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Sistemas de costos
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Introduccin
Definicin de costos
Contabilidad de costos
Fines de la contabilidad de costos
Sistemas de costos
Elementos del costo
Tipos de sistemas de costos
Importancia de los costos en la toma de decisiones
Modelo de un estado de costos de una empresa industrial
Modelo de un estado de costos de una empresa de servicios
El control de costos de mantenimiento
La falta de control real
El producto correcto para cada aplicacin
El sistema de compras
El impacto de los proveedores
Resumen
Conclusiones
Bibliografa
Introduccin
Para determinar los costos de produccin de un artculo en particular, no se puede estar ajenos a
aquellos puntos de vista de contabilidad, referentes a que sta debe adaptarse a la empresa, lo cual quiere
decir que el Sistema de Costo de fabricacin que se implante, deber ajustarse a la forma de elaboracin y
necesidades de control de la industria, servicio, o comercio en cuestin.
El objetivo de este trabajo es el estudio general respectivo, para tener una visin panormica sobre
los diferentes sistemas de costos que se pueden utilizar, al combinar los procedimientos de control de las
operaciones productivas, las tcnicas de evaluacin, y los mtodos de costos, ya que posteriormente se
hace un estudio de cada uno de ellos de acuerdo con el grado de profundidad que deben tener, en la
empresa de fabricacin.
Definicin de costos
El costo, en las empresas manufactureras y en las de prestacin de servicios, se define como las
erogaciones y causaciones, efectuadas en el rea de produccin, necesarias para producir un artculo o
prestar un servicio.
En las empresas de compraventa, el costo se define como la erogacin o desembolso de dinero, o
la obligacin de incurrir en ellos, para adquirir mercancas objeto de la venta.
De acuerdo con lo anterior, en las empresas manufactureras o en las de prestacin de un servicio,
las erogaciones y causaciones efectuadas en cada una de las divisiones se denominan as:
En produccin, se denominan costos; en Administracin, se le denominan gastos y en Ventas, se le
denominan gastos.
Contabilidad de costos
Herramienta de la Administracin que tiene como objetivo proporcionar informacin a la gerencia
sobre cuanto vale producir un solo artculo o suministrar un servicio.
Cuando la empresa da cuenta y razn de lo que vale producir un solo artculo o prestar un servicio,
estar haciendo contabilidad de costos; de lo contrario estara acumulando costos que no le proporcionaran
informacin til para el negocio.
Cuando un empresario conoce en forma detallada sus costos unitarios, clasificndolos
correctamente, estar en capacidad de saber hasta donde puede bajar sus precios para no incurrir en una
posible prdida. Adems estara en una ventaja competitiva en costos frente a las dems empresas que
manejan la contabilidad de costos por totales, o que registran los costos como gastos.
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Sistemas de costos
Un Sistema de Costos es un conjunto de procedimientos y tcnicas para calcular el costo de las
distintas actividades, y para ello definimos lo siguiente:
Los Sistemas de Costos se clasifican de la siguiente manera:
1) SEGN LA FORMA DE PRODUCIR.
Segn la forma de cmo se elabora un producto o se presta un servicio, los costos pueden ser:
a)
COSTOS POR RDENES. Se utilizan en aquellas empresas que operan sobre pedidos
especiales de clientes, en donde se conoce el destinatario de los bienes o servicios y por lo general
l es quien define las caractersticas del producto y los costos se acumulan por lotes de pedido.
Normalmente, la demanda antecede a la oferta, y por lo tanto a su elaboracin. Por ejemplo, la
ebanistera, la sastrera, la ornamentacin, etc.
b)
COSTOS POR PROCESOS. Se utiliza en aquellas empresas que producen en serie y en
forma continua, donde los costos se acumulan por departamentos, son costos promedios, la oferta
antecede a la demanda y se acumulan existencias. Por ejemplo, empresas de: gaseosas, cervezas,
telas, etc.
c)
COSTOS POR ENSAMBLE. Es utilizado por aquellas empresas cuya funcin es armar un
producto con base en unas piezas que lo conforman, sin hacerle transformacin alguna. Por
ejemplo, ensamblaje de automviles, de bicicletas, etc.
