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PERU
2013
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TABLA DE CONTENIDOS
1.
DESCRIPCIN DE LA EMPRESA...........................................................................3
2.
3.
4.
5.
PLAN DE TIEMPO...................................................................................................... 11
DEFINICIN DE LAS ACTIVIDADES............................................................................11
NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOS......................................................................14
UNIDAD DE MEDIDA.................................................................................................. 14
ESTIMADO DE LOS COSTOS DE LAS ACTIVIDADES...................................................14
ESTIMACIN DE LOS COSTOS DE RECURSOS HUMANOS..........................................15
GESTIN DE CALIDAD.....................................................................................16
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
6.5.
7.
DEFINICIN DE ALCANCE........................................................................................... 7
REAS INVOLUCRADAS.............................................................................................. 7
ENUNCIADO DEL ALCANCE......................................................................................... 7
ROLES Y RESPONSABILIDADES..................................................................................8
HITOS, RIESGOS Y REQUISITOS..................................................................................9
WORK BENCH STRUCTURE ( DIVISIN DE LAS PRINCIPALES FASES DEL PROYECTO)..............10
6.
MATRIZ DE INVOLUCRADOS........................................................................................ 5
RBOL DE PROBLEMAS............................................................................................. 6
RBOL DE OBJETOS.................................................................................................. 6
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL..............................................................................16
ROLES Y RESPONSABILIDADES................................................................................16
PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD (PROCEDIMIENTOS ESTNDAR DE CALIDAD).......................17
ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO..................................................18
PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD................................................................19
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7.11.
8.
ORGANIGRAMA NOMINAL.....................................................................................24
9.
GESTION DE LA INFORMACIN..........................................................................28
9.1.
10.
10.1.
OBJETIVO............................................................................................................. 29
10.2.
ROLES Y RESPONSABILIDADES............................................................................29
10.2.1. ROLES............................................................................................................... 30
10.3.
LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS.......................................................................30
10.4.
PLAN DE RESPUESTA A LOS RIESGOS...................................................................31
10.5.
REPORTE DE LA SITUACIN DE LOS RIESGOS......................................................32
11.
11.1.
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1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
1.1. ANTECEDENTES DE LA CLNICA GOOD HOPE-MIRAFLORES
Institucin de salud promovida por la iglesia adventista del sptimo da, fue
constituida en el ao 1996.
Cobertura
en
consultas
externas,
emergencia,
hospitalizacin,
farmacia,
Ser una institucin moderna y lder en promocin y servicios de salud que satisface
integralmente a sus pacientes, a travs de su personal comprometido, motivado y
competente.
1.3. MISIN
Somos una institucin de salud de la iglesia adventista del sptimo da, que
promueve y restaura la salud integral de las personas, con solvencia profesional y
alta tecnologa, basadas en un contexto de amor, integridad y honestidad.
1.4. OBJETIVOS
Ejecutar asistencia mdica a todos los pacientes que soliciten nuestros servicios
de una manera ptima y rpida.
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Ser el subproceso que brinda una mejor atencin de recetas mdicas a pacientes,
en el menor tiempo posible.
2.2. MISION
Plantilla Charter
Final.doc
la comprobacin de coberturas.
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Problemas Percibidos
Intereses
No tener herramienta
USUARIO
Agilizar el proceso de
proceso de atencin de
recetas mdicas.
PACIENTE
medicamentos en farmacia.
tiempo posible.
No tener un proceso
CLNICA
gestionar la atencin de
en la atencin de recetas
mdicas en farmacia.
REA DE FARMACIA
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subprocesos y actividades
personal y de subproceso de
del personal
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4.2.
4.3.
siguiente:
Gerencia General
Medicina General
Mdulo de Farmacia
REAS INVOLUCRADAS
Las reas que se beneficiarn con el rediseo del proceso son:
Direccin General
Jefatura de Enfermera
Jefatura de Medicina General
Farmacia
Dependencias Administrativas
ENUNCIADO DEL ALCANCE
De Alcance Ejecutar el total de entregables conformados por
Manuales y Guas que formarn parte del rediseo del proceso de
Atencin de Recetas Mdicas en la Clnica Good Hope
Miraflores Lima.
