Trminos y Condiciones

ACH Colombia S.A., en su condicin de proveedor de tecnologa para los

Operadores Bancarios del Sistema de Seguridad Social, habilita la pgina
www.nuevosoi.com.co, a fin de facilitar el acceso al servicio SOI la red de la
seguridad social, el cual permite realizar la liquidacin y pago de los aportes de
seguridad social, a travs de la planilla nica (PILA) as como el servicio de
pagos complementarios a la seguridad social (Cesantas, Pensiones
Voluntarias).
Para acceder al sitio web el usuario del servicio (en adelante el usuario), debe
registrar sus datos personales, (Nuestra Poltica de Privacidad se encuentra al
final del texto), al finalizar el proceso de registro el usuario debe certificar la
lectura y aceptacin de las condiciones del servicio y se obliga a cumplir con
estos trminos y reglamentos aplicables.
Condiciones de Servicio:

La liquidacin y pago de la planilla, se podr efectuar por cualquiera de las

opciones de liquidacin y pago, habilitadas por ACH Colombia (planilla
electrnica o asistida).

En este sentido al acceder al servicio de liquidacin, a travs de la opcin de

planilla electrnica, el usuario, debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

*
La pgina se encuentra habilitada en forma permanente (7X24) para
realizar el proceso de ingreso, validacin y cargue de la informacin de la
planilla integrada.

*
Sin embargo para adelantar el proceso de pago se deben tener en
cuenta que los horarios establecidos para este proceso son de lunes a viernes,
desde las 12:00 a.m. hasta las 4:30 p.m. en cuanto a los horarios de pago en
fechas especiales (especialmente diciembre) sern dados a conocer
oportunamente.

Para los casos en que los usuarios requieran acceder al servicio en horario
posterior al establecido, se habilitar un horario extendido para los das
hbiles, que inicia a las 6:30 p.m. y termina a las 11:59 p.m., sobre el cual, se
previene lo siguiente:

*
El pago efectuado en horario extendido, fines de semana y das festivos,
se aplicar el da hbil siguiente.

*
No podr realizar su pago entre la hora de cierre del servicio de pagos
de seguridad social normal y la hora en que se activa el servicio de pago de
seguridad social horario extendido (Tiempo para el proceso de cierre del da
hbil).

*
Para cada caso, el sistema desplegar mensajes de advertencia claros,
donde se indica la fecha de liquidacin y donde el aportante autoriza las
condiciones de pago.

*
Los intereses de mora se liquidarn como si el aportante efectuara la
operacin el da hbil siguiente.

Frente al uso del servicio por la modalidad de Planilla Asistida, el usuario, podr
realizar la liquidacin en el Contact Center de 7:00 a.m. a 6:00 p.m., de lunes a
viernes, y el sbado de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Al efectuar la liquidacin de aportes por medio de la modalidad planilla

asistida, el usuario debe conocer los medios de pago, as como los horarios de
atencin de las Entidades Financieras, informados por el asesor que atiende la
llamada. Si la liquidacin se tramita por Internet, la pgina contiene el detalle
correspondiente.

El usuario es consciente de las posibilidades, limitaciones y riesgos propios de

las operaciones a travs de medios electrnicos. Por consiguiente, tanto ACH
Colombia como la Entidad Financiera se exoneran de la responsabilidad porque
las operaciones sufran demoras, no puedan realizarse o sean interferidas por
fallas en los sistemas de comunicacin, en los sistemas de computacin o en el
fluido elctrico, as como eventos de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de
un tercero. Lo anterior, sin perjuicio de la adopcin y utilizacin de mecanismos
por parte de ACH Colombia y la Entidad Financiera para prevenir y afrontar el
riesgo operativo, bajo el concepto del mejor esfuerzo.

Informacin importante:

*
Es obligacin exclusiva e indelegable del Aportante diligenciar mediante
el ingreso o confirmacin de los conceptos detallados de los pagos, la Planilla
Integrada de Liquidacin de Aportes y de validar su contenido, sin perjuicio de
la opcin del servicio de Planilla Asistida en la cual el sistema asume la
digitacin o digitalizacin de los datos.

*
El presente sistema est construido sobre las reglas de liquidacin y
pago de aportes correspondientes al rgimen general. Cualquier modalidad de
excepcin, deber por principio tramitarse por otros mecanismos habilitados
por las Entidades Financieras o por las Administradoras, sin perjuicio que se
llegue a extender la cobertura del servicio.

