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CONTROL DE COPIAS
Nmero de Copia
Entregado a
Fecha de Entrega
Obras
Pg. 2 de 34
NDICE DE MODIFICACIONES
Rev. No.
Descripcin
Elab. Por
Cargo
Rev. por
Cargo
Fecha de
Aprobacin
01
Actualizacin Procedimiento
Mauricio
Mendoza
Jorge Alberto
Bejarano
Mayo 30 de
2.005
02
Actualizacin Procedimiento
Diana Serna
Jorge Alberto
Bejarano
Enero 23 de
2.006
Diana Serna
Jorge Alberto
Bejarano
Marzo 30 de
2.006
Diana Serna
Jorge Alberto
Bejarano
Septiembre 11
de 2.006
03
04
Obras
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TABLA DE CONTENIDO
1
OBJETIVO
ALCANCE
VOCABULARIO
REFERENCIAS
4.1 DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO
4.2 DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO
4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC
4.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO
4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO
4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y
NECESIDADES
Proceso de Oferta
5.1.1.1 Tipos de Solicitudes
Envo y Recepcin de la Informacin
Recibo de las Solicitudes de Servicio
Apoyo de Fonoservicio
Programacin de la Visita y Entrega a los Asesores
Comerciales
Ejecucin de la Visita
Control de Calidad de la Informacin
Recepcin y Control de Calidad de la informacin
Envo de la informacin a CODENSA
Programacin de las Obras y Entrega a Cuadrillas
Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega
Ejecucin de las Obras
Control de Calidad de las Obras
Control de Calidad de la Informacin
Labores de Supervisin
Recepcin y Control de la Calidad
Recepcin de obra
Digitacin
Envo de facturacin a Contabilidad AENE
5.2 SOLICITUDES
5.2.1
5.2.2
Proceso de Oferta
5.2.1.1 Tipos de Solicitudes
Envo y Recepcin de la Informacin
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5.2.3
5.2.4
5.2.5
5.2.6
5.2.7
5.2.8
5.2.9
5.2.10
5.2.11
5.2.12
5.2.13
5.2.14
5.2.15
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OBJETIVO
ALCANCE
VOCABULARIO
REFERENCIAS
4.1
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4.2
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La responsabilidad del SGC, se encuentra en el Manual de Calidad, ANE-MC-AC001, numeral 3.2 y 3.2.1 La Gerencia de AENE ESP S.A. se compromete a: Liderar
el mantenimiento del Sistema de Calidad, a suministrar los recursos necesarios para
el desarrollo y a revisar peridicamente su funcionamiento, velando siempre por el
cumplimiento de los requisitos y el mejoramiento continuo de los procesos de la
organizacin. Para ello asume adems de ella misma la representacin ante la
direccin, o a travs de algunos funcionarios, segn las circunstancias.
4.5
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4.6
Realizar todos los trabajos asignados cumpliendo con las normas tcnicas y
definidas por CODENSA dentro del convenio.
Velar porque la veracidad y exactitud de la informacin generada en cada una de
las actividades, sea la correcta.
Entregar dentro de los trminos pactados en el convenio, toda la informacin
comercial y tcnica de cada una de las actividades, as como los informes y
archivos generados.
Cumplir con todas las normas de seguridad, establecer procedimientos seguros y
vigilar que las herramientas y elementos de seguridad utilizados estn en buen
estado de uso y cumplan con las especificaciones tcnicas.
4.7
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Velar por la adecuada presentacin del personal y los vehculos utilizados en las
actividades del Convenio.
Cumplir con respecto a los trabajadores que utilice en las labores propias de este
convenio todas las obligaciones y responsabilidades que le impone la ley.
Pagar a todos los trabajadores que emplee directamente en la ejecucin del
convenio, y a garantizar el pago cuando se encuentren vinculados con
subcontratistas, de todas las obligaciones laborales legales, estatutarias,
reglamentarias que le correspondan, las pactadas entre las partes y las
sealadas en el convenio.
