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ISSN 2176-7270
Resumo: Os sistemas de informao (SI) chamados de Enterprise Resource Planning (ERP) so sistemas que
integram todos os departamentos/setores de uma organizao pois tem a caracterstica de ter uma base de dados
nica. Um ERP bem estruturado da suporte para a tomada de deciso de forma que ela seja a mais correta
possvel para aquele momento ou para aquela situao. Por isso, de extrema importncia que um SI seja
implantando corretamente, no deixando para trs nenhuma etapa do processo de implantao, que so aquisio
de hardware e software, desenvolvimento da documentao, treinamento do usurio final, acompanhamento,
manuteno e a avaliao do SI que geralmente feita pela alta gesto da organizao com base no feedback que
os operadores do para os mesmos. A presente pesquisa foi desenvolvida em uma organizao do ramo
eletrnico e tem como objetivo demonstrar como um sistema de informao ERP foi implantado nos setores
fiscal e financeiro da industria que est instalada na cidade de Pato Branco no estado do Paran. Os mtodos de
coleta de dados utilizados foram basicamente a pesquisa documental e um questionrio fechado. Ao final desta
pesquisa foi possvel concluir que o ERP implantado formalizou as atividades da organizao e com isso trouxe
alguns benefcios, porm teve algumas falhas nas etapas de implantao, essas etapas precisam passar por uma
reciclagem, se essa reciclagem no for suficiente o ERP deve ser substitudo, pois o resultado da avaliao feita
pelos diretores da organizao e tambm pelos operadores do sistema no foi satisfatrio.
Palavras-chave: Tecnologia da Informao, Sistemas de Informao, Enterprise Resource Planning,
Implantao.
1. INTRODUO
Atravs de uma viso global, observa-se, dia aps dia, que a tecnologia aplicada informao
vem crescendo muito, principalmente aps o surgimento do computador. Hoje, as
informaes so enviadas e recebidas numa velocidade que, h pouco menos de quinze anos,
o
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era totalmente impossvel pensar ou imaginar que uma pessoa e/ou organizao, estando
geograficamente e fisicamente distante, pudesse enviar informaes, de forma a auxiliar na
tomada de deciso de outra pessoa e/ou organizao.
A vasta disponibilidade de tecnologia da computao a custo acessvel mudou drasticamente a
maneira como as pessoas/organizaes adquirem, armazenam, recuperam, transmitem,
comunicam e usam as informaes.
Em virtude disso, as empresas vm buscando obter vantagens dessas tecnologias advindas da
criao do computador. A informao tratada como um recurso, vista como um insumo na
produo de bens e servios, tal como as pessoas, matrias-primas, equipamentos, recursos
financeiros e tempo.
No decorrer dos anos, visando obter mais eficcia e eficincia, foi sendo desenvolvido, com o
auxlio dos computadores, os chamados Sistemas de Informao (SI) e posteriormente a isso
foram desenvolvidos os chamados sistemas de informao Enterprise Resource Planning
(ERP).
O foco principal dos ERPs na atualidade est voltado principalmente para o negcio
empresarial e no objetivo de auxiliar os respectivos processos decisrios e a conseqente
tomada de deciso.
O sucesso de uma organizao pode depender de um sistema de informao ERP eficiente, o
que pode causar um grande impacto nas estratgias corporativas da organizao. A empresa,
os clientes e/ ou usurios e qualquer indivduo que interagir com os SIs pode ser beneficiado
com esse impacto.
Essa pesquisa se props a demonstrar como um sistema de informao ERP foi implantado
nos setores fiscal e financeiro de uma indstria eletrnica na cidade de Pato Branco - PR, que
atua na terceirizao de montagem de placas eletrnicas, acompanhando a sua implantao e
observando resultados ps-implantao.
2. METODOLOGIA
Para esse estudo, utilizou-se, como tcnica de levantamento de dados e informaes, a
pesquisa documental, utilizando-se de um enfoque exploratrio, que por sua vez conforme Gil
(2002, p.41) tem como objetivo proporcionar maior familiaridade com o problema, com
vistas a torn-lo mais explcito ou a construir hipteses.
Para Fachin (2001, p. 152) a pesquisa documental [...] toda informao de forma oral,
escrita ou visualizada. A pesquisa documental consiste na coleta, classificao, seleo difusa
e na utilizao de toda espcie de informaes, compreendendo tambm as tcnicas e mtodos
que facilitam a sua busca e a sua identificao.
