Gestin organizativa y administrativa

para la Operacin acueductos

SERIE: GESTIN DEL AGUA en cuencas transfronterizas

presentacin

Tabla de contenidos
Introduccin
La organizacin como punto de apoyo para las juntas de
agua
La buena organizacin como mecanismo de
desarrollo en las comunidades rurales
Organizaciones para la administracin de
acueductos rurales
Principales deberes de las organizaciones
administradoras de acueductos
Cmo administrar un acueducto?

Planificacin
Funciones de la administracin
Gestin de calidad
Sostenibilidad del servicio
Transparencia y rendicin de cuentas

Consideraciones generales
Bibliografa

Introduccin
Muchas
comunidades, principalmente las rurales, enfrentan diariamente
necesidades y problemas que limitan su acceso a bienes y servicios de calidad.
Esta situacin despierta, en los vecinos y vecinas, el inters de unirse para buscar
alternativas de solucin a sus problemas. Sin embargo, por desconocimiento y
falta de apoyo muchas veces no logran formalizar su organizacin y obtener el
apoyo tcnico y financiero que las instituciones del Estado y la empresa privada
les podran ofrecer.
Otro reto importante que enfrentan, en especial las
organizaciones que tienen como propsito brindar algn servicio, son las
deficiencias en aspectos administrativos, lo que muchas veces las lleva al fracaso.
La gestin administrativa es un proceso continuo de planificar, controlar, dirigir y
ejecutar acciones, en un ambiente de confianza y respeto entre los prestadores
del servicio y los y las usuarias. Esto les permite alcanzar las metas y objetivos de la
organizacin as como los proyectos que ejecutan.
La administracin consiste en darle forma y sostenibilidad, a las organizaciones,
para obtener los resultados esperados aprovechando al mximo los recursos
humanos, tcnicos, materiales y econmicos disponibles.
Este fascculo tiene como propsito ofrecer informacin bsica y herramientas que
fortalezcan la capacidad de gestin de las Juntas, Comits y Asociaciones
Administradoras de Acueductos para que puedan, con el apoyo de las
comunidades, ejercer su tarea con eficiencia logrando la sostenibilidad de la
organizacin y del acueducto.
4

GESTIN ORGANIZATIVA DE LAS JUNTAS Y ASOCIACIONES ADMINISTRADORAS DE

ACUEDUCTOS
La organizacin como punto de apoyo para las juntas de agua
En todas las comunidades existen personas preocupados por
el desarrollo y bienestar de sus vecinos. Con este propsito se
organizan en grupos o comits para analizar las necesidades
de desarrollo de las comunidades y buscar alternativas de
solucin.
En algunos casos estos grupos se conforman formalmente y
someten a votacin, de toda la comunidad, la eleccin de la
Junta Directiva a la cual le corresponder representar los
intereses del pueblo.
La problemtica del agua es la principal razn que lleva a las
comunidades a organizarse para conocer, identificar y
generar posibles soluciones. Por ser un tema de salud pblica
y responsabilidad del Estado garantizar su disponibilidad,
estas organizaciones
deben legalizar su condicin y
registrarse como Juntas Administradoras de Acueductos
Rurales (JAAR) en Panam y Asociaciones Administradoras de
Acueductos (ASADAS) en Costa Rica. En el caso de los
territorios indgenas se cuenta con Comits Administradores
de Acueductos Rurales (CAAR) quines responden a la ADI.
5

La buena organizacin como mecanismo de desarrollo

Las organizaciones deben generar un clima de confianza

para que la comunidad se motive a apoyar y participar en
los proyectos comunales. No todas las familias pueden
aportar en las mismas condiciones. El apoyo puede ser
realizando gestiones o trmites, con dinero, con materiales o
con mano de obra, segn las necesidades del proyecto.
Las personas que conforman grupos o comits dentro de su
comunidad, debe informarse y capacitarse para que
puedan cumplir con sus tareas dentro del grupo.
o Objetivo comn de las
administradoras de agua
El desarrollo se logra
cuando la comunidad,
grupos
organizados,
fuerzas
vivas
y
autoridades locales se
ponen de acuerdo para
trabajar por una meta
comn.

juntas

asociaciones

Quines forman comits o asociaciones no deben olvidar

que el objetivo y fin ltimo de la organizacin, es velar por el
bienestar comunal por encima del individual o grupal, y no
utilizar las actividades para el logro de intereses personales.
Las organizaciones que asumen la responsabilidad de
trabajar por el acueducto, su nico objetivo debe ser la
operacin y administracin del mismo y hacer lo necesario
para asegurar la calidad del agua y del servicio.

o El crecimiento de las organizaciones

Las organizaciones de desarrollo reflejan el crecimiento en el
aumento de las actividades y en el mejoramiento de la
calidad de vida de los habitantes. Las organizaciones
administradoras de agua, miden su crecimiento por la
calidad, cobertura y sostenibilidad del servicio.
Un buen acueducto agua puede traer resultados positivos en
la economa de la comunidad y en la calidad de vida de sus
habitantes. Por ejemplo, puede ampliar la oferta de servicios
para el turismo o las opciones productivas.
La subsistencia y el crecimiento de la organizacin
dependen de aspectos como: liderazgo positivo, respeto,
trabajo en equipo, solidaridad, honestidad, esfuerzo y
compromiso. Un elemento de gran relevancia, es que
quienes integran la organizacin se identifiquen con esta.
Organizaciones para la administracin de acueductos rurales
o

Juntas Administradoras de Acueductos Rurales (JAAR)

Las JAAR nacen por Decreto Ejecutivo N49 de 1994, con el

propsito de garantizar agua de calidad a la poblacin
mediante la participacin de las comunidades en la
administracin y operacin de los acueductos rurales.

