TEORIA DE LAS ORGANIZACIONES

DIMENSIONES DEL DISEO

ORGANIZACIONAL

Rosember Rios Godoy

Karen Castro Duarte
Kendra Vanegas Rivera
Jeniffer Ortega Basto
(Alumnos).

Nair Cantillo Campo

(Docente).

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas
PROGRAMA CONTADURIA PBLICA
Riohacha La Guajira
2015

INTRODUCCIN

El diseo organizacional es considerado una estrategia efectiva para el proceso

de crear y definir estructuras organizacionales slidas y competitivas. En la
actualidad es implementado por las empresas para llevar a cabo procesos que
le permitan a la organizacin fortalecer y llevar ms control de los factores del
ambiente externo de la empresa y prever el comportamiento del mercado
mediante el estudio y buena aplicacin de sus elementos fundamentales y sus
dimensiones. Este tipo de estrategias permite a la organizacin la optimizacin
de recursos y procesos, buen flujo de informacin, divisin de actividades,
respuesta oportuna a las exigencias del mercado, entre otros.

Como modelo de funcionamiento integral, el diseo organizacional estudia las

variables obtenidas de factores ambientales, estratgicos y tecnolgicos, que
intervienen el proceso de toma de decisiones de la organizacin.
Adems de analizar y evaluar las organizaciones desde todos los puntos de
vita relacionadas con la misma, dividindose en dos dimensiones especficas
que estn orientadas al logro de los objetivos organizacionales, mediante el
diseo e implementacin de estrategias que en relacin a perspectivas
diferentes,

dichas

dimensiones

son:

dimensiones

contextuales

estructurales. Estas dimensiones del diseo organizacional interactan entre s

y pueden ser ajustadas para lograr los objetivos de la organizacin, puesto que
estudian a la organizacin desde su parte interna hasta el exterior en el que se
desenvuelve.
.

DISEO ORGANIZACIONAL

El diseo organizacional es el proceso de elegir una estructura de tareas,

responsabilidades y relaciones de autoridad dentro de las organizaciones. Se
pueden representar las conexiones entre varias divisiones o departamentos de
una organizacin en un organigrama. Un organigrama es una representacin
de la estructura interna de una organizacin, donde se indica la forma en que
se interrelacionan diversas tareas o funciones.
Las decisiones de diseo organizacional con frecuencia se relacionan con el
diagnstico de mltiples factores, entre ellos la cultura, el poder, los
comportamientos polticos y el diseo de los puestos de una organizacin. El
diseo organizacional representa los resultados de un proceso de toma de
decisiones que incluye fuerzas ambientales, factores tecnolgicos y elecciones
estratgicas. Especficamente, debe:

Facilitar el flujo de informacin y de toma de decisiones para satisfacer

las demandas de los clientes, proveedores y dependencia reguladoras.

Definir con claridad la autoridad y responsabilidad de trabajos, equipos,

departamentos y divisiones.

Crear los niveles de integracin (coordinacin) deseados entre trabajos,

equipos, departamentos y divisiones construyendo procedimientos para
una rpida respuesta a cambios en el ambiente.

FACTORES CLAVES EN EL DISEO ORGANIZACIONAL

Todo diseo organizacional (con mayor descentralizacin y delegacin de

autoridad a los empleados) soluciona algunos problemas, pero al mismo tiempo
crea otros. Cada diseo organizacional presenta algunos inconvenientes, la
clave radica en seleccionar un diseo organizacional que los minimice. Es
posible identificar algunas variables para cada uno de los tres factores
primarios: ambientales, estratgicos y tecnolgicos, que afectan las decisiones
de diseo organizacional.

Factores Ambientales: Los factores ambientales que gerentes y empleados

necesitan evaluar son:
1) Las caractersticas de los ambientes presentes y posiblemente futuros, y
2) La forma en que estas caractersticas afectan la capacidad de la
organizacin para funcionar con eficacia.

Tal vez la mejor forma de entender el impacto del ambiente sobre el diseo
organizacional es observar los diversos factores que comprende el ambiente.
Los cuatro factores que consideramos ms importantes son: proveedores,
distribuidores, competidores y consumidores.

