Shop 2012

Service Shop Pro
Service Shop Pro

Manual de Usuario
Copyright 2012-2013. Digital Lab. Derechos Reservados.
Service Shop Pro
ndice Temtico
Pg.
MENU PRINCIPAL
OPERACIONES ......................................................................................................................
CONFIGURACION ..................................................................................................................
AYUDA ....................................................................................................................................
SALIR ......................................................................................................................................
CONFIGURACIN
1.
2.
3.
EMPRESA
1.1
Datos de la Empresa ...............................................................................................................

6
1.2
Logo de la Empresa.................................................................................................................
6
1.3
Definiendo el encabezado principal..........................................................................................

7
USUARIOS
2.1
Agregar nuevos usuarios en el sistema....................................................................................

9
2.2
Asignando Grupos a un usuario ...............................................................................................

11
2.3
Asignando Mdulos a un usuario .............................................................................................

11
2.4
Editando datos generales de un usuario...................................................................................

12
2.5
Crear y/o cambiar la contrasea de usuario .............................................................................

13
2.6
Clculo de comisiones (servicio, facturas, remisiones) de un usuario ................................14
MISCELANEOS
3.1
Definiendo nombres de campos...............................................................................................

16
3.2
Nmeros de folio .....................................................................................................................

17
3.3
Logo a utilizar en el men principal..........................................................................................

17
3.4
Tasa del impuesto por default (IVA).........................................................................................

18
3.5
Monedas (divisas)....................................................................................................................
18
3.6
Definiendo lneas de categoras (inventario) ................................................................
3.7
Personalizando cantidad con letra ...........................................................................................

19
18
Service Shop Pro

Pg.
5.
6.
UTILERAS
4.1
Respaldo de la base de datos ................................................................................................

19
4.2
Reparacin de archivos ................................................................................................
4.3
Inicializacin de archivos ................................................................................................ 20
4.4
Importacin de records de respaldos........................................................................................

21
20
FORMATOS
5.1
Seleccionando formato x default (rdenes de servicio) ............................................................

21
5.2
Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio) ......................................................

22
SERVICIO (Mdulo de rdenes de Servicio)

6.1
Definicin de categoras ................................................................................................
23
6.2
Definicin del nmero de das de garanta por default .............................................................

23
6.3
Definicin de equipos a reparar ...............................................................................................

24
6.4
Definicin del costo x revisin de un equipo ................................................................
6.5
Definicin de la comisin por equipo reparado (tcnicos).........................................................

25
6.6
Edicin de nombres de campos de una orden de servicio........................................................

25
6.7
Tipo de foliacin en las rdenes de servicio.............................................................................

25
6.8
Definicin de los estados (status) de los equipos ................................................................26
6.9
Definicin de la lista de fallas (rdenes de servicio) ................................................................

27
6.10
Definicin de la lista de reparaciones (rdenes de servicio) .....................................................

28
24
OPERACIONES
7.
8.
CLIENTES Y CxC ...................................................................................................................
30
7.1
Agregar nuevos clientes al sistema..........................................................................................

31
7.2
Buscar clientes en la base de datos .........................................................................................

33
7.3
Impresin de etiquetas para correspondencia ................................................................
7.4
Filtros de informacin ..............................................................................................................

40
7.5
Reportes del mdulo................................................................................................................

42
ORDENES DE SERVICIO .......................................................................................................
37
45
8.1
Agregar una nueva orden de servicio.......................................................................................

45
8.2
Buscar rdenes de servicio ................................................................................................47
Service Shop Pro

Pg.
8.3
Filtros de informacin ..............................................................................................................

51
8.4
Secciones de una orden de servicio.........................................................................................