Las organizaciones que

trabajan por el desarrollo
local deben:
Conocer los problemas y
necesidades
de
las
familias y los recursos
disponibles
y
los
necesarios
para
solventarlas.
Tomar sus decisiones y
basados en la solidaridad
y el respeto a la dignidad
humana.
Promover
mejores
condiciones
de
vida
para toda la comunidad.
Planificar el trabajo para
tener claro qu, cmo,
cundo y con qu
y
quin lo va a hacer.
Cumplir
trabajo.

el

plan

de

Las Juntas deben registrarse ante el MINSA para obtener

personera jurdica la cual les da autonoma para sus gestiones
y el derecho de recibir capacitacin y apoyo en materiales.
Aunque estas organizaciones son independientes, trabajan
bajo la supervisin del MINSA y deben cumplir con las normas
y regulaciones establecidas, en el Marco regulatorio e
institucional para la prestacin de los servicios de agua
potable y alcantarillado sanitario.
Los prestadores de servicios de agua deben acatar las normas
bsicas, para el uso racional del agua y la proteccin y
conservacin de sus fuentes y del rea cercana, sealadas en
la Resolucin No. 28 de enero de 1994 del Ministerio de Salud.
o Asociaciones
Administradoras
Alcantarillados (ASADAS)

de

Acueductos

La Ley Constitutiva del Instituto Costarricense de Acueductos y

Alcantarillados (AyA), seala que esta institucin puede
delegar la administracin, operacin, mantenimiento y
desarrollo de los acueductos y alcantarillados, en
organizaciones debidamente constituidas.
El AyA ha desarrollado una poltica integral para el
fortalecimiento de estas organizaciones, con el propsito de
que operen como empresas ofreciendo un servicio de
calidad. Esta poltica establece adems, la necesidad de que
las asociaciones se registren legalmente y obtengan
personera jurdica.
8

El AyA debe brindar instrumentos legales, tcnicos,

administrativos, financieros, sociales y tarifarios, as
como asesora tcnica y administrativa.
o Pasos para conformar la organizacin:
Informacin que debe tener
el mapa.
Nombre de las familias.
Solicitudes de previstas.
Mapa de la comunidad que
incluya:
Ubicacin
de
las
viviendas y nmero de
personas que la habitan
detalle
de
calles
o
servidumbres de paso
trayectoria de las tuberas
levantamiento
topogrfico.
ubicacin de la toma y
tanque de distribucin
proyeccin de nuevos
clientes
fuentes de agua en la
zona.

Solicitar la asesora al AyA o el MINSA en relacin con

los requisitos legales y procedimientos.
Convocar a la comunidad para explicarles la
importancia y necesidad de constituirse legalmente as
como los requisitos y procedimientos a seguir.
Hacer un mapa de la comunidad para conocer la
situacin y el nivel de compromiso que estn
asumiendo.
Convocar, con un mes de anticipacin, a las familias a
la Asamblea General Ordinaria, en la cual se
conformar oficialmente la organizacin. En esta
actividad debern:

Anotar la asistencia con firma y nmero de cdula

de las personas participantes.

Levantar un acta con los temas tratados y los
acuerdos tomados.
Leer los estatutos de la organizacin.
Nombrar la Junta Directiva: Presidencia, VicePresidencia, Secretara, Tesorera, Vocal y Fiscal.
9

Para registrar la organizacin se debe presentar: lista

de asistencia, Acta de la Asamblea, nombre y cdula
de quienes conforman la Junta Directiva, Estatutos y
cualquier otro documento o acuerdo firmado en la
Asamblea.
o Conformacin de las organizaciones administradoras de
los acueductos en territorios indgenas
De acuerdo con la ley, las instituciones del Estado deben
coordinar con las organizaciones de los pueblos indgenas,
cualquier proyecto, plan o programa de acueductos y
alcantarillado, a desarrollar en los pueblos indgenas.
La institucin en conjunto con los pueblos indgenas
valorar la incidencia social, cultural y ambiental de las
actividades.
En Costa Rica, la Asociacin de Desarrollo Integral (ADI)
debe crear un comit especial, conformado por
indgenas, para la administracin del acueducto. Este
Comit operar bajo el respaldo legal de la Asociacin.
La ADI buscar alternativas de capacitacin con el fin de
desarrollar
las
habilidades
necesarias
para
la
administracin y operacin del sistema.

De acuerdo con los

convenios
internacionales,
ratificados por ambos
pases,
se
debe
respetar el derecho de
los pueblos indgenas
de
conservar
sus
costumbres
e
instituciones, siempre y
cuando estas estn
acordes con la Ley.

