Gestin de los Costos

Gestiona la estimacin, presupuesto y

control de los costos de manera que el
proyecto pueda culminar dentro del
presupuesto aprobado.

Determinar el Presupuesto

Suma los costos estimados de las

actividades individuales y paquetes
de trabajo, para establecer una
lnea base autorizada de costos.

Plan de Gestin del Costo

Stakeholders tienen diferentes visiones del costo.
Considera una visin del costo a largo plazo.
Generalmente el anlisis prospectivo de la
perfomance financiera del producto del proyecto
est fuera del proyecto.

Plan de Gestin del Costo

Estimar los Costos: Desarrolla una aproximacin de los

recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto: Suma los costos estimados de
las actividades individuales y paquetes de trabajo, para
establecer una lnea base autorizada de costos.

Controlar los Costos: Monitorea el estado del proyecto

para actualizar el presupuesto del proyecto y gestionar los
cambios a la lnea base del costo.

ESTIMAR LOS COSTOS

Herramientas y Tcnicas:
Expertos, Juicio de Expertos.
Estimacin Anloga.
Estimacin Paramtrica.
Estimacin Ascendente.
2 Valores.
Estimacin por Tres
Anlisis de Reserva.
Costo de la Calidad.
Software de estimacin de costos para la direccin de
proyectos.
Licitaciones
Anlisis de Propuestas para Licitaciones.

Determinar el Presupuesto
Herramientas y Tcnicas:

Suma de Costos.
Anlisis de Reserva.
Juicio de Expertos.
Relaciones Histricas.
Conciliacin del Lmite del Financiamiento

Controlar los Costos

Monitorea el estado del proyecto para
actualizar el presupuesto del proyecto y
gestionar los cambios a la lnea base
del costo

Controlar los Costos

Herramientas y Tcnicas:
Gestin del Valor Ganado (EVM).
Proyecciones.
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar
(TCPI).
Revisiones de Desempeo.
Anlisis de Variacin.
Software de Gestin de Proyectos.

Qu le piden y que responde Usted

como Jefe de Proyectos

Schedule Status Reporting

(reporte de estado actual del
cronograma)
Cost Status Reporting (reporte
de estado actual)

Forecasting (proyeccin)
9

Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)

Qu es?
Por qu necesito hacerlo?
Cmo lo hago?

Situacin Hoy da

Necesidad de informacin precisa y consistente

Numerosos proyectos complejos (e interrelacionados)
Proyectos con muchas actividades del WBS
Oficinas Virtuales
Diversas plataformas tecnolgicas

11

Podra mejorarse
70% of los proyectos son:
Sobre el presupuesto
Detrs del cronograma

52% de todos los proyectos

terminan al 189% de su
presupuesto inicial

Source:The Standish Group

Cmo responder la pregunta: Hemos

hecho lo que dijimos que haramos?

% estimacin completa (complete

estimating)
% presupuesto gastado (Budget spent)
% trabajo realizado (work done)
% tiempo transcurrido (time elapsed)

subjetivo, incompleto
Dibuja falsas conclusiones

13

Anlisis del Valor Ganado(Earned Value)

Earned Value Analysis es:
Un estndar de la industria para:
Medir el progreso de un proyecto,
Pronosticar su fecha de termino y costo final,
y
Proporcionar las variaciones del cronograma
y presupuesto a lo largo del proyecto.

Integrando estas tres medidas, provee indicadores

numricos y consistentes con los cuales Usted
puede evaluar y comparar proyectos.

Qu es ms importante?

Saber dnde estamos en el

cronograma?
Saber dnde estamos en el
presupuesto?

Saber dnde estamos

respecto al trabajo
realizado?
15

EVA Integra los Tres

Este compara el monto de trabajo PLANEADO con

el que realmente ha sido COMPLETADO, para
determinar si el COSTO, CRONOGRAMA, y
TRABAJO REALIZADO estn progresando como es
planeado.
El trabajo es ganado cuando est completado.

Earned Value se necesita porque ...

