SOLUCIONES INTEGRALES PARA EL LDER Y LA ORGANIZACIN

TIPS GERENCIALES

Administracin de acciones en el tiempo

Ela J. Garca Garca

Qu es, pues el tiempo? Si nadie me lo pregunta, lo s;

si quiero explicarlo al que me lo pregunta, no lo s
Confesiones de San Agustn

Septiembre 2014
QU ES EL TIEMPO?
Se puede medir como el perodo de
vida de una persona (edad) o de un
acontecimiento, y tambin puede
considerarse como una oportunidad,
la ocasin o perodo libre para hacer
algo. Al definir el tiempo la
subjetividad influye, porque cada
persona lo percibe y siente de una
manera diferente: en ocasiones
parece que el tiempo se va volando
y en otros momentos que no
transcurre.

TIEMPO Y EFECTIVIDAD
Efectividad significa ir en la direccin
correcta. No se trata solamente de
buena utilizacin de los recursos y de
trabajar con eficacia, se trata de
hacer lo que nos permite avanzar
hacia los objetivos propuestos.

El tiempo es considerado por muchos una constante a

controlar, una especie de enemigo que nos impide
desarrollar lo que necesitamos hacer. Se mide por calendarios,
relojes, lapsos que establecemos, tiene que ver con nuestro
estado de salud (equilibrio entre reposo y actividad) y est
ligado a todas nuestras actividades: estudio, deportes, ocio, al
trabajo y la familia.
Una de las batallas del ser humano ha sido ganarle tiempo al
tiempo. Cmo hacer para que el da rinda ms?, cmo
terminar las metas diarias?, cmo cumplir lo programado en el
ao?, Cmo hacer todo esto y poder compartir con la familia,
con los hijos?

CMO APRENDER A ADMNISTRAR

LAS ACCIONES EN EL TIEMPO?
Saber dedicar tiempo al tiempo en un mundo de alta
velocidad, es una competencia bsica para establecer una
mejor distribucin de nuestras actividades, incluidas las
familiares. Esto significa aprender a ordenarnos internamente y
a ordenar nuestras acciones, de modo tal que su ubicacin en
planes de accin partan de un efectivo proceso de
jerarquizacin y priorizacin.

TIPS GERENCIALES
LA URGENCIA REAL AGREGA VALOR.
LA URGENCIA POR DESORDEN, ES SLO DESORDEN

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Administracin de acciones en el tiempo

CMO SER MS EFECTIVOS EN EL USO DEL TIEMPO?

Establecer objetivos
Clarificar hacia dnde se quiere
avanzar, de modo que se pueda
comprender mejor dnde se
est, para disear y dar los
pasos adecuados siempre en la
direccin correcta. Hay que
generar una plan, que refleje lo
que se desee alcanzar (la meta).
Los objetivos aportan fuerza y
direccin a los planes.

Jerarquizar

Priorizar

Definidos
los
objetivos
deben ordenarse por su
importancia, por el nivel de
impacto para el alcance de
las metas, etc. Esto permite
clasificarlos por plazos de
tiempo: corto, mediano y
largo.

Establecidos y jerarquizados los

objetivos, deben desglosarse en
acciones y tareas, las cuales han de
ser ubicadas en fechas (das, plazos
y horas precisas), considerando que
cada una requiere preparacin
(propia o de otros), elaboracin,
seguimiento a datos, informaciones,
documentos, acciones, para
garantizar la finalizacin o entrega
de lo requerido.

LAS URGENCIAS QUE NO SON URGENTES

Aprovechar el tiempo es saber exprimir cada momento. Esto requiere ser proactivo, tener un propsito
claro y actuar para lograrlo. Sin embargo, en muchas ocasiones se presenta algo urgente, que debe ser
resuelto de manera inmediata. Tales urgencias muchas veces no son reales, sino que se debe al carcter
subjetivo que se atribuye al hecho, especialmente cuando es otra persona quien atribuye el sentido de
urgencia a una accin.
Cuando se presenta una urgencia (bien sea una accin previamente establecida o una imprevista), hay
que sopesar su importancia, cunto valor agrega a los objetivos que estn establecidos, y los impactos de
atenderla o no. Ser esa importancia la que ayude a determinar si se posterga una accin para atenderla

Apresrate lentamente
(Fbula de la Tortuga y la Liebre)
Cuanto menos tiempo se tiene para hacer una cosa, ms se
necesita la serenidad.
Realizar el movimiento justo, produce el resultado exacto.
La efectividad es, simultneamente, condicin del logro de las
actividades y mejoramiento permanente de la persona.
Es tan importante hacer las cosas como hacerlas bien.

