PROGRAMADEFORTALECIMIENTOINSTITUCIONAL

FINANCIADOPORELFONDOMINEROANTAMINA
LNEADEACCIN:GERENCIADEPROYECTOS

DOCUMENTOTECNICO

LISTASDEVERIFICACINPARAELCONTENIDODELOSEXPEDIENTESDECONTRATACIN
DELOSPROCESOSDESELECCIN
(DESDEETAPAPREPARATORIAHASTALAFORMALIZACINCONTRACTUAL)

ADJUDICACINDIRECTAPBLICA

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Documento
Requerimiento debidamente visado por el usuario (incluye
caractersticas,condicionesdecantidadycalidaddelosbienes,servicios
uobras,sinalusinamarcas,fabricantesotipodeproductoespecfico).
Para el caso de obras, debe incluir el expediente tcnico original, y
cuandocorresponda,ladeclaratoriadeviabilidadconformealSNIPya
contieneelestudiodeposibilidadesdemercado.
EldocumentoderequerimientodebehacerreferenciaalcdigodelPOI
(si corresponde), cdigo de PAC(copia parte pertinente del PAC) o de
inclusinenelPAC(copiadeResolucindeinclusin)
Determinacin del valor referencial informe de evaluacin de
posibilidades que ofrece el mercado (Medios: mnimo dos cotizaciones
actualizadas,investigacineninternet, catlogos,SEACE,paratomaren
cuenta precios histricos, estructura de costos, alternativas existentes
segn nivel de comercializacin, disponibilidad, descuento por
volmenes, garantas y vigencia tecnolgica, etc.). Contiene: Valor
referencial, existencia de pluralidad de marcas y postores, posibilidades
dedistribuirlabuenapro,informacinparadeterminacindefactoresde
evaluacin, pertinencia de realizar ajustes de lo que se a adquirir o
contratar, y otros aspectos que tengan incidencia en la eficiencia de la
contratacin)
Disponibilidad presupuestal para la contratacin, segn sea el caso, de
acuerdo a los resultados del estudio de posibilidades de mercado. Este
trmite puede ser realizado a travs de un formato o sello donde el
funcionariocompetentedeconformidadaladisponibilidadpresupuestal
(deber sealar la fuente de financiamiento, cadena funcional
programticaydelgastoyelmonto).
Documento del rgano Encargado de las ContratacionesOEC de la
entidad solicitando la aprobacin del expediente al funcionario
competentesegnlasreglasdeorganizacininternadelainstitucin.El
expedienteincluyelosnumeralesdel1al4,ademsdetipodeprocesoo
modalidaddeseleccin,sistemaomodalidaddecontratacinyformula
dereajustedeserelcaso.
Documentodeaprobacindelexpedientedecontratacin
Resolucinodocumentoequivalentededesignacindelcomitespecial
(puedeserpermanenteadhoc,solotresmiembros)
Documentooprovedodelaentidadremitiendoelexpedientecompleto
y debidamente aprobado al comit especial para que asuma sus

