PROGRAMA INTEGRAL DE FORTALECIMIENTO

INSTITUCIONAL
POLTICAS PARA LA COMPROBACIN FINANCIERA A TRAVS
DEL SISTEMA e-PIFI
POLTICAS GENERALES
1) Todo comprobante de gasto deber corresponder a lo estipulado en el
Anexo A de Reprogramacin.
2) Toda comprobacin deber incluir, adems del documento que seale
cada caso particular, el cheque o pliza cheque a nombre del
beneficiario del gasto.
3) Solo se autorizarn cambios de sede, fecha y /o participantes en eventos
acadmicos, si stos estn debidamente justificados, para lo cual la
institucin deber hacer la aclaracin correspondiente en el cuadro de
observaciones del sistema e-PIFI.
4) Para el caso de estancias acadmicas, el gasto ejercido se dar por
comprobado siempre y cuando se cumpla con:
a. Se hayan aprobado el 90% de las materias/crditos cursados.
b. La institucin establezca una fecha compromiso para la entrega
de la constancia de estudios y tira de materias, y sea remitida a la
Direccin de Fortalecimiento Institucional dentro de ese plazo
establecido.
5) EN REVISIN DE APLICACIN
6) Cuando se haya comprobado de ms un BMS de una ACCIN, la
cantidad excedente deber compensarse con otro BMS DE ESA MISMA
ACCIN e indicar, en el recuadro de observaciones del sistema, el o los
consecutivos que se afectan.
7) Solamente se autorizarn los gastos por casetas y taxis, cuando en el
Anexo

de

Reprogramacin

se

haya

autorizado

el

rubro

de

Transporte para la accin que se desea comprobar con este tipo de

gastos y se cumplan los requisitos establecidos para cada caso en
particular, sealados en este mismo documento.
8) No se aprobarn los gastos por concepto de gasolina.
9) No se aceptarn comprobantes de servicios que surtan efecto antes de
la fecha del oficio de autorizacin de la Reprogramacin y despus de la
1

fecha de cierre del Programa (diciembre de 2013, noviembre de 2014). a

excepcin de las transferencias que sean autorizadas despus del mes
de octubre.
10)
Cuando por error en el Anexo se haya sealado un BMS por
Transporte Areo y se utilice Transporte Terrestre o viceversa, para
que sea considerado como una comprobacin vlida, la institucin
deber justificar el cambio, utilizando el recuadro de observaciones del
sistema.
11)
Cuando

se

transferencias

trate

de

(productos

la

comprobacin
financieros,

de

recursos

remanentes

por
y/o

reprogramaciones) solamente se aceptarn comprobantes cuya fecha

de expedicin y pago se encuentren dentro del periodo sealado en el
oficio de autorizacin correspondiente.
12)
Para comprobar un gasto, subir solamente la factura que ampara
el concepto del Anexo A que se est comprobando. NO SUBIR
DOCUMENTACIN INNECESARIA QUE CORRESPONDA A OTROS
CONSECUTIVOS.
13)

POLTICAS ESPECFICAS
1. ESTANCIAS ACADMICAS DE PERIODOS LARGOS
Las instituciones debern comprobar las estancias acadmicas con los
siguientes documentos:

Cheque o transferencia electrnica del recurso que se le otorgar

al estudiante.

Carta de aceptacin de la universidad a la cual acudir el

estudiante. (CUANDO EL DOCUMENTO EST EN OTRO IDIOMA,
FAVOR DE ANAOTAR EN ESPAOL QUE SE TRATA DE LA CARTA DE
ACEPTACIN)

Factura del boleto de avin correspondiente.

Nota: En este momento, la comprobacin queda bajo el estatus de

Observacin
establecer

una

hasta terminar la estancia. La institucin deber

fecha

compromiso

para

enviar

la

siguiente

documentacin una vez que la estancia se haya concluido.

Cuando termine la estancia, la institucin deber subir al sistema alguno
de los siguientes documentos:

Constancia de trmino expedida por la institucin en donde se

realiz la estancia. (CUANDO EL DOCUMENTO EST EN OTRO
IDIOMA, FAVOR DE ANAOTAR EN ESPAOL QUE SE TRATA DE LA
CARTA DE TRMINO)

Tira de materias expedida por la institucin a la cual acudi el

alumno.

NO ES NECESARIO SUBIR LOS COMPROBANTES POR HOSPEDAJE Y

ALIMENTACIN, TODA VEZ QUE SE DAR POR COMPROBADO EL
GASTO

CORRESPONDIENTE,

CON

CUALQUIERA

DE

LOS

DOCUMENTOS ARRIBA CITADOS.

