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PLAN DE CALIDAD OBRAS


DOCUMENTO No. ANE-P-PR-001-G-OEL-001
REV. 04

CONTROL DE COPIAS
Nmero de Copia
Entregado a
Fecha de Entrega

Bogot, 11 de Septiembre de 2.006

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

NDICE DE MODIFICACIONES
Rev. No.

Descripcin

Elab. Por
Cargo

Rev. por
Cargo

Fecha de
Aprobacin

01

Actualizacin Procedimiento

Mauricio
Mendoza

Jorge Alberto
Bejarano

Mayo 30 de
2.005

02

Actualizacin Procedimiento

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Enero 23 de
2.006

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Marzo 30 de
2.006

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Septiembre 11
de 2.006

03

04

Debido al cambio de nombre en los cargos de


Coordinador de Seguridad Industrial y Coordinador
de Sistemas, se hace necesario actualizar el
procedimiento. Se anexaron registros: Control de
Entradas Almacn, Control de Llamadas Celular
Fonoservicio y Control de Fax Enviados
Fonoservicio.
Debido al Rediseo de Procesos Nuevos
Clientes Residenciales establecido por Codensa,
se hace necesario actualizar el procedimiento en
cuanto a programacin y ejecucin de las
solicitudes de servicio.

Aprobado por: ___________________________________


Gerente de Proyecto

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

TABLA DE CONTENIDO
1

OBJETIVO

ALCANCE

VOCABULARIO

REFERENCIAS
4.1 DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO
4.2 DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO
4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC
4.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO
4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO
4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y
NECESIDADES

DESARROLLO DEL DOCUMENTO


5.1 SOLICITUDES
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
5.1.9
5.1.10
5.1.11
5.1.12
5.1.13
5.1.14
5.1.15
5.1.16
5.1.17
5.1.18
5.1.19

Proceso de Oferta
5.1.1.1 Tipos de Solicitudes
Envo y Recepcin de la Informacin
Recibo de las Solicitudes de Servicio
Apoyo de Fonoservicio
Programacin de la Visita y Entrega a los Asesores
Comerciales
Ejecucin de la Visita
Control de Calidad de la Informacin
Recepcin y Control de Calidad de la informacin
Envo de la informacin a CODENSA
Programacin de las Obras y Entrega a Cuadrillas
Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega
Ejecucin de las Obras
Control de Calidad de las Obras
Control de Calidad de la Informacin
Labores de Supervisin
Recepcin y Control de la Calidad
Recepcin de obra
Digitacin
Envo de facturacin a Contabilidad AENE

5.2 SOLICITUDES
5.2.1
5.2.2

Proceso de Oferta
5.2.1.1 Tipos de Solicitudes
Envo y Recepcin de la Informacin

Obras

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5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.2.10
5.2.11
5.2.12
5.2.13
5.2.14
5.2.15

Recibo de las Solicitudes de Servicio


Apoyo de Back Office
Programacin de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de
Negocio de Terreno
Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega
Ejecucin de la Visita
Ejecucin de las Obras
Control de Calidad de las Obras
Control de Calidad de la Informacin
Labores de Supervisin
Recepcin de obra
Recepcin y Control de la Calidad
Digitacin
Envo de facturacin a Contabilidad AENE

5.3 ENTREGAS DE PRODUCCIN A CODENSA


5..4 DEVOLUCIN DE INFORMACIN
5.5 MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME
5.6 ANALISIS DE DATOS
5.7 INDICADORES
5.7.1
5.7.2

Indicadores deL Convenio


Indicadores Internos

5.8 DAOS A TERCEROS


5.9 FACTURACIN
5.10 INFORMES Y REUNIONES
5.11 LISTAS DE CHEQUEO
5.12 SISTEMA DE INFORMACIN
5.13 GESTIN DE INVENTARIOS
6 PLAN DE CONTINGENCIA
6.1 MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION
6.2 CONTROL DE INVENTARIOS
6.3 VEHICULOS
6.4 PERSONAL
6.5 COMUNICACIONES
7 PLAN DE INCENTIVOS
8 REGISTROS

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OBJETIVO

Establecer una metodologa para la prestacin de servicios de Obras Elctricas a


los clientes de CODENSA a cambio de una remuneracin y la instalacin de
medidores en los casos en que CODENSA lo solicite directamente en la forma
indicada en el convenio No. 06-2004.
2

ALCANCE

Este documento aplica a Coordinadores, tcnicos y encargados de las actividades y


diferentes operarios que intervienen en el proceso de Obras Elctricas y rige una
semana despus de la fecha de aprobacin.
3

VOCABULARIO

Los trminos de calidad encontrados en este documento pueden ser consultados en


la Norma NTC ISO 9000:2000 "Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos
y Vocabulario".
4

REFERENCIAS

4.1

DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO

Norma NTCISO 9001:2000 "Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos


Ley 142 de Servicios Pblicos.
Contrato de Condiciones Uniformes Codensa.
Resolucin CREG 108 de 1997.
Cdigo Elctrico Colombiano NTC 2050.
Normas Constructivas de CODENSA.
Reglamento Tcnico de Instalaciones Elctricas (RETIE). Resolucin 18 0398 de
2004 del Ministerio de Minas y Energa.
Lista de Productos Certificados del CIDET.
Manual de Calidad, ANE-MC-AC-001.
Mejoramiento Continuo, ANE-P-AC-001.
Planeacin y Ejecucin Operativa, ANE-P-PR-001.
Personal, ANE-P-AD-002.
Logstica, ANE-P-AD-001.
Archivo, ANE-P-AC-002-G-003.
Control de Materiales, ANE-P-AD-001-G-003.

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4.2

DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO

Convenio No. 06-2004.


Formato de Solicitud.
Tarjeta de Visita.
Oferta Comercial.
Autorizacin de la Oferta Comercial.
Acta de Instalacin.
Acta de Conexin de Servicio Retiro de Sellos.
Declaracin de Cumplimiento Retie.
Bienvenido a Codensa.
Manual del Ejecutivo de Negocio de Terreno
Manual del Ejecutor de Obra
Instructivo para Normalizacin Residencial y Comercial.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001
Procedimiento para el Control y Almacenamiento de Medidores.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002
Manual de Funciones y Procedimientos del Gerente del Proyecto.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-017.
Manual de Funciones y Procedimientos del Coordinador Operativo.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-004
Manual de Funciones y Procedimientos del Administrador Ordenes de Servicio.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-006.
Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Solicitudes de
Servicio.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-007.
Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Obras.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008.
Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de
Materiales en la Bodega
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-009.
Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Fonoservicio.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-010.
Manual de Funciones y Procedimientos del Asesor Comercial.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011.
Manual de Funciones y Procedimientos del Tcnico Electricista.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-012.
Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Tcnico.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-013.
Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.
Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-015.
Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador.
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.

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Los anteriores Manuales incluyen el perfil de los cargos.


4.3

EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD

Se encuentra en el Manual de Calidad, ANE-MC-AC-001, Numeral 3.1.4.


