36 Hospitales de Costa Rica

El Sistema de Informacin Gerencial y los

procesos de cambio de los sistemas de salud
Eduardo Carrillo, Miguel Segovia y Jos Mara Paganni

El objetivo de este artculo es describir un sistema de informacin gerencial (SIC) que dise la Divisin de Sistemas de Salud
de la Organizacin Panamericana de la Salud (OPS) en colaboracin con tcnicos de distintas nacionalidades. El SIG,
metodologa empleada en el mbito institucional o nacional de ms de 21 pases de la Regin, es un instrumento estratgico,
prctico defcil aplicacin, interpretacin yuso, cuyofin esagilizarcambosfundamentales en la gestin sanitaria. Estfundado
en un concepto de la gerencia en la que los insumas, procesos y resultados son susceptibles de cuantificacin. El SIC pone especial
nfasis en la productividad de los sistemas de salud. condicin escencial para alcanzar coberturas de salid adecuadas y a la vez
equitativas.

a Regin de las Amricas ha renovado su

compromiso de buscar
una cobertura de salud
universal y equitativa al adoptar los
sistemas locales de salud (SILOS)
como estrategia operacional de la
atencin primaria. El fin es "lograr
la participacin social, la accin
intersectorial, la efectiva descentralizacin y el control de las decisiones y el uso de mtodos ms
efectivos de planificacin y gestin en funcin de las necesidades
de cada grupo de poblacin. (1).
Frente al gran dficit de cobertura
que afecta a ms de 160 millones de
habitantes de la Regin, exacerbado por la crisis econmica de los
aos ochenta, los SILOS constituyen una medida estratgica para el
desarrollo de los servicios comunitarios y, por lo tanto forman parte
de los procesos de modernizacin
del Estado.
En apoyo a las iniciativas y
experiencias nacionales, la OPS ha
promovido el desarrollo de con-

ceptos, metodologas e instrumentos destinados a agilizar el desarrollo de los SILOS. El sistema de

informacin gerencial (SIG) es, por
consiguiente, un instrumento fundamental para analizar y desarrollar
la productividad local y los procesOs gerenciales en general. Este artculo presenta, de forma global y
resumida, las caractersticas principales del SIG.

Qu es el SIG y cmo opera?

El SIG no es un sistema de
informacin nuevo, sino una forma
de relacionar distintos componentes de los subsistemas de informacin ya existentes para poder abordar el sistema de salud con enfoque
estratgico. El SIG pretende contestar cinco preguntas crticas en
tomo a los procesos de modernizacin y cambio que enfrentan los
pases.

Cul es la produccin actual y cul la productividad

potencial de cada organizacin o grupo de organizacio-

nes dentro de un sistema de

salud?
Qu relacin existe entre la
estructura de un sistema de
salud y la atencin que provee?
Qu relacin existe entre la
atencin que proporciona un
sistema de salud y sus resultados?
Cules son los factores o
problemas estratgicos que
determinan la producti vidad
total de una organizacin')
Cules son las opcione~
estratgicas que permiten
lograr una productividad
mxima y obtener los mejores resultados con los recursos disponibles?
El SIG incluye un mnimo
de cuatro mdulos que alimentan
de una base de datos nica. Estos
mdulos son los siguientes:
El mdulo institucional incluye
informacin organizada estra-

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tgicamente para cuantificar los

procesos productivos que tienen
lugaren las unidades sanitarias
individuales (centros, hospitales, y otras instituciones sanitarias)
El mdulo correspondiente a las
redes de servicios permite caracterizar la gestin de las mismas o de los sistemas sanitarios
locales, regionales o nacionales.
El mdulo analtico permite al
gerente trabajar con distintas
opciones en trminos de costobeneficio costo-eficacia, modificar variables y determinar rpidamente el impacto de las
modificaciones en la produccin, el rendimiento y los costos. Algunas de las opciones
fonnan parte de un programa de
computacin que acompaa al
mtodo.
El mdulo programtico y presupuestario permite analizar de
forma preliminar los factores
que afectan a la productividad
de los recursos -su estructura,
dotacin, composicin y patrn
de uso- y cuantifica sus metas
programticas y costos.
El mdulo institucional tiene cuatro componentes fciles de
interpretar. El primero divide la
institucin en subcentros productivos (programas, servicios y dems)
y establece, para cada uno, el volumen de su produccin en determinado perodo; el costo total de sus
operaciones, los costos por unidad
de produccin y los indicadores
crticos de productividad o de utilizacin.
El segundo componente
combina la produccin de los servicios sustantivos (en una organi-

