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CONCEPTOS BSICOS
NDICE
1.
CONCEPTO DE PROYECTO................................................................... 1
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
GIO-UPM
1.
DIRECCIN DE PROYECTOS
CONCEPTO DE PROYECTO
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 1
DIRECCIN DE PROYECTOS
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EJEMPLO
Algunos ejemplos de proyecto son:
Construccin de un edificio.
2.
Actividades no repetitivas.
Es difcil medir el efecto de las influencias citadas y una mala decisin, un acontecimiento
externo puede provocar consecuencias catastrficas.
Pg. 2
I. CONCEPTOS BSICOS
GIO-UPM
3.
DIRECCIN DE PROYECTOS
TIPOS DE PROYECTOS
En base a las definiciones anteriores consideramos que hay tres tipos bsicos de Proyecto:
1.
2.
3.
Proyecto de Construccin.
Construccin
Investigacin
Ingeniera
Informtica
Organizacin
Desarrollo
Comercializacin, etc.
Proyectos externos son los que encargan clientes o entidades ajenas a la empresa.
Proyectos internos son los que una empresa o entidad acomete para s misma.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 3
DIRECCIN DE PROYECTOS
4.
GIO-UPM
Figura 1. El proyecto, se genera por la necesidad sentida por el cliente, que desea realizar una obra
u obtener determinado resultado.
CLIENTE
PROYECTO
VARIABLE GESTIN
ASPECTOS HUMANOS
* PLANIFICACIN
* INFORMACIN
* CONTROL
* COORDINACIN
* DECISIONES
* OBJETIVOS
* SELECCIN
* FORMACIN
* MOTIVACIN
* NEGOCIACIN
* PARTICIPACIN
* COORDINACIN
* INTEGRACIN
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
5.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 5
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Resultado
Coste
Plazo
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
ser normalmente ms dilatado que si se trata de una obra de escasa entidad; si las
especificaciones tcnicas son ms exigentes, probablemente aumentar el presupuesto de
ejecucin; si es necesario acortar el plazo de realizacin, ser necesario reducir la ambicin de las
especificaciones o incrementar la dotacin de recursos, y consecuentemente, aumentar el coste. En
definitiva, los tres objetivos del proyecto son inseparables y forman un sistema en el que cada
modificacin de una de las partes afecta a las restantes.
6.
Un Proyecto parte de una idea, a veces, sumamente abstracta que es la etapa de Concepcin. El
siguiente paso es la etapa de Formulacin que es un estudio general con sus objetivos y desarrollo
a nivel aproximativo (p.e.: un concurso de ideas para Proyectos piloto o experimentales). Esta
formulacin del proyecto en trminos ya mucho ms precisos permitir en ocasiones tomar una
decisin definitiva sobre el inters de acometerlo o no. A continuacin se aborda el Anlisis de
Viabilidad (estudios de coste/eficacia, rentabilidad, viabilidad tcnica y econmica), con carcter
previo a la adopcin de la decisin definitiva. Tomada la decisin de proseguir con la idea inicial, se
inicia la etapa de Ejecucin del Proyecto. Las etapas posteriores: Informes y Control, Transicin al
Estado de Operacin, son para llegar al estado de Explotacin del Proyecto. Por ltimo hay una
etapa de Evaluacin que compara los objetivos del Proyecto con la realidad, que concluye con la
Desactivacin.
Habitualmente, la etapa que ms tiempo y recursos consume es la correspondiente a la
Implementacin (Construccin o Ejecucin del Proyecto/Obra), fase en la cual explicitaremos el
Sistema de Control. Esto no implica que las otras fases tengan menor importancia. Tanto la fase de
concepcin como la de diseo son de gran trascendencia y los errores cometidos en ellas se pagan
con fuertes prdidas en la fase de construccin, que puede llegar al fracaso total con el abandono
de la obra. Un Proyecto (diseo) mal calculado puede resultar inviable a la hora de su implantacin,
por razones tcnicas o econmicas. De aqu, que todas las fases citadas se cumplan en el tiempo
con el rigor adecuado a la importancia del Proyecto.
En un Proyecto de Construccin las fases se solapan y se realimentan en base a los diferentes
mecanismos de control que se introducen para la comparacin con los objetivos y la toma de
acciones correctoras. Lo normal en la prctica, es que existan solapes entre la fase de definicin y
la fase de ejecucin y entre la fase de ejecucin y la de operacin o puesta en marcha del Sistema.
