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Director:
MARIO FERNANDO ACOSTA
RESUMEN
La administracin y control de inventarios es una tarea compleja en la mayora de las
empresas, especialmente en aquellas en las que la demanda de los productos que
ofrecen presenta una alta variedad de tems, demanda y costos. Cada vez este fenmeno
se presenta an ms y debe ser atacado con una manera diferente a lo que se
acostumbra. La implementacin de diferentes tcnicas para el control de los inventarios
marc un cambio importante, consiguiendo reducciones de costos y volmenes
significativamente en las organizaciones, al establecer clasificaciones segn las
caractersticas de los inventarios, as como determinando controles segn las mismas.
En el presente documento se definirn diferentes conceptos sobre inventarios, como lo
son tipos de inventarios, clasificacin de inventarios, controles para las zonas de
inventarios, los cuales permiten identificar el tipo de inventario con que cuenta una
organizacin; as como tambin se analizarn los factores que se deben tener en cuenta
al momento de generar inventarios entre los que estn los costos que influyen en los
inventarios y los comportamientos del tipo de demanda que se pueden presentar en una
empresa, de igual forma se presentarn diferentes tcnicas estadsticas que permiten la
toma de decisiones frente a la administracin de los inventarios como lo son pronsticos,
que ayudaran a establecer el inventario deseado.
Tabla de contenido
RESUMEN..........................................................................................................................................3
INTRODUCCIN ..............................................................................................................................5
1.
ANTECEDENTES .....................................................................................................................6
2.
3.
3.1.
4.
OBJETIVO GENERAL..............................................................................................................7
5.
JUSTIFICACIN .......................................................................................................................8
6.2.
8.1.
Pronsticos.......................................................................................................................... 15
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.5.1.
8.5.2.
8.5.3.
8.5.4.
9.
10.
CONCLUSIONES................................................................................................................... 27
BIBLIOGRAFA ................................................................................................................... 28
INTRODUCCIN
A lo largo de la historia, los inventarios han surgido a partir de la necesidad de
poder conservar materias primas o recursos como medida preventiva a diferentes
circunstancias, ya sean climticas u operativas, los cuales atraviesan diferentes
estados dependiendo de su uso o finalidad para la cual fueron concebidos, pero
as mismo estos requieren ser clasificados segn su importancia con el fin de
establecer controles que permitan reducir los riesgos administrativos y operativos
por los cuales atraviesan, esto se logra a partir de la clasificacin de los
inventarios, que permite poder agrupar los inventarios segn las caractersticas
que presentan los tems a su interior, de tal forma que se establezcan protocolos
de manipulacin, condiciones para su administracin y almacenaje.
Con el tiempo se ha determinado que los inventarios llevan consigo ciertos costos
administrativos y de operacin, que aumentan segn el nmero de tems en cada
inventario, el tiempo y el estado en el cual estn cada uno de ellos, lo que genera
dudas como qu se debe hacer con los inventarios?, Cules tems se deben
conservar en Stock? o cundo se debe adquirir ms inventarios o por el contrario
desistir de ellos?, este tipo de dudas que conllevan a decisiones, solo pueden ser
tomadas a partir de indicadores generados con base al costo de mantenimiento de
los inventarios, el tiempo de reposicin establecido al interior de la entidad , as
como las demandas presentadas a lo largo del tiempo y los pronsticos que se
realicen para determinar los posibles movimientos y requerimientos de inventarios
que se debern manejar.
Teniendo en cuenta todo esto, se desarrollar en este documento las diferentes
tcnicas de administracin, control y optimizacin de los inventarios, las cuales
sern herramientas fundamentales para tomar decisiones frente al manejo y
determinacin de inventarios.
1. ANTECEDENTES
Desde tiempos inmemorables, los pueblos de la antigedad, acostumbraban almacenar
grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequa o de
calamidades. Es as como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma
de hacer frente a los periodos de escasez. En las siguientes lneas se ilustrarn algunas
de las definiciones ms comunes que tradicionalmente han sido usadas por las personas
o grupos de estudio que se han dedicado a perfeccionar el concepto que se tiene sobre
los inventarios como problema fundamental de una buena administracin y gerencia.