10

o Estructura organizativa para la administracin de acueductos

Elementos
constitutiva

del

acta

Ubicacin geogrfica
Nombre exacto
Direccin de la Asociacin
Fines de la Asociacin
Recursos disponibles para el
cumplimiento de los fines
Reglas para la afiliacin
Reglas para exclusin de
usuarios o usuarias
Derechos de los asociados y
asociadas
rganos de la Asociacin
Eleccin
de
la
Junta
Directiva
Funciones y atribuciones de
la Junta Directiva y Fiscala.
Estatutos
Cmo se disolvera la
Asociacin (segn la ley)

Asamblea General Ordinaria: est conformada por las

personas dueas de prevista. Se rene cada ao, en la
misma fecha. En esta Asamblea se presentan los informes
de la Presidencia, la Tesorera y la Fiscala y se elige o
reelige la Junta Directiva y la Fiscala.
La convocatoria se hace con 8 das de anticipacin. Las
ASADAS, podrn iniciar la Asamblea con la asistencia de
la mitad mas uno de las y los asociados. Si esto no se ha
logrado a la hora definida para iniciar, se podr hacer
una segunda convocatoria una hora ms tarde. Las
JAARs necesitan contar con la asistencia del 75% de las
personas convocadas.
Cuando la Junta directiva, el fiscal o al menos el 30% de la
Asamblea lo considere necesario, se puede convocar a
una Asamblea Extraordinaria.
Junta Directiva: Estn a cargo de la administracin de la
Asociacin. Solamente los propietarios o propietarias de
terrenos pueden participar en la Junta Directiva y debern
aportar algn documento legal que as lo demuestre,
Presidencia: Tiene la representacin legal
Vice-presidencia: Apoya en las tareas de la organizacin y
cubre la presidencia cuando se necesite.
Secretara: Elaborar las actas de Asamblea y reuniones de
la Junta Directiva.
11

 Tesorero: Lleva el control del dinero.

Vocal: Colabora con la Junta Directiva.
Fiscal: Es independiente de la Junta Directiva.
Controla el cumplimiento de las actividades y el
manejo de los fondos. Se encarga de tramitar
las quejas y denuncias de la comunidad.

Visin, misin y propsito de la organizacin

o Visin: Es la forma en que los miembros ven su
organizacin a futuro, el sueo compartido en
relacin con lo que quieren lograr con el proyecto. La
visin ayuda a orientar la organizacin porque
permite crear intereses y metas comunes y establecer
lo que se necesita para lograrlo.
La visin compartida debe considerar la imagen que
se quiere construir de la organizacin; la satisfaccin
de las y los usuarios, el crecimiento econmico y la
sostenibilidad del servicio. La visin da identidad al
grupo y fortalece el trabajo en equipo.
o Misin: Es la razn de ser de la organizacin el para
qu, lo que se espera lograr.
o Propsito: Define qu, cmo y cundo actuar.
Determina los medios para alcanzar la misin.

12

 Principales deberes de las organizaciones administradoras de acueductos

ASADAS

Someter a conocimiento de AyA los estatutos de la Asociacin y suscribir el Convenio de Delegacin.

Participar activamente en la construccin, administracin y operacin del acueducto.
Autorizar nuevos servicios, conexiones y reconexiones.
Adquirir los bienes, materiales y equipos necesarios para su funcin (de acuerdo con la ley).
Administrar, operar, reparar y proteger los bienes destinados a la prestacin de los servicios.
Establecer las medidas de control interno necesarias para garantizar el buen desempeo.
Cumplir con los trmites de inscripcin de la asignacin de los caudales y fuentes de abastecimiento.
Otorgar los servicios pblicos en forma eficiente, igualitaria y oportuna.
Solicitar autorizacin a la Junta Directiva de AyA para disponer de los bienes.
Convocar a Asamblea y rendir informes peridicos del trabajo a la comunidad.
Entregar el acueducto y los bienes mediante acta notarial en caso de rescindir el Convenio de
Delegacin.
Solicitar al AyA la asesora tcnica, legal, financiera, organizativa.
Solicitar autorizacin al AyA para realizar mejoras, ampliaciones o modernizar los sistemas.
Participar en las capacitaciones y convocatorias de la Institucin.
Ejecutar los programas institucionales para la proteccin y conservacin del ambiente.
Vigilar las actividades que puedan afectar la zona de influencia.
Mantener planos actualizados de los sistemas y llevar un catastro de usuarios.
Presentar proyectos al AyA para desarrollar actividades afines a la prestacin del servicio.

13

JAAR

Programa bsico. Contar con planes de trabajo detallados, que incluyan metas cualitativas y
cuantitativas, en relacin con cobertura; calidad; presin del agua; Interrupciones en el servicio; prontitud
en la atencin de consultas y reclamos de los clientes; cobertura de alcantarillado; desbordes del
alcantarillado sanitario; calidad de las aguas residuales despus de tratamiento.
Informacin. Mantener registros adecuados del servicio y contar con programas de muestreo y anlisis
que determinen el cumplimiento de la Ley y las normas tcnicas y de calidad correspondientes.
Difusin a los clientes. Informar peridicamente sobre los niveles de calidad del servicio y los programas
para alcanzarlos.
Niveles de servicio. Los niveles apropiados para la calidad de los servicios sern los siguientes:
Calidad de Agua Potable: Cumplir con las normas tcnicas vigentes y establecer un rgimen de
muestreo del agua cruda, en proceso de tratamiento y tratada a la salida de la planta potabilizadora y
en la red de distribucin. En caso de incumplimiento deber informar al Ente Regulador, describiendo
causas, medidas tomadas, y acciones para restablecer la calidad del agua
Presin de Agua: Asegurar la presin mnima y mxima en el sistema para evitar daos y prdidas.
Continuidad del Abastecimiento: Dar servicio continuo. Informar con tiempo a los clientes sobre cortes
programados y prevenir un abastecimiento de emergencia por si la interrupcin se prolonga.
Tratamiento de Aguas Residuales: Adecuar el tratamiento de aguas servidas a las normas tcnicas.
Calidad de Aguas Residuales: Cumplir con las normas de calidad y reglamentos. Mantener, operar y
registrar un rgimen de muestreo regular y de emergencias, de los efluentes vertidos en los distintos
puntos del sistema. En caso de deficiencias, informar al Ente Regulador describiendo las causas y
propuesta de acciones para restablecer la calidad de los efluentes y la confiabilidad del sistema.
Desbordes de Alcantarillado Sanitario: Operar, limpiar, reparar, reemplazar y extender el sistema de
alcantarillado de manera que minimice el riesgo de desbordes y e inundaciones.