Depender tambin de la forma en que se gestione al Proyecto, tanto por la propiedad/cliente como
por el contratista/constructor. As mismo, ser diferente de la forma de contratacin que utilice el
cliente (Divisin de funciones: Consultora, ingeniera, fabricacin, instalacin; Proyecto "Llave en
mano"; Ingeniera-Construccin, etc.)
Segn qu casos, cada fase de Proyecto puede ser encargada por el Cliente a un Empresa
diferente o a una sola Empresa. Ambos casos extremos aconsejarn la utilizacin o no de tcnicas
de Gestin Integrada de Proyecto.
Repasaremos las diferentes fases haciendo especial nfasis en las tres primeras, desarrollando su
significado y contenido.
I. CONCEPTOS BSICOS
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IDEA
FORMULACIN
ANLISIS
DECISIN
1. PLANIFICACIN
2. EJECUCIN
3. ENTREGA
EXPLOTACIN
BALANCE
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I. CONCEPTOS BSICOS
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DEFINCIN
CONCEPTUAL
PROYECTO
FORMULACIN OBJETIVOS
DESARROLLO GLOBAL
* RESULTADOS: Tecnologa-Calidad
* PLAZOS
* COSTE
* Especificaciones de principio
* Anlisis de necesidades
ANLISIS DE VIABILIDAD
* RENTABILIDAD: Beneficios a obtener
* VIABILIDAD TCNICA: Evolucin tecnolgica
* VIABILIDAD ECONMICA: Estudios financieros
* ESTUDIO COSTE-EFICACIA: Efectos positivos y negativos
* ESTUDIOS DE MERCADO: Evolucin del entorno
* OTROS: IMPACTO SOCIAL, MEDIO AMBIENTAL, POLTICO...
REPLANTEAR OBJETIVOS
ABANDONAR IDEA
No
DECISIN
(Beneficios)
DEFINICIN
DEL PROYECTO
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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terminado, cuando se hace la Solicitud de frecuencias sta se deniega por estar saturado el
espectro en determinados puntos o no hay frecuencias libres. Es fcil deducir los trastornos tcnicos
y econmicos que puede ocasionar este caso, que al lmite supondr el abandono del Proyecto.
El estudio de mercado contemplar diversos aspectos referidos a la implementacin del Proyecto o
al resultado -producto/sistema- del Proyecto. En el primer caso los estudios estarn dirigidos a
conocer que experiencias existen en el mercado nacional o internacional similares al Proyecto que
se pretende desarrollar. Se debe analizar la tecnologa empleada, mtodos de ejecucin,
dificultades encontradas, resultados finales obtenidos, experiencia acumulada en la explotacin y
operacin del sistema, rentabilidad obtenida, etc.
Tambin es conveniente realizar un estudio de la oferta del mercado de productos y equipos
existentes en el mercado o que surgirn en un futuro, y que puedan ser parte integrante del
Proyecto. De igual modo, se operar para hacer una investigacin previa de los posibles
constructores o empresas de Ingeniera de Sistemas capaces de acometer, en su da, el desarrollo
del Proyecto. Es habitual en grandes proyectos, sobre todo para el mercado internacional, convocar
una "Precalificacin de Empresas", mediante la cual se preseleccionan los futuros concursantes a la
licitacin del Proyecto en funcin de su capacidad tcnica y econmica, experiencia y referencias en
trabajos similares, recursos humanos y materiales, posibilidades de financiacin etc.
Caben tambin en este tipo de estudios el analizar el mercado de trabajo y su previsible evolucin,
dada la incidencia que puede tener desde el punto de vista del Propietario/Proyectista.
En cuanto a la investigacin de mercados relativa al producto-sistema resultado del Proyecto lo
usual es aplicar tcnicas de marketing (caso de un producto de consumo), u otro tipo de tcnicas
acordes con el producto obtenido (p.e.: anlisis de previsin de la demanda en el caso de una red
de TV por cable o teledistribucin).
Por ltimo, comentar brevemente el anlisis de rentabilidad entendiendo por tal la comparacin
entre el beneficio esperado y la inversin estimada necesaria para obtener ese beneficio.