Exclusiones de la Norma.
De acuerdo a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001, versin 2000, el
Sistema de Calidad de AENE E.S.P. S.A., declara la siguiente exclusin: Numeral
7.3: Diseo y Desarrollo.
AENE E.S.P. S.A., excluye del presente Manual y por tanto de cualquier auditoria
Interna o Externa del Sistema de Gestin de la Calidad, cualquier actividad de
Diseo y Desarrollo de Procesos Comerciales y Distribucin para empresas de
Servicios Pblicos, ya que dentro de los procesos de sintonizacin con el cliente
establecidos en el documento MARCO OPERATIVO y en la gua OFERTAS Y
CONTRATOS, no se encuentran estos procesos.
4.4

RESPONSABILIDAD DEL SGC

La responsabilidad del SGC, se encuentra en el Manual de Calidad, ANE-MC-AC001, numeral 3.2 y 3.2.1 La Gerencia de AENE ESP S.A. se compromete a: Liderar
el mantenimiento del Sistema de Calidad, a suministrar los recursos necesarios para
el desarrollo y a revisar peridicamente su funcionamiento, velando siempre por el
cumplimiento de los requisitos y el mejoramiento continuo de los procesos de la
organizacin. Para ello asume adems de ella misma la representacin ante la
direccin, o a travs de algunos funcionarios, segn las circunstancias.
4.5

REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO

Los requisitos legales y reglamentarios, y las normas tcnicas aplicables en la


realizacin del convenio, pueden cambiar por comn acuerdo, se dar por
terminado o se suprimir alguna de las actividades objeto del mismo, en el evento
que se produzcan nuevas leyes o reglamentaciones que impidan su continuacin.
Lo anterior est contenido en los siguientes documentos:
Convenio No. 06-2004
Normas, reglamentos y procedimientos de CODENSA.
Ley General de Servicios Pblicos y la Reglamentacin expedida por la CREG.
La oferta del CONTRATISTA, y contraofertas presentadas, en los trminos
aceptados por CODENSA.
Las actas y dems documentos que durante la ejecucin del convenio se firmen,
por CODENSA y/o sus delegados, por las partes.

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4.6

OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO

Realizar todos los trabajos asignados cumpliendo con las normas tcnicas y
definidas por CODENSA dentro del convenio.
Velar porque la veracidad y exactitud de la informacin generada en cada una de
las actividades, sea la correcta.
Entregar dentro de los trminos pactados en el convenio, toda la informacin
comercial y tcnica de cada una de las actividades, as como los informes y
archivos generados.
Cumplir con todas las normas de seguridad, establecer procedimientos seguros y
vigilar que las herramientas y elementos de seguridad utilizados estn en buen
estado de uso y cumplan con las especificaciones tcnicas.
4.7

REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y


NECESIDADES

Vender a los clientes de CODENSA las obras elctricas de acuerdo a sus


necesidades y cumpliendo la normatividad vigente.
Contar con personal capacitado para brindar una atencin oportuna y eficiente a
los clientes de CODENSA.
Facturar el valor de las obras elctricas a los clientes de CODENSA.
Garantizar que el material suministrado y utilizado en las obras est certificado
por los organismos competentes.
Entregar a CODENSA diariamente de acuerdo a los formatos que sta indique, la
relacin de las actividades realizadas a los clientes.
En los casos en donde se vayan a ejecutar obras, deber entregar a CODENSA
entre otros los siguientes documentos correctamente diligenciados: Factura de
venta expedida por AENE al cliente, (pagar, carta de instrucciones para el
diligenciamiento del mismo, convenio de financiamiento (cuando son ofertas
comerciales mayores a dos millones de pesos)), fotocopia de la cdula del
propietario y autorizado en caso que exista, para la ejecucin de las obras.
Cumplir con los estndares de calidad exigidos por CODENSA en la ejecucin de
las obras.
Custodiar hasta la entrega a CODENSA todos los documentos relacionados con
el cobro a los clientes, tales como: pagars, carta de instrucciones de
diligenciamiento de los pagars y convenios de financiamiento. En caso de
prdida de la carta de instrucciones y/o pagares, AENE deber realizar la
respectiva reposicin del ttulo valor de acuerdo con las normas legales vigentes.
Hacer aprobar previamente por CODENSA los formatos y documentos utilizados
en la interaccin con los clientes de la empresa.

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Velar por la adecuada presentacin del personal y los vehculos utilizados en las
actividades del Convenio.
Cumplir con respecto a los trabajadores que utilice en las labores propias de este
convenio todas las obligaciones y responsabilidades que le impone la ley.
Pagar a todos los trabajadores que emplee directamente en la ejecucin del
convenio, y a garantizar el pago cuando se encuentren vinculados con
subcontratistas, de todas las obligaciones laborales legales, estatutarias,
reglamentarias que le correspondan, las pactadas entre las partes y las
sealadas en el convenio.
Tener a disposicin de CODENSA en el momento en que sta lo solicite, todos
aquellos documentos que acrediten el cumplimiento con su personal o el de su
(s) subcontratista(s) de todas las disposiciones laborales legales, estatutarias,
reglamentarias y contractuales que le correspondan. Entre los documentos que
CODENSA podr exigir a AENE estarn, necesaria pero no exclusivamente, los
contratos de trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, convenios de asociacin,
comprobantes de pago de obligaciones laborales, estatutarias, reglamentarias y
contractuales que le correspondan, sin perjuicio de los dems que CODENSA
considere de su inters.
Informar a CODENSA dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha en que
tuvo conocimiento o debi conocer de la accin judicial, sobre los embargos y
demandas de todo tipo que afecten o tengan relacin directa o indirecta con el
presente convenio, indicando juzgado, radicacin, pretensiones, estado del
proceso, embargo y cuanta.
Autorizar a CODENSA para que en caso de no pago en los trminos legales,
estatutarios, reglamentarios o contractuales de los salarios, prestaciones,
descansos
remunerados,
indemnizaciones,
liquidaciones,
honorarios,
compensaciones y dems acreencias laborales con el personal que labore en la
ejecucin del presente convenio directamente o con subcontratistas, CODENSA
pague directamente esos valores al personal a nombre de AENE. Estas sumas
sern descontadas de cualquier valor que adeude CODENSA a AENE.
Igualmente este descuento proceder tratndose de acreencias de AENE o con
entidades de seguridad social, Caja de Compensacin Familiar, ICBF y SENA.
Autorizar a CODENSA para que a travs de las personas que designe realice
evaluaciones, solicitudes, observaciones, recomendaciones y requerimientos
relacionados con el aseguramiento de la calidad y del servicio, gestin del
recurso humano, principalmente sobre obligaciones laborales, salud ocupacional,
higiene y seguridad industrial.
Para el pago final como el de las facturas est condicionado a que AENE
presente ante CODENSA (cuando el Gestor lo solicite) copia de los
comprobantes que acrediten el pago de los salarios, prestaciones,
indemnizaciones,
descansos
remunerados,
liquidaciones,
honorarios,
compensaciones, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud,
pensiones, riesgos profesionales, Caja de Compensacin Familiar, ICBF y SENA
salvo las excepciones determinadas por la ley y de las acreencias laborales
legales, las pactadas entre las partes y las sealadas en el presente convenio.