Factores Estratgicos: Muchos factores estratgicos afectan las decisiones

de diseo organizacional. Nos enfocamos en uno de los marcos de estrategias
competitivas ms conocidos, que fue desarrollado por Michael Porter, de
Harvard University. De acuerdo a sus planteamientos, las organizaciones
necesitan distinguirse y colocarse en posicin diferente de sus competidores
con el fin de construir y sostener una ventaja competitiva. Las organizaciones
han tratado de construir una ventaja competitiva en diversas formas, pero tres
estrategias

parecen

esenciales

para

crear

esa

ventaja:

bajo

costo,

diferenciacin y enfoque:

Bajo costo: Una estrategia de bajo costo se basa en la capacidad de la

organizacin para

proporcionar un producto o servicio a un costo

inferior que sus rivales. Una empresa que elige una estrategia de bajo

costo trata de obtener una ventaja significativa en costos sobre

otros competidores y beneficiar a los consumidores con los ahorros,
para ganar participacin en el mercado. Este tipo de estrategia se
encamina a vender un producto estandarizado que resulte atractivo para
el cliente promedio en un mercado amplio.

Diferenciacin: Una

estrategia

de

diferenciacin

se

basa

en

proporcionar a los clientes algo que sea exclusivo y distinga a los

productos o servicios de la organizacin de los de la competencia. Una
organizacin que escoge una estrategia de diferenciacin suele usar un
diseo de organizacin por producto, por el cual cada producto tiene sus
propios departamentos de manufactura, comercializacin e investigacin
y desarrollo.

Enfoque: Una estrategia de enfoque se disea para ayudar a que la

organizacin establezca como meta un nicho especfico en una
industria, a diferencia tanto de la estrategia de bajo costo como de la de
diferenciacin, que estn diseadas para apuntar a mercados de toda la
industria. Una organizacin que escoge una estrategia enfocada puede
utilizar cualquiera de varios diseos de organizacin que van desde el
funcional hasta el de producto y el de red, para satisfacer las
preferencias de sus consumidores. La eleccin de diseo organizacional
refleja el nicho de un grupo particular de compradores, un mercado
regional o clientes con gustos, preferencias o necesidades especiales.
La idea bsica es especializarse en formas que otras organizaciones
sean incapaces de igualar con efectividad. La mayor desventaja que
enfrenta la organizacin que usa una estrategia de enfoque es el riesgo
de que el nicho fundamental del mercado se desplace en forma gradual
hacia caractersticas de un mercado ms amplio.

Factores Tecnolgicos: La tecnologa es el proceso por el cual una

organizacin convierte insumos en productos. Aunque hay literalmente cientos
de tecnologas, nos concentraremos en la forma en que la tecnologa en
general se incluye en el diseo de una organizacin. La coordinacin de

equipos y departamentos, la delegacin de autoridad y responsabilidad, y la

necesidad de mecanismos formales de integracin, estn todos influidos por la
medida en que las unidades deben comunicarse entre s para alcanzar sus
metas.

IMPORTANCIA DEL DISEO ORGANIZACIONAL

El gran reto del diseo organizacional, es la construccin de una estructura y

puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la
cultura y el nivel de evolucin de la organizacin, con el fin lograr los resultados
y la productividad mediante la organizacin del trabajo y la distribucin
adecuada de las cargas laborales.

A travs del diseo de la organizacin se busca el logro de un adecuado grado

de eficacia y eficiencia de la organizacin.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un

ambiente interno adecuado en la organizacin, en el que las actividades que
desarrollan

sus

miembros

contribuyen

al

logro

de

los

objetivos

organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de

los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecucin con el
mnimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organizacin

A travs del diseo de la estructura de la organizacin se busca el logro de un

adecuado grado de eficacia y eficiencia de la organizacin.

