CTR Mod5 2010 v1

Mdulo 5: El valor acumulado y seguimiento del proyecto
Elizabeth Tello Aragn
ndice
Tema 1: El valor acumulado y seguimiento ........................................................................ 3
1.1
Emitiendo la curva S inicial del proyecto ........................................................................ 3
1.2
Introduccin al valor acumulado ..................................................................................... 7
1.3
Metodologa de clculo del valor acumulado ............................................................... 10
1.4
Actualizacin del progreso de las tareas ...................................................................... 15
1.5
Actualizacin de las asignaciones ................................................................................ 24
1.6
Reprogramacin ........................................................................................................... 36
1.7
Actualizacin de los costos .......................................................................................... 39
Instituto de Informtica - INFOPUC
Control de Proyectos con MS Project 2010
Tema 1
El valor acumulado y seguimiento
Introduccin al tema
El valor acumulado es una de las herramientas ms tiles en el

proceso de seguimiento y control del proyecto porque nos permite
evaluar el progreso del mismo.
En la seccin anterior definimos la lnea de base que nos permite

registrar la duracin planificada, trabajo planificado y costo planificado,
este ltimo parmetro nos permitir compararlo con el trabajo actual
desarrollado para conocer cmo sigue el presupuesto del proyecto.
En esta seccin, para trabajar con el valor acumulado, empezaremos a

completar una parte del trabajo del proyecto.
1.1 Emitiendo la curva S inicial del proyecto

Ideas clave
En esta seccin realizaremos la emisin de la curva S inicial que nos
permitir saber grficamente cual es el valor planificado del costo acumulado
del proyecto.
Utilizaremos el insumo ejercicio5a.mpp que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, en el cual ya tenemos registrado una lnea de base.
Verificamos entonces la informacin del proyecto en la pestaa Proyecto opcin
Informacin del proyecto.
En la ventana de Informacin del proyecto verificamos que la fecha de control

conocida como Fecha de estado se encuentre fijada en la fecha de fin del proyecto
para sacar toda la curva S:
Pontificia Universidad Catlica del Per
Luego de verificar la Fecha de estado procedemos a preparar el informe de la curva S,

para lo cual vamos a la pestaa Proyecto y elegimos la opcin Informes visuales.
Inmediatamente veremos una ventana con el ttulo Informes visuales: Crear informe y
elegimos la opcin Informe de horas extra del valor acumulado:
Antes de proceder a ejecutar el informe lo editaremos, para esto hacemos clic en el

botn Editar plantilla...
En la siguiente ventana solo elegiremos el campo Valor planeado y hacemos clic en el

botn Editar plantilla:
La grfica inicial que obtenemos es la siguiente:
Automticamente el Microsoft Excel se inicia y muestra que la grfica anterior proviene

de una tabla dinmica en la cual, si expandimos su informacin, vemos que los
cambios se ven reflejados en la grfica como se muestra a continuacin:
El resultado es el siguiente:
1.2 Introduccin al valor acumulado

Ideas clave
En esta seccin revisaremos algunos conceptos y frmulas que

involucra la definicin de valor acumulado.
Las formulas y definiciones que utiliza el valor acumulado estn

contenidas en las tablas que nos brinda el MS Project y son parte de
todo operativo de control de cronograma.
Adems revisaremos qu configuracin se debe tener en cuenta para

el clculo del valor acumulado y cmo podemos modificarla para que
se ajuste a la naturaleza del proyecto.
Cuando trabajamos con el valor acumulado debemos haber realizado los siguientes
pasos:
Definir el alcance de nuestro proyecto
Realizar la planificacin del cronograma
Realizar los ajustes necesarios
Guardar la lnea de base de nuestro proyecto
Ingresar el progreso del proyecto
Conforme avancemos en el progreso del proyecto quizs solo sean necesarios los 3
ltimos pasos anteriores, si es que no hay algn cambio o redefinicin del proyecto.
La siguiente tabla explica la definicin de los valores que son usados en MS Project
para representar los campos del valor acumulado:
Abreviaturas
Campos del valor

acumulado
BCWS o PV (Ingls)
CPTP o VP (Castellano)
Costo Presupuestado de los

Trabajos Programados
(CPTP) o Valor Planeado (VP)
Costo de la tarea de acuerdo

con la tasa estndar de los
recursos y los costos fijos.
BCWP o EV (Ingls)
CPTR o VG (Castellano)
Costo Presupuestado de los