En el libro de Ronald H. Ballou - Administracin de La Cadena de Suministro - se define a
los inventarios como acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,
trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo
del canal de produccin y de logstica de una empresa. Los inventarios se hayan con
frecuencia en lugares como almacenes, patios, pisos de las tiendas, equipo de transporte
y en los estantes de las tiendas de menudeo, donde tener estos inventarios disponibles
puede costar, al ao, entre 20 y 40% adicional a su propio valor.1
En contabilidad, se define al inventario como una relacin detallada de las existencias
materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el nmero de unidades en
existencia, la descripcin de los artculos, los precios unitarios, las sumas parciales por
grupos y clasificaciones y el precio total de los inventarios.2
En el libro administracin de operaciones de Alquilano, se define inventario como, las
existencias de una pieza o recurso utilizado en una organizacin, donde adems se
puede concluir que un sistema de inventarios, es el conjunto de polticas y controles que
vigilan los niveles del inventario y determinan aquellos a mantener, el momento en que es
necesario reabastecerlo y qu tan grandes deben ser los pedidos.3
De las definiciones anteriores, se puede ver que todas se refieren a los inventarios como
ese conjunto de bienes o recursos materiales que se conservan con el fin de garantizar
una operacin o servicio, de tal forma que sta contine frente a cualquier posible
inconveniente. Este conjunto de bienes pueden ser tems para la venta u otros bienes que
son transformados para conformar otros productos o simplemente para la prestacin de
un servicio o ser vendidos, los cuales tienen un gran impacto en los costos de las
organizaciones.
Pues bien, hoy en da este conjunto de bienes o recursos materiales, son el dolor de
cabeza de pequeas, medias y grandes empresas en Colombia que han fijado su mirada
en la estandarizacin y certificacin de sus procesos, dejando de lado el control
permanente sobre sus inventarios, que finalmente se convierten en lastres que arrastran
al fondo del mar a muchas compaas, un ejemplo de ello son las empresas del sector de
crnicos embutidos en el departamento del valle, que por falta de controles en la rotacin
de sus productos en puntos de venta no cubra las expectativas de sus consumidores ya
1
sea por el deterioro de los inventarios en vitrina o por la falta de tems en puntos de venta,
lo que conllev a que este tipo de empresas pensaran ms en el proceso logstico y
administrativo de sus productos frente a las demandas presentadas ya sea en grandes
superficies o puntos especficos de venta, de tal forma que definieron los inventarios que
realmente deban tenerse, evitando la perdida de sus productos perecederos y
aumentando sus ingresos por ventas asertivas.
Cules son los aspectos a tener en cuenta para determinar una poltica de
inventarios?
Qu tipos de inventarios puede tener una empresa?
Qu metodologa permite establecer los inventarios a tener al interior de una
empresa?
4. OBJETIVO GENERAL
Establecer los aspectos a tener en cuenta por las empresas para una ptima
administracin de los inventarios en la cadena de suministro.
5. JUSTIFICACIN
Si bien en la actualidad los inventarios representan problemticas para muchas empresas
dados sus falencias en el control de sus ingresos o salidas, as como en los procesos de
manipulacin por la falta de identificacin de los mismos que conllevan a sobrecostos,
todas estas problemticas ya tiene solucin, pero requieren el seguimiento de parmetros
como lo son la clasificacin correcta de los inventarios segn su tipo, la determinacin de
su demanda y los costos de administracin inherentes al inventario, as como la
determinacin correcta de los inventarios segn la demanda, aspectos que se
determinaran en esta investigacin, de tal forma que sus lectores conozcan los criterios a
tener en cuenta para la correcta determinacin de los inventarios
los inventarios son considerados como prdidas. Absorben capital que podra
estar disponible para mejor uso de otra manera, como mejorar la productividad o la
competitividad.
pueden enmascarar problemas de calidad. Cuando ocurren problemas de calidad,
reducir los inventarios existentes para proteger la inversin de capital es, a
menudo, la consideracin principal. Corregir los problemas de calidad puede ser
lento.
