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PARA O TJDFT
CARGO TCNICO JUDICIRIO TEORIA E EXERCCIOS
PROFESSOR: MAYKO GOMES
AULA 02 O GERENCIAMENTO DA INFORMAO E A GESTO DE DOCUMENTOS
Diagnostico
Arquivos correntes e intermedirios;
Protocolos;
Avaliao de documentos;
Arquivos permanentes
Classificao de documentos de arquivo;
Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo;
Tabela de Temporalidade de documentos de arquivo.
GESTO DE DOCUMENTOS
Em uma comparao simples, na aula anterior ns conhecemos os arquivos: vimos suas
definies, seus conceitos e sua classificao, assim como a dos seus documentos. Vamos falar
agora das atividades dos arquivos. Como dito na aula anterior, a funo dos arquivos tornar os
documentos e informaes disponveis a quem deles precise. O arquivo ento deve existir para
atender s necessidades de determinado usurio. E para atender da melhor forma possvel esse
usurio, deve dispor de recursos e capacidades para faz-lo.
Mas antes de prosseguirmos, devemos estar familiarizados com a Teoria das Trs Idades e
seu funcionamento.
Na aula anterior estudamos os arquivos e sua classificao quanto aos estgios de sua
evoluo. Vimos que essa Teoria das Trs Idades pode ser chamada tambm de Ciclo Vital dos
Documentos ou Estgio de Evoluo dos Arquivos; portanto tenham bastante ateno a essas
expresses: caso aparea alguma delas, trata-se do mesmo assunto. Essa teoria afirma que os
arquivos podem ser divididos e tratados em trs fases distintas e complementares, que so a
corrente, a intermediria e a permanente. Vamos estudar tambm cada uma delas, conforme
nosso plano de estudos.
importante saber que todos os documentos, quando so criados ou recebidos por uma
instituio, podem possuir dois valores distintos: o valor primrio, que dizemos ser o valor
principal, imediato, ligado diretamente aos objetivos que levaram criao do documento; e o
valor secundrio, que mediato, acessrio e no est ligado diretamente aos objetivos que
levaram sua criao.
Todos os documentos, quando criados, possuem o valor primrio; se no fosse assim, no
seriam sequer criados. Esse valor temporrio, ou seja, quando o documento cumprir seus
objetivos diretos, perder esse valor. Mas ao contrrio, nem todos os documentos possuem o
valor secundrio. Este valor depende de muita coisa para ser atribudo a um documento, e
permanente, ou seja, uma vez que o documento possua valor secundrio, vai durar para sempre
(o valor).
Assim, quando um documento nasce (j provido de valor primrio) ele est inserido no
arquivo corrente, que como vimos, aquele que guarda documentos frequentemente
consultados. Depois de cumprido seu objetivo principal, o documento vai para o arquivo
intermedirio, que aquele que guarda documentos no utilizados frequentemente, e que
aguardam destinao: eliminao ou guarda permanente. Caso o documento no possua o valor
secundrio, ser descartado; caso possua, ser preservado permanentemente.
Uma vez no arquivo permanente o documento ter outros objetivos, diferente daquele
para o qual foi criado. Vamos ilustrar por um grfico:
Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo
permanente, ele no pode ser descartado.
(Ibram-DF/2009 Cespe/UnB) A eliminao de documentos permanentes produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico somente possvel mediante autorizao da instituio
arquivstica pblica correspondente esfera de competncia do rgo.
Resoluo
O item est incorreto. Vimos pelo esquema acima que os documentos de valor permanente (valor
secundrio) JAMAIS, EM HIPTESE ALGUMA, devem ser eliminados, mas sim preservados por
tempo indefinido.
Dica de prova: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro
recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando
esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo
intermedirio sempre se chama transferncia , e a passagem para o arquivo permanente
sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo,
mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se
refere.
(Correios/2011 Cespe/UnB) O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao
arquivo intermedirio realizado por meio do plano de destinao.
Resoluo
O item est incorreto. A passagem de documentos para o arquivo intermedirio
denomina-se transferncia.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A transferncia a ao de conduo dos documentos ao
arquivo permanente.
Resoluo
O item est incorreto. A conduo dos documentos ao arquivo permanente denomina-se
recolhimento.
Dica de prova: Notem ainda que no existe a obrigatoriedade de o documento passar
pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto
para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio.
Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo
permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas
pode ser pedido, ento no custa saber.
Para ilustrar a explicao sobre valores de documentos e Teoria das Trs Idades, vamos
tomar como exemplo dois documentos simples.
O primeiro o Termo de Posse da atual Presidenta da Repblica. O documento tem
sempre valor primrio, valor imediato e ligado ao objetivo da instituio: dar posse Presidenta.
Quando o documento cumpriu sua finalidade, ele perdeu seu valor primrio. No entanto, ele ainda
possui o valor secundrio, que permanente. Esse valor est ligado a outras finalidades, como por
exemplo, servir de fonte para pesquisas histricas ou culturais.
Resoluo
O item est correto. Na fase de produo aprendemos que so realizadas atividades que
viabilizem a criao do documento, como a elaborao de normas, padres, estudos formulrios,
ferramentas, etc. Inclui tambm a definio de pessoal a trabalhar com essas atividades, sua
capacitao, seus conhecimentos e aptides.
A fase de utilizao a onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para
que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na
instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica.
As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento
(avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.
