de departamentalizao. J a estrutura informal define-se como rede de
relaes sociais e pessoais que no estabelecida ou requerida pela estrutura formal,
surge da inteno social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente
quando as pessoas se renem.
Portanto, apresenta relaes que usualmente no aparecem no organograma. Para
Oliveira (2009, p.94), quando estabelecida de forma adequada, a estrutura
organizacional propicia para a empresa alguns aspectos:
Identificao das tarefas necessrias;
Organizao das funes e responsabilidades;
Informaes, recursos e feedback aos executivos e demais colaboradores;
Medidas de desempenho compatveis com os objetivos;
Condies motivadoras para a efetuao de tarefas a serem realizadas.
Assim, entende-se que [...] a estrutura organizacional bsica para o
desenvolvimento de todos os seus outros trabalhos. A fim de assegurar a eficcia de
uma empresa faz-se necessrio o desenvolvimento organizacional, pois, segundo Oliveira
(2009), o processo estruturado para a mudana planejada dos aspectos estruturais e
comportamentais nas empresas tem como base de sustentao alto nvel de eficincia e
eficcia no processo empresarial.
A mudana organizacional de importncia primordial para a organizao, pois ela
um meio de prolongar sua longevidade:
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adaptar-se a novos rumos e at criar alternativas que ditaro as regras do
universo dos negcios. Precisa ser um centro de excelncia contnua, um
aprendiz incansvel, uma construtora atenta, uma investidora crdula na
capacidade de seu pessoal, uma
Aos benefcios acima mencionados podem-se somar muitos outros que somente
sero conhecidos com a aplicao dos processos de reestruturao. Logo, entende-se que:
impedir a mudana indesejar o crescimento, assim como limitar a existncia de uma
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organizao. Neste contexto, entende-se a importncia dos processos de reestruturao
para uma organizao.
Metodologia
Para a elaborao deste trabalho, a abordagem metodolgica utilizada foi pesquisa
qualitativa, sendo que segundo Roesch (2007, p.154) argumenta-se que pesquisa
qualitativa e seus mtodos de coleta e anlise de dados so apropriados para uma fase
que precede o teste de hipteses.
Cabe destacar o conceito de Silva (2003, p. 25), que entende-se por Metodologia
o estudo do mtodo na busca de determinado conhecimento. Com relao pesquisa
Schwartzman (1984), define pesquisa bsica como aquela em que se acumulam
informaes e conhecimentos que podem eventualmente levar a resultados acadmicos
ou aplicados importantes, mas sem faz-lo diretamente.
Conforme aponta Richardson (1999, p.90), Pesquisa qualitativa caracterizada
como tentativa de uma compreenso detalhada dos significados e caractersticas
situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da produo de medidas
quantitativas de caractersticas ou comportamento.
Complementando Vergara (2011, p.43), define pesquisa bibliogrfica como o
estudo sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas,
jornais, redes eletrnicas, isto , material acessvel ao pblico em geral.
Analise de Dados
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passando pela gerencia, para estarem aprovando o cadastro do inquilino, verificando
inadimplncias.
devolvido ento o cadastro para os atendentes de locao, sendo em seguida
encaminhado um e-mail para setor de controle para verificar as informaes necessrias
do imvel antes de ser locado, como exemplo se tem energia no imvel, ou gua, e ainda
se o pretenso inquilino possui dbitos em outra unidade consumidora. Com essas
informaes respondido para os atendentes.
Entregue o processo ao setor de controle, realizado a conferencia da
documentao obrigatria para ser realizada a transferncia junto a Celesc, que a
procurao Celesc assinada e reconhecida em cartrio pelo inquilino, RG e CPF tambm
reconhecida em cartrio, cpia do contrato de locao e ficha do inquilino com os dados
de pretenso.
Com o processo correto, encaminhado a Celesc para ser realizada ento a
transferncia para o nome do pretenso inquilino, deixando a unidade consumidora do
imvel registrado em seu nome, sendo de responsabilidade agora de realizar os
pagamentos referentes ao perodo de sua ocupao do imvel, segundo o site da Celesc,
esse um dos deveres do consumidor, pagar a fatura de energia eltrica at a data de
vencimento, sujeitando-se as penalidades cabveis em caso de descumprimento
(CELESC, 2012).