Trabajos realizados (CPTR) o
Valor ganado (VG)
Indica cunto presupuesto de

una tarea debera haberse
gastado hasta el momento.
ACWP o AC (Ingls)
CRTR o CA (Castellano)
Costo Real del Trabajo

Realizado
Es el costo actual o real de la

tarea.
SV (Ingls) o
VP (Castellano)
Variacin de la Programacin
CPTR CPTP o
EV - PV
CV (Ingls) o
VC (Castellano)
Variacin de los Costos
CPTR CRTR o
EV - AC
SPI (Ingls) o
IRP (Castellano)
ndice de rendimiento de la
programacin
CPTR / CPTP o
EV/PV
CPI (Ingls) o
IRC (Castellano)
ndice de rendimiento del

costo
CPTR/CRTR o
EV/AC
BAC (Ingls) o
CPF (Castellano)
Presupuesto del proyecto en

el momento de la finalizacin
Muestra una estimacin de los

costos totales
EAC (Ingls) o
CEF (Castellano)
Costo estimado al finalizar
CRTR + (CPF - CPTR) / IRC o

AC + (BAC EV)/CPI
VAC (Ingls) o
VAF (Castellano)
Variacin al finalizar
BAC - EAC
Definicin
Nuestro indicadores son:
VP + y VC El proyecto est
adelantado pero hemos
sobrepasado el costo .
VP - y VC El proyecto est atrazado

y hemos sobrepasdo el
costo.
VP+ y VC +
El proyecto est
adelantado y hemos
ahorrado costos.
VP - y VC +
El proyecto est
atrasado pero hemos
ahorrado en costos.
Si las variaciones (VP y VC) al mismo tiempo, o alguna de ellas es igual a cero,
significa que respetamos los pronsticos en costo y/o programacin.
A continuacin se muestra el grfico de la curva S con las frmulas mencionadas en la

tabla anterior.
En el grafico anterior podemos observar lo siguiente para la fecha de estado:
Presupuesto (CPF) = S/. 3,000
Valor Planeado (CPTP)= S/. 1,200
Valor Acumulado (CPTR) = S/. 1,000
Valor Real (CRTR) = S/. 1,500
Variacin de la programacin (VP) = -S/. 200
Variacin del costo (VC) = -S/. 500
Variacin al finalizar (VAF) = -S/. 1,000
Segn las variaciones tenemos un proyecto atrasado y con sobre costos hasta la
fecha de estado.
1.3 Metodologa de clculo del valor acumulado

Ideas clave
En esta seccin revisaremos la metodologa que MS Project utiliza

para el clculo del valor acumulado:
% completado
% fsico completado
Adems propondremos una operativa que lo ayudar en la toma del

control y seguimiento de su proyecto en las fechas de estado.
MS Project cuenta con 2 mtodos para calcular el valor acumulado:
% completado
% fsico completado
Como valor predeterminado MS Project utiliza el primero.
El % completado puede ser ingresado manualmente o puede ser calculado

automticamente por el mismo MS Project dependiendo de la forma en que se realice
el seguimiento del trabajo real.
En cambio el % fsico completado es siempre introducido manualmente y se utiliza

cuando el % completado no ofrece una medida precisa del trabajo realmente realizado
o del trabajo restante.
Podemos comprender mejor los conceptos anteriores utilizando el siguiente ejemplo:
Tenemos un proyecto de construccin de un muro de piedra compuesto por 100

piedras apiladas en columnas de 5 filas.
La primera fila se construye en 20 minutos
La segunda en 25 minutos
La tercera en 30 minutos
La cuarta en 35 minutos
La ltima en 40 minutos
10
En total se toma un tiempo de 150 minutos