(AGU/2010 Cespe/UnB) A fase da gesto de documentos que inclui as atividades de
protocolo, de expedio, de organizao e de arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediria denominada fase de utilizao de documentos.
Resoluo
O item est correto. A fase de utilizao abriga as atividades de controle sobre o acesso,
uso e guarda dos documentos, assim como sua localizao e recuperao. Todas as atividades
que tratam do uso do documento encontram se nesta fase.
A fase de destinao onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo
processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu
prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar
estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade
e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os
documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente.
(ABIN/2010 Cespe/UnB) A fase de avaliao e destinao de documentos constitui
parte do programa de gesto documental e composta pelas atividades de criao de
formulrios, seleo de materiais e equipamentos, e normatizao do acesso documentao.
Resoluo
O item est incorreto. As atividades acima tm a funo de subsidiar a criao dos
documentos. Portanto esto inseridos na fase de produo. A fase de destinao engloba
atividades que do o devido fim ao documento de acordo com sua importncia. So elas: a
avaliao (que estudaremos adiante), a elaborao de Tabela de Temporalidade, a determinao
de listas e editais de eliminao, de modos e mtodos de eliminao de documentos, a
possibilidade de doao dos documentos, etc.
1. DIAGNOSTICO
a anlise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituio, de
forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoo de medidas que visem
aumentar a eficincia do mesmo. O diagnstico proporciona informaes como:
1. Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar, etc.);
2. Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);
3. Condies de armazenamento;
4. Estado de conservao do documento;
5. Espao fsico ocupado;
6. Volume documental;
7. Controle de emprstimos (frequncia de consultas);
8. Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao)
necessidades de mudanas das instituies, e sempre reservar espaos para assuntos e situaes
que so desconhecidos das instituies, mas podem ocorrer.
Os Planos ou Cdigos de Classificao so elaborados por uma comisso constituda
exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os
planos podem seguir dois critrios: o estrutural, ou organizacional, que classifica os documentos
de acordo com a estrutura da instituio; e o funcional, que classifica os documentos de acordo
com as atividades desenvolvidas pela instituio.
Atualmente, de modo geral, mais recomendado que se utilize o critrio de classificao
funcional, por ser mais flexvel. Caso uma instituio tenha optado por utilizar o critrio estrutural,
ter que fazer mudanas no plano toda vez que criar, extinguir, fundir ou dividir algum de seus
setores, por exemplo.
Quando se utiliza o critrio funcional, por mais que se modifique a estrutura de uma
instituio, suas atividades permanecem as mesmas, pois seu objetivo foi definido no momento de
sua criao.
Abaixo esto dois exemplos de Cdigo de Classificao. O primeiro classifica os
documentos de acordo com as funes da instituio que os produziu, e o segundo classifica os
documentos de acordo com o assunto de que tratam, independente da rea de atuao da
instituio.
Como podem perceber, os documentos recebem cdigos de acordo com a funo da
instituio. Esta funo dividida em subjunes, atividades e tarefas. Sempre se vai do geral para
o especfico.
Como dito antes, o concursando deve guardar esses conceitos, pois tm relao com o
assunto da aula de hoje, os Mtodos de Arquivamento. Agora vamos a eles.
Os mtodos de Arquivamento so os CRITRIOS que determinam o modo, a ordem de
guarda de documentos em um arquivo para posterior busca dos mesmos (recuperao da
informao). Esses mtodos de arquivamento so divididos em duas classes, os bsicos e os
padronizados (no confundir com a diviso em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos tratar
deles detalhadamente.
Os mtodos de arquivamento,
como j dito, se dividem em duas
classes, que so os mtodos bsicos e
os mtodos padronizados. Por sua vez,
pertencem classe dos bsicos quatro
mtodos:
alfabtico,
numrico,
geogrfico e ideogrfico. classe dos
padronizados pertencem outros cinco
mtodos:
variadex,
automtico,
soundex, mnemnico e rneo. Vamos
observar (e guardar) os esquemas:
MTODOS BSICOS
MTODO ALFABTICO
O candidato deve prestar especial ateno a este mtodo, pois o mais cobrado em
provas! Esse mtodo consiste em simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos
seus correspondentes. Contudo, necessrio seguir um conjunto de regras para a organizao de
um arquivo com esse mtodo. exatamente esse o motivo que o torna o mais cobrado em provas:
o examinador procura saber se o candidato tem o domnio dessas regras.
Vantagens: agilidade na recuperao da informao/documento, custo baixo, de fcil
implantao e assimilao.
Desvantagens: apresenta mais ocorrncias de erros no momento do arquivamento.
Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas para recuperao
da informao/documento.
A princpio, pode-se escolher entre dois critrios: letra por letra ou palavra por palavra. A
escolha de um implica na excluso do outro. Vamos, no exemplo, arquivar os documentos de
nome Alfredo Del Frete e Carlos De Penedo. Na ordenao alfabtica, o sobrenome sempre vem
antes do nome e em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critrios:
Com essas orientaes iniciais, vamos s regras desse mtodo. Todas as regras de
alfabetao so muito fceis. Isso mais um motivo para que o concursando as tenha decorado.
Apesar da quantidade (treze), vero que memoriz-las no difcil, e naturalmente, ao resolver
alguns exerccios, elas viro a mente. Vamos a elas:
Regra 01: Em nomes de pessoas fsicas considera o ltimo sobrenome e depois o
prenome. Ex.:
Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira
Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga
Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes
Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabtica considera-se a ordem
do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem
antes do O de SOUZA.