De Tiempo Cumplir con el plazo propuesto de 1 mes para la
Objetivo del
proyecto
Recetas Mdicas.
De Costos No sobrepasar el presupuesto obtenido de S/. 15
000.00
De Calidad Que todas las Guas y manuales sean de fcil
entendimiento, y que las actividades del proceso sean eficaces y
con tiempos ptimos.
Requisitos
del
Proyecto
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ROLES Y RESPONSABILIDADES
Organiz
4.4.
PATROCINADOR DEL
PROYECTO
ROL
Representante de Direccin de
TI.
ROL
COMIT DE CONTROL DE
ROL
CAMBIOS
Analista de riesgos
Analista de Procesos
Analista de Procesos
Analista QA
Analista QA
ROL
PROYECTO
4.5.
Analista de riesgos
Analista de Procesos
Analista de Procesos
Analista QA
Analista QA
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CLINICA.
Demora en la aprobacin de productos intermedios por parte de
los Stakeholders principales.
Demora en el desembolso por parte de los patrocinadores del
proyecto.
HITOS
Hitos
Principales
Requisitos de
Gestin de
Configuracin
FECHA
Agosto
2013
Agosto
2013
Septiembre
2013
Septiembre
2013
Requerimient
o de
aprobacin
del Proyecto
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4.6.
ANLISIS
CERTIFICACIN
conformidad,
Instalacin de los recursos necesarios en todas las
reas que abarcar el rediseo, supervisin del
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Proyect.
Los procesos de la gestin incluyen la definicin de los recursos de las actividades,
la estimacin de la duracin de las actividades, el desarrollo del cronograma y el
control del cronograma.
Para obtener el Tiempo del Proyecto completaremos un formato que servir como
base de datos, con los siguientes datos:
ACTIVIDADES
5.2.
TIEMPO
RECURSOS
Nombre
PREANALISIS
Acta de Constitucin
Estudio de campo
Recoleccin de datos
Elaborar formatos y documentacin
para el proceso
Elaboracin del Acta de Constitucin
Definicion de los Controles para
evaluacion del rendimiento del PROCESO
Diseo de los Controles QA
Duraci
Comienzo
n
30
das
30
das
8
das
9
das
13
das
4 das
3 das
2 das
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PRECEDENCIA
(DIAS)
lun
05/08/13
lun
05/08/13
lun
05/08/13
mar
13/08/13
jue
22/08/13
jue
22/08/13
lun
26/08/13
jue
29/08/13
jue
29/08/13
dom
01/09/13
lun
26/08/13
Fin
mar
03/09/13
mar
03/09/13
lun
12/08/13
mi
21/08/13
mar
03/09/13
dom
25/08/13
mi
28/08/13
vie
30/08/13
sb
31/08/13
mar
03/09/13
sb
31/08/13
ANALISIS
Elaboracin del Plan de Proyecto
45
das?
32
das?
1 da
10
das
2 das
2
das
6 das
3
das
45
das
12
das
4 das
2 das
2 das
12
das?
12
das?
11
das?
11
das?
5 das
1 da?
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1 da?
3
mi
04/09/13
mi
04/09/13
mi
04/09/13
mi
04/09/13
lun
09/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
04/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
mi
11/09/13
dom
15/09/13
jue
19/09/13
sb
21/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
jue
26/09/13
jue
26/09/13
mar
01/10/13
jue
26/09/13
mi
vie
18/10/13
sb
05/10/13
mi
04/09/13
vie
13/09/13
mar
10/09/13
jue
12/09/13
lun
16/09/13
vie
13/09/13
vie
18/10/13
dom
22/09/13
sb
14/09/13
sb
14/09/13
mi
18/09/13
vie
20/09/13
dom
22/09/13
mi
25/09/13
mi
25/09/13
mar
24/09/13
dom
06/10/13
lun
30/09/13
mar
01/10/13
jue
26/09/13
vie
Plan de capacitacin
das?