Resumiendo, la formulacin de los objetivos y el anlisis de viabilidad son los puntos ms
importantes a tener en cuenta en la fase de concepcin del Proyecto. Esta fase es clave para todo
el desarrollo posterior. De ella se derivan los objetivos de la empresa constructora encargada de la
ingeniera y ejecucin del Proyecto, que si bien formular unos objetivos propios, stos se derivarn
de los que inicialmente fije el cliente. Esta fase marca, as mismo, el comienzo de la Planificacin
del Proyecto y del sistema de informacin y control asociado.
FASE DE PLANIFICACIN
Las caractersticas del proyecto implican la necesidad de una fase o una serie de etapas previas
destinadas a la planificacin o preparacin del mismo, fases que tienen una gran trascendencia para
la buena marcha del proyecto y que debern ser especialmente cuidadas. No es una exageracin
decir que el xito o el fracaso del proyecto se fraguan principalmente en estas fases preparatorias
que algunas personas tienden a menospreciar, inquietas por querer ver los resultados
excesivamente pronto.
Los errores cometidos en tiempos o costes, no suelen ser posible levantarlos durante la ejecucin y
se pagan con fuertes prdidas econmicas en el Proyecto.
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I. CONCEPTOS BSICOS
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FASE DE EJECUCIN
Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realizacin propiamente dicha del
proyecto, la ejecucin de la obra de que se trate. Responde, ante todo, a las caractersticas tcnicas
especficas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma
adecuada para desarrollar la obra en cuestin. Cada tipo de proyecto responde en este punto a su
tecnologa propia, que es generalmente bien conocida por los tcnicos en la materia.
FASE DE ENTREGA Y PUESTA EN MARCHA
Como ya se ha dicho, todo proyecto est destinado a finalizarse en un plazo predeterminado,
culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado,
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento
aprobadas. Esta fase es tambin muy importante no slo para representar la culminacin de la
operacin sino por las dificultades que suele presentar en la prctica, alargndose excesivamente y
provocando retrasos y costes imprevistos.
EXPLOTACIN
La finalizacin de la obra no supone en s misma la terminacin total del proyecto. Es preciso tener
siempre presente que la mayor parte de los proyectos estn destinados, al lograrse el resultado
previsto, a pasar a una etapa completamente diferente consistente en el uso o explotacin de dicho
resultado por el propio cliente o por terceros. Si, por ejemplo, se construye una fbrica es porque
una vez construida entrar en produccin y ser explotada en el da a da, lo que entraar, adems
la necesidad de adoptar otras medidas de gestin, direccin, mantenimiento, control...
La transicin del proyecto a la fase de uso o explotacin es inherente a la naturaleza de los
proyectos y resulta ser especialmente delicada.
BALANCE
Es muy recomendable efectuar, una vez finalizado el proyecto, un balance de los resultados
obtenidos en relacin con los objetivos inicialmente propuestos. Es una fase cuyo inters resulta
evidente y que, sin embargo, raras veces se cumple, tal vez para no poner de relieve los numerosos
errores cometidos.
ABANDONO O DESACTIVACIN
Es la fase final y su desarrollo comprende bsicamente los siguientes pasos:
1.
2.
Desarrollo de planes por los que se transfiere la responsabilidad del Proyecto acabado a
las organizaciones de apoyo.
3.
4.
Desarrollo de las lecciones aprendidas del sistema para su inclusin en banco de datos
cualitativos-cuantitativos.
I. CONCEPTOS BSICOS
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7.
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con el tcnico ms apropiado o al menos con aquel tcnico, de entre los disponibles en la empresa,
cuyo perfil se aproxime ms al idneo.
Como el propio Proyecto, el equipo humano es algo dinmico, vivo. En cada fase del ciclo su
composicin deber ser distinta. Es muy importante que cuando sea posible, todos los componentes
del equipo sean elegidos por el Director del Proyecto. Esto debiera ser siempre as, al menos para
el personal clave, como forma de lograr un conjunto armnico y cohesionado. Como consecuencia,
la primera decisin a tomar en la formacin del equipo ser la seleccin y nombramiento de la figura
del Director de Proyecto.
