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Planificacin y Control de Proyectos

con Primavera P6 Project Management


Nivel Avanzado -

Ing. Edwin Monzn


PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com

Expositor
Ing. Edwin Monzn
PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com
Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Catlica del Per con estudios en
Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como
Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y
Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.
Adems certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project
(MCTS).
Especialista en Planificacin y Control de Proyectos de Construccin y Minera. Ha
participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalrgica,
gasfera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panam dentro del equipo de
Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).
Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de
Gestin de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera
Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compaas y universidades del medio.
Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y
construccin.
2

Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Introduccin
Primavera P6 Project Management
Control del Proyecto
Administracin de la Seguridad
Preferencias Administrativas
Methodology Management
Clculo de la Programacin
Nivelacin de Recursos
Actualizando Lneas Base
Definiendo Presupuestos
Reflexin
Auto Compute Actuals
Claim Digger
3

Agenda
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.

Gestin de Portafolios
Earned Value Management
Anlisis Tracking
Cdigos de Proyectos
Campos Personalizados
Global Change
Documentos de Referencia
Thresholds & Issues
Anlisis Cualitativo de Riesgos
Assignments
Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

1. Introduccin

1. Introduccin
La complejidad de los proyectos es muy variable.
Softwares de planificacin: Recomendacin u obligacin ?
Implementacin de las herramientas de planificacin en el ciclo de
vida del proyecto.

1. Introduccin
Nacimiento de los softwares con categora de herramientas de
planificacin.
Todos los softwares de planificacin son iguales ?
Caractersticas comunes y facetas diferenciadoras.
Ventajas de Primavera:
Trabaja con base de datos grandes
Reportabilidad
Enfoque PMBOK
Integracin con Microsoft y otros.

2. Primavera P6
Project Management

2. Primavera P6 Project Management


Productos Primavera

2. Primavera P6 Project Management


Evolucin de Primavera

10

2. Primavera P6 Project Management


Enlace P6: PM-MM-Web

11

3. Control del
Proyecto

3. Control del Proyecto


Proceso de Actualizacin
La actualizacin de avance de las actividades
se desarrolla a travs de los siguientes 3
pasos:
Definicin de la fecha de corte.
Actualizacin de duraciones.
Actualizacin de recursos y costos.
Actualizacin de progreso.

13

3. Control del Proyecto


Definicin de la Fecha de Corte
Es la fecha donde se evala el estado del
proyecto.
Puede ser semanal, mensual, etc.
dependiendo del plazo total del proyecto.
P6 lo denomina Data Date

14

3. Control del Proyecto


Definicin de la Fecha de Corte
El data date se configura a travs de:
Men Tools
Schedule
Current Data Date

15

3. Control del Proyecto


Definicin de la Fecha de Corte

16

3. Control del Proyecto


Actualizacin de Duraciones
La actualizacin de duraciones se desarrolla
en la pestaa Status de la ventana de
detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos:
Caso de hitos.
Caso de actividades.

17

3. Control del Proyecto


Actualizacin de Duraciones
Caso Hitos
Actualizar Started ms la fecha en hitos de inicio.
Actualizar Finished ms la fecha en hitos de fin.

Caso Actividades
Si la Actividad ha concluido
Actualizar Started ms la fecha de inicio real.
Actualizar Finished ms la fecha de fin real.

Si la Actividad todava no ha concluido


Actualizar Started ms la fecha de inicio real.
Actualizar el remaining duration.

18

3. Control del Proyecto


Actualizacin de Recursos y Costos
La actualizacin de recursos/costos se
desarrolla en la pestaa Resources de la
ventana de detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos:
Caso de actividades que han concluido.
Caso de actividades que no han concluido.

19

3. Control del Proyecto


Actualizacin de Recursos y Costos
Caso de actividades que han concluido.
Actualizar Actual Units.
Actualizar Actual Cost.

Caso de actividades que no han concluido.