O estudo realizado pressups uma abordagem qualitativa. No entanto, dados quantitativos no
foram desprezados. O desafio da pesquisa qualitativa apreender, sob a tica daqueles que
participam do universo pesquisado, o sentido da experincia vivenciada.
Trivios (1987, p. 131) comenta que na pesquisa qualitativa, de forma muito geral, segue-se
a mesma rota ao realizar uma investigao. Isto , existe uma escolha de um assunto ou
problema, uma coleta e anlise das informaes.
Dentre as estratgias de uma pesquisa qualitativa, Monteiro (1998, p. 07) afirma que []
podem ser ditas investigaes qualitativas aquelas cujas estratgias de pesquisa privilegiam a
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compreenso do sentido dos fenmenos sociais para alm de sua explicao, em termos de
relao causa-efeito.
A pesquisa caracteriza-se como um estudo de caso.
[...] caracterizado por ser um estudo intensivo. levada em considerao,
principalmente, a compreenso, como um todo, do assunto investigado. Todos os
aspectos do caso so investigados. Quando o estudo intensivo podem at aparecer
relaes que de outra forma no seriam descobertas (FACHIN, 2001, p.42).
de suma importncia ressaltar que os hardwares, softwares e seus perifricos dentro de uma
organizao devem ter o principal objetivo que ajudar no desenvolvimento e na melhoria
dos Sistemas de Informao, auxiliando assim a organizao em seus processos e atividades.
A aquisio de TI em demasia, de forma que ela no seja usada em sua plenitude, deixar de
lado o principal objetivo.
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Em um enfoque mais simples Melo (2006, p. 30) observa que sistema de informao todo e
qualquer sistema que tem informaes como entrada visando gerar informaes de sada.
3.2 Tipos de Sistemas de Informao
As classificaes sobre os tipos de Sistemas de Informao so sem dvida alguma, muito
vastas e merecem ateno especial quanto a sua funo para que assim sejam classificados.
Rosini (2006) classifica em quatro os Sistemas de Informao:
- Sistemas de Informaes Transacionais (Operacionais) (SIT);
- Sistemas de Informaes Especialistas ou Sistemas de Automao (SE, SA);
- Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG);
- Sistemas de Apoio a Deciso (SAD).
Conforme a abordagem de Rosini (2006) os Sistemas de Informaes Transacionais
(Operacionais), so sistemas de nvel operacional, geralmente utilizado pelos profissionais da
organizao em todos os nveis de execuo. Na maioria das vezes, computadorizado, o SIT
tem como premissa estabelecer o desempenho e os resultados dirios de todas as rotinas
necessrias para a elaborao dos negcios da organizao. Isso fica bem exemplificado
quando falamos em entrada de ordens de venda, reserva de hotel, ordem de pagamentos,
entrada de ttulos em contas a pagar e a receber. As tarefas, os recursos e os objetivos no nvel
operacional so predefinidos e altamente estruturadas. Quando se concede crdito aos
clientes, geralmente feita em nvel legal com a superviso de acordo com critrios
claramente predefinidos. A principal funo desse sistema executar e cumprir os planos
elaborados por todos e quaisquer outros sistemas, pois serve como base na entrada de dados
(input).
Rosini (2006) aborda os Sistemas de Informaes Especialistas ou Sistemas de Automao
como sendo um sistema de nvel de conhecimento, um sistema que procura atender s
necessidades de informao do grupo de especialistas da organizao em qualquer nvel. Os
especialistas so pessoas com formao superior, como: engenheiros, mdicos, advogados e
cientistas. Podem ser consideradas tambm pessoas especialistas aquelas que ocupam o cargo
de secretrias, contadores, assistentes em geral. As atividades desempenhas por esses
profissionais se mantm em um baixo nvel de estruturao e, basicamente consistem na
criao de novas informaes e novos conhecimentos. Esse sistema tem como premissa
o
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assegurar que o novo conhecimento (informao) seja tecnicamente exato e adequado quando
da sua utilizao na organizao.