La estructura formal es un elemento fundamental para proporcionar un

ambiente interno adecuado en la organizacin, en el que las actividades que
desarrollan

sus

miembros

contribuyen

al

logro

de

los

objetivos

organizacionales. En este sentido, una estructura es eficaz si facilita el logro de

los objetivos. Una estructura es eficiente si permite esa consecucin con el
mnimo de costo o evitando consecuencias imprevistas para la organizacin.

PROCESO PARA EL DISEO ORGANIZACIONAL

El proceso de diseo organizacional es donde los gerentes toman decisiones,

donde los miembros de la organizacin ponen en prctica una estrategia. Dicho
proceso hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior
de su organizacin y hacia el exterior de su organizacin. Los conocimientos
del diseo organizacional han ido evolucionando. Al principio los procesos del
diseo organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una
organizacin.
Las cuatro piedras angulares para el diseo de la organizacin

La divisin del trabajo

La departamentalizacin

La jerarqua

La coordinacin.

ETAPAS DEL PROCESO DEL DISEO ORGANIZACIONAL

Identificacin de los usuarios de la entidad y las necesidades de servicio

Identificacin de los bienes o servicios que satisfacen estas necesidades

Diseo de los procesos para la produccin de los bienes y servicios sus

resultados e indicadores

Identificacin y conformacin de reas y unidades organizacionales que

llevarn a cabo las operaciones especificando el mbito de competencia

Determinacin del tipo y grado de autoridad de las unidades y su

ubicacin en los niveles jerrquicos

Definicin de los canales y medios de comunicacin

Determinacin de las instancias de coordinacin interna

Definicin de los tipos e instancias de relacin interinstitucional

Elaboracin del manual de organizacin, funciones y el manual de

Procesos

DIMENSIONES DEL DISEO ORGANIZACIONAL

Las organizaciones jvenes y pequeas pueden funcionar con un diseo

organizacional relativamente simple e

indiferenciado

pero cuando

se

desarrollan y alcanzan un nivel de complejidad determinado se hacen

inmanejables con esa escasa complejidad de diseo. El proceso de diseo
organizacional corresponde a una manera de orientar la adecuacin de la
organizacin con su entorno y con sus propios procesos de crecimiento.

La divisin del trabajo en actividades y subactividades elementales reconoce

dimensiones crticas tales como: funciones, cumplimiento de aquellas funciones
necesarias para la consecucin de la misin planteada por la organizacin
(funciones de apoyo y funciones de operacin); productos; mercado, etc. En la
medida que las organizaciones crecen, desarrollan roles ms especializados y
se definen departamentos formados tambin por el criterio de especializacin

La decisin de estructurar una organizacin segn sus unidades estratgicas

de negocios, debe basarse en un anlisis cuidadoso del medio externo, en un
escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definicin de la misin
del negocio.

De esta manera se produce indefectiblemente la segmentacin de las

actividades de la organizacin, segn los criterios que se consideren
relevantes.

Una

consecuencia

necesaria

de

la

segmentacin

es

la

especializacin de las actividades de acuerdo a las dimensiones y criterios

usados para segmentar. En trminos generales, la especializacin est referida
a las tareas que deben ser llevadas a cabo en la ejecucin de un trabajo dado.

Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas. Esto

implica que adquieren una mirada particular, que les permite visualizar los
problemas de una manera compartida con otros miembros de su misma
especialidad. En suma, si se dejara que el proceso de segmentacin siguiera
su dinmica, la tendencia centrfuga podra transformar a la organizacin en un

conjunto inorgnico de especialidades o departamentos especializados sin

mayor interrelacin ni ajuste mutuo.

Los mecanismos ms usados para lograr la integracin son los siguientes:

roles de autoridad, de enlace (como jefaturas, comits de integracin),
estructura formal (organigrama), comunicacin, planificacin (estos procesos
formales de planificacin favorecen la unidad de propsitos de los diferentes
departamentos),

asignacin

de

recursos

(los

distintos

departamentos

comparten esta demanda) y cultura organizacional (como conjunto de

caractersticas propias que desarrolla la organizacin, a lo largo del tiempo y
que le dan identidad).

El siguiente paso para entender las organizaciones es determinar las

dimensiones que describen las caractersticas especficas del diseo
organizacional. Estas dimensiones describen a las organizaciones de la misma
manera en que la personalidad y caractersticas fsicas describen a una
persona.