Actualizar Actual Units y Remaining Units
Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

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3. Control del Proyecto


Actualizacin del Progreso
Definir el Activity Type
Si el progreso es del tipo duration o units, el
progreso se actualizar automticamente. Si
el progreso es del tipo physical, este deber
ser ingresado manualmente.

21

3. Control del Proyecto


Actualizacin del Progreso
Tipos de Progreso
Duracin: Basado en la duracin de la actividad.
Se calcula como:
% = (Original Dur Remaining Dur) / Original Dur.

Physical: Basado en progreso fsico. Ingresado


manualmente.
Units: Basado en las HH de la actividad. Se
calcula como:
% = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +
Remaining LU + Remaining NLU)
22

4. Administracin de
la Seguridad

4. Administracin de la Seguridad
Modelo de Seguridad de Usuario

24

4. Administracin de la Seguridad
Relacin OBS-Usuario (Users)
Men Entreprise / OBS
Pestaa Users
Botn Assign

25

4. Administracin de la Seguridad
Relacin OBS-Usuario (Responsibility)
Men Entreprise / OBS
Pestaa Responsability

26

4. Administracin de la Seguridad
Perfil de Seguridad - Global
Men Admin / Security
Profile
Botn Global Profiles
Add Profile Name
Check Has Privilege

27

4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - General
Men Admin / Users
Pestaa General
Botn Add
Login Name
Personal Name

28

4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Contact
Men Admin / Users
Pestaa Contact
Email Address
Office Phone

29

4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Global Access
Men Admin / Users
Pestaa Global Access
Botn Add
Seleccionar: Global
Security Profile
Check: All Resource
Access

30

4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Project Access
Men Admin / Users
Pestaa Project Access
Botn Assign
Seleccionar OBS
Seleccionar Security
Profile

31

4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Module Access
Men Admin / Users
Pestaa Module Access
Check Access

32

5. Preferencias
Administrativas

5. Preferencias Administrativas
Pestaa General
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa General
Code Separator
Starting day of week
Activity Duration

34

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Timesheets
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Timesheets
Se requiere mdulo
Timesheets

35

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Data Limits
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Data Limits
Niveles de estructura
jerrquica

36

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Id Lengths
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Id Lengths
Nmero mximo de
carcteres

37

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Time Periods
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Time Periods
Hours per time period
Time period
abbreviations

38

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Earned Value
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Earned Value
Technique for
computing performance
percent complete
Technique for
computing Estimate to
Complete (ETC)

39

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Reports
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Reports
3 juegos de
encabezados, pie de
pgina y etiqueta
personalizada para
reportes

40

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Options
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Options
Specify the interval to
summarize and store
resource spreads
Project Architect
Web Access Server
URL
Workflow Administrator
Contract Management
URL
41

5. Preferencias Administrativas
Pestaa Rate Types
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Rate Types
Permite editar el
nombre del Price/Unit
en Defaul Tittle

42

6. Methodology
Management

6. Methodology Management
Methodology Management dentro del Suite
Enterprise

44

6. Methodology Management
Acceso al Methodology Management
Start / All Programs /
Oracle-Primavera P6 /
Methodology
Management
Login name: admin
Password: admin

45

6. Methodology Management
Creacin de Metodologa
Men File / New
Methodology Name /
Next
Methodology Type /
Next

46

6. Methodology Management
Creacin de Metodologa
Methodology Properties
/ Next
Congratulations / Finish

47

6. Methodology Management
Abriendo una Metodologa Existente
Men File / Open
Seleccionar
metodologa
Botn Open

48

6. Methodology Management
Copiando una Metodologa Existente
Abrir metodologa a
copiar
Men File / Copy
New Methodology
Name

49

6. Methodology Management
Borrando una Metodologa Existente
Abrir metodologa a
borrar
Men File / Delete
Are you sure you want
to delete?
Botn Yes