Si utilizramos el mtodo de % fsico completado en la 3a fila estaramos en un
60% del proyecto (60 de 100 piedras)
Pero si lo medimos por % completado estaramos en 50% (75 minutos de 150
minutos).
Del ejemplo anterior podemos comprender que dependiendo como se pague el trabajo
(piedras u horas) se elegir % trabajo fsico o % completado.
40 minutos
35 minutos
30 minutos
25 minutos
En total la
obra tomar
150 minutos
20 minutos
% fsico completado = 60% se ha completado 3 filas de 5.
% completado = 50% se ha usado 75 minutos de 150.
Para configurar el mtodo de clculo de valor acumulado en el MS Project vamos a la

pestaa Archivo y hacemos clic en Opciones.
11
Luego en la ventana Opciones de Project, elegimos la opcin Avanzado y buscamos la

seccin Opciones de valor acumulado para este proyecto:
En el siguiente cuadro de dilogo podemos cambiar Mtodo predeterminado del valor

acumulado de tarea por % completado o % trabajo fsico:
Luego de completar la configuracin de valor acumulado y aplicarla en la lnea de base

que deseamos, hacemos clic en el botn Cerrar.
La configuracin anterior se aplicar a toda tarea nueva que se ingrese en el proyecto.
12
Si deseamos realizar la misma configuracin para algunas tareas entonces iremos a la

ventana Informacin de la tarea.
En la ventana Informacin de la tarea elegiremos la pestaa Avanzado y en Mtodo

del valor acumulado podemos realizar la configuracin del valor acumulado para la
tarea o tareas seleccionadas:
13
Si trabajamos con el % fsico completado debemos agregar este campo como columna
en la vista de la tabla y luego vamos ingresando las cantidades apropiadas para las
tareas y automticamente los campos del valor acumulado se actualizarn.
Estableceremos una metodologa peridica para el control de la ejecucin del

proyecto:
Cada vez que realicemos un control con el valor acumulado establecemos la

fecha de estado, de forma predeterminada MS Project usa la fecha del sistema.
El periodo del control puede ser semanal, quincenal o mensual dependiendo de

la naturaleza del proyecto.
Ingresamos el avance de las tareas hasta la fecha de estado.
Generamos la curva S del cronograma
Guardamos los siguientes archivos con la informacin correspondiente a la fecha

de estado:
Cronograma
Curva S
Informes
Control del
Proyecto
Control mensual
Mes Agosto
Informes
Cronograma
Control mensual
Mes Setiembre
Curvas S
Control mensual
Mes Octubre
14
1.4 Actualizacin del progreso de las tareas

Ideas clave
En esta seccin revisaremos las distintas formas de actualizar el

progreso de las tareas:
Por % completado
La duracin de la tarea
Fecha de inicio y fin de la tarea
Utilizaremos el insumo ejercicio5b.mpp, que se encuentra en la plataforma educativa

Paideia PUCP, para desarrollar esta seccin.
Nuestro periodo de control es mensual por lo que a partir de aqu nuestras fechas de
estado se establecern el ltimo da de cada mes.
A continuacin actualizaremos las tareas por % completado, para realizar esta labor
utilizaremos la seccin de Programacin en la pestaa Tarea.
A continuacin se nos mostrar las siguientes opciones:

0% a 100%
Actualizar
segn
programacin
Actualizar
tareas
Esta seccin nos da las siguientes funcionalidades:
Actualizar segn programacin: actualiza las tareas segn lo planeado y la

configuracin del proyecto.
0% a 100%: actualiza las tareas al porcentaje indicado.
Actualizar tareas: acceso rpido a la ventana Actualizacin de tareas para el

ingreso manual del porcentaje de las tareas.
15
Luego de la revisin de la seccin de Programacin en la pestaa Tarea procedemos

a realizar el control del mes 1 filtrando las tareas correspondientes del 01 al 30 de
setiembre, para ello vamos a la pestaa Vista y hacemos clic en el control Filtro:
En la lista que se nos muestra elegimos el filtro Intervalo de fechas:
Ingresamos entonces el intervalo 01 de setiembre al 30 de setiembre.
16
Las tareas involucradas en el intervalo son las siguientes:
El siguiente paso es establecer la fecha de estado antes de proceder a ingresar el

progreso de las tareas. La fecha de estado es 30 de septiembre 2010.
Entonces seleccionamos las tareas que actualizaremos:
Y luego seleccionamos la pestaa Tarea y la opcin Actualizar segn programacin de