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Entregar la dotacin a los trabajadores en los casos que determine la ley y a


todos los que participen en la ejecucin del convenio, con las especificaciones
de diseo y calidad que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a
las normas sobre seguridad industrial. As mismo AENE deber hacer entrega a
su personal, de los elementos de proteccin personal de acuerdo a los riesgos
especficos de la tarea u oficio a ejecutar los cuales debern ser repuestos cada
vez que estos presenten deterioro o prdida. CODENSA estar plenamente
facultada para efectuar las solicitudes, recomendaciones y requerimientos
relacionados con la dotacin y elementos de proteccin personal de los
trabajadores que participen en la ejecucin del convenio.
Entregar a CODENSA cuando termine el convenio por cualquier motivo, copia de
las liquidaciones finales de salarios y prestaciones sociales de todo el personal
vinculado con el Proyecto, comprobantes de pago de las cotizaciones de
Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los ltimos tres meses
anteriores a la terminacin del convenio, y paz y salvo vigente expedido por el
Ministerio de la Proteccin Social en el que se certifique que a la fecha no se
encuentra reclamacin laboral en contra de AENE.
En caso de aceptarse el Subcontratista por CODENSA, AENE se obliga a exigirle
al SUBCONTRATISTA el cumplimiento de todas las obligaciones laborales
legales, estatutarias, reglamentarias que le correspondan, las pactadas entre las
partes y las sealadas en el convenio; de la entrega de la dotacin a los
trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la
ejecucin del presente convenio, con las especificaciones de diseo y calidad
que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a las normas sobre
seguridad industrial; de la entrega a su personal de los elementos de proteccin
personal de acuerdo a los riesgos especficos de la tarea u oficio a ejecutar los
cuales debern ser repuestos cada vez que estos presenten deterioro o prdida;
y de las dems obligaciones expresamente sealadas en el presente convenio.
Lo anterior podr ser corroborado en cualquier momento por CODENSA, sin que
se configure relacin contractual alguna entre el subcontratista y CODENSA.
Cumplir con los procedimientos establecidos por CODENSA para el desarrollo de
las actividades objeto del convenio.
Remitir a CODENSA durante la misma jornada o a ms tardar al da siguiente, la
informacin sobre anomalas de tipo tcnico o fraudulento que encuentre en las
instalaciones elctricas de los clientes de CODENSA, abstenindose de
adelantar cualquier tipo de trabajo en el predio.
Aceptar el ingreso de otro Ejecutor de Obras a su zona de influencia, cuando
incumpla con los procedimientos establecidos, normas vigentes o tiempos
pactados para el desarrollo de las actividades, o no cuente con la capacidad
operativa suficiente para atender la totalidad de las obras asignadas.
Realizar los tres (3) das siguientes de ser informadas las correcciones
solicitadas por el Receptor de Obra, cuando sta no haya sido aceptada por
causas imputables a AENE.
Reparar y/o indemnizar directamente a los clientes por los daos ocasionados
durante la ejecucin de las obras, a ms tardar tres (3) das despus de haberse

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comprobado la responsabilidad de AENE y segn los procedimientos y manuales


establecidos por CODENSA.
Garantizar que todos sus funcionarios diligencien los documentos propios de la
actividad, con la caligrafa y el lenguaje tcnico adecuados, sin enmendaduras ni
tachones que distorsionen o disminuyan la calidad del trabajo realizado.
Garantizar una efectividad mnima de ejecucin de obras elctricas debidamente
recepcionadas del 40%, que ser el resultado de: Total de obras autorizadas por
los clientes, sobre el total de Clientes entregados por CODENSA para la
realizacin de la Oferta Comercial. En el evento que AENE no alcance a cumplir
la efectividad mnima antes indicada, CODENSA
no queda obligada a
reconocerle sumas adicionales ni indemnizacin alguna.
Realizar al momento de ejecutar los trabajos, el retiro de los sellos encontrados
en las tapas de conexiones de los medidores, de acuerdo con los procedimientos
y manuales establecidos por CODENSA, haciendo entrega a CODENSA de la
relacin de los mismos en medio magntico y fsico. Los parmetros de datos de
la relacin de sellos sern definidos por CODENSA.
AENE se obliga a la correcta instalacin, operacin y presentacin; segn
normas tcnicas y de seguridad, tanto del montaje electromecnico, como de
obras civiles; asegurando plena satisfaccin en la recepcin de la obra por parte
del cliente y/o por parte de CODENSA.
Durante la ejecucin de los trabajos para montaje, traslado y/o desmontaje
electromecnico, es de vital importancia asegurar la conduccin elctrica entre
componentes, a travs de un buen conexionado entre conductores y conectores,
practicando un adecuado apriete de contactos y el necesario aislamiento de los
conductores que conforman la conexin. AENE deber corregir y responder por
los daos y perjuicios ocasionados tanto al cliente como a las redes de
CODENSA en la ejecucin de las obras.
Los materiales elctricos remplazados por adecuacin de instalaciones
(Aumentos de carga, traslados de medidor, cancelacin de cuentas entre otros)
dentro de los cuales se destacan: Cables, interruptores, ductos, cajas de
medidor; debern ser devueltos al cliente en el momento de la ejecucin de la
correspondiente orden de servicio.
Llevar un control contable y fsico de los medidores nuevos recibidos, los
instalados en la red, los retirados, los reinstalados, los que tiene en stock y los
entregados a CODENSA, para dar de baja cuando corresponda; de tal forma que
demuestre su consistencia matemtica. Esta informacin deber ser llevada por
AENE en una base de datos para la gestin de los medidores, la cual estar
soportada en archivo magntico, actualizada al da, y que podr ser auditada en
cualquier momento por CODENSA. El incumplimiento de esta obligacin ser
considerado una falta grave y se proceder de acuerdo a lo establecido en el
numeral tres (3) de la Clusula Vigsima Primera. Terminacin del convenio.
La informacin tcnica y comercial de los medidores que se instalen, trasladen
y/o retiren, con ocasin del convenio, deber ser remitida a CODENSA en el
momento en que se haga entrega de la informacin soporte de la ejecucin de la
obra.

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Incluir en los documentos que se determine, los textos entregados por


CODENSA sobre la informacin relacionada con los servicios prestados bajo el
convenio.
Entregar todos los materiales necesarios para la ejecucin de los trabajos
programados.
Disponer de los vehculos necesarios para las cuadrillas.
Realizar supervisin en caliente, con el fin de detectar deficiencias en seguridad
industrial, como falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos o
procedimientos inseguros que pongan en riesgo la integridad del personal.
Asistir por parte de la supervisin o del coordinador, los casos en que ocurran
daos a terceros.
Prestar continua asesora a las cuadrillas.
Efectuar el Control de Calidad de la informacin llegada del terreno.
Efectuar el Control de calidad de la informacin digitada.
Disear y ejecutar los planes de capacitacin que se encuentran definidos e
identificar y programar aquellos que surjan dentro del desarrollo del convenio
(incluyen los de Seguridad Industrial)
Cumplir con los indicadores establecidos por CODENSA y los internos de AENE
E.S.P. S.A.
Conciliar los informes peridicos semanales y asistir a las reuniones
programadas por CODENSA.
Elaborar la facturacin mensual de los servicios prestados para establecer el
monto.

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DESARROLLO DEL DOCUMENTO

5.1

SOLICITUDES

5.1.1

Proceso de Oferta

CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en los Centros de Servicio y de


acuerdo a la zona, le programa a AENE E.S.P. S.A. las recibidas de la zona norte.
5.1.1.1 Tipos de Solicitudes

Nuevo Suministro

Es la solicitud del servicio para un predio que no ha tenido energa suministrada y


facturada por CODENSA, en este caso es necesario la instalacin de uno o varios
medidores.

Aumento De Carga

Es el aumento de la carga elctrica contratada para un predio. Este procedimiento


normalmente se realiza cuando el cliente requiere una capacidad mayor de carga,
por ejemplo para instalar ms electrodomsticos o maquinaria.

Incorporacin De Cuentas

Es la unin de dos o ms cuentas de energa en una ya existente. Este


procedimiento se puede realizar por solicitud del cliente o en casos que CODENSA
lo requiera.

Independizacin

Este servicio se solicita cuando se quiere dividir una cuenta existente, en dos o ms
adicionales para que sean facturadas por aparte. Por lo general es solicitado para
separar el consumo y el cobro de energa de locales o apartamentos construidos en
un inmueble.