2
das
1 da
1 da
02/10/13
sb
05/10/13
sb
05/10/13
dom
06/10/13
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
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04/10/13
dom
06/10/13
sb
05/10/13
dom
06/10/13
6. GESTIN DE COSTOS
6.1. TIPO DE ESTIMACION
La estimacin elegida es Bottom Up.
6.2. NIVEL DE PRECISIN DE LOS COSTOS
El nivel de precisin ser de -5% al +5%
6.3. UNIDAD DE MEDIDA
Todos los costos deben ser expresados en soles. El personal es contratado por la
organizacin, durante el tiempo de 09 semanas que dura el proyecto y se mide
mediante Costo/Hora.
6.4.
UMBRALES DE CONTROL
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6.5.
METODO DE MEDICION
El Mtodo a utilizar ser la curva S y Valor Acumulado
6.6.
PROCESO
Estimacin de
Costos
Preparacin del
Presupuesto
Control de costos
6.7.
DOCUMENTO
Plan de Gestin de
Costos
Lnea Base del
Costo
Costeo del
Proyecto
Presupuesto por
Fase y Entregable
Presupuesto en el
Tiempo (Curva S)
6.8.
DESCRIPCION
Se estima los costos del proyecto en base al tipo de estimacin por presupuesto
Bottom Up. Esto se realiza en la planificacin del proyecto y es responsabilidad
del Project Manager, y aprobado por el Gerente de Clnica / Patrocinador
Se elabora el presupuesto del proyecto y las reservas de gestin del proyecto.
Este documento es elaborado por el Project Manager y, revisado y aprobado por
el Patrocinador.
En caso se altere la lnea base del costo, se deber realizar una solicitud de
Control de Cambios debidamente sustentada.
El anlisis de impacto deber ser presentado al Patrocinador y evaluar distintos
escenarios posibles, cada uno de los cuales corresponder alternativas de
intercambio de triple restriccin.
Toda variacin final dentro del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
normal.
Toda variacin final fuera del +/- 5% del presupuesto ser considerada como
causa asignable y deber ser auditada. Se presentar un informe de auditora, y
de ser el caso se generar una leccin aprendida
DESCRIPCION
Documento que informa la planificacin para la gestin del costo del proyecto
Lnea base del costo del proyecto, sin incluir las reservas de contingencia
Este informe detalla los costos a nivel de las actividades de cada entregable,
segn el tipo de recurso que participe
El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa los costos del proyecto,
divididos por Fases, y cada fase dividido en entregables
El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la grfica del valor
ganado del proyecto en un periodo de tiempo.
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16 | Pgina
6.9.
tem
1
EDT
Cant. De dias
P.U. S/.
PRE ANALISIS
Sub Total
15,000.0
0
30 das
6 das
3200.00
640.00
6,000.00
32 das
4,000.00
10 das
2 das
12 das
12 das
11 das
20,000.0
0
10,000.0
0
3,000.00
6,000.00
4,000.00
5 das
1 da
3 das
2 das
Recursos Humanos
Sueldo/Mes
Horas
Costo x
Asignadas
200
160
150
150
Hora
11.00
11.25
11.00
11.00
2200
1800
1700
1700
1700
80
21.00
Analista QA II
1700
80
21.00
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18 | Pgina
7. GESTIN DE CALIDAD
7.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Jefe del Proyecto
Aseguramiento de la
Calidad
Analista QA
Control de Calidad
Analista de
Procesos
Analista QA
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ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
El alcance del proyecto ser claramente definido en la declaracin
Alcance
detallada del alcance.
Verificar que se haya definido la lnea base del cronograma luego de
ser aprobado.
Tiempo
Verificar cualquier variacin del cronograma, sean manejados de
acuerdo al plan.
Verificar el trabajo real, que las fechas de inicio y fin estn siendo
Costo
ingresadas respecto a la lnea base del cronograma del proyecto del
proyecto, que todas las actividades y costos estn disponibles.
Verificar el plan de gestin de RR.HH. sea completado y ejecutado.