Para realizar las funciones del inventario, las empresas mantienen cuatro tipos de
inventarios, cuya clasificacin facilita su corporacin a los procesos organizacionales.
los inventarios de producto en trnsito Estos son los que se encuentran en los
diferentes niveles del canal de suministros. La cantidad de inventario en trnsito
puede exceder algunas veces al que se mantiene en los puntos de
almacenamiento esto puede depender de la ubicacin geogrfica del proveedor o
del lead time.
El inventario de materias primas Es el que ha sido comprado pero todava no ha
sido procesado. La principal funcin de este es eliminar la variabilidad de los
suministradores en calidad, cantidad o plazo de aprovisionamiento de forma que
no tengan contratiempos.
El inventario de producto proceso Est formado por componentes o materias
primas que han sufrido algn tipo de transformacin pero que todava no estn
terminadas. .
El inventario de producto terminado Se compone de los productos que ya estn
acabados y esperando a ser enviados a los clientes. Los productos acabados
deben estocarse porque, habitualmente, no se conoce la demanda futura de los
clientes.
El anlisis ABC sirve para clasificar el inventario disponible en tres grupos en funcin de
su volumen anual en dlares. El anlisis ABC es una aplicacin a los inventarios de lo que
se conoce como el principio de Pareto. El principio de Pareto afirma que hay unos pocos
crticos y muchos irrelevantes1. La idea consiste en definir polticas de inventarios que
enfoquen los recursos hacia unos pocos artculos crticos, y no en los muchos triviales.
Noes razonable hacer un seguimiento de los artculos baratos con la misma intensidad
que los que son muy caros.
Determinar el volumen anual en dlares de cada artculo para el anlisis ABC, se
multiplica la demanda anual de cada artculo del inventario por su coste unitario. Los
artculos de la clase A son aquellos que tienen un volumen anual en dlares alto. Aunque
estos artculos pueden representar nicamente sobre un 15 por ciento del total de
artculos en inventario, representan el 70 u 80 por ciento del consumo total en dlares.
Los artculos de la clase B son los que tienen un volumen anual en dlares medio. Estos
artculos pueden representar alrededor de un 30 por ciento de todos los artculos en
inventario y entre un 15 y un 25 por ciento del valor total. Aquellos con un volumen anual
en dlares bajo constituyen la clase C, que pueden representar tan slo un 5 por ciento
del volumen anual en dlares, pero alrededor del 55 por ciento del total de los artculos en
inventario.
Otros criterios, adems del volumen anual en dlares, pueden determinar la clasificacin
de un artculo. Por ejemplo, los cambios de ingeniera previstos, los problemas de
entrega, los problemas de calidad o los costes unitarios elevados pueden aconsejar la
elevacin de un artculo a una clasificacin ms alta. La ventaja de clasificar los artculos
del inventario en grupos es que se pueden establecer diferentes polticas y controles para
las diversas clases de artculos
Algunas de las polticas que se pueden adoptar en funcin del anlisis ABC son las
Siguientes:
Los recursos de compra dedicados al desarrollo de proveedores deben ser muy
superiores en el caso de los artculos de la clase A que en el de los de la clase C.
Los artculos de la clase A deben estar sometidos a criterios de control fsico de
inventarios mucho ms estrictos que los de las clases B y C; quizs convenga
guardarlos en un lugar ms seguro y comprobar la exactitud de los registros de
inventarios de estos artculos con mayor frecuencia.
La previsin de artculos de la clase A puede justificar ms atencin que la de los
dems artculos.
