ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO

JUNTA
DIRECTIVA
GERENCIA
GENERAL
Administraci
n

Consultora
Jurdica

Ventas
Asesores

R. Humanos

Cobranza
s

Servicios

Producci
n

Cobrad
or

Atencin al Cliente
Oficina de Apoyo

Funciones y Responsabilidades por Secciones

Un primer paso para la organizacin de la empresa, una vez

definido los objetivos, sera definir el organigrama, las funciones y
responsabilidades de las personas que trabajan en la Empresa,
para posteriormente establecer las normas y procedimientos. Es
necesario aclarar, que la funcin de organizacin y definicin de
responsabilidades no presenta un patrn fijo, aunque si un
esquema gua que se va mejorando continuamente por
aproximaciones sucesivas de manera participativa, es decir, en la
medida que las necesidades lo requieran, pero manteniendo los
objetivos y metas previamente definidos.
Como un material de trabajo inicial para someter a
consideracin del personal directivo y subalterno, se presentan las
funciones y responsabilidades de las secciones de acuerdo al
organigrama anteriormente expuesto:
Junta directiva: Mxima autoridad de la empresa, genera los
lineamientos a seguir y establece conjuntamente con la Gerencia
General los objetivos y metas a desarrollar.
Gerencia General: Dirige las actividades con eficiencia y
eficacia, que ayudan a la empresa a alcanzar los objetivos y
metas establecidos.
Lideriza las acciones que realizan los
miembros del grupo de trabajo, para lo cual debe saber utilizar las
diferentes formas de poder para influir en la conducta de sus
seguidores en distintas formas, manteniendo la motivacin
necesaria, sin olvidar que es lo que se quiere lograr y hacia dnde
va. Dentro de sus mltiples funciones que ocupa como director
de la empresa podramos sealar:
Representar a la empresa frente a terceros.
Coordinar todos los recursos a travs del proceso de
planeamiento, organizacin, direccin y control a fin de
lograr los objetivos y metas.
Administrar, supervisar y delegar actividades.
Rendir los informes de Gestin ante la Junta Directiva.

 Reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los

objetivos de la empresa.
Supervisin de Ventas: coordinar con los asesores de ventas
todo lo relacionado a la venta de fosas y manejo del equipo de
trabajo.
Esta labor de supervisin y estrategias de ventas
podemos resumirla en los siguientes puntos:
Participar en la captacin del recurso humano necesario.
Capacitar y motivar a los asesores de ventas.
Supervisar y planificar las actividades realizadas por los
asesores.
Desarrollar y presentar a la G. General los planes
estratgicos de ventas y las proyecciones a corto y mediano
plazo.
Elaborar la planificacin de actividades semanales y
mensuales del equipo de ventas en funcin del plan
estratgico.
Revisar y controlar las solicitudes o cierres de compras para
su posterior entrega al departamento de cobranzas.
Elaborar los informes semanales, mensuales y anuales
derivados de las actividades de ventas.
Participar en las reuniones de trabajo convocadas por la G.
General o la Junta Directiva.
Velar por el cumplimiento de las normas establecidas para el
mejor funcionamiento de la empresa.
Participar de manera proactiva e innovadora en los planes de
desarrollo que realiza la empresa.
Supervisin de servicios:
Generar los protocolos y planes para el servicio de
inhumacin.
Coordinar y atender los servicios de inhumacin.
Solicitar y recibir la documentacin necesaria para
prestar el servicio de

inhumacin tales como: copia de la cdula de identidad del

titular del
contrato de compra y la de la persona fallecida, copia del
certificado de
defuncin y el permiso del Registro Civil.
Verificar con el departamento de cobranzas la situacin de
pago del
contrato de compra de acuerdo a la clausula # 4.
Coordinar con la persona encargada del jardn cementerio,
la realizacin de
las actividades de inhumacin tales como: apertura y cierre
de bvedas, colocacin de toldos, apoyo logstico y la
ubicacin de la parcela.
Llevar el control del libro de registro de inhumaciones, as
como, las
carpetas correspondientes a las rdenes de servicio con los
requisitos
solicitados. Ambos debern permanecer en el archivo de la
G. General.
Emitir el formato correspondiente para la elaboracin de la
lpida.
Facturar los derechos de inhumacin.
Supervisin de Cobranzas:
Elaborar y desarrollar los planes estratgicos de cobranzas
en coordinacin con el departamento de ventas.
Supervisar y controlar el funcionamiento de la oficina de
atencin al cliente.
Contactar clientes y cuadrar cobranzas por sectores y por
fechas.
Relacionar los recibos de cobro para su entrega al cobrador y
su posterior rendicin de cuentas.
Supervisar y verificar los pagos recibidos por el cobrador y la
oficina de atencin al cliente, as como, la realizacin de los
depsitos correspondientes.

