1.

OBJETIVO
el objeto de este procedimiento es el de establecer sistemticamente la
solicitud de los pedidos de compras a proveedores e identificar los requisitos de
aprobacin de las actividades, responsabilidades y controles de los productos
por adquirir, el suministro de bienes y/o servicios a las diferentes reas de
produccin y administrativas de la empresa CIPLAS S.A. de acuerdo a sus
necesidades.
2. ALCANCE
Aplica a todos a los procesos de compra y suministro de insumos de las
diferentes dependencias de la empresa CIPLAS S.A, desde la solicitud de un
bien o servicio hasta la provisin final del mismo a la dependencia solicitante.

3. RESPONSABLES
3.1.

JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS

Es el responsable del cumplimiento de este procedimiento y de asegurar la

divulgacin al personal involucrado garantizando el conocimiento y aplicabilidad
del mismo. Adems, es quien se encargar de evaluar las cotizaciones de los
diferentes proveedores, revisar las rdenes de compra y solucionar con los
proveedores cualquier eventualidad que se presente en el proceso.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCESO: COMPRAS

Elaborado por:
Ing. Natalia Becerra S

FECHA DE EMISION:

Revisado por:
Ing. David A Daza

FECHA DE REVISION:

VERSION: 1
CODIGO: PC- 001
PAGINA: 1 DE 5

Aprobado por:
Adm. Marcos Muoz

Aux. de Compras
Fecha: 10-Abril-2015

Jefe de Compras
Fecha: 12-Abrill-2015

Direccin Financiera
Fecha: 14-Abril-2015

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCESO: COMPRAS

FECHA DE EMISION:

FECHA DE REVISION:

4. GLOSARIO
Compra de suministros: Es la adquisicin de material que no est en
existencia y que se requiere, el cual se solicita al respectivo proveedor que
cumple satisfactoriamente con los requisitos exigidos por la Institucin.
Cotizacin: Documento en el cual se encuentra el valor y las caractersticas
detalladas del producto y la cantidad, sta es entregada en el momento en
que se solicita informacin.
Factura: Documento elaborado por el proveedor, requerido por el comprador,
para comprobar la propiedad y hacer los arreglos de pago necesario. Debe
contener informacin bsica sobre la transaccin, como la descripcin de los
bienes, la direccin del remitente y del vendedor, y los trminos y condiciones
de entrega y pago.
Hoja de vida proveedores: Formato definido para listar los documentos
entregados por el proveedor, adems de resumir su portafolio de
productos/servicios.
Orden de compra: Es una autorizacin a l proveedor de compra o adquisicin
de determinados artculos o servicios, segn las condiciones definidas en una
cotizacin y la presentacin de la factura respectiva. Todos los artculos
comprados por la Institucin deben acompaarse de las rdenes de compra,
que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
Producto / Servicio: Resultado de un proceso.
Nota 1: Existen cuatro categoras genricas de productos:

VERSION: 1
CODIGO: PC- 001
PAGINA: 2 DE 5

Elaborado por:
Ing. Natalia Becerra S
Aux. de Compras
Fecha: 10-Abril-2015

Revisado por:
Ing. David A Daza
Jefe de Compras
Fecha: 12-Abrill-2015

Aprobado por:
Adm. Marcos Muoz
Direccin Financiera
Fecha: 14-Abril-2015

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCESO: COMPRAS

FECHA DE EMISION:

FECHA DE REVISION:

Servicios
Software
Hardware
Materiales procesados

Nota 2: Un servicio es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos

una actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es
intangible.
Fuente: Norma NTC ISO 9000
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
Nota 1: un proveedor puede ser interno o externo. Nota 2: En una situacin
contractual un proveedor puede denominarse contratista. Fuente: Norma NTC
ISO 9000.
Registro nico tributario - RUT: Es el mecanismo nico para identificar,
ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por
la DIAN

VERSION: 1
CODIGO: PC- 001
PAGINA: 3 DE 5

Elaborado por:
Ing. Natalia Becerra S
Aux. de Compras
Fecha: 10-Abril-2015

Revisado por:
Ing. David A Daza
Jefe de Compras
Fecha: 12-Abrill-2015

Aprobado por:
Adm. Marcos Muoz
Direccin Financiera
Fecha: 14-Abril-2015

PROCEDIMIENTO DE
COMPRAS

VERSION: 1

PROCESO: COMPRAS

FECHA DE EMISION:

FECHA DE REVISION:

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
No.