zaclOn hospitalaria, los servicios

que se brindan directamente al
usuario, entre ellos los egresos y
consultas) y complementarios
(componentes subsidiarios de los
servicios sustantivos), para establecer los coeficientes de uso por
unidad de produccin sustan~iva
(procedimientos quirrgicos, exmenes de laboratorio, prescripciones mdicas, y dems, por egreso o
das-paciente). Cuando se ofrecen
sin menoscabar la calidad y equidad de la atencin, los servicios
complementarios ocupan ms de
50% de los costos de operacin de
las instituciones terciarias y secundarias.
Los recursos humanos constituyen el tercer componente. Para
cada servicio, bien sea sustanti vo o
complementario, el personal se
agrupa en categoras crticas, que
suelen ser siete a lo sumo: mdicos,
bioqumicos, nutricionistas, personal de enfermera, auxiliares de enfermera, tcn icos y personal administrativo. La informacin incluye
la dotacin de horas-personal, la
composicin del equipo humano,
las horas-personal empleadas en
cada unidad de produccin y la
distribucin institucional del personal.

El SIG desarroll como instrumento para cambiar la gestin

de los sistemas de salud frente a la
necesidad de una rpida
racionalizacin institucional. La
eficiencia constituye un elemento
importante de los procesos de modernizacin del Estado y de la rcfonna del sector de la salud. De
hecho, la ineficiencia de la actual
organizacin del sectores el principal obstculo a la productividad, es
decir, a la capacidad de los sistemas de salud de generar servicios
que satisfagan, en tnninos cuantitati vos y cualitati vos, las necesidades bsicas de la poblacin bajo su
responsabilidad (2).
La equidad, la eficacia y la
eficiencia son tres objetivos esenciales de la reforma de los sistemas
de salud, y los estilos de gestin
constituyen el factor clave para poner a funcionar las estructuras y
recursos que determinan dichos
objetivos. En este contexto el SIG
emana de un concepto de la gestin
sanitaria que, aunque no pretende
ser innovador, s es distinto del que
ha prevalecido en el campo de la
salud.. Dicho concepto descansa
en algunas nociones bsicas que se
detallan a continuacin.

El cuarto componente ofrece informacin detallada sobre los

costos del proceso productivo. La
estructura de los costos permite determinar, entre otras cosas, cules
son los elementos estratgicos del
proceso, los costos especficos para
cada tipo de insumo y unidad de
produccin, y las numerosas funciones de produccin.

a) De acuerdo a la nocin de responsabilidad gerencial, solucionar los problemas de los sistemas de salud compete en gran
medida a quienes actan dentro
de ellos. y los medios principales para hacerlo son la capacidad instalada y los recursos",
que tiende a atribuir la mayor
parte de los problemas a la carencia de recursos.

Hacia un cambio de "cultura"

gerencial

Las implicaciones no podran

ser peores. Primero, si el problema es la falta de los sistemas

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Hospitales de Costa Rica

de salud, como los ministerios

de finanzas y las agencias de
cooperacin y financiamiento.
En consecuencia el cambio
institucional interno queda en
un plano secundario, porque
cobran mayor importancia los
recursos agregados. Segundo,
si los procesos de cambio interno son postergados o carecen de
la fuerza transformadora apropiada, la persistencia de las condiciones de crisis neutraliza el
impacto no solo de los recursos
agregados, sino tambin de la
vasta infraestructura con que
cuentan los sistemas nacionales
de salud como principal vehculo para extender su cobertura.
En estas condiciones, una mayor nmero de recursos puede
redundar en ms ineficiencia y
tener un impacto mnimo en la
situacin de salud de la pobla-

cin.
El SIG permite al gerente conocer la capacidad "ociosa" -es
decir no aprovechada- y le da
opciones para usar los recursos
de manera ptima, muchas veces mediante procesos internos
de reubicacin o recomposicin(
2.) En otros casos ,el propio SIG

