La planeacin (planificacin o planeamiento) es una funcin administrativa que

comprende el anlisis de una situacin, el establecimiento de objetivos, la formulacin de

estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de planes de accin
que sealen cmo implementar dichas estrategias. Dicho en otras palabras, la planeacin
analiza dnde estamos, establece dnde queremos ir, y seala qu vamos a hacer para
llegar ah y cmo lo vamos a hacer.
La planeacin es la primera funcin administrativa ya que sirve de base para las dems
funciones (organizacin, coordinacin y control). Al proponer objetivos y sealar qu es lo
que se va a hacer para poder alcanzarlos, permite organizar mejor las reas y recursos de
la empresa, coordinar mejor las tareas y actividades, y controlar y evaluar mejor los
resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).
Pero adems de servir como base para las dems funciones administrativas, la planeacin
es importante debido a las siguientes razones:

reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios del

entorno y sealar cmo se va a reaccionar ante estos en cuanto lleguen,
reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el riesgo de que
dichos cambios afecten negativamente a la empresa.

genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y sealar qu es lo que se

va a hacer para poder alcanzarlos, evita la improvisacin y, por el contrario,
permite una mejor coordinacin de las tareas y actividades, y un mejor uso de
los recursos.

genera compromiso y motivacin: al ser un proceso que involucra a todos

los miembros de la empresa y requerir la participacin de varios de estos en su
elaboracin, genera compromiso e identificacin con los objetivos, y con ello,
motivacin en su consecucin.

Se suele pensar que la planeacin es algo que solo le compete a las grandes empresas;
sin embargo, lo cierto es que esta es fundamental para el xito de toda empresa sin
importar su tamao, especialmente en esta poca de cambios en donde prcticamente es
una obligacin anticiparse al futuro.

Proceso de la planeacin

Adems de ser una funcin administrativa que comprende el anlisis de una situacin, el
establecimiento de objetivos, la formulacin de estrategias, y el desarrollo de planes de
accin, tambin es posible definir a la planeacin como el proceso a travs del cual se
realiza cada una de estas actividades.
A continuacin cada una de las etapas que conforman el proceso de la planeacin:

1. Anlisis de la situacin
El proceso de la planeacin empieza por el anlisis de una situacin.
En caso de tratarse de una planeacin general para toda la empresa (planeacin
estratgica), un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de las diferentes fuerzas
externas que afectan o podran afectar a la empresa (fuerzas econmicas, fuerzas
sociales, fuerzas gubernamentales, fuerzas tecnolgicas, consumidores, competencia,
etc.), as como el anlisis de las diferentes reas que puedan existir en la empresa
(administracin, marketing, finanzas, recursos humanos, produccin, etc.).
En caso de tratarse de una planeacin aplicable solo a una determinada rea de la
empresa (planeacin tctica), un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de los
diferentes elementos que puedan existir en dicha rea; por ejemplo, para el rea de
marketing, podra implicar el anlisis del producto, el precio, la distribucin, la promocin,
la publicidad, el servicio al cliente, etc.
Y en caso de tratarse de una planeacin a nivel de operaciones (planeacin operacional),
un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de los elementos necesarios para
realizar una tarea o actividad especfica; por ejemplo, podra implicar el anlisis de los
recursos con los que se cuenta para realizar la tarea o actividad, el plazo que se tiene, el
presupuesto disponible, etc.
La razn de un anlisis de la situacin es la de tener una base para el establecimiento de
objetivos; por ejemplo, al analizar las fuerzas externas que afectan o podran afectar a la
empresa, es posible detectar cambios en el entorno, y as establecer objetivos que
permitan aprovecharlos o hacerles frente; o al analizar los diferentes elementos que
puedan existir en la empresa o en una determinada rea, es posible conocer los recursos

y capacidades con los que se cuenta, y as establecer objetivos que permitan

aprovecharlos o que los tomen en cuenta.

2. Establecimiento de objetivos
Luego del anlisis de la situacin la siguiente etapa del proceso de la planeacin es el
establecimiento de objetivos.
Se deben establecer objetivos en base al anlisis de la situacin previamente realizado;
por ejemplo, objetivos que permitan aprovechar o hacer frente a los cambios detectados
en el entorno, que permitan aprovechar o que tomen en cuenta los recursos y
capacidades con los que cuenta la empresa o una determinada rea, o que consideren los
recursos y las condiciones que se tiene para realizar una tarea o actividad especfica.
Los objetivos de una empresa suelen clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero
al momento de realizar una planeacin lo comn es clasificarlos segn su jerarqua en
objetivos estratgicos, objetivos tcticos y objetivos operacionales:

Objetivos estratgicos: los objetivos estratgicos (u organizacionales) son

objetivos generales y de largo plazo que consideran a la empresa como un
todo y que buscan definir el rumbo de esta. Ejemplos de objetivos estratgicos
son ser la empresa lder del mercado, lograr una mayor participacin en el
mercado, ser una marca reconocida en el mercado, etc.