*
Para efectos de agilizar o facilitar el diligenciamiento de las planillas, el
sistema le ofrece la opcin de una planilla pre-elaborada para el nuevo perodo
con la informacin del perodo anterior, en la medida en que haya utilizado el
sistema electrnico de procesamiento de informacin de la Entidad Financiera
en dicho perodo, siendo responsabilidad del Aportante validar su contenido e
introducir modificaciones.

*
El sistema generar una validacin netamente numrica, cuando el
Aportante efecte de manera automtica la carga de la Planilla Integrada. En
este caso el sistema se limitar a efectuar una validacin de las totalizaciones
o sumas, restas, divisiones o multiplicaciones, generando, si es el caso, un

informe de inconsistencias, a fin que el Aportante corrija la respectiva planilla.

Dicho sistema de validacin no comprende en este caso, el corrido de frmulas
tendientes al clculo de los aportes. En el evento en que la Planilla
Integrada se diligencie manualmente en el sistema o se opte por el servicio de
Planilla Asistida, el sistema de liquidacin y pagos, con base en la informacin
ingresada, calcular automticamente los aportes a todos los subsistemas, y el
valor total a pagar.

*
Las anteriores herramientas no liberan al Aportante de su obligacin de
validar la consistencia de la informacin. Por tanto, no implica solidaridad ni
responsabilidad alguna del Operador de Informacin y su Proveedor de
Tecnologa frente a eventuales errores, en relacin con las obligaciones a cargo
del Aportante.

*
El Aportante tiene la facultad de modificar la planilla antes de su envo
en las casillas que estn habilitadas. Cerrado el ciclo de alimentacin de la
planilla y confirmada la informacin por el Aportante, se iniciar la sesin de
pago. El envo de la Planilla Integrada al final de la funcin de pago, se
entiende para todos los efectos como una confirmacin de la planilla y
autorizacin para los dbitos o crditos correspondientes y para la aplicacin
del pago en los trminos definidos por el Aportante en la respectiva planilla.
Para los eventos en que el pago se efecte a travs de dispositivos tales como
cajeros automticos, datfonos, telfono u otros dispositivos similares, para
efectos de la realizacin del pago el sistema le remitir la liquidacin de la
obligacin y nmero para tramitar el pago, el cual deber hacerse dentro de la
fecha lmite. Los pagos efectuados ms all de la fecha lmite slo podrn ser
procesados por los operadores de informacin dentro de los cinco das hbiles
siguientes, estando sujetos a los intereses de mora y sanciones
correspondientes. Despus de este trmino, el proceso iniciado caducar y el
APORTANTE deber repetir el trmite desde su inicio.

*
Una vez cerrado el ciclo de pago, la correccin de errores o
inconsistencias en que haya incurrido el Aportante, se tramitar en forma
directa ante la Administradora respectiva, sin perjuicio que la autoridad
competente autorice otro sistema de correccin, y el mismo sea implementado
como un servicio adicional.

*
Las operaciones dbito y crdito solo se realizarn por los montos
establecidos en dicha planilla. En caso que no existan recursos suficientes en la
cuenta poriginadora, el sistema denegara la operacin de pago, sin perjuicio de
los acuerdos particulares celebrados entre la Entidad Financiera Originadora y
el Aportante. En caso que por error del sistema de pago, se afecte una menor
suma a la establecida en la planilla, la Entidad Financiera se entiende para
todos los efectos habilitada para debitar automticamente la cuenta del
Aportante en la suma que reste. En caso que por error del sistema de pago se
afecte una suma mayor, la Entidad Financiera acreditar el exceso, tan pronto
advierta el error.

*
Es obligacin del Aportante conservar una copia impresa o registro
magntico de la operacin y sus soportes. El sistema de pagos elegido le
suministrar a la culminacin del pago un recibo o un nmero de confirmacin,
consrvelo como mecanismo de prueba.

*
El dbito a la cuenta o cupo afectado por el Aportante para la
realizacin del pago se har en lnea y los recursos as debitados sern
aplicados o trasladados a la Entidad Financiera respectiva, una vez culminado
el proceso de intercambio de informacin y compensacin interbancaria
correspondiente. Por lo anterior, los pagos con fecha lmite, para ser
oportunos, debern ordenarse por el Aportante antes de la hora de cierre
(horario normal) o si el Aportante decide efectuar el pago de sus aportes
despus de la hora de cierre, fines de semana y das festivos, el pago de su
planilla quedar debitado en esta fecha y el abono de este pago ser efectivo
el da hbil siguiente.

*
El Aportante autoriza a la Entidad Financiera y al sistema de pagos
elegido para que suministren a las Administradoras y a otros partcipes del
sistema de liquidacin y/o procesamiento de pagos de aportes al sistema de la
proteccin social, de manera oportuna la informacin necesaria respecto de la
operacin financiera y su detalle, para efectuar la distribucin y conciliacin de
los pagos e informacin por el medio directo o de contingencia.

