Diagnostico al rea de recursos humanos empresa

FLOR EXPRES S.A.S

Estudiantes:
Jeimmy Liliana Rache.
Carol Andrea Valderrama.
Oscar Ricardo Sierra.

Docente:
Alejandra Riveros

Materia:
Gestin Humana 2

Universidad de Cundinamarca
Facultad de Ciencias Administrativas, Econmicas y Contables
Programa de Administracin de Empresas
VIII Semestre Diurno
Extensin Cha
2014

Tabla de contenido
INTRODUCCION............................................................................................... 3
1.

Informacin de la empresa........................................................................... 4
a) Misin:...................................................................................................... 4
b) Visin:....................................................................................................... 4
c) Objetivo general Organizacional:...................................................................4
Objetivos especficos Organizacionales:............................................................4
d. Organigrama.............................................................................................. 5
e. Nmero de trabajadores totales....................................................................5
f. Nmero de trabajadores por rea...................................................................5

2.

Proceso de Diseo de estructura y anlisis de cargos......................................6

a. Contador................................................................................................... 6
b. Gerente general.......................................................................................... 7
c. Operario.................................................................................................... 8
d. Jefe de R.R.H.H......................................................................................... 9
e. Jefe compras........................................................................................... 10

3.

Proceso de Seleccin de Personal...............................................................11

4.

Proceso de Capacitacin Y desarrollo..........................................................13

5.

Proceso de Evaluacin de Desempeo........................................................14

BIBLIOGRAFIA............................................................................................... 15

INTRODUCCION.
La administracin del talento humano o anteriormente llamado recursos
humanos es una parte vital de cualquier organizacin, ya que este recurso es
clave para las actividades que puedan realizar las organizaciones. De esta
forma podemos evidenciar que el recurso humano es mucho ms complejo que
otro tipo de recursos que no son de menor importancia, pero pueden ser mucho
ms fciles de adquirir y de mantener como el recurso financiero y el recurso
fsico.
En este trabajo se pretende dar un panorama del rea de talento humano de la
empresa FLOR EXPRES S.A.S, asimismo se intenta mostrar cuales son las
estrategias y procedimientos que se implementan en esta empresa y como
estas ayudan al desarrollo y sostenibilidad de la compaa.

1. Informacin de la empresa
La empresa FLOR EXPRES E.U fue fundada el 24 de junio de 2002 Su
actividad es la comercializacin y distribucin al por mayor y al por menor de
flores, plantas naturales, artculos accesorios y materiales para floristeras y
decorativos en la ciudad de Bogot. Teniendo como Gerente General al seor
SILVESTRE QUIROGA BENAVIDEZ y encontrndose ubicada en la carrera 13
A # 86 49 Bogot Colombia.

a) Misin:
Somos una comercializadora dedicada a la compra y venta a nivel nacional de
flores que posean altos estndares de calidad, con el fin de lograr la
satisfaccin y fidelizacin de nuestros clientes; obteniendo as
una
sostenibilidad y con ello una permanencia en el mercado.

b) Visin:
Esperamos ser una comercializadora conocida en el mercado por nuestra
satisfaccin del cliente y la excelencia en nuestros productos, buscando de
esta forma ser altamente competitivos; obteniendo con ello una mayor
sostenibilidad y participacin en el mercado.

c) Objetivo general Organizacional:

Ser una comercializadora de flores reconocida en el mercado por su eficiencia
en la satisfaccin de los clientes y la calidad de sus productos.
Objetivos especficos Organizacionales:

Mejorar en control en la organizacin

Establecer la estructura organizacional
Fortalecer las reas de la organizacin
Obtener un mayor reconocimiento en el mercado

d. Organigrama
Organigrama de la empresa FLOR EXPRES S.A.S

e. Nmero de trabajadores totales

La empresa cuenta con 21 trabajadores en total entre los cuales se encuentran
todas las personas que intervienen en las actividades de la empresa
f. Nmero de trabajadores por rea
La empresa Flor Expres s.a.s cuenta con 21 trabajadores distribuidos de la
siguiente manera:
rea de
Gerencia
General y
ventas

rea de
R.R.H.H.

rea de
compras

rea financiera

rea operativa

El encargado
de estas
reas es el
seor
Silvestre
Benavides.

