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MARZO 2015

POLITICA DE ACTIVOS FIJOS

CONTENIDO
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PAGINA

OBJETIVO
ALCANCE
DEFINICIONES
RESPONSABILIDADES
POLITICAS
ANEXOS

DISTRIBUCIN DE COPIAS:

Gerentes Generales
Administracion Corporativo

ELABORADO POR:

Administracion Corporativo

2
2
2
2
3
7

REVISADO POR:

AUTORIZADO POR:

Contraloria

Director General

1. OBJETIVO

Esta informacin es confidencial y para uso exclusivo de la empresa

POLITICA DE: ACTIVOS FIJOS

Proporcionar a los empleados de Grupo Gowan, las normas que rigen la adquisicin de activos
fijos, para facilitar su administracin y control, as como definir las responsabilidades de los
empleados respecto de la administracin de los activos fijos a su cargo.
2. ALCANCE
Esta poltica aplica para todos los empleados del Grupo Gowan, que por cuestiones de su
trabajo tengan que solicitar la compra o tengan bajo su responsabilidad activos fijos para el
desempeo de sus funciones.
3. DEFINICIONES
Se consideran como activos fijos, todos los bienes tangibles propiedad de la empresa, que han
sido adquiridos para el funcionamiento de la empresa y que son necesarios para generar
ventas o son necesarios para la distribucin de nuestro productos.
Se consideraran activo fijos aquellos bienes que superen el equivalente en pesos a los $1,000
USD.
4. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del personal que tenga a su cargo o custodia un activo fijo propiedad de la
empresa, el debido cumplimiento de la presente Poltica.
I.
II.
III.

Utilizar los activos para los cuales se compraron, con cuidado y consideracin.
Utilizar los activos para uso oficial de la empresa y de manera adecuada.
Reportar inmediatamente el mal funcionamiento, robo o extravo de un activo al jefe
inmediato y al Contador de la empresa.

5. POLITICAS

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POLITICA DE: ACTIVOS FIJOS

COMPRA DE ACTIVOS
Toda compra de activo fijo deber contar con la aprobacin por escrito del Director General de
Mxico.
Los activos por valor inferior al equivalente en pesos de los $1,000 dlares requieren
autorizacin del Director General y/o Gerente General de cada empresa.
Toda solicitud de autorizacin de compra de activo fijo (anexo 2), deber incluir por lo menos
dos cotizaciones a excepcin de la compra de Equipo de Transporte que ya ha sido negociado
por corporativo.
No se realizar ningn desembolso para pago de activos sin formato de solicitud de
autorizacin de compra de activo fijo debidamente autorizado y factura original.
Toda adicin, mejora, mantenimiento o reparacin de activo fijo debe estar autorizado por el
Director General y/o Gerente General de cada empresa.
A) EQUIPO DE TRANSPORTE
El personal que por la naturaleza de sus funciones est autorizado para asignarle Equipo de
Transporte por parte de la empresa es el siguiente:
GRUPO GOWAN
Lmite para la compra de vehculos
Puesto

Director
Gerente Nivel 1
Gerente Nivel 2
Representantes de Ventas/Zonas
Encargados de Desarrollo
Almacn/Oficinas

Lmite de
precios
$450,000.00
$350,000.00
$250,000.00
$250,000.00
$250,000.00
$180,000.00

Nota: Los precios sern revisados de forma anual con los concesionarios.
Los montos mximos incluyendo IVA para la compra de Equipo de Transporte dependern del
nivel de puesto. Este importe se ajustar previa revisin con Director General de Mxico y en
funcin de los incrementos de precio de los bienes mencionados.
Los modelos autorizados para compra en las empresas Jco Fertilizer, Cortez Transfert, Dune
Company Mexicali y Gowan Semillas, sern Ford, Toyota y Chevrolet. (Ver anexo 1).

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Los modelos autorizados para compra en la empresa Gowan Mexicana, ser adicionalmente a
las mencionadas la marca Mitsubishi. (Ver anexo 1).
Las unidades entraran en un plan de renovacin cada 3 aos y/o 250,000 kms.
Las unidades debern ser de color blanco, asientos de tela, aire acondicionado y No incluyen
artculos de lujo.
Por seguridad y costos en pick up grandes no est autorizado cabina doble.
Todos los mantenimientos a los vehculos debern realizarse en la agencia correspondiente.
Todo el equipo de transporte debe asegurarse inmediatamente al momento de la compra, por
lo cual el encargado de realizar las compras de autos deber de gestionar que se cumpla con
este requisito.
Es importante que la solicitud (Anexo 2) contenga lo siguiente para agilizar el proceso de
compra:

Llenar solicitud de compra de activo fijo y enviarla a las oficinas corporativas.

Nombre del solicitante.
Puesto que desempea el solicitante.
Descripcin detallada del vehculo.
Deber contener justificacin que acredite la compra.
Especificar en donde se entregara la unidad y en qu estado se realizara la alta ante la
autoridad. Nota: Los tiempos de respuestas de entrega de unidades pueden variar de
acuerdo al inventario que se tenga con el concesionario hasta de 1 mes.
Se recomienda que todas las unidades se les realice su alta en Baja California ya que
es ms gil el trmite por tener el corporativo en dicho estado.