57
8.5
9.
10.
11.
12.
8.4.1
Equipo ................................................................................................................................
57
8.4.2
Garanta de Fbrica................................................................................................
57
8.4.3
Histrico ................................................................................................................................
58
8.4.4
Cotizacin ...............................................................................................................................
59
8.4.5
Multi-Ordenes................................................................................................
8.4.6
Fotografas ..............................................................................................................................
64
8.4.7
Seguimiento ............................................................................................................................
66
63
Reportes del mdulo................................................................................................................

67
REA DE TCNICOS
9.1
Introduccin .............................................................................................................................
71
9.2
Procesando las rdenes de servicio asignadas a un tcnico ....................................................

72
9.3
Tareas asignadas a un tcnico (tickets) ...................................................................................

84
9.4
Citas asignadas a un tcnico (agenda).....................................................................................

85
BITCORA ATENCIN A CLIENTES

10.1
Introduccin .............................................................................................................................
85
10.2
Agregar un nuevo ticket en el sistema......................................................................................

86
10.3
Buscar tickets de servicio................................................................................................87
10.4
Filtros de informacin................................................................................................
10.5
Reportes del mdulo ................................................................................................................

91
88
AGENDA DE CITAS
11.1
Introduccin .............................................................................................................................
95
11.2
Agregar una nueva cita en el sistema.......................................................................................

95
11.3
96
CENTRO DE PAGOS (Clientes)

12.1
Introduccin .............................................................................................................................
100
12.2
Bsqueda de recibos de pagos................................................................................................

100
Service Shop Pro

Pg.
13.
14.
15.
16.
12.3
105
12.4

108
CENTRO DE PAGOS (Proveedores)

13.1
Introduccin .............................................................................................................................
112
13.2
Bsqueda de recibos................................................................................................................
112
13.3
13.4

118
115
PROVEEDORES Y CxP
14.1
Agregar un nuevo proveedor al sistema ...................................................................................

122
14.2
Buscar proveedores en la base de datos..................................................................................

124
14.3
14.4

127
125
ALMACEN DE PARTES
15.1
Agregar un nuevo producto o servicio ......................................................................................

130
15.2
15.3

135
131
CAJA PUNTO DE VENTA

16.1
Introduccin .............................................................................................................................
139
16.2
Nueva venta ............................................................................................................................

140
16.3
Buscar productos en la base de datos ......................................................................................

140
16.4
Agregar productos al carrito de compras ..................................................................................

141
16.5
Cerrar la venta con factura................................................................................................

141
16.6
Cerrar la venta con remisin ................................................................................................

142
VENTAS (Clientes)
17.
FACTURAS
17.1
Agregar una nueva factura en el sistema .................................................................................

142
Service Shop Pro

Pg.
18.
19.
20.
21.
17.2
Buscar facturas en la base de datos.........................................................................................

145
17.3
Enlazar documentos a una factura ...........................................................................................

145
17.4
Abrir el almacn para seleccin de partes y servicios...............................................................

147
17.5
Cmo pagar el saldo de una factura.........................................................................................

149
17.6

150
REMISIONES
18.1
Agregar una nueva remisin en el sistema................................................................
151
18.2
Buscar remisiones en la base de datos ....................................................................................

156
18.3
Enlazar documentos a una remisin.........................................................................................

156
18.4

158
18.5
Cmo pagar el saldo de una remisin ......................................................................................

160
18.6

161
COTIZACIONES
19.1
Agregar una nueva cotizacin directa en el sistema ................................................................

165
19.2
Buscar cotizaciones en la base de datos ..................................................................................

168
19.3

168
19.4

170
PEDIDOS
20.1
Agregar un nuevo pedido en el sistema....................................................................................

174
20.2
Buscar pedidos en la base de datos .........................................................................................

176
20.3

176
20.4

178
DEVOLUCIONES DE VENTAS
21.1
Agregar una nueva devolucin de venta en el sistema.............................................................

182
21.2
Buscar devoluciones de ventas en la base de datos................................................................

185
21.3

185
COMPRAS (Proveedores)
22.
ORDENES DE COMPRAS
22.1
Introduccin .............................................................................................................................
189
Service Shop Pro

Pg.
23.
24.
22.2
Agregar una nueva orden de compra en el sistema................................................................