la seccin Programacin:
El resultado que se obtendr es el siguiente:
17
La barra interior negra en las barras de tareas del diagrama Gantt muestra el estado
de avance, como se aprecia en algunas tareas, solo se completa el avance hasta la
fecha de estado.
Generaremos entonces la curva S para el mes 1 (fecha de estado = 30 de setiembre),

vamos al men Informe y hacemos clic en Informes visuales.
Automticamente se nos presenta una ventana donde elegimos la plantilla Informe de

horas extra del valor acumulado, seleccionamos el periodo en Das y hacemos clic en
el botn Editar plantilla.
18
En la siguiente ventana elegiremos los siguientes valores: AC, Valor planeado y Valor
acumulado y hacemos clic en el botn Editar plantilla:
El resultado de la curva S se muestra en el MS Excel, vemos que el progreso va

conforme a lo planeado:
19
Guardaremos este cronograma con el nombre ejercicio5c_mes1.mpp para finalizar el

ejercicio.
A continuacin actualizaremos las tareas a travs del ingreso de las duraciones reales
y restantes, el archivo lo guardamos entonces con el nombre ejercicio5c_mes2.mpp.
Filtraremos las tareas del 01 al 31 de octubre del 2010 y estableceremos la fecha de

estado al 31 de octubre del 2010:
Configurremos la tabla de entrada con los siguientes campos: Nombre de tarea,

Duracin real, Duracin restante, Duracin prevista, Comienzo previsto y Fin previsto.
Introduciremos ahora la duracin de las tareas y MS Project calcular l % completado

y como consecuencia se calcular la duracin restante, inicialmente tendremos la
siguiente informacin:
20
Trabajaremos con las columnas Duracin real y Duracin restante y el resultado ser
el siguiente:
Por ltimo generamos la curva S, la cual muestra que el Costo Actual es menor a lo
planificado:
A continuacin actualizaremos las tareas a travs del ingreso de las fechas reales de
comienzo y fin, el archivo lo guardamos entonces con el nombre
ejercicio5c_mes3.mpp.
21
Filtraremos las tareas del 01 al 30 de noviembre del 2010 y estableceremos la fecha

de estado al 30 de noviembre del 2010:
Seleccionamos la tarea Logstica de materiales, luego vamos a la pestaa Tarea y

elegimos la opcin Actualizar tareas.
Inmediatamente se mostrar una ventana con el ttulo Actualizar tareas.
En el rea de Estado real ingresaremos las fechas reales de comienzo y fin,

automticamente veremos que las fechas de Estado actual cambian.
22
El resultado final es el siguiente:
Generaremos entonces la curva S y veremos que si bien son menores a lo planeado

tambin lo es nuestro avance:
23
1.5 Actualizacin de las asignaciones

Ideas clave
En MS Project tambin es posible actualizar la informacin del

progreso de las tareas en funcin del trabajo de los recursos
asignados.
En esta seccin revisaremos el mtodo de seguimiento del trabajo de

los recursos asignados.
Existen 3 formas para actualizar el avance:
Por % de trabajo completado
Por trabajo completado real y restante.
Trabajo real por periodos de tiempo.
Utilizaremos el archivo ejercicio5c_mes4.mpp para desarrollar esta seccin.
Seleccionaremos la vista Diagrama de Gantt y la tabla Trabajo:
Filtraremos las tareas del mes 4 (del 01 al 31 de diciembre del 2010) y la nueva fecha
de estado ser el 31 de diciembre del 2010 y el resultado que obtendremos ser el
siguiente:
A continuacin realizaremos la actualizacin del progreso de las tareas por el % de

trabajo completado:
24
Actualizaremos el % de trabajo completado de las tareas con la informacin de la

siguiente grfica.
Podemos apreciar en esta grfica que solo nos permite actualizar las tareas que
tienen duracin distinta de cero por lo que no califican ni las tareas hitos, ni
tareas hechas por otros proveedores como por ejemplo las tareas del id 54.
25
Y por ultimo generaremos la curva S:
Proseguiremos con nuestra actualizacin a travs de la introduccin del trabajo

completado real y restante.
Guardaremos la informacin anterior y sacaremos una copia del mismo al que

llamaremos ejercicio5c_mes5.mpp.
Filtraremos las tareas del mes 5 (del 01 al 31 de enero del 2011) y nueva fecha de
estado el 31 de enero del 2011 el resultado es el siguiente:
26
A continuacin actualizaremos el progreso de las tareas utilizando las columnas Real y