Traslado De Medidores

Es cambiar de ubicacin el medidor. Tener en cuenta que el medidor debe estar


siempre en un lugar visible desde afuera y de fcil acceso.

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

5.1.2

Envo y Recepcin de la Informacin

La asignacin de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la visita y


elaboracin de la Oferta Comercial, y la devolucin por parte de ANE ESP S.A.,
tendr la estructura definida por ambas partes para su respectivo cargue y
descargue en ambos sistemas de informacin
5.1.3

Recibo de las Solicitudes de Servicio

La asignacin de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la ejecucin


de trabajos establecidos en el Convenio, se realizar diariamente.
5.1.4

Apoyo de Fonoservicio

Fonoservicio es el punto de contacto telefnico entre el cliente y AENE E.S.P.


S.A.,,es un rea de apoyo localizada en el centro de atencin telefnica (Call
Center), tambin sirve de ayuda por va telefnica o Avantel para los asesores
comerciales y las cuadrillas.
Da apoyo a la confirmacin de trabajos con el cliente, para lo cual el programador
de obras diariamente le entrega en el formato Confirmacin de Obras ANE-P-PR001-G-OEL001-F-035 una relacin de las obras pendientes para ejecucin; realiza
las encuestas de calidad sobre ventas realizadas y no ejecutadas mediante los
formatos Encuesta a Clientes Atendidos Obras Ejecutadas, ANE-P-PR-001-GOEL001-F-013 y Encuesta a Clientes Atendidos - Visitas Fallidas, ANE-P-PR-001G-OEL001-F-014. Igualmente hace seguimiento a clientes que no aceptaron
nuestros servicios y atencin de peticiones, quejas o reclamos.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Responsable de Fonoservicio, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G010.
En lo que respecta a la reprogramacin de las visitas los responsables en el Call
Center deben registrar en el aplicativo SIO e imprimir dicha solicitud para su nueva
programacin.
5.1.5

Programacin de la Visita y Entrega a los Asesores Comerciales

Una vez recibidas las Solicitudes de Servicio se procede a dividir el trabajo de


acuerdo a las zonas establecidas. El responsable de la programacin llevar un
control estricto a diario, en el aplicativo SIO.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

El programador de solicitudes de servicio entrega el trabajo diario, mediante el


formato Bitcora de Sucesos de Visita, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-002. Dicho
formato debe firmar el Asesor Comercial, como constancia del recibo.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Programador de Solicitudes de Servicio, ANE-P-PR-001-GOEL001-G-007.
5.1.6

Ejecucin de la Visita

El asesor comercial con la informacin enviada por CODENSA, realiza la visita y


elabora la Oferta Comercial, asegurndose de tener todos los documentos
requeridos, de acuerdo a si es una obra nueva o una modificacin tcnica.
5.1.7

Control de Calidad de la Informacin

El asesor comercial una vez realizada la Oferta Comercial y autorizada por el


cliente, debe validar en la casilla respectiva que la informacin registrada es
correcta, posteriormente firmar en la parte inferior del formato, registrando la fecha.
Debe diligenciar el formato Bitcora de Sucesos de Visita, ANE-P-PR-001-GOEL001-F-002
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Asesor Comercial, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011.
5.1.8

Recepcin y Control de Calidad de la Informacin

El asesor comercial diariamente entregar el trabajo al programador de solicitudes


de servicio y ste realizar un segundo control de calidad. Para lo cual, verificar la
informacin contenida en la Oferta Comercial y en la documentacin anexa. Al
encontrar inconsistencias en la calidad de la informacin, ordenar la correccin y la
registrar en el formato Control del Producto No Conforme ANE-P-PR-001-GOEL001-F-003.
Posteriormente realizar dos entregas: una, la cual enviar a Sistemas con las
Tarjetas de Visita y una copia de las Ofertas Comerciales levantadas por el asesor
comercial el da anterior para su respectivo descargue y la otra, a programacin de
trabajo donde entregar la segunda copia de las Ofertas Comerciales, ambas
mediante el formato Recepcin y Control de la Informacin, ANE-P-PR-001-GOEL001-F-011.
En el momento que el Asesor Comercial programe la oferta comercial en terreno
con el cliente para el da siguiente, la entregar al Programador de Solicitudes de

Obras

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Servicio quien a su vez la entregar al Programador de Obras y ste ingresar en el


aplicativo SIO los datos correspondientes de confirmacin de obras.
Las Ofertas Comerciales que superan dos millones de pesos, se sometern a un
anlisis de riesgo crediticio, anexando documentacin definida por CODENSA y
enviadas al contratista que designe para tal fin, adicionalmente se anexara pagar,
carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo y convenio de
financiamiento. El Programador de Solicitudes de Servicio deber estar a la espera
de la respuesta y una vez aprobada la entregar a programacin de obra para su
respectiva ejecucin.
5.1.9

Envo de la Informacin a CODENSA

Las Ofertas Comerciales y Tarjetas de Visita de solicitudes tramitadas por los


clientes a travs de los puntos de contacto, se realizarn mximo tres (3) das
hbiles despus de la programacin realizada por CODENSA, la informacin
levantada en terreno se enviar mximo tres (3) das hbiles despus de la visita
segn estructuras definidas.
5.1.10 Programacin de las Obras y Entrega a Cuadrillas
Una vez recibidas las Ofertas Comerciales por parte del programador de solicitudes
de servicio, el programador de obras procede a dividir el trabajo de acuerdo a las
zonas establecidas. A continuacin entregar el trabajo diario a la cuadrilla mediante
el formato Bitcora de Programacin de Obra ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-004.
Dicho formato debe firmar el jefe de cuadrilla, como constancia del recibo.
El programador de las obras llevar un control diario en el aplicativo SIO, que
contenga las ofertas comerciales programadas, igualmente de acuerdo a la
naturaleza de la obra, deber determinar la existencia de los materiales que se
requieren para la ejecucin de las diferentes obras.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Programador de Obras, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008.
5.1.11 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega
El jefe de cuadrilla de acuerdo a la naturaleza de la obra, deber hacer la requisicin
de los materiales seriados y no seriados, mediante el formato Orden de Entrega y/o
Devolucin de Materiales ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005, para que all alisten el
material y le sea suministrado. Con la salida de los materiales, se har entrega del
Folio para Control de Materiales en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008,
este funciona como una hoja de kardex y contiene los espacios para el cargue y
descargue por obra de materiales seriados y no seriados. En el almacn se recibirn
los folios diligenciados, cada vez que la cuadrilla solicite material. No se podr

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

entregar ningn material sin el requisito anterior. El almacn debe velar porque a
diario se cuente con la papelera necesaria, para que las cuadrillas puedan llevar
sus controles.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega, ANE-PPR-001-G-OEL001-G-009.
5.1.12 Ejecucin de las Obras
AENE ejecutar las obras elctricas como mximo dentro de los cinco (5) das
siguientes a la aprobacin de la oferta comercial por parte del cliente para la
ejecucin de la obra. El responsable de la cuadrilla deber diligenciar los siguientes
documentos correctamente: Factura de venta expedida por AENE al cliente, carta
de autorizacin de la oferta comercial, fotocopia de la cdula del propietario y dems
documentos que acredite la propiedad del predio de quien firma y autoriza la
ejecucin de las obras. Cuando las ofertas superen dos millones de pesos se
sometern a un anlisis de riesgo crediticio anexando documentacin definida por
CODENSA y el contratista que designe para tal fin adicionalmente se anexar
pagar, carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo, convenio de
financiamiento.
Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de
suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5
KVA., los tiempos establecidos sern fijados por CODENSA dependiendo la
naturaleza de la obra elctrica.
Para la ejecucin de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta Manual de
Funciones y Procedimientos del Tcnico Electricista, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012, Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Tcnico, ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013, y el Instructivo para Normalizacin Residencial y
Comercial, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001.
Durante cada visita, la cuadrilla puede llamar al responsable del Control de Calidad,
para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidacin de la Oferta
Comercial o para informar el resultado de la visita.
En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregar al programador
de ejecucin de obra quin lo recibir y lo verificar con el acta. Posteriormente los
entregar al almacn utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores
Entrega de Medidores Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007, o
sellos Entrega de Sellos Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006,
para esto deber tener en cuenta la codificacin definida por Codensa..
Cuando la cuadrilla no pueda ejecutar una obra que se encuentra programada, el
jefe de cuadrilla debe comunicarle inmediatamente al programador de obras, quien