permite cuantificar carencias

legtimas, es decir, reas en las
que se pueden requerir recursos
adicionales.
b) La nocin de actuacin estratgica se basa en dos atributos del
SIG: su capacidad para brindar
una visin global del desempeo
institucional y para poner. de
relieve los problemas fundamentales, que determinan la
productividad total.
c) A travs de su numerosos mtodos cuantitativos el SIG, sin
menoscabar la validez de los
factores cualitativos, introduce
informacin que da una carcter ms objetiva a la toma de
decisiones y, por lo tanto, permite aminorar la inexactitud que
caracteriza a los sistemas de
salud y que se expresa en
ineficiencia, altos costos y
oportunidades de cambio
perdidas.
d) El SIG contribuye de
manera importante a armonizar la descentralizacin y el control. Por una
parte, facilita el control del
desempeo organizacional
ya que reduce a un mnimo
las interferencias administrativas y la presencia fsica de los supervisores. Por
otra parte, permite determinar, para las redes de
servicios o unidades individuales, cunto se produjo,
cules fueron los niveles de
productividad y cules los costos de produccin.
De esta manera los supervisores
pueden estimular y dejar solos a
quienes operen eficientemente
y concentrar sus esfuerzos en
desarrollar la capacidad resolu-

tiva donde existan deficiencias

importantes.
e) Al facilitar el ejercicio del control, el SIG incrementa el sentido
de
responsabilidad
institucional e individual. Los
procesos administrativos se traducen en metas concretas que
deben cumplirse en plazos especficos. Los indicadores que
se aplican en el SIG permiten
ver evolucionar el logro de las
metas correspondientes y determinar los factores responsables
de ello,. En consecuencia, el
elemento de "impunidad" o falta de responsabilidad ante el
pblico, frecuente en la burocracia pblica, se pierde o se
reduce a un mnimo.
f) El SIG tiene una estructura en

red cuyo eje central es la produccin asociada con los objetivos primarios de la organizacin. A esta produccin se vinculan los servicios subsidiarios
y los insumas y recursos esenciales. Cada componente est
cuantitativa y explcitamente
vinculado con el esfuerzo
institucional d generar un producto (los servicios de salud) de
caractersticas definidas. La actividad gerencial sigue el mismo
patrn: cualquier producto es el
resultado de un esfuerzo
participatorio que requiere situaciones apropiadas para que
grupos (unidades) o individuos
puedan brindar su aporte de
forma eficaz.
El SIG puede agilizar y acelerar
los procesos de cambio al facilitar la identificacin d problemas que afectan de manera importante a la eficiencia global
de cada organizacin (3). El uso
de indicadores aumenta esta capacidad y la extiende a los siste-

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mas locales, regionales y nacionales de salud. El SIG tambin

pennite localizar los problemas,
ya sea en tnninos geogrficos,
de recursos, instituciones o programas. Valindose de estos
medios, el gerente puede armonizar sus requerimientos de extensin de cobertura con la productividad potencial del sistema
nacional de salud, en un contexto
de ajustes y proyectos concretos
de desarrollo institucional que se
traducen,
de
forma
cuantitativamente verificable,en
volmenes ms altos de produccin yen una reduccin relativa
de los costos.
g) El SIG ha sido empleado por
muchos gerentes de distintas
maneras, con consecuencias directas para la equidad, eficacia
yeficiencia. Las intervenciones
de los gerentes pueden ser puntuales y partir de los propios
indicadores del SIG, pero ms
frecuentemente se originan
porque la exposicin al mtodo
desencadena un conjunto de acciones analticas y correctivas
subsiguientes. Algunos ejemplos importantes se detallan a
continuacin.
En un pas del Caribe la aplicacin del SrG proporcion una
visin ms clara de los problemas del hospital principal, que
absorba ms de 50% de los
recursos del Ministerio de Salud, y origin un nuevo proceso
de gestin en el cual los gerentes adquirieron un mayor control de la institucin y el Ministerio deleg la autoridad para
ello.
La aplicacin del SrG en un
sistema local de salud en un pas
sudamericano con un hospital

de 90 camas y 32 centros
ambulatorios llev a la adopcin de estrategias para cambatir
el "nuevo perfil" de los problemas detectados:
1- La distribucin de la produccin revelaba diferencias notorias en los niveles de cobertura
de
distintos
grupos
poblacionales;
2- Lamisma tendencia se observaba en la utilizacin de los servicios de nivel crticos como los
de laboratorio y farmacia;