190
22.3
Buscar rdenes de compras en la base de datos................................................................

191
22.4
Abrir el almacn para seleccin de productos y servicios .........................................................

192
22.5

194
RECEPCIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

23.1
Introduccin .............................................................................................................................
197
23.2
Agregar un nuevo documento de recepcin de productos o servicios................................

198
23.3
Buscar recepciones de compras en la base de datos ...............................................................

200
23.4
Abrir el almacn para seleccin de productos y servicios .........................................................

200
23.5
Enlace de rdenes de compras ................................................................................................

203
23.6

203
DEVOLUCIONES DE COMPRAS
24.1
Introduccin .............................................................................................................................
208
24.2
Agregar una nueva devolucin de compra en el sistema..........................................................

208
24.3
Buscar devoluciones de compras en la base de datos..............................................................

210
24.4
Enlace de facturas o remisiones a devolver ................................................................ 210
24.5

211
Service Shop Pro
MEN PRINCIPAL
Operaciones
Cuando el usuario ha ingresado a Service Shop Pro como usuario registrado
proporcionando su contrasea o password de acceso, automticamente entra a la pantalla o
men principal, desde donde decide a cul rea desea acceder. Cabe mencionar que, de
acuerdo a los privilegios de acceso asignados en el expediente del usuario por el o los
Administradores del sistema, el usuario puede o no ingresar al mdulo de Configuracin. A
continuacin se muestra el men principal:
El men de operaciones contiene todas las funciones para acceder a cada uno de los
mdulos que conforman el sistema. Para ingresar a este men el usuario debe dar un clic con el
Mouse en la funcin Operaciones y el sistema mostrar la siguiente pantalla:
1
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Estos mdulos pueden ser restringidos por el Administrador del sistema para algn usuario
en particular. Este esquema de proteccin permite al Administrador asegurarse de que los
usuarios del sistema utilizarn y trabajarn nicamente en aquellas tareas que les fueron
encomendadas. Para ingresar en algn mdulo en particular slo tiene que dar un clic en el
botn con la imagen del mdulo deseado. Los mdulos que contiene el sistema son:
Clientes y CxC
Ordenes de servicio
rea de tcnicos
Bitcora - Atencin a clientes
Agenda de citas
Centro de pagos (clientes)
Proveedores y CxP
Almacn de partes
Caja punto de venta
Ventas (Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, Devs. de Ventas)
Compras (Ordenes de compras, Recepcin de Productos y Servicios, Devs. de
Compras)
Centro de pagos (proveedores)
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Desde el men de operaciones el usuario puede ingresar a los mdulos y llevar a cabo
todas las operaciones que el sistema soporta: captura de datos, agregar nuevos clientes,
rdenes de servicios, facturas, partes en el inventario, impresin de reportes, bsqueda y
consulta de informacin, etc.
Configuracin
Desde esta rea el Administrador configura varios parmetros que sern utilizados por los
usuarios en su trabajo diario. Entre las tareas que el Administrador puede realizar en esta rea
citamos las siguientes secciones:
Empresa.- Define los datos de la empresa tales como nombre, direccin o domicilio,
telfonos, correo electrnico, logo de la empresa, as como crear el encabezado que se
imprimir en varios documentos que emite el sistema (Orden de Servicio, Cotizaciones,
Facturas, Remisiones, etc.)
Usuarios.- Agregar los datos de nuevos usuarios que usarn el sistema, restringir
acceso a diversos mdulos, calcular comisiones, etc.
Miscelneos.- Definir algunos nombres de campos usados a travs de diferentes
mdulos del sistema, definir la nomenclatura de los folios que se usarn en diversos
mdulos, imagen favorita o logo de la empresa que se desplegar en el men principal,
impuesto aplicado en su Estado o Ciudad, monedas y su paridad usados en los precios
de los productos registrados en el almacn o inventario, lneas de categoras
(inventarios), y cantidad con letra.
Utileras.- Estas funciones permiten llevar a cabo tareas de mantenimiento sobre las
bases de datos; el Administrador puede realizar respaldos de los datos, recuperacin
bsica de archivos que no puedan ser ledos, inicializar archivos y sus vectores,
importar datos de archivos respaldados. Estas funciones son de efectos permanentes y
deben ser realizadas por personal calificado, de ah la importancia de restringir el
acceso al rea de Configuracin a los usuarios cuyas funciones sean operativas.
Formatos.- Seleccin del formato por default que se utilizar al imprimir rdenes de
servicio. El sistema contiene dos formatos que pueden ser seleccionados, el primero
imprime 1 orden de servicio por pgina (tamao carta), mientras que el segundo
imprime 2 rdenes de servicio por pgina (tamao carta).
Servicio.- Definir parmetros a utilizar en el mdulo de Ordenes de Servicio, tales
como categoras, das de garanta por default, equipos a reparar, costos x revisin,
comisin x equipo a tcnicos, tipo de foliacin, estados (status) de los equipos en taller,
definir fallas comunes encontradas en los equipos, y definir reparaciones y servicios
efectuados en los equipos.
Debido a que esta rea define varios parmetros del sistema es recomendable que el
Administrador restringa el acceso a esta rea para seguridad de la operatividad del sistema. Al
dar clic en esta funcin el sistema mostrar la primera seccin:
Service Shop Pro
Para cambiar de seccin dentro del rea de Configuracin el usuario debe dar un clic en la
pestaa correspondiente, tal y como se muestra en la siguiente figura:
En los siguientes captulos se explica con mayor detalle cada una de estas secciones.
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Ayuda
Con esta funcin el usuario puede leer el manual de usuario, el cual es un documento en
formato Adobe PDF , slo tiene dar un clic en esta funcin y el sistema mostrar este
documento en el monitor de su computadora.
Salir
Con esta funcin el sistema mostrar la siguiente pantalla con las siguientes opciones:
Cuando el usuario desea salir del sistema completamente es altamente recomendable que
utilice la funcin Cerrar Bases de Datos, ya que as se asegura la integridad de los datos
adems de que el sistema cierra ordenadamente todos los archivos abiertos.
La funcin Cambiar Usuario como su nombre lo indica, permite al operador cambiar de

