Componente

Ttulo del
proyecto

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Descripcin
Construccin de la Trocha Carrozable Nasacallachi-Tantani
(3+210km), Distrito de Camilaca-Candarave-Tacna
Proceso 10.1: Planificacin de las Comunicaciones
En este proceso vamos a elaborar formatos, contenido, nivel de
detalle, personas responsables, frecuencia de comunicacin,
mtodos y tecnologas para transmitir la informacin necesaria
entre los interesados.
Para la planificacin de las comunicaciones se utilizar el
registro de los interesados en la medida que impacten en el
desarrollo del proyecto con el fin de determinar las necesidades
de informacin y como sern abordadas por los interesados del
proyecto.
Como herramienta se utilizar el anlisis de los requisitos de las
comunicaciones, este anlisis da como resultado la suma de las
necesidades de informacin de los interesados en el Proyecto,
realizndose a travs de reuniones de avance del proyecto.
Se obtendr informacin referente al desempeo del proyecto
en relacin a sus entregables. La informacin involucrada con la
Gestin del Proyecto, ser distribuida al Equipo del Proyecto y la
informacin relativa al estatus de la obra ser distribuida a todos
los interesados del Proyecto.

Procesos a
implementar

Proceso 10.2: Gestionar las comunicaciones

En este proceso se pone a disposicin de los interesados la
informacin relevante del proyecto de manera oportuna,
mediante reportes, presentaciones y registros.
Para la distribucin de la informacin se utilizarn los informes
de rendimiento, los cuales informarn del estado y desempeo
del proyecto difundiendo en las reuniones individuales y
grupales de los interesados las versiones actualizadas, de igual
manera ser difundida va correo electrnico informacin no tan
importante. Siendo responsabilidad del equipo del proyecto la
documentacin de las lecciones aprendidas y notificaciones a
los interesados e informes del proyecto.
Proceso 10.3: Controlar las comunicaciones
Proceso de recopilacin y distribucin de informacin sobre el
desempeo, mediciones de avance y proyecciones.
El equipo de proyecto recopilar la informacin sobre el
rendimiento o avance del trabajo y sus mediciones, as como de
las proyecciones del presupuesto, con el fin de determinar los
costos proyectados. Luego mediante reuniones de revisin de
estado, se intercambiar y analizar la informacin acerca del
avance y el desempeo del proyecto, con el fin de obtener un
informe del rendimiento donde se mostrar el status, el progreso,
el rendimiento, valor ganado y lecciones aprendidas de proyecto,
as como las posibles solicitudes de cambio luego de analizar los
resultados durante el proyecto.

 Registro de interesados
Status semanal
Reporte mensual
Actas de reunin interna
Cartas de comunicacin con el Cliente
Informacin que
Estado de desarrollo de la ingeniera
ser
Programacin semanal de actividades a realizarse
comunicada
Reporte de horas-hombre y horas-maquina
Solicitudes de cambio
Aprobaciones de cambio
Control presupuestal
Plan del Proyecto

Medios escritos:
Actas de reunin: documento emitido en las reuniones
gerenciales, ordinarias o extraordinarias, donde se muestra
los avances del proyecto, as como tambin los acuerdos
aprobados con sus respectivos responsables, en un
determinado plazo de cumplimiento. Esto se comunica
mediante correo e a todas las partes interesados.
Memorando: Documento o solicitud de informacin dirigido de
manera personalizada.
Informes o Reportes: por lo general para darle el carcter
formal a lo informado.
Por medios electrnicos:
Mtodos de
Correo electrnico: en el proyecto ser un medio de bajo uso
comunicacin
(por su difcil accesibilidad).
Radios: medio de alto uso, predominantemente para personal
en campo
Mensajera instantnea: de uso comn entre los miembros
del equipo de proyectos.
Medios verbales
Telfono: comunicacin directa y continua.
Reuniones: de tipo formal o informal, dependiendo de los
participantes de las mismas tales como: reuniones entre los
miembros del equipo, reuniones con los proveedores,
reuniones con las reas de ingeniera, reunin de directorio,
reuniones con la comunidad etc.

