Qu es un proyecto

Existen mltiples definiciones de lo que es un proyecto. A mi me gusta

definirlo como el mapa del trayecto que recorremos, un itinerario para
llevar a la prctica una idea, para solucionar un problema, hasta que lo
solucionamos.
Un proyecto es un elemento ms de una planificacin estratgica sobre un
problema. En teora deberamos contar con un plan que englobe varios
programas de actuacin. Cada programa debera contar con, al menos, un
proyecto, que es el elemento ms prctico de esta pirmide.

Normalmente,
se plasma en
papel para que
todos
tengamos una
referencia de
esta
idea.
Sera como el
mapa
de
carreteras que
nos indica cmo llegar a nuestro destino. Aunque el plano no nos lleva en s
mismo, es indispensable contar con uno si queremos llegar a un sitio que no
conocemos. Lo podemos ensear a otros que nos indican mejores caminos,
atajos, problemas, etc.
El realizar un proyecto nos ayuda a planificar, a pensar en lo que vamos a
realizar y en cmo nos planteamos conseguir esa idea que tenemos.
Porque tenemos claro lo que queremos hacer... verdad?

LA RAZN DE SER DEL PROYECTO. EL POR QU DEL PROYECTO.

Tenemos que tener muy claro qu queremos conseguir, por qu y para qu.
Nuestra organizacin tiene un objetivo, y para cumplirlo tenemos que
llevar a cabo proyectos que estn relacionados con dicho fin. Y no al
revs. No podemos crear un proyecto y luego ver cmo lo encajamos en los
objetivos de la organizacin. Eso no. Aunque tengamos la posibilidad de que
con ese proyecto recibamos un dinero eso es pan para hoy y hambre para
maana, que genera una relacin corrupta de lo que llamamos "captacin de
fondos".
Los buenos proyectos no estn hechos para captar fondos, sino para
conseguir objetivos que proporcionen vida a la organizacin. Otra cosa es
que un buen proyecto tenga muchas posibilidades de atraer fondos.

Hemos, dentro de nuestro objeto de trabajo (pe. Ayuda a la mujer maltratada),

ver si contamos con un programa que cubra parte de sus necesidades del
colectivo en el que queremos incidir (Programa de apoyo a la reinsercin
social) y cules son sus necesidades (Proyecto de atencin a nios en horario
laboral). Slo a partir de ah debemos empezar a buscar fondos, no antes.

LA OPORTUNIDAD DE HACER NUESTRO PROYECTO. EL

ENCUADRE DENTRO DE LA ORGANIZACIN.

Todo proyecto tiene que contar con un entorno que favorezca su aparicin,
de manera que sea oportuno realizarlo en el momento de empezarlo. No
hemos de pecar de ingenuos creyendo que un proyecto planteado para mejorar
una situacin social es la condicin que hace que dicho proyecto se lleve a
cabo. La realidad no es as. Es condicin necesaria, pero no suficiente.
Hemos de encontrar las situaciones que ayuden a que el proyecto salga
adelante. Una junta directiva favorable, facilidades en el terreno para ejecutar el
proyecto, polticas pblicas sociales acordes con la idea del proyecto,
corrientes de opinin o participacin social sensibilizadas, una ayuda
econmica inesperada, etc.

POSIBILIDADES DE EMPEZAR Y FINALIZAR EL PROYECTO. LO

PODEMOS HACER?

Puede que incluso si contamos con un entorno favorable para llevar a cabo el
proyecto, no podamos realizarlo porque no tengamos los recursos necesarios
para continuarlo y mantenerlo. Podemos contar con el suficiente nmero de
personas para llevarlo a cabo pero no tengamos dinero, etc.
Para saber si un proyecto es factible, es decir, que tiene probabilidades de
llevarse a cabo, es necesario plantearse en primer lugar, si este proyecto
soluciona un problema que nuestra organizacin reconoce. Y si es as valorar
si es acorde con los objetivos de nuestra organizacin: si es pertinente.
Esto nos ayudar a saber si el proyecto nos corresponde realizarlo a nosotros y
que al hacerlo no generamos otros problemas.
Despus debemos valorar tanto los beneficios como los costes
econmicos, personales, de recursos, de ejecucin, etc. de este proyecto.
Esto nos dar una idea de lo que podemos invertir y recibir durante la ejecucin
del proyecto.
Otra cuestin importante es si este proyecto es compatible con la "cultura"
de la organizacin. Si el proyecto debe utilizar tecnologas que no tenemos (o
que los miembros de la organizacin no saben utilizar) tiene menos
posibilidades de salir adelante. De igual manera podemos pensar de los
recursos personales o materiales, de la ideologa de los miembros de la
organizacin, de las formas de actuar de la misma, etc.

Tambin es importante pensar en la posibilidad de que el proyecto fracase,

que no llegue a dar el fruto deseado, as como de las consecuencias negativas
que puede tener este fracaso. Nos dejar sin recursos para seguir con el resto
de las actividades?, supondr algn problema de carcter legal o poltico?,
las personas usuarias del proyecto sufrirn algn dao o perjuicio que no
hubieran tenido de haberse llevado a cabo?

