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Procedimiento para el Control de

Documentos

COD: PC-CDO-02
REV: 03
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1. OBJETIVO
Este documento establece el mecanismo para controlar la documentacin del
Sistema de Calidad de CR INGENIERA LTDA.

2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser atendido por todas las reas de la organizacin e
incluye el control de los siguientes documentos:
Manual de calidad.
Procedimientos e Instructivos de Trabajo
Registros de calidad.
Documentos y registros externos

3. RESPONSABILIDADES
Los responsables se indican en el Anexo 9.2.

4. DOCUMENTOS APLICABLES
4.1 Procedimiento Confeccin y Emisin de Documentos e Instrucciones de
Trabajo (PC-CDI-01).
4.2 Norma ISO 9001-2008

5. TERMINOLOGA
5.1 Documento Original:

Es la versin Original de los documentos, est sujeto a


cambios, razn por la cual debe ser adecuadamente
identificado y controlado para asegurar que no se
utilicen versiones no vigentes, se deben actualizar los
archivos correspondientes en el sistema computacional
y eliminar los originales impresos obsoletos. Los
documentos sern controlados en el sistema

Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

Procedimiento para el Control de


Documentos

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computacional, en la seccin ISO 9001 del sistema


SIA.
5.2 Documento Externo:

Se consideran documentos externos las normas, leyes,


manuales y/o formatos cuyo origen sea externo a CR
Ingeniera, y que sean utilizados para el correcto
funcionamiento de los procedimientos y del sistema de
gestin de calidad implementado en la empresa.

5.3 Copia Controlada:

Copia destinada a los departamentos operativos,


sometida a un procedimiento de distribucin controlado
de modo que asegura que es la ltima versin del
documento,
mediante
documento
de
recibo,
eliminacin de copias obsoletas, edicin peridica de
revisin en vigor, procedimiento informtico.

5.4 SIA:

Sistema de informacin Administrativa.

6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Archivadores oficiales de documentos.
SIA
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
7.1

Manual de Calidad.
Este documento es difundido a toda la organizacin a travs del Sistema SIA.
El control se realiza mediante codificacin, segn el anexo N 9.1 de este documento.
Y sus modificaciones se registran en la planilla Control de Modificaciones incluida en
el ltimo punto de los documentos para tales efectos.

7.2

Emisin, Aprobacin y validacin de documentos.

Para la emisin de cualquier documento los autores designados confeccionan y


emiten el documento, de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento para la
Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

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Confeccin y Emisin de Documentos e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). El


encargado de la revisin registra la fecha y cargo firmando el procedimiento y remite el
documento al responsable de la aprobacin, quien procede a registrar fecha y cargo.
Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al departamento de
Gestin de calidad, donde el coordinador procede a realizar la identificacin
correspondiente y a estampar en todas las pginas del documento, el timbre original.
El procedimiento es vlido cuando ha sido firmado por el responsable de la
emisin, revisin y Aprobacin y cuenta con timbre Original en versin impresa.

7.3

Identificacin de Documentos.
Una vez emitido, revisado y aprobado el documento, es remitido al
departamento de Gestin de calidad, donde el coordinador procede a realizar la
identificacin, para esto estampar un timbre en la portada, con la leyenda
ORIGINAL. Posteriormente procede al la codificacin del mismo, segn el anexo N 1
de este documento.

7.4

Control y Emisin de Documentos.


Para llevar el control de todos los documentos utilizados en el sistema de
gestin, el coordinador de calidad mantiene los siguientes listados,
-

Listado maestro de documentos

Listado maestro de documentos externos

Listado maestro de registros de calidad

El control incluye la revisin, aprobacin, distribucin y mantencin de los ejemplares


originales.
Existe una nica copia impresa de cada documento, la cual permanece
archivada en el departamento de calidad. Toda otra copia impresa no es vlida como
oficial sin la firma del representante de gerencia o coordinador de calidad y el timbre
Copia controlada. Toda la empresa accede a los procedimientos a travs del sistema
SIA.

7.5

Modificacin de Documentos.
Toda modificacin necesaria en un documento debe ser efectuada
mediante una peticin de modificacin, ocupando el REG-003 Solicitud de generacin
o modificacin de documentos, el cual podr ser enviado por las jefaturas de cada
Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

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rea o el representante de la gerencia, al coordinador de calidad, Quien debe verificar


la revisin y posterior aprobacin o rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia
correspondiente.

Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador del SGC proceder a


generar el cambio, y a retirar las copias obsoletas remplazndolas por la
nueva versin.

Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador del SGC comunica va


memorando interno las causas del rechazo, al solicitante.
La modificacin de un procedimiento genera una nueva revisin, la cual se
identifica registrando el nmero correspondiente en el recuadro de identificacin de
cada documento en todas las pginas de este. La descripcin del cambio se registra en
la 10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO, segn se indica en el Procedimiento
Confeccin y Emisin de Documentos e Instructivos de Trabajo (PC-CDI-01)
El coordinador de calidad recepciona la nueva versin del procedimiento en
formato electrnico, luego imprime un ejemplar, el cual entrega al rea emisora donde
el encargado de revisin y/o aprobacin otorga su visto bueno a travs de la firma en
todas las pginas del documento. Asimismo una vez firmado el ejemplar del nuevo
procedimiento, el coordinador de calidad valida la versin impresa oficial estampando
el timbre ORIGINAL en todas las paginas del documento.
Cuando la copia impresa se encuentra archivada, el coordinador de calidad
enva la nueva revisin del procedimiento en formato electrnico al representante de la
gerencia, quien procede a revisarla y publicarla en el Sistema Interno de
Administracin (SIA).
Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas en el ltimo
tem de cada documento, no se hace necesario mantener documentacin obsoleta en
el SGC.