usuario, esto es particularmente til cuando se desea dejar el sistema abierto o el operador
debe atender otras tareas, de esta manera al usar esta funcin solamente usuarios registrados
podrn re-ingresar al sistema proporcionando su contrasea; las bases de datos permanecen
abiertas.
Service Shop Pro
CONFIGURACIN
1. EMPRESA
1.1 Datos de la Empresa
En esta seccin el Administrador define o personaliza los datos de la Empresa o Centro de
Servicio Autorizado. El sistema muestra en los campos de esta seccin informacin que debe
ser reemplazada por los datos de la empresa; puede iniciar la captura de datos presionando la
tecla Tab de su teclado, y tecleando directamente la informacin, para pasar al siguiente
campo slo presione nuevamente la tecla Tab hasta completar el llenado de todos los
campos.
Algunos nombres de campos pueden ser redefinidos desde la seccin Miscelneos.
1.2 Logo de la Empresa

Para ingresar el logo de su empresa o imagen favorita debe usar la funcin Agregar la
cual se encuentra ubicada arriba de la imagen, como se muestra en la siguiente figura:
Al dar clic en esta funcin el sistema mostrar el cuadro de dilogo para buscar una
imagen en su disco duro, como se muestra en la siguiente figura:
6
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Se recomienda utilizar una imagen no muy pesada, cuyo tamao oscile entre 30 Kb a 200
Kb, y un formato de grficos universal como JPG o GIF.
1.3 Definiendo el encabezado principal