Para efectos de la venta de los vehculos el usuario del bien tendr derecho de preferencia
para adquirir el vehculo una vez que se d la renovacin.
El valor de venta para los empleados, de los vehculos repuestos cada 3 aos conforme a la
poltica establecida deber ser calculado:

Valor en Libro azul X 60%

Si el usuario del vehculo no tiene inters por adquirir la unidad al momento de su reposicin,
tienen preferencia todos los colaboradores del rea, en caso de no existir interesados del
rea, podrn participar en la compra de la unidad a reponer todos los colaboradores del
Grupo Gowan.
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La Direccin de Finanzas y Contralora solo podr autorizar las bajas de activos fijos.
Cuando falten 6 meses para reponer la unidad, no se podr autorizar gastos correspondientes
a mantenimiento de vehculos.
As mismo todos los gastos e impuestos incurridos en la venta corren a cargo del comprador
del equipo.
NOTA: El vehculo solo podr ser utilizado durante exista sol.
B) EQUIPO DE CMPUTO
En los casos de compra de equipo de cmputo y equipo perifrico (impresoras, escner,
monitores, etc.), se deber solicitar al rea de sistemas, las especificaciones mnimas de
operacin para el equipo requerido, tomando en cuenta el uso que se dar al equipo y
buscando la mxima eficiencia.
No est permitida la compra de Ipads, tablets, etc. en ninguna circunstancia.
REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO
Los activos fijos y su depreciacin se registraran contablemente, de acuerdo con Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas de Informacin Financiera, leyes, reglamentos
y dems cuerpos normativos.
Los activos fijos deben controlarse en un auxiliar contable que indique # activo, localizacin,
responsable, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, depreciacin del ejercicio, valor
neto.
La documentacin original que ampare la propiedad de los bienes, ser resguardada y
controlada por contabilidad general en archivo por separado.
Todos los bienes del activo fijo debern poseer una placa identificadora que indique el cdigo
asignado en el auxiliar de activo fijo, adems se debe llevar el control de la ubicacin de los
bienes y el estado en que se encuentran.
Se debe realizar un inventario fsico de activos por el rea de Contabilidad, por lo menos una
vez al ao y estos deben ser cotejados y conciliados con los registros contables. Por lo que se
refiere a los bienes que no sean localizados como resultado de la realizacin de los
inventarios, se notificar a Contralora para que se determine la accin a seguir para la baja
del activo.

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En caso de extravo o robo, el usuario responsable deber comunicar por escrito al rea de
contabilidad general, la narracin de los hechos y enviar copia de la denuncia correspondiente
ante las autoridades competentes, para proceder a la baja de los bienes.
En el caso de vehculos siniestrados, cuando se determine la prdida total por la aseguradora;
se proceder a la baja de estos, con el dictamen de prdida total emitido por la aseguradora,
parte del trnsito (cuando proceda), copia del cheque emitido por la aseguradora y copia del
depsito del cheque.
En el caso de activos fijos vendidos, proceder a la baja de estos, comprobante de
transferencia, factura emitida a cliente y pliza contable de la baja. (En el caso de vehculos se
deber anexar copia de la baja ante la autoridad competente).
Para el resto de los bienes muebles y el equipo de cmputo siniestrado, se proceder a
generar un acta administrativa con la narracin de los hechos y aprobacin para su baja.

ANEXO 1
Listado de vehculos
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Marca
FORD
FORD
FORD
TOYOTA
TOYOTA

Modelo
RANGER XL GASOLINA 4 PUERTAS
PICK UP RANGER XL DIESEL 4 PUERTAS
PICK UP RANGER XLT GASOLINA 4 PUERTAS
TOYOTA HILUX VERSION CHASIS
TOYOTA HILUX CABINA SENCILLA GASOLINA

Importe
$302,500.00
$349,900.00
$357,400.00
$239,500.00
$259,700.00

TOYOTA

TOYOTA HILUX DOBLE CABINA GASOLINA VERSION BASE

$290,000.00

TOYOTA

TOYOTA HILUX DOBLE CABINA GASOLINA VERSION EQUIPADA

$302,000.00

TOYOTA
TOYOTA
TOYOTA
TOYOTA
MITSUBISHI
DODGE

COROLLA BASE AUTOMATICO

COROLLA LE
RAV 4 LE
RAV 4 XLE AWD
MITSUBISHI L200 GASOLINA 4X2 MODELO 2015
RAM 1500 ST REGULAR CAB 3.6L 4X2 AT MOD. 2015

$252,700.00
$276,100.00
$337,200.00
$375,500.00
$241,293.10
$275,000.00

****Pendiente recibir listado de Concesionarios.

ANEXO 2

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GRUPO GOWAN DE MEXICO

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POLITICA DE: ACTIVOS FIJOS

Solicitud de autorizacin de compra de Activo Fijo
Fecha:
Tipo de activo
solicitado:

Departamento que solicita

Descripcin del bien:
Objetivo de la compra:
$
-

Valor del activo:

Justificacin de la compra:
Lugar de entrega del
Activo:

Responsable del activo:

Nuevo:

Reemplazo:

Solicitante

Vo. Bo.

Nombre y Puesto

Gerente General

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Autoriza
Director
General

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