Atencin de consultas y reclamos de clientes: Atender las consultas y reclamos de manera sustancial y
satisfactoria, de acuerdo a lo establecido en el contrato de prestacin de servicios. (Resumen basado en el

Decreto Ley No. 2 del 7 de enero de 1997)

14

Las organizaciones debern contar con personal capacitado para lograr una gestin exitosa y
sostenible. La necesidad del personal est relacionada con la cantidad de viviendas y con los aportes
que los miembros de la Junta y las familias puedan ofrecer. Es importante que brinden estabilidad y
tengan claramente definidos los mecanismos de contratacin y las funciones de cada puesto.
El personal mnimo necesario es:
Administrador(a): Realiza las tareas
administrativas en coordinacin con la
Junta Directiva y vela porque el personal
cumpla con sus obligaciones para
garantizar el cumplimiento del plan de
trabajo y la calidad del servicio.
Contador(a):
Controla
los
recursos
financieros y elabora informes econmicos.
Debe
llevar
registro
de
todos
los
movimientos, contando para ello con libros
contables, comprobantes de ingresos y
egresos, control de cobro, control de
compra de materiales y otros insumos.
.

Fontanero(a): Es el encargado de
coordinar
las
labores
de
mantenimiento preventivo y correctivo
y ejecuta las labores de fontanera.

15

GESTIN ADMINISTRATIVA
Cmo administrar un acueducto?
Administrar es el proceso que permite crear y mantener condiciones ptimas, en las cuales, las
organizaciones puedan alcanzar con eficiencia, las metas y objetivos prioritarios maximizando el uso
de los recursos materiales, humanos y financieros. Una verdadera administracin requiere:

Fijar metas: qu quiere lograr y para cundo.

Planificar: definir las acciones y su orden; identificar los recursos; definir quien asumir cada tarea;
determinar los mecanismos de control.
Controlar los procesos de gestin: Definir procedimientos y estrategias de evaluacin de los
diferentes procesos.

Distribuir el trabajo: Dividir el trabajo de acuerdo el conocimiento, experiencia y disponibilidad de

cada persona.

Dirigir y corregir la accin: Dar seguimiento a cumplimiento de las acciones, identificar errores de
procedimientos y aplicar las medidas correctivas necesarias.

16

 Qu es Planificar?
Planificar es definir que se va a hacer parar pasar de lo que se
tiene o es la organizacin a lo que quiere ser o tener en el
futuro. Es la base de la administracin porque marca el
camino y define un tiempo para llegar donde se quiere.
Los seres humanos viven planificando. Se planifican las
celebraciones familiares o comunales, dnde vivir, qu y
cundo sembrar, cundo tener hijos y cmo hacer el trabajo.
Al planificar generalmente, hay que analizar varias opciones y
decidir cul es la ms conveniente para alcanzar las metas y
propsitos.
o Ventajas de la planificacin
La planificacin aumenta las posibilidades de lograr lo que
queremos. La planificacin:

Se basa en el anlisis de la problemtica

Define los objetivos
Enmarca las acciones
Genera confianza en el equipo de trabajo y los clientes
Mejora el desempeo
Permite medir los riesgos y corregirlos a tiempo
Favorece la identificacin con la organizacin y que
todos acten acorde con los intereses de la misma
17

o Planificacin efectiva
La efectividad de la planificacin depende de:
La participacin de todos los miembros de la
organizacin.
Contar con la informacin necesaria para poder
analiza debilidades, fortalezas y oportunidades de la
organizacin para lograr lo que se propone
Tener claridad de los recursos necesarios y disponibles.
Determinar las responsabilidades de cada miembro
del equipo.
Plantear metas acordes con las posibilidades y el
presupuesto disponible.
Establecer procesos de medicin de metas y de
anlisis interno.
Para planificar hay que tener claro:
Qu va a hacer?
Con qu se va a hacer?
Cmo lo va a hacer?
Qu le falta para hacerlo?
Cundo lo va a hacer?
Quines lo van a hacer?