3- Los costos de los servicios de

nivel primario eran innecesariamente altos por motivos que
se podan controlar con facilidad.
En numerosas instituciones
hospitalarias los indicadores de
utilizacin de camas han mostrado tendencias favorables que
se observan en la reduccin de
costos y en el incremento de la
capacidad productiva.
En un pas centroamericano el
anlisis de los problemas enfrentados por un servicio de
hospital de nivel terciario desencaden todo un proceso de
cambio en la red de servicios
ginecolgicos.
La direccin de un hospital de
alta complejidad opt por no
permitir los transplantes de
ciertos rganos tras haber determinado su costo de manera
efectiva y manifestado su efecto en la utilizacin de los recursos y en la productividad del
servicio de medicina, especialmente en lo que concierne a la
atencin de pacientes ancianos
y de bajos ingresos. Tambin
revel algunas consecuencias de
otros aspectos de la atencin

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que no se haban calculado previamente.

En otro caso, la aplicacin del
SrG llev alcuestionamientode
un ambicioso programa de inversiones fsicas, produjo ahorros inmediatos gracias a la
racionalizacin de los gastos por
rubros, y disip un ambiente de
acusaciones mutuas entre la
institucin involucrada y el Ministerio de Salud en tomo a cul
de los dos era el responsable de
la escasez de medicamentos y
de material mdico y quirrgico.
En una experiencia del Banco
Mundial que cont con el apoyo
de la OPS, un pas de Asia
aprendi a apreciar mejor el potencial productivo de sus propios recursos durante un proceso de modernizacin del sistema nacional de salud.
En muchos pases la Utilizacin
del SrG ha fortalecido la capacidad de negociacin de los ministerios e instituciones sanitarias frente a las autoridades gubernamentales encargadas de
asuntos presupuestarios.

Quines son los

principales
usuarios del SIG?
Los principales usuarios del
SIG son los equipos de gerencia en
cada ni ve! del sistema de salud. Los
siguientes revisten especial importancia.

La gerencia nacional

La funcin de dirigir los sis-

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Hospitales de Costa Rica

temas nacionales tiene dos componentes principales:

1) la decisin poltica y 2) la
formulacin de normas y el
monitoreo de su aplicacin. A travs de dichas funciones se establecen metas nacionales y se eligen
parmetros para detenninar qu
deben aportar los distintos niveles

institucionales del sistema a las

metas nacionales de cobertura. Los
indicadores del SIG, que se agregan en el nivel nacional (funcin
que cumple con agilidad el programa de computacin) apoyan este
proceso mediante las siguientes diligencias:
- la formulacin de polticas para
extender la cobertura;
la formulacin de metas realistas y alcanzables a travs de un
proceso de transformaciones
sustantivas destinado a
incrementar la capacidad productiva de los sistemas nacionales de salud para lograr la
cobertura deseada;
la localizacin institucional,
programtica y geogrfica de
los problemas que deben superarse para lograr las metas correspondientes;

la definicin de lo que debe

aportar cada nivel de organizacin del sistema;
- el control de los productos que
genera cada organizacin o nivel del sistema para ayudar a
cumplir las metas nacionales de
extensin de la cobertura.
Los
indicadores
mencionados anteriormente permiten que el
gerente nacional cumpla
estacompleja funcin con
un enfoque prctico y
grandes posibilidades de
xito. Dichos indicadores
permiten observar la manera en que actan en
conjunto los innumerables
componentes
institucionales de los sistemas nacionales de salud y cules son las reas
problemticas que pueden obstaculizar el logro de las
metas correspondientes. De esta
forma, la accin estratgica y concentrada puede llevarse a cabo
donde corresponda, sin prdida de
eficiencia y recursos.