Objetivos tcticos: los objetivos tcticos (o departamentales) son objetivos

de mediano plazo que se dan a nivel de reas o departamentos. Ejemplos de
objetivos tcticos son incrementar las ventas en un 20%, aumentar la
eficiencia de la produccin en un 10%, reducir el nivel de ausentismo de los
trabajadores en un 15%, etc.

Objetivos operacionales: los objetivos operacionales son objetivos

especficos y de corto plazo que se dan a nivel de operaciones y que
comprenden las tareas o actividades de cada rea. Ejemplos de objetivos
operacionales son aumentar la eficiencia con la que se realiza una tarea,
reducir el tiempo en que se realiza una actividad, mejorar la efectividad de
una campaa publicitaria, etc.

3. Formulacin de estrategias

Luego del establecimiento de los objetivos, la siguiente etapa del proceso de la planeacin
es la formulacin de estrategias.
Se deben establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos propuestos de la
mejor manera posible, pero que tambin tomen en cuenta el anlisis de la situacin
realizado; por ejemplo, estrategias que sean factibles para la empresa o para una
determinada rea teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que cuentan.
Tal como en el caso de los objetivos, las estrategias de una empresa tambin suelen
clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero al momento de hacer una planeacin
lo comn es clasificarlas segn su jerarqua en estrategias organizacionales y estrategias
funcionales:

Estrategias organizacionales: las estrategias organizacionales son

estrategias que afectan a la empresa en su totalidad y que buscan alcanzar
objetivos organizacionales. Ejemplos de estrategias organizacionales son
adquirir a uno de los proveedores de la empresa, incursionar en un nuevo
mercado geogrfico, formar una sociedad con otra empresa, etc.

Estrategias funcionales: las estrategias funcionales son estrategias que

afectan a una determinada rea funcional de la empresa y que buscan
alcanzar objetivos tcticos. Ejemplos de estrategias funcionales son dotar al
producto de nuevas caractersticas, utilizar un nuevo programa de
capacitacin, acceder a una nueva fuente de financiamiento, etc.

4. Diseo de planes de accin

Luego de la formulacin de las estrategias, la siguiente y ltima etapa del proceso de la
planeacin es el diseo de planes de accin.
Los planes de accin son documentos en donde se especifican las tareas y otros
elementos necesarios para implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
Algunos de los elementos que suelen contener los planes de accin son:

las tareas a realizar: las tareas, actividades o acciones que se van a realizar
para implementar las estrategias.

la asignacin de recursos: los recursos que se van a utilizar para realizar las
tareas e implementar las estrategias, y la forma en que se van a distribuir.

los responsables y encargados: los responsables y encargados de realizar

las tareas e implementar las estrategias.

el programa de tareas: el programa o cronograma con fechas de inicio y

plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.

el presupuesto requerido: la inversin requerida para realizar las tareas e

implementar las estrategias.

Los planes de accin sirven de gua para implementar o ejecutar las estrategias, y como
instrumento de control al permitir comprobar que las tareas se estn realizando tal como
lo especificado, y que se estn cumpliendo en los plazos acordados; pero adems sirven
para que los objetivos, las estrategias y todo lo planificado sea del conocimiento de todos
los miembros de la empresa o del rea para la cual se ha realizado la planeacin.

Tipos de planeacin
Tal como en el caso de los objetivos y las estrategias, la planeacin de una empresa
tambin suele clasificarse de acuerdo al nivel jerrquico en donde se realice en
planeacin estratgica, planeacin tctica y planeacin operacional.