7.6

Documentos Externos:
Para la identificacin de los documentos de origen externo se utilizar un
timbre en la portada de estos, con la leyenda DOCUMENTO EXTERNO. Adems se
mantendr una Lista Maestra de Documentos Externos (REG-002).
El control de los documentos emitidos por entidades externas es responsabilidad de los
jefes o encargados de las reas, usuarias (adquisicin, actualizacin y distribucin).

8. REGISTROS
8.1 Lista maestra de documentos REG-001
Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

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8.2 Lista maestra de documentos externos. REG-002


8.3 Solicitud de generacin o modificacin de documento. REG-003

9. ANEXOS
9.1.1 CODIFICACiN DE MANUAL DE CALIDAD

xxx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:
1. Tipo de documento
MAN: Manual de Calidad
2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organizacin.
3. Nmero de revisin vigente.

9.1.2 CODIFICACIN DE DOCUMENTOS

xx(1)-xxx(2)-xx(3)
Donde la numeracin significa:
1. Tipo de documento
PC: Procedimiento de Calidad.
PO: Procedimiento Operativo.
PS: Procedimiento de Servicio.
IT: Instructivo de Trabajo.
Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


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DE: Documento Externo.


2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el documento.
3. Numero correlativo de documento designado para la lista maestra de
documentos.
9.2

RESPOSABILIDADES
Matriz de Responsabilidades para el Control de Documentos
Cargo
Cargo
Responsable
Responsable
de actualizar
de mantener
las normas
los registros
externas

Documentos

Cargo
que
revisa

Cargo
que
aprueba

Cargo que
distribuye

Procedimientos

GA, JA,
CC,
RG,GG

GA, JA,
RG, GG,
RG

CC

CC, RG, JA

Instructivos de
trabajo

GA, JA,
CC,
RG,GG

GA, JA,
RG, GG,
RG

CC

CC, RG, JA

Documentos
Externos

OE

OE

JA

JA

OE, GA, JA,


RG

Listados

CE

CE

CE

CE

NOMENCLATURA
GG

Gerente General

GA

Gerente de rea

JA

Jefes/Encargados de rea

CC

Coordinador de Calidad

OE

Organismo Externo

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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

Procedimiento para el Control de


Documentos
CE

Cargo Emisor

RG

Representante de Gerencia

9.3

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MODELO DE TIMBRES
-Timbre leyenda ORIGINAL

ORIGINAL

- Timbre leyenda DOCUMENTO EXTERNO

DOCUMENTO
EXTERNO
- Timbre leyenda COPIA CONTROLADA

COPIA
CONTROLADA

9.4 Lista maestra de documentos REG-001


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Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

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REG-001
REV: 00

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS


Control interno
Ref.

Nombre del Documento

Cdigo

Rev.

En
Confeccin

Borrador

Emitido

Revisado

Aprobado

Publicado

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Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

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Fecha : 16/09/2013

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9.5 Lista maestra de documentos externos. REG-002


REG-002
REV: 00

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS


Nmero

rea

Nombre del Documento

Cdigo

Rev.

Responsable

Ubicacin

Identificacin

Copias

9.6 Solicitud de generacin o modificacin de documento. REG-003


Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

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SOLICITUD DE GENERACIN O MODIFICACIN DE DOCUMENTO


Nombre del Solicitante
rea o Departamento
Cargo
Fecha de Solicitud

:
:
:
:

DATOS DEL DOCUMENTO


Nombre
Cdigo
Tipo de Documento

:
:
:

DESCRIPCIONES DEL CAMBIO

Firma del Jefe de rea

Firma del Solicitante

ESTADO FINAL DE LA SOLICITUD


Aceptada
Rechazada
Firma del C. de Calidad
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.
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Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013

Procedimiento para el Control de


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Cambios realizados

N de
Revisin
Obsoleta

Fecha de
Revisin de
versin obsoleta

Fecha de
Aprobacin de
versin obsoleta

15/07/2010

Se modifica el punto 7.5


Donde se seala que
Debido a que las
modificaciones
aprobadas
quedan
identificadas en el ltimo
tem
de
cada
documento, no se hace
necesario
mantener
documentacin obsoleta
en el SGC.

00

20/06/2010

20/06/2010

27/12/2010

Correccin en el punto
9.3 Modelos de timbres.
Se corrige el primer
modelo ya que se
estableca el timbre de
leyenda
COPIA
CONTROLADA dando
un ejemplo del timbre
ORIGINAL

01

19/07/2010

19/07/2010

13/09/2013

Se elimina del tem 2 el


punto listados maestros
y de control.

02

28/12/2010

28/12/2010

13/09/2013

Se actualiza completo el
cuadro de
responsabilidades del
anexo 9.2

02

28/12/2010

28/12/2010

Fecha de
Modificacin

Toda copia impresa no es vlida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia.

Emiti: Carmen Cancino


Cargo: C. de Calidad
Fecha: 13/09/2013

Revis: Cipriano Riquelme


Cargo: Gerente General
Fecha: 16/09/2013

Aprob: Marcelo Riquelme


Cargo: Rep. de gerencia
Fecha : 16/09/2013