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Procedimiento de la Circularizacion
MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR
Las cartas de circularizacin tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser
supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla l mismo.
Existen
dos
tipos
de
circularizaciones:
no
se
utiliza.
La aplicacin necesita conocer una serie de datos para poder crear un fichero de
circularizacin adecuadamente. Estos campos obligatorios son los siguientes:
Nmero de envos:
Se puede programar entre 1 y 6 envos.
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Modelo de carta: A travs del Editor de Cartas se pueden crear diferentes
modelos de carta. El modelo de carta que se indique en este apartado se tomar
como predeterminado para todas las cartas.
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Una vez completado el fichero en formato Excel (por el cliente auditado o por el
propio auditor), se deber realizar la importacin y normalizacin de dicho fichero
como se describe en el mtodo importar.
: Si se dispone de un fichero en formato compatible donde se encuentren
las direcciones de los terceros que vamos a circularizar, entonces pulsaremos este
botn para indicarle a la aplicacin donde se encuentra ubicado y poder realizar
la importacin.
IMPORTANTE: Debe existir un campo que relacione las direcciones con el tercero
de nuestra prueba de seleccin de terceros. Por ejemplo, si estamos trabajando
con cuentas contables, el campo CODTERCERO del tercero seleccionado debe
encontrar una correspondencia en alguno de los campos del archivo de
direcciones. Si esto no sucede, habr que modificar el archivo de direcciones
hasta que los campos sean iguales.
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fichero de direcciones importado (columna de la derecha). Esta operacin la
realizaremos mediante los mens desplegables situados en cada uno de los
campos de la columna derecha.
Poblacin definitiva
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Por defecto, la poblacin que se utiliza para la generacin de las cartas y el
anlisis de las contestaciones es la misma que se utiliz para la seleccin de
terceros, pero existen determinadas circunstancias en la que esta poblacin podr
ser sustituida:
La seleccin de terceros se hizo con los datos contables a fecha previa a la fecha
de la auditora (ej. Datos octubre) pero se solicita a los terceros que contesten
sobre los saldos a la fecha de auditora.
NOTA: Para que este proceso surta efecto, los cdigos de los terceros presentes
en la circularizacin debern estar presentes en la nueva poblacin. Es decir, si
en nuestra prueba de circularizacin estamos analizando las contestaciones de
430003 MOTORES PEREZ, el cdigo tercero 430003 deber estar presente en la
nueva poblacin contable que importemos.
Aadir terceros adicionales a la prueba de circularizacin
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En ocasiones, sobre todo cuando hemos realizado la seleccin de terceros sobre
los datos contables a septiembre u octubre, nos encontramos que cuando
tenemos la poblacin contable definitiva, con los datos a diciembre (o la fecha de
cierre del ejercicio correspondiente), existen terceros que quizs nos habra
interesado circularizar. Qu se puede hacer en estos casos?
En el caso de que exista algn tercero que, por los movimientos contables de los
ltimos meses, no lo tuvimos en cuenta y no fue seleccionado, podremos
marcarlo y aadirlo manualmente.
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El nuevo tercero seleccionado tendr entonces un color verde y del mismo modo
que lo seleccionamos podremos eliminarlo.
NOTA: Solo se podrn eliminar aquellos valores seleccionados manualmente.
Aquellos que se seleccionaron en la prueba de seleccin de terceros original no se
podrn eliminar.