DOCUMENTOS DE APOYO: EL INFORME PRELIMINAR

Denominacin
Marco Institucional
Objetivos
Fechas de ejecucin
Beneficiarios
nuestra accin
Localizacin
Responsables
Presupuesto
Descripcin

Explicar aqu quines somos, cuando nos

fundamos, nuestros objetivos,
Los objetivos propios del proyecto
Fechas claves
Las personas o colectivos a los que va a llegar
Dnde y cundo se va a realizar
Quienes son los responsables.
Cuanto hemos previsto que nos vamos a gastar
Explicar aqu brevemente las actividades del
proyecto

ESTRUCTURA BSICA DE UN PROYECTO DE GESTIN CULTURAL

Los puntos a trabajar sern los siguientes:
1.- Informe preliminar del proyecto
Es importante tener un resumen en una o dos hojas que seale los datos
ms importantes del proyecto para que todos, independientemente de su
implicacin en el proyecto, puedan tener una idea general del mismo.
Igualmente es una buena carta de presentacin hacia las personas que no
estn en la organizacin.
Este mismo informe se puede presentar de diversas formas (folio, trptico, hoja
informativa, etc.). Lo importante es que nos demos a conocer a las personas o
entidades a las que les puede interesar nuestro proyecto.
El informe deber contener, como mnimo, la siguiente informacin:

Denominacin

Marco Institucional
Aqu explicamos quienes somos, cuando nos fundamos, nuestros objetivos,

Objetivos
Los objetivos propios del proyecto

Fechas de ejecucin
Fechas claves

Beneficiarios
Las personas o colectivos a los que va a llegar nuestra accin

Localizacin
Dnde y cundo se va a realizar

Responsables
Quienes son los responsables.

Presupuesto
Cuanto hemos previsto que nos vamos a gastar

Descripcin
(Resumen) Explicar aqu brevemente las actividades del proyecto

2.- Presentacin General.

Quin lo hace.
Cuando alguien nos conoce por primera vez, lo primero que hacemos es
presentarnos para que el interlocutor tenga algunos datos bsicos para
conocernos y reconocernos.
Igual pasa con nuestro proyecto. Es muy conveniente presentarnos, cul es
nuestro nombre, qu hacemos, por qu, nuestras actividades, as como otros
datos que consideremos importantes, desde el tiempo que llevamos
funcionando, cuntos somos, a cuntos representamos, historia de la
organizacin (proyectos anteriores, xitos, etctera), hasta documentos sobre
publicaciones, noticias de prensa, ...

Igualmente es importante sealar lo que la entidad est dispuesta a implicarse

en el proyecto, a travs de indicadores como los recursos que derivamos a este
proyecto (recursos humanos, materiales, econmicos,...) o su posicin dentro
de la planificacin estratgica u operativa de la organizacin.
3.- Fundamentacin.
Por qu se hace.
Este apartado del proyecto consiste en identificar el problema que queremos
modificar, aportando datos tales como la realidad social y cultural del lugar
donde se va a desarrollar el proyecto, las caractersticas socioeconmicas de
los destinatarios, estudios de poblacin, etctera, as como los problemas que
queremos ver resueltos a travs de las actividades de nuestro proyecto.
Tambin es necesario justificar la necesidad del proyecto que queremos
realizar, as como las razones que nos han llevado a plantearlo.
En la fundamentacin tambin tenemos que sealar los marcos tericos y
cientficos en los que nos movemos. Si vamos a cuidar a los nios durante el
horario laboral de sus madres, hemos de sealar que realizaremos la tarea
basndonos en los marcos tericos de tal o cual sistema pedaggico, etc.
4.- Localizacin. - Dnde lo hacemos
Es importante determinar el espacio (o espacios) donde se va a realizar el
conjunto del proyecto y las actividades incluidas en l.
Debemos sealar los espacios que puedan estar directamente relacionados
con el proyecto (ciudad, barrio, calles, etc) como los lugares donde realizamos
las actividades, ya que estas pueden estar distanciadas.
5.- Destinatarios. - Para quin.
Son las personas que sern favorecidos por los efectos producidos por la
realizacin del proyecto. Como norma general, se sealan dos grupos de
beneficiarios:
1.Beneficiarios directos: los que reciben directamente los efectos de la accin
del proyecto (por ejemplo un curso de formacin para monitores de un club de
tiempo libre).
2.Beneficiarios indirectos: los que reciben de forma indirecta los efectos de la
accin del proyecto (los socios del club de tiempo libre que disfrutan de las
actividades realizadas por los monitores de tiempo libre formados por el curso).
Hemos de valorar, si fuera necesario, los criterios de seleccin de los
beneficiarios (mujeres, nios, ancianos, etc)

6.- Objetivos. - Para conseguir qu.

Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos
conseguir con l. Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena
formulacin de los objetivos, tanto de los generales como de los especficos,
facilita enormemente la realizacin del resto del proyecto, y denota un trabajo
bien hecho en la realizacin del proyecto. En definitiva, es clave definir lo mejor
posible los objetivos para que el proyecto tenga la calidad.
Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos. Por un lado los generales,
que suele ser uno slo, que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad
ltima del proyecto. Por otro lado estn los objetivos especficos, que se
desprenden del objetivo general y que se orientan ms a la accin, sealando
claramente lo que hay que hacer para poder alcanzar el objetivo general.
7.- Metodologa y actividades. Cmo conseguirlo
Lo que hace que un proyecto se cumpla son las diversas actividades que nos
planteamos para conseguir los objetivos propuestos. Para ello lo primero
que tenemos que hacer es seleccionar la metodologa y las tcnicas que
vamos a emplear para desarrollar nuestro proyecto. Por otro lado, tendremos
que disear las diversas actividades que ejecutaremos siguiendo la
metodologa elegida a travs de las tcnicas elegidas para cada una de las
actividades.
Esto que escrito suena fcil, es una tarea complicada, ya que existen diversas
metodologas y multitud de tcnicas para elegir, todas ellas vlidas. Valorar cul
es la que mejor se adapta a nuestro proyecto, planificar su ejecucin, dotarlas
de los recursos necesarios en los momentos oportunos, etctera, no es fcil y
tendremos que invertir mucho tiempo para disear slidamente esta parte del
proyecto.
8.- Temporalizacin. Cundo lo hacemos
Es uno de los aspectos que determina el xito o fracaso de un buen proyecto.
Tenemos definidos los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los
recursos y apoyos necesarios para llevarlos a cabo, ... Esto no nos sirve de
nada si no contamos con una planificacin de la duracin de cada una de
las fases del proyecto. Slo as podremos saber si los plazos se estn
cumpliendo, las modificaciones que debemos realizar, etctera.
Una herramienta til y sencilla para elaborar un planificacin de actividades es
el cronograma o diagrama de Gantt.
9.- Recursos humanos. Con quien contamos para hacerlo.
Cuando elaboramos un proyecto hemos de tener en cuenta las personas que
van a participar en l, que cualificacin profesional o personal tendrn que
tener, las funciones que van a realizar y los momentos en los que van a

realizar dichas funciones. Igualmente ser necesario realizar un organigrama

funcional, las distribucin de las cargas de trabajo, las remuneraciones (si las
hubiera), la formacin necesaria, etctera.
10.- Recursos materiales. Con qu contamos para hacerlo.
Tambin hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar
nuestro proyecto. Herramientas, equipos informticos, vehculos,
edificaciones,...
Igualmente hemos de sealar aqu las tecnologas que vamos a utilizar.
11.- Presupuesto y obtencin de recursos. Cunto nos va a costar. Los
recursos econmicos.
Todo proyecto supone gastos. Hemos de saber, de antemano, qu dinero
necesitamos y con qu dinero contamos, hacer una previsin de los ingresos
y gastos y adecuar nuestros recursos econmicos con las actividades que
realizamos. Para ello es importante realizar dos cosas. Por un lado presentar
un buen presupuesto y por otro realizar un calendario financiero que nos
permita saber qu nos vamos a gastar en cada momento para poder adecuar
nuestra economa a la demanda del proyecto en cada una de sus fases.
Existen muchos modos de realizar presupuestos. Los apuntes ms generales
pueden ser: personal, dietas, locales, materiales y equipos, gastos de
administracin, beneficios generados e imprevistos.
Tambin tendremos que determinar cmo lo vamos a pagar: partidas internas,
subvenciones y ayudas.
Por otro lado, hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para
ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informticos, vehculos,
edificaciones,... Igualmente hemos de sealar aqu las tecnologas que
vamos a utilizar.
12.- Evaluacin. Cmo saber si lo hemos hecho bien.
Nos permite comprobar con datos objetivos o factibles el grado de
consecucin de nuestros objetivos. Nos servirn para medir, evaluar o
mostrar nuestro progreso, y realizar los cambios oportunos para adecuarnos a
nuestros objetivos.
Para ello, debemos antes de empezar la ejecucin del proyecto, elaborar una
serie de indicadores de evaluacin que nos permitan, de forma fiable, conocer
cmo est funcionando nuestro proyecto.

Esta evaluacin se ha de realizar tanto durante la ejecucin del proyecto como

al final del mismo, e incluso antes de ejecutarlo, ser conveniente que
evaluemos si hemos preparado el proyecto de forma adecuada.
La evaluacin se puede realizar de forma cuantitativa (Ej. n de folletos
informativos realizados, n de nios que acuden a la guardera) como
cualitativa (valoracin subjetiva de la informacin facilitada en el folleto,
adecuacin del nio a la guardera,...)
13.- Memoria / informe final. Para la posteridad
Es conveniente dejar constancia del trabajo que hemos realizado. Una vez
terminado un proyecto, es comn darlo por finalizado sin realizar una
valoracin escrita del mismo. De esta forma estamos negando a nuestra
organizacin una informacin que le puede ser til en el futuro cuando se
plantee un proyecto similar.