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

a su vez le informar al responsable de fonoservicio para hacer contacto telefnico


con el cliente y programar la nueva fecha de ejecucin de la obra, dejando siempre
registro en el aplicativo SIO.
5.1.13 Control de Calidad de las Obras
La cuadrilla una vez ejecutada la obra, debe revisar el trabajo realizado; sin
embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de
supervisin.
5.1.14 Control de Calidad de la Informacin
La cuadrilla una vez realizada la obra, debe validar que la informacin registrada en
el acta es correcta. Seguidamente deber diligenciar el Folio de Control de
Materiales ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. En dicho folio tiene un campo para
observaciones por cada obra, este se debe utilizar como Bitcora en caso que se
requiera.
5.1.15 Labores de Supervisin
Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por
el personal tcnico-operativo, se contar con un supervisor por cada siete cuadrillas,
ste visitar constantemente todas las cuadrillas en terreno, evaluando la calidad
del trabajo, el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las
actividades, cumpliendo las normas de seguridad. Para constatar dichas visitas se
debern diligenciar los siguientes formatos:
El supervisor, en horas de la maana, diligenciar el formato Control de Trabajo
Diario de Supervisin ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-009, donde describir las
acciones realizadas el da anterior.
En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo, constatar el uso
de elementos de proteccin personal. El no contar con estos elementos es motivo
suficiente para suspender las labores al operario. Por medio del formato Registro
de Supervisin y Control Operativo, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-010.
Cuando inspeccione las cuadrillas, deber revisar el Folio para Control de
Materiales en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, para verificar que el
saldo de ste, concuerda con el material encontrado en ese momento.
Una vez verificado el trabajo realizado, se recibe la obra ejecutada de acuerdo a
la normatividad vigente de CODENSA por medio del formato Supervisin y
Recepcin de Obras Elctricas. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

El procedimiento especfico de la supervisin, se encuentra descrito en el Manual


de Funciones y Procedimientos del Supervisor, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.
5.1.16 Recepcin y Control de la Calidad
El responsable del control de calidad, revisa una o una las actas y todos los anexos,
verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalacin sea el
mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro ser el mismo
establecido en el baremo del convenio. Al encontrarse un faltante, devolver al jefe
de cuadrilla el paquete y debe registrar la anomala en el formato Control del
Producto No Conforme, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003.
El procedimiento especfico para este paso, se describe en el Manual de Funciones
y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad, ANE-P-PR-001-GOEL001-G-015.
5.1.17 Recepcin de la Obra
Paralelo a la Digitacin en el SIO, se realiza la recepcin del 100% de las obras por
parte del supervisor, para lo cual debe llevar copia del paquete completo entregado
por el responsable de la programacin de las obras. Una vez en el terreno, debe
observar la calidad de la obra y la calidad de la informacin, y que contenga los
datos reales. De no ser as debe hacer la anotacin en observaciones.
Para la recepcin de la obra diligenciar el formato Supervisin y Recepcin de
Obras Elctricas ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015.
5.1.18 Digitacin
Diariamente recibir las entregas por parte del programador de solicitudes de
servicio mediante el formato Recepcin y Control de la Informacin, ANE-P-PR001-G-OEL001-F-011 del programador de ejecucin de obra mediante el formato
Recepcin de Ejecucin Programacin de Obra ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-012,
los cuales deber firmar como constancia de recibo.
Se proceder a digitar la informacin en el aplicativo SIO con los documentos
originales. Luego de esto el digitador debe revisar que la informacin sea la correcta
y proceder a la grabacin del acta y la factura.
El responsable del control de calidad en digitacin verificar en la base de datos
punteando el acta contra la informacin descargada en el sistema, al encontrar
inconsistencias en la calidad de la informacin, corregir e informar al responsable
de la inconsistencia. Cuando termine la revisin, marcar en la plantilla de registro
de instalacin en el Sistema de Informacin Operativa (SIO) el tem de Auditado,

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

estos registros no podrn ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo


cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio.
El procedimiento especfico para este paso, se describe en el Manual de Funciones
y Procedimientos del Digitador, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.
5.1.19 Envo de Facturacin a Contabilidad AENE
Una vez realizada la obra, las cuadrillas deben entregar al almacn la copia amarilla
de la factura, la cual se enva posteriormente a Contabilidad mediante el formato
Control de Facturas, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-024 para su respectivo registro.
Las facturas anuladas se envan con todas las copias a Contabilidad para su
archivo. Este procedimiento se har mensualmente.
Despus de la digitacin de la informacin y paralelamente con el reporte de
informacin a CODENSA, el rea de sistemas entregar la copia verde de la factura
a Contabilidad junto con una relacin de las mismas emitida por el sistema.
Las facturas originales son entregadas junto con el acta y dems documentos a
CODENSA para el cobro de la misma.
5.2

PROCESO REDISEADO

5.2.1

Proceso de Oferta

CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en la lnea de Fonoservicio 115


y le asigna a AENE E.S.P. S.A. las recibidas de la zona norte.
5.2.1.1 Tipos de Solicitudes
Se realizan las mismas mencionadas en el Numeral 5.1.1.1, incluyendo:

Retiro de Sellos

Corresponden a las solicitudes realizadas por los clientes para que Codensa retire
los sellos y este pueda realizar las adecuaciones elctricas que requiere con un
particular.

Conexin de Servicio

Corresponde a la revisin de las instalaciones que realiz el cliente con un


particular, la instalacin del medidor y la energizacin del predio. Se tendrn en
cuenta aspectos como la revisin detallada de la obra construida, verificando el

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

estado y condicin de cada uno de los componentes de la conexin elctrica y


aquellos elementos secundarios que no hacen parte principal de la conexin
elctrica (acabados de la obra civil y parciales de acometida) teniendo en cuenta las
normas tcnicas vigentes.
5.2.2

Envo y Recepcin de la Informacin

La asignacin de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la visita y la


devolucin por parte de ANE ESP S.A., tendr la estructura definida por ambas
partes para su respectivo cargue y descargue en ambos sistemas de informacin.
5.2.3

Recibo de las Solicitudes de Servicio

La asignacin de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA, para la ejecucin


de trabajos establecidos en el Convenio, se har diariamente mediante el Sistema
de Agendamiento: E-@genda de Codensa.
5.2.4

Apoyo de Back Office

Fonoservicio 115, es un rea de apoyo de Codensa localizada en el centro de


atencin telefnica Contact Center Americas, donde los Ejecutivos de Negocio de
Oficina atienden las solicitudes del cliente, se encargan de prestar asesora tcnica
y agendar una visita en un da y una jornada (maana o tarde) especfica; son los
nicos que tendrn contacto telefnico con el cliente, tambin sirve de apoyo por va
telefnica o Avantel para los Supervisores y Ejecutivos de Negocio de Terreno.
En lo que respecta a la reprogramacin de las solicitudes los responsables en el
Back Office generarn una nueva solicitud y se seguir el procedimiento como una
solicitud nueva.
5.2.5

