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TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO......
ALCANCE...
A QUIEN VA DIRIGIDA...
DESCRIPCIN...
PROCEDIMIENTO.
IMPLEMENTACIN..
INSTRUMENTO: CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO
INSTRUMENTO: LECCIONES APRENDIDAS......
INSTRUMENTO: GESTIN DE RIESGOS (CUANTITATIVO-CUALITATIVO) NO
PLANIFICADOS.....
COMPONENTES DEL INDICADOR: CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL
PROYECTO....
COMPONENTES DEL INDICADOR: LECCIONES APRENDIDAS.....
COMPONENTES DEL INDICADOR: GESTIN DE RIESGOS (CUANTITATIVO
CUALITATIVO) NO PLANIFICADOS........
BENEFICIOS DE LA GUA METODOLGICA..
GLOSARIO.....
ANEXOS.....
Anexo N. 1...
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OBJETIVO
Proponer tres indicadores para el uso del Gerente de Proyectos, que den un valor agregado a la
gestin de proyectos de TI alineados con la metodologa PMBOK.
Gua Metodolgica para el uso de Balanced Scorecard en Proyectos de TI alineada por el PMBOK
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ALCANCE
A QUIEN VA DIRIGIDA
Esta gua metodolgica va dirigida a las personas que cumplen con la funcin de Gerentes de
Proyecto de TI y que hayan trabajado con la metodologa del PMBOK.
DESCRIPCIN
La metodologa est basada en una investigacin previa sobre la teora de Proyectos, proyectos de
tecnologa de informacin, estndares para la direccin de proyectos y las problemticas que se han
presentado en los ltimos tres aos (2007,2008 y 2009) en la gerencia de proyectos de TI, y el
estudio de la metodologa Balanced Scorecard y su uso.
La gua metodolgica se encuentra estructurada en cinco pasos, a saber:
1. Primer Paso: Escoger un proyecto de tecnologa de informacin que est aprobado y en
fase de desarrollo. De acuerdo a las necesidades propias del gerente y a las problemticas
que se hayan presentado durante la gerencia de proyectos anteriores, usted puede usar
alguno de los indicadores contenidos en este material o disear aquel que permita medir su
necesidad planteada (ver Tabla 1). Una vez se conoce hasta el paso quinto, el Gerente de
Proyectos puede retomar este paso y agregar nuevos indicadores al mapa de tabla 1 y seguir
con los pasos siguientes.
Gua Metodolgica para el uso de Balanced Scorecard en Proyectos de TI alineada por el PMBOK
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2. Segundo Paso: Construir la tabla de puntuacin de los indicadores con base en las
perspectivas de Balanced Scorecard que estn relacionadas (ver Tabla 2), y adems,
construir la frmula de clculo para cada indicador (ver Tabla 3).
3.
4. Cuarto Paso: Completar la plantilla de cada indicador con todos sus componentes (ver
Tabla 6). Plantear la calificacin de los resultados, las observaciones y metas que se deben
poner en marcha dependiendo de la valoracin.
5. Quinto Paso: Una vez se han evaluado los indicadores, se prosigue a apreciarlos de manera
conjunta. Disear y transcribir los resultados obtenidos en una tabla que mida el desempeo
de la funcin del Gerente de Proyectos de TI para estos indicadores (ver Tabla 7). Segn el
resultado obtenido se considera la gerencia como: excelente, buena o deficiente.
PROCEDIMIENTO
Primer Paso:
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P. del cliente
P. de Proceso
Interno
P. del Aprendizaje y
Crecimiento
PMBOK
Cantidad de
Lecciones
Aprendidas.
Iniciacin
Nmero de nuevos
Productos y/o
servicios
Nmero de nuevos
Productos y/o
servicios
Nmero de programas
efectuados de
capacitacin.
Porcentaje de
crecimiento del
conocimiento
intelectual.
Evaluaciones de
desempeo del equipo
Alcance
Tiempo
Cumplimiento de
los objetivos del
Proyecto.
Cumplimiento de
los objetivos del
Proyecto.
Cumplimiento de las
fechas de los
entregables.
Cumplimiento en el
control de costos.