Para Rosini (2006), os Sistema de Informaes Gerenciais so os sistemas que atendem s
necessidades dos diversos nveis gerenciais do alto escalo das organizaes. Esse sistema
gera relatrios gerenciais, podendo ter at em alguns casos, com acesso imediato (on-line) s
ocorrncias de desempenho e a dados histricos. Esses relatrios so objetivos, condensados e
sintticos, apresentados em forma de grficos de alta resoluo, onde normalmente em termos
de resultados acabam por atender as necessidades semanais, mensais e em determinadas
situaes at anuais. A maioria dos sistemas de informaes gerenciais utilizada em
pequenas e simples rotinas, para condensar e comparar dados, onde se foca exclusivamente
nos acontecimentos internos, deixando de lado o meio ambiente onde a organizao est
inserida ou as variveis externas. Os relatrios que esse sistema gera auxilia no planejamento,
controle e tomada de deciso em nvel gerencial.
Segundo Rosini (2006) os Sistemas de Apoio a Deciso so desenvolvidos com o intuito de
atender s necessidades do nvel estratgico da organizao, no qual auxilia a direo a tomar
decises nos cenrios onde ocorreram mudanas rpidas. Os SAD usam as informaes
geradas pelos SIT, pelos SE ou pelos SIG, e ainda utiliza-se das fontes externas, como os
nveis de preo dos competidores e oferta existente do produto. Esse sistema trabalha
basicamente com anlises de dados, onde ele est estruturado para que seus usurios
consigam trabalhar diretamente em tempo real (real-time) com seus resultados, por sua vez
so muito interativos, onde seus usurios tm acesso a modificar as condies assumidas pelo
sistema e modificar sua base de dados secundria.
4. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Os ERPs, so sistemas que propiciam a integrao de todos os processos de uma
organizao, isso por que eles possuem uma base de dados nica.
Para tanto:
A tecnologia Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos
Empresariais so pacotes (software) de gesto empresarial ou de sistemas
integrados, com recursos de automao e informatizao, visando contribuir com o
gerenciamento dos negcios empresariais (REZENDE e ABREU, 2000, p.206).
O sistema ERP tem como objetivo permitir que as empresas possuam uma maior integrao
entre os processos da organizao, pois quanto mais preciso e gil o fluxo das informaes,
maior vai ser a velocidade com que esta informao ser processada, o que essencial para
atender a velocidade do mercado globalizado. Integrar estes processos de uma maneira que
permita que a informao flua rapidamente, sem o auxlio da tecnologia de informao
humanamente impossvel. Por isso, a importncia da tecnologia da informao tem
aumentado muito nestes ltimos anos e tem ocupado cada vez mais lugar de destaque na
empresa, deixando de ser uma simples Central de Processamento de Dados (CPD) para
ocupar um lugar especfico no organograma da empresa.
4.1 Implantao de um ERP
O processo de implantao de um ERP envolve basicamente:
- Aquisio de hardware e software;
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implantado com um planejamento adequado. Por esse motivo a implantao precisa ser muito
bem planejada e posterior a implantao a anlise dos resultados de suma importncia.
Em relao reao que um indivduo tem quando da inovao tecnolgica, importante
destacar:
[...] a intensidade da reao que um indivduo pode ter em face da inovao
tecnolgica pode ser compreendida tendo em vista a anlise de dois efeitos
individuais causados por este processo, que so: a inabilidade de acompanhar as
mudanas causadas pelo computador de modo saudvel e a cyberphobia, que o
medo do computador e de coisas relacionadas a ele (REZENDE e ABREU, 2000,
p.119).
Alguns dos medos citados por Rezende e Abreu (2000) se do devido falta de experincia,
em virtude da falta de treinamentos e capacitao adequada dos novos usurios, o que muitas
vezes acaba levando a ter medo de serem julgados como incompetentes.
So inmeras as evidncias sobre a transformao do trabalho com a automao, o que muitas
vezes leva a um processo de simplificao das tarefas. A informtica por ter sua utilizao
muito disseminada em diversos ambientes de trabalho chama mais ateno no que se refere ao
impacto na realizao do trabalho, justamente por sua abrangncia ser muito grande e de fcil
acesso.
A resistncia das pessoas em trocar o velho controle feito com papel e caneta por um software
funcional e preciso ser notrio e certo por muito tempo ainda, o que precisa ser feito
preparar os indivduos para tais mudanas, tendo como objetivo principal a melhoria e o
aperfeioamento do processo.
As novas tecnologias vo sempre provocar mudanas no ambiente social da organizao e o
gestor precisa preparar-se para saber o que fazer diante de tais mudanas.