De unas apropiadas polticas de gestin de inventarios puede obtenerse como resultado
una mejor previsin, un mejor control fsico, mayor fiabilidad de los proveedores y reducir
10
Referencia
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
234061
8141
119
85502
8140
2132
195835
1617
177
68987
363
197397
42283
2083
2066
141
2014
101
82815
108
117
204379
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
450
4.933
3.430
2.789
2.960
9.200
1.071
1.439
4.645
4.600
2.491
7.312
5
2
4
3
821
3.000
7.754
1.844
1.120
1.650
precio de
venta
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
690
5.690
3.590
3.290
3.390
10.690
1.190
1.580
5.640
5.250
3.020
9.050
6
3
5
3
900
3.370
10.390
1.920
1.340
2.150
venta anual
(unid)
35.394
2.560
3.801
3.573
3.174
941
7.535
5.464
1.479
1.544
2.681
887
1.330.884
2.631.484
1.524.453
2.410.111
7.792
2.043
642
3.266
4.674
2.826
FACTURACION
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
244.221.760
145.650.401
136.467.496
117.564.498
107.587.854
100.627.322
89.670.439
86.333.238
83.418.758
81.063.255
80.962.727
80.246.531
79.853.020
78.944.509
76.222.660
72.303.334
70.125.588
68.849.235
66.740.373
62.698.176
62.628.357
60.765.493
2.052.945.024
%DEPARTICIPACION
INDIVIDUAL
11,9%
7,1%
6,6%
5,7%
5,2%
4,9%
4,4%
4,2%
4,1%
3,9%
3,9%
3,9%
3,9%
3,8%
3,7%
3,5%
3,4%
3,4%
3,3%
3,1%
3,1%
3,0%
100,0000%
%DE PARTICIPACION
CALIFICACION
ACUMULADA
11,9%
19,0%
25,6%
31,4%
36,6%
41,5%
45,9%
50,1%
54,1%
58,1%
62,0%
65,9%
69,8%
73,7%
77,4%
80,9%
84,3%
87,7%
90,9%
94,0%
97,0%
100,0%
A
A
B
B
B
B
B
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
C
Tomado del libro Direccin de la produccin y de operaciones Jay Heizer y Barry Render pg. 58-60
11
12
Es el tiempo que transcurre desde el momento en que se expide una orden de compra y
el instante en que se tienen los artculos en el almacn del cliente. Este factor es
importante para el control de los inventarios ya que con este, se puede determinar un
ptimo inventario de seguridad debido a que es precisamente durante el tiempo de
reposicin cuando el inventario se encuentra en su nivel ms bajo. De acuerdo con
expertos en el tema se recomienda determinar el tiempo de reposicin para cada tem ya
que muchas veces los proveedores que entregan ms de un tem algunas veces en el
tiempo de reposicin solo entregan las cantidades ordenadas para dos o tres y las otras
las retrasan ms das de lo acordado.
NATURALEZA DE LA DEMANDA
La naturaleza de la demanda en el tiempo tiene una funcin importante para determinar
cmo manejamos el control de los niveles de inventarios. Quiz la caracterstica ms
comn de la demanda sea continuar en un futuro indefinido. A ese patrn de demanda se
refiere como perpetuo. Aunque la demanda para la mayor parte de los productos sube y
baja a travs de sus ciclos de vida, muchos productos tienen una vida de venta que es
suficientemente larga como para ser considerada infinita para los propsitos de
planeacin. Aun cuando las marcas tienen una rotacin a una tasa de 20% anual, un ciclo
de vida de tres a cinco aos puede ser lo suficientemente largo como para justificar
tratarlas como si tuvieran un patrn de demanda perpetuo.6
6
Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg. 332
13
Tomado del libro Administracin de la cadena de suministro Ronald H Ballou pg. 332
14
8.1. Pronsticos
15
La decisin sobre que mtodo de pronstico utilizar se debe tomar con base en la
informacin de la variable a pronosticar:
Por medio de la clasificacin ABC podemos determinar los tems que deben ser
monitoreados ms frecuentemente por los encargados de los inventarios en las empresas
y con base en ello determinar el comportamiento de estos frente a la demanda. A
continuacin se presenta una tabla la cual puede servir como gua para determinar el tipo
de control y pronstico para cada clasificacin del tem.9
Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 55
17
18
del sistema en cuanto a ventas sera de 0, 0 y 355 unidades para las semanas 1, 2
y 3, respectivamente.