Defina las prioritarias

Analice los recursos
Defina las acciones
Identifique los recursos
Establezca los tiempos
Distribuya las tareas

18

o Elementos de la planificacin
Objetivos: definen lo que se quiere hacer.
Orientan la administracin en la ruta a seguir.
Metas: ponen en nmeros y plazos lo que se
quiere lograr. Sirven de base para la medicin
de resultados.
Actividades: son el conjunto de tareas
necesarias para lograr los objetivos de la
organizacin.
Recursos: econmicos, materiales y humanos
Costo: Determina el costo de las tareas y
procesos.
Debe
contemplar
los
costos
materiales, administrativos y de recurso humano.
Tiempo: Estable el plazo de ejecucin de la obra
o proyecto.
Responsable: Define la persona responsable de
coordinar y supervisar el cumplimiento de las
acciones.
Presupuesto: Detalla el costo real de cada una
de las actividades

19

Cuadro de Planificacin
Objetivos

Metas

Actividades

Recursos

Costo

Tiempo

Responsable

o Elaboracin de presupuestos
Las organizaciones, deben elaborar un
programa anual de actividades con su
respectivo presupuesto.
Para la elaborar el presupuesto anual es
necesario calcular los costos de cada obra o
actividad propuesta en el programa. Por
ejemplo el costo de construccin de un
nuevo tanque o la ampliacin del
acueducto.
El propsito del presupuesto es, conocer de
antemano, cunto dinero se necesita para
cumplir con las metas y actividades

planificadas para el ao y poder garantizar

los recursos. Como el clculo de los costos se
est
haciendo
por
adelantado,
es
importante dejar un monto para cubrir
imprevistos como el aumento en el costo de
los materiales.
Un buen presupuesto permite planificar la
inversin al definir los plazos y montos a cubrir
por etapa. El presupuesto agiliza el control
de los gastos, reduce el riesgo de desviacin
o mal manejo de recursos y facilita la
rendicin de cuentas.

20

Planificacin del Presupuesto

Organizacin:
Fecha de elaboracin del presupuesto:
Fecha de aprobacin:
Actividades
Descripcin

Recursos que
se necesitan
(humanos,
econmicos,
equipo y
materiales)

Costo
Unitario

Costo
Total

Con
qu se
cuenta?

Qu
hace
falta?

Origen de
los recursos
(pblicos o
privados)

Fecha en
que se
necesita los
recursos

Funciones de la administracin
Las principales funciones de la administracin son planificar, organizar, dirigir, ejecutar y controlar.
Entre las tareas permanentes que debe cumplir estn:
Operar, mantener y administrar el acueducto segn las instrucciones de la Junta Directiva.
Determinar los costos de operacin y mantenimiento.
Elaborar la planificacin y el presupuesto anual.
Reportar a la Junta Directiva de cualquier situacin especial que se presente.
Llevar control de inventarios y garantizar la disponibilidad de herramientas, insumos u materiales.
21

 Administrar los fondos con el apoyo del contador (ingreso

por tarifas y contribuciones).
Presentar mensualmente un informe contable.
Participar en las reuniones de la Junta Directiva y en las
Asambleas.
Cooperar con los planes, proyectos y obras que realicen
las instituciones del ramo en la comunidad.
Participar en la vigilancia y proteccin de las fuentes de
abastecimiento del acueducto.
Participar en las capacitaciones convocadas por las
instituciones del Estado.
o Direccin
La buena direccin se refleja en:
Una clara definicin de las responsabilidades y la lnea de mando.
El cumplimiento de la planificacin y el trabajo en equipo.
El compromiso de cada funcionario con la organizacin
La delegacin de funciones.
La rendicin de cuentas.

22

 Ejecucin
Es la realizacin de las actividades planificadas. La
planificacin define los alcances, tiempos y recursos
(econmicos, humanos o materiales).
El xito en la ejecucin depende de la capacidad de
respuesta, para reducir al mximo los problemas que
pueda generar una falla en el sistema. Esto es de gran
importancia en la administracin de acueductos en
donde una hora de atraso significa una gran prdida
de agua y recursos econmicos, as como serios
inconvenientes para usuarios y usuarias
Control
Se refiere a los mecanismos de medicin de resultados
definidos en la planificacin. Estos mecanismos
permiten tomar las medidas necesarias para garantizar
el logro de las metas. Un control eficiente conlleva la
deteccin y prevencin de fallas y errores en cualquier
etapa del proceso administrativo y la prevencin de
estos en la siguiente planificacin.

23

Control de recursos tcnicos y materiales

La organizacin tiene el deber de operar, reparar,

custodiar, defender y proteger los bienes bajo su
administracin.
Los procesos de contratacin deben darse segn lo
establecido por la Ley y los principios de la
contratacin administrativa. Para cumplirlo, se deben
definir acciones administrativas que promuevan:
La proteccin
pblico.

conservacin

del

patrimonio

La confiabilidad y oportunidad en la informacin.

La eficiencia y eficacia de las operaciones.
El cumplimiento de aspectos tcnicos.
Con el fin de velar por el cumplimiento de estas
acciones, el MINSA y el AyA, ejercen la supervisin
financiera de las organizaciones. Si lo consideran,
necesario pueden realizar auditoras, controles y
evaluaciones de la gestin.

24

Control en la administracin de recursos financieros

Procedimiento para contabilizar la documentacin
1. A fin de mes se deben entregar al contador:

2.

comprobantes de ingresos
facturas de gastos
detalle de caja chica
chequeras
estados de cuenta

El contador elaborar los estados financieros. Estos

debern ir firmados por l y la presidencia de la
Asociacin. Los estados debern contener:
copia de los documentos que lo respaldan
observaciones y recomendaciones
detalle de las cuentas del Acueducto.