El sistema emite varios documentos a travs de los diferentes mdulos y en todos ellos se
incluye el encabezado que se define en esta seccin. Antes de usar esta funcin es
recomendable que el Administrador del sistema haya definidos los datos de la empresa o centro
de servicio autorizado ya que el sistema copia la informacin almacenada en estos campos
para crear el encabezado.
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Para crear el encabezado principal el Administrador debe hacer un clic en la funcin

Encabezado, ubicada a la izquierda de la pantalla en la seccin llamada botonera de
funciones:
Al confirmar la ejecucin de esta funcin el sistema copiar todos los datos de la empresa
en el encabezado, como se muestra a continuacin:
Cuando el sistema crea el encabezado todos los datos son colocados en esta rea
siguiendo cierto orden, sin embargo, el Administrador puede aplicarles algunas caractersticas
tipogrficas para mejorar su apariencia utilizando las opciones del men Format, como se
muestra en la siguiente figura:
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Para editar el encabezado puede usar el Mouse o ratn de su computadora y junto con las
funciones de seleccin de texto de Windows aplicar el formato deseado. Es importante no
aplicar caractersticas que excedan las capacidades tanto del sistema como de su impresora.
2. USUARIOS
2.1 Agregar nuevos usuarios en el sistema
Desde esta seccin el Administrador puede crear usuarios, darlos de baja del sistema,
editar sus datos, restringir el acceso a ciertos mdulos, definir a cul grupo va a pertenecer
(Administradores, Tcnicos, Vendedores), crear sus contraseas, y calcular sus comisiones.
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Para agregar un nuevo usuario al sistema el Administrador debe dar un clic en la funcin
Nuevo usuario como se muestra en la siguiente figura:
Despus de confirmar la ejecucin de esta funcin, el sistema

permite la captura de datos en los campos correspondientes, de igual
modo, para pasar de un campo al siguiente utilice la tecla Tab en su
teclado para mayor rapidez en la captura. Al ejecutar esta funcin el
sistema define los privilegios del nuevo usuario dndole acceso a todos
los mdulos del sistema, como se muestra en la siguiente figura:
10
Service Shop Pro
La mayora de los campos de esta seccin son opcionales, sin embargo es una buena
prctica mantener registro de la mayor cantidad de informacin posible de los empleados que
usarn el sistema. Entre los datos que puede ingresar tambin puede colocar la foto del usuario
para complementar su ficha o expediente.
2.2 Asignando Grupos a un usuario

Existen tres tipos de grupos a los que un usuario puede ser asignado; puede ser asignado
a uno nicamente o a los tres si se desea. Cada uno tiene como objetivo agrupar a aquellos
usuarios que sern enlistados o mostrados en ciertas funciones del sistema, por ejemplo, si a
un usuario se le asigna al grupo de Tcnicos, este usuario aparecer en la lista de tcnicos
cuando se est agregando una nueva orden de servicio al sistema.
Los usuarios asignados al grupo de Administradores podrn acceder a todos los mdulos,
agregar nuevos usuarios, restringir accesos a usuarios, eliminar registros, etc.
Los usuarios asignados al grupo de Vendedores sern enlistados o mostrados en mdulos

tales como Caja Punto de Venta, Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc.
Para asignar a un usuario a uno o todos los grupos debe marcar la casilla correspondiente
segn se muestra en la siguiente figura:
2.3 Asignando Mdulos a un usuario

El sistema permite restringir a un usuario el acceso a casi todos los mdulos que
conforman el sistema. Al ejecutar la funcin Nuevo usuario el sistema asigna acceso total a
todos los mdulos del sistema, sin embargo, es posible, como se ha mencionado, restringir el
acceso a ciertos mdulos, segn sea necesario.
11
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Para restringir el acceso a un mdulo el Administrador slo tiene que dar un clic en la
casilla correspondiente y verificar que sta vaca o sin marca, como se muestra en la siguiente
figura:
Se puede restringir el acceso a todos estos mdulos simplemente quitando la marca en

aquellos mdulos seleccionados. Para dejar que un usuario pueda ingresar a todos los mdulos
hay que marcar todas las casillas mostradas en esta seccin.
2.4 Editando datos generales de un usuario

