GESTIN

DOCUMENTAL

Equipo Tcnico
UN-SIMEGE Palmira
Junio de 2012

OBJETIVO
Estudiar, analizar y socializar los lineamientos que
la Universidad Nacional de Colombia ha definido
para Elaborar, Modificar, Actualizar, Aprobar,
Emitir, Reproducir y Controlar los documentos y
registros que utiliza la institucin para llevar a
cabo sus labores acadmico-administrativas.

Que es un documento?
Que es un registro?
Que es la gestin documental?
Que es control documental y para
que sirve?
Que es una caracterizacin de
procesos?

PALABRAS CLAVES
Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por la Universidad Nacional de
Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilizacin y conservacin.

Control: Elemento que permite VERIFICAR que lo que ocurre

concuerda con lo que debiera ocurrir, bien sean resultados, objetivos
o planes, de no ser as, precisa de la aplicacin de ajustes o
correcciones.

PALABRAS CLAVES
Autocontrol: Habilidad del ser humano para hacer por s mismo
control de sus emociones y comportamientos.

Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: formato,

especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma. El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o
electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos.

PALABRAS CLAVES
Registro:
Documento
que
presenta
resultados obtenidos o proporciona evidencia
objetiva de actividades desempeadas.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que
interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos
de entrada en resultados

PALABRAS CLAVES
Ficha Tcnica de Servicio: Se constituyen en documentos en
los cuales se determinan las caractersticas de los servicios
que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir
las fichas tcnicas de los servicios

Tabla de retencin documental: Listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
registros.

NTCGP 1000:2009
4.2. GESTION DOCUMENTAL
4.2.1 Generalidades
La documentacin del sistema de gestin de la calidad debe incluir:
Declaracin de poltica y objetivos de calidad.
(Poltica y Objetivos de Mejor Gestin. www.simege.unal.edu.co)
Manual de calidad
(Manual de Mejor Gestin. www.simege.unal.edu.co y en Simege
electrnico - Modulo documentos)
Procedimientos y Registros documentados.
(Simege electrnico - Modulo documentos; formatos diligenciados;
informacin de los sistemas de informacin).

NTCGP 1000:2009
Gestin Documental
4.2.3 Control de Documentos
Los documentos deben controlarse, por tal motivo se establece
un procedimiento documentado que defina los controles
necesarios para :

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes

de su emisin.
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de
versin vigente de los documentos.
Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes de
los documentos aplicables se encuentran disponibles en los
puntos de uso.

NTCGP 1000:2009
Gestin Documental
4.2.3 Control de Documentos
Asegurarse de que los documentos permanecen
legibles y fcilmente identificables.
Asegurarse de que los documentos de origen externo
que la entidad determina que son necesarios para la
planificacin y la operacin del sistema de gestin de
la calidad, se identifican y que se controla su
distribucin
Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos y aplicarles una identificacin adecuada en
el caso de que se mantengan por cualquier razn.

GESTION DOCUMENTAL
Control Documental UN-SIMEGE
Es la elaboracin de documentos, codificacin, emisin,
revisin, aprobacin, modificacin, control de cambios,
distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de
documentos
Los documentos a utilizar en este proceso son:
Anexo Parmetros Generales
Procedimiento Elaboracin y Control de documentos
y registros
Formato Solicitud Documental

Anexo 1
Parmetros Generales
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
La estructura general de un documento UN-SIMEGE, Sistema de Mejor
Gestin, est compuesta por su encabezado, el contenido especfico y
un pie de pgina, como se muestra a continuacin:

Anexo 1
Parmetros Generales
Encabezado:
El encabezado de un documento corresponde a los datos bsicos para
su identificacin, y deber ir en todas las pginas, como lo seala en la
siguiente figura:

Anexo 1
Parmetros Generales
NOTA: El procedimiento obligatorio no alcanzar los
documentos: Plan Estratgico, Manuales de tica y de Buen
Gobierno, Manual de Funciones, los Reglamentos, las Polticas
y los Documentos Internos y Externos que se encuentren
estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la
Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados,
Oficios, Circulares, etc. As mismo, los formatos generados por
los sistemas de informacin como QUIPU, SARA, HERMES,
SIA, entre otros, los cuales conservarn su estructura actual y
se identificar su vigencia por la fecha de expedicin.
http://www.plantillasweb.unal.edu.co/Plantillas/

Anexo 1
Parmetros Generales
Codificacin de los documentos:
El prototipo de codificacin alfa-numrica mxima posible para un
Documento de UN-SIMEG y la forma de codificacin de los documentos
en los dos casos que se presentan actualmente en la Universidad
Nacional de Colombia es la siguiente:
CASO 1