Costos
Cumplimiento en el
margen del proyecto.
Calidad
Nmero de cambios
por actividad
planificada.
Recursos Humanos
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Comunicacin
Cumplimiento
Divulgacin
objetivos del
proyecto
Cumplimiento
Divulgacin objetivos
del proyecto
riegos nuevos
identificados en el
proyecto
Riesgos
Adquisicin
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9. Nmero de cambios por actividad planificada (Procesos Internos + Calidad): Medida que
apoya a evaluar el nmero de cambios generados en el desarrollo del proyecto en un
periodo de tiempo determinado sobre una actividad en especfico. Instrumento de
medicin: Lista de Cambios aprobados en el periodo de tiempo.
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que hacen parte del equipo de trabajo en el desarrollo del proyecto. Esto est dado por
rangos y calificaciones provenientes de un experto en la Gerencia de Proyectos de TI.
Segundo Paso:
Construir la tabla de puntuacin de los indicadores con base en las perspectivas de
Balanced Scorecard relacionadas al indicador (ver Tabla 1) y adems darle a dicha relacin
un peso porcentual sumando un total de 100 para cada indicador. Un ejemplo de esta tabla,
puede ser (ver Tabla 2):
Procesos Internos
50
Financiera Aprendizaje/Crecimiento
50
50
50
40
30
30
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(100%)
Tabla 2. Puntuacin de Indicadores
Fuente: Autora
Tercer Paso:
Para algunos indicadores corresponde a identificar la herramienta, base de datos en la que
se encuentra recolectada la informacin y con la cual podamos crearlo.
Para otros, se debe disear el instrumento de medicin ms apropiado. Se formula y
calcula el resultado haciendo uso de una frmula de clculo.
Esta frmula de clculo depender del tipo de instrumento de medicin, algunas pueden ser
el cumplimiento de n cantidad de objetivos sobre el total de objetivos, otras pueden ser la
cantidad de respuestas afirmativas menos la respuestas negativas, etc. En algunos casos se
tendr en cuenta los pesos porcentuales dados a cada perspectiva. Un ejemplo puede ser:
Total
N respuestas afirmativas
N preguntas
8
0.8
10
---
Un ejemplo del instrumento de medicin alineado con las perspectivas de BSC y lar rea de
conocimiento del PMBOK puede ser:
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SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
<Perspectiva de BSC>
1
<Pregunta 1>
<Pregunta 2>
<Pregunta 3>
<Pregunta 4>
<Pregunta 5>
<Perspectiva de BSC>
<Pregunta 6>
<Pregunta 7>
<Pregunta 8>
<Pregunta 9>
10 <Pregunta 10>
N de respuestas afirmativas <perspectiva 1>
N de respuestas afirmativas <perspectiva 2>
N total de respuestas afirmativas
Tabla 4. Instrumento de Medicin
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Fuente: Autora
Total
60%
N preguntas
15
15
60%
Cuarto Paso: Diligenciar la plantilla de cada indicador con todos sus componentes (ver Tabla
10). Plantear en los componentes, los resultados de la frmula y a partir de esto se pueden escribir
las observaciones en el componente de <rango>, correspondientes a planes de accin para mejorar.
<Nombre del Indicador>
Objetivo del indicador
Formula de calculo
Criterios
Unidad de medicin
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Periodo de medicin
Fuente de Informacin
Instrumento
RANGO
65 Valor 100
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
Bajo
Medio
Alto
Quinto Paso:
Una vez se ha obtenido los resultados por los indicadores trabajados, es posible en forma global
apreciarlos de manera conjunta. Para ello se transcriben los resultados obtenidos en la siguiente
tabla que busca mirar el desempeo de los indicadores (ver Tabla 7). Un ejemplo a seguir es:
Una manera de analizarlo puede ser:
Cuando el desempeo del proyecto excede del promedio y su trabajo ha sido documentado,
oportuno y controlado, se podra declarar que ha hecho una direccin excelente. Este tipo de
gerencia cumple con los tres rangos de 66-100 o ha conseguido al menos dos rangos de 66- 100 y el
restante es de 31-65. Se puede dar una segunda calificacin como buena, cuando se han realizado
todas las funciones satisfactoriamente sin necesidad de dar un valor agregado al proyecto; persisten
las equivocaciones en la gestin pero pueden ser corregidas gracias a un seguimiento y control con
indicadores, se ubica en esta categora si ha cumplido con el rango medio de los tres indicadores 31-
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65 o si ha cumplido al menos en dos de estos y el restante est entre 0-30 o 66-100, o si ha cumplido
al menos dos rangos de 66-100 y el restante de 0-30.