Para dar por vlida la estancia y se d por comprobado el gasto, adems

de los documentos arriba sealados, se deber acreditar por lo menos el
90% de las materias/crditos cursados.
Nota: En este momento, el estatus cambia a aprobado y el importe se
suma al porcentaje de comprobacin del periodo correspondiente.
Para la movilidad internacional, solamente se apoyar el gasto por
transportacin area, sin incluir el traslado del lugar de origen al
aeropuerto y viceversa.
Para movilidad nacional, cuando se ocupe transportacin area,

terrestre, solamente se apoyar el gasto por este concepto, sin incluir el

traslado desde y hacia el aeropuerto o Central de Autobuses.
2. PRCTICAS DE CAMPO
La comprobacin de los gastos por prcticas de campo de los
estudiantes se realizar con la siguiente documentacin:

Cheque a nombre del profesor responsable de la prctica

Relacin de los alumnos que participarn en la prctica
Documento en el que se describa:
o Periodo de realizacin de la prctica
o Objetivo
o Lugar en que se llev a cabo
o Resultados obtenidos
Este documento deber contar con el membrete y sello de la
institucin, firmarse por el profesor responsable de la prctica,
el responsable del proyecto y el responsable institucional del
PIFI.

Relacin de gastos efectuados con sus respectivos comprobantes

cuando esto sea posible. Por ejemplo:
o Factura de la renta del autobs
o Pago de alimentos
o Hospedaje

En caso de utilizar vehculo de la Universidad, SOLAMENTE se

aceptarn comprobantes de casetas siempre y cuando la prctica se
realice dentro del mismo Estado o en uno colindante y la fecha sea
dentro del periodo de realizacin de la prctica, segn se seale en el
documento antes descrito. Se aceptar como monto mximo hasta el
5% del total asignado a la ACCIN (PY-OP-M-A).
Para la relacin de gastos se sugiere utilizar el siguiente formato:

Cuando el gasto no cuente con comprobante, solo se registrarn las

columnas concepto, Aplicacin BMS

e Importe; en las dems

columnas se anotar NA (No Aplica)

Este documento deber firmarse por el profesor responsable de la
prctica, el responsable del proyecto y el responsable institucional del
PIFI.
Para el caso de apoyos peridicos que se otorgan a los estudiantes o
profesores, el documento en el que se detalla el nombre, monto y
periodo pagado, deber contar con el membrete y sello de la institucin,
firmarse por el profesor responsable de la prctica, el responsable del
proyecto y el responsable institucional del PIFI.
3. EVENTOS

ACADMICOS

(Congresos,

Simposiums,

Talleres,

Cursos de Capacitacin, etc.). Nacionales e Internacionales.

Participacin de los profesores de la propia institucin
Los documentos aceptados para comprobar los gastos realizados en
estos eventos cuando sean nacionales son:

Cheque o transferencia bancaria por viticos (gastos a comprobar)

a nombre del o los profesores participantes

Transporte: Factura de avin o autobs forneo a nombre del o los
participantes. En caso de utilizar vehculo propio o de la
institucin, NICAMENTE se aceptarn comprobantes de casetas
bajo los siguientes trminos:
o Mximo hasta el 5% del monto total asignado a la ACCIN
o El traslado se realice desde o hacia un Estado colindante
o La fecha de los comprobantes sea mximo un da antes del
inicio del evento y uno despus de su trmino
Slo se aceptar pago por taxi si el monto total no rebasa el
5.0% del total autorizado a la ACCIN y el recorrido es dentro de
la misma ciudad. NO SE ACEPTAN PAGOS DE TAXIS DE UNA
CIUDAD A OTRA.

Alimentos: Factura del restaurante. No se aceptan propinas ni

bebidas alcohlicas
Hospedaje. Factura del hotel en el que se seale el nombre del o
los participantes.

Puede aceptarse factura de la agencia de viajes que incluya los tres

conceptos, siempre y cuando se incluya el nombre de los participantes.
Adicionalmente a los documentos antes sealados, la institucin deber
proporcionar al menos tres de los siguientes documentos:
Carta de invitacin al evento
Convocatoria de participacin
Programa del evento
Constancia de participacin (obligatorio)
En caso de ser Ponente carta de aceptacin de la ponencia

(obligatorio)
Breve informe de actividades de los participantes(obligatorio)

Tratndose de eventos internacionales el gasto se comprobar a travs

de la presentacin de los siguientes documentos:

Cheque o transferencia bancaria por viticos (gastos a comprobar)

a nombre del o los profesores participantes

Transporte: Factura de avin a nombre del o los participantes
Al menos tres de los siguientes documentos:
6

o
o
o
o
o

Carta de invitacin al evento

Convocatoria de participacin
Programa del evento
Constancia de participacin (obligatorio)
En caso de ser Ponente, carta de aceptacin de la ponencia

(obligatorio)
Breve informe de actividades del o los participantes
(obligatorio)