En general, el equipo de Proyecto estar compuesto por diferentes especialistas, no slo de
ingeniera, sino tambin de cada materia especfica del Proyecto y de todas aquellas disciplinas
precisas para realizar su seguimiento y control permanente. En el equipo de Proyecto debern
integrarse por la misma razn, cualquier tipo de recurso no humano que se haga necesario para el
cumplimiento de los objetivos formulados y acordados.
La composicin del equipo de Proyecto vendr determinada, como se ha mencionado antes, por el
tamao y complejidad del Proyecto as como por su grado de innovacin (aspecto sumamente
importante en los Proyectos Experimentales o Piloto). La cualificacin de los integrantes del equipo
de Proyecto depende, con frecuencia, de la propia cualificacin y prestigio del Director de Proyecto,
as como de su personalidad y posicin dentro de la estructura general de su Empresa.
En un equipo experimentado es ms fcil la aplicacin de las tcnicas del "management". Cada
miembro del equipo debe conocer exactamente en qu casos debe informar a su Director de
Proyecto, casos que debern figurar en su descripcin de funciones.
I. CONCEPTOS BSICOS
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Determinar el alcance de los trabajos en funcin de los objetivos del Proyecto y en base al
contrato con la Propiedad.
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I. CONCEPTOS BSICOS
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I. CONCEPTOS BSICOS
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Especificaciones tcnicas
OBJETIVOS
DEL
PROYECTO
Presupuesto
Experiencia y
Conocimientos
tcnicos
PERFIL DEL
JEFE DE
PROYECTO
Plazo
Capacidad de
gestin y decisin
Planificacin y Programacin.
Tcnicas de Presupuestacin.
Tcnicas comerciales.
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I. CONCEPTOS BSICOS
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Esta es quizs una fotografa un tanto idealizada de las virtudes que deben adornar a un Director de
Proyecto, y que debern guiar a la direccin de una empresa para su seleccin. Toda aproximacin
a este mximo genera tranquilidad en la consecucin de los objetivos. S que debe quedar de
manifiesto que hay ciertos motivos por los que no se debe elegir a un Director, entre los que
destacamos: antigedad; disponibilidad de alguien que no tiene un puesto estable; amistad; energa
o dureza del candidato.
I. CONCEPTOS BSICOS
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Coordinacin del
proyecto
Recursos Humanos
Marketing
Ingeniera
Ing.
Electrn.
Servicio
al cliente
Finanzas y Admn.
Ventas
Nacional
Ing. de
Software
Ventas
Internac.
Fabricacin
Ing.
Mecnica
Aprovisionam.
Diseo
Fabricac.
Ensamblaje
Compras
Pruebas
Recepcin
Gestin
de produc.
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I. CONCEPTOS BSICOS
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La asignacin de personal a tiempo completo a un proyecto crea el dilema de que hacer con
las personas una vez finalizado el proyecto.
Recursos Humanos
Finanzas y Admn.
Legal.
PROYECTO A
Ingeniera
Fabricacin
Fabricacin
Ensamblaje
Test
Aprovisionam.
OTROS
PROYECTOS
PROYECTO B
Ingeniera
Subcontratas
Sistemas
Hardware
Software
Fabricacin
Aprovision.
Ensamblaje
Test
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
de cambios de una base de clientes existente. Mientras estos tres proyectos, as como otros, son
completados, la divisin funcional contina desarrollando sus actividades bsicas.
La estructura matricial est diseada para utilizar ptimamente recursos teniendo trabajos
individuales sobre mltiples proyectos as como siendo capaces de trabajar en actividades
asociadas a un rea funcional. As mismo, la aproximacin funcional intenta alcanzar una mayor
integracin creando y legitimando la autoridad de un gestor de proyectos. En teora, la matriz
proporciona un enfoque dual entre la experiencia funcional/tcnica y los requisitos a nivel de
proyecto.
El gestor de proyectos, es responsable de la integracin funcional y la finalizacin de los proyectos.
Los gestores funcionales se responsabilizan de supervisar la contribucin funcional al proyecto.
Empresa de Fabricacin DELTA
Presidente
Recursos Humanos
Director de
Proyectos
Finanzas y Admn.
Ingeniera
Fabricacin
Marketing
Admn. de
Ing.
Ing. de
Ing.
Docum. EnsamServicio
Diseo
Pruebas Calidad
proyectos
Electrn. SW Mecnica Tcnica blaje
al cliente
Proy. A
GP
1/2
Ventas
Ventas
Nacional Internac.