3. Entregar una copia al fiscal y al tesorero.

4. El Tesorero debe custodiar los siguientes documentos:
Libros de Ingresos y Gastos
Libros Contables: de uso obligatorio y exclusivo del contador
Comprobantes de ingresos y egresos

25

Acueducto Rural de
Cdula Jurdica
COMPROBANTE DE INGRESOS

Abonado:
Fecha
Prevista o medidor N
Fecha de lectura
Lectura anterior

N
________

Acueducto Rural de
Cdula Jurdica
RECIBO DE EGRESOS

Fecha de vencimiento
Lectura Actual

Detalle de pago
Consumo
Multas
Reconexin
Otros
Monto total a pagar

Proveedor:
Fecha:
Cdula:
Detalle de pago

Total en letras

Firma del Abonado

Firma del Recaudador

Monto

Total

Recibido
Cdula

Sello

26

 Documentos auxiliares:
Comprobantes de depsitos y cuenta corriente
Control de caja chica
Control de mano de obra
Control de Inventarios
Libro auxiliar de bancos: se usa para llevar control diario del saldo bancario
Acueducto Rural de
Control Cuenta Bancaria N
Fecha

Detalle

Banco
N Documento

Monto del cheque

Monto del depsito

Saldo Acumulado

27

 Control de pago de tarifas

Acueducto Rural de
CONTROL INDIVIDUAL DE PAGOS
Usuario(a)
N Prevista
Mes

Ao:
Lectura
Anterior

Lectura Actual

Consumo

Recibo N

Monto

Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Setiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre

Total recibido

Revisado por:

28

 Registros de informacin
Informacin financiera: queda respaldada con la
informacin registrada en los libros de actas de
asambleas y de reuniones de Junta Directiva de la
Secretara.
Libros de actas: Las actas se pasan a mano con
tinta azul o negra y las pginas se enumeran de
forma consecutiva, sean sesiones ordinarias o
extraordinarias. Estos libros no se pueden tachar. Si
se pone mal una palabra o texto, se debe
encerrar entre parntesis. Al final del acta se
escribe la siguiente leyenda: Fe de errata: En el
folio (pgina)___, lnea___ no se lea lo que est
entre parntesis.
Libro de registro de asociados: Registra el nombre
de los asociados y asociadas.
o Fijacin de tarifas
Los costos de administracin, operacin y mantenimiento
del acueducto
se financian con el pago mensual
obligatorio de cada vivienda. Las tarifas son definidas por
el Ente Regulador a partir de los costos que demanda el
sistema. Las tarifas se revisan peridicamente. En la
fijacin de tarifas se considera tambin el nivel
socioeconmico de las comunidades.
29

 El hidrmetro o medidor: es la forma ms justa de

definir el consumo mensual de las familias. Si en algn
momento no se puede leer se saca un promedio de
consumo para definir el monto a pagar. Cuando el
hidrmetro es compartido por varias viviendas, se
divide el consumo total entre el nmero de familias y
se cobra a todas por igual.
Cuando el sistema de distribucin no cuenta con
hidrmetros, se establece un valor fijo de cobro para
cada vivienda, an cuando estas pudieran compartir
una misma conexin.
o Gestin de cobro
La gestin de cobro es una de las tareas ms difciles para
la organizacin, por la falta de recursos humanos o
tecnolgicos que le faciliten el control de pagos. Por otra
parte, el manejo de dinero en efectivo siempre representa
un riesgo.

Si
las
familias
no
cumplen con su deber
de pagar el servicio, la
organizacin
no
contar con el dinero
necesario
para
dar
mantenimiento
al
acueducto. En estas
circunstancias
no
puede garantizar la
calidad del servicio lo
que
tendr
efectos
negativos en la salud y
calidad de vida de la
poblacin.

Los recibos, liquidaciones o certificados de deuda emitidos

por la organizacin tienen validez legal y podrn ser
utilizados para trmites de cobro judicial. La organizacin
est autorizada para suspender el servicio a quienes no
paguen. Sin embargo, el Estado, en circunstancias
especiales puede eliminar este derecho.
30

En Panam de acuerdo con el artculo 44 del Marco Regulatorio:

El Estado y los municipios podrn otorgar exenciones o subsidios
cuando lo consideren de beneficio pblico. Tales exenciones y
subsidios debern estar contemplados en la respectiva partida
presupuestaria del Presupuesto General del Estado o del municipio
respectivo para el pago al prestador, de acuerdo con la tarifa
aprobada.
Las exenciones y subsidios se otorgan segn las siguientes reglas:
Deber indicarse el servicio exento o subsidiado;
Se informar a la organizacin que brinde el servicio;
Los casos de exencin sern definidos segn reglamento;
El subsidio ser otorgado como un descuento en la factura. El
prestador aplicar el descuento solo si recibe del Estado o del
municipio correspondiente la garanta de pago respectiva;
El subsidio no debe exceder el valor del consumo bsico o de
subsistencia definido en el reglamento;
Las exenciones y los subsidios sern revisados peridicamente.
El rgano Ejecutivo, a travs del Ministerio de Salud, tendr la
responsabilidad de implementar los mecanismos de aplicacin de
las exenciones y los subsidios, y el Ente Regulador supervisar y
verificar la aplicacin de los mismos.
31

 Cmo mejorar la gestin de cobro?