50

6. Methodology Management
Propiedades de Metodologa
Men Methodology /
Methodology Properties
Pestaas General /
Codes / Notebook / Ids
/ Costs / Links

51

6. Methodology Management
Exportando una Metodologa
Abrir metodologa ha
exportar
Men File / Export
Export Type / Next
File Name / Next
Botn Finish

52

6. Methodology Management
Importando una Metodologa
Men File / Import
ImportType / Next
File Name / Next

53

6. Methodology Management
Importando una Metodologa
Import from XER / Next
Update Methodology
Options / Next
Botn Finish

54

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

55

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Abrir Project
Management
Men File / New
Select EPS / Next
Project Id & Project
Name / Next

56

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Project Start & End
Dates / Next
Responsible Manager /
Next

57

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Assignment Rate Type /
Next
Project Architect / Next

58

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Welcome / Next
Select Base or Plug in? /
Next

59

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Select Base Methodology
/ Next
Estimate Size &
Complexity / Next

60

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Tailor WBS / Next
Botn Tailor

61

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Tailor WP & Docs / Next
Tailoring Overview / Next

62

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Assignment Rate Type /
Next
Responsible Manager /
Next

63

6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas
Update Project Options /
Next
Save Base Methodology /
Next
Botn Finish

64

7. Clculo de la
Programacin

7. Clculo de Programacin
Clculo del Proyecto
Men Tools / Schedule
(F9)
Celda Current Data Date
Botn Schedule

66

7. Clculo de Programacin
Opciones de Programacin
Men Tools / Schedule
(F9)
Pestaa General
Opciones Generales

67

7. Clculo de Programacin
Opciones de Programacin
Men Tools / Schedule
(F9)
Pestaa Advanced
Opciones Avanzadas

68

8. Nivelacin de
Recursos

8. Nivelacin de Recursos
Clculo del Proyecto
Men Tools / Level
Resources

70

9. Actualizando
Lneas Base

9. Actualizando Lneas Base


Creacin de Lneas Base
Men Project / Maintain
Baselines
Botn Add
Save a copy of the current
project as a new baseline /
OK
Baseline name
BAseline Type

72

9. Actualizando Lneas Base


Asignacin de Lnea Base
Men Projects / Assign
Baselines
Project baseline
User Baselines
Botn OK

73

9. Actualizando Lneas Base


Actualizacin de Lnea Base
Men Projects / Maintain
Baselines
Seleccionar lnea base
Botn Update
When update project data,
include
Specify the activity, to
include
Log to file
Botn Update

74

10. Definiendo
Presupuestos

10. Definiendo Presupuestos


Top-Down Planning
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Log
Definir el presupuesto en
Original Budget

76

10. Definiendo Presupuestos


Mudanza de Presupuesto
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Log
Budget Change Log /
Botn Add
Ingresar: Date / Amount /
Responsible / Status /
Reason / Change Number
77

10. Definiendo Presupuestos


Flujo de Caja Mensual
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Spending Plan
Ingresar datos en campos:
Spending Plan y Benefit
Plan
El resto de columnas son
autocalculadas
78

10. Definiendo Presupuestos


Resumen del Presupuesto
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Summary
Se muestra un resumen
de las pestaas Budget
Log y Spending Plan

79

10. Definiendo Presupuestos


Origen de los Recursos Financieros
Men Enterprise / Funding
Sources
Botn Add
Founding Source Name

80

10. Definiendo Presupuestos


Origen de los Recursos Financieros
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Funding
Botn Add
Asignar Amount y Fund
Share

81

11. Reflexin

11. Reflexin
Creacin de Reflexin
Seleccionar el proyecto
Clic derecho
Create reflection

83

11. Reflexin
Ejecucin de Reflexin
Seleccionar el proyecto
reflexin
Clic derecho
Merge reflection into
source project

84

11. Reflexin
Opciones de Reflexin
Group Changes by
Prior to merging
After merging
Botn Merge changes

85

12. Auto Compute


Actuals

12. Auto Compute Actuals


Auto Clculo de Actividad
Inserta columna Auto
Compute Actuals en vista
Activities
Men Tools / Apply Actuals
Seleccione New Data Date
Botn Apply