Finalmente, se puede dar una ltima clasificacin, denominada deficiente si se presentan tres
rangos en 0 a 30 o al menos dos estn en este rango sin importar el restante. Se sugiere que se
analice igualmente el caso en que los tres indicadores puedan tener resultados diferentes entre ellos,
en esta situacin la funcin de gerencia podra clasificarse como buena. Ver el siguiente ejemplo:
Rango del Indicador
Indicador
0 - 30
31-65
Acercamiento al alcance
Calificacin
70
del proyecto
Lecciones aprendidas
Gestin
66-100
de
70
riesgos
(Cuantitativos-cualitativos)
para
permitirse
calificar
el
desempeo>
50
IMPLEMENTACIN
En esta seccin se realiza la gua metodolgica de la gua con respecto a tres indicadores
seleccionados por la apreciacin de la autora una vez aplicadas las encuestas, el cuadro comparativo
entre Balanced Scorecard y la metodologa PPMBOK y a luz del anlisis de las problemticas
presentadas en las Jornadas de Gerencia de Proyectos por ACIS para el 2007, 2008 y 2009.
Primer Paso:
Se escogieron los tres siguientes indicadores (Cumplimiento de los Objetivos del Proyecto,
Cantidad de Lecciones Aprendidas y, Riesgos Nuevos identificados en el Proyecto) de la matriz de
indicadores (ver Tabla 1).
El objetivo de los tres indicadores siguientes es presentar al Gerente de Proyectos de TI, alertas de
seguimiento.
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Segundo Paso:
La tabla de puntuacin (ver Tabla 12) de los tres indicadores estar asociada con las perspectivas de
Cliente, Procesos Internos y, Aprendizaje y Crecimiento.
PERSPECTIVA DEL BSC CON LA QUE SE RELACIONA
INDICADOR
Cliente
Cumplimiento de los Objetivos del Proyecto.
(100%)
50
50
Procesos Internos
Financiera
Aprendizaje/Crecimie
nto
50
50
100
Tabla 8. Puntuacin de Indicadores implementados
Fuente: Autora
Las siguientes tablas (ver Tabla 9, 10 y 11) organizadas por indicador, son la representacin
numrica de cada uno de los instrumentos de medicin. Esta gua se apoya de un archivo de
Excel que calcula automticamente las frmulas al mismo tiempo que se estn
diligenciando los instrumentos de medicin (ver Anexo 1):
Resultado para Cumplimiento de los objetivos del proyecto
Formula a aplicar
Total
N requerimientosplaneados
N requerimientosplaneados
---
Total
---
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Total
N riesgosncontrados puntajePers1%
N riesgosplanteadosPers1
---
Tercer Paso:
Para cada indicador se seleccionaron los siguientes tipos de instrumentos de medicin:
Riesgos Nuevos Identificados del Proyecto La matriz de Desglose del riesgo usada en el
proyecto.
En seguida se muestran los tres diseos de los instrumentos de medicin para los indicadores:
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Gua Metodolgica para el uso de Balanced Scorecard en Proyectos de TI alineada por el PMBOK
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Cuarto Paso:
Las siguientes plantillas (ver Tablas 15, 16 y 17) se completan con la ayuda de los instrumentos de
medicin del tercer paso, las frmulas de clculo y adems se plantean los valores del rango y las
observaciones o metas para cada indicador, as:
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INDICADOR
FORMULA DE
CALCULO
CRITERIOS
N requerimientosplaneados
N requerimientosplaneados
Documentar los requerimientos del proyecto y tener la aprobacin del mismo. Duracin
Original [OD], Estructura de Desglose del trabajo [PSWBS], Solicitud de Propuesta y el
rendimiento del cronograma [SPI].