2) SEGN LA FECHA DE CLCULO.
Los costos de un producto o un servicio, segn la poca en que se calculan o determinan, pueden
ser:
a)
COSTOS HISTRICOS. Llamados tambin reales, son aquellos en los que primero se
produce el bien o se presta el servicio y posteriormente se calculan o determinan los costos. Los
costos del producto o servicio se conocen al final del perodo.
b)
COSTOS PREDETERMINADOS. Son aquellos en los que primero se determinan los costos
y luego se realiza la produccin o la prestacin del servicio. Se clasifican en Costos Estimados y
Costos Estndares.
COSTOS ESTIMADOS. Son los que se calculan sobre una base experimental antes de producirse
el artculo o prestarse el servicio, y tienen como finalidad pronosticar, en forma aproximada, lo que puede
costar un producto para efectos de cotizacin. No tienen base cientfica y por lo tanto al finalizar la
produccin se obtendrn diferencias grandes que muestran la sobre aplicacin o sub aplicacin del costo,
que es necesario corregir para ajustarlo a la realidad. Los costos de un artculo o servicio se conocen al final
del perodo.
COSTOS ESTNDARES. Se calculan sobre bases tcnicas para cada uno de los tres elementos
del costo, para determinar lo que el producto debe costar en condiciones de eficiencia normal. Su objetivo
es el control de la eficiencia operativa. Los costos de un artculo o servicio se conocen antes de iniciar el
perodo.
3) SEGN MTODO DE COSTO.
Los costos, segn la metodologa que utilice la empresa para valorizar un producto o servicio,
pueden clasificarse as:
a)
COSTO REAL. Es aquel en el cual los tres elementos del costo (costos de materiales,
costos de mano de obra y costos indirectos de fabricacin) se registran a valor real, tanto en el
dbito como en el crdito.
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De acuerdo con lo anterior, para fabricar una mesa en madera, referencia X, los elementos del costo
seran:
a)
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Servicios................................................................................................................ $700.000
Arrendamientos..................................................................................................... $500.000
Impuestos.............................................................................................................. $300.000
Seguros................................................................................................................... $50.000
COSTO DEL SERVICIO DEL PERODO...........................................................$6.450.000
Costo inicial de servicio en proceso......................................................................$500.000
Costo total del servicio en proceso.....................................................................$6.950.000
Costo final de servicio en proceso......................................................................($700.000)
COSTO DE LOS SERVICIOS PRESTADOS.....................................................$6.250.000
Fuente: Curso de costos - UNISALLE
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en rojo si estn fuera de las normas de la gerencia. Cualquier baja en rendimiento tiene que tener una
causa.
Cuando hablamos de vehculos y maquinaria pesada, frecuentemente encontramos la excusa que
no funcionan los hormetros o velocmetros. Les puedo asegurar que el costo de la reparacin o
reemplazo de estos instrumentos es mucho menor que el costo de mantenimiento cuando no funcionan.
Una de nuestras plizas es no rembolsar combustible ni reparaciones a empleados cuyos velocmetros no
funcionen. As nunca lo encontramos roto.
Vemos nuevamente la empresa donde se documenta los gastos en lugar de controlarlos. No tienen idea del
uso real, el uso necesario, el movimiento o cuanto hay en exceso de salidas. Solamente documentan los
gastos. Si no sabemos cuantos litros, filtros, rodamientos u otro insumo necesitamos por mes, como
podremos comprarlos con eficiencia? Puede ser que el aceite es 10% mas barato por tambor, que por
balde, pero si consumimos un tambor cada 18 meses, perdemos dinero en la compra por tambor, adems
de arriesgar la contaminacin y prdida.
El sistema de compras
Los sistemas de compras de muchas empresas demuestran que frecuentemente la administracin
prefiere limitar el costo por tem que entender la necesidad del tem o las caractersticas tcnicas. Cuando
se combina este concepto con los proveedores que no saben lo que venden, tenemos un peligro.