La persona
encargada de
esta rea es
la seora
Marlene
Garzn.

En esta rea
se encuentra
Johana
Garzn.

En la parte
financiera se
encuentra la
contadora
Jaqueline Bastidas
y el revisor fiscal
Gabriel Londoo.

Para esta rea

se encuentran
asignadas 17
personas que
desempean
diferentes
funciones.

2. Proceso de Diseo de estructura y anlisis de cargos

a. Contador
1. Datos de identificacin:
Cargo: Contador.
rea: Contable y financiera.
Jefe Inmediato: Gerente
Horario: Indefinido
Contrato: Por prestacin de servicios
Ubicacin geogrfica: Bogot D.C.
2.Posicion del cargo en el organigrama:
a. Subordinacin:

Este cargo no tiene ningn tipo de personal

subordinado.

b. Supervisin:

El cargo est sujeto a la supervisin del

gerente o administrador.

c. Comunicaciones colaterales: Se relacin con el rea de gerencia, el rea

(escribir con quien se relaciona de compras, el rea de ventas, el rea de
en la empresa)
R.R.H.H. y el rea de produccin
3. Contenido del cargo
%
Tiempo
laboral

Tareas principales
Clasificar y
organizacin

registrar

la

informacin

financiera

de

la

15%

Llevar los libros mayores de acuerdo con la tcnica contable y

15%
los auxiliares necesarios
Preparar y presentar informes sobre la situacin financiera
15%
de la empresa
Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden
15%
municipal y nacional,
Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio
con sus correspondientes notas, de conformidad con lo 16%
establecido en las normas vigentes.
Tareas secundarias

%
Tiempo
laboral

Asesorar a la Gerencia en asuntos relacionados con el cargo,

as como a toda la organizacin en materia de control interno. 8%
Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y 8%
oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes

de informacin tanto internas como externas.

Asesorar a los asociados en materia crediticia y tributaria,
8%
cuando sea requerido
4. Objetivo del cargo
Apoyo a la gestin de registros contables, anlisis de
cuentas y preparacin de informes o reportes peridicos
5. Requisitos
Profesional en contadura publica
Experiencia de 3 aos ejerciendo la profesin
Con conocimiento en impuestos, nomina y Excel

b. Gerente general.
1. Datos de identificacin:
Cargo: Gerente general.
rea: Administrativa.
Jefe Inmediato: Socios compaa
Horario: Lunes a Sbado, de 7am a 5pm
Contrato: Indefinido.
Ubicacin geogrfica: Bogot D.C.
2.Posicion del cargo en el organigrama:
rea de R.R.H.H (Marlene Garzn) rea de
compras (Johana Garzn) rea financiera
Colaboradores:
(Jaqueline Bastidas) rea operativa (15
personas).
3. Objetivos del cargo
- La gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa el cual tiene
dentro de sus mltiples funciones; su finalidad es la ejecucin de las polticas
y directrices que garanticen el correcto y eficaz funcionamiento de la
empresa.
- La organizacin espera que la persona que ocup este cargo representar a
la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del
proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr
objetivos establecidos.
4. Funciones
-

Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las

funciones de los diferentes departamentos.

Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos

anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la

aprobacin de los gerentes corporativos.

-

Coordinar con las reas para asegurar que el cumplimento de los

objetivos y su correcta comprensin.

Designar los cargos gerenciales.

Mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos

y proveedores.

Responsabilidades.
-

El cumplimiento de los acuerdos estatutos.

La existencia, regularidad y veracidad de los sistemas de

contabilidad, los libros que la ley ordena llevar a la Sociedad y los
dems libros y registros que debe llevar un ordenado comerciante.

La veracidad de las informaciones que proporcione el gerente

El empleo de los recursos solo en negocios no en otros proyectos

La veracidad de las constancias y certificaciones que expida

respecto del contenido de los libros y registros de la Sociedad.