Las dimensiones organizacionales se dividen en dos tipos:

Dimensiones Estructurales: Las dimensiones estructurales describen las

caractersticas internas de una organizacin. Ellas establecen las bases para
medir y comparar a las organizaciones.

Dimensiones contextuales: Las dimensiones contextuales caracterizan a toda

la organizacin incluyendo el tamao, la tecnologa, el ambiente externo y los
objetivos. Ellas describen el conjunto organizacional que influencia y da forma
a las dimensiones estructurales. Las dimensiones contextuales representan un
conjunto de elementos en la que yacen las estructuras y los procesos de
trabajo.

Para entender y evaluar a las organizaciones, uno debe examinar tanto las
dimensiones contextuales como las estructurales. Estas dimensiones del

diseo organizacional interactan entre s y pueden ser ajustadas para lograr

los objetivos de la organizacin.

DIMENSIONES ESTRUCTURALES

a. Formalizacin: representa la cantidad de documentacin escrita en la

organizacin. La documentacin incluye procedimientos, descripcin de
funciones, regulaciones y manual de polticas. La formalizacin a menudo
es medida contando el nmero de pginas de la documentacin sealada
anteriormente que existe en la organizacin. Las universidades de tamao
grande tienden a tener alta formalizacin ya que existen reglamentacin
para estudiantes, trabajadores y profesores. En contraste, un pequeo
negocio familiar puede no tener ninguna regla escrita y puede ser
considerada informal.

b. Especializacin: es el grado por el cual las tareas organizacionales son

subdivididas en funciones separadas. Si la especializacin es extensiva,
cada empleado desarrolla solamente un rango angosto de tareas. Si la
especializacin es baja, los empleados desarrollan un amplio rango de
tareas en sus trabajos. La especializacin algunas veces se refiere a la
divisin del trabajo.

c. Estandarizacin: Es la extensin en la cual actividades con trabajos

similares son desarrolladas de una manera uniforme. En una organizacin
altamente estandarizada como McDonalds el contenido del trabajo es
descrito en detalle y el contenido del trabajo es desarrollado de la misma
forma en todas las localidades.

d. Jerarqua de autoridad: Describe quin reporta a quin y el tramo de

control de cada administrador. La jerarqua es indicada por las lneas
verticales en un organigrama. La jerarqua es relacionada al tramo de
control (el nmero de empleados reportando a un supervisor). Cuando el

tramo de control es bajo, la jerarqua tiende a ser alta. Cuando el tramo de

control es amplio, la jerarqua de autoridad es baja.

e. Complejidad: Se refiere al nmero de actividades o subsistemas dentro de

la organizacin. La complejidad puede ser medida a lo largo de tres
dimensiones: vertical, horizontal y espacial.
La complejidad vertical es el nmero de niveles jerrquicos.
La complejidad horizontal es el nmero de funciones o departamentos
que existen horizontalmente a lo largo de la organizacin.
La complejidad espacial es el nmero de unidades geogrficas.

f. Centralizacin: Se refiere al nivel jerrquico que tiene una autoridad para

tomar una decisin. Cuando la toma de decisiones es mantenida en el nivel
superior, la organizacin es centralizada. Cuando las decisiones son
delegadas

niveles

ms

bajos

es

descentralizada. Decisiones

organizacionales que podran ser centralizadas o descentralizadas incluyen

compra de equipos, establecimiento de objetivos, seleccin de suministros,
establecimiento de precios, contratacin de personal y el establecimiento de
los territorios de mercadeo.

g. Profesionalismo: Es el nivel formal de educacin y entrenamiento de

empleados. El profesionalismo es considerado alto, cuando los empleados
requieren periodos largos de entrenamiento para mantener los trabajos en
la organizacin. El profesionalismo es generalmente medido por el nmero
de aos de educacin de los empleados el cual podra ser tan alto como
veinte en una prctica mdica y menos de diez en una compaa de
construccin.

h. Razones de personal: Se refiere a la designacin de personas a varias

funciones y departamentos. Las razones de personal incluyen razones
administrativas, razones del personal directivo, razones del personal
profesional y razones de empleados directos e indirectos. Una razn de

personal es medida dividiendo el nmero de empleados en una clasificacin

por el nmero total de empleados de la organizacin.