5
6
7

ACTIVIDADES
Solicitar al ordenador del gasto la
aprobacin de la compra de un bien
o suministro, o la contratacin de un
servicio, de acuerdo a la necesidad
requerida por el rea.
Evaluar la solicitud realizada y
aprobar o negar compra.
Remitir el concepto Emitido por el
director financiero en la solicitud de
compra aprobada, o enviar de
vuelta al emisor las solicitudes no
aprobadas.
Analizar las directrices impartidas
por la direccin de compras
para la ejecucin de las compras
aprobadas y autorizadas.
Buscar mnimo 3 proveedores para
la venta del producto o Prestacin
del servicio aprobado.
Solicitar cotizacin a proveedor.
Analizar cotizaciones de
proveedores y contrastar
contradirectrices de estatuto
contractual.

Definir modalidad de contratacin y

proveedor a contratar

Expedir Orden de Compra

10
11
12

Enviar orden de compra al

proveedor contratado.
Concertar con proveedor fecha y
hora de entrega del producto o
prestacin del servicio contratado.
Recibir productos despachados por
los proveedores.

RESPONSABLE

Auxiliar de Compras

DOCUMENTO/REGISTRO
Carta de solicitud de compra

Direccin Financiera

Carta de solicitud de
Aprobacin de compra

Jefe de compras

Carta de aprobacin de compra

Jefe de Bienes y
Suministros

Procedimiento de Compras

Jefe de compras
Jefe de compras
Jefe de Bienes y
Suministros
Jefe de Bienes y
Suministros
Jefe de Bienes y
Suministros
Jefe de compras

Base de datos
de proveedores
(fsica y digital)
Cotizaciones
Cotizaciones,
Estatuto
Contractual
Cotizaciones,
Estatuto
Contractual
Orden de
Compra
Orden de
Compra

Jefe de compras
Auxiliar de compras

Remisiones

CODIGO: PC- 001

PAGINA: 4 DE 5

Entregar producto a dependencia

solicitante y solicitar firma de
recibido.
Solicitar recibido a satisfaccin del
producto a la dependencia
solicitante.
Recibir y tramitar pago a cuentas de
proveedores que deben contar con
los documentos de ley
Archivar soportes de la compra

13

14

15
16

Auxiliar de compras

Remisin

Jefe de compras

recibo

Jefe de Bienes y
Suministros

factura

Auxiliar de compras

Archivo

laborado por:
Ing. Natalia Becerra S
Aux. de Compras
Fecha: 10-Abril-2015

Revisado por:
Ing. David A Daza
Jefe de Compras
Fecha: 12-Abrill-2015

Aprobado por:
Adm. Marcos Muoz
Direccin Financiera
Fecha: 14-Abril-2015

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
PROCESO: COMPRAS

FECHA DE EMISION:

FECHA DE REVISION:

6. NORMATIVIDAD
Se debe considerar para efectos de calidad de los procesos de compra a
realizar, el cumplimiento de la legislacin vigente NORMA ISO 9001/2008 para
los efectos de su cumplimiento.
7. REGISTROS

Carta de solicitud

Base de datos de proveedores

Orden de Compra

Remisiones

VERSION: 1
CODIGO: PC- 001
PAGINA: 5 DE 5

Elaborado por:
Ing. Natalia Becerra S
Aux. de Compras
Fecha: 10-Abril-2015

Revisado por:
Ing. David A Daza
Jefe de Compras
Fecha: 12-Abrill-2015

Aprobado por:
Adm. Marcos Muoz
Direccin Financiera
Fecha: 14-Abril-2015