Planeacin estratgica
La planeacin estratgica es aquella que se da a nivel organizacional.
En la planeacin estratgica se analiza el entorno de la empresa y su situacin interna, se
establecen objetivos estratgicos, se formulan estrategias organizacionales, y se disean
planes de accin que parecen simples y genricos pero que afectan a una gran variedad
de actividades (planes estratgicos).
Otras caractersticas de la planeacin estratgica son:

considera un enfoque global de la empresa.

es elaborada por la cpula de la empresa (dueos o altos directivos).

es proyectada a largo plazo (en teora para un periodo de 5 aos a ms,

aunque hoy en da en la prctica, debido a los constantes cambios del entorno,
para un periodo de 3 a 5 aos).

sirve de base para las dems planeaciones de la empresa (planeacin

tctica y planeacin operativa).

Planeacin tctica
La planeacin tctica es aquella que se da a nivel funcional o departamental.
En la planeacin tctica se analiza la situacin de una determinada rea o departamento,
se establecen objetivos tcticos, se formulan estrategias funcionales, y se disean planes
de accin con un alcance menor pero ms detallados que los estratgicos (planes
tcticos).
Otras caractersticas de la planeacin tctica son:

considera solo una determinada rea o departamento de la empresa.

es elaborada por los gerentes o jefes de cada rea.

es proyectada a mediano plazo (para un periodo de 1 a 3 aos).

se rige en funcin de la planeacin estratgica.

Planeacin operacional
La planeacin operacional es aquella que se da a nivel de operaciones.
En la planeacin operacional se analiza la situacin de los elementos necesarios para
realizar una tarea o actividad especfica, se establecen objetivos operacionales, se
formulan estrategias simples o cursos de accin, y se disean planes o programas de
accin con un alcance menor pero ms detallados que los tcticos (planes operacionales).
Otras caractersticas de la planeacin operacional son:

considera solo una tarea o actividad especfica.

es elaborada por los jefes o responsables de cada equipo de trabajo.

es proyectada a corto plazo (para un periodo no mayor de 1 ao).

se rige en funcin de la planeacin tctica.

Caractersticas de la planeacin
La planeacin es fundamental para el xito de toda empresa; sin embargo, no todas las
empresas que la aplican tienen un mejor desempeo que las que no lo hacen, ya que no
basta con realizar cualquier planeacin sino que es necesario que esta cuente con algunas
caractersticas.
Las siguientes son algunas caractersticas con las que debe contar toda planeacin:

Es precisa
La planeacin debe contemplar objetivos especficos expresados en trminos de cantidad
y tiempo tales como incrementar las ventas en un 20% para el prximo trimestre que
permitan tener un punto de referencia para medir los resultados (aunque tambin puede
contemplar objetivos generales tales como ser la empresa lder del mercado que ayuden
a establecer un rumbo, pero siempre y cuando estn acompaados de objetivos
especficos), as como estrategias o acciones concretas que permitan saber exactamente
qu es lo que se debe hacer para poder alcanzar los objetivos.

Es factible
Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces de generar entusiasmo, pero
que a la vez sean factibles; es decir, que estn dentro de las posibilidades de la empresa o
del rea para la cual se ha realizado, teniendo en cuenta las condiciones del entorno, y los
recursos y capacidades con los que se cuenta; as como estrategias y cursos de accin
igualmente factibles teniendo en cuenta los recursos y capacidades disponibles.

Es coherente
Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes realizados en la empresa y
procurar que todos estos elementos sean coherentes entre s; por ejemplo, debe procurar
que los objetivos de un rea o departamento estn alineados con los objetivos generales
de la empresa, pero tambin con los objetivos de las dems reas o departamentos.

Es evaluada constantemente
No solo se debe evaluar los resultados de una planeacin, sino que tambin cada cierto
tiempo se debe evaluar su desarrollo; por ejemplo, para ver si los objetivos establecidos
an siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar teniendo en cuenta las nuevas
condiciones del entorno, o para ver si las estrategias formuladas pueden ser mejoradas
teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que ahora se cuenta.

Es flexible
La planeacin no debe estar escrita en pierda, sino ser lo suficientemente flexible como
para permitir cambios, ajustes o correcciones a medida que se vaya ejecutando; por
ejemplo, cuando debido a los cambios repentinos del entorno sea necesario establecer
nuevos objetivos que se adapten a estos, cuando debido a un cambio importante en la
disponibilidad de los recursos del rea para la cual se ha realizado sea necesario cambiar
de estrategias, o cuando debido a que no se estn obteniendo los resultados esperados
sea necesario corregir los planes de accin.

Es permanente
Finalmente, la planeacin no es algo que se realiza una sola vez y que termina con la
ejecucin de los planes de accin, sino que se trata de un proceso permanente y continuo
en donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos
objetivos, y con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de accin que permitan
alcanzarlos.