*
Las planillas diligenciadas dentro de este sistema se conservarn
activas para su consulta en el sistema principal por un (1) ao, a partir de la
fecha de pago. En consecuencia si el Aportante requiere planillas que no estn

cargadas en la pgina, deber solicitarlas por escrito a soporte al cliente del

operador de informacin.

*
El Aportante extiende una autorizacin a su Entidad Financiera y a su
Proveedor de Tecnologa para efectos de recibir, custodiar, procesar, enviar,
reprocesar informacin y tramitar o enrutar los pagos relacionados con el
servicio descrito, atender los requerimientos de las Administradoras y de otras
autoridades competentes y en general para efectuar las actividades que
resulten necesarias para el cumplimiento de su funcin.

*
Las condiciones del producto se podrn limitar, ampliar o modificar; de
lo cual se dar aviso por cualquier medio. Si anunciada la modificacin, el
Aportante no se presenta a cancelar el servicio, o continua ejecutndolo, se
entender que acepta incondicional e ntegramente las modificaciones
introducidas.

Propiedad

El usuario reconoce que el contenido de esta pgina, est protegido por

derechos de autor, marcas, patentes, o formas diferentes del derecho de
propiedad. Por tanto la informacin que contiene solo puede ser reproducida
recopilada, cargada, publicada, transmitida, distribuida o utilizada con fines de
lucro, con autorizacin expresa de ACH Colombia. En este sentido, es claro para
el usuario que el acceso a la pgina le concede ninguna licencia o autorizacin
de uso de ninguna clase sobre sus derechos de propiedad intelectual o sobre
cualquier otra propiedad o derecho relacionado con los contenidos de esta
pgina.

Uso de la informacin

La informacin registrada para acceder al servicio SOI, adems de ser utilizada

para los fines relacionados con el pago de la planilla, en algunos casos podr

ser utilizada para que ACH Colombia lo contacte a fin de brindarle soporte y
responder inquietudes frente al servicio.

Asimismo los datos registrados podrn ser utilizados para el envo de

informacin comercial de los productos de ACH Colombia, los cuales pueden
ser de su inters.

Al entregarnos su informacin personal, la misma recibe la proteccin que

informa nuestra Poltica de Privacidad, la cual ha sido diseada conforme los
desarrollos normativos vigentes, esta poltica podr ser modificada sin previo
aviso, siempre que la reforma atienda la necesidad de adaptarla a ajustes
normativos, jurisprudenciales o aquellos que ACH Colombia considere que
permiten mejorar la proteccin de la informacin.

Modificacin:

ACH Colombia podr, revisar y actualizar estos trminos de uso y cualquier otra
informacin contenida en esta pgina, en cualquier momento. Lo que incluye
realizar mejoras o cambios en los contenidos y servicios puestos a disposicin
de los usuarios.

POLTICA DE PRIVACIDAD DE ACH COLOMBIA

1. OBJETO: Establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carcter

personal que son objeto de tratamiento por parte de ACH COLOMBIA en
desarrollo de su objeto social y atendiendo la normatividad vigente frente a la
proteccin de datos personales.

2. LCANCE: Esta poltica de seguridad de la informacin de carcter personal

tiene mbito de aplicacin interno, esto es, para todos los procesos
organizacionales de ACH COLOMBIA que involucren el tratamiento de datos de
carcter personal, que a su vez supongan el ejercicio del derecho al habeas
data por parte de sus titulares. En este contexto, la poltica es de carcter
obligatorio para ACH COLOMBIA, su personal y contratistas sin importar la
relacin contractual o el tipo de modalidad contractual, siempre que tengan
acceso a datos personales sobre los que ACH Colombia tenga alguna
responsabilidad.

La observancia, acatamiento y cumplimiento tanto de las rdenes como de las

instrucciones impartidas por ACH Colombia, respecto de los datos de carcter
personal atender en todo momento los derechos contenidos en el artculo 15
de la Constitucin Poltica de Colombia, ley 1266 de 2008, ley 1273 de 2009 y
1581 de 2012 o las normas que las sustituyen o adicionen.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS: Los titulares de los datos

personales contenidos en ficheros que reposen en los sistemas de informacin
de ACH COLOMBIA, tienen derecho a:

3.1.

Recibir solicitud de autorizacin para el tratamiento de sus datos.

3.2.
Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus
datos ante ACH Colombia.

3.3.