87

12. Auto Compute Actuals


Auto Clculo de Recursos
Vista Resources
Seleccionar Recurso
En ventana de detalles
seleccionar la pestaa
Detail
Check en Auto Compute
Actuals

88

13. Claim Digger

13. Claim Digger


Configuracin General
Cerrar todos los proyectos
abiertos
Men Tools / Claim Digger
Select revised project
Select original project or
baseline
Send report to: HTML File
Output file: ruta
Botn Compare

90

13. Claim Digger


Opciones Avanzadas
Botn Advanced
Specify the project data to
compare
Specify the activity data to
compare
Botn OK

91

14. Gestin de
Portafolios

14. Gestin de Portafolios


Creacin del Portafolio
Men Enterprise / Project
Portfolios
Pestaa General
Celdas Name & Available
to

93

14. Gestin de Portafolios


Asignacin de Proyectos
Pestaa Projects
Botn Assign

94

14. Gestin de Portafolios


Abrir Portafolio
Men File / Select Project
Portfolio
Seleccionar Portafolio
Botn OK

95

14. Gestin de Portafolios


Cerrar Portafolio
Men File / Select Project
Portfolio
Seleccionar All Projects
Botn OK

96

15. Earned Value


Management

15. Earned Value Management

98

15. Earned Value Management

99

15. Earned Value Management

100

15. Earned Value Management

101

15. Earned Value Management


Configuracin de Preferencias
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Earned value calculation

102

15. Earned Value Management


Configuracin del WBS
Vista WBS
Pestaa Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Nota: Opciones por nivel
de WBS

103

15. Earned Value Management


Configuracin del WBS Milestones
Vista WBS
Pestaa WBS Milestones
Botn Add

104

15. Earned Value Management


Columnas Earned Value
Men View / Columns /
Customize
Categora: Earned Value
Seleccionar campo
Botn OK

105

16. Anlisis
Tracking

16. Anlisis Tracking


Configuracin Vista Tracking
Vista Tracking
4 Windows

107

17. Cdigos de
Proyectos

17. Cdigos de Proyectos


Creacin de Cdigos de Proyectos
Men Enterprise / Project
Codes
Botn Modify
Botn Add
Ingrese un cdigo de
proyecto

109

17. Cdigos de Proyectos


Valores de Cdigos de Proyectos
Men Enterprise / Project
Codes
Botn Add
Ingrese valores de cdigo
de proyecto

110

17. Cdigos de Proyectos


Asignando Project Codes a Proyectos
Vista Projects
Vista de detalles de
proyectos
Pestaa Codes
Botn Assign

111

18. Campos
Personalizados

18. Campos Personalizados


Creacin de Campos Personalizados
Men Enterprise / User
Defined Fields
Seleccionar tipo de vista
Botn Add
Seleccionar Data Type

113

18. Campos Personalizados


Asignacin de Campos Personalizados
Men View / Columns
Categora User Defined
Seleccionar campo
personalizado
Botn OK

114

19. Global Change

19. Global Change


Creacin de Global Change
Men Tools / Global
Change
Botn New
Asignar nombre en Global
Change Name
Asignar condicin en
cuadro If
Asignar accin en cuadro
Then
Asignar accin 2 en
cuadro Else
Botn Change
116

19. Global Change


Ejecucin del Global Change
Botn Change
Botn Cancel Change:
Cancela los cambios
Botn Commit Changes:
Aplica los cambios
Botn Save to file: Guarda
archivo log con los
cambios (wordpad).

