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La inversin ms significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisicin deactivos fijos, ya
que sin ellos el funcionamiento de esta sera virtualmente imposible.
Por esta razn debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisicin, mantenimiento,
reemplazo, control, administracin e implicaciones financieras que tiene el activo fijo dentro de la
empresa.
Si bien en nuestro medio las empresas se miden a travs de los activos y pasivos corrientes, donde la
solidez y solvencia son propsito de actuaciones futuras; son los activos fijos los que representan la
verdadera garanta y proteccin de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto
estn en permanente valorizacin, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organizacin.
Es la razn por la cual este tipo de activos requiere de auditorias internas y externas que permitan
observar que los activos frente a su necesidad, autorizacin, adquisicin, uso, registro y enajenacin
cumplan con los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas
de auditoria dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurdico-legal y de
gestin en las organizaciones.
En tal sentido, a continuacin relaciono el proceso de auditoria a realizar sobre estos bienes y las reas
responsables.
Como formalizacin del proceso de auditoria y una vez establecido el grupo o responsable de la
evaluacin al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera
amplia y precisa el proceso objeto de evaluacin a travs de reuniones con los responsables del rea de
activos fijos, revisin normativa, informes de auditorias anteriores, informes de gestin, notas explicativas
a los estados financieros, dinmica contable, y especialmente el manual de proceso y procedimientos, si
existe.
Con la anterior informacin de manera clara, se procede a disear el memorando de planeacin, el cual
permitir no solo realizar supervisin al trabajo encomendado, si no tambin propiciar un orden sobre las
actividades a realizar; el memorando tendr especialmente los siguientes acpites:
Planeacin.
Nombre del proceso a evaluar: De manera clara, fundamental como punto de referencia.
Justificacin: Establecer la importancia de la evaluacin para la auditoria y para la empresa.
Antecedentes: Casos particulares a tener en cuenta segn informes.
Objetivos: Encaminados a establecer la calidad del control interno; verificar el cumplimiento de la
normatividad, polticas, y directrices dadas en el manual, Verificar el adecuado registro y presentacin en
los estados contables y financieros.
Proceso:
Enero
Actividades
1-15
16-30
1-15
Febrero
16-20
20-30
Responsable de la
auditoria
Planeacin
Ejecucin
Informe
Elaboracin del cuestionario de control interno: Matriz de preguntas sobre los diferentes elementos a considerar
en los activos fijos
ACTIVOS FIJOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO
SI
NO
N.A
OBSERVACIONES
El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos
REF. P/t
Firma auditor.
PROCEDIMIENTO
REF. P/t
Firma auditor.
correctamente.
Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los
conceptos que lo integran, y comprelos con los saldos del periodo anterior.
De acuerdo al punto anterior, prepare subcdulas que incluyan los saldos de las
cuentas que conforman este grupo y crcelos con los libros auxiliares.
Ejecucin.
Una vez elaborado el plan de trabajo, se solicitara formalmente y por escrito la informacin bsica,
especialmente el inventario fsico general ltimo de los activos fijos, debidamente clasificado y valorizado.
Sobre esta informacin es claro que se aplicaran los cuestionarios y programas diseados en la etapa de
planeacin, se elaboraran los papeles de trabajo y se aplicaran las diferentes pruebas de auditoria entre
otras:
Pruebas de registros;
Conciliaciones y confirmaciones;
Entrevistas;
Muestreos,
De lo anterior en la medida de requerirse se solicitara por escrito con mayor detalle la informacin,
cuidando de devolverla en la misma forma, dada la calidad e importancia que representa los soportes de
sta clase de activos.
Informe.
Del resultado de las pruebas realizadas se diligenciara un informe ejecutivo y otro detallado, dirigido a la
alta direccin con copia al responsable del proceso, cuidando de que el mismo cumpla con las
condiciones de preciso, conciso, soportado y objetivo.
A manera de concebir un programa de activos fijos que sirva de gua importante en el desarrollo de la
auditora, a continuacin relaciono aspectos a tener en cuenta en la auditoria a los activos Fijos:
Archivo de la documentacin.
Plan de compras.
Comit de inventarios.
Manejo de almacenes.
Seguros y garantas,
Entre otras.
Una vez discutido y presentado el informe, el mismo ser objeto de un plan de mejoramiento por parte de
la administracin que en la medida de su implementacin fortalezca el rea evaluada.
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Codigo
Hallazgo
Causa
Efecto
Compromiso
Actividad
Fecha
Fecha
Avance
Indicado
Responsable
r
inicial
final
Este plan de mejoramiento debe ser objeto de monitoreo permanente por parte de los responsables como
de los organismo de control, que como se dijo soporten el actuar de la organizacin como medida de
respaldo y garanta.
Hasta pronto.
Observaciones