Todos os processos encaminhados para Celesc so registrados no caderno de
protocolo do setor, e assinado pela atendente que recebe na Celesc. Nos processos de
transferncias Casan, seguem as mesmas solicitaes, porm realizado pelo site da
Casan, um levantamento pela matrcula do imvel, os dbitos e informaes de
titularidade da fatura.
Se o proprietrio estiver como titular, realiza apenas a transferncia de usurio, que
o inquilino, caso no esteja, solicitado a documentao tambm do proprietrio, em
caso de pessoa fsica solicitado o RG e CPF, escritura ou registro de imvel, e a
procurao. No caso de pessoa jurdica, solicitado tambm o contrato social e o carto
de CNPJ da empresa. Para a documentao do inquilino, solicitado o RG e CPF,
contrato de locao e a procurao Ibagy do proprietrio, lembrando que em caso de
inquilino ser pessoa jurdica, solicitado o contrato de locao, carto CNPJ e o contrato
social da empresa.
Todos os processos Celesc e Casan, so encaminhados com o documento checklist
devidamente preenchido com todas as informaes.
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Os processos que retornam das administradoras, so conferidos com o caderno de
protocolo e colocado as informaes no sistema SLIM da empresa no cdigo de cada
imvel e em seguida arquivado, encerrando assim o processo de controle do setor interno
de Celesc e Casan.
Consideraes Finais
Constatou-se, a importncia do controle interno em uma empresa independente da
sua classificao empresarial, pequeno ou grande porte. A prtica de implantao de
controles internos s tem a agregar valor e confiana nas atividades operacionais
desenvolvidas, alm de ser uma ferramenta de gesto, gerando informaes oportunas e
confiveis aos administradores, auxiliando assim na tomada de decises objetivando o
alcance das metas e detectando erros e/ou fraudes.
Entende-se que os objetivos propostos foram alcanados, tendo em vista o
conhecimento adquirido sobre o assunto, atravs do referencial terico e das sugestes
de melhorias efetuadas para que a empresa objeto da pesquisa possa implantar
mudanas nos processos e mtodos de maneira simples, mas coerente, minimizando
erros e corrigindo pontos falhos para o alcance de um melhor resultado com base em
informaes confiveis e em tempo hbil.
Durante a realizao do estudo realizada na empresa Ibagy Imveis Ltda,
observou-se a dificuldade de se aplicar e aperfeioar os mecanismos existentes de
acordo com as normas estabelecidas de controle interno, o que demonstra que apesar da
importncia que lhe agregado no devidamente aplicado tanto no trabalho de auxilio
da eficcia dos objetivos quanto no trabalho de suporte para realizao de tarefas,
preciso melhor ainda em algumas situaes.
Espera-se que aps esta pesquisa a empresa adote novas condutas para um melhor
controle interno, adquira um sistema informatizado para auxiliar na funcionalidade dos
controles e acompanhe as evolues tecnolgicas e do mercado para que se tenha um
diferencial competitivo que possa agregar valor a empresa visando o alcance das metas
e objetivos.
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REFERNCIAS
em:<http://novoportal.celesc.com.br/portal/index.php/dicas/direitos-e-
http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/economia/classificacoes/cnae2.0/cnae2.0.pdf.
KAPLAN, Daniel I. RIESER Carl. Qualidade total na prestao de servios como
aprimorar as prticas gerenciais adotando a melhoria contnua. So Paulo: Nobel,
1996.
LAS CASAS, Alexandre Luzzi. Qualidade total em servios: conceitos, exerccios,
casos prticos. 4. Ed. So Paulo: Atlas, 2004.
17
MATHIAS, Alexandre; SARKIS, Henrique. Duas boas razes para se ter qualidade
em servios: d lucro e o mercado exige. Revista da Escola Superior de Propaganda e
Marketing, So Paulo, v. 7, ano 6, n. 3, p. 22-25, maio - jun. 2000.
18
VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e relatrios de pesquisa em administrao.
13. ed. So Paulo: Atlas, 2011.