Para poder cambiar los datos generales de un usuario, cambiar su contrasea, restringir o
no el acceso a un mdulo, etc. el Administrador debe abrir el expediente correspondiente dando
un clic en el nombre de usuario o en su carpeta, como se muestra en la siguiente figura:
Al dar clic con el Mouse en el nombre de usuario que se desea editar, el sistema abre el
expediente de dicho usuario para que se puedan editar los campos. Es importante recordar que
siempre hay que asignarle uno o ms grupos ya que de ello depende su utilizacin en diferentes
12
Service Shop Pro
mdulos. Los datos son registrados en el sistema conforme se van ingresando en los campos,
para guardar el expediente de un usuario no existe una funcin especial, basta con abrir su
expediente y teclear directamente en los campos; si desea editar los datos de otro usuario slo
tiene que seleccionarlo de la lista de usuarios dando un clic con el Mouse en su nombre.
2.5 Crear y/o cambiar la contrasea de un usuario

Cada usuario debe tener una contrasea para ingresar al sistema. Para crear o cambiar la
contrasea de un usuario debe usar la funcin para dicho propsito. El Administrador debe dar
un clic con el Mouse en el botn o directamente en el campo para ejecutar esta funcin, como
se muestra en la siguiente figura:
13
Service Shop Pro
Despus de confirmar la solicitud, el sistema muestra el siguiente cuadro de dilogo donde

deber introducir una contrasea y confirmarla:
Si la contrasea ya existe, el sistema le avisar sugiriendo que intente nuevamente con

otra contrasea.
Cuando algn usuario haya olvidado su contrasea debe notificar a su Administrador de

sistemas para que defina una nueva contrasea, siguiendo el procedimiento arriba descrito.
2.6 Clculo de comisiones

El sistema lleva un registro de las comisiones generadas ya sea por la reparacin de un
equipo o por la venta de algn producto o artculo, y mediante esta funcin es posible conocer
el monto de estas comisiones generadas en un periodo de tiempo definido al momento de
solicitar el reporte.
Para obtener un reporte de las comisiones de un usuario en particular debe abrir primero
su expediente. Luego, debe dar un clic con el Mouse en la funcin Comisiones como se
muestra a continuacin:
14
Service Shop Pro
En la pantalla anterior, el Administrador puede especificar un periodo de fechas de las

cuales desea saber las comisiones que ese usuario haya generado, ya sea en Servicios si es
que ese tcnico pertenezca a este grupo, o Facturas, o Remisiones, si es que este usuario
tambin est asignado al grupo de Vendedores.
Comisiones por Servicios (Tcnicos)
Cuando una orden de servicio es procesada es posible
determinar el pago por comisin que se entregar al tcnico que hizo
la reparacin. La seccin Servicio de esta misma rea
Configuracin, contiene una tabla general donde es posible fijar la
comisin x equipo que se pagar a los tcnicos.
Puede mandar a imprimir los resultados del periodo
directamente, y tambin puede revisar en pantalla la lista y hacer modificaciones a las
comisiones si as lo estima el Administrador.
15
Service Shop Pro
Al usar la opcin Edicin (pequeo lpiz) el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
rdenes cuya fecha de salida correspondan al periodo de tiempo especificado.
Comisiones por Facturas o Remisiones (Vendedores)

