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de gerencia
de proyectos.
*DIRECCION ESTRATEGICA DE
PROYECTOS Y LA EMPRESA.
*MARCO DE REFERENCIA PARA LA
DRECCION DE PROYECTOS.
Premisas De Planeacin
Premisas significa literalmente lo que va antes, lo que se establece con anterioridad, o lo que se declara
como introductorio, postulado o implicado, las premisas estn divididas en dos tipos: plan para planear, y
la informacin sustancial, necesaria para el desarrollo e implantacin de los planes.
Antes de llevar a cabo un programa estratgico de planeacin es importante que las personas
involucradas en l tengan un amplio conocimiento de lo que tiene en mente el alto directivo y cmo
operar el sistema.
Esta gua est incorporada en un plan para planear, el cual puede ser oral, aunque usualmente es escrito,
para su distribucin general.
La informacin acumulada en estas reas algunas veces es llamada "anlisis de situacin", pero tambin
se usan otros trminos para denominar esta parte de la planeacin.
Ninguna organizacin, no importa cuan grande o lucrativa sea, puede examinar en forma minuciosa todos
los elementos que posiblemente estn incluidos en el anlisis de la situacin. Es por este que cada
organizacin debe identificar aquellos elementos - pasados, presentes y futuros -, que son de gran
importancia para su crecimiento, prosperidad y bienestar, y debe concentrar su pensamiento y sus
esfuerzos para entenderlos. Otros elementos se pueden considerar en esta parte del proceso de la
planeacin aunque pueden ser estimados sin ser investigados o sacados de documentos publicados al
respecto.
Formulacin De Planes
En cuanto a conceptos y con base en las premisas antes mencionadas, el siguiente paso en el proceso
de planeacin estratgica es formular estrategias maestras y de programas. Las estrategias maestras se
definen como misiones, propsitos, objetivos y polticas bsicas; mientras que las estrategias de
programa se relacionan con la adquisicin, uso y disposicin de los recursos para proyectos especficos,
tales como laconstruccin de una nueva planta en el extranjero.
A diferencia de la programacin a mediano plazo no existe un enfoque modelo para planear en esta rea.
Lo que se hace depende de los deseos de los directores en un momento dado, los cuales, a su vez, son
estimulados por las condiciones a las que se enfrenta la empresa en un momento preciso.
La programacin a mediano plazo es el proceso mediante el cual se prepara y se interrelacionan planes
especficos funcionales para mostrar los detalles de cmo se debe llevar a cabo le estrategia para lograr
objetivos, misiones y propsitos de la compaa a largo plazo. El periodo tpico de planeacin es de cinco
aos, pero existe una tendencia en las compaas ms avanzadas en cuanto a tecnologa, de planear por
adelantado de siete a diez aos. Las empresas que se enfrentan a ambientes especialmente
problemticos algunas veces reducen la perspectiva de planeacin a cuatro o tres aos.
El siguiente paso es desarrollar los planes a corto plazo con base en los planes a mediano plazo. En
algunas organizaciones los nmeros obtenidos durante el primer ao de los planes a mediano plazo son
los mismos que aquellos logrados con los planes operativos anuales a corto plazo, aunque en otras
empresas no existe la misma similitud. Los planes operativos sern mucho ms detallados que los planes
de programacin a mediano plazo.
Implementacin Y Revisin
Una vez que los planes operativos son elaborados deben ser implantados. El proceso de implantacin
cubre
toda
la
gama
de
actividades
directivas,
incluyendo la
motivacin,
compensacin, evaluacin directiva y procesos de control.
Los planes deben ser revisados y evaluados. No existe mejor manera para producir planes por parte de
los subordinados que cuando los altos directivos muestran un inters profundo en stos y en los
resultados que pueden producir.
Cuando fue desarrollada pro primera vez la planeacin formal en la dcada de los cincuenta, las
compaas tendan a hacer planes por escrito y no revisarlos hasta que obviamente eran obsoletos. En la
actualidad, la gran mayora de las empresas pasa por un ciclo anual de planeacin, durante el cual se
revisan los planes. Este proceso debera contribuir significativamente al mejoramiento de la planeacin
del siguiente ciclo.
Los "flujos de informacin", simplemente deben transmitir el punto de que la informacin "fluye" por todo
el proceso de planeacin. Este "flujo" difiere grandemente, dependiendo de la parte del proceso a la que
sirve y del tema de la informacin.