Tener a disposicin de CODENSA en el momento en que sta lo solicite, todos
aquellos documentos que acrediten el cumplimiento con su personal o el de su
(s) subcontratista(s) de todas las disposiciones laborales legales, estatutarias,
reglamentarias y contractuales que le correspondan. Entre los documentos que
CODENSA podr exigir a AENE estarn, necesaria pero no exclusivamente, los
contratos de trabajo, Reglamento Interno de Trabajo, convenios de asociacin,
comprobantes de pago de obligaciones laborales, estatutarias, reglamentarias y
contractuales que le correspondan, sin perjuicio de los dems que CODENSA
considere de su inters.
Informar a CODENSA dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha en que
tuvo conocimiento o debi conocer de la accin judicial, sobre los embargos y
demandas de todo tipo que afecten o tengan relacin directa o indirecta con el
presente convenio, indicando juzgado, radicacin, pretensiones, estado del
proceso, embargo y cuanta.
Autorizar a CODENSA para que en caso de no pago en los trminos legales,
estatutarios, reglamentarios o contractuales de los salarios, prestaciones,
descansos
remunerados,
indemnizaciones,
liquidaciones,
honorarios,
compensaciones y dems acreencias laborales con el personal que labore en la
ejecucin del presente convenio directamente o con subcontratistas, CODENSA
pague directamente esos valores al personal a nombre de AENE. Estas sumas
sern descontadas de cualquier valor que adeude CODENSA a AENE.
Igualmente este descuento proceder tratndose de acreencias de AENE o con
entidades de seguridad social, Caja de Compensacin Familiar, ICBF y SENA.
Autorizar a CODENSA para que a travs de las personas que designe realice
evaluaciones, solicitudes, observaciones, recomendaciones y requerimientos
relacionados con el aseguramiento de la calidad y del servicio, gestin del
recurso humano, principalmente sobre obligaciones laborales, salud ocupacional,
higiene y seguridad industrial.
Para el pago final como el de las facturas est condicionado a que AENE
presente ante CODENSA (cuando el Gestor lo solicite) copia de los
comprobantes que acrediten el pago de los salarios, prestaciones,
indemnizaciones,
descansos
remunerados,
liquidaciones,
honorarios,
compensaciones, aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud,
pensiones, riesgos profesionales, Caja de Compensacin Familiar, ICBF y SENA
salvo las excepciones determinadas por la ley y de las acreencias laborales
legales, las pactadas entre las partes y las sealadas en el presente convenio.
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5.1
SOLICITUDES
5.1.1
Proceso de Oferta
Nuevo Suministro
Aumento De Carga
Incorporacin De Cuentas
Independizacin
Este servicio se solicita cuando se quiere dividir una cuenta existente, en dos o ms
adicionales para que sean facturadas por aparte. Por lo general es solicitado para
separar el consumo y el cobro de energa de locales o apartamentos construidos en
un inmueble.
Traslado De Medidores
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5.1.2
Apoyo de Fonoservicio
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Ejecucin de la Visita
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entregar ningn material sin el requisito anterior. El almacn debe velar porque a
diario se cuente con la papelera necesaria, para que las cuadrillas puedan llevar
sus controles.
El procedimiento especfico se encuentra descrito en el Manual de Funciones y
Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega, ANE-PPR-001-G-OEL001-G-009.
5.1.12 Ejecucin de las Obras
AENE ejecutar las obras elctricas como mximo dentro de los cinco (5) das
siguientes a la aprobacin de la oferta comercial por parte del cliente para la
ejecucin de la obra. El responsable de la cuadrilla deber diligenciar los siguientes
documentos correctamente: Factura de venta expedida por AENE al cliente, carta
de autorizacin de la oferta comercial, fotocopia de la cdula del propietario y dems
documentos que acredite la propiedad del predio de quien firma y autoriza la
ejecucin de las obras. Cuando las ofertas superen dos millones de pesos se
sometern a un anlisis de riesgo crediticio anexando documentacin definida por
CODENSA y el contratista que designe para tal fin adicionalmente se anexar
pagar, carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo, convenio de
financiamiento.
Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de
suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5
KVA., los tiempos establecidos sern fijados por CODENSA dependiendo la
naturaleza de la obra elctrica.
Para la ejecucin de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta Manual de
Funciones y Procedimientos del Tcnico Electricista, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012, Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Tcnico, ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013, y el Instructivo para Normalizacin Residencial y
Comercial, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001.
Durante cada visita, la cuadrilla puede llamar al responsable del Control de Calidad,
para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidacin de la Oferta
Comercial o para informar el resultado de la visita.
En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregar al programador
de ejecucin de obra quin lo recibir y lo verificar con el acta. Posteriormente los
entregar al almacn utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores
Entrega de Medidores Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007, o
sellos Entrega de Sellos Retirados en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006,
para esto deber tener en cuenta la codificacin definida por Codensa..
Cuando la cuadrilla no pueda ejecutar una obra que se encuentra programada, el
jefe de cuadrilla debe comunicarle inmediatamente al programador de obras, quien
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PROCESO REDISEADO
5.2.1
Proceso de Oferta
Retiro de Sellos
Corresponden a las solicitudes realizadas por los clientes para que Codensa retire
los sellos y este pueda realizar las adecuaciones elctricas que requiere con un
particular.
Conexin de Servicio
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Una vez agendadas las Solicitudes de Servicio por parte de los Ejecutivos de
Negocio de Oficina, el Administrador de Ordenes de Servicio, o quien ste delegue,
con el apoyo de la coordinacin operativa o la supervisin, procede a asignarlas a
un Ejecutivo de Negocio de Terreno en el Sistema de Agendamiento de Codensa,
de acuerdo a las zonas establecidas.
El responsable de la asignacin ser el encargado de cargar el archivo en el
aplicativo SIO, entregar el trabajo diario y la Bitcora Diaria de Supervisin ANE-PPR-001-G-OEL001-F-034, al Supervisor quien a su vez pasar el trabajo a los
Ejecutivos de Negocio de Terreno.
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Ejecucin de la Visita
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AENE ejecutar las obras elctricas en el momento que el cliente apruebe la oferta
comercial. El Ejecutivo de Negocio de Terreno debe solicitar los documentos
requeridos para el tipo de trabajo y verificar que se encuentran completos. Realizar
la entrega del material Bienvenido a Codensa y procede a ejecutar la obra.
Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de
suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.5
KVA., los tiempos establecidos sern fijados por CODENSA dependiendo la
naturaleza de la obra elctrica.
Para la ejecucin de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta Manual de
Funciones y Procedimientos del Tcnico Electricista, ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012, Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Tcnico, ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013, Instructivo para Normalizacin Residencial y Comercial,
ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001.
Durante cada visita, el Ejecutivo de Negocio de Terreno debe comunicarse con el
Back Office para registrar la hora de llegada al predio y la hora de salida, igualmente
el resultado de la visita. Adems puede llamar al responsable del Control de
Calidad, para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidacin de
la Oferta Comercial.
En el momento que la cuadrilla retire material seriado, lo entregar al supervisor
quin lo recibir y lo verificar con el acta. Posteriormente, el supervisor lo entregar
al encargado de Control de Calidad.
5.2.9
La cuadrilla una vez ejecutada la obra, debe revisar el trabajo realizado; sin
embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de
supervisin.
5.2.10 Control de Calidad de la Informacin
La cuadrilla una vez realizada la obra, debe validar que la informacin registrada en
el acta es correcta. Seguidamente deber diligenciar el Folio de Control de
Materiales ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. En dicho folio tiene un campo para
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observaciones por cada obra, este se debe utilizar como Bitcora en caso que se
requiera.