Para que esta funcin realice los clculos requeridos es importante primero definir el
porcentaje de ventas que recibir un Vendedor. Para lograr lo anterior, debe abrir el expediente
del usuario-vendedor y definir un porcentaje en el campo correspondiente, como se muestra en
la siguiente figura:
Luego, cuando un vendedor realiza una venta y prepara el

documento de salida (factura o remisin) debe seleccionar su nombre
de la lista de Vendedores para que el sistema pueda calcular la
16
Service Shop Pro
comisin correspondiente. El sistema calcula esta comisin basado en el importe total de la

venta.
Puede imprimir un reporte o primero revisar en pantalla la lista de

comisiones que el sistema calcul, y en caso necesario puede editar
dichas comisiones tambin.
3. MISCELANEOS
3.1 Definiendo nombres de campos
En esta seccin el Administrador puede definir varios
parmetros que sern usados en la operacin del sistema.
En esta seccin el usuario puede redefinir los nombres de
algunos campos, slo tiene que ingresar en el campo a
modificar y teclear el nuevo nombre, como se muestra en la
siguiente figura:
Estos campos son usados en diferentes mdulos del
sistema (clientes, proveedores, rdenes de servicio, ventas,
compras, etc.).
El sistema limita la edicin de cada campo a un mximo
de 13 caracteres.
17
Service Shop Pro
3.2 Nmeros de folio

La mayora de los mdulos genera un folio automtico por cada nuevo registro. Por default
el sistema empieza a generar documentos desde el folio nmero 1, sin embargo, en caso
necesario el Administrador puede establecer una nomenclatura diferente a 1, por ejemplo, si
necesita que la primera orden de servicio generada en el sistema empiece con el folio nmero
1000 puede definirlo de esta seccin.
Los folios de los mdulos que puede modificar son:
Para modificar el siguiente nmero de folio a utilizar de uno de estos mdulos debe dar un
clic en la funcin enseguida del campo (flecha hacia abajo), y el sistema mostrar un dilogo
desde podr definir el nuevo folio.
3.3 Logo a utilizar en el men principal
El Administrador puede cambiar la imagen a mostrar en el men principal usando esta
funcin. Slo tiene que dar clic en la funcin Usar otra imagen y el sistema le permitir
seleccionar cualquier imagen de su disco duro.
18
Service Shop Pro
3.4 Tasa del impuesto por default (IVA)

Desde este campo puede definir la tasa tributaria estndar que el sistema utilizar en
documentos tales como Facturas, Remisiones, Cotizaciones, Pedidos, etc.
Al crear un documento de venta o compra el sistema tomar lectura del porcentaje que en
este campo tenga definido.
3.5 Monedas (Divisas)
En esta tabla el Administrador define aquellas monedas o divisas que se utilizarn en el
almacn de partes o inventario. A cada artculo o producto registrado en el inventario se puede
definir el tipo de moneda, por default el sistema asigna PESOS.
Cuando varios artculos o productos son comprados en moneda extranjera, por ejemplo en
dlares, esta tabla resulta muy conveniente para ajustar o convertir su precio a moneda
nacional y as evitar ir artculo x artculo calculando su precio actual al convertir la divisa, para
mantener actualizado los precios del inventario.
3.6 Definiendo lneas de categoras (inventario)
En esta tabla el Administrador puede
definir una lista de Lneas de Categoras
para categorizar todos los productos del
almacn. Entre los mltiples reportes que
emite el mdulo de almacn el usuario puede
solicitar un reporte basado en una lnea de
productos para anlisis de informacin y toma
de decisiones. Puede definir todas las lneas
que sean necesarias.
19
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3.7 Personalizando Cantidad con Letra

Con esta opcin el Administrador define el formato que se usar para mostrar la cantidad
con letra en los documentos de ventas (salidas) o de compras (entradas). Bsicamente se
compone de dos elementos que pueden ser modificables: prefijo (tipo de moneda) y sufijo
(leyenda final). Por default, el sistema viene definido para usar la palabra PESOS como prefijo y
M.N. (Moneda Nacional) como sufijo.
Ejemplo: Una factura cuyo importe total sea de 465.75 pesos, el sistema mostrar la
siguiente cantidad con letra:
CUATROCIENTOS SESENTA Y CINCO PESOS 75/100 M.N.
4. UTILERAS
4.1 Respaldo de las Bases de Datos
Como parte de las tareas administrativas es importante realizar respaldos peridicos de la
base de datos. Para realizar respaldos de los datos el Administrador debe ingresar en la
seccin Utileras y ejecutar la funcin Respaldos.
Para iniciar un respaldo slo