Frecuencia de
Comunicacin

Proceso de
escalamiento

Dependiendo del tipo de informacin, esta deber ser

presentada de forma diaria, semanal, quincenal, mensual,
etc. En el caso de las comunicaciones formales entre los
interesados
del
proyecto,
estas
se
realizarn
semanalmente en una reunin de coordinacin.
La comunicacin con el cliente ser presentada de forma
semanal y al final del proyecto, a travs de reuniones de
coordinacin con el gerente de proyecto.
De presentarse polmicas o debates durante la ejecucin del
proyecto, el manejo de stos ser de manera documentada y se
ingresaran formalmente en el registro de incidentes.
Este registro de incidentes se revisar en la reunin semanal de
coordinacin a fin de:
a. Determinar las soluciones a aplicar a las polmicas
pendientes por analizar, designar un responsable por su
solucin, un plazo de solucin, y registrar la programacin
de estas soluciones en el Log de Control.
b. Revisar si las soluciones programadas se estn aplicando,
de no ser as se tomarn acciones correctivas al respecto.
c. Revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si
la polmica ha sido resuelta, de no ser as se disearn
nuevas soluciones.
En caso que una polmica no pueda ser resuelta o en caso que
haya evolucionado hasta convertirse en un problema, deber
ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento:
a. En primera instancia ser tratada de resolver por el
Equipo de Gestin de Proyecto utilizando el mtodo
estndar de resolucin de problemas.
b. En segunda instancia ser tratada de resolver por el
Gerente de Proyecto y el Equipo de Gestin de Proyecto
utilizando el mtodo estndar de resolucin de
problemas.
c. En tercera instancia ser tratada de resolver por el
Sponsor, el Gerente de Proyecto, y los miembros
pertinentes del proyecto, utilizando la negociacin y/o la
solucin de conflictos.
d. En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el
Sponsor y el Comit de Control de Cambios si el primero
lo cree conveniente y necesario.

Mtodo para
actualizar y
refinar el plan
de
comunicacione
s

El Plan de Gestin de las Comunicaciones, se analizar

mensualmente en una de las reuniones semanales, y se
determinara si es necesario crear nuevos canales de
comunicacin a los ya existentes, deber ser actualizado cada
vez que se de alguna de las siguientes situaciones:
Se haya probado que existen deficiencias de comunicacin
dentro del proyecto o fuera del l.
Se haya probado que hay quejas de requerimientos de
informacin no satisfechos.
Se haya probado que hay sugerencias o comentarios de
requerimientos de informacin no satisfechos.
Hay cambios en la matriz de poder/influencia de los
interesados
Hay cambios en la matriz de influencia/ impacto de los
interesados.
Hay cambios significativos en roles y responsabilidades
Hay personas que ingresan o salen del Proyecto, redistribucin
de roles.
Hay una solicitud de Cambio aprobada y documentada que
impacte el Plan de Gestin del Proyecto.
Hay algn pedido no previsto de informacin o reportes
adicionales.

Gua para
eventos de
comunicacin

Guas para Reuniones.- Todas las reuniones debern seguir las

siguientes pautas:
1.
Debe fijarse la agenda con anterioridad.
2.
Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con
los participantes.
3.
Se debe empezar puntual.
4.
Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo
menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales
de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias.
5.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige
el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de
los resultados formales de la reunin).
6.
Se debe terminar puntual.
7.
Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto),
la cual se debe repartir a los participantes (previa revisin
por parte de ellos).

Actividad
Informe de avance

Forma
Presencial y
documentado

Seguimiento y control
Presencial y correo
de avance del producto
Seguimiento de riesgos
Presencial y correo
y problemas

Responsable
Gerente de Proyecto,
Residente de Obra
Residente de Obra, Oficina
Tcnica, Ingeniero de
campo
Gerente de Proyecto,
Residente de Obra

Frecuencia
Mensual,
quincenal
Semanal
A solicitud

Audiencia

Gerente General
Gerente de
Proyectos
Gerente de
Proyectos, oficina
tcnica

Lderes de equipo

Reunin de seguridad y
Presencial
medio ambiente
Charlas informativas
Reunin de alto nivel
(GP Y Gobierno local)
Reunin de alto nivel
(GP y Entidades
pblicas)
Reunin de acuerdos
Reunin con sindicato
local
Entrega de informe
final

Presencial y boletines
informativos
Presencial y
documentado mediante
Acta
Presencial y
documentado mediante
Acta
Presencial
Presencial
Carta

Residente de Obra,
Calidad, Administrador de
Obra
Residente de Obra,
Administrador de Obra

Semanal

Equipo de proyec

Mensual

Clientes finales

Gerente de Proyecto,
Residente de Obra

A solicitud

Gobierno local

Gerente de Proyecto,
Residente de Obra

A solicitud

Entidades pblica

Quincenal

Equipo de proyec

1 vez

Sindicato local

1 vez

Gerente General

Residente de Obra
Residente de Obra,
Administrador de Obra
Gerente de Proyecto,
Residente de Obra