DEFINICION DEL OBJETIVO DEL PROYECTO

Cualquier proyecto, sea grande o sea pequeo, se beneficiar de tener un plan establecido.
Desde que empez a aplicarse en la NASA, en los aos 60, la gestin de proyectos
se ha convertido en el proceso a travs del cual se han planificado, puesto en
marcha y completado los proyectos de mayor envergadura.
Ahora, vamos a considerar un ambiente ms mundano que el de la ciencia aeroespacial.
Tomemos como ejemplo el de una empresa de construccin cuyos directivos hayan decidido
ampliar su lnea de fabricacin. El jefe nos asigna la responsabilidad de la planificacin y la
supervisin de dicho proyecto, desde su comienzo hasta el final. Nos hemos convertido en un
director de proyectos. Este ser el escenario sobre el que girar este curso.
La viabilidad del proyecto.- Afortunadamente, en este proyecto la viabilidad ya ha sido
determinada, siendo el resultado positivo. Dicho de otro modo, los superiores ya han
elaborado algo parecido a un plan comercial que confirma lo siguiente:
-Ya existe un mercado potencial para dar salida a los nuevos productos que se van a incluir
en la lnea de fabricacin.
-Todos los gastos del proyecto, de produccin, etc. se recuperarn con creces y en un tiempo
suficientemente breve como para no poner en peligro la estabilidad financiera de la
compaa.
-El balance econmico proyectado ha sido desarrollado de forma realista,
justificando los costes aadidos. Este balance incluye los estados de cuentas,
declaraciones de impuestos y movimientos de efectivo.
-Las posibilidades de fabricacin y la capacidad para asumir los costes aadidos se
traducirn en un aumento de los beneficios de la empresa .
Como responsable de un departamento o empresa hay que asegurarse de que se den
todas estas condiciones para emprender nuestro proyecto.

DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO

Es el momento de poner a prueba sus capacidades de organizacin. Deber programar

una serie de tareas, y coordinarlas de modo que se asegure que el plan progrese
paso a paso, y de manera lgica, hacia la culminacin del proyecto. Vamos a ver en
este y en el siguiente e-mail la progresin lgica que deberamos seguir:
1- Se empieza por definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a
cabo, teniendo en cuenta los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del
proyecto. Otras unidades de trabajo incluyen las etapas secuenciales de la
elaboracin del proyecto, la compra y entrega del material, el almacenamiento de la
materia prima, la contratacin de personal adicional para las distintas fases del proyecto, etc.
2- Se determina el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.
3- Se determina la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habr que
elaborar un grfico de Gantt para ver la programacin de cada fase dentro del contexto de la
totalidad del proyecto.
Pongamos por ejemplo una empresa de construccin:

Este grfico representa las distintas fases de la construccin de un edificio. Cada celda
representa una semana o un mes del calendario de programacin de la obra. Otros
grficos ms sofisticados aaden datos referentes al presupuesto y a los miembros del
equipo responsables del proyecto. Se pueden emplear cdigos de color para resaltar el
progreso de cada fase.
4- Se determina el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el
resultado igual al presupuesto total disponible. Los elementos a incluir en el
presupuesto seran mano de obra, compensaciones para la plantilla, beneficios, gastos de
viajes, suministros y otros gastos relacionados, material de construccin, equipos de
fabricacin, gastos de instalacin, y gastos profesionales y de consultora (arquitectos,
ingenieros, etc.).

DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO, ULTIMOS PASOS

Continuamos viendo en este captulo el planteamiento de las tareas a plantear para ejecutar
un proyecto. Abordamos ahora las tres ltimas:
5- Se determinan las necesidades de personal. Habra que incluir los deberes y
responsabilidades de cada uno, as como las cualidades exigidas para cada puesto de la
plantilla.
6- Se determina la normativa y los procedimientos habituales a seguir durante el desarrollo
del proyecto. Estos procedimientos van a marcar las pautas de control sobre el
proyecto y su plantilla.
7- Por ltimo, se establecen las pautas y los detalles de un posible plan de
contingencia para poder asegurar la calidad del trabajo, la disponibilidad del presupuesto y
la programacin establecida.
Sin menospreciar el valor de los presupuestos, el elemento ms importante de todo el
proceso es seguramente la normativa de la empresa y el procedimiento a seguir en
lo que respecta la evaluacin y la revisin del proyecto. En resumidas cuentas, usted y
su plantilla debern estar siempre alerta para que cada fase del proyecto se complete
dentro del tiempo establecido y dentro del presupuesto, y para que el proyecto
progrese secuencialmente.