Requisitos: Se necesita un administrador de empresas con cualidades de

liderazgo y de toma de decisiones estratgicas que tenga experiencia de 3
aos como mnimo y que posea una especializacin en alta gerencia y algunos
conocimientos de trabajo en equipo.
c. Operario
1. Datos de identificacin:
Cargo: Operario.
rea: Produccin.
Jefe Inmediato: Gerente
Horario: Lunes a Sbado, de 7am a 5pm
Contrato: Fijo por un ao.
Ubicacin geogrfica: Bogot D.C.
2.Posicion del cargo en el organigrama:
a. Subordinacin:

Este cargo no tiene ningn tipo de personal

subordinado.

b. Supervisin:

El cargo est sujeto a la supervisin del

gerente o administrador y al jefe de R.R.H.H.
Marlene Garzn.

El cargo se relaciona con todos sus

c. Comunicaciones colaterales:
superiores jerrquicos que son: Contador,
(escribir con quien se relaciona
jefe de compras Johana Garzn, jefe de
en la empresa)
R.R.H.H. Marlene Garzn, gerencia
3. Contenido del cargo
%
Tiempo
Tareas principales
laboral
Asegurar que se cumpla la calidad de las flores y observar si
cumplen con las especificaciones que estipula la organizacin 14%
Tratar fsica, qumica y mecnicamente las flores para su
13%
conservacin
Empacas las flores en tres tipos: flores enteras, combos y
13%
bouquets
Efectuar el punto de corte antes de 1 mes del florecimiento
13%
total de la flor
Rendir informes mensuales a gerencia acerca de numero de
14%
flores cortadas, empacadas y desechadas
Manejo de maquinaria para la organizacin de las flores
13%
terminadas disponibles para vender
Tareas secundarias

%
Tiempo
laboral

Mantener aseada su rea de trabajo

5%

Encargado de de clasificar las flores de acuerdo a su tipo

5%

Inspeccin peridica de la maquinaria

5%

Cumplir normas de seguridad industrial y salud ocupacional

5%
4. Objetivos del cargo
Ejecucion de procesos productivos para clasificacin de las flores, embalaje y
almacenamiento para la entrega del producto final al consumidor.
5. Requisitos
Titulo bachiller
Mnimo experiencia 1 ao
Titulo tcnico (opcional)
Disponibilidad de horario
d. Jefe de R.R.H.H.
1. Datos de identificacin:
Cargo: Jefe de recursos humanos.
rea: RRHH.
Jefe Inmediato: Gerente
Horario: Lunes a Sbado, de 7am a 5pm

Contrato: Fijo por un ao.

Ubicacin geogrfica: Bogot D.C.
2.Posicion del cargo en el organigrama:
a. Subordinacin:

Operarios.

b. Supervisin:

El cargo est sujeto a la supervisin del

gerente general.

c. Comunicaciones colaterales:
El cargo se relaciona con: Gerencia,
(escribir con quien se relaciona
Contador, jefe de compras y operarios.
en la empresa)
3. Contenido del cargo
Funciones
-

Realizar todo el proceso de reclutamiento, seleccin, contratacin e

induccin del personal.

Garantizar una buena comunicacin entre todos los niveles de la

organizacin.

Crear y llevar a cabo programas de capacitacin cuando sea

necesario.

Supervisar el cumplimiento de las funciones de los cargos de la

empresa.

Llevar a cabo y controlar programas de salud ocupacional.

4. Objetivo del cargo

El objetivo del cargo de basa en el control de los empleados de la empresa
teniendo en cuenta el ambiente laboral, polticas y procedimientos, actividades
de capacitacin y entrenamiento y salud ocupacional.
5. Requisitos
Titulo bachiller
Mnimo experiencia 1 ao
Titulo tcnico (opcional)
Disponibilidad de horario
e. Jefe compras
1. Datos de identificacin:
Cargo: Jefe de compras.
rea: Compras.
Jefe Inmediato: Gerente
Horario: Lunes a Sbado, de 7am a 5pm
Contrato: Fijo por un ao.

Ubicacin geogrfica: Bogot D.C.