Equipo de
proy. A
Proy. B
GP
1/2
Equipo de
proy. B
Proy. C
GP
1/2
Equipo de
proy. C
Matriz funcional (dbil, ligera) son denominacin para matrices en la que el equilibrio de
autoridad favorece la gestin funcional.
Matriz orientada a proyectos (fuerte, pesada) se utiliza para describir una matriz en la que
el equilibrio de autoridad esta fuertemente orientada al gestor de proyectos.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 21
DIRECCIN DE PROYECTOS
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I. CONCEPTOS BSICOS
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9.
DIRECCIN DE PROYECTOS
La Direccin de Proyectos tiene una dimensin integradora, eso quiere decir que una accin, fallo o
decisin en un rea normalmente afectar a otras reas. Las interacciones pueden ser claras y
comprensibles, o por el contrario pueden ser inesperadas e imprevisibles. Por ejemplo, el alcance
de un proyecto casi siempre se ve modificado por el coste del proyecto, pero puede o no afectar a la
moral del equipo o a la calidad del producto.
Estas interacciones a menudo requieren de concesiones o "transacciones" entre los distintos
objetivos del proyecto. Las acciones realizadas o la ejecucin en un rea, slo pueden ser
reforzadas sacrificando la ejecucin en otras reas. La Direccin de Proyectos requiere que estas
interacciones sean gestionadas de forma eficiente.
Para ayudar a comprender la naturaleza integradora de la direccin de proyectos, y enfatizar la
importancia de la integracin, vamos a describir la direccin de proyectos en trminos de los
procesos que los componen y sus interacciones, para a continuacin desarrollar con un poco ms
de detalle aquellos procesos especialmente orientados a la DIRECCIN INTEGRAL DEL
PROYECTO.
En este apartado se proporciona una introduccin al concepto de direccin de proyecto como un
conjunto de procesos interrelacionados. Este apartado incluye las secciones siguientes:
Tanto los procesos de direccin de proyectos, como los procesos orientados al producto se solapan
e interactan durante la vida de un proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto no puede ser
definido en ausencia de algunas ideas bsicas acerca de como crear u obtener el producto
buscado.
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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Los grupos de procesos estn vinculados por los resultados generados (el resultado o salida de uno
de los grupos se convierte en entrada de otro). Entre los grupos de procesos centrales los vnculos
son iterativos (por ejemplo, el grupo de "procesos de planificacin" es proveedor del grupo de
"procesos de ejecucin", aportando al comienzo un plan de proyecto documentado, y a partir de ese
momento proporcionando actualizaciones conforme evoluciona el proyecto). Estas conexiones estn
reflejadas en la Figura 9.
Proceso de
lanzamiento
Proceso de
Planificacin
Proceso de
control
Proceso de
ejecucin
Proceso de
cierre
Pg. 24
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
Procesos de
ejecucin
Nivel de
actividad
Procesos de
planificacin
Procesos
de inicio
Procesos de
cierre
Procesos
de control
Inicio de
la fase
Final de
la fase
Tiempo
...
FASES
PREVIAS
Proceso de
lanzamiento
Proceso de
Planificacin
Proceso de
control
Proceso de
ejecucin
Proceso de
cierre
FASE DE IMPLEMENTACIN
Proceso de
lanzamiento
Proceso de
Planificacin
Proceso de
control
Proceso de
ejecucin
Proceso de
cierre
...
FASES
SIGUIENTES
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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proporcionar una descripcin preliminar del trabajo a realizar en fases posteriores. Este detalle
progresivo del plan del proyecto es frecuentemente denominado "espiral de planificacin".
Lanzamiento
PLANIFICACIN
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I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
represente slo "planificar", las acciones de planificacin debern ser proporcionales al alcance del
proyecto y a la utilidad de la informacin desarrollada en esta fase.
Las relaciones entre los procesos de planificacin de proyectos se muestran en la Figura 13 y la
Figura 14.
