Se entiende por gestin documental el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de

documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservacin indefinida de los
documentos ms valiosos, aplicando principios de racionalizacin y economa.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que naci debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestin se fue haciendo cada
vez ms compleja a medida que creca el tamao de los fondos documentales.
ndice
Desarrollo de la gestin documental
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y
bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y
estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de
recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a
ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van
alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician
sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de
documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico.
El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas
nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60
del siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para
sus bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la
administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y
otras aplicaciones ofimticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro
manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la
documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan
los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de
produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten
realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.
Diferencias de terminologa entre el ingls y el espaol
Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta
el da de hoy una cierta tensin entre las nociones de gestin documental y la archivstica, como si de cosas muy
diferentes se tratase. Por un lado, en espaol no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record ingls, que
cubre todo aquello que documenta algo. En espaol usamos el trmino "documento de archivo", que es ms pobre en
significado. Cuando en ingls se dice Records management se est refiriendo a la gestin documental de documentos de
archivo especficamente. Pero por otro lado, en ingls la palabra archive significa casi invariablemente "archivo
histrico", mientras que en espaol el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestin, archivo
administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histrico.
Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los pases hispanohablantes y lusfonos
al menos, de creer que la archivstica se aplica slo a los archivos histricos, o que el records management se refiere a la
gestin de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as: Laarchivstica cubre el records management y la
gestin de archivos histricos tambin, mientras que la gestin documental es ms amplia que el records
management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no slo a los administrativos o de archivo.
La gestin documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales
y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda
de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.
La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la informacin archivada. En otros es
la importancia de los documentos o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras
que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Sistemas electrnicos de gestin documental, o sistemas de gestin de documentos electrnicos?
Otro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye el electronic records management que tanto
puede significar sistema de gestin de documentos electrnicos exclusivamente, como sistema electrnico de gestin de
documentos de archivo (en papel y/o electrnicos), segn se le ponga el nfasis en "electronic records" o en "records
management".

En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est hablando de un sistema electrnico de gestin de
documentos electrnicos, subentendindose que muchos de ellos permiten tambin registrar en el sistema referencias a
documentos en papel que habr que ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de los documentos electrnicos.
Un sistema de gestin de documentos electrnicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas,
utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente
soportados en papel. El trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de contenido
(CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido corporativo y relacionado con el trmino
Digital Asset Management
Flujo del Sistema de Gestin Documental
Bases de Datos
La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus
implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos
estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se
agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet.
Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos
dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al
respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene informacin para
realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la
empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestin.
Hardware
Escneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en
documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para
poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa.
Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de
bibliotecas de diversa ndole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden
ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet.
Usuarios
A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de
Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad
asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos
del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.
Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta
Un sistema de gestin documental por lo general se refiere a las siguientes reas: Almacenamiento, recuperacin,
clasificacin, seguridad, custodia, distribucin, creacin, autenticacin.
Almacenamien
Dnde guardaremos nuestros documentos? Cunto podemos pagar para almacenarlos?
to

Recuperacin

Cmo puede la gente encontrar documentos necesarios? Cunto tiempo se puede pasar buscndolo?
Qu opciones tecnolgicas estn disponibles para la recuperacin?

Clasificacin

Cmo organizamos nuestros documentos? Cmo aseguramos que los documentos estn archivados
siguiendo el sistema ms apropiado?

Seguridad

Cmo evitamos la prdida de documentos, evitar la violacin de la informacin o la destruccin no

deseada de documentos? Cmo mantenemos la informacin crtica oculta a quin no debiera tener
acceso a ella?

Custodia

Cmo decidimos qu documentos conservar? Por cunto tiempo deben ser guardados? Cmo
procedemos a su eliminacin (expurgo de documentos)?

Distribucin

Cmo distribuimos documentos a la gente que la necesita? Cunto podemos tardar para distribuir los
documentos?

Workflow

Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cules son las reglas para el flujo de
estos documentos?

Creacin

Si ms de una persona est implicada en creacin o modificacin de un documento, cmo se podr

colaborar en esas tareas?

Autenticacin

Cmo proporcionamos los requisitos necesarios para la validacin legal al gobierno y a la industria
privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estndares para la
autentificacin?

Trminos Relacionados
Sistema de Gestin de Contenidos
El Sistema de gestin de contenido podra tender a confundirse con un sistema de Gestin Documental pero un Sistema
de gestin de contenido es utilizado principalmente a nivel web y si bien es cierto comparten caractersticas como
administracin de informacin e incluso en alguno de sus formas utilizan bases de datos el objeto de administracin de
este sistema esta predominantemente orientado a la WEB.
Gestin del Conocimiento
La Gestin del Conocimiento es, en sntesis, la gestin de los activos intangibles que generan valor para la organizacin.
La mayora de estos intangibles tienen que ver con procesos relacionados de una u otra forma con la captacin,
estructuracin y transmisin de conocimiento. Por lo tanto, la Gestin del Conocimiento tiene en el aprendizaje
organizacional su principal herramienta. La Gestin del Conocimiento es un concepto dinmico o de flujo.
Probablemente despus de leer esta definicin podremos darnos cuenta que un sistema de gestin documental es una de
las herramientas en las que se puede apoyar la gestin del conocimiento para efectivamente gestionar de mejor forma,
ms eficiente y con las ventajas, que veremos ms adelante, los activos intangibles.
Bases de Datos Documentales
En las bases de datos documentales cada registro se corresponde con un documento, sea ste de cualquier tipo: una
publicacin impresa, un documento audiovisual, grfico o sonoro, un documento de archivo, un documento electrnico,
etc.
Es errneo relacionar Sistema de Gestin Documental con Bases de Datos Documentales pues la gestin documental es
un concepto que abarca a la Base de Datos documental, es mucho ms dispendioso y existen muchas ms variables
fundamentales en el sistema de gestin documental aparte de las bases de datos documentales.
Oportunidades
Las oportunidades de la gestin documental para las empresas son mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de
mejorar su productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus clientes. La optimizacin y organizacin
de los documentos son una oportunidad de aligerar la estructura de costes, permitiendo un mayor agilidad y control sobre
los gastos de la empresa, permitiendo as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios ofrecidos.
Este "crculo virtuoso" lleva a una mayor satisfaccin y consecuente retencin de los clientes.
Ventajas

Gestin y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro De una forma sencilla, la organizacin tiene acceso
instantneo a toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio, con las ventajas aadidas de la eliminacin
de desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del
problema de localizacin de documentos...
Uso racional de los recursos La gestin documental facilita que la informacin se comparta y se aproveche de forma
ms eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia, se reducen drsticamente situaciones como la duplicidad
de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc. Seguridad y fiabilidad Informacin,
documentos, etc. de gran valor para la organizacin pueden custodiarse en locales de alta seguridad, garantizando su
perfecto estado de conservacin mientras que, para el uso diario, se dispone de su rplica electrnica.
Productividad y valor aadido Una gestin documental, adems de ahorro de costes, genera una productividad y valor
aadido adicionales, originados por el rpido acceso a la informacin dentro de la organizacin y su posterior distribucin,
sin necesidad de trasladar los documentos.
Desventajas
Si bien es cierto de las desventajas ms comunes que tiene la aplicacin de una nueva tecnologa es el factor econmico
y ms estas denominadas TI (Tecnologas de Informacin), es as como damos un ejemplo del costo en EUROS de un
Sistema de Gestin Documental.