Existen varios mecanismos que se pueden aplicar para
facilitar la gestin de cobro.
Definir un periodo de cobro: Debe establecerse una
fecha de cobro que convenga a ambas partes, que
este cerca de los das en que las familias reciben
ingresos y que le permita a la asociacin cumplir con
sus compromisos financieros a tiempo. Se debe dejar
claro cuntos das de gracia se conceden, despus
del vencimiento, antes de suspender el servicio por
mora.
Establecer mecanismos de recaudacin: De acuerdo
con la comunidad y las posibilidades de la
organizacin, se puede escoger entre varias formas
de cobro. La comunidad debe conocer los horarios
de cobro.

Contratar un cobrador: Este sistema funciona en

comunidades rurales dispersas. Sin embargo es de
alto riesgo por el traslado del dinero.

El cobrador debe
ser una persona de
la comunidad, de
reconocida
trayectoria,
honesta,
responsable,
ordenada (deber
manejar
dinero,
documentos
y
facturas),
con
buenas relaciones
humanas, que sepa
realizar operaciones
matemticas
bsicas y discreta
(no puede andar
contando
quin
est moroso).

Oficina de cobro: se puede ubicar un espacio

seguro dentro de las instalaciones
organizacin para recibir los pagos.

de

la

32

 Entes recaudadores: La organizacin puede autorizar a

alguna empresa, asociacin, cooperativa, tienda o
pulpera o institucin (escuela, colegio) a cobrar las facturas
a cambio de un beneficio econmico. Este acuerdo
deber basarse en lo que establezca la ley al respecto.

Utilizacin de recordatorio de pago: Se pueden utilizar

diferentes medios para recordar el pago das antes de la
fecha de vencimiento. Estos pueden ser visitas, llamadas
telefnicas o cartelones puestos en lugares muy transitados
o visitados por las personas de la comunidad.

Recargos: Todo cliente que paga despus de la fecha de

vencimiento deber pagar multa por atraso.

Desconexin: Antes de desconectar el servicio se debe

informar por escrito al usuario o usuaria. La notificacin
deber incluir las facturas y montos pendientes.

Cobro judicial: La organizacin puede cobrar por va

judicial o corregidura las deudas pendientes.

Arreglo de pago: Si el monto pendiente es difcil de pagar

para las familias, se puede hacer un arreglo de pago. La
idea es que puedan pagar el mes correspondiente e ir
abonando a la deuda. Este mecanismo hay que manejarlo
con cuidado porque puede desfinanciar a la organizacin.
33

 Gestin de calidad
En trminos de las organizaciones sociales, la calidad se
define como lo que el cliente puede calificar del servicio que
se le ofrece. La meta de control de calidad est definida
entonces, por aquellos aspectos que la asociacin debe
controlar para lograr la satisfaccin del cliente y ser bien
evaluado.
o

Servicio al cliente

El servicio al cliente est relacionados con varios

elementos: la calidad del servicio; la eficiencia en la
realizacin de trmites y gestiones; el respeto y la
amabilidad con que se trate al usuario; y la forma en que
se atienda o responda a sus quejas, reclamos y
sugerencias. Este ltimo elemento suele verse como algo
negativo pero si se sabe manejar puede volverse a favor
de la organizacin. El reclamo es un problema cuando:
No se atiende de la manera adecuada y no se
responde en el tiempo sealado por ley.
Son constantes o van en aumento y son presentados
por un nmero importante de clientes.
No se toman en cuenta en los procesos de
planificacin y no se plantean alternativas de solucin
para poder mejorar la calidad del servicio.

En la gestin de calidad del

agua, existen elementos
que la organizacin no
debe olvidar:
1. El agua es un bien pblico,
indispensable
para la
vida. Por eso no se le
puede negar a nadie,
excepto que no rena los
requisitos.
2. La organizacin tiene el
ofrecer
un
debe
de
servicio eficiente y en
igualdad de condiciones
para toda la comunidad.
3. Se debe solucionar rpido
cualquier problema que se
presente en la prestacin
del servicio.
4. La
organizacin
debe
aplicar
las
medidas
necesarias para garantizar
la calidad del agua.

34

La Junta Directiva debe presentar informes peridicos a la

comunidad. Es importante aprovechar esta actividad para
abrir espacios para preguntas y comentarios sobre el informe.
La instalacin de buzones de sugerencias en las oficinas es
una buena medida para conocer el sentir de las usuarias y
ususarios y recibir ideas para mejorar el servicio.
Sostenibilidad del servicio
La sostenibilidad es la posibilidad que tiene el acueducto de
mantenerse en el tiempo y ser autosuficiente. La sostenibilidad
depende de la capacidad de la organizacin de administrar el
sistema y promover el inters y la identificacin de la comunidad
con la obra para que esta cumpla con sus obligaciones de
cuidar la infraestructura y pagar por el servicio.
o Dimensin social de la sostenibilidad
Durante aos se crey que el agua, era un recurso
inagotable. Eso hizo que la gente no se preocupara por
ahorrarla ni por pagar por su consumo.
Ante la difcil realidad que enfrentan ya muchos pases por la
falta de agua, se ha tomado conciencia de la necesidad de
administrarla correctamente y proteger las fuentes de
abastecimiento.
35