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Documento
funciones,juntoconlaresolucindesudesignacin.
Documentodelpresidentedelcomitespecialcitandoalosmiembrosde
dichorganocolegiadoparalainstalacinpertinente(amastardaralda
siguientehbildesudesignacin).
Acta de instalacin del comit especial donde consta la recepcin del
expediente y acuerdo para elaborar bases y remitirlas para aprobacin.
Se utilizarn obligatoriamente Bases estandarizadas publicadas por la
OSCEenelSEACE.
Documento del comit especial solicitando la aprobacin de las bases
elaboradas a la autoridad competente de acuerdo a la organizacin
internadelaentidad.
Documentodeaprobacindebasesyremisinalcomitespecialdelas
basesaprobadas(documentooprovedo).
Actadelcomitespecialdondetomanconocimientodelaaprobacinde
Bases, elaboran calendario del proceso de acuerdo a ley, incluyendo la
prepublicacin de bases previa a la convocatoria y encargan al OEC (o
realizan ellos mismos), el registro de la convocatoria en el SEACE.
PresidentedelComitdisponeelenvodelasBasesalosmiembrosyun
cronogramadereunionesparadesarrollodesusfunciones.
Basesoriginalesconelvistobuenodelcomitespecial.
ImpresinderegistrodeprocesoydelaconvocatoriaenelSEACE.
Cartas comunicando al rgano de Control del calendario del proceso,
remitiendo las bases y solicitando la presencia de un veedor para los
actos pblicos de presentacin de propuestas y buena pro; y carta
solicitandonotarioojuezdepazparalosactospblicos.
Acta de reunin donde se toma conocimiento de la presentacin de
consultas y observaciones donde se procede con elaborar el pliego de
absolucin
Deserelcaso,cartasdelcomitespecialalasdiversasreastcnicasde
laentidad,solicitandosuapoyo,deacuerdoasuscompetencias,parala
absolucindeconsultasyobservaciones:especificacionestcnicasrea
usuaria.EstudiodeposibilidadesdemercadoOEC
Pliego de absolucin de consultas y observaciones en original y
debidamentevisadoportodoslosmiembrosdelcomitespecial
HojadeimpresindelSEACEconelregistrodelaabsolucindeconsultas
yobservacionesenlafechaprogramadaenelcalendario
Actadereunindelcomitespecialparalaintegracindebases.
Encasosehayasolicitadoelevacindeobservaciones(ValorRef.menor
a 300 UITEntidad y mayor a 300 UITOSCE), el comit especial deber
reunirse y elaborar un informe tcnico para su remisin y esperar a la
emisindelpronunciamientoparalaintegracindebasesyreanudacin
delproceso.
Bases integradas en original y debidamente visadas por todos los
miembrosdelcomitespecial.
HojadeimpresinderegistroenelSEACEdelaintegracindebases.Es

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Documento
obligatorioauncuandonohayaniconsultasniobservaciones
Formato de registro de participantes desde el da siguiente de la
convocatoriahastaeldasiguientedelanotificacindelaintegracinde
bases
HojadeimpresindeverificacindeRNPvigenteynoestarinhabilitados
delospostoresinscritosenelregistrodeparticipantes.
Actanotarialdelactopblicodepresentacindepropuestasyapertura
desobrestcnicos.
Sobresdepropuestasdebidamenterecibidassegnlafechaprogramada
parasupresentacin;Unavezabiertoslossobrestcnicos,debenser
debidamentefirmadosyselladosencadahojaporelnotariopblicoo
juezdepaz,segnseaelcaso.Laspropuestaseconmicasquedanbajo
sucustodia.
Actadeevaluacintcnica,cuadrosdedeterminacindepuntajesde
evaluacintcnicaymotivosdedesaprobacindepropuestasqueno
alcancenpuntajemnimo,deserelcaso.
Actadelactopblicodeevaluacineconmicayotorgamientodela
BuenaPro.Cuadrosdeevaluacineconmicaymotivosde
desaprobacin,deserelcaso.Cuadrosdeevaluacintcnica
econmica,puntajefinalyotorgamientodebuenapro
ImpresinderegistrodeBuenaProenelSEACEdelmismodade
ocurridoelacto.SeregistraenelSEACEelcuadrocomparativoyelacta
deBuenaPro.
ImpresindeconsentimientodelaBuenaProenelSEACE.Elregistroen
elSEACEdebeefectuarse,enelcasodepostornico,aldasiguientede
lanotificacindelaBuenaPro;enelcasodevariospostoresalsextoda
delanotificacindelaBuenaProenelSEACE.Elconsentimientodela
BuenaProseregistranenelSEACEaldasiguientedeproducidos.
CartadelcomitespecialremitiendoelexpedientedelprocesoalOECde
laentidadparaqueprocedaalaformalizacindelcontrato.
Cargodecitacinafirmadecontratoalpostorganadorsolicitando
documentossiguientes(obligatorios):constanciadenoestarinhabilitado
paracontratarconelestado,garantasycontratodeconsorcio(deserel
caso)
Contratooriginaldebidamentefirmado.
Cargosdecomunicacinentregandoalcontratistacontratooriginaly
ordendecompra/servicio.
Cargoderemisinentregandoalreatcnicacopiadecontratoyorden
decompra/servicioparaseguimientocontractual(IncluyeBases
integradasypropuestaganadora).Enelcasoespecificodebienes,copia
decontratoyordendecompraalreadealmacnparaelseguimiento
delcumplimientocontractualcorrespondiente.