 Transcribir y digitalizar las cobranzas realizadas al sistema de

contabilidad de la empresa y a la hoja de clculo para el
seguimiento de los cobradores.
Archivar los recibos de pagos en los expedientes de cada
cliente.
Revisar las solicitudes de compra para su envo a Consultora
Jurdica.
Verificar los contratos de compra y contactar a los clientes
para su firma.
Supervisin de Produccin:
Inspeccionar al personal contratado en la ejecucin de obras
tales como: cercado, aceras, brocales, muros, oficinas,
depsitos y otras construcciones menores.
Supervisar las actividades de preparacin del terreno para la
construccin de bvedas, armado y vaciado de formaletas,
tapas, durmientes y porta lpidas.
Inspeccionar, controlar y contratar maquinarias pesadas
para el movimiento y compactacin del terreno.
Inspeccin y control de transporte de materiales de
construccin, tierra, abono y material vegetal.
Mantener los equipos de trabajo y herramientas tales como:
trompos, bombas, vibro compactadores, carretillas y otras
herramientas menores.
Supervisar y coordinar con la seccin de servicios, la
apertura de bvedas para inhumaciones.
Contratar y supervisar personal para el establecimiento y
mantenimiento de reas verdes.
Pagar la nmina del personal fijo y contratado.
Asesores de Ventas:
Cumplir con el horario de trabajo establecido por la
Empresa.
Presentar la planificacin semanal y el programa de visitas.

 Conocer a cabalidad el o los productos a ofertar.

Asistir a los cursos de entrenamiento y/o capacitacin
promovidos por la
Empresa.
Promover la preventa del o los productos.
Realizar la actividad de ventas de acuerdo a las
modalidades o estrategias,
establecidas y planificadas por la Empresa a travs de la
supervisin de
ventas, tales como: puerta a puerta, ventas libres, ventas
en la oficina y
en el jardn cementerio, entre otras.
Efectuar cierre de ventas, previo diligenciamiento de la
solicitud respectiva.
Entregar las solicitudes de ventas al supervisor.
Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por el personal
directivo.
Participar en la ejecucin de los planes estratgicos de
ventas.
Depositar los montos de dinero correspondientes a la cuota
inicial de las
ventas realizadas.
Cumplir con las normas establecidas por la supervisin de
ventas para el
trabajo en equipo.
Cobrador:
Cumplir con el horario establecido por la Empresa.
Establecer la ruta de las cobranzas en coordinacin con la
supervisin.
Recibir los recibos de cobro y visitar a los clientes asignados.
Realizar depsitos de las cobranzas de la oficina.
Apoyar a la oficina en las tareas de compra, pagos de
servicios, correspondencias y otras tareas afines.
Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por el personal
directivo.

Oficina de Atencin al Cliente:

Cumplir con el horario establecido por la Empresa.
Atender a los clientes en la oficina principal.
Determinar el objetivo de la visita del cliente y preguntar por
la referencia.
Referir al cliente de ser el caso a la seccin de ventas,
cobranzas o gerencia general.
Recibir los pagos correspondientes a los contratos de compra
de parcelas.
Transcribir las solicitudes de ventas al sistema.
Manejar los archivos correspondientes a clientes en general y
oficina.
Asistir a las reuniones de trabajo convocada por el personal
directivo.
Participar en los cursos de capacitacin promovidos por la
empresa.
Funciones Oficina de Apoyo:
Cumplir con el horario establecido por la empresa.
Prestar servicios a los clientes referidos previamente por la
oficina de atencin al cliente.
Apoyar a la seccin de cobranzas cuando se requiera.
Apoyar a la seccin de ventas cuando se requiera.
Transcribir solicitudes de ventas y recibos de cobranzas al
sistema.
Atender a los clientes que soliciten servicios de inhumacin.
Asistir a los cursos de capacitacin promovidos por la
empresa.
Participar en las reuniones de trabajo convocadas por el
personal directivo.
Manejar los archivos correspondientes a clientes en general y
oficina.