Diferentes medidas de progreso para

diferentes tipos de actividades
Necesidad de agrupar todo el progreso de
muchas tareas en un estado general del
proyecto
Necesidad de una Unidad uniforme de
medida (dolares o horas de trabajo).

17

Earned Value se necesita porque ...

Provee una seal de Alerta temprana para una

inmediata correccin:
Las malas noticias no envejecen bien.
An es tiempo de recuperar
Requerimiento oportuno de fondos adicionales

18

Cmo est el proyecto?

120000

100000

80000

Projected

60000

Actual

40000

20000

0
Jan-03

Feb-03

Mar-03

Apr-03

May-03

Jun-03

Jul-03

Aug-03

Sep-03

Oct-03

Nov-03

Dec-03

Permitanos mirar debajo de la capota

But First! Debemos estar organizados

EVA trabaja mejor cuando el trabajo es segmentado.

Segmentacin es mejor lograda con un bien planeado Work
Breakdown Structure.

Diseo apropiado de WBS

Una WBS
Orientado al Entregable
No trabajar en el WBS es estar fuera del alcance
Cada descenso de nivel representa ms detalle

Full (y exacto) definicin es clave

Entregable(s) definido(s)
Marco de tiempo para entrega del producto
Costo Total (directo e indirecto) para entregar el
producto

Ejemplo Work Breakdown Structure

Serve Pizzas to Customers
Provide the Place

Cook the Food

Make the Dough

Cook the Sauce

Serve Customers
Build the Pizza

(Others)

Conceptos Bsicos

Presupuesto (BAC) : Presupuesto total del

proyecto

Valor planificado (PV): es el valor

presupuestado de una actividad planificada o
componente de la EDT a una fecha de corte
PV = (% Avance Planificado) x Costo Presupuestado

Costo real (AC): es el costo realmente incurrido

en la realizacin de una actividad planificada o
ejecucin de un componente de la EDT

Earned Value Qu es?

El costo presupuestado (ejemplo, dlares, horas-hombre o

personas por da) en trminos de su baseline plan (linea
base)/presupuesto del trabajo realizado a un punto
especificado en el tiempo

Tambin conocido como Budgeted Cost of Work Performed

(BCWP)

Cada tarea en el Work Breakdown Structure (WBS) es

asignada a un BCWP basado sobre su costo individual.

El BCWP del proyecto es el total de todos los BCWP de todas las

tareas/actividades requeridas para completar el proyecto
25

Qu es el Valor Ganado?

El valor de una actividad realizada o componente

de la EDT a una fecha de corte, expresado en
trminos del presupuesto asignado a dicha
actividad o componente

EV = (% Avance real) x Costo Presupuestado

Algunos Trminos
BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled
PV Planned Value (valor planeado)
ACWP - Actual Cost of Work Performed
AC Actual cost (costo real)
BCWP - Budgeted Cost of Work Performed
EV Earned Value (valor ganado)

Earned Value Definiciones

BCWS: Budgeted Cost of Work Scheduled
PV Planned Value (valor planeado)

Costo previsto de la cantidad total de trabajo

programado para llevarse a cabo en la fecha hito.
Cuanto trabajo podra haber sido completado a un
punto en el tiempo basado en el planeamiento.
Derivado de la medicin del trabajo planeado
completado a un punto en el tiempo.

BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled

PV Valor planeado

120000
100000
80000
60000

BCWS

40000
20000

Dec-03

Nov-03

Oct-03

Sep-03

Aug-03

Jul-03

Jun-03

May-03

Apr-03

Mar-03

Feb-03

Jan-03

Earned Value Definiciones

(cont.)

ACWP: Actual Cost of Work Performed

AC Actual cost (costo real)
Costos incurridos para realizar el trabajo que se ha
hecho hasta la fecha.
El dinero gastado en un perodo de tiempo.
Se obtiene: suma de los costos en el perodo de
tiempo.

ACWP - Actual Cost of Work Performed

AC Actual Cost (costo real)

120000
100000
80000
56000

60000

BCWP
ACWP

49000

40000
20000

Dec-03

Nov-03

Oct-03

Sep-03

Aug-03

Jul-03

Jun-03

May-03

Apr-03

Mar-03

Feb-03

Jan-03

Earned Value Definiciones (cont.)