2.Posicion del cargo en el organigrama:
a. Subordinacin:

Operarios.

b. Supervisin:

El cargo est sujeto a la supervisin del

gerente general.

c. Comunicaciones colaterales:
El cargo se relaciona con: Gerencia,
(escribir con quien se relaciona
Contador, jefe de R.R.H.H y operarios.
en la empresa)
3. Contenido del cargo
Funciones
-

comprar todos aquellos bienes que la empresa necesita

adquirir la materia prima para la transformacin de los productos

Estar en constante comunicacin con los dems integrantes de la

empresa con el fin de identificar necesidades y oportunidades.

4. Objetivo del cargo

El objetivo del cargo de basa en manejar estrategias eficaces en lo referente a
las compras necesarias en la empresa y el manejo del presupuesto.
5. Requisitos
Titulo bachiller
Mnimo experiencia 1 ao
Titulo tcnico (opcional)
Disponibilidad de horario

3. Proceso de Seleccin de Personal

La organizacin cuenta con un proceso de seleccin de personal muy poco
tcnico y poco estructurado para buscar los mejores candidatos para el puesto
vacante, donde no se evalan potencialidades fsicas ni mentales para ejecutar
las tareas que necesita el cargo, por lo que proponemos un proceso de
seleccin de acuerdo a lo aprendido en la materia de Gestin humana II.
Para el inicio del proceso de seleccin, empezaremos con la recoleccin de
informacin acerca del cargo, mediante un anlisis de cargo, como los
establecimos antes, estableciendo: aspectos intrnsecos (contenido del cargo) y
extrnsecos (requisitos que debe cumplir el ocupante del cargo) del cargo. Con

la intencin de identificar claramente los requisitos que debe cumplir el

aspirante al cargo sin que se queda por fuera de este anlisis.
El segundo aspecto es la seleccin de la tcnica de seleccin valga la
redundancia, utilizando para este proceso, tres diferentes tcnicas:
1. Entrevistas: este puede ser el mtodo que ms se utiliza pero para el
este caso en especifico puede ser muy relevante para encontrar el
personal idneo que cumpla con los requisitos del cargo. Por ejemplo:
Una entrevista para el cargo de operario de produccin para cumplir el
perfil anteriormente propuesto.
Buen da seor(a) _______ Qu tal se encontr el trafico para llegar a
este lugar? ___Respuesta___ le doy la bienvenida a este proceso de
seleccin, cuando est listo me avisa para iniciar con la entrevista.
Primero: Me gustara saber un poco de usted y de lo que puedo
encontrar en su hoja de vida, favor dgame Cul es su nombre
completo?, Cul es su estado civil?, Con quin vive?, Hace cuanto
vive (solo/con su familia/etc.)? Cmo definira su relacin con ellos?,
Considera usted que su familia es importante en este momento de su
vida y por qu?, Alguna persona depende econmicamente de usted?,
le gusta practicar algn deporte?, Hace cuanto lo practica? Lo
practica solo o en compaa de alguien? Por qu ese deporte y no
otro?
Segundo: Cunteme un poco sobre su ltimo trabajo Hace cuanto
tiempo esta sin trabajo?, Cunto duro con su trabajo anterior?, Cul
fue el motivo para terminar su contrato?, Le gustara volver a trabajar
all?, Hizo amigos trabajando en esa empresa?, Puede definir su
anterior empresa en una palabra? Cul sera esa palabra? Cmo le
iba con su jefe inmediato?, Se puede considerar un amigo de su ex jefe
inmediato? Por qu si o por qu no?
Tercero: Ahora cunteme algo de su vida acadmica que no aparezca en
su hoja de vida, Tuvo algn tipo de reconocimiento cuando estaba en la
academia? Por qu le dieron ese reconocimiento?, Qu actividades
realizo para ganarse ese reconocimiento?, Qu resultado tuvo esa
realizacin de esas actividades aparte del reconocimiento?, Se
considera merecedor de ese reconocimiento?
Cuarto: y en ltimo lugar, tiene alguna duda sobre la empresa, sobre el
cargo al que esta aspirando, sobre cualquier cosa. Bueno esa fue toda
la entrevista, entonces si gusta puede proceder a la siguiente etapa de
este proceso que es una pequea prueba de su personalidad.