Las
funciones
correspondientes
a
Consultora
Jurdica,
Administracin y Recursos Humanos, as como, la de los
trabajadores en el rea de produccin y servicios, se anexaran
posteriormente, una vez que los responsables de dichas secciones
la suministren a la Gerencia General.
Es importante hacer nfasis sobre la necesidad de definir los
objetivos y metas de la empresa de manera general y de las
diferentes secciones que la componen de manera ms especfica,
a fin de mejorar los mecanismos de planificacin y control.

Responsabilidades
La asignacin de responsabilidades dentro de una empresa va a
estar en funcin del perfil requerido para cada cargo, de la
disponibilidad y aceptacin del personal solicitado. Es por ello,
muy importante establecer las funciones y normas de manera
clara, en mutuo acuerdo entre las partes para que ambas ganen y
se mantenga siempre un ambiente de armona y disposicin al
trabajo. En otras palabras cumplir con los derechos de los
trabajadores y estos ltimos con sus deberes, manteniendo una
actitud y aptitud positiva para el logro de los objetivos propuestos.
Las Instituciones, Empresas y Organizaciones pueden prevalecer
en el tiempo, especialmente cuando estas se consolidan dentro de
un marco de mayor bienestar social y ambiental. Sin embargo,
las personas pasan y deben ser sustituidas, lo cual nos pone en
evidencia la necesidad de considerar las empresas como procesos
dinmicos que debe irse adaptando a los cambios tecnolgicos,
sociales, econmicos y ambientales, entre otros.
De acuerdo al organigrama aqu presentado las personas
responsables hasta el da de hoy en las diferentes secciones que
conforman el Jardn Cementerio Terrazas de La Paz C.A. son:
Gerencia General: Ren Farrera Ph.D.

Administracin: Mryori Ariza Lic.

Consultora Jurdica: Jos Morales y Eduardo Snchez Abogados.
Recursos Humanos: Mryori Ariza y Ren Farrera
Supervisin de Ventas: Guillermo Moreno
Supervisin de Cobranzas: Nancy Ariza T.S.U.
Supervisin de Produccin: Roger Aldana T.S.U.
Supervisin de Servicios: Guillermo Moreno y Roger Aldana
Oficina de Atencin al Cliente: Deysi Caro T.S.U.
Oficina de Apoyo: Roxana Hernndez T.S.U.
Asesores de Ventas: Joanna Mendoza T.S.U., Joaris Parra,
Anglica Villamizar, Allan Manrique T.S.U, Urqua Mendoza Lic.,
Itmar Ramrez, Jeans Snchez T.S.U y Anderson Barrera T.S.U.
Cobrador: Wilmer Manrque

Rubio, 10 de Agosto del 2009

Sr-a: ______________________________________

Es grato dirigirme a usted, en la oportunidad de hacerle llegar para su

consideracin, el organigrama, funciones y responsabilidades de nuestra empresa
Jardn Cementerio Terrazas de la Paz C.A. Es propicia la ocasin para participarle
que estamos en una etapa de reorganizacin y para ello hemos creido conveniente
redefinir nuestros objetivos y metas a fin de ser ms eficientes en nuestra labor de
organizacin, planeamiento, direccin y control.
En este sentido le agradecera altamente pasar a esta gerencia sus sugerencias, los
objetivos y metas de su seccin de trabajo, as como las funciones y
responsabilidades, tanto suyas como del personal subalterno. En caso de haberlas
pasado por favor disculpe la molestia. Sin embargo, cualquier observacin que
usted considere prudente, por favor no dude en contactarme.
Sin otro particular y esperando su valiosa respuesta

Atentamente

Dr. Ren Farrera

Gerente General
Terrazas de La Paz