EXPERTO EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA,

ESPAA. DIPLOMATURA EN CONSERVACIN Y
GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR
LA PUCP, PER
(2012/13)

ADMINISTRACINDEARCHIVOSYGESTINDEDOCUMENTOS

Conceptosbsicos
Aplicacin: Programa o conjunto de programas
cuyo objeto es la resolucin de un problema
mediante el uso de la informtica
Aplicacin de fuentes abiertas: Aquella que se
distribuye con una licencia que permite la
libertad de ejecutarla, de conocer el cdigo
fuente, de modificarla o mejorarla y de
redistribuir copias a otros usuarios
Autenticacin: Acreditacin por medios
electrnicos de la identidad de una persona o
ente, del contenido de la voluntad expresada
en sus operaciones transacciones y
documentos, y de la integridad y autora de
estos ltimos.

Conceptosbsicos
Canales: Estructuras o medios de difusin de los
contenidos y servicios; incluyendo el canal
presencial, el telefnico y el electrnico, as como
otros que existan en la actualidad o puedan existir
en el futuro (dispositivos mviles, TDT, etc.

Certificad electrnico: documento firmado

electrnicamente por un prestador de servicios de

certificacin que vincula unos datos de verificacin
de firma a un firmante y confirma su identidad

Conceptosbsicos
Certificado electrnico reconocido: son certificados

reconocidos los certificados electrnicos expedidos

por un restador de servicios de certificacin que
cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en
cuanto a la comprobacin de la identidad y dems
circunstancias de los solicitantes y a la fiabilidad y las
garantas de los servicios de certificacin que presten.

Conceptosbsicos
Ciudadano:
Cualesquiera
persona
fsica,
persona jurdica y entes sin personalidad que
se
relacionen,
o
sean
susceptibles
e
relacionarse, con las Administraciones Pblicas
Direccin electrnica: Identificador de un
equipo o sistema electrnico desde el que se
provee de informacin o servicios en una red
de comunicaciones
Documento
electrnico:
Informacin
de
cualquier naturaleza en forma electrnica,
archivada en un soporte electrnico segn un
formato
determinado
y
susceptible
de
identificacin y tratamiento diferenciado.

Conceptosbsicos
Firma electrnica: conjunto de dato en forma

electrnica, consignados junto a otros o asociados

con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificacin del firmante.

Firma electrnica avanzada: firma electrnica que

permite identificar al firmante y detectar cualquier

cambio ulterior de los datos firmados, que est
vinculado al firmante de manera nica y a los datos a
que se refiere y que ha sido creada por medios que el
firmante puede mantener bajo su exclusivo control

Conceptosbsicos
Firma electrnica reconocida: firma electrnica

avanzada basada en un certificado reconocido y

generada mediante un dispositivo seguro de
creacin de firma.

Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de

informacin, y por ende de los procedimientos a
los que estos dan soporte, de compartir datos y
posibilitar el intercambio de informacin y
conocimientos entre ellos.

Conceptosbsicos
Medio electrnico: Mecanismo, instalacin, equipo o
sistema que permite producir, almacenar o
transmitir documentos, datos e informaciones;
incluyendo cualesquiera redes de comunicacin
abiertas o restringidas como Internet telefona fija y
mvil u otras
Punto de acceso electrnico: Conjunto de pginas
web agrupadas en un dominio de Internet cuyo
objetivo es ofrecer al usuario, de forma fcil e
integrada, el acceso a una serie de recursos y de
servicios dirigidos a resolver necesidades especficas
de un grupo de personas o el acceso a la informacin
y servicios de una institucin pblica.

Conceptosbsicos
Sistema de firma electrnica: Conjunto de elementos
intervinientes en la creacin de una firma
electrnica. En el caso de la firma electrnica basada
en certificado electrnico, componen el sistema, al
menos, el certificado electrnico, el soporte, el
lector, la aplicacin de firma utilizada y el sistema de
interpretacin y verificacin utilizado por el receptor
del documento firmado
Sellado de tiempo: Acreditacin a cargo de
tercero de confianza de la fecha y hora
realizacin de cualquier operacin o transaccin
medios electrnicos

un
de
por

Conceptosbsicos
Actividad o servicio: Cualquier actividad
econmica por cuenta propia, prestado
normalmente a cambio de una remuneracin

Prestador de actividad o servicio: Cualquier

persona fsica o jurdica que ofrezca o presta
una actividad o servicio

Video de administracion electrnica Espaa

http://administracionelectronica.gob.es/rec
ursos/pae_12950052710987083.swf?inicia
tiva=223

Entidades de Administracin electrnica

SEDE ELECTRNICA
IDENTIFICACIN Y AUTENTICACIN
REGISTROS
COMUNICACIONES
NOTIFICACIONES
DOCUMENTO ELECTRNICO
ARCHIVO ELECTRNICO

 SEDE ELECTRNICA
La sede electrnica es aquella direccin
electrnica disponible para los ciudadanos
a travs de redes de telecomunicaciones
cuya titularidad, gestin y administracin
corresponde a una Administracin Pblica,
rgano o entidad administrativa en el
ejercicio de sus competencias.