Esta semana recibimos una solicitud de cotizacin para aceite para motor diesel 15W-40, sin
ninguna caracterstica tcnica, pidiendo solo el precio. De esta manera terminarn con un aceite API grupo I
de varias generaciones atrs y con aceite bsico voltil y dbil, sin considerar que lo necesitan para
camionetas Nissan ao 2005 y equipos CAT. La prdida de viscosidad en los primeros kilmetros
causar daos significativos y deber cambiarse a 2,000 kilmetros o 200 horas con alto desgaste. Podan
haber solicitado aceite para motor API CI-4/SL, con aceite bsico API grupo II, que cumple con la
especificacin CAT ECF-1. As tendra un aceite que mantiene su viscosidad, permite muy poco desgaste,
cumple con las normas de los fabricantes y se cambia en camionetas con 6,000 kilmetros y equipo pesado
a las 400 horas o mas. Por incluir la especificacin API SL en su solicitud, podran utilizar el mismo aceite en
vehculos a gasolina, reduciendo su costo de inventario. Podran pagar el doble para un buen aceite y
todava ahorrar dinero.
Nota: Max-Syn es marca registrada de aceite bsico API Grupo II sintetizado de American Petroleum Co.
Inc.
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diferencias, que estn explicadas en nuestra pgina www.widman.biz y el sitio de CAT www.cat.com . El
estado esta comprando este aceite aunque causar daos severos e invalida las garantas de CAT. El
comprador cree que esta cumpliendo con las leyes de compra de lo mas barato, pero esta causando la
muerte prematura del equipo, aumentando reparaciones y reduciendo el servicio a las comunidades.
Tambin encontramos plantas donde las decisiones son tomadas en oficinas lejanas a las plantas,
con negociaciones por gente que ni conoce las plantas, sus condiciones operativas, sus empleados, etc.
Esto resulta en inventarios inadecuados para el equipo real y empleados que no saben donde aplicar los
aceites enviados. Conocemos varias plantas donde utilizan aceites con aditivos EP de azufre/fsforo cuando
tienen reductores de bronce. Compran o fabrican piezas de bronce cada semana, pero continan utilizando
aceites dainos que reciben por orden de la oficina central.
Algunos proveedores muestran que sus productos son sponsor de autos de carrera, que gozan de
fama internacional, o esgrimen otras razones poco tcnicas para influir en la decisin de compra. Pero la
decisin en empresas responsables y exitosas se basa en las especificaciones tcnicas de los productos.
Resumen
El primer paso para controlar los gastos de mantenimiento es involucrar a todo el personal en el
proceso. La explicacin a nuestro personal que estamos interesados en los resultados, sus opiniones, y su
participacin normalmente dar un resultado positivo.
El segundo paso es introducir procedimientos que realmente pueden determinar la durabilidad de
reparaciones, repuestos, aceites y equipos basados en produccin real.
El proveedor de equipos, repuestos o aceites toma un papel importante en los resultados.
El proveedor de equipo original tiene un gran inters en los resultados del mismo, aunque a veces el
distribuidor local prefiere vender mas repuestos y aceites que la propia maquinaria. Siempre se debe
revisar los catlogos del equipo para conocer las especificaciones. Si es un equipo de un modelo
anterior o no tiene su catlogo debe buscar las guas y recomendaciones actualizadas en el Internet.
En muchos de nuestros pases, requerimos proveedores con un buen conocimiento de la operacin y
construccin de los equipos, ya que muchos de nuestros equipos vienen con recomendaciones locales
de pases donde no hay lubricantes de calidad, o los fabricantes no entienden mucho de lubricacin.
El proveedor de repuestos debera poder proveer una certificacin que garantice que ese repuesto est
certificado por el fabricante original o que realmente cumple en todo aspecto con lo requerido.
El proveedor de lubricantes debera tener conocimiento ntimo de su planta, su equipo, su personal, las
condiciones de almacenaje y trabajo, adems del control y de los procedimientos de lubricacin.
Debera tener productos que cuidan las maquinas, certificados por el API o la agencia responsable.
Debera tener argumentos tcnicos y respaldados para sus recomendaciones. Debera cuestionar el uso
inadecuado de productos y recomendar lo correcto con responsabilidad y conocimiento tcnico.