UNIDAD DE
MEDICIN
PERSPECTIVA A
LA QUE
Porcentaje.
Cliente y Financiera
PERTENECE
GRUPO DE
PROCESOS DEL
PMBOK CON
LOS QUE SE
RELACIONA
PERIODO DE
MEDICIN
FUENTE DE
INFORMACIN
INSTRUMENTO
Lista de Chequeo de Cumplimiento (Ver Tabla 12)
RANGO
0 Valor 30
El cumplimiento de los requerimientos en el tiempo programado ha sido imperceptible;
posiblemente hay retraso en las fechas de entrega de los productos parciales y el alcance
de una/s actividad/es no se ha clarificado. Las expectativas del cliente no se han cumplido
como lo pactado.
Cabe la posibilidad de tomar como consecuencia, no haber identificado los posibles
problemas, cambios y acciones correctivas para los objetivos del proyecto; en caso que si
se hiciera, la documentacin y la administracin de las actividades correctivas no se
hicieron en el momento pactado.
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30 Valor 60
El alcance del proyecto est sobre su lnea base esto indica que el rendimiento de los
procesos y los entregables de cada uno de ellos ha sido oportuno y completo. Si se
presentaron algunos cambios antes, durante y/o despus para el cumplimiento de los
requerimientos, el control de tiempo y calidad se implement de manera pronta. Por otro
lado, aun se presentan fallas en la estructura de desglose del trabajo [EDT], planificacin
de alcance y tiempos; alejndose un poco del alcance total del proyecto. La rentabilidad
del proyecto se est calculando sin una periodicidad, alterndose el presupuesto. No hay
una superacin de expectativas de gestin.
60 Valor 100
Los requerimientos del cliente son hitos completos y alcanzados tanto para el equipo del
proyecto como para el usuario final, la comunicacin es excelente. El tiempo, costo y
documentacin es proporcional a las necesidades presentes en el ciclo de vida del
proyecto. La gestin de cambios y control, cubre completamente las acciones
impredecibles del proyecto e igualmente genera acciones correctivas en el tiempo
META
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LECCIONES APRENDIDAS
OBJETIVO DEL
INDICADOR
FORMULA DE
CALCULO
CRITERIOS
UNIDAD DE
MEDICIN
PERSPECTIVA A LA
QUE PERTENECE
Porcentaje.
GRUPO DE
PROCESOS DEL
Humanos y Comunicacin.
QUE SE RELACIONA
PERIODO DE
MEDICIN
FUENTE DE
INFORMACIN
INSTRUMENTO
Lista de Chequeo de Satisfaccin (Ver Tabla 13)
RANGO
0 Valor 30
Las tcnicas y metodologas de conocimiento son ausentes y/o poco efectivas para el
ritmo del proyecto. Los integrantes del proyecto no tienen medios colaborativos que
les permitan comunicar y hacer feed-back de nuevos hallazgos. Los cambios son
parcialmente reconocidos, no todos los integrantes estn enterados. Una vez se cierra
una fase del proyecto, no se documenta propiamente los resultados y por lo tanto las
lecciones aprendidas hasta ese momento son intangibles. No hay instrumentos de
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medicin para conocer el conocimiento del personal adquirido una vez terminada
una fase o el proyecto, y as mismo, se desconocen las falencias del equipo. No se
sabe cuando invertir en capacitaciones ni nuevas lecciones de aprendizaje.
30 Valor 60
La implementacin de una Base de Datos de conocimiento es una herramienta vital
para el desarrollo normal del proyecto, su uso y consulta es moderado, ofreciendo
altos niveles de comunicacin y disminuye tiempos de bsqueda. La eficiencia de
estos recursos es indudablemente mejorable, pero el uso potencial de estos aun no se
ha alcanzado. Se deben fomentar tcnicas o metodologas que impulsen su rutina,
aumentando la participacin y consulta de estos recursos. Por otro lado, aplicar ms
de una tcnica de recoleccin de informacin para conocer que tan bien est
funcionando los recursos y si es necesario incorporar ms. Los clientes tienen
servicios de post-venta aunque el seguimiento es imparcial y no peridico. Con los
sistemas de informacin se mantiene fidelidad de los clientes, ahora se deben usar
para descubrir nuevos mercados y capturar clientes ignorados mejorando las
oportunidades de negocio.