5.2.11 Labores de Supervisin
Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por
el personal tcnico-operativo, se contar con un supervisor por cada siete cuadrillas,
ste visitar constantemente todas las cuadrillas en terreno, evaluando la calidad
del trabajo, el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las
actividades, cumpliendo las normas de seguridad.
El supervisor diariamente recibir por parte del encargado de la asignacin de las
solicitudes, las rdenes de trabajo para entregar a los Ejecutivos de Negocio de
Terreno, y el formato Bitcora Diaria de Supervisin ANE-P-PR-001-G-OEL001-F034, donde se encuentran relacionadas las solicitudes asignadas a sus cuadrillas.
En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo, constatar el uso
de elementos de proteccin personal. El no contar con los elementos de
proteccin personal es motivo suficiente para suspender las labores al operario.
Por medio del formato Registro de Supervisin y Control Operativo, ANE-P-PR001-G-OEL001-F-010.
Cuando inspeccione las cuadrillas, deber revisar el Folio para Control de
Materiales en Terreno, ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008, para verificar que el
saldo de ste, concuerda con el material encontrado en ese momento y registrar
en el formato su visto bueno de conformidad.
Recibir el trabajo por parte de los Ejecutivos de Negocio de Terreno, lo revisar
y firmar cada acta como conforme.
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AENE deber reportar a CODENSA, a ms tardar a los tres (3) das siguientes de
ejecutada la obra, la informacin de la misma en medio magntico segn estructura
definida por CODENSA, y efectuar la entrega del archivo de las facturas igualmente
en medio magntico a ms tardar dos (2) das despus del reporte de la ejecucin
de la obra, la entrega de la documentacin fsica se efectuar a ms tardar al
siguiente da del reporte de la factura en medio magntico.
5.4
DEVOLUCION DE INFORMACIN
ANALISIS DE DATOS
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INDICADORES
5.7.1
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5.7.2
Indicadores Internos
El documento que sirve como soporte para obtener los indicadores, los cuales
tambin son la base para la evaluacin de desempeo de los trabajadores son los
siguientes:
Reportes de producto no conforme tanto de las obras como de la informacin por
parte de CODENSA, obtenidos por la verificacin de trabajos ejecutados y por
inconsistencias en datos comerciales.
Los indicadores mensuales que se tienen para el control interno son:
Productividad:
Facturacin Real del Mes________
Das Laborables del Mes X Facturacin Estandarizada Da
Calidad Obra:
Facturacin Total Obras Ejecutadas Valor Obras Rechazadas
Facturacin Total de Obras Ejecutadas
Calidad Informacin:
Valor Total de Actas Diligenciadas - Valor Rechazadas
Valor Total de Actas Diligenciadas
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Ventas Efectivas:
A-
B-
Ofertas Ejecutadas:
A-
B-
5.8
DAOS A TERCEROS
FACTURACION
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Indicadores de Gestin.
Compromisos adquiridos.
Hechos relevantes (daos, accidentes, inconvenientes de material, etc).
Sugerencias.
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PLAN DE CONTINGENCIA
Como resultado del procesamiento de informacin del convenio a travs del SIO se
generan varios archivos, los cuales resumen a diario las respuestas de las
solicitudes entregadas por CODENSA, se tiene como plan de contingencia una
carpeta compartida dentro de la red la cual se actualiza copia en CD semanalmente
y se mantiene una copia correspondiente a cada mes.
6.2
CONTROL DE INVENTARIOS
Este proceso esta integrado en el SIO, tanto para el manejo de las existencias de la
bodega central, la existencia de cada mvil y la consolidacin de estos. Se tienen
las copias de la informacin mencionada en el prrafo anterior.
6.3
VEHICULOS
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En caso de presentar algn inconveniente se tiene previsto contar con dos vehculos
pertenecientes a otros proyectos, los cuales cuentan con los elementos solicitados
dentro del contrato y adems tienen asignado un conductor.
6.4
PERSONAL
COMUNICACIONES
PLAN DE INCENTIVOS
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