 SEDE ELECTRNICA
No es exactamente la pagina web de una institucin ya
que tiene algunas particularidades
El titular es responsable de la integridad, veracidad y
actualizacin de la informacin y los servicios
Funciona como tabln de anuncios para edictos y
publicacin de boletines oficiales, que publicados en la
Sede Electrnica surten los mismos efectos que la
publicacin en soporte papel.

 IDENTIFICACIN Y AUTENTICACIN (ciudadana)

La e_Identity se constituye en el medio universalmente
aceptado por las administraciones para:
Identificacin
Autenticacin
Firma electrnica
Otros medios:
Usuario / clave

 IDENTIFICACIN Y AUTENTICACIN (administraciones)

Sello electrnico (firma electrnica de la administracin,
y de cada uno de su rganos administrativos
No es lo mismo que la firma electrnica del
empleado pblico
Cdigo seguro de verificacin 1 2
Plataforma de verificacin de certificados de identidad y
autenticacin @firma
Identificacin y autenticacin de ciudadanos por
funcionario pblico mediante consentimiento

 REGISTROS, COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES

ELECTRNICAS
Tipos de documentos admitidos (estructruados y libres)
Requisitos para los acuses de recibo
Disponibilidad 24*7
Requisitos de seguridad (web segura)
Consentimiento del ciudadano
Uso obligatorio (posibilidad) para personas jurdicas y
colectivos
Notificaciones, requisitos, efectos y plazos

 DOCUMENTOS Y ARCHIVO ELECTRNICO

Documento electrnico
Copia electrnica
Documentos digitalizados
Expediente electrnico

NORMALIZACINADMINISTRATIVA.
CORPORATIVAS
APLICACIONES
TRAMITACIN

SISTEMAS DE
GESTIN
TRIBUTARIA

SISTEMAS
ECONMICOFINANCIEROS

SISTEMAS DE
GESTIN DEL
REGISTRO
HERRAMIENTAS
SECTORIALES

HERRAMIENTAS
SECTORIALES

HERRAMIENTAS
SECTORIALES
HERRAMIENTAS
SECTORIALES

SISTEMAS DE
GESTIN DE
RRHH

SISTEMAS DE
GESTIN DE
PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS DE
GESTIN DE
ARCHIVO

DE

COMPONENTES

SERVICIOS

DE GESTIN
SISTEMAS
SISTEMA DE
DE
GESTIN
TRIBUTARIA

SISTEMAS
SISTEMA
ECONMICOFINANCIEROS
FINANCIERO

SISTEMAS
SISTEMA DE
DE
GESTIN DEL
REGISTRO

INTEGRACIONES
INTEGRACIONES

SISTEMAS
SISTEMA DE
DE
GESTIN DE
RRHH

SISTEMAS
SISTEMA DE
DE
GESTIN DE
PROCEDIMIENTOS

SISTEMAS
SISTEMA DE
DE
GESTIN DE
ARCHIVO

NORMALIZACINADMINISTRATIVA.
APLICACIONES
CORPORATIVAS
TRAMITACIN

DE

un documento electrnico es, por tanto, el objeto digital administrativo que

contiene la informacin objeto (datos y firma) y los datos asociados a stos
(metadatos),queseadministradesdeelmismoinstantedesuproduccin,enel
sistema de gestin de documentos de cada organizacin, donde han de
gestionarse inalteradas las caractersticas de autenticidad, fiabilidad e
integridad, que confieren al documento valor probatorio, en el marco de la
polticadegestindedocumentoselectrnicoscorrespondiente,considerndose
stecomounaunidad.

Loselementosconstitutivosdeldocumentoelectrnico,son:
a)unsoporteelectrnico,
b) unosdatoselectrnicos
c) yunafirmaelectrnica
Unicamente cuando convergen los tres elementos como resultado de
una actividad se generar el instrumento con eficacia jurdica que
desdelaperspectivaarchivsticaentendemoscomodocumento.