Si un proveedor de lubricantes le vende una grasa sin aditivos EP para el equipo pesado o vehculo,
debera ser eliminado de su lista de proveedores. Obviamente no tiene el menor inters en evitarle
sus costos de mantenimiento, le falta actitud de servicio, conocimiento tcnico o ambas. Si le vende un
aceite SAE 40 (Especial 40) para su equipo CAT, camionetas, autos, Volvos, etc. est incidiendo
directamente en aumentar sus gastos de mantenimiento, ser por falta de conocimiento tcnico o tiene
inters solamente en su bolsillo.
El proveedor que esta interesado en reducir sus gastos de mantenimiento visitar su planta y
recomendar productos y procedimientos adecuados para reducir los costos y proteger a sus vehculos
y maquinaria. Debera poder ofrecer detalles de programas que funcionan y ejemplos reales de sus
resultados.
Las solicitudes de compras tienen que ser especificas:
o Por ejemplo, si estamos cotizando Coca Cola, podemos comparar cotizaciones fcilmente
ya que la empresa Coca Cola controla la calidad de sus productos.
o Para la compra de aceite para un equipo CAT por lo menos deberamos especificar que
cumpla con las normas CAT ECF-1. Si tenemos un buen plan de control de gastos de
mantenimiento, queremos minimizar el inventario y los costos, podemos agregar el
requerimiento que el aceite cumpla con la clasificacin de servicio API CI-4 para los motores
a diesel y API SL para motores a gasolina. Y si realmente queremos bajar los costos, ni
pensaremos en aceites formulados con aceite bsico API grupo I, exigiremos aceites
formulados con aceites bsicos Grupo II.
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El proveedor de lubricantes que realmente esta interesado en sus gastos de mantenimiento analizar
sus aceites usados, interpretar los resultados y le har recomendaciones especficas para un
mantenimiento proactivo, estableciendo intervalos para el mantenimiento en su planta. Tendr una base
de miles de anlisis de equipos similares en el pas para utilizar como benchmark, no solamente har
una comparacin con el promedio o con la norma. Podr comparar sus resultados con los de las
mejores empresas locales para establecer metas que reducirn los costos y aumentar la productividad
y disponibilidad.
Conclusiones
Para la interpretacin de un Sistema de Costos Industriales, es necesaria, cuando menos, la
conjuncin de un Procedimiento de Control de Operaciones Productivas (Ordenes, Procesos, o cualquiera
de sus derivaciones), Una tcnica de Valuacin (Costos Histricos o Costos Predeterminados), un Mtodo
de Control para los Materiales (Completo o Incompleto), y un mtodo para la obtencin de los costos
( Tradicional, Variable de la vida de los productos, el Costo Integral-conjunto, etc.), y un tiempo (da, mes
semana, etc.). Por lo tanto habrn tantos Sistemas de Costos, cuantas combinaciones diferentes puedan
realizarse de las partes citadas.
En estas condiciones, el Sistema de Costos Industriales de una entidad, podra ser: Sistema
Tradicional Completo, Mensual, con Ordenes de Produccin, y Costos Histricos, y no como se ha venido
acostumbrando decir, aisladamente, haciendo referencia, como si fuera el Sistema, a un simple
procedimiento de control, o a una tcnica de valuacin, o a cualquiera de los mtodos.
Bibliografa
KOLER, Eric L. Diccionario para Contadores. Editorial Unin Hispanoamericana S.A. C.V. Mxico.
2000.
KOONTZ, Harold y Heinz WEIHRICH. Administracin, una Perspectivas Global. Mxico, McGraw-Hill,
2001.
RALPH, S. Plimeni, Frank J. FABOZZI Y Michael A. KOLE. Contabilidad de Costos. Conceptos y
Aplicaciones para la Toma de decisiones Gerenciales. Colombia. , McGraw-Hill, 2001.
RAMREZ, Padilla David PAUL. Contabilidad Administrativa. Mxico, D. F.McGraw-Hilll, 2004.
REDONDO, A. Curso Prctico de Contabilidad General y Superior. Tomo II. Caracas. Tercera edicin,
1993.
Apuntes y material preparados por el Profesor.
Autores:
Jess Rangel
John Rodrguez
Luis Cabello
Taerone Ypez
Enviado por:
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