Ejemplo : U-PR-11.005.020
05.001.011

P-FT-

Anexo 1
Parmetros
Generales
Primer Campo (Alfabtico):
Corresponde a la letra que define la cobertura del Documento
COBERTURA DEL
DOCUMENTO

CDIGO

NICOS PARA TODA LA

UNIVERSIDAD

SEDE BOGOT

SEDE MEDELLN

SEDE MANIZALES

SEDE PALMIRA

SEDE ORINOQUIA

SEDE CARIBE

SEDE AMAZONIA

Anexo 1
Parmetros Generales
Segundo Campo (Alfabtico):
Corresponde al cdigo asignado al tipo de documento.

TIPO DE DOCUMENTO

CDIGO

MANUAL DE MEJOR GESTIN

MG

CARCTERIZACIN DE
PROCESOS

CP

MANUAL

MN

NORMOGRAMAS

NG

PROCEDIMIENTOS

PR

FORMATOS

FT

GUAS

GU

INSTRUCTIVOS

IN

PROTOCOLO

PC

Anexo 1
Parmetros Generales

Tercer Campo (Numerico) :

Corresponde al cdigo del Macroproceso al cual pertenece el
documento.
MACROPROCESO

CDIGO

DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

01

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

02

COMUNICACIN

03

INVESTIGACIN, CREACIN ARTISTICA E

INNOVACIN

04

FORMACIN

05

EXTENSIN

06

BIENESTAR UNIVERSITARIO

07

Anexo 1
Parmetros Generales
Tabla de cdigos de Macroprocesos.
MACROPROCESO

CDIGO

GESTIN DEL TALENTO HUMANO

08

GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS

BIBLIOTECARIOS

09

GESTIN DE LABORATORIOS

10

GESTIN DE INFORMACIN

11

GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

12

GESTIN JURDICA

13

EVALUACIN, MEDICIN CONTROL Y

SEGUIMIENTO

14

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

15

SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

16

Anexo 1
Parmetros Generales
Cuarto Campo (Numrico) :
Corresponde al cdigo del proceso al cual pertenece el
documento, el cual se encuentra en la primera hoja de la
Caracterizacin respectiva
www.simege.unal.edu.co
Caracterizaciones

Quinto Campo (Numrico) :

Corresponde al cdigo consecutivo del documento establecido
en el proceso.

Anexo 1
Parmetros Generales
EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN
PROCEDIMIENTO

COBERTUR
A PARA LA
UNAL

TIPO DE
DOCUMENTO
PROCEDIMIE
NTO

PR

MACROPROCES
O:
DIRECCIONAMI
ENTO
INSTITUCIONAL

01

CODIGO
PROCESO:
PLANEACIN
INSTITUCIONAL

001

CONSECUTIVO DEL
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN DE LA
PROPUESTA DE
RECTOR ELEGI

001

EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN FORMATO

COBERTUR
A PARA LA
SEDE
PALMIRA

TIPO DE
DOCUMENTO
FORMATO

FT

CODIGO
MACROPROCES
O: FORMACIN

05

CODIGO
PROCESO:
REGISTRO Y
MATRICULA

003

CONSECUTIVO DEL
FORMATO:
Constancia de
Notificacin

002

Anexo 1
Parmetros Generales
Caso 2
Documentos Especficos de Sede, Facultad, Institutos y Centros
( Interfacultades ):

COBERTU
RA

Laboratori
o de
Biologa

BL

TIPO DE
DOCUMENT
O

FT

CODIGO
MACROPROCE
SO

10

CODIGO
PROCESO

002

CONSECUTIVO
DEL
DOCUMENTO

002

Laboratorios Adscritos a la
Facultad de Ciencias Agropecuarias
Laboratorio

Caso 2:
Documentos
Especficos
de Sede,
Facultad,
Institutos y
Centros
(Interfacult
ades)