RR.HH.
Verificar que el organigrama sea actualizado y preciso.
Verificar que el Plan de comunicaciones sea completado y
ejecutado.
Verificar que los reportes del proyecto sean generados y distribuidos
Comunicaciones adecuadamente a los miembros del equipo del proyecto y a los
stakeholders.
Verificar que los miembros de equipo del proyecto tengan acceso
suficiente a la informacin necesaria del proyecto.
Verificar que el plan de gestin de riesgo sea completado y
ejecutado, de igual forma que los factores de riesgo hayan sido
Riesgo
evaluados y documentados.
Verificar que el plan de respuesta a los riesgos, litigacin de riesgo y
acciones correctivas sean documentados y completadas.
7.5. PROCESOS DE CONTROL DE LA CALIDAD
Verificar que el proyecto cumpla con el Plan de Gestin de Proyectos. En caso de
identificarse desviaciones, identificar el foco del problema y luego se analizar la
causa raz; para lo cual se utilizar la herramienta como el diagrama de causaefecto.
El Jefe de Proyectos asumir el liderazgo temporal de un circulo de calidad para
analizar las causas del problema y definirn las acciones preventivas en un plazo
no mayor de dos das despus de identificada la desviacin.
21 | Pgina
22 | Pgina
La estimacin del RR.HH , se realiz teniendo como base la experiencia del jefe del
proyecto, que ha participado en la ejecucin de proyectos similares.
8.2.
8.3.
Cantidad
01
01
02
02
Requisitos
Ingeniero de Sistemas colegiado, especialista en Gestin de
Proyecto
Analista de
de procesos.
Ingeniero o Analista de Sistemas, experiencia previa de al
riesgos
de
seguridad.
Dominio
de
herramientas
Analista de
informticas.
Experiencia mnima de 2 aos en gestin de procesos,
Procesos
Analista QA
8.4.
23 | Pgina
8.5.
24 | Pgina
El presente cuadro muestra la cantidad de horas a ser empleadas por cada recurso
humano en los meses de duracin del proyecto. Permitiendo determinar que recurso
se utilizar a tiempo parcial o a tiempo completo.
RECURSOS HUMANOS
Jefe del Proyecto
Analista de riesgos
Analista de Procesos
Analista QA
TOTAL
AGOSTO ( HRS)
200
160
150
80
590
SEPTIEMBRE (HRS)
200
100
100
70
420
AGOSTO
8.7.
25 | Pgina
SEPTIEMBRE
8.8.
El jefe del proyecto evaluar al personal al concluir cada fase del proyecto, en
funcin de las conclusiones de los informes de evaluacin de rendimiento mensual.
Antes de concluir con su trabajo cada integrante del equipo de proyecto debe
entregar al Jefe de Proyecto toda la informacin obtenida segn su responsabilidad.
De ser el caso realizar la trasferencia de rol al nuevo integrante.
8.10. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO
26 | Pgina
PATROCINADOR
CLINICA
JEFE DE
PROYECTO
Analista de
riesgos
Analista de
Procesos I
Analista de
Procesos II
Analista QA
I
Analista
QA II
Ing. Edith
Puclla
Pareja
Ing. David
Perez
Rosales
Ing.
Salvador
Jorge
Portugal
Ing. David
Causo Gil
CUMPLIENTO
100 % metas
BENEFICIO
30 % de su
OBSERVACIONES
Los resultados sern
PROYECTO
cumplidas
remuneracin
mensual
ANALISTA DE
100 % metas
20 % de su
QA.
Los resultados sern
RIESGOS
cumplidas
remuneracin
mensual
27 | Pgina
ANALISTA DE
100 % metas
10 % de su
PROCESOS
cumplidas
remuneracin
mensual
ANALISTA QA
100 % metas
10 % de su
QA.
Los resultados sern
cumplidas
remuneracin
mensual
28 | Pgina
Rol en el
proyecto
Grado de
autoridad
Tipo de
informacin
Informes de
Avance.
Informe inicial.
Informes final.
Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales.