117

20. Documentos de
Referencia

20. Documentos de Referencia


Pestaa General
Vista WPs & Docs
Botn Add
Ingresar: Title, Reference
No, Status y Document
Category
Tambien puede ingresar:
Version, Revision Date,
Author, etc.

119

20. Documentos de Referencia


Pestaa Description
Ingresar breve descripcin
del documento adjunto

120

20. Documentos de Referencia


Pestaa Files
En Public Location
adjuntar archivo asociado
El botn Lunch abre el
archivo asociado

121

20. Documentos de Referencia


Pestaa Assignments
El botn Assign Activity
vincula el documento
adjunto a una actividad.
El botn Assign WBS
vincula el documento
adjunto a un nodo del
WBS.

122

21. Thresholds &


Issues

21. Thresholds & Issues


Creacin de Thresholds
Abrir proyecto
Vista Thresholds
Botn Add
Asigne el Threshold
Parameter

124

21. Thresholds & Issues


Pestaa General
Asigne el Threshold
Parameter, Lower
Threshold, Upper
Threshold, WBS to
monitor, Detail to monitor,
Status, etc.

125

21. Thresholds & Issues


Pestaa Details
Monitor Time Window
Threshold Issues

126

21. Thresholds & Issues


Enlace con Vista Issues
Vista Issues
Pestaas General, Details
y Notes.
Botones Add y Delete
Botones Send y
Discussion

127

22. Anlisis
Cualitativo de Riesgos

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Tipos de Riesgos
Men Admin / Admin
Categories
Pestaa Risk Types
Botn Add

129

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Creacin de Riesgos
Vista Risks
Botn Add

130

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Pestaa General
Risk Name
Applies to WBS
Apllies to Resource
Responsible Manager
Risk Type
Status
Priority
Date Identified

131

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Pestaa Description
Breve descripcin del
riesgo

132

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Pestaa Impact
Impact Date
Impact
Probability

133

22. Anlisis Cualitativo de Riesgos


Pestaa Control
Descripcin de las
actividades de control del
riesgo analizado

134

23. Assignments

23. Assignments
Pestaa General
Vista Assignments
Pestaa General
Celdas: Activity name,
Resource, Role, Cost
Account, Price/Unit, Rate
Type, Primary Resource

136

23. Assignments
Pestaa Planning
Vista Assignments
Pestaa Planning
Celdas: Budget Units,
Budget Units/Time,
Original Duration, Actual
Units, Remaining Early
Units, Remaining
Units/Time, Remaining
Duration.

137

24. Exportacin/Importacin
entre P6 y Excel

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Exportacin P6-Excel
Abrir proyecto
Men File / Export
Export Format /
Spreadsheet (XLS)
Export Type / Activities

139

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Exportacin P6-Excel
Projects to Export
Select Template

140

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Exportacin P6-Excel
Botn Modify
Columns
Filter
Sort

141

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Exportacin P6-Excel
Select XLS File
Summary
Botn Finish

142

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Importacin Excel-P6
Men File / Import
Import Format /
Spreadsheet (XLS)
Select Excel File / Select
file to import

143

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Importacin Excel-P6
Import type / Select the
type of data to import
Import Project Options /
Select destination project

144

24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel


Importacin Excel-P6
Summary
Botn Finish

145

25. Exportacin/Importacin
entre P6 y Ms. Project

25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project


Exportacin P6-Ms. Project
Men File / Export
Export Format: Microsoft
Project (MPP) / Next
Export Type: Project / Next

147

25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project


Exportacin P6-Ms. Project
Project to export: Export
file name / Next
Template / Next
Botn Finish

148

25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project


Importacin Ms. Project P6
Previamente guardar el
archivo project como XML
Men File / Import
Import format: Microsoft
Project (XML) / Next
Files to import: Botn
Select y Celda Import to /
Next

149

25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project


Importacin Ms. Project P6
Template / Next
Import confirmation /
Botn Finish

150

Consultas y Comentarios

Ing. Edwin Monzn


PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com