En todo proceso de planeacin es necesario aplicar las normas de decisin y evaluacin. Por otra parte,
con el desarrollo de los planes operativos actuales, las normas de decisin se convierten en ms
cuantitativas, o sea, en frmulas de sustitucin de inventarios o de rendimientos sobre inversin.
Definicin de Direccin Estratgica
La Direccin Estratgica es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratgica, consiste en la
bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la organizacin y la formulacin y puesta en marcha de
estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en funcin de la Misin y de sus
objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles.
Stonner.Administracin.1989. Los autores emplean distintos trminos: Planeacin General, Planeacin a
largo plazo, Planeacin estratgica. Seguramente habr mayor acuerdo respecto a cinco atributos de la
Planeacin Estratgica:
a) Se ocupa de cuestiones fundamentales;
b) Ofrece un marco de referencia para una planeacin mas detallada y para las decisiones ordinarias.
c) Supone un marco temporal mas largo.
d) Ayuda a orientar las energas y recursos de la organizacin hacia las actividades de alta prioridad.
e) Es una actividad de alto nivel, en el sentido de que la alta gerencia debe participar. La Planeacin
Estratgica se centra en hacer las cosas correctas (eficacia), mientras que la Planeacin operacional
procura hacer bien esa cosas (eficiencia).
Sallenave (1991), afirma que "La Planificacin Estratgica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan
sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso
de comunicacin y de determinacin de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratgicos de
la empresa".
G.A. Steiner. Planificacin de la Alta Direccin. 1991. Planificacin estratgica es el proceso de determinar
cules son los principales objetivos de una organizacin y los criterios que presidirn la adquisicin, uso y
disposicin de recursos en cuanto a a la consecucin de los referidos objetivos. Estos, en el proceso de la
planificacin estratgica, engloban misiones o propsitos, determinados previamente, as como los
objetivos especficos buscados por una empresa.
Como plantea Biasca, el planeamiento es un proceso de fijacin de objetivos y determinacin de qu
debe hacerse para alcanzarlos. Es un esfuerzo de resolucin de problemas y toma de decisiones que
involucra entre otras cosas:
pensar en el futuro
institucional e integra la visin de largo plazo (filosofa de gestin), mediano plazo (planes estratgicos
funcionales) y corto plazo (planes operativos).
Es el conjunto de actividades formales encaminadas a producir una formulacin estratgica. Estas
actividades son de muy variado tipo y van desde una reunin anual de directivos para discutir las metas
para el ejercicio entrante, hasta la obligatoria recopilacin y envo de datos presupuestarios por parte de
todas las unidades de la empresa a la unidad superior. Son aquellos mecanismos formales, es decir, de
obligado cumplimiento a plazo fijo, que "fuerzan" el desarrollo de un plan estratgico para la empresa.
Aporta una metodologa al proceso de diseo estratgico, guan a la direccin en la tarea de disear la
estrategia.
La planificacin estratgica no es slo una herramienta clave para el directivo implica, necesariamente, un
proceso inter-activo de arriba abajo y de abajo arriba en la organizacin; la direccin general marca metas
generales para la empresa (apoyada en la informacin de mercados recibida, con seguridad, de las
unidades inferiores) y establece prioridades; las unidades inferiores determinan planes y presupuestos
para el perodo siguiente; esos presupuestos son consolidados y corregidos por las unidades superiores,
que vuelven a enviarlos hacia abajo, donde son nuevamente retocados, etc. Como consecuencia, el
establecimiento de un sistema formal de planificacin estratgica hace descender la preocupacin
estratgica a todos los niveles de la organizacin.
La empresa selecciona, entre varios caminos alternativos, el que considera ms adecuado para alcanzar
los objetivos propuestos. Generalmente, es una planeacin global a largo plazo.
La planeacin estratgica exige cuatro fases bien definidas: formulacin de objetivos organizacionales;
anlisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa; anlisis del entorno; formulacin de alternativas
estratgicas.
Planificacin estratgica: utilizacin del proceso. La planeacin estratgica: es el proceso
administrativo de desarrollar y mantener una relacin viable entre los objetivos recursos de la
organizacin y las cambiantes oportunidades del mercado. El objetivo de la planeacin estratgica es
modelar y remodelar los negocios y productos de la empresa, de manera que se combinen para producir
un desarrollo y utilidades satisfactorios.