En estas figuras se recoge de forma detallada la elipse que en la Figura 9 se identificaba como
"procesos de planificacin". Estos procesos son objeto de frecuentes iteraciones antes de dar por
cerrado el plan del proyecto. Por ejemplo, si la fecha prevista para el final del proyecto es
inaceptable; los recursos del proyecto, el coste, o incluso alcance del mismo pueden necesitar ser
redefinidos. Adems la planificacin no es una ciencia exacta, de forma que dos equipos diferentes
pueden generar planes muy diferentes para el mismo proyecto.
LANZAMIENTO
PROCESOS DE PLANIFICACIN
CONTROL
EJECUCIN
Procesos bsicos
Procesos de soporte
Definicin del alcance: Subdivisin de los grandes objetivos del proyecto en unidades o
componentes ms pequeos y manejables.
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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Estimacin del coste: Desarrollo y estimacin de los costes de los recursos necesarios para
completar las actividades del proyecto.
Planificacin global del proyecto: Tomar los resultados del resto de procesos de planificacin
e incluirlos en un documento coherente.
Pg. 28
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
Procesos bsicos
Especificacin
del alcance
Secuenciacin de
actividades
Programacin de
actividades
Definicin de
actividades
Definicin
del alcance
Estimacin de la
duracin de
actividades
Planificacin de
recursos
Presupuestacin
Planificacin
global
Estimacin del
coste
Procesos de soporte
Planificacin
del sist. Calidad
Plan de
comunicacin
Plan de
aprovisionam.
Estructura
organizativa
Plan de
solicitaciones
Reclutamiento
Identificacin
de riesgos
Valoracin de
riesgos
Respuesta al
riesgo
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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Reclutamiento: Captacin de los recursos humanos necesarios para asignar a las distintas
fases de trabajo del proyecto.
Respuesta al riesgo: Definicin de las medidas a tomar para aprovechar las oportunidades
disponibles y poder responder a las posibles amenazas.
Ejecucin del plan del proyecto: Desarrollo del plan del proyecto, mediante la realizacin de
las actividades incluidas en l.
Aseguramiento de la calidad: Evaluacin del desarrollo del proyecto sobre bases que
permiten confiar en que el proyecto satisfar los mnimos de calidad establecidos.
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
Procesos de soporte
Difusin de
informacin
Desarrollo de
equipos
Aseguramiento
de la calidad
CONTROL
CONTROL
PLANIFICACIN
PROCESOS DE EJECUCIN
Verificacin
del alcance
Concurso o
solicitacin
Seleccin de
fuentes
Administrac.
Contratacin
Control del alcance de los cambios: Control de los cambios producidos en el alcance del
proyecto.
Control de plazos: Control de los cambios producidos en la planificacin de los plazos del
proyecto.
Control de calidad: Seguimiento de los resultados especficos del proyecto para determinar si
son coherentes con los niveles de calidad definidos, as como identificacin de las vas que
permitan eliminar las causas de un desarrollo poco satisfactorio.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 31
DIRECCIN DE PROYECTOS
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Control de riesgos: Respuesta a los posibles cambios existentes en las riesgos que pueden
aparecer en el curso del proyecto.
CONTROL GLOBAL
DE CAMBIOS
CIERRE
EJECUCIN
INFORM.
SEGUIMIENTO
PLANIFICACIN
PROCESOS DE CONTROL
Procesos de soporte
Control de
alcance
Control de
plazos
Control
calidad
Control de
riesgos
Control
de costes
Cierre del contrato: Finalizacin y cierre del contrato, incluyendo la resolucin sobre cualquier
aspecto abierto.
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I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
PROCESOS DE CIERRE
CONTROL
Cierre
del contrato
Cierre
administrativo
Una organizacin que para la realizacin de un proyecto requiere en gran medida de una
interaccin con contratistas, puede describir explcitamente en el proceso de planificacin
cada interaccin con los mismos.
La ausencia de un proceso no significa que no deba ser desarrollado. El equipo del proyecto
debe identificar y dirigir todos los procesos necesarios para asegurar el xito del proyecto.
La salida de algunos procesos puede ser predefinida como restriccin. Por ejemplo, la
direccin del proyecto puede especificar como objetivo una fecha de finalizacin, en lugar
de permitir que sea determinada por el proceso de planificacin.
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
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EJECUCIN DEL PLAN DEL PROYECTO: (Incluido en la Figura 15). Desarrollo del plan
del proyecto, realizando todas las actividades incluidas en el mismo.
Estos procesos interactan entre s, as como con los procesos de otras reas de conocimiento.