Programacin de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de Negocio de


Terreno

Una vez agendadas las Solicitudes de Servicio por parte de los Ejecutivos de
Negocio de Oficina, el Administrador de Ordenes de Servicio, o quien ste delegue,
con el apoyo de la coordinacin operativa o la supervisin, procede a asignarlas a
un Ejecutivo de Negocio de Terreno en el Sistema de Agendamiento de Codensa,
de acuerdo a las zonas establecidas.
El responsable de la asignacin ser el encargado de cargar el archivo en el
aplicativo SIO, entregar el trabajo diario y la Bitcora Diaria de Supervisin ANE-PPR-001-G-OEL001-F-034, al Supervisor quien a su vez pasar el trabajo a los
Ejecutivos de Negocio de Terreno.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y


Procedimientos del Administrador de Ordenes de Servicio, ANE-P-PR-001-GOEL001-G-006.
5.2.6

Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega

El Ejecutivo de Negocio de Terreno de acuerdo a la naturaleza de la obra, deber


hacer la requisicin de los materiales seriados y no seriados, mediante el formato
Orden de Entrega y/o Devolucin de Materiales ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005,
para que all alisten el material y le sea suministrado. Con la salida de los
materiales, se har entrega del Folio para Control de Materiales en Terreno, ANEP-PR-001-G-OEL001-F-008, este funciona como una hoja de kardex y contiene los
espacios para el cargue y descargue por obra de materiales seriados y no seriados.
Diariamente en el almacn se recibirn los folios diligenciados. No se podr entregar
ningn material sin el requisito anterior. El almacn debe velar porque a diario se
cuente con la papelera necesaria, para que las cuadrillas puedan llevar sus
controles.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega, ANE-PPR-001-G-OEL001-G-009.
5.2.7

Ejecucin de la Visita

El Ejecutivo de Negocio de Terreno con la informacin suministrada por CODENSA,


realiza la visita y verifica que las instalaciones cumplan con las Normas Tcnicas
establecidas para la ejecucin, elabora la Oferta Comercial asegurndose de tener
todos los documentos requeridos, de acuerdo a si es una obra nueva o una
modificacin tcnica.
Si el cliente acepta ejecutar inmediatamente la obra, se proceder. De lo contrario,
se concreta la fecha de ejecucin teniendo en cuenta la disponibilidad de cupos en
el Sistema de Agendamiento. Tambin podr dejarla en estudio para su prxima
aprobacin o cancelacin.
Las Ofertas Comerciales que superan los dos millones de pesos se sometern a un
estudio de crdito, para lo cual el ejecutivo de Negocio de Terreno le informar al
cliente los documentos requeridos y los Ejecutivos de Negocio de Oficina estarn en
contacto con l para su recoleccin y entrega a CRC para su estudio. Luego de
realizado el anlisis de crdito, el cliente recibir una llamada por parte del Back
Office para informarle la aceptacin o rechazo del mismo y as agendar la visita para
la ejecucin de obra.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y


Procedimientos del Ejecutivo de Negocio de Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G037.
5.2.8

Ejecucin de las Obras

AENE ejecutar las obras elctricas en el momento que el cliente apruebe la oferta
comercial. El Ejecutivo de Negocio de Terreno debe solicitar los documentos
requeridos para el tipo de trabajo y verificar que se encuentran completos. Realizar
la entrega del material Bienvenido a Codensa y procede a ejecutar la obra.
Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de
suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5
KVA., los tiempos establecidos sern fijados por CODENSA dependiendo la
naturaleza de la obra elctrica.
Para la ejecucin de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta Manual de
Funciones y Procedimientos del Tcnico Electricista, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012, Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Tcnico, ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013, Instructivo para Normalizacin Residencial y Comercial,
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001.
Durante cada visita, el Ejecutivo de Negocio de Terreno debe comunicarse con el
Back Office para registrar la hora de llegada al predio y la hora de salida, igualmente
el resultado de la visita. Adems puede llamar al responsable del Control de
Calidad, para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidacin de
la Oferta Comercial.
En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregar al supervisor
quin lo recibir y lo verificar con el acta. Posteriormente, el supervisor lo entregar
al encargado de Control de Calidad.
5.2.9

Control de Calidad de las Obras

La cuadrilla una vez ejecutada la obra, debe revisar el trabajo realizado; sin
embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de
supervisin.
5.2.10 Control de Calidad de la Informacin
La cuadrilla una vez realizada la obra, debe validar que la informacin registrada en
el acta es correcta. Seguidamente deber diligenciar el Folio de Control de
Materiales ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. En dicho folio tiene un campo para

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

observaciones por cada obra, este se debe utilizar como Bitcora en caso que se
requiera.
5.2.11 Labores de Supervisin
Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por
el personal tcnico-operativo, se contar con un supervisor por cada siete cuadrillas,
ste visitar constantemente todas las cuadrillas en terreno, evaluando la calidad
del trabajo, el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las
actividades, cumpliendo las normas de seguridad.
El supervisor diariamente recibir por parte del encargado de la asignacin de las
solicitudes, las rdenes de trabajo para entregar a los Ejecutivos de Negocio de
Terreno, y el formato Bitcora Diaria de Supervisin ANE-P-PR-001-G-OEL001-F034, donde se encuentran relacionadas las solicitudes asignadas a sus cuadrillas.
En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo, constatar el uso
de elementos de proteccin personal. El no contar con los elementos de
proteccin personal es motivo suficiente para suspender las labores al operario.
Por medio del formato Registro de Supervisin y Control Operativo, ANE-P-PR001-G-OEL001-F-010.
Cuando inspeccione las cuadrillas, deber revisar el Folio para Control de
Materiales en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, para verificar que el
saldo de ste, concuerda con el material encontrado en ese momento y registrar
en el formato su visto bueno de conformidad.
Recibir el trabajo por parte de los Ejecutivos de Negocio de Terreno, lo revisar
y firmar cada acta como conforme.

Entregar al responsable del Control de Calidad en el mismo formato donde le


son asignadas las cuadrillas Bitcora Diaria de Supervisin ANE-P-PR-001-GOEL001-F-034 completamente diligenciado.
El procedimiento especfico de la supervisin, se encuentra descrito en el Manual
de Funciones y Procedimientos del Supervisor, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.
5.2.12 Recepcin de la Obra
Paralelo a la ejecucin de obra y la digitacin en SIO, se realiza la recepcin del
100% de las obras por parte del supervisor, Debe observar la calidad de la obra y la
calidad de la informacin, adems, que contenga los datos reales.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