La planificacin estratgica proporciona la direccin que guiar la misin, los objetivos y las estrategias de
la empresa, pues facilita el desarrollo de planes para cada una de sus reas funcionales.
Un plan estratgico completo gua cada una de las reas en la direccin que la organizacin desea seguir
y les permite desarrollar objetivos, estrategias y programas adecuados a las metas. La relacin entre la
planificacin estratgica y la de operaciones es parte importante de las tareas de la gerencia.
Alberto Jorge: La Planificacin Estratgica es una parte de la Direccin Estratgica, y que esta ltima, es
mucho ms abarcadora. La planificacin es una forma concreta de la toma de decisiones que aborda el
futuro especfico que se desea para la organizacin, siendo un elemento clave de la direccin. Cabe decir
que la planificacin es la locomotora que arrastra tras de s, las actividades de la organizacin, la
direccin y el control.
El proceso de planificacin estratgica establece prepararse y anticiparse para alcanzar un estado ideal
codiciado, pero lograble, por lo que la forma en que se gestione el cambio es decisiva para alentar o
atenuar el factor humano. Este tipo de direccin permite introducir transformaciones de forma no
traumtica.
As debe lograrse, que sean los ejercicios de Planificacin Estratgica, ya que adems de potenciar las
ideas, no es algo que se ve como un proceso, con un principio y final claro, sino como una continuidad
que refleja los cambios de ambiente en cada organizacin y se adapta a la misma.
Consiste en el ejercicio ininterrumpido que permite establecer un programa general de objetivos para la
organizacin, as como los medios para alcanzarlos.
Las metas nos ofrecen un sentido de direccin, permiten enfocar nuestros esfuerzos, guan nuestros
planes y decisiones y adems, sirven para evaluar nuestros resultados.
Anlisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa
Anlisis organizacional de las condiciones internas para evaluar las principales fortalezas y debilidades de
la empresa. Las primeras constituyen las fuerzas propulsoras de la organizacin y facilitan la consecucin
de los objetivos organizaciones, mientras que las segundas con las limitaciones y fuerzas restrictivas que
dificultan o impiden el logro de tales objetivos.
El anlisis interno implica:
Anlisis de los recursos (recursos financieros, mquinas, equipos, materias primas, recursos humanos,
Tecnologa, etc.) de que dispone o puede disponer la empresa para sus operaciones actuales o futuras.
Anlisis de la estructura organizacional de la empresa, sus aspectos positivos y negativos, la divisin del
trabajo en los departamentos y unidades, y cmo se distribuyeron los objetivos organizacionales en
objetivos por departamentos.
Evaluacin del desempeo actual de la empresa, con respecto a los aos anteriores, en funcin de
utilidades, produccin, productividad, innovacin, crecimiento y desarrollo de los negocios, etc.
El primer punto en el anlisis interno es el de los ejecutivos de la empresa: Cules son sus
motivaciones? El verdadero valor de una empresa reside en la gente que trabaja en ella, y la experiencia
ha demostrado que el recurso ms escaso y ms determinante del xito es la capacidad de direccin y
liderazgo. Pueden distinguirse varios tipos de ejecutivos, y la composicin del portafolio de ejecutivos de
la empresa tiene que variar, para ajustarse a la etapa de la empresa y la estrategia que se quiera
emprender. El reciente nfasis en el intrapreneur o empresario interno a la corporacin responde a
estrategias de diversificacin, segn las cuales el desarrollo de nuevos negocios o lneas de productos de
encargan a una persona que con espritu empresarial ms que tecnolgico, gerencial, etc.
La estrategia actual, la manera como la organizacin esta disponiendo de sus recursos estratgicos
(fondos, capacidad ejecutiva, capacidad tcnica), implica a la vez una definicin de negocio en este
momento del anlisis.
Concepto de estrategia
El antiguo concepto militar define estrategia como aplicacin de fuerzas en gran escala contra algn
enemigo. En trminos empresariales, podemos definirla como:
La movilizacin de todos los recursos de la empresa en conjunto, para tratar de alcanzar objetivos a largo
plazo. La tctica es un esquema especfico que determina el empleo de los recursos dentro de la
estrategia general. En el plano militar, la movilizacin de las tropas es una tctica dentro de una estrategia
ms amplia; en el plan gerencial, el presupuesto anual o el plan anual de inversiones, son planes tcticos
dentro de una estrategia global a largo plazo. Una guerra requiere la aplicacin de una o ms estrategias;
cada estrategia requiere varias decisiones o medidas tcticas. La planificacin quinquenal en una
empresa exige la adopcin de una estrategia, a la cual se unen los planes tcticos de cada uno de los
aos de ese perodo.