Cada proceso puede involucrar la participacin de uno o ms individuos o grupos de individuos en
base a las necesidades del proyecto. Cada proceso ocurre como mnimo una vez en cada fase del
proyecto.
Aunque los procesos se presentan como elementos discretos, bien definidos y acotados, en la
prctica pueden solaparse e interactuar. En este apartado se profundizar en los procesos,
herramientas y tcnicas utilizadas en la direccin integral de un proyecto. Por ejemplo, la direccin
integral del proyecto entra en juego cuando se necesita una estimacin de coste para un plan de
contingencia o cuando es necesario identificar los riesgos asociados a distintas alternativas de
grupos de trabajo. Sin embargo, para que el proyecto sea completado con xito, la integracin
tambin se tiene que dar en otras reas. Por ejemplo:
El trabajo del proyecto debe estar integrado con el resto de operaciones de la organizacin.
El alcance del producto y el alcance del proyecto deben estar integrados (ser ver con un
poco ms de detalle en el captulo siguiente).
Los resultados de diferentes especialidades funcionales (tales como diseo elctrico, diseo
mecnico, obra civil, etc. en un proyecto de ingeniera de diseo) deben estar integrados.
Pg. 34
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
Documento que recoge las decisiones del plan del proyecto considerando la eleccin de
alternativas.
Proporciona una lnea de base para medir el progreso y el control del proyecto.
Gestin de calidad
Gestin de personal
Control financiero
Restricciones: Las restricciones son factores que limitarn las opciones de las que dispone el
equipo que dirige el proyecto. Por ejemplo, un presupuesto predefinido es una restriccin que
limita en gran medida las opciones del equipo en aspectos como alcance, plantilla, y plazos.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 35
DIRECCIN DE PROYECTOS
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Suposiciones: Las suposiciones son factores que, para los objetivos de la planificacin, sern
consideradas como verdaderas, reales o ciertas. Por ejemplo, si la fecha en que una persona
clave estar disponible no es segura, el equipo puede asumir una fecha de comienzo
especfica. Las suposiciones generalmente implican un cierto grado de riesgo.
Plan global del proyecto: El plan del proyecto es un documento formal, utilizado para dirigir y
controlar la ejecucin del proyecto. Deber ser distribuido y definido en el plan de gestin de las
comunicaciones (por ejemplo, la direccin del desarrollo puede requerir una visin global con
pocos detalles, mientras que un contratista puede requerir detalles particularizados de una
actividad concreta). En algunas reas de aplicacin, se suele utilizar el trmino PLAN DE
PROYECTO INTREGRAL para referirse a este documento.
Debe hacerse una clara distincin entre el plan del proyecto y la lnea de base que permite
medir el desarrollo. El plan del proyecto es un documento o coleccin de documentos que debe
ser modificado en el instante en que se disponga de informacin adicional que permita afinar o
actualizar la planificacin. La lnea de base representa una herramienta de control que generar
cambios slo de forma puntual, slo como respuesta a cambios aprobados en el alcance global
del proyecto, el resto del tiempo es fija y permite medir la desviacin existente en la ejecucin.
Pg. 36
I. CONCEPTOS BSICOS
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DIRECCIN DE PROYECTOS
Este material debe estar estructurado de la forma ms adecuada para facilitar su uso durante el plan
de ejecucin del proyecto.
ENTRADAS
TCNICAS
Planificacin
obtenida en el
resto de mdulos.
Metodologas de
planificacin.
Informacin
histrica.
Capacidades y
conocimiento de
los participantes.
Poltica
organizacional.
Restricciones.
Suposiciones.
Sistemas de
Informacin para la
Direccin de
Proyectos (PMIS)
SALIDAS
Planificacin global del proyecto: El plan del proyecto se ha descrito en el apartado anterior.
Los planes particularizados (plan de direccin del alcance, plan de gestin del riesgo, plan de
direccin de aprovisionamientos, etc.) y la lnea de base de medida del desarrollo son entradas
bsicas para el proceso de ejecucin del plan.