Las JAAR, las ASADAS y las CAAR como organizaciones

sociales deben trabajar en sus comunidades por un cambio
de cultura, enseando la importancia de hacer uso racional
del agua y de pagar un precio justo por el servicio que se les
ofrece. Solo as las asociaciones podrn asegurar el
mantenimiento de la infraestructura para evitar el desperdicio
y la contaminacin.
o

Dimensin ambiental de la sostenibilidad

Una de las responsabilidades de las organizaciones
administradoras de acueductos es apoyar en programas de
proteccin
y
conservacin
del
medio
ambiente,
especialmente de las cuencas y zonas aledaas a las fuentes
de agua.
La legislacin permite a estas organizaciones, hacer alianzas
con empresas, instituciones y otros grupos para el desarrollo
de actividades relacionadas con la formacin ambiental y la
preservacin y conservacin
del ambiente.
Las
organizaciones deben velar adems, por la demarcacin de
las zonas de produccin de agua.
Es importante dar seguimiento a los niveles de produccin de
agua en relacin con los niveles de consumo para definir el
nivel de aprovechamiento y la capacidad de recarga.
36

o Dimensin econmica de la sostenibilidad

La responsabilidad de la sostenibilidad econmica no
puede depender de la voluntad de pago de tarifas
por parte de los usuarios y usuarias. La administracin
y la Junta Directiva deben definir estrategias para
lograr una efectiva gestin de cobro y reducir a
morosidad.
Transparencia y rendicin de cuentas
El xito de una organizacin radica en su liderazgo y en la
confianza de la comunidad. La organizacin y sus
dirigentes deben buscar diferentes alternativas para
mantener informada a la comunidad y rendir cuentas de
las acciones realizadas y la situacin financiera. Esto
puede significar un gasto pero debe verse como una
inversin para ganar la confianza y el apoyo de los
usuarios y usuarias.
Las relaciones humanas giran alrededor de principios y
valores.
Los valores de la organizacin deben ser
compartidos y vividos entre sus miembros pero adems,
deben extenderse a su relacin con la comunidad. La
transparencia y la confianza deben ocupar los primeros
lugares de la lista de valores de la organizacin.
37

Consideraciones generales
El xito de todo grupo que trabaja por el desarrollo social y comunal depende
de su organizacin, de la responsabilidad y compromiso de quienes lo
integran, de la capacidad de administrar y delegar funciones. Las personas
que conforman la organizacin deben tener intereses y metas comunes as
como compartir los mismos valores. El fin de una organizacin comunal es
trabajar por el bien comn no por el bienestar de unos cuntos.
La administracin y la Junta Directiva, de las asociaciones y juntas
administradoras son los principales responsables del xito o del fracaso de la
organizacin. Sin embargo, el compromiso y la participacin de las y los
usuarios, es determinante para garantizar la calidad y la sostenibilidad de los
servicios que se ofrecen. Por esta razn, es muy importante entablar una
buena relacin y compartir la informacin, as como abrir espacios de
participacin en los procesos de toma de decisin.
Una buena administracin debe ser capaz de prevenir y resolver, en poco
tiempo las dificultades o daos que se presenten en la operacin del sistema.
Para ello, debe asegurarse de contar con los recursos tcnicos y materiales
necesarios para resolver el problema.
Este fascculo est dirigido a las Juntas Directivas y las administraciones con el
fin de que les sirva como gua para el fortalecimiento de su organizacin, para
la toma de decisiones y principalmente para mejorar los procesos
administrativos.

38

bibliografa
Costa Rica. Reglamento de Las Asociaciones Administradoras de sistemas de acueductos y alcantarillados
Comunales. Decreto Ejecutivo No. 32529-S-Minae Del 2 De Febrero Del 2005.
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Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados. Direccin de Sistemas Comunales. rea de
Capacitacin y Desarrollo Social. Gua para una gestin integrada de las ASADAS en el manejo de los recursos
hdricos. Compendio. San Jos, 2004.
Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados ICAA. Manual de procedimientos contables para las
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Manejo de los Recursos Hdricos. 2004
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La Gaceta N. 198, martes 14 de octubre 2008. P. 73/81. Resolucin RRG-8867-2008.San Jos, a las 8:00 del 30
de setiembre de 2008. Norma Tcnica: Hidrmetros para el Servicio de Acueducto.
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Ministerio de Gobernacin y Polica, DINADECO. Finanzas. Costa Rica.
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Gestin Local del Recurso Hdrico. s/f
Sistema de la Integracin Centroamericana. Comisin Centroamericana de Ambiente y Desarrollo. Estrategia
Centroamericana para la gestin integrada de los Recursos Hdricos. El Salvador, 2006.
Situacin del manejo de cuencas en Panam s/f. s/a

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Unidad Tcnica Ejecutora Binacional

Alfonso Sanabria
Marietta Fonseca
Arelys Cotes

Coordinador General del Proyecto

Especialista en Manejo de Recursos Naturales
Especialista en Educacin Ambiental

Produccin
Coordinacin y Edicin General:
Elaboracin de Texto:

Ana Maritza Barahona Martnez

Ana Maritza Barahona Martnez

Validacin:

ANAM
MINSA
Representantes de las Juntas y
Asociaciones administradoras de
acueductos rurales ubicados en la
Cuenca Binacional del Ro Sixaola, en
Panam y Costa Rica.

Diseo Grfico:
Ilustraciones:

Ana Maritza Barahona Martnez

Elizeth Castillo Brenes

2010

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