La gerencia regional

La agregaclOn de los
indicadores en el nivel regional
(proceso automtico que se efecta
con el programa de computacin)
pennite a la gerencia regional cumplir una funcin similar: establecer
metas regionales, determinar los
aportes de sistemas locales o instituciones individuales, monitorear
resultados y corregir las deficiencias de la capacidad operativa.
La gerencia de los SILOS

El SIG ha sido diseado con

el propsito de dotar a los SILOS
de un gil instrumento gerencial
para:
1- reducir la interferencia burocrtica de los niveles gerenciales
superiores en la gestin local,
proporcionando informacin
objetiva sobre produccin, rendimiento y costos;
2- buscar buenos medios para detectar reas de capacidad no
aprovechable y formular proyectos para movilizar recursos,
y

3- asumir un mayor control de los

programas locales (4). El aporte
del SIG, similar al que ya se ha
descrito para la gerencia regional, pennite que los gerentes de
los SILOS asuman una mayor
participacin operativa, segn
la complejidad y el tamao de
los sistemas locales.

Lagerencia
institucional

Es el ni vel de accin ms
importante y est constituido por
una unidad, establecimiento o programa. El SIG tiene una amplia
flexibilidad que le permite funcionar en cualquier estructura de servicios. Por lo general dicha estructura incorpora, especialmente en el
nivel extrahospitalario, acciones
comunitarias o sociales relaciona
das con el desarrollo social, alimentacin complementaria, saneamiento bsico, medicina familiar y otras reas. En este mbito
institucional variable el SIG ofrece
los elementos para incrementar la
capacidad productiva: el diagnstico de la situacin; los instrumen-

Hospitales de Costa Rica 41

tos de anlisis, incluida la modificacin de variables y la evaluacin

de resultados en trminos de produccin, rendimiento y costo; y la
ejecucin y monitoreo de ajustes
institucionales a travs de un proceso no burocrtico basado en la
evolucin de los indicadores del
SIG.

SIG constituye un aporte

metodolgico importante y permite que el gerente pblico empiece a
utilizar mtodos similares a los que
usan los gerentes en el sector privado.

cional o con el personal de la

OPS que ha tenido experiencias
preVias;
-

que los gerentes locales y su

personal estn dispuestos a dedicarun tiempo mnimo a analizar la informacin relacionada

Qu necesitar para
aplicar el SIG?

El programa de presupuesto

A pesar de algunos avances

en este campo, el presupuesto en el
sector pblico contina siendo un
proceso en que se repiten, de formas ms o menos inalterada, los
xitos o fracasos del perodo anterior. El SIG, redunda en acciones
ms productivas y econmicas.
Utilizando el SIG, cadaequipo gerencial puede definir las normas o indicado~s que considere
apropiados de acuerdo con su realidad institucional y posibilidades
econmicas y operativas. Este aporte analtico facilita la posibilidad de
modificar cualquier variable o norma pertinente y de advertir, de forma
inmediata, el impacto en los niveles
de produccin y costos. En trminos
programticos, la seleccin de la
opcin que mejor combine la viabilidad con la productividad se expresa en metas cuantitativas de
produccin, recursos, costos y rendimientos (indicadores de
eficiciencia).
Adems de facilitar estejuego de relaciones de costo-beneficio
y costo-eficacia, el SIG pennite
agregar las matrices de acuerdo con
las divisiones estructurales de cada
pas, como por ejemplo, las unidades de SILOS, regiones, provincias
o estados, y finalmente, el pas entero. Como se puede apreciar, el

Sobre la base de los

conceptos antedichos, el
requisito ms importante
es la existencia de una voluntad poltica de cambio,
que afecta a la gestin de
los sistemas de salud en
todos sus niveles. Otros
requisitos son los siguientes:
-

que se designe un
equipo responsable de analizar
los procesos de cambio basados
en el SIG. Dado el carcter de
esta responsabilidad, los directores generales de salud (o
quienes desempeen una funcin equivalente) deben ser
globalmente responsables de
dirigir estos procesos y para ello
necesitan contar con recursos
tcnicos. Las demandas en este
sentido varan segn el tamao
de cada sistema nacional de salud, pero en general estn dentro de las posibilidades de los
pases. Con frecuencia, la responsabilidad tcnica se asigna a
unidades ya existentes o
miembros del personal, y una o
varias personas quedan dedicadas exclusivamente a apoyar la
aplicacin del SIG;
que se proporcione capacitacin
prctica a travs del SIG y mediante la interaccin de los
educandos con el personal na-

con el desarrollo de proyectos

de desarrollo institucional;
-

que se defina una estrategia para

aplicar el SIG. Los pases han
optado por una variedad de estrategias que comprenden desde aplicarlos selectivamente en
instituciones con problemas,
hasta establecer programas ms
amplios para introducir el mtodo en el mbito nacional.