Sesgos en los pronsticos. Un sesgo se caracteriza porque el pronstico es
consistentemente superior (o inferior) a la demanda real en varios perodos
consecutivos; esto indica claramente que se est sobrestimando (o subestimando)
la demanda.
Velocidad de respuesta al cambio. La demanda, aunque puede presentar
uniformidad en su tendencia, siempre presentar fluctuaciones. Estas variaciones
normalmente no pueden predecirse y en muchas ocasiones causan una reaccin
exagerada del sistema de pronsticos o de la administracin del mismo.
Comportamiento de los proveedores o de los sistemas de produccin.
Siempre deber tenerse en cuenta la eficiencia y eficacia de los proveedores para
el correcto manejo de un sistema de inventarios. La velocidad de entrega de los
pedidos, la consistencia de los tiempos de reposicin y la precisin y cumplimiento
total de las rdenes son factores a analizar profundamente cuando se fijan niveles
de inventarios de seguridad.
Inclusin de datos atpicos de demanda en el pronstico. Frecuentemente la
demanda presenta picos (outlet), especialmente por encima de lo normal. Esto
puede ser ocasionado por un pedido especial de un cliente, por ofertas y
promociones, o por otras causas. Si estos picos de demanda son puntuales y
aislados, no deberan incluirse en el sistema normal de pronsticos, ya que
tienden a distorsionar futuras predicciones y la variabilidad de la demanda.10
Precisin
Costo
Utilidad de los resultados
La precisin de un pronstico se mide con base en los errores de pronstico, los cuales
se calculan como la diferencia entre el valor real observado y su pronstico, calculado en
algn perodo antes.
Error del pronstico
et=xt-xt
Dnde:
10
11
Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 48,49.
Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 51-54.
19
Evidentemente, el error del pronstico para un solo perodo no es muy til. Por lo tanto, se
necesita disponer de errores absolutos, cuadrticos o porcentuales para n perodos, para
as obtener el promedio de esos errores sobre dichos perodos. Estos ndices se
denominan la desviacin absoluta media (Mean Absolute Deviation, MAD), el error
cuadrtico medio (ECM) (en ingls Mean Square Error, MSE) y la desviacin absoluta
porcentual media (Mean Absolute Percentage Error, MAPE). Por ser usualmente utilizado
en nuestro medio, usaremos el trmino en ingls MAD para la desviacin absoluta media
(Algunos autores utilizan el trmino desviacin media absoluta, pero no se considera
adecuado pues la MAD es realmente un promedio de errores absolutos).
La MAD se define como el promedio de los errores absolutos sobre un nmero
determinado de perodos, de la siguiente forma, donde n es el nmero de perodos:
20
Dnde:
Ft = Pronstico para el siguiente periodo
n = Nmero de periodos para promediar
At1 = Ocurrencia real en el periodo pasado
At2, At3 y Atn = Ocurrencias reales hace dos periodos, hace tres periodos, y as
sucesivamente, hasta hace n periodos
Ejemplo: Una compaa presenta la siguiente informacin correspondiente al reporte de
ventas. Teniendo en cuenta los datos se debe calcular un pronstico mediante la tcnica
de Promedio Mvil a partir de la semana nmero 13.
De la tabla anterior se concluye que el promedio mvil le da el mismo peso de 1/N a cada
una de las ltimas N demandas observadas. Esta caracterstica es una desventaja del
promedio mvil en aquellos casos en los cuales se debe reaccionar rpidamente a un
cambio en el patrn de demanda o, anlogamente, cuando es importante la estabilidad
21
Dnde:
St = Pronstico realizado al final del perodo T
St-1= Pronstico anterior
Xt= Demanda real observada al final del perodo actual T.