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

3.4.
Solicitar prueba de la autorizacin otorgada a ACH Colombia, para el
tratamiento de sus datos.

3.5.
Obtener de ACH COLOMBIA, la informacin relacionada con el manejo de
sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrnico, de tal forma
que sta sea de fcil lectura y sin barreras tcnicas que impidan su acceso.
Para estos efectos el titular podr autorizar a terceros, a su representante legal
oa
sus causahabientes, segn sea el caso y entiende que stos podrn ser
solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.

3.6.
Solicitar la exclusin de su informacin personal de registros o bases de
datos.

3.7.
Revocar la autorizacin y/o solicitar la supresin del dato, a menos que
haya un derecho contractual de por medio.

4. DEBERES DE ACH COLOMBIA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE

CARCTER PERSONAL QUE CUSTODIA: En desarrollo de esta poltica ACH
Colombia, asume los siguientes deberes:

4.1.
Solicitar autorizacin al titular de la informacin para el tratamiento de
sus datos.

4.2.
Conservar la autorizacin de tratamiento de datos otorgada por el
titular, para ser consultada posteriormente.

4.3.
Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de
la informacin de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta
establecidos en la normatividad colombiana.

4.4.
Obtener autorizacin del titular, cuando se requiera suministrar a un
tercero, los datos personales en custodia.

4.5.
Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteracin,
prdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos
personales.

4.6.
Aplicar esta poltica sobre proteccin de datos personales en armona
con la Poltica de Seguridad de la Informacin.

4.7.
Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que
contengan datos de carcter personal.

5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE USUARIOS DE LOS SERVICIOS

PRESTADOS POR ACH COLOMBIA: Las operaciones que suponen tratamiento de
datos personales por parte de ACH COLOMBIA en relacin con los ficheros de
datos personales que recaba, trata, almacena y/o custodia, se regirn por los
parmetros aqu definidos.

Los datos obtenidos por ACH Colombia, en desarrollo de los servicios que
presta, son para uso exclusivo de estos, por tanto sern almacenados en forma
segura, atendiendo la condicin que estos tienen de privados.

En los contratos que ACH COLOMBIA realice con terceros vinculados a sus
servicios, verificar el cumplimiento de esta poltica y de las disposiciones
legales que regulen el tratamiento de datos personales.

Pargrafo. Cada una de las entidades financieras que intervenga en la

prestacin de sus servicios financieros a sus usuarios ser responsable de la
proteccin de los datos personales de estos.

6. DATOS SENSIBLES: Atendiendo la Ley 1581 de 2012, o la norma que la

reemplace o sustituya, el tratamiento de datos sensibles solamente podr
efectuarse con autorizacin expresa y explicita de su titular.

7. CESIN O COMUNICACIN DE DATOS PERSONALES: Queda prohibida la

transferencia de datos personales sin el consentimiento previo, escrito y
expreso del titular del dato o sin autorizacin de ACH COLOMBIA, salvo las
excepciones de ley. La cesin o comunicacin de datos personales deber ser
inscrita en el registro central de datos personales de ACH COLOMBIA y contar
con la autorizacin del propietario del fichero.

Pargrafo: El incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de

ACH COLOMBIA ser considerado como falta grave, que podr dar lugar a la
terminacin de la relacin laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones
legales a que haya lugar.

El incumplimiento de esta prohibicin por parte de los proveedores que

contraten con ACH COLOMBIA ser considera como justa causa para dar
terminacin al contrato, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relacin
con datos personales, se pactar la obligacin de estos de pagar el mismo
valor de la multa que llegaren a imponer a ACH COLOMBIA, como resultado del
obrar imprudente y negligente del proveedor.

8. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES: ACH COLOMBIA, previa

orden de autoridad competente, documentar la entrega de informacin que
contenga los datos personales exigidos, advirtiendo el deber de proteccin
sobre stos, tanto al funcionario como a la entidad para la cual este labore. Se
solicitar a la autoridad que requiera la informacin la indicacin de las
medidas de seguridad que ella aplicar respecto de los datos personales
entregados.

9. ROLES Y RESPONSABILIDADES: Los procesos relacionados con la proteccin

de los datos de carcter personal en ACH COLOMBIA estarn confiados a los
siguientes cargos de acuerdo con la poltica general de gestin de seguridad de
la informacin:

Direccin de Seguridad y Riesgo

Coordinacin Jurdica

10. RESTRICCIONES EN EL USO DE ESTA POLTICA: Esta poltica de proteccin

de datos personales es para uso exclusivo de ACH COLOMBIA, por tanto, est
prohibida su copia, reproduccin, distribucin, cesin, publicacin y/o
traduccin, por razones de seguridad y en atencin al respeto de la propiedad
intelectual, como creacin amparada por la legislacin nacional e internacional.