Cdigo

Biologa

BL

Citogentica

CM

Botnica y Herbario Jos Cuatrecasas Arumi

BH

Microbiologa Vegetal

MV

Fisiologa Vegetal, Semillas y casa de malla

FV

Cultivo de Tejidos

CT

Biologa Molecular

BM

Entomologa y Acarologia

EA

Gentica

GE

Museo de Entomologa de la UN-Sede Palmira

ME

Nutricin Animal

NA

Anatoma y Fisiologa Animal

AF

Reproduccin Animal

RA

CEUNP

CE

Granja Mario Gonzlez Aranda

GR

Reserva Natural Bosques Yotoco

YT

Laboratorios Adscritos a
Facultad de Ingeniera y Administracin
Laboratorio

Cdigo

Qumica, Bioqumica y Fotoqumica

QB

Qumica de Suelos y Fsica de Suelos

QF

SIG, Topografa y Fotointerpretacin

ST

Anlisis Ambiental

AM

Fsica

FC

Mecnica de Fluidos, Hidrulica y Riegos

MF

Operacin unitarias y de procesos agroindustriales

OU

Tecnologa de Frutas y Hortalizas

FH

Tecnologa de carnes

TC

Tecnologa de Leches

TL

Bioconversiones

BC

Mecanizacin Agrcola y Mecanismos

MG

Fabricacin y Simulacin de Modelos Fsicos

FM

Dymac

DY

Investigacin ambientales

IA

Factores Humanos y Ergonoma

FE

El contenido del documento depende del tipo

de documento
TIPO DE DOCUMENTO
CONTENIDO
MINIMO

Manual
de mejor
gestin

Caracterizacin
de
proceso

Normo
grama

Mapa
de riesgo

Manual

Procedi
miento

Formato

Gua
e
Instructivo

Protocolo

OBJETIVO

N/A

N/A

ALCANCE

N/A

N/A

N/A

JUSTIFICACIN

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

DEFINICIONES

N/A

N/A

N/A

N/A

DOCUMENTOS
DE
REFERENCIA

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

CONDICIONES
GENERALES

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

N/A

DESARROLLO
DEL
CONTENIDO

ANEXOS

N/A

N/A

N/A

N/A

A: Aplica

N/A: No Aplica

O: Opcional

Anexo 1
Parmetros Generales

Pie de Pgina:
Se establece para identificar la validez del documento. Este se
debe ubicar en la parte final del mismo.

Este solo aplica a los siguientes documentos:

Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos,
protocolos, instructivos y guas

Anexo 1
Parmetros Generales

Anexo 1
Parmetros Generales

Procedimiento: Elaboracin
y control de documentos y
registros

www.simege.unal.edu.co

www.simege.palmira.unal.edu.co

Pagina
web UNSIMEGE

www.simege.unal.edu.co

Ruta
de
descar
ga

Formato
Solicitud Documental
Cdigo :U-FT-11.005.004

GESTIN DE INFORMACIN

Versin: 2.0

FORMATO DE SOLICITUD DOCUMENTAL

Proceso:

Pgina 1 de 1

No. Solicitud

Identificacin del Documento:

Solicitud de: Elaboracin

Modificacin

Eliminacin

Tipo de archivo del documento (para elaboracin):

WORD
Solicitante:

EXCEL

OTRO:___________________________________________________

Cargo:
Fecha:
Cambios a realizar (En caso de modificaciones):
Razn de la solicitud:
Nombre:

Cargo:

Correo electrnico institucional:

Quien revisa el documento

Nombre:

Cargo:

Correo electrnico institucional:

Quien aprueba el documento

Nombre:

Cargo:

Correo electrnico institucional:

Quien elabora el documento

Justificacin del rechazo cuando aplique:

Aprob la solicitud
SI

NO

Nombre:

Cargo:

Fecha:

TIPOS DE DOCUMENTOS
Manual de Mejor Gestin : Documento que
especfica el Sistema de Mejor Gestin de la
Universidad Nacional de Colombia
Mapa de Macroprocesos: Documento en el
que se identifican los procesos y sus
interrelaciones.
Caracterizacin de proceso: Documento que
describe las caractersticas generales del
proceso, esto es, los rasgos diferenciadores
del mismo.
Normograma: Documento que registra la
normatividad vigente y aplicada, tanto interna
como externa, de los procesos.

TIPOS DE DOCUMENTOS
Mapa de riesgo: es una representacin final de la
probabilidad e impacto de uno o ms riesgos
frente a un proceso, proyecto o programa.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a
cabo una actividad o un proceso. Es recomendable
que los procedimientos definan como mnimo: quin
hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo
Formato: Documento empleado para registrar la
informacin necesaria para la realizacin de un
proceso o actividad.
Manual: Documento con un cuerpo sistemtico que
contiene la descripcin de informacin referente a
un tema y consolida su desarrollo.