BCWP: Budgeted Cost of Work Performed
EV - Earned Value (valor ganado)

Cuanto trabajo fue realmente completado en

un periodo de tiempo.

BCWP - Budgeted Cost of Work Performed

EV Earned value

120000
100000
80000
BCWP

55000

60000

BCWS

49000
40000
20000

Dec-03

Nov-03

Oct-03

Sep-03

Aug-03

Jul-03

Jun-03

May-03

Apr-03

Mar-03

Feb-03

Jan-03

La historia completa
120000
100000
80000

BCWS

56000
60000

BCWP

55000
49000

40000

ACWP

20000

Dec-03

Nov-03

Oct-03

Sep-03

Aug-03

Jul-03

Jun-03

May-03

Apr-03

Mar-03

Feb-03

Jan-03

Mtricas de Varianza

SV: Schedule Variance (BCWP-BCWS)

Una comparacin de la cantidad de trabajo realizado
durante un determinado perodo de tiempo a lo que
estaba programado para llevarse a cabo.
Una varianza negativa significa que el proyecto est
detrs del cronograma.

CV: Cost Variance (BCWP-ACWP)

Una comparacin del costo presupuestado del trabajo
realizado con el costo real.
Una varianza negativa significa que el proyecto est
sobre el presupuesto.

Schedule Variance & Cost Variance

Schedule Variance = BCWP-BCWS

$49,000
- 55,000
SV = - $ 6,000

Cost Variance

= BCWP-ACWP
$49,000
56,000
CV = - $7,000

Anlisis del Proyecto con Valor

Ganado (EV)
Presupuesto

la conclusin (BAC)

Valores acumulados ($)

Costos reales (AC)

Valor planificado (PV)

Valor ganado (EV)

Fecha de corte

Tiempo

Gestin del Valor Ganado (EV)

Costo Total
(1000$)

Planeado
Completar
(% )

Real
Completado
(%)

Valor ($)
Planeado
(C x B)

Valor ($)
Ganado
(D x B)

Gasto
Efectuado
($)

Producto 1

80,000

15.8

10.8

12,640.0

8,667.0

14,300

Producto 2

33,000

34.8

29.1

11,484.0

9,613.0

13,120

Producto 3

35,000

43.6

34.1

15,260.0

11,932.0

18,000

148,000

26.6

20.4

39,384.0

30,212

45,420

Proyecto
total

VALOR GANADO
PLANIFICADO

$ Millones

vs.

Fecha de
corte

VALOR

Avance

Real

Planificado

BAC

148

%
Avance

100%

AC

45.4

PV

39.4

26.6%

EV

30.2

20.4%

2008

2009

2013

160

Project Plan Value vs execution

140

120

Millions US $

100

80

60

40

20

0
2008

2009

PV

2010

2011

EV

2012

AC

2013

INDICADORES DE PERFORMANCE
Nombre
ndice de
Rendimiento de
Costo
ndice de
Rendimiento de
Cronograma

ndice de
Performance del
Proyecto

Frmula
CPI = EV / AC

SPI = EV / PV

PI = CPI x SPI

Resultado

Interpretacin

0.67

Cuntos $ se
obtienen por cada $
gastado

0.77

0.51

% de progreso
respecto a planeado

Rendimiento del
proyecto en trminos
de tiempo y costo

Performance Indexes
1.40

1.20

1.00

0.80

0.60

0.40

0.20

0.00
2008

2009

SPI

2010

2011

CPI

2012

PI

2013

Mtricas de Performance

SPI: Schedule Performance Index

SPI=BCWP/BCWS
SPI<1 significa que el proyecto est detrs del
cronograma.
CPI: Cost Performance Index
CPI= BCWP/ACWP
CPI<1 significa que el proyecto est sobre el
presupuesto.

Mtricas de Performance
SPI: BCWP/BCWS

49,000/55,000 = 0.891

CPI: BCWP/ACWP

49,000/56000 = 0.875

Haciendo proyecciones
Una vez que el 10% del proyecto est completo,
el exceso en la terminacin,
no ser menor que el exceso actual.
Una vez que un proyecto esta al 20% completo,
El CPI no varia de su valor actual por ms de 10%.