Por muchos aos los militares utilizaron la estrategia con la significacin de un gran plan hecho a la luz de
lo que se crea que un adversario hara o dejara de hacer. Aunque esta clase de plan tiene usualmente
un alcance competitivo, se ha empleado cada vez ms como trmino que refleja amplios conceptos
globales del funcionamiento de una empresa. A menudo las estrategias denotan, por tanto, un programa
general de accin y un conato de empeos y recursos para obtener objetivos amplios. Anthony los define
como el resultado de " el proceso de decidir sobre objetivos de la organizacin, sobre los cambios de
estos objetivos y polticas que deben gobernar la adquisicin, uso y organizacin de estos recursos". Y
Chandler define una estrategia como "la determinacin de los propsitos fundamentales a largo plazo y
los objetivos de una empresa, y la adopcin de los cursos de accin y distribucin de los recursos
necesarios para llevar adelante estos propsitos".
El propsito de las estrategias, entonces, es determinar y comunicar a travs de un sistema de objetivos y
polticas mayores, una descripcin de lo que se desea que sea la empresa. Las estrategias muestran la
direccin y el empleo general de recursos y de esfuerzos. No tratan de delinear exactamente cmo debe
cumplir la empresa sus objetivos, puesto que sta es la tarea de un nmero enorme de programas de
sustentacin mayores y menores.
Para entender mejor la naturaleza de la estrategia, es conveniente analizar sus orgenes. Segn ellos se
les clasifica como formuladas, consultadas, implcitas e impuestas externamente.
Formuladas
La fuente ms lgica de las estrategias es el nivel ms alto de la administracin, quien las formula con el
propsito expreso de guiar las operaciones de sus subalternos y/o subordinados.
Consultadas
En la prctica, la mayor parte de las estrategias tienen su origen en consultas que se hacen sobre casos
especficos y especiales, que para su absolucin suben a lo largo de la escala jerrquica.
Implcitas
Sucede a veces que las estrategias se originan en lo que es prctica usual dentro de una empresa. El
personal de una empresa. El personal de una empresa considerar lo que usualmente ocurre o se
acostumbra dentro de ella, como poltica de la empresa.
Impuestas Externamente
En gran medida y en forma creciente, las estrategias se fijan externamente a la empresa, por el gobierno,
los sindicatos y las asociaciones comerciales.
Usos Y Finalidades
La planeacin, para que sea sumamente prctica y eficaz, deber tomar en cuenta y adaptarse a las
reacciones de las gentes a quienes afecta. Una decisin dada, que pudiera resultar ptima, ser quiz
poco conveniente y por lo tanto desechada cuando las acciones de quienes se opongan a ella no sean
tomadas en consideracin. Por lo tanto, es necesario establecer estrategias en la planeacin.
La "estrategia" sern los cursos de accin que se implantan despus de haber tomado en consideracin
contingencias imprevisibles respecto de las cuales se dispone de informacin fragmentada, y sobre todo
la conducta de los dems.
La estrategia tiene una dimensin en el tiempo. Unas decisiones son irreversibles, mientras otras cambian
cuando se presenta la oportunidad o necesidad de que as sea.
La diferencia bsica entre estrategia y tctica est en los siguientes aspectos: en primer lugar, la
estrategia se refiere a la organizacin como un todo, pues busca alcanzar objetivos organizacionales
globales, mientras que la tctica se refiere a uno de sus componentes (departamento, o unidades,
aisladamente); pues, busca alcanzar los objetivos por departamento. La estrategia est compuesta de
muchas tcticas simultneas e integradas entre s. En segundo lugar, la estrategia se refiere a objetivos a
largo plazo, mientras que en la tctica se refiere a objetivos a mediano y a corto plazo. Para la
implementacin de la estrategia se necesitan muchas tcticas que se sucedan ordenadamente en el
tiempo. En tercer lugar, la estrategia es definida por la alta direccin, mientras que la tctica
es responsabilidad de la gerencia de cada departamento o unidad de la empresa.