LA PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO

Cuando empieza el proyecto, la plantilla deber orientarse hacia tres clases principales de
actividad:
-Control sobre el progreso de cada fase del proyecto, a travs de inspecciones
peridicas y una constante comunicacin con los supervisores de los trabajadores in situ.
-Elaboracin de informes internos sobre los progresos que hagan referencia a la
calidad, el presupuesto y el cumplimiento del programa en cada fase del proyecto.
-Un intercambio entre usted, el gerente del proyecto y los supervisores de los trabajadores a
pie de obra, respecto al trabajo en curso, los problemas que requieran solucin y sobre
cualquier sugerencia que pueda mejorar la calidad del trabajo, los presupuestos y la
programacin del proyecto.
En cualquier caso, siempre pueden surgir problemas. Esta cuestin se tratar en los
siguientes e-mails.
Los grficos de control del proyecto.-Entre las herramientas disponibles para prever posibles
problemas se incluyen:
-Un grfico en el que se refleje la fase del proyecto, la fecha prevista para su finalizacin y la
fecha real de finalizacin.
-Un grfico de control de presupuestos que refleje los gastos previstos y los reales a lo largo
del tiempo. Con lneas de distintos colores se puede reflejar la diferencia entre los gastos
planeados y los reales a lo largo de un mismo perodo de tiempo.

LOS POSIBLES FALLOS

Los proyectos se planifican con la intencin de completar las tareas segn lo previsto. En
realidad, los directores de proyectos saben que siempre hay problemas y obstculos a
superar. Los planes debern cambiarse, y es imprescindible poseer una capacidad de
adaptacin a los cambios.
Veremos en este e-mail y en el siguiente los problemas que se pueden prever (as como el
modo de resolverlos) en cualquier proyecto. Los ejemplos que incluimos ataen a una
supuesta construccin de un edificio, pero las soluciones son extrapolables a casi cualquier
tipo de proyecto. Los primeros son:
-Retrasos en la programacin: si el proyecto se retrasa por culpa de algn constructor que no
ha cumplido los plazos, usted estar en una situacin de poder para renegociar los trminos
del contrato. Si el contratista no cumple con las exigencias de calidad o plazos establecidos,
deber asumir el pago de una penalizacin. Este tipo de retrasos se reflejar en un
aumento de los gastos, por lo que habr que solicitar un aumento del presupuesto para
cubrir gastos aadidos.
-Costes aadidos: el aumento en el coste del material, sobre el que no se tiene ningn
control, incrementar la totalidad del presupuesto. Habr que intentar reducir gastos por otro
lado, sin que suponga una merma en la calidad de la mano de obra. La disminucin en la
calidad de los materiales no tiene por qu poner en peligro la calidad de la mano
de obra, ni el precio final de venta.
-Presupuesto excesivo: si no hay ms remedio, habr que considerar la posibilidad de reducir
el proyecto, a no ser que la empresa pueda absorber los costes adicionales. Por otro lado,
hay que tener en cuenta que al disminuir la capacidad de fabricacin, tambin suele
hacerlo el coste de los productos y los beneficios a repartir.

MAS FALLOS
Continuamos analizando los posibles fallos -y su consecuente solucin- que pueden aparecer
en la ejecucin de cualquier proyecto:
-Prdida de calidad: cuando los suministros de material y de equipos de fabricacin no
cumplen con la calidad exigida, puede que haya que considerar otras alternativas. Siempre
hay que disponer de vendedores alternativos que puedan suministrar el material, de la
calidad esperada, en caso de que falle el proveedor habitual.
-Fecha lmite: cuando la fecha lmite se acerca peligrosamente quiz haya que solicitar ms
fondos. Las posibilidades de obtenerlos aumentarn si se estn manteniendo las
exigencias de calidad y si se estn cumpliendo los lmites establecidos. Todo ello
depende de que no se desestabilice el presupuesto de la empresa si se aprueba la peticin.
-Diferencias de opinin: el director del proyecto es quien tiene la responsabilidad de
solventar las diferencias de opinin que surjan con respecto a cualquier aspecto del
proyecto. El bienestar econmico de la empresa es prioritario. Hay que intentar alcanzar un
compromiso, pero nunca a costa de la empresa.
Existen muchos otros ejemplos de posibles fallos y problemas. Hay que reaccionar ante
los problemas con espritu de liderazgo, confianza, disciplina y control sobre las
emociones.