Restante y el resultado es el siguiente:
27
Por ltimo generaremos la curva S:
28
A continuacin realizaremos una actualizacin del trabajo real por periodos, el archivo
anterior lo guardamos con el nombre ejercicio5c_mes6.mpp y filtramos las tareas del
mes 6 (del 1 al 28 de febrero del 2011) y la nueva fecha de estado ser el 28 de
febrero del 2011.
Utilizaremos esta vez la vista Uso de tareas y la tabla Trabajo y el resultado es el

siguiente:
29
Luego activamos la visualizacin del Trabajo real de la tabla derecha, como se

observa en la siguiente grfica:
Entonces actualizamos la siguiente tabla ingresando la distribucin adecuada en la

tabla derecha los valores para el trabajo real:
Esta forma de actualizacin es una de las ms complicadas sin embargo nos da mayor
detalle y control de la ejecucin de las tareas.
30
A continuacin el resultado de la actualizacin:
31
32
33
34
35
Para finalizar generamos la curva S:
1.6 Reprogramacin
Ideas clave
La reprogramacin es generalmente utilizada cuando se ha dado un

tiempo de descanso o para detener momentneamente el proyecto por
razones externas que escapan de su mbito y se vuelven a retomar las
acciones, aunque se tienen tareas completadas, tareas en progreso o
que an no han comenzado, pero con fechas que no son reales, por lo
que se requiere iniciar las acciones a partir de una fecha presente.
Imaginemos que nuestro proyecto ha sufrido una para de 1 mes.
A continuacin realizaremos una reprogramacin utilizando el insumo ejercicio5d.mpp,

que se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
Vamos a reprogramar las tareas incompletas a fecha actual, MS Project mover todas
las tareas incompletas a partir de la fecha que le indiquemos y podremos continuar a
partir de dicha fecha.
36
Seleccionamos la vista Diagrama de Gantt y la tabla Entrada:
Tenemos entonces el siguiente resultado:
Para reprogramar las tareas no completadas vamos a la pestaa Proyecto y elegimos

la opcin Actualizar proyecto.
A continuacin se nos muestra una ventana con el ttulo Actualizar proyecto:
37
La ventana anterior nos brinda las siguientes funcionalidades:
Actualizar trabajo completado al: esta opcin nos permite actualizar el % de las
tareas en progreso o no, en caso de tareas que deberan, para la fecha,
completarse (Por porcentaje completado) o que tienen un avance pero an no
estn completas, se establecen en 0% (solo al 0% o al 100%).
Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de: dado que tenemos
la opcin de Dividir tareas en curso activa (ver el men Herramientas submen
Opciones pestaa Programacin) las tareas en progreso se dividirn de forma
que el trabajo restante se programar despus de la fecha que le indiquemos.
Reprogramaremos el proyecto entero al 1 de abril del 2010.
El resultado final es que el inicio de las tareas que no han sido completadas se ha
trasladado a la fecha que especificamos, como vemos en la siguiente grfica:
38
1.7 Actualizacin de los costos

Ideas clave
Luego de hacer actualizaciones a las tareas y asignaciones, los

costos tambin variarn en funcin de ellos.
Existen tres tipos de revisiones de los costos:
Actualizacin de los costos reales para los recursos de trabajo y

materiales.
Actualizacin de los valores reales de los recursos costos y

costos fijos de las tareas.
Actualizacin manual de los costos del proyecto.
En la actualizacin de costos reales:
Para los recursos de trabajo, el costo se maneja en la tasa estndar y/o costos
por uso, al introducir el progreso de las tareas se calcula el trabajo real y el costo
real.
Para los recursos materiales, estos se calculan en funcin de la completitud de la

tarea.
En la vista Uso de tareas, si seleccionamos un recurso y hacemos clic derecho del

