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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

T-DCC-002
Revisin : 05
Fecha : 14-10-2014
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TTULO:
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

AUTORIZADO POR: Anita Marambio R.

CUALQUIER PREGUNTA O COMENTARIO SOBRE ESTE


PROCEDIMIENTO DEBE SER DIRIGIDO AL DEPARTAMENTO DE
CALIDAD.

NOMBRE:

Nevenka Lori D.

FONO:

02-28629125

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

T-DCC-002
Revisin : 05
Fecha : 14-10-2014
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INDICE

1.

OBJETIVO

2.

ALCANCE

3.

RESPONSABILIDADES

4.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES

5.

DESCRIPCIN

6.

REGISTROS

7.

REFERENCIA

8.

ANEXOS

9.

BITCORA DE MODIFICACIONES

Documento no controlado al ser impreso y/o copiado

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

1.

T-DCC-002
Revisin : 05
Fecha : 14-10-2014
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OBJETIVO

Este procedimiento define la metodologa para controlar los registros del Sistema de Gestin Integrado de
Workmate Ltda., en conformidad con los requisitos especificados en Norma ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004
y OHSAS 18001:2007. Se establecen las especificaciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
recuperacin, tiempo de retencin y disposicin final de los registros, todo esto con la finalidad de
proporcionar la evidencia del cumplimiento de las normativas, as como la eficacia del funcionamiento del
SGI.
2.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los registros elaborados por el personal de Workmate Ltda., que se
encuentre en F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda.
3.

RESPONSABILIDADES

Gerente General y Representante de Gerencia


Asegurar el uso de registros especificados en los procedimientos y velar por el cumplimiento de
este procedimiento
Gerentes de rea, Jefes de Departamentos, Administradores de Contrato y Supervisores:
Cumplir con los lineamientos de este procedimiento para el control de los registros
Resguardar los registros del rea y asegurar
Jefe de Calidad
Asegurar por el cumplimiento de este procedimiento y asegurar que se utilicen las versiones
actualizadas y que estas se encuentren disponibles en los distintos lugares de trabajo.
Asistente de Calidad
Mantener actualizado el Listado Control de Registros Workmate.
Mantener formatos de registros actualizados.
Determinar parmetros para la gestin de los registros
Velar por la proteccin de los registros, y que estos sean fcilmente recuperables
Es deber de todo el personal de Workmate Ltda. cumplir con los lineamientos especificados en este
procedimiento para el manejo y custodia de los registros que se utilizan en las diversas reas.
4.

DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES

Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos de las diversas actividades desempeadas,
siendo el respaldo escrito del cumplimiento de los requisitos. Puede encontrarse en formato digital o en
papel.
Identificacin: Los registros son identificados mediante un cdigo descrito en T-DCC-001 Procedimiento de
Elaboracin y Control de Documentos.
Almacenamiento: Lugar fsico o digital donde se mantienen los registros.
Proteccin: Se refiere a los medios de proteccin utilizados para evitar modificaciones sin autorizacin.
Recuperacin: Mtodo por el cual se permite la disponibilidad de los registros en las diversas reas de uso.
Puede ser en papel o formato digital.

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Revisin : 05
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

Tiempo de Retencin: Periodo durante el cual se mantienen disponibles los registros.


Disposicin: Destino al cual va el registro una vez que cumpli su tiempo de retencin.
5.

DESCRIPCIN

Los registros se elaboran, revisan y aprueban de acuerdo a T-DCC-001 Procedimiento de Elaboracin y


Control de Documentos.
Los registros derivados del Sistema de Gestin Integrado son guardados durante el tiempo de retencin
especificado en el F-DCC-008 Listado Control de Registros Workmate, en el rea al que pertenece o en
bodega segn sea estipulado.
Se almacenan y conservan de tal forma que permite la mantencin de los registros legibles y en buen estado
durante su tiempo de retencin. Los registros contemplados para usos legales, se almacenan durante el
tiempo legal correspondiente.
Los registros una vez cumplido su tiempo de retencin son eliminados y en algunos casos se guardan copias
de seguridad. La eliminacin de registros o formularios fsicos que contengan informacin confidencial del
personal, cliente, o interna de la organizacin sea original, copia, o cualquiera que contenga alguna
informacin, debern ser eliminados previo proceso de trituracin en mquina picapapeles. El objeto de
esto es eliminar la legibilidad del contenido de registros.
Para la modificacin o elaboracin de nuevos registros se debe dar aviso al departamento de calidad para
modificar el F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda.
Los registros llenados a mano deben utilizar lpiz de tinta y letra legible. En caso de corregir algn dato se
debe tachar con una lnea diagonal, anotar el dato correcto y debe ser firmado por el Jefe de rea,
supervisor o cualquier superior.
Se guardaran en archivo digital planillas correspondientes a los diversos registros, para mantener control de
modificaciones de registros.
6.

REGISTROS

Los registros deben catalogarse en el F-DCC-006 Libro Maestro de Documentos Workmate Ltda. y su formato
contiene la siguiente informacin.

CDIGO

DETALLE

ELABORA

REVISA

AUTORIZA

FECHA APROBACIN

REVISION

LUGAR
ALMACENAJE
ORIGINAL

DISTRIBUCIN
COPIAS
CONTROLADAS

Adems cada registro se debe identificar en F-DCC-008 Listado control de registros Workmate, donde se
especifican la informacin mostrada a continuacin.
CDIGO

DETALLE

Almacenamiento

Proteccin

Recuperacin

Tiempo de
Retencin

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Disposicin

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7.

T-DCC-002
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Fecha : 14-10-2014
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REFERENCIA

M-DCC- 001 Manual de Gestin Integrada, T-DCC-001 Procedimiento de Elaboracin y Control de


Documentos, Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 e ISO 9000:2000.
8.

ANEXOS

No hay anexos
9.

BITCORA DE MODIFICACIONES

FECHA
MODIFICACIN

REVISIN

RESPONSABLE

25-01-2011
10-11-2011

01
02

Nevenka Lori
Nevenka Lori

28/02/2013

03

Nevenka Lori

12/03/2014

04

Nevenka Lori

14/10/2014

05

Carlos Vsquez

DESCRIPCIN DE MODIFICACIONES.
Modificacin Fono
Revisin de documento. Se modifica nombre de
registro asociado al control de registros. Se modifica
quien revisa y aprueba.
Se agregan cdigos de listado de documento y de
control de registro. Se elimina columna de tem a
ambos listados en procedimiento y registros.
Se agrega el uso de picapapeles para eliminacin de
registros fsicos confidenciales.
Modificacin de punto 3. Responsabilidades. Se
elimina al Coordinador de Calidad y se incorpora Jefe
y Asistente de Calidad. Se modifica nombre de
Manual de Calidad por Manual de Gestin Integrada
en punto 7.Referencia. Se revisa completo el
documento para realizar actualizar los cargos en el
proceso.

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