Hoje claro e notrio que difcil imaginar alguma inovao tecnolgica que possa ser
introduzida sem provocar algum efeito, visto que o principal objetivo das organizaes ao
adquirirem inovaes tecnolgicas a forte preocupao com a competitividade e o seu
desempenho perante seus concorrentes.
5. RESULTADOS E ANLISE DOS DADOS
5.1 A Organizao
A organizao estudada possui plantas em Curitiba e Pato Branco no Estado do Paran e
tambm em Manaus, no Estado do Amazonas, e foi fundada em 1993. Iniciou sua trajetria
desenvolvendo sistemas eletrnicos para empresas multinacionais de controles e automao
de mquinas, nacionalizando placas eletrnicas importadas para a realidade brasileira. Sua
origem deve-se necessidade dos clientes contarem com uma empresa que, alm de
desenvolver projetos eletrnicos, fornea esses sistemas totalmente integrados.
O conceito da empresa surgiu no momento em que seus fundadores desejavam ser pr-ativos
e perceber as mudanas requisitadas pelo mercado, a fim de moldar-se de maneira rpida e
flexvel, para atender aos requisitos dos clientes.
A organizao atua na terceirizao de montagem de placas e produtos eletrnicos (Contract
Manufacturing) e disponibiliza solues em eletrnica para empresas pblicas e privadas com
agilidade, qualidade e segurana.
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Quantidade
Descrio
Situao
1
2
Switch adequado
Comprar
Cabeamento estruturado em todos os departamentos Comprar/Fazer
1
1
J existe
Comprar
1
1
Comprar
Comprar
1
Leitor de cdigo de barras para Contas a Pagar
Fonte: Dados da organizao estudada
J existe
Comprar
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mais de trs anos. Os resultados da anlise do ERP foram bons, justamente por que j vinha
sendo utilizado na matriz e seria mais fcil implantar na filial em comparao a um ERP
nunca visto anteriormente, com isso a compra das licenas de utilizao do ERP foram
efetivada.
A compra do software foi feita da empresa Snior Sistemas, localizada na cidade de
Blumenau no estado de Santa Catarina.
5.2.2 Desenvolvimento de documentao Manual do operador
Ao contrrio do que foi evidenciado na literatura desta pesquisa como sendo necessrio e de
suma importncia, no foi disponibilizado pelo fornecedor do ERP e to pouco pelos
instrutores do treinamento, um manual do operador. Assim, muitas vezes foi necessrio fazer
anotaes em cadernos, o que pode incorrer em erros, devido ao grande volume de
informaes em funo da falta do manual.
5.2.3 Treinamento Pr-Implantao
O treinamento pr-implantao, de dois dos operadores, foi feito na matriz da empresa. O
treinamento foi ministrado pelos responsveis pelo setor de faturamento daquela unidade. O
terceiro operador foi treinado na filial, por um dos operadores que receberam treinamento na
matriz.
Ao questionar os operadores se eles tinham recebido treinamento antes da implantao, todos
responderam que sim. Porm ao question-los se o treinamento tinha os tornados aptos a
operar o ERP, dois dos operadores responderam que no, sendo um operador que recebeu
treinamento na matriz e outro que recebeu treinamento na filial.
Os dois operadores justificaram respondendo o questionrio, informando que o tempo de
treinamento no foi satisfatrio e que as ferramentas usadas no foram adequadas,
impossibilitando confrontar teoria e prtica. Fica claro que o treinamento oferecido no foi
adequado, visto que dos trs operadores treinados, dois julgam o treinamento como
insuficiente.
Fica evidente e claro que necessrio fazer uma reciclagem desse treinamento j ministrado e
solicitar aos operadores que enumere suas dificuldades e suas dvidas para que um novo
treinamento seja planejado e posteriormente aplicado.
5.2.4 Acompanhamento (Ps-implantao)
O acompanhamento aps a implantao de um SI muito importante e se torna indispensvel,
pois nem sempre todas as dvidas so sanadas no treinamento feito antes da implantao, e
isso se torna ainda mais necessrio quando no treinamento pr-implantao no possvel
comparar teoria com a prtica, e somente no andamento da fase inicial de operao as dvidas
comeam a surgir e se no forem totalmente sanadas podem tornar-se um problema.
Ao questionar os trs operadores se houve algum tipo de acompanhamento feito pelo suporte
ou por algum responsvel, todos responderam que no houve nenhum tipo de
acompanhamento, mostrando assim que a implantao foi planejada, mas nem todas as suas
fases receberam a mesma nfase por quem a planejou.
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