mouse podemos elegir la opcin Informacin de la asignacin. Y en la pestaa
Seguimiento podemos apreciar como MS Project calcula el Costo real.
39
Podemos apreciar que la ventana anterior calcula el costo de la tarea para el recurso
ingresando los campos Trabajo y Trabajo real.
En la actualizacin de valores reales para recursos de costo, la ventana Informacin

de la asignacin permite el ingreso del campo Costo real:
Para la actualizacin de los costos del proyecto, manualmente primero debemos

desactivar de la configuracin, que MS Project calcule los costos, para ello vamos a la
pestaa Archivo y hacemos clic en Opciones.
Seleccionamos la opcin Programacin y en la seccin de Opciones de Clculo para

este proyecto desactivamos dicha opcin.
40
Luego elegimos la tabla Costo donde podemos introducir los costos reales en el campo
Real:
41
Simulaciones demostrativas
Le sugerimos que revise las siguientes simulaciones demostrativas que se
encuentran en la plataforma PAIDEIA PUCP:
Generar la curva S inicial
Actualizacin del progreso de las tareas
Actualizacin de las asignaciones
Ejercicio sugerido
Luego de revisar su material de estudio y las simulaciones del mdulo
puede realizar la Evaluacin en lnea 4 que se encuentra en la plataforma
educativa Paideia PUCP cuyo tiempo mximo de duracin es de 15
minutos.
Resumen
42
Como parte de las buenas prcticas para el seguimiento y control de

los proyectos, es necesario definir una metodologa que sea las ms
adecuada y cmoda para el proyecto.
MS Project ofrece diferentes mtodos y funciones que facilitan la
labor de seguimiento, es importante familiarizarse con ellos ya que
nos ayudan a actualizar el progreso en diferentes escenarios que se
presenten.

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Elizabeth Tello Aragn

Emitiendo la curva S inicial del proyecto ........................................................................ 3

Introduccin al valor acumulado ..................................................................................... 7

Metodologa de clculo del valor acumulado ............................................................... 10

Actualizacin del progreso de las tareas ...................................................................... 15

Actualizacin de las asignaciones ................................................................................ 24

Actualizacin de los costos .......................................................................................... 39

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Control de Proyectos con MS Project 2010

El valor acumulado y seguimiento

El valor acumulado es una de las herramientas ms tiles en el

En la seccin anterior definimos la lnea de base que nos permite

En esta seccin, para trabajar con el valor acumulado, empezaremos a

1.1 Emitiendo la curva S inicial del proyecto

Utilizaremos el insumo ejercicio5a.mpp que se encuentra en la plataforma educativa

En la ventana de Informacin del proyecto verificamos que la fecha de control

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Luego de verificar la Fecha de estado procedemos a preparar el informe de la curva S,

Antes de proceder a ejecutar el informe lo editaremos, para esto hacemos clic en el

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En la siguiente ventana solo elegiremos el campo Valor planeado y hacemos clic en el

La grfica inicial que obtenemos es la siguiente:

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Elizabeth Tello Aragn

Automticamente el Microsoft Excel se inicia y muestra que la grfica anterior proviene

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Control de Proyectos con MS Project 2010

1.2 Introduccin al valor acumulado

En esta seccin revisaremos algunos conceptos y frmulas que

Las formulas y definiciones que utiliza el valor acumulado estn

Adems revisaremos qu configuracin se debe tener en cuenta para

Definir el alcance de nuestro proyecto

Realizar la planificacin del cronograma

Realizar los ajustes necesarios

Guardar la lnea de base de nuestro proyecto

Ingresar el progreso del proyecto

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Campos del valor

Costo Presupuestado de los

Costo de la tarea de acuerdo

Costo Presupuestado de los

Indica cunto presupuesto de

Costo Real del Trabajo

Es el costo actual o real de la

Variacin de los Costos

ndice de rendimiento del

Presupuesto del proyecto en

Muestra una estimacin de los

Costo estimado al finalizar

CRTR + (CPF - CPTR) / IRC o

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Nuestro indicadores son:

VP - y VC El proyecto est atrazado

A continuacin se muestra el grfico de la curva S con las frmulas mencionadas en la

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En el grafico anterior podemos observar lo siguiente para la fecha de estado:

Presupuesto (CPF) = S/. 3,000