La capacitacin formal es
mnima y consiste en asistir a talleres cortos donde se explican conceptos bsicos; adquirir experiencia prctica en la aplicacin del
SIG; hacer un anlisis institucional
y formular y ejecutar proyectos de
cambio. Los costos involucrados
son muy pequeos. Por otra parte,
la recopilacin de informacin en
reas como personal, medicamentos y laboratorio puede ofrecer algunas dificultades. Para estos casos, se cuenta con sistemas auxilia-

42 Hospitales de Costa Rica

res de procesamiento electrnico
de datos que agilizan las tareas correspondientes.

El procesamiento electrnico de
los datos

La OPS ha diseado un programa computadorizado que facilita el procesamiento de datos. Este

SrG, cuya versin ms reciente es
la 3.0, se provee, sin costo alguno,
a aquellos pases o instituciones
que deseen iniciar procesos de
cambio. Los productos principales
del SIa 3.0 son los siguientes:
un mdulo para traducir el programa a cualquier idioma;
la elaboracin de cuadros para
la
institucin,
con
desagregaciones ( cuadros de
produccin, rendimiento, recursos y costos) para cada programa o servicio que 10 integre;
la conversin de los indicadores
del SIG a un fonnato grfico;
la generacin de indicadores
histricos de gestin;
la agregacin de la infonnacin
por perodos determinados por
el usuario;
la modificacin de variables
mediante un proceso utomtico que permite observar, de forma simultnea, su efecto en la
produccin, los rendimientos y
los costos;
la agregacin de indicadores
por SILOS, regin o pas (3).

El programa opera en
computadoras pequeas para uso
domstico. Para la impresin de
cuadros, sin embargo, se requiere

una impresora de carro ancho. El

sra puede aplicarse manualmente
en el nivel institucional, pero necesita equipo de computacin para
poder agregar con agilidad los
indicadores correspondientes a los
SILOS, las regiones o los pases.

Apoyo tcnico de la divisin de

sistemas de salud y la OPS

Referencias:
l. Organizacin Panamericana de la Salud. Desarrollo y financiamiento de
los sistemas locales de salud. Washington, D.e.: ors; 1991.
2. Organizacin Panamericana de la Salud. Proyectos de desarrollo de la capacidad gerencial de los servicios de
salud, Centroamrica. En: OPS. sistema de infonnacin gerencial. Guatemala: OPS (Documento PSDCG-S)

3. Carrillo E. Manual de operacin del

La cooperacin tcnica y los

recursos e instrumentos que requiere el SrG deben formar parte de
las prioridades y programas de los
pases y reflejarse en el presupuestooperativoanual(APB)delaOPS.
La Divisin de Sistemas y Servicios
de Salud (HSS) tiene la responsabilidad formal de administrar el SIa
y de mantener y actualizar el programa de cmputo y otros instrumentos metodolgicos. La OPS
ofrece su apoyo de las siguientes
formas:
ofrece docJlmentacin sobre la
filosofa, los propsitos y 1contenido del SIG;
brinda su cooperacin para la
formulacin y ejecucin de proyectos de cambio basados en el
SIa;
mantiene un programa de cmputo principal y varios auxiliares;
mantiene y actualiza el programa de cmputo;

programa computacional SIG 2.2.

Bridgetown, Barbados. Organizacin
Panamericana de la Salud. (En prensa).

Notas:

I Organizacin Panamericana de la
Salud, Divisin de Sistemas y Servicios
de Salud, Washington D.e., Estados
Unidos de Amrica. Boletn de la
Oficina Sanitaria Panamericana. Vol.
118, No. 2.

Pan American Health Organization:

Management Information Systems.
Bridgetwn, Barbados PAHO; 1992.

2 Pan American Health Organization.

Ma'nagement Information Systems:
method's overview. Bridgetwn. Barbados
PAHO; 1992. (Documento indito).

Paganini JM, Segovia MA, Canilo E.

Organizing informationfor decisionmaking. Washington, D.e. Pan American
Health Organization; 1990. (Documento
indito).

proporciona material docente

sobre el SIG;- ofrece guas
operativas sobre cmo aplicar
el SIG (incluido el manual del
SIG3.0) 1:;,