TIPOS DE DOCUMENTOS
Gua : Documento que establece pautas de accin,
recomendaciones o sugerencias de expertos en temas
determinados y que apoyan la gestin de los procesos o
la documentacin de los mismos o documento que se
caracteriza por suministrar informacin especfica para
orientar una varias actividades, recursos y
responsables entre otros aspectos
Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara
de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad
desarrollar una actividad para llegar a una meta o un
objetivo. Se caracteriza por suministrar informacin
orientada al aprendizaje de una varias actividades, su
documentacin debe ser precisa y concreta.
Protocolo: Documento que establece instrucciones
sobre el manejo operativo de disposiciones de carcter
referencial

Control de Documentos y
desempeo de la Organizacin
La NTCGP 1000:2009 enmarcada en el
ciclo PHVA, plantea la necesidad de planear
las labores de la organizacin, pero hace un
mayor nfasis en el control como fuente
del mejoramiento continuo de los procesos
y de la organizacin en busca del alcance
de sus objetivos misionales.

Procedimientos relacionados
con el control documental
Administracin del Riesgo
Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y
Oportunidades de Mejora
Tratamiento en las fallas en la prestacin del
servicio
Revisin por la direccin
Auditorias Internas a UN-SIMEGE

Control Documental y
Procedimientos Obligatorios
El control documental asociado a los procedimientos antes expuestos no
es mas que:
Identificacin, compilacin y documentacin de los sucesos que pueden
causar inconvenientes en el cumplimiento de la misin de la institucin,
as como de las fuente de informacin para la mejora de los procesos.
Algunos documentos utilizados en esta etapa son:
No conformidades de Auditorias Internas y/o Externas
Matriz de Identificacin y Mapa de Riesgos
Encuestas de satisfaccin
Acciones Preventivas y Correctivas y Oportunidades de Mejora
Comunicaciones (oficios, correos electrnicos, memorandos, etc)

Control Documental y
Procedimientos Obligatorios

Elaboracin de planes y estrategias para el tratamiento de sucesos

desfavorables en la gestin y/o mejoras en los procesos. Algunos
documentos utilizados en esta etapa son:

Planeacin Operativa
Simege Electrnico - Modulo de Acciones
Realizar seguimiento a la ejecucin, documentarla y construir la
evidencia que soporta su cumplimiento. Algunos documentos utilizados
en esta etapa son:
Planeacin Operativa
Simege Electrnico - Modulo de Acciones
Oficios y/o solicitudes
Informes de Gestin.

Control Documental y
Procedimientos Obligatorios
Compilacin de datos e informes que permitan evaluar el impacto de
las acciones y actividades adelantadas en el desarrollo de las
funciones misionales y complementarias en la organizacin. Algunos
documentos utilizados en esta Etapa son:
Reportes de S.E.
Reporte SIPLO
Informes de Gestin
Informes de Auditorias Internas y Externas.

SERIE UN-SIMEGE EN LA TRD

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

IMPLEMENTACIN SISTEMA DE MEJOR GESTIN

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA
Formato de Acciones Correctivas (Anexo 1)
Formato de Oportunidades de Mejora (Anexo 2)
Formato de Acciones Preventivas (Anexo 3)
Comunicaciones
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Inventario Documental
Comunicaciones
GESTIN DE RIESGOS
Formato de identificacin del riesgo
Mapa de riesgos
Formato de tratamiento de riesgos
Formato de adopcin, adaptacin y/o identificacin de
nuevos riesgos
Comunicaciones
PLANEACIN OPERATIVA
Matriz de polticas operativas
Plan operativo
Reportes de ejecucin del plan
Comunicaciones
ACTAS
Actas equipos de gestin
Actas estandarizacin de procedimientos
Comunicaciones
INFORMES
Informe anual de implementacin (a la alta direccin)

RETENCION EN AOS ORIGINAL

ARCH
ARCH
GESTION CENTRAL O COPIA
5

Original

Disposicin
Final
C

PROCEDIMIENTO

E O
X

La Serie se Elimina al trmino de

su retencin en el Archivo de
Gestin debido a que pierde sus
valores primarios (administrativos)
y no adquiere otros que ameriten
su conservacin. A partir del ao
2011 la Serie se producir y
conservar de manera electrnica
(con excepcin de las Subseries
ACTAS e INFORMES).

Los servidores pblicos son

responsables de la
organizacin, conservacin, uso
y manejo de los documentos
Ley 594 del 2000
Art 4. Principios Generales - Responsabilidad

MUCHAS GRACIAS
Equipo Tcnico
UN-SIMEGE Palmira
Luis Ferney Bonilla B.
Lorena Fda. Gonzlez
Jos Alejandro Raigoza Z
Lady Viviana Villanueva C
Geovanny lvarez
Andrea Luna Omen
Telf. 2868888 Ext. 34380-34381
Simege_pal@unal.edu.co
El contenido del presente documento, en su mayora, ha sido tomado de los documentos publicados por el Sistema de
Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia y las normas tcnicas utilizadas como gua para su
implementacin.