PROCEDIMIENTOS

Infraestructurascorporativas

GobiernodelPrincipadodeAsturias

Fases administrativas
Fase Inicio

Actos administrativos
Solicitud Subsanacin
Notificacin
Comunicacin
Acuerdo Inicio

Fase Instruccin

Trmite Audiencia
Notificacin
Comunicacin
Informe Peticin
Informe Emisin
Requerimiento de documentos

Fase Terminacin

Resolucin del proceso

Comunicacin
Notificacin Resolucin

Fase Recurso

Solicitud Subsanacin
Notificacin
Publicacin
Notificacin Publicacin
Resolucin
Comunicacin
Informe Peticin
Informe Emisin
Recurso Resolucin
Contencioso-Administrativo Resolucin
Ampliacin Plazos

Fase Recurso

Solicitud Subsanacin
Notificacin
Publicacin
Notificacin Publicacin
Resolucin
Comunicacin
Informe Peticin
Informe Emisin
Recurso Resolucin
Contencioso-Administrativo Resolucin
Ampliacin Plazos

Fase Archivo

Cierre Expediente
Transferencia

NormaISO15489:2001Information and Documentation.Records

Management,todosistemadeinformacin,aplicacinorecurso
informticodesoportealosprocesosdegestinquepermitala
creacindedocumentoselectrnicoscomomnimodeberande
asegurar:
a)
Losdocumentosquedebedegenerarcadaprocesodegestin
identificadoenlaorganizacinas comolainformacin(datos)quees
necesariaincluirendichosdocumentos.
b)
Laformaylaestructuraenquesedebencreareincorporarlos
documentosalsistema.
c)
Losmetadatosquedebencrearsejuntoaldocumentoyalo
largodelosprocesosrelacionadosconelmismo,as comolaformade
gestindedichosmetadatosalolargodeltiempo.

NormaISO15489:2001Information and Documentation.Records

Management
d)
Los requisitos de recuperacin, uso y transmisin de
documentosdurantelosprocesosadministrativosoporotrosposibles
usuarios,as comolosplazosdeconservacinnecesarios.
e)La forma de organizacin de los documentos de manera que se
cumplanlosrequisitosnecesariosparasuuso.
f)
La forma de evaluacin de los riesgos que se derivan de la
ausenciadedocumentosquetestimonianlasactividadesrealizadas.
g)
Laformadeconservacindelos documentos de forma que se
aseguresuintegridadyaccesibilidadalolargodeltiempo.

NormaISO15489:2001Information and Documentation.Records

Management
h)
Elcumplimientodelosrequisitoslegalesyreglamentarios,las
normasaplicablesylaspolticasdelaOrganizacin.
i)
Lagarantadelprocesodetransferenciadedatosasociadosa
losdocumentosalosArchivos.
j)

Laconservacindelosdocumentosenentornosseguros.

k)
Lagarantadequelosdocumentosseconservarnduranteel
periododetiemponecesarioorequeridoypodrneliminarsesias lo
dictaminalaComisindeCalificacinyValoracindeDocumentos
correspondiente.

INTEGRACI
N DE SISTEMAS
INTEGRACIN

BD TERRITORIO

BD TERCEROS
BD ORGANIZACIN

SIGAP

GobiernodelPrincipadodeAsturias

Visualizacin de Unidad Documental

Pendiente

CATLOGODE
PROCEDIMIENTOS

GobiernodelPrincipadodeAsturias

GobiernodelPrincipadodeAsturias

SAC

GobiernodelPrincipadodeAsturias

CATLOGODE
PROCEDIMIENTOS
SAC

GobiernodelPrincipadodeAsturias

GobiernodelPrincipadodeAsturias

MODELOFUNCIONALDEGESTINDEDOCUMENTOS
SISTEMADEGESTINEINFORMACINDEARCHIVO(SIGIA)
CIUDADANO

UnidadesTramitacin

Interope
rabilidad
Otros
Organismos

DocumentacinAdministrativa

Docum.
aportada
Transferencia
Transferencia
Archivo
Archivo
Impresin

Expediente
Expediente
Fsico
Fsico

ArchivoOficina
ArchivoOficina
GobiernodelPrincipadodeAsturias

Entradaydescripcin

Digitalizacin

Firma
Firma
electrnica
electrnica
Expediente
Expediente
Electrnico
Electrnico

Transferencia
Transferencia
ArchivoDigital
ArchivoDigital

Entrada

Archivo

Docum.
producida

Conversin
Conversin
Formato
Formato

Archivo

Exp.
ciudadano

GESTIN
GESTIN
ARCHIVO
ARCHIVO

Archivo

FUNCIONES

Entidades, y funciones

PROCESOS TCNICOS

Losmodelosde
requerimientos

http://www18.asturias.es/archivo/pages/tiles/login.jsp

CasosdeusodeGestindeSeries Valoracin