Uno de los aspectos que mide la eficiencia del Lder, es cmo optimiza el
tiempo, dado que es un recurso no renovable. TIPS GERENCIALES
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Administracin de acciones en el tiempo

Plan diario, semanal,

mensual y anual
Dedicar Tiempo al (uso del) Tiempo
Si se quiere evitar la prdida del tiempo, se tendr un
pequeo plan o programa de actividades, donde
se atienda de modo particular lo previamente
jerarquizado y priorizado, y de ser posible, prever
hasta los imprevistos, lo cual se facilita si llevamos
estadsticas diarias, semanales o mensuales de
nuestros imprevistos. Esta sencilla lista, nos permite
tomar medidas preventivas, para bajar las crisis.
Hay que saber hacer foco en la rutina diaria: el telfono suena, hay visitas inesperadas y un informe por
entregar que no est terminado, qu hacer cuando todo se presenta junto? Es necesario detenerse,
hacer una breve pausa, serenarse, recobrar la visin clara de las cosas, actualizar la razn de lo que
hacemos.
La prevencin es la verdadera esencia de saber dedicar tiempo al tiempo. Prevenir es evitar el error, la
repeticin o reproceso, la correccin. Las normas de prevencin son la va de la adecuada planeacin y
son el enfoque para alcanzar calidad (resultado esperado por el cliente en el tiempo previsto). El resultado
de la prevencin es equilibrio, disciplina, control y pocas crisis.
Una cosa primero, la otra despus: La frmula es sencilla y exigente, significa que hay que hacer lo que
tenemos entre manos hasta acabarlo (en lo que corresponda) para pasar de inmediato a la siguiente. La
medida del tiempo la da la propia actividad (su alcance, impacto, extensin).
Es importante fijar plazos, repartir las actividades y definir el tiempo que se asigna a cada una de ellas
(fechas y horarios). Establecer el cumplimiento de estos plazos como un compromiso individual y del
equipo, es PREVENCIN para alcanzar la efectividad organizacional.

PRINCIPIOS BSICOS DE LA PLANIFICACIN

Cambiar de actitud y manera de pensar con respecto al

tiempo y modificar los patrones de comportamiento:
Significa mejorar la calidad de vida y de trabajo.
Identificar y analizar qu est pasando con el tiempo:
Pensar en qu y cmo se invierte, cuntas veces se
interrumpen o postergan actividades, cuntas se dejan
inconclusas, cunto tiempo se invierte en actividades
relevantes o irrelevantes, qu se puede realizar en menos

UN RESULTADO EFECTIVO DEPENDE DE DIFERENTES ACCIONES:

DISEO EJECUCIN SEGUIMIENTO EVALUACIN APRENDIZAJE
TODAS ESTAS ACCIONES DEBEN PLANIFICARSE
TIPS GERENCIALES

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PLANEAR ES HACER UNA LISTA DE TAREAS.

EL SECRETO DE LA EFECTIVIDAD ES QUE LA LISTA EST BIEN ELABORADA.
Esto depende de muchos factores, entre ellos:
1. Relacionar la visin con la planeacin y la accin, para mantener el sentido y la direccin del negocio.
2. Jerarquizar los objetivos y evaluar sus niveles de impacto y establecer los plazos de tiempo (corto,
mediano y largo).
3. Identificar las actividades en que se desglosa cada objetivo y establecer un orden de prioridades para
su cumplimiento.
4. Desglosar los objetivos en tipos de acciones y tareas: diseo, preparacin y entrenamiento,
ejecucin, revisin, finalizacin, entrega y seguimiento.
5. Precisar los roles en funcin de los objetivos y acciones para las asignaciones y delegaciones, y
establecer requisitos claros y especficos.
6. Comenzar por lo primero y concluirlo antes de continuar con lo que sigue, y hacer de este proceso un
ciclo.
7. Trabajar y comprometerse diariamente con los pequeos pasos que hacen posible el avance hacia el
cumplimiento de los objetivos.
8. Practicar a diario el uso de un planificador (agenda) que ordene los pasos a realizar. Dar seguimiento,
controlar las acciones mientras se van realizando (la calidad se controla
9. antes y durante).
10. Evaluar las metas y actividades propuestas: Es importante idear un mecanismo de evaluacin,
preferiblemente semanal. Pregntese, por ejemplo, qu objetivos logr?, con qu desafos me
enfrent?, qu decisiones tom?...

RECOMENDACIONES FINALES
4. Haga una planeacin
mensual, y desglsela en un
semanario y plan diario con
todas las actividades que hay
que realizar (personales,
equipos y organizacionales).
Planifique el seguimiento, y
sobre todo, EJECTELO.

2. Ubique en el plan TODAS

sus actividades o tareas: en
el trabajo, la familia, estudios,
compromisos, etc., es decir,
tenga un PLAN UNICO.

2. Comience con las tareas

importantes y deje tiempo
para los imprevistos.
3. Distribuya las actividades y
clarifique
fechas
de
cumplimiento y responsables.
Establezca las metas del
tiempo con sus equipos.

BIBLIOGRAFA

Boyett, Joseph y Jimmie (1999). Hablan

los gurus. Colombia. Grupo Editorial
Norma.
Caldera, Rafael T. El uso del tiempo.
Liberil Impresores. Caracas, 1995.
Covey, Stephen R. (1993). Los Siete
Hbitos de la Gente Eficaz. Ediciones
Paids. Barcelona.
Covey, Stephen R. Primero, lo primero.
Ediciones Paids. Barcelona, 1995.

LA AGENDA ES UNA
HERRAMIENTA DE
ORGANIZACIN Y EFICIENCIA
TIPS GERENCIALES
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