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Paraelcasodeprocesosconpostergacindecalendario

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Documento
Acta del comit especial para la toma de la decisin de postergar el
calendario y los motivos que lo sustentan sin conducir al
desabastecimiento.
Carta de comunicacin a los participantes sobre la postergacin y el
nuevocalendario
ImpresindelregistroenelSEACEdelapostergacinefectuada
Informe del comit especial al titular de la entidad sustentando la
decisindepostergarelcalendario.

Estado

Para el caso de procesos con propuesta econmica mayor al valor referencial hasta el
110%(Soloaplicableaejecucindeobras)

Nro
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Documento
Acta del comit especial donde se suspende el otorgamiento de la
Buena Pro para solicitar la autorizacin al titular de la entidad, salvo
que el postor acepte reducir su oferta hasta el monto del valor
referencial,locualconstarenactayseadjudicarlaBuenaPro.
Informedelcomitespecialaltitulardelaentidadenelquesesustenta
lapostergacinysesolicitalaautorizacinparaelotorgamientodela
BuenaProporencimadelvalorreferencialhastael110%deacuerdoa
ley.
Comunicacin a los participantes sobre la postergacin del acto de
otorgamiento de Buena Pro indicando nueva fecha (mximo diez das
hbilesposteriores).
ImpresindelregistroenelSEACEdelapostergacinefectuada
Resolucin del titular de la entidad autorizando el otorgamiento de la
BuenaPro
Actadelcomitespecialdondesetomaconocimientodeloautorizado
ysereiniciaelprocesodeseleccin

Estado

Paraelcasodeprocesosconrecursosdeimpugnacinconvalorreferencialmenora600UIT

Nro
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Documento

Estado

Registro en el SEACE del recurso de apelacin presentado, lo cual

suspendeelproceso.Registrodebeserelmismodadelapresentacin
Remisin del informe tcnico del comit especial dirigido al rea
competente para resolver el recurso de impugnacin interpuesto, en
original.
CopiadelinformelegalemitidoporelreadeAsesoraJurdicaparala
resolucindelrecurso.

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4. Copiadelaresolucinqueresuelveelrecursointerpuesto.

Acta del comit especial en donde se toma conocimiento de la

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resolucindelrecursoyseadoptanlasaccionesparasucumplimiento.

Notas:
Los expedientes deben contener obligatoriamente copia de las actas donde consten
lasdecisionesoacuerdosdelcomitespecial,losoriginalesdebernconstaenellibro
de actas correspondiente, puede emitirse dos juegos de originales en el caso que el
comit especial decida mantener originales en los expedientes del proceso de
seleccin.
Los resultados del proceso deben darse a conocer en acto pblico y a travs del
registroenelSEACE.Debeincluirseelcuadrocomparativoconelordendeprelacin
ylospuntajestcnicoeconmicoytotalesdecadapostor.
En las actas de evaluacin, pueden consignarse los acuerdos para solicitar
subsanacionesdeserelcaso.
Para el caso de declaratoria de desiertos, se debe elaborar un informe indicando los
motivos.ElregistrodeldesiertoenelSEACEesdentrodeldasiguientedeproducida.
La verificacin de la situacin de inhabilitados en el RNP, debe realizarse en tres
momentos: en la presentacin de propuestas, en el otorgamiento de la Buena Pro y
antesdelasuscripcindecontrato.
LoscomitsespecialesdebentrabajarestrechamenteconlaOECdelaentidad,quien
deber brindar el apoyo administrativo al mismo. Es recomendable que los
expedientesdelosprocesosdeseleccinseencuentrenenunambientesegurodentro
de la OEC, donde los comits especiales puedan trabajar tranquilamente y tengan
accesoalainfraestructuranecesariaparaelcumplimientodesusfunciones.

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