60 Valor 100
Se est enfrentando a nuevos clientes o se estn ofreciendo grandes oportunidades de
negocio no antes vista. La eleccin de los integrantes del proyecto por participar del
desarrollo del mismo, es por sus habilidades y retroalimentaciones pasadas que se
vieron documentadas en un perfil del personal en un Sistema de Informacin.
Las herramientas de colaboracin son de alta eficiencia, prontas y modernas;
personalizadas completamente, disponibles a cualquier momento y en cualquier
lado.
Una vez se terminan las fases del proyecto o el proyecto completamente, se aplican
automticamente tcnicas de recoleccin de informacin para conocer el estado de
conocimiento de los integrantes del equipo. Se documentan adecuadamente y se
publican por medio de estas herramientas.
META
Dependiendo del rango, se proponen tres niveles de metas alcanzar para mitigar los
riesgos y obtener las expectativas deseadas:
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FORMULA DE CALCULO
CRITERIOS
N riesgosncontrados puntajePers1%
N riesgosplanteadosPers1
UNIDAD DE MEDICIN
Porcentaje
PERSPECTIVA A LA QUE
PERTENECE
Procesos Internos.
FUENTE DE INFORMACIN
Estructura de Desglose del Riesgo.
INSTRUMENTO
Tabla que mide los resultados de la matriz de desglose de riesgo.
RANGO
0 Valor 30
La mayora de cambios son de tipo eventual por lo tanto no se
hicieron medidas correctivas ni planes de contingencia. La
declaracin de los riesgos planteados no es paralela al alcance del
proyecto. La documentacin para la gestin de riesgos no es la
adecuada, no tiene una metodologa, ni tcnica y adems no tiene
un delegado dedicado a esta gestin. Los cambios crean
modificacin en la lnea base del cronograma, el presupuesto, las
actividades y las entregas parciales.
30 Valor 60
Se hace uso de un lineamiento estandarizado para la gestin de
cambios dentro del proyecto, la documentacin del mismo es
apropiada pero la comunicacin finalmente no abarca lo necesario
para aumentar el acoplamiento del equipo de trabajo. Los riesgos
planeados se presentan cmo lo esperado aunque aparecen algunos
cambios que no fueron contemplados y adems no hay actividades
correctivas para estos. La matriz de RBS tiene la categorizacin por
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medidas
de
correccin
tomadas,
las
amenazas
Quinto Paso:
Finalmente, cuando se han completado los instrumentos de medicin y las plantillas de los
indicadores, se prosigue a mediar el desempeo del proyecto respecto a los tres indicadores. En la
siguiente tabla se ilustran los indicadores trabajados por filas y las tres calificaciones por columnas.
La clasificacin se realiz acorde a los niveles de calificacin escogidos para las plantillas de los
indicadores que pueden ser modificadas segn sus necesidades.
Deficiente
Buena
Excelente
0 - 30
31-60
61-100
Calificacin
Cumplimiento de los
objetivos del proyecto
Cantidad de Lecciones
aprendidas
Riesgos Nuevos
Identificados
Tabla 18. Medicin del desempeo del proyecto
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Fuente: Autora
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GLOSARIO
rea de Negocio: Grupo de trabajo creado para dar soporte, desarrollo, distribucin e
implementacin de productos y aplicaciones que prestan servicios de tecnologa de informacin en
este caso.
Componente de un indicador: Son concentraciones medibles que permiten entender la razn de ser
del indicador. Igualmente las podemos ver como caractersticas y/o atributos que desglosan de
manera detallada el indicador, por ejemplo: tiempo, objetivo, direccin, variables, control,
responsables, mtrica, etc.
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ANEXOS
Anexo N 1:
Hoja de clculo que procesa los datos de los instrumentos de medicin de manera automtica y da
resultado a la mtrica de cada indicador.
Archivo de Excel Ayuda de Calculo-Gua.xls
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