Informes de
trabajo.
Informes QA.
Registros de
incidentes.
Solicitudes de
Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales
GERENCIA
Patrocinador
Alto
Jefe del
Proyecto
Responsable de
todo el proyecto
Intermedio
29 | Pgina
Mtodo o
medio
Frecuencia
Quincenal:
informes de
avance.
nico: Informe
inicial e informe
final.
Informes de
trabajo:
Semanal.
Informes de QA:
Final de
periodo.
Encargado
Gerente de
Proyecto.
Equipo de
Proyecto.
control de
cambio.
Analista de
riesgos
Analista de
Procesos
Analista QA
Responsable
del anlisis y
gestin de
riesgos del
proyecto.
Responsable
del anlisis del
rediseo del
proceso.
Responsable
del control de
aseguramiento
de calidad del
rediseo del
proceso.
Registro de
Incidentes:
Semanal.
Solicitudes de
Control de
cambio:
Eventual.
Documentacin
de
requerimientos:
semanal
Lneas Base:
eventual.
Documentacin
de
requerimientos.
Lneas Base.
Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales
bajo
Solicitudes de
cliente.
Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales
Solicitudes de
cliente:
eventualmente.
Personal de
la clnica.
bajo
Documentacin
de alcance de
requisitos.
Correo
electrnico y
msn. Reuniones
presenciales
Documentacin
de alcance de
requisitos:
quincenal.
Analista de
procesos.
Bajo
PATROCINADOR
JEFE DE PROYECTO
EQUIPO DE PROYECTO
10. GESTION DE LA INFORMACIN
Mtodo de Captura
Informacin llevada a
documentos impresos y a
sistemas
3
0 | Pdigitales.
gina
Almacenamiento
Base de datos
electrnicos, sistemas
manuales de
almacenamiento
Distribucin
Memorndum,
oficios, correos
electrnicos y
pgina web, fax,
reuniones.
Equipo de
Proyecto.
Cadena de Mando
Plazos
1 NIVEL
DIRECCIN GENERAL
2 DAS
2 NIVEL
2 DAS
JEFE DE PROYECTO
2 DAS
Desarrollar un Plan de Gestin de Riesgos que nos permita identificar y analizar los
riesgos del proyecto y poder tomar las medidas para reducirlos, a fin de controlar la
probabilidad de suceso y el nivel de perjuicio de los riesgos individuales, as como
tambin la efectividad de las medidas.
11.2. ROLES Y RESPONSABILIDADES
Los principales involucrados con los procesos de la Gestin del Riesgo del Proyecto
son:
El Jefe del Proyecto
Analista de riesgos
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11.2.1. ROLES
a. Jefe del Proyecto: es a la vez el Gerente de Riesgos y responsable de la
aprobacin del Plan de Gestin de Riesgos, participa en el proceso de
gestin de riesgos y asume la planificacin y ejecucin de la mitigacin y
contingencia de riesgos.
b. Analista de Riesgos: participa en el proceso de identificacin de riesgos y
discute las actividades de seguimiento y mitigacin de riesgos en las
reuniones de equipo.
11.3. LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS
Cdigo
Riesgos
Que
R01
existan
incrementos
en
los
costos
presupuestados
R02
R03
R04
R05
R06
R07
32 | Pgina
R08
Responsable
R01
Encargado de Logstica
R02
R03
Mitigar
Considerar costos adicionales de
contingencia en un 10%
Reprogramar cronograma,
realizar actividades en forma
paralela.
Reunin con el equipo de
proyecto.
R04
Reformar el manual
R05
Establecer estrategia de
desarrollo del personal.
R06
R07
R08
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El analista de riesgos debe reportar las actualizaciones cada tres das al Jefe del
Proyecto, quien a su vez pondr al da la base de datos de riesgos del proyecto para
reflejar el estado actual del riesgo.
El Jefe de Proyecto revisara la situacin de las actividades del riesgo semanalmente
en las reuniones del equipo de gestin del proyecto y discutir la efectividad de los
planes de accin vigentes.
34 | Pgina