=Constante de suavizacin (Inicialmente definida en el intervalo 0< > 1).
Tomado del libro fundamentos de gestin de inventarios Carlos Julio Vidal Holgun pg. 68
22
Periodo t
13
Ventas de
Operador Pronostico
Llantas
xt
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
76.900
81.200
95.500
91.800
102.100
106.000
99.800
98.300
86.000
76.900
106.800
98.500
85.000
St
xt
Error
xt - xt
Error
Cuadratico
Error
Absoluto
(xt - xt)2 ABS(xt - xt)
92.250
93.383
94.120
92.902
90.502
92.947
93.780
92.463
92.250
7.550 57.002.500
93.383
4.918 24.181.806
94.120
(8.120) 65.936.430
92.902 (16.002) 256.067.404
90.502
16.298 265.631.639
92.947
5.553 30.841.120
93.780
(8.780) 77.080.384
92463
ECM y MAD
110.963.041
Desviacion Estandar
10534
Alpha
0,15
Tomado del libro fundamentos de gestion de inventarios Carlos Julio Vidal Holguin pg.70
23
7.550
4.918
8.120
16.002
16.298
5.553
8.780
9.603
12004
24
a1= Estimacin del valor constante alcanzado por la demanda (corte con el eje y),
determinado con base en la regresin lineal de datos histricos, referido al sistema de
coordenadas desde donde se van a iniciar los pronsticos.
b2= Estimacin de la pendiente de la tendencia de la demanda (creciente o decreciente)
determinada con base en los datos histricos, la cual no cambia con relacin al sistema
de coordenadas utilizado.
M= es el nmero de datos histricos.
Ejemplo: determinar el pronstico de suavizacin exponencial doble apartir de la semana
2, considerando los datos de la demanda. Teniendo en cuenta que a1= 19.45, b2= 0.59,
m = 51 y =0.10
b1= 19,45+51*0,59 =
49,5
ST=
0,1*44+(1-0,1)*44,2
44,2
38,9
25
39,4
Pronostico =(2+(0,1/(1-0,1)))*44,2-(1+(0,1/(1-0,1)))*38,88 =
Sem T Demanda
St
St[2]
Pronstico
Error
50,1
0
1
2
44,0
47,0
44,2
44,2
44,5
38,88
39,4
39,9
50,1
49,5
(6,1)
(2,5)
6,1
2,5
37,1
6,1
3
4
47,0
36,0
44,7
43,8
40,4
40,7
49,5
49,5
(2,5)
(13,5)
2,5
13,5
6,2
182,3
5
6
79,0
62,0
47,4
48,8
41,4
42,1
47,3
54,0
31,7
8,0
31,7
8,0
1.006,0
64,5
7
8
31,0
75,0
47,0
49,8
42,6
43,4
56,2
51,9
(25,2)
23,1
25,2
23,1
636,9
532,1
9
10
11
38,0
40,0
60,0
48,6
47,8
49,0
43,9
44,3
44,7
57,0
53,9
51,7
(19,0)
(13,9)
8,3
19,0
13,9
8,3
362,3
194,6
69,1
12
13
14
15
16
17
18
44,0
37,0
34,0
59,0
47,0
53,0
48,0
48,5
47,4
46,0
47,3
47,3
47,9
47,9
45,1
45,3
45,4
45,6
45,8
46,0
46,2
53,7
52,3
49,6
46,7
49,2
49,0
49,9
(9,7)
(15,3)
(15,6)
12,3
(2,2)
4,0
(1,9)
(40,1)
9,7
15,3
15,6
12,3
2,2
4,0
1,9
215,0
11,9
94,9
233,1
243,0
151,4
4,9
16,2
3,8
3.844,7
213,6
Sumas
MAD ECM
Alpha
26
0,1
9. CONCLUSIONES
27
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28