Una vez verificado el trabajo realizado, se recibe la obra ejecutada de acuerdo a la


normatividad vigente de CODENSA, para lo cual el supervisor consignar en el
formato Supervisin y Recepcin de Obras Elctricas ANE-P-PR-001-G-OEL001F-015, una observacin y la firmar como conforme.
Si la obra no cumple con las condiciones tcnicas de Codensa, proceder a
devolverla a la cuadrilla que la ejecut para su inmediata correccin.
5.2.13 Recepcin y Control de la Calidad
El responsable del control de calidad, revisa una o una las actas y todos los anexos,
verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalacin sea el
mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro ser el mismo
establecido en el baremo del convenio. Al encontrarse un faltante, devolver al
supervisor y debe registrar la anomala en el formato Control del Producto No
Conforme, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003.
Recibir los medidores y sellos retirados, para lo cual enviar una relacin quincenal
y entregar al almacn utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores
Entrega de Medidores Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007, o
sellos Entrega de Sellos Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006
para su respectiva devolucin a Codensa.
El procedimiento especfico para este paso, se describe en el Manual de Funciones
y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad, ANE-P-PR-001-GOEL001-G-015.
5.2.14 Digitacin
Diariamente el digitador recibir la entrega por parte del responsable de control de
calidad mediante el formato Recepcin y Control de la Informacin, ANE-P-PR001-G-OEL001-F-011, el cual deber firmar como constancia de recibo y proceder
a ingresar la informacin en el aplicativo SIO con los documentos originales.
El digitador responsable del control de calidad, una vez ingresados todos los datos,
verificar en la base de datos punteando el acta contra la informacin descargada
en el sistema, al encontrar anomalas en la calidad de la informacin, corregir e
informar al responsable de la inconsistencia. Cuando termine la revisin, marcar
en la plantilla de registro de instalacin en el aplicativo SIO el tem de Auditado,
estos registros no podrn ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo
cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio.
El procedimiento especfico para este paso, se describe en el Manual de Funciones
y Procedimientos del Digitador, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

5.2.15 Envo de Facturacin a Contabilidad AENE


Se realiza de igual manera como se expresa en el Numeral 5.1.19.
5.3

ENTREGAS DE PRODUCCIN A CODENSA

AENE deber reportar a CODENSA, a ms tardar a los tres (3) das siguientes de
ejecutada la obra, la informacin de la misma en medio magntico segn estructura
definida por CODENSA, y efectuar la entrega del archivo de las facturas igualmente
en medio magntico a ms tardar dos (2) das despus del reporte de la ejecucin
de la obra, la entrega de la documentacin fsica se efectuar a ms tardar al
siguiente da del reporte de la factura en medio magntico.
5.4

DEVOLUCION DE INFORMACIN

Las devoluciones por incompatibilidades de informacin comercial, mano de obra o


materiales se realizarn al da siguiente de ser informadas las correcciones.
5.5

MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME

El manejo especfico del producto no conforme para este convenio, se maneja de


acuerdo al Procedimiento Planeacin y Ejecucin Operativa ANE-P-PR-001
Numeral 5.6 establecido dentro del Sistema de Gestin de Calidad de AENE, y se
agrupa teniendo como base la calidad de la obra y la calidad de la informacin.
Identificados por CODENSA.: Deficiencias en la calidad de las obras, observadas
en la verificacin de trabajos ejecutados, y deficiencias en la calidad de la
informacin, identificados en los sistemas de informacin. Se cuenta con 5 das
hbiles para su correccin y 3 das para su reporte.
Identificados por AENE E.S.P. S.A.: Deficiencias en la calidad de las obras,
encontradas en el proceso de supervisin, y deficiencias en la calidad de la
informacin, detectadas en las diferentes etapas: terreno, control de calidad o
digitacin. Se cuenta con 3 das hbiles para su correccin.
Otro producto no conforme puede resultar de la Interventora en Caliente
realizada por CODENSA o de las Reuniones semanales que se realizan.
5.6

ANALISIS DE DATOS

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

Devoluciones comerciales: Inconsistencias que se presentan en cuanto a


Clientes, Medidores y marcas, Sellos devoluciones por informacin incompleta o
la duplicidad.
Accin: Las correcciones sern remitidas mximo 48 horas despus de la
devolucin y los costos los asume AENE E.S.P. S.A. La anomala se registrar
en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de
calidad de la informacin al momento de calcular la bonificacin y para tomar
medidas disciplinarias si lo amerita.
Devoluciones por Mano de Obra y/o Materiales: Inconsistencias que se
presentan en la coherencia de la mano de obra informada con respecto a los
materiales y/o cantidad de material informado.
Accin: Las correcciones sern remitidas mximo 48 horas despus de la
devolucin y los costos los asume AENE E.S.P. S.A. La anomala se registrar
en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de
calidad de la informacin, al momento de calcular la bonificacin y para tomar
medidas disciplinarias si lo amerita. Tambin se aplicar lo contenido en el
Control de Materiales ANE-P-AD-001-G-003, en lo referente a materiales no
seriados, medidores, sellos y actas.
Devoluciones por deficiencias en la calidad de las obras: Las deficiencias
informadas al contratista por medio de correo electrnico para su inmediata
correccin, se presentar un informe tcnico de lo sucedido y la gestin
adelantada en el predio.
Accin: El plazo para la correccin e informacin de la misma es de 24 horas
despus de la solicitud y los costos los asume AENE E.S.P. S.A.. La anomala
se registrar en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el
indicativo de calidad de la obra, al momento de calcular la bonificacin y para
tomar medidas disciplinarias si lo amerita.
Deficiencias de seguridad industrial: Cuando la supervisin detecte
deficiencias por falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos.
Accin: La cuadrilla no podr seguir laborando hasta tanto no se den las
condiciones exigidas. S lo anterior lo caus la cuadrilla, tendr medidas
disciplinarias.
Daos a terceros: Cuando como consecuencia de los trabajos se causen daos
y perjuicios a los bienes de los clientes.
Accin: Se levantar inmediatamente un acta de conciliacin con el afectado
donde se especifiquen claramente los daos involucrados y se informar
inmediatamente al Coordinador Operativo presentando una fecha para solucionar

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

y presentar paz y salvo. Al establecerse la culpabilidad de la cuadrilla, el valor


ser descontado de la bonificacin. Para esto se cuenta con 3 das.
Demora en la entrega de la informacin: De acuerdo a los tiempos pactados
dentro del convenio, estos tiempos se han repartido por actividad y por
responsable.
Accin: Cuando se incumplan los tiempos por causa del responsable, La
anomala ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de oportunidad, al
momento de calcular la bonificacin y para tomar medidas disciplinarias si lo
amerita.
Con los anlisis de datos y acciones a seguir, en el proceso Mejoramiento
Continuo, ANE-P-CA-001, se establecen las directrices.
5.7

INDICADORES

5.7.1

Indicadores del Convenio

Tiempo de Ejecucin Oferta Comercial:


________________3_____________________
Fecha de Atencin Fecha de Programacin

Reporte de Ejecucin Oferta Comercial:


________________3_____________________
Fecha de Reporte Fecha de Ejecucin

Tiempo de Ejecucin Obra :


________________5_____________________
Fecha de Ejecucin Fecha de Aprobacin

Reporte de Ejecucin Obra:


________________3_____________________
Fecha de Reporte Fecha de Ejecucin

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Tiempo Correccin Ejecucin Obra:


________________5_____________________
Fecha de Correccin Fecha de Programacin

Reporte Correccin Ejecucin Obra :


________________3_____________________
Fecha de Reporte Fecha de Correccin

Tiempo Reporte Factura:


2
Fecha de Reporte Factura Fecha de Reporte Ejecucin de Obra

5.7.2

Indicadores Internos

El documento que sirve como soporte para obtener los indicadores, los cuales
tambin son la base para la evaluacin de desempeo de los trabajadores son los
siguientes:
Reportes de producto no conforme tanto de las obras como de la informacin por
parte de CODENSA, obtenidos por la verificacin de trabajos ejecutados y por
inconsistencias en datos comerciales.
Los indicadores mensuales que se tienen para el control interno son:
Productividad:
Facturacin Real del Mes________
Das Laborables del Mes X Facturacin Estandarizada Da
Calidad Obra:
Facturacin Total Obras Ejecutadas Valor Obras Rechazadas
Facturacin Total de Obras Ejecutadas
Calidad Informacin:
Valor Total de Actas Diligenciadas - Valor Rechazadas
Valor Total de Actas Diligenciadas