LA CULMINACION DEL PROYECTO

Antes de poner en marcha el proyecto hay que disponer de todos los detalles de fabricacin,
programacin, mano de obra, etc.:
-Pruebas: hay que probar todo el material que se vaya a emplear en el proyecto para
asegurase de que funciona correctamente. Las correcciones debern hacerse de
inmediato, no una vez que se haya iniciado el proyecto.
-Documentacin: hay que asegurarse de que todos los manuales resulten asequibles para
todos los empleados, para los supervisores de planta y para los jefes.
-Plantilla: hay que asegurarse de que el departamento de Recursos Humanos haya
contratado a las personas adecuadas. Si es preciso realizar un curso de formacin, debe
hacerse antes del inicio del proyecto.
-Equipo: una vez finalizado el proyecto, habr que reasignar a los miembros del equipo
a otro puesto dentro de la organizacin de la empresa.
-Evaluacin del personal: hay que elaborar informes sobre el rendimiento de cada
miembro del equipo para el departamento de Recursos Humanos. El departamento al
que pertenece el empleado debe tener la posibilidad de revisar el informe y de realizar
alguna modificacin adicional.
-Evaluacin del proyecto: hay que elaborar un informe sobre la planificacin, la puesta en
marcha y la culminacin del proyecto. Hay que hacer referencia a la calidad, los presupuestos
y las fechas lmite de cada elemento del proyecto. Tambin hay que anotar cualquier xito, o
cualquier fracaso, los obstculos que haya habido que superar, y aquellos elementos
inesperados que hayan podido surgir.
-Comunicacin con los directivos: el informe deber ser sometido a los superiores en una
presentacin oral y visual. Esto le permite resaltar algunos aspectos de especial
inters, los aspectos que le puedan preocupar y destacar los xitos, antes de que
los jefes lleguen a sus propias conclusiones a puerta cerrada.
Una vez que se haya ocupado de estas cuestiones, podr declarar que el proyecto ha sido
completado y cerrado.

LA EVALUACION DE PERSONAL
No se ha triunfado por el mero hecho de haber completado el proyecto. En primer
lugar, los superiores y los propietarios de la empresa son quienes van a evaluar su trabajo.
Usted debe ser consciente de que su futuro en la empresa puede estar en juego. Adems, se
est evaluando su rendimiento profesional.
La evaluacin debe incluir los siguientes factores:
-Gastos adicionales: el presupuesto previsto y el real nunca suelen coincidir. Normalmente los
gastos reales son superiores a lo presupuestado. Una sencilla frmula que se puede emplear
consiste en sumar los gastos adicionales sobre los que no se tuvo ningn control, y
restarlos del total del presupuesto. El porcentaje resultante puede ser a su favor o en
contra.
-Fecha lmite: la fecha lmite es siempre un factor crtico. Una vez ms, habr que tomar nota
de todos aquellos momentos en los que no se pudo evitar sobrepasar la fecha lmite
programada. Hay que aadir adems el coste que haya supuesto la prolongacin de

esa fecha.
-Ahorros: es importante anotar cualquier ahorro en el presupuesto que se haya podido lograr.
Por supuesto, cuanto mayor sea el ahorro del que sea usted responsable, mejor ser
su posicin en opinin de sus jefes.
-Notas: es importante anotar todos los xitos y los fracasos con los que haya topado en el
transcurso de la realizacin del proyecto. Hay que procurar aprender de estos fracasos,
y tambin de los xitos.

RECAPITULEMOS
Veamos en un breve repaso lo que hemos aprendido:
-Los objetivos del proyecto debern definirse de modo claro y preciso
-Hay que hacer hincapi en la calidad, en los presupuestos y en la fecha lmite
-El proyecto debe ser acompaado de una constante supervisin, informes
peridicos y una comunicacin constante y fluida
-Hay que ser consciente de que van a surgir problemas a la hora de llevar a cabo el
proyecto
-Resulta muy til el empleo de grficos para seguir el progreso
-La culminacin del proyecto requiere mucha preparacin para asegurar su
viabilidad
-Debe llevar a cabo su propia evaluacin personal, para que la empresa sea
consciente de su vala como director de proyectos

Gestion de
proyectos