Informacin adicional: La informacin adicional descrita en las salidas del apartado 10.1.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 37
DIRECCIN DE PROYECTOS
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Acciones correctoras: Las acciones correctivas son adoptadas con objeto de acercar el
desarrollo esperado del proyecto a lo planificado. Las medidas correctivas son la salida de los
procesos de control que se revisan en el apartado 10.3. Como entrada en este proceso se cierra
el bucle de realimentacin necesario para asegurar la eficiencia en la direccin del proyecto.
Conocimiento del producto: El equipo del proyecto debe tener acceso de forma adecuada al
conocimiento del producto generado en el proyecto. Las habilidades y atributos se definen en la
planificacin y son transmitidas en el proceso de reclutamiento del personal.
PMIS: El sistema de informacin para la direccin de proyecto fue descrito en el apartado 10.1.
Pg. 38
I. CONCEPTOS BSICOS
GIO-UPM
DIRECCIN DE PROYECTOS
ENTRADAS
Planificacin
global
del proyecto.
Informacin
adicional.
Poltica
organizacional
.
Acciones
correctoras.
TCNICAS
SALIDAS
Habilidades de gtn.
Conocimiento de
Resultados del
Producto.
proyecto.
Sistemas de
Automatizacin de
Solicitud de
trabajo.
Cambios.
Reuniones de
seguimiento.
S.I. de Dn. de
Proyectos (PMIS)
Que se mantenga la integridad de la lnea de base de medida del desarrollo (todos los cambios
aprobados debern reflejarse en el plan del proyecto, pero slo los cambios en el alcance
afectarn a la lnea de base).
Asegurar que los cambios en el alcance del producto se incluyan en la definicin del alcance del
proyecto.
Coordinar los cambios en las diferentes reas de conocimiento. Por ejemplo, coordinar
adecuadamente que un cambio en la programacin de fechas propuestas, afectar a costes,
riesgos, calidad y recursos humanos.
Planificacin global del proyecto: El plan del proyecto proporciona la lnea de base que
permite el control de los cambios.
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 39
DIRECCIN DE PROYECTOS
GIO-UPM
Correccin de la planificacin: Las tcnicas de medida del desarrollo tales como valor
aadido ayudan a asegurar si las desviaciones con respecto a lo planificado requieren de
acciones correctoras.
Pg. 40
I. CONCEPTOS BSICOS
GIO-UPM
DIRECCIN DE PROYECTOS
Informacin histrica: Las causas de las desviaciones, las razones que motivan las acciones
correctivas, y cualquier otra informacin generada, debe ser documentada para formar parte de
la base de datos histrica. Esta base de datos ser de utilidad para ste y otros proyectos
realizados por la organizacin.
ENTRADAS
Planificacin
global del proyecto.
Informes de
seguimiento y
revisiones tcnicas.
Peticiones de
cambio.
TCNICAS
Procedimiento de
control de cambios.
Gestin de la
configuracin.
SALIDAS
Actualizaciones a
la planificacin.
Correccin de
la planificacin.
Acciones
correctoras.
Planificacin
adicional.
Informacin
histrica.
PMIS
I. CONCEPTOS BSICOS
Pg. 41
DIRECCIN DE PROYECTOS
GIO-UPM
11. RESUMEN
Al ser un producto no repetitivo se puede identificar un CICLO DE VIDA del proyecto, desde su
concepcin, hasta su desactivacin o cierre.
Es fundamental el equipo humano asignado al proyecto y que quin lo dirija tenga cualidades
de lder y gestor.
La estructura que adopte la organizacin que realiza proyecto debe tener la flexibilidad
suficiente para poder adaptarse a los objetivos requeridos en cada momento. En el espectro de
tipologas de estructura, la ESTRUCTURA MATRICIAL se propone como estructura
suficientemente flexible.
La Direccin de Proyectos tiene una dimensin integradora, eso quiere decir que una accin,
fallo o decisin en un rea normalmente afectar a otras reas.
La Direccin Integral del Proyecto, incluye todos los procesos necesarios para asegurar la
adecuada coordinacin de los diferentes elementos que lo configuran. Este hecho implica la
modificacin parcial o total de objetivos planteados y de las distintas alternativas de actuacin,
con el fin de poder disponer de los recursos necesarios. Mientras todos los procesos de la
direccin de proyectos tienen una finalidad integradora en mayor o menor medida, los procesos
en los que nos centramos en este captulo son procesos orientados especficamente a la
integracin.
Pg. 42
I. CONCEPTOS BSICOS