2. Pruebas de personalidad: con la intencin de encontrar diversos rasgos

determinados por el carcter (rasgos adquiridos) y por el temperamento
(rasgos innatos), que para este caso en especifico se necesitara una
persona con rasgos no tan definidos pero que si sean determinados para
que ejecute sus funciones de la mejor manera, por ejemplo conocer: su
equilibrio emocional, sus diferentes inters, frustraciones, como su
resistencia a la frustracin, el nivel de ansiedad que puede llegar a tener en
una situacin complicada, que niveles de agresividad maneja cuando esta
frente a alguien y lo ms importante que tanto se puede motivar y que
niveles de motivacin puede llegar a tener ejerciendo de pleno sus
funciones. Por ejemplo, el uso de este test denominado: Test de
personalidad
de
16
factores,
que
podemos
encontrar
en
http://www.psicologiaonline.com/test/test_personalidad_16_factores/index.p
hp
Luego de estas entrevistas y pruebas pasamos a realizar una tabulacin de los
resultados, logrando as conocer a los aspirantes con el mejor perfil para
cumplir los requisitos que exige el cargo,
4. Proceso de Capacitacin Y desarrollo
La empresa FLOR EXPRES S.A.S utiliza el proceso de capacitacin con el
objetivo de que el trabajador desarrolle con mejor calidad sus funciones
especficas y adems de ello adopte competencias que mejoren la
competitividad de la empresa.
Primordialmente el cargo a capacitar en la compaa va hacia el operativo
quien se encarga del manejo de la transformacin, distribucin y venta de los
productos. A pesar de que la empresa no lleva un proceso cclico de
capacitacin y desarrollo se caracteriza por que todas las actividades preparen
al empleado para enfrentarse al cambio y al desarrollo continuo de habilidades
destacables.
La necesidad de capacitacin surge luego de un anlisis de los cargos y las
habilidades destacables de cada trabajador. El mtodo implementado es la
capacitacin mediante una clase terica y prctica.
Las principales limitaciones del proceso de capacitacin y desarrollo se
enfocan en el costo y el tiempo necesario disponible para lograr dicha
actividad.
Se aconseja como plan de accin implementar un estructurado plan de
capacitacin siguiendo los pasos de diagnstico (trasmisin de informacin en
el anlisis de los puestos), diseo (desarrollo de habilidades dentro de los
objetivos de la capacitacin), implantacin (desarrollo de actitudes) y
evaluacin de capacitacin (desarrollo de conceptos).

5. Proceso de Evaluacin de Desempeo

Es un proceso que permite a las organizaciones verificar las competencias
individuales de los trabajadores y valorar el rendimiento del mismo; lo cual nos
sirve como un indicador del conocimiento de las funciones del empleado y de
la organizacin donde labora.
De igual forma esta herramienta permite un feedback efectivo con el empleado
y esto permite a la organizacin tener un conocimiento ms claro de los
posibles problemas o las posibles oportunidades que se presenten con cada
persona y lugar de trabajo, de esta forma permite mantener los niveles de
eficiencia y efectividad de las reas funcionales. Asimismo permite elaborar y
establecer estrategias de mejoramiento continuo y genera la posibilidad de
crear el desarrollo de carrera.
Para este caso la empresa realiza una evaluacin por grupos o reas de
trabajo en donde se socializan los resultados y se discuten posibles soluciones;
sin embargo lo ms recomendable es utilizar la evaluacin de 360 que es
mucho ms completa, ya que todos se evalan entre si unos a otros con lo cual
se podra tener un resultado mucho ms objetiva. Para tener una percepcin
ms clara se puede ver la siguiente imagen.

BIBLIOGRAFIA
http://santisteban.files.wordpress.com/2011/02/seleccion-de-personal.pdf
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo
%209/cap9_c.htm
http://www.donempleo.com/pruebas-seleccion-testpsicotecnicos.asp#Testpersonalidad
http://genesis.uag.mx/edmedia/material/RH/selpersonal.pdf