Sistemas de Estrategias
Entre los factores socieconmicos ms pertinentes para el anlisis figura el de las estrategias de
desarrollo del gobierno o futuro gobierno, y de las entidades supranacionales como el Banco Mundial. La
orientacin de la economa nacional y de la situacin internacional no son del todo impredecibles, y lo
mnimo que puede hacer la empresa es prever escenarios y planes de contingencia para cada posible
situacin. Con frecuencia las empresas padecen de un autoengrandecimiento institucional que las hace
encerrarse en s mismas, reducir el universo a su pequeo mundo y descuidar el anlisis certero de la
situacin de su entorno.
Otro punto importante en el anlisis del entorno es el de los grupos e instituciones cuyos intereses se
relacionan con la actuacin de la empresa, como las expectativas de los accionistas, los consumidores, el
gobierno, los trabajadores, la comunidad, los gerentes, los proveedores. Cada uno de estros grupos de
inters alimenta una expectativa relacionada con los objetivos mltiples de la empresa, con sus
parmetros y restricciones.
La Empresa en el Medio
Conocido el medio o entorno, se plantea de nuevo la inquietud: Para qu existe la empresa? Cul es
su razn de ser? Esto es, el propsito esencial, la misin, el rea de actividades en que se mueve y en
que quiere, debe o puede estar la empresa dentro del medio. Esta es en gran parte una formulacin
filosfica y
el resultado de una serie histrica de acciones, comportamientos y valores compartidos dentro de la
empresa.
Las empresas no siempre han logrado una clara formulacin de su misin o propsito esencial, y a
menudo el presidente se ve acosado para expresarla por escrito, para hacerla explcita. Muy pocas
empresas en Amrica Latina han expuesto en un folleto su misin y los valores bsicos que guan la
organizacin.
El siguiente paso en el proceso para definir la estrategia estriba en un estudio de la estructura de
la industria o sector, que cubra los siguientes puntos: a) las empresas y clases de empresa con que
cuenta; b) los diferentes mercados y segmentos de mercado a los que sirve cada una; c) los productos y
tipos de productos, y d) las barreras de entrada y salida.
El examen ms importante por hacer en el estudio concreto del sector es la determinacin del rea
estratgica, aquello que es crucial en el largo plazo, el aspecto definitivo que convertir en ganadora a la
empresa que lo perfeccione o lo desarrolle. El rea estratgica es propia de todo el sector y no equivale a
la habilidad distintiva de una empresa en particular; el rea estratgica es de naturaleza coyuntural y
cambia en el curso de los aos con la evolucin del mercado, los avances tecnolgicos, los cambios
sociales y culturales, etc.
MARCO DE REFERENCI PARA LA DIRECCION DE PROYECTOS
identificar requisitos,
abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados segn se planifica y efecta el proyecto,
equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan,
entre otros aspectos.
La relacin entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es
probable que al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el
cronograma a menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de aadir
recursos adicionales para completar la misma cantidad de trabajo en menos
tiempo. Si no es posible aumentar el presupuesto, se puede reducir el
alcance o la calidad, para entregar un producto en menos tiempo por el
mismo presupuesto. Los interesados en el proyecto pueden tener opiniones
diferentes sobre cules son los factores ms importantes, lo que crea un
desafo an mayor. Cambiar los requisitos del proyecto puede generar
riesgos adicionales. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la
situacin y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la direccin del proyecto
es iterativo y su elaboracin es gradual a lo largo del ciclo de vida del
proyecto. La elaboracin gradual implica mejorar y detallar constantemente
un plan, a medida que se cuenta con informacin ms detallada y
especfica, y con estimados ms precisos. La elaboracin gradual permite a
un equipo de direccin del proyecto dirigir el proyecto con un mayor nivel
de detalle a medida que ste avanza. 1.4 Relaciones entre la direccin de
proyectos, la direccin de programas y la gestin del portafolio En
organizaciones maduras en direccin de proyectos, la direccin existe en un
contexto ms amplio regido por la direccin de programas y la gestin del
portafolio, las estrategias y prioridades de una organizacin se vinculan, y
se establecen relaciones entre portafolios y programas, y entre programas y
proyectos individuales. La planificacin de la organizacin ejerce un impacto
en los proyectos, a travs del establecimiento de prioridades basadas en los
riesgos, el financiamiento y el plan estratgico de la organizacin. La
planificacin de la organizacin puede guiar el financiamiento y el apoyo a
los proyectos que componen el portafolio basndose en categoras de
riesgo, lneas de negocio especficas o tipos generales de proyectos como
infraestructura y mejora de los procesos internos