CPI y SPI son indicadores estadsticamente precisos de los

resultados finales de costos
Source: Defense Acquisition University

Haciendo Proyecciones
120000
103865
102000
90882

100000
80000

Today

BCWS

60000

BCWP
ACWP

40000
20000
dic-03

nov-03

oct-03

sep-03

ago-03

jul-03

jun-03

may-03

abr-03

mar-03

feb-03

ene-03

Estimate to Complete
140000
120000

116,571

100000

102000

Today

BCWS

80000

BCWP
60000

ACWP

40000
20000

Ja
n04
M
ar
-0
4

Ja
n03
M
ar
-0
3
M
ay
-0
3
Ju
l-0
3
Se
p03
No
v03

Cmo hago todo esto?

Con un sistema de Earned Value Management

Formulas

Formulas

Formulas

Otros Criterios
El valor ganado es el WBS con sus costos presupuestados de
la actividad completada a la fecha.
Costo Fijo: Estos costos no cambian conforme cambia la produccin.
Ejemplos: alquiler, servicios, pblicos, etc.
Costo variable: Cambian de acuerdo con la cantidad de Produccin o
la cantidad de trabajo. Ejemplo: costo de material, insumos, salarios, etc.
Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo en el proyecto.
Ejemplos: viajes, salarios, reconocimientos, material utilizado en el
proyecto.
Costos Indirectos: elementos generales o costos en los que se incurre en
ms de un proyecto,. Ejemplo: impuestos, servicios de limpieza, servicios
complementarios, etc.

Requerimientos de Earned Value

Apropiado diseo del WBS

Baseline o lnea base de las cuentas del presupuesto

Baseline o lnea base del Cronograma/Schedule

Medida del trabajo por cuentas de control

Horas-trabajo, dlares, unidades, etc.

Buenas prcticas de Gerencia de proyectos

Deficiencias del Valor Ganado (Earned Value)

Cuantificar/medir el progreso del trabajo puede

resultar dficil.

Tiempo requerido para medicin de los datos,

entradas y manipulacin puede ser considerable.

Ejemplos

Earned Value: Example

18
8
14

Da X:

PLANNED VALUE (Budgeted cost of the work scheduled - BCWS) =

18 + 10 + 16 + 6 = 50

EARNED VALUE (Budgeted cost of the work performed - BCWP) =

18 + 8 + 14 + 0 = 40

ACTUAL COST (of the work performed - ACWP) =

45 (proviene de su seguimiento al proyecto - no evidente en el chart mostrado)
56

Earned Value: Example

Costo (Personas-Horas)

Actual Cost: Lo que usted

realmente gast a esta
fecha.

HOY

Planned Value: what your

plan called for sending on the
tasks planned to be
completed by this date.
Earned Value: valor (costo)
de lo que usted ha cumplido a
la fecha segun el plan.

Tiempo (Fecha)
57

Earned Value: Example

Costo (Personas-Horas)

Today

Over
Budget

Behind
Schedule

Tiempo (Fecha)
58

Varianza

Cualquier desviacin de cronograma o costo de

un plan especfico.

Usado en una organizacin para verificar el

presupuesto y cronograma para un proyecto.
Frecuentemente usado como un componente
clave de las revisiones del plan y mediciones de
performance.
59

Varianza

Debe comparar varianza del cronograma y

presupuesto al mismo tiempo.