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Ventas Efectivas:
A-

No. Ofertas Comerciales Aprobadas


Total Solicitudes Visitadas

B-

Ventas Efectivas * 100_______


Soliictudes Recibidas en el Perodo

Ofertas Ejecutadas:
A-

B-

5.8

No. Ofertas Comerciales Ejecutadas


No. Ofertas Comerciales Aprobadas
Ofertas Ejecutadas * 100______
Ventas Efectivas

DAOS A TERCEROS

Como consecuencia de los trabajos si se causan daos y perjuicios a bienes de los


clientes, AENE E.S.P. S.A., los indemnizar directamente, por los daos causados,
a ms tardar tres (3) das despus de haberse comprobado la responsabilidad y
segn los manuales y procedimientos establecidos por CODENSA. Una vez se
determine la responsabilidad por parte del supervisor, se deber firmar el Acta de
Conciliacin con el Cliente, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-016.
5.9

FACTURACION

La facturacin ser mensual; sin embargo de comn acuerdo con CODENSA se


puede radicar ms de una factura en el mes. Se realizar un control diario de la
produccin tanto de obras ejecutadas mediante el formato Control Diario de
Ejecucin y Facturacin, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-017.
5.10 INFORMES Y REUNIONES
Peridicamente se realizar una reunin entre el coordinador operativo y el
designado por CODENSA, donde se debe presentar un informe que contenga lo
siguiente:

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Indicadores de Gestin.
Compromisos adquiridos.
Hechos relevantes (daos, accidentes, inconvenientes de material, etc).
Sugerencias.

5.11 LISTAS DE CHEQUEO


Dando cumplimiento a uno de los aspectos claves definidos en el Procedimiento
Planeacin y Ejecucin Operativa ANE-P-PR-001, se han definido las listas de
chequeo de los siguientes funcionarios:

Gerente de Proyecto, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-029 .


Coordinador Operativo, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-020.
Administrador Ordenes de Servicio, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-021.
Supervisor, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-022.

5.12 SISTEMA DE INFORMACIN


El sistema de informacin que se utiliza se llama SIO diseado en Foxpro 8.0 y un
motor de base de datos de MySql, este sistema controla desde la orden programada
por CODENSA hasta los materiales instalados en dicha obra para satisfacer las
necesidades del cliente. Los datos contenidos son los especificados en el tem 5.1.1
Los controles realizados son los siguientes:
Recepcin, programacin e impresin diaria de Solicitudes de Servicio enviadas
por CODENSA.
Contactos telefnicos.
Luego de ser visitadas las solicitudes de servicio se digitan las tarjetas de visita y
las ofertas comerciales.
Programacin y recepcin de obra.
Una vez ejecutadas las obras se digita la informacin de cada orden, donde se
especifican los siguientes datos:
Cuadrilla que ejecut.
Acta de ejecucin.
Datos de identificacin del cliente (quien atiende).
Medidor instalado y materiales utilizados.
Con la informacin digitada se concilian las cantidades de medidores, sellos,
actas y materiales utilizados en las obras
Control de inventarios tanto de la bodega como de las cuadrillas.
Reporte de informacin a CODENSA en estructuras definidas.
Indicadores de Gestin.

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5.13 GESTIN DE INVENTARIOS


Ser obligacin del Administrador de Insumos mantener los inventarios
actualizados en el sistema.
Tambin deber notificar de forma inmediata cuando uno de los elementos
bsicos para el desarrollo de las actividades se encuentre en el nmero mnimo
requerido por el proyecto.
Cumplir con todas las actividades consignadas en el procedimiento de Control
de Materiales, ANE-P-AD-001-G-003 y Logstica, ANE-P-AD-001-G-001, del
Manual de Calidad, y el Procedimiento para el Control y Almacenamiento de
Medidores, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002.
De forma peridica se realizarn inventarios de los materiales dentro del almacn
como en poder de las cuadrillas, para esto se debe utilizar el formato de Inventario
de Materiales, Elementos Seriados y No Seriados ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-023
y Control de Cable (Colas) ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-028.
6

PLAN DE CONTINGENCIA

Son aquellas actividades tendientes a restablecer la operacin normal, en el evento


de una calamidad (interna o externa), para lo cual es necesario tener un respaldo en
caso de que los recursos sufran percances e inconvenientes y de esta manera
generen un retraso en la operacin normal del proceso.
6.1

MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION

Como resultado del procesamiento de informacin del convenio a travs del SIO se
generan varios archivos, los cuales resumen a diario las respuestas de las
solicitudes entregadas por CODENSA, se tiene como plan de contingencia una
carpeta compartida dentro de la red la cual se actualiza copia en CD semanalmente
y se mantiene una copia correspondiente a cada mes.
6.2

CONTROL DE INVENTARIOS

Este proceso esta integrado en el SIO, tanto para el manejo de las existencias de la
bodega central, la existencia de cada mvil y la consolidacin de estos. Se tienen
las copias de la informacin mencionada en el prrafo anterior.
6.3

VEHICULOS

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

En caso de presentar algn inconveniente se tiene previsto contar con dos vehculos
pertenecientes a otros proyectos, los cuales cuentan con los elementos solicitados
dentro del contrato y adems tienen asignado un conductor.
6.4

PERSONAL

En el suceso de ausencia de alguna de las personas del contrato se tienen recursos


disponibles dentro del proyecto (1 Tcnico Electricista 1 Auxiliar) los cuales
poseen pleno conocimiento y experiencia en las reas operativa, de sistemas y
administrativa de las actividades que se realizan dentro del convenio.
Se realizar un plan de entrenamiento a los trabajadores que laboran dentro del
convenio que permita tener conocimiento bsico para el caso en que se requiera de
su colaboracin en un rea determinada.
6.5

COMUNICACIONES

Es importante determinar un esquema gil de comunicacin con los miembros


principales del grupo, y establecer una forma eficiente de entrar en contacto con los
gestores para lo cual se cuenta con el siguiente plan de contingencia.
La comunicacin del personal operativo se realiza por medio de avantel, en caso
que este falle por algn motivo se cuenta con tres lneas telefnicas en la sede de
operaciones de este proyecto; adicionalmente, Fonoservicio, el Coordinador
Operativo y el Gerente del Proyecto cuentan con telfono celular.
Los canales de comunicacin con CODENSA son de forma directa, por medio de
avantel o en ocasiones se realiza por medio de celular; e indirecta mediante
resultado de operaciones y sus respectivos informes, los cuales se envan por
medio fsico y magntico, para ello se cuenta con dos correos electrnicos (uno por
red propia y otro por servidor de cable net).
7

PLAN DE INCENTIVOS

Se tiene como objetivo motivar a aquellos trabajadores que presentan un excelente


grado de produccin de acuerdo a las metas establecidas; para lo cual se tienen
previstos los siguientes incentivos:

Se entregar un valor adicional del sueldo a cada cuadrilla de acuerdo a su


produccin. Para esto se tendr en cuenta un porcentaje definido por el Gerente
del Proyecto y se publicar semanalmente en la cartelera del proyecto el
Control Diario de Produccin por Cuadrilla ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-038.

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Para el grupo de asesores comerciales, se tiene previsto un valor adicional que


depende del volumen de ventas y se establece el 1% de stas.
8. REGISTROS

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