DIMENSIONES CONTEXTUALES

a. Tamao: es la magnitud de la organizacin representada por el nmero de

empleados. Otras medidas tales como ventas totales o activos totales
tambin reflejan la magnitud, pero ellas no indican el tamao de la parte
humana del sistema social ya que las organizaciones son consideradas
sistemas sociales.

b. Tecnologa

organizacional: es

la

naturaleza

del

subsistema

de

produccin, e incluye las acciones y tcnicas usadas para cambiar las

entradas de la organizacin en salidas. La lnea de ensamblaje, el saln de
clases de una universidad y una refinera de petrleo son tecnologas
aunque difieren entre s.

c. El ambiente externo: incluye los elementos fuera de los lmites de la

organizacin. Los elementos claves incluyen la industria, gobierno, clientes,
proveedores y la comunidad financiera. Los elementos que afectan a una
organizacin son a menudo otras organizaciones.

d. La estrategia y objetivos de la organizacin: definen el propsito y

tcnicas competitivas que las diferencian de otras organizaciones
similares. Los objetivos a

menudo

se escriben

como

enunciados

permanentes de lo que la compaa est tratando de lograr (misin,

visin). Una estrategia es el plan de accin que incluye el medio ambiente
el cual describe la asignacin de recursos y actividades a desarrollar para
alcanzar los objetivos de la organizacin. Los objetivos y al estrategia
definen el campo de operaciones y las relaciones con empleados, clientes y
competidores.

e. La cultura de la organizacin: es el fundamento de un conjunto de valores

claves,

creencias,

entendimientos

normas

que

comparten

los

empleados. Estos valores pueden pertenecer al comportamiento tico,

compromiso de los empleados, eficiencia o servicio al cliente y ellos
proveen el aglutinante para mantener unidos a los miembros de la
organizacin. La cultura de la organizacin no est escrita pero puede ser
observada por sus historias, ceremonias y formas de actuar en el convivir
diario.

Las

trece

dimensiones

contextuales y

estructurales

sealadas

anteriormente son interdependientes. Por Ejemplo una organizacin de

tamao grande, con una tecnologa rutinaria y un ambiente externo
estable, tienden

crear

una

organizacin

que

tiene

una

mayor

formalizacin, especializacin y centralizacin. Estas dimensiones proveen

las bases para la medida y anlisis de las caractersticas de una
organizacin y ellos revelan informacin importante en la misma.

CONCLUSIN

El diseo organizacional se ha consolidado como uno de los procesos

empresariales ms efectivos para la consecucin de los objetivos de la
organizacin. Su implementacin provee de estructuras slidas aunque
flexibles, que permite manejar un mejor control de las actividades, de los
recursos, de la autoridad, entre otros. Adems de permitir a los dirigentes
de la organizacin tener una imagen clara de cul es la posicin de la
empresa en relacin a los competidores y la forma como el trabajo eficiente
y coordinado de la empresa se vea evidenciado en el crecimiento de las
utilidades y en el funcionamiento efectivo de la empresa. Las dimensiones
del diseo organizacional permiten a su vez, evidenciar las condiciones del
micro y macro entorno de la organizacin, ayudando a los dirigentes en el
diseo de estrategias efectivas que contribuyan al logro de los objetivos
trazados.

BIBLIOGRAFIA

Abravanet Hobbs, Allire Cultura Organizacional; Ed. Legis

Stephen P, Comportamiento Organizacional Ed. Prentice Hall
Daft RichardL. Teora y Diseo Organizacional, soluciones empresariales,
Editorial Interamericana Thomson
Rodrguez Valencia Joaqun. Como elaborar y usar los manuales
Administrativos Ed. Ecosa
Escuela de Organizacin Industrial - Blog Equi - Miguel Anibal Echavarria
Taveras.