Schedule variance: desviacin del trabajo planeado

no es una medida de cambios en costos.
Cost

variance: desviaciones del presupuesto no es una

medida de trabajo programado versus trabajo completado.
Ejemplo:

Aplicar ms $$/personas a una tarea/actividad puede

mantener el cronograma, pero esto aade costos.cronograma
al da.sobre el presupuesto por gastos extras (costos)
60

ndices de Performance

Cost Performance Index

CPI

Schedule Performance Index

SPI

= BCWP/ACWP=EV/AC

= BCWP/BCWS=EV/PV

Analysis
> 1.0 exceptional performance
CPI < 1.0 poor performance
Similar for SPI
CPI

61

Earned Value & Variance: Ejemplo

18

8
14

Da X:

PLANNED VALUE (BCWS) = 18 + 10 + 16 + 6 = 50

EARNED VALUE (BCWP) = 18 + 8 + 14 + 0 = 40

ACTUAL COST (ACWP) = 45 (from your project tracking)

Therefore:

Schedule Variance = BCWP BCWS = 40 - 50 = -10 (behind schedule)

Schedule Performance Index = 40 / 50 = 0.8, or 80% of plan

Cost Variance = BCWP - ACWP = 40 - 45 = -5

Cost Performance Index = 40/45 = .89, o usted obtiene un retorno de 89 por cada dlar $
(personas-hora) gastado en este proyecto
62

Determinando % Completado Cundo?

Asignacin basada sobre el tiempo gastado- pero

que pasa si usted gasta ms tiempo que el asignado?
Asigne 50% al inicio de la tarea, 50% al final de la
tarea

Asigne 100% al inicio de la tarea

Asigne 100% al fin de la tarea

Mejor solucin si usted mantiene tareas muy pequeas

Asigna un valor a Hitos Crticos

Pero slo para pequeas tareas

Buena solucin cuando lo usa en un crontrato de trabajo

Otros?
63

Otro Ejemplo de Proyecto

Planes para gastar $100K en cada uno de las primeras

4 semanas (baseline presupuesto)
Real al final de la semana 4: $325K
BCWP =EV= $400K ($100K x 4)
ACWP =AC= $325K

Qu conclusiones puede extraer?

CV = BCWP ACWP=EV-AC
CV = $400K - $325K = $75K
Under budget

Is project on schedule?
64

Otro Ejemplo de Proyecto

Suponga BCWP(EV) es $300K

Cmo

es determinado?

Qu conclusiones?
SV

= BCWP BCWS=EV-PV
SV = $300k - $400K = -$100K
Behind

schedule, pero que significan realmente los 100K en

la varianza?

65

Administracin del Earned Value

Cmo puedo usar esta informacin?

Anlisis cuidadoso de la varianza y tendencias
Reconfigurar el cronograma o presupuesto, cuando resulte
apropiado

Preguntas de Anlisis de Varianza

Cul es el problema que est causando la varianza?
Cul es el impacto sobre el tiempo, costo y performance?
Cul es el impacto sobre otros esfuerzos si los hubiera?
Qu acciones correctivas estn planedas o en camino?
Cules son los resultados esperados de esas acciones
correctivas?

66

Administracin del Earned Value

Varianzas extraordinarias o tendencias alarmantes

pueden ser causa para reiniciar o cancelar el proyecto,
pero donde dibujar la lnea?
Cunta varianza permitir depende de un nmero de
factores:
Fase del ciclo de vida
Longitud de la fase del ciclo de vida
Longitud del proyecto
Tipo de estimados
Precisin del estimado

67

Proyeccin de la Varianza

68

Tendencia de los ndices de Performance

69

ndices de Performance Ideales

70

Pensamientos de cierre: Administracin de la

Reserva

La reserva siempre es adicionada al proyecto

para costos no esperados que estn dentro del
Alcance.
No se debe asignar reserva para cambios al
Alcance
No debe ser parte del estimado de costos
Lo asigna o adiciona la alta direccin, no el
project manager.
71

Pensamientos de Cierre: Requerimientos de

Gobierno

Reportes de Costos del Gobierno del proyecto debe

incluir
BCWS/PV
BCWP/EV
ACWP/AC
Estimated cost at completion/EAC
Budgeted cost at completion/BAC
Cost and schedule variances with explanations/SV, CV
Trazabilidad

72

Sumario

Costo, en la forma de Earned Value or BCWP/EV

puede ser usado para analizar el progreso de un
proyecto.
Usar datos de Earned Value para tomar decisiones
crticas sobre el proyecto, deben estar basadas en
un cuidadoso anlisis de datos, varianzas y
tendencias.
73