4. EVENTOS ACADMICOS CON PROFESORES INVITADOS COMO

PONENTES
Los comprobantes aceptados y que debern subirse al sistema son:
Cheque o transferencia a favor del Ponente
Carta de invitacin
Temario del evento
Convocatoria al evento
Factura por el servicio otorgado o recibo de honorarios (para

ponentes nacionales)
Transporte: Factura del boleto de avin o autobs forneo. En caso
de que el ponente se traslade en su propio vehculo, se le apoyar
NICAMENTE con el pago de CASETAS, siempre y cuando el
traslado sea de un Estado colindante y la fecha de los recibos
sea mximo un da antes de iniciar el evento y un da
despus de su conclusin. El monto por este concepto no debe
pasar el 5% del total asignado a la ACCIN. Se autoriza el pago
de TAXIS si stos se utilizan en la misma ciudad de la
Universidad anfitriona y no rebase el 5.0% del monto total

autorizado a la ACCIN.
Factura del hospedaje

Para el caso de Ponentes extranjeros, se tomarn los mismos

documentos, excepto el recibo de honorarios. En su lugar, la
institucin deber presentar un documento en el que se seale lo
siguiente:

Membrete de la Universidad
Folio
Fecha de expedicin
Nmero, fecha, cuenta bancaria e importe del cheque con el
que se paga al Ponente por su servicios
7

Nombre del Ponente

Nmero de Pasaporte
Aplicacin (Proyecto, -Objetivo Particular, Meta, Accin y BMS)
Firma de recibido por parte del Ponente
Firma de autorizacin del Responsable del Proyecto y del

Responsable Institucional del PIFI.

Sello de la Universidad

5. REGISTROS EN EL REPORTE DEL FIDEICOMISO

De conformidad con las Reglas de Operacin, la institucin deber

abrir una subcuenta para el manejo de los recursos en un ejercicio
hasta el finiquito del mismo, sin mezclar 2 o ms ejercicios con la
misma subcuenta.

Al cierre del ejercicio, de conformidad con la fecha estipulada en

las Reglas de Operacin, la institucin deber verificar que:
Si se ejerci el total de los recursos autorizados, el SALDO
DE LA SUBCUENTA DEL FIDEICOMISO, EN EL APARTADO DE
CAPITAL DEBER SER $0.00(CERO PESOS 00/100 M.N.) y
SOLAMENTE QUEDARN LOS PRODUCTOS FINANCIEROS

GENERADOS EN EL EJERCICIO.
Si no se ejerci el total de los recursos, el SALDO DE LA
SUBCUENTA

DEL

FIDEICOMISO,

EN

EL

APARTADO

DE

CAPITAL DEBER SER IGUAL O SIMILAR AL MONTO NO

EJERCIDO. Este monto deber reintegrarse a la Tesorera de
la Federacin (TESOFE).
o

Para evitar cargas financieras, la universidad podr traspasar el

saldo de la cuenta (productos financieros) a una CUENTA
PUENTE. Deber informar a la Direccin General de Educacin
Superior Universitaria de este movimiento y entregar copia del
documento que lo avale.

Si la institucin solicit autorizacin para utilizar los productos

financieros generados en el ejercicio, en proyectos dictaminados
favorablemente en el ejercicio inmediato siguiente, deber
8

traspasar

el

monto

autorizado

la

subcuenta

del

PIFI

correspondiente (ya sea de la subcuenta del PIFI anterior o de la

cuenta puente), en el apartado de capital, en la columna
denominada Remanente de Productos Financieros, citar al calce
del Reporte del Fideicomiso, el importe y el No. de Oficio mediante
el cual fueron autorizados y remitir copia del documento que
avale este movimiento. En caso de existir diferencias entre lo
registrado y lo autorizado, deber explicar por escrito, las causas
que originan dicha situacin, con una nota adicional.
o

La institucin deber registrar en el Reporte del Fideicomiso que

emite el sistema e-PIFI, en el apartado de capital, en la columna
denominada Capital Asignado, el importe total asignado de
conformidad con las ministraciones de acuerdo con las CLC; en
caso de que dicho importe no coincida por cualquier circunstancia,
se deber incluir una nota al calce, explicando las causas que
originaron dicha situacin.

Las

cargas

financieras

que

se

generen

posterior

una

autorizacin de Productos Financieros, corrern a cargo de la

Institucin.
o

Toda

factura

que

compruebe

una

transferencia

autorizada,

(Remanentes, Reprogramaciones y/o Productos Financieros, con

terminacin BMS 1000, 2000 y/o 3000), deber contar con la
leyenda CORRESPONDE A TRANSFERENCIA, sin olvidar su
correcto registro. La comprobacin tiene vigencia de 90 das
hbiles, contados a partir de la recepcin del oficio en el buzn del
correo electrnico del Titular de la institucin.

10