tiene que hacer un clic con el
Mouse en la funcin Respaldos y
confirmar la tarea, como se
muestra en la siguiente figura.
El sistema copia los archivos

de datos en la carpeta Respaldo,
la cual est ubicada dentro de la
carpeta en donde se instal
Service Shop.
Una vez completado el sistema le avisar cuando se haya completado la tarea.
20
Service Shop Pro
4.2 Reparacin de archivos

En ocasiones pueden presentarse problemas en la operacin diaria del sistema con el
suministro de energa elctrica (luz), apagones, picos de voltaje, sobrecargas,
malfuncionamiento en el disco duro, etc. imprevistos que pueden llegar a perjudicar uno o ms
archivos, de ah que siempre es muy importante llevar un sistema de respaldos como primera
lnea de defensa en caso de problemas mayores con las bases de datos. Sin embargo, el
sistema cuenta tambin con una funcin que permite reparar bases de datos en caso de que
stos presenten problemas de dao
y
no
puedan
ser
ledos
correctamente por el sistema. Esta
funcin se denomina Reparacin de
Archivos y su uso es recomendable
que sea hecho por personal
calificado y/o Administrador del
sistema.
Nota:
Esta
funcin
est
disponible
para
el
usuario
nicamente
en
el
sistema
Monousuario, para la versin
Multiusuario
recomendamos
contacte a Digital Lab a travs de
nuestro departamento de soporte
tcnico para mayor asistencia.
Al ejecutar esta funcin el sistema mostrar la lista de bases de datos del sistema, el
Administrador debe seleccionar aquella base de datos que el sistema avisa que est daado y
no puede ser ledo. Una vez seleccionado el sistema intentar reparar el archivo daado
renombrndolo, una vez finalizada la reparacin el sistema mostrar una lista de errores donde
se podr conocer si fue o no reparado con xito. Siempre sugerimos que contacte a nuestro
departamento de soporte tcnico para mayor asistencia.
4.3 Inicializacin de archivos

Con esta funcin el Administrador puede inicializar una base de datos. Al inicializar una
base de datos se eliminan o borran todos los registros guardados en ella, y se reinician todos
los vectores de dicho archivo.
Deben tomarse las precauciones debidas ya que esta funcin elimina toda la informacin
contenida en la base de datos seleccionada de forma permanente y debe ser realizada por
personal calificado o el Administrador.
21
Service Shop Pro
4.4 Importar records de respaldos

Esta funcin importa todos los records de un archivo de respaldo. Su uso est diseado
para casos especiales, no se recomienda usarlo de manera experimental ni cuando se reparan
archivos, y debe ser usando bajo las instrucciones del departamento tcnico de Digital Lab para
mejor asistencia.
5. FORMATOS
5.1 Seleccionando formato x default (rdenes de servicio)
Desde esta seccin el Administrador define el formato a utilizar cuando se imprima o
visualice una orden de servicio.
22
Service Shop Pro
El sistema cuenta con dos formatos pre-definidos y el Administrador decidir cul de ellos
ser utilizado por el sistema para imprimir rdenes de servicio. Para establecer el formato por
default o estndar, slo tiene que dar un clic con el Mouse en la funcin correspondiente del
formato seleccionado, como se muestra en la siguiente figura:
5.2 Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio)

El formato 1 de las rdenes de servicio incluye un rea en donde se puede definir las
clusulas del servicio del centro de servicio o taller. Estas clusulas slo aparecen en este
formato y se imprimirn nicamente si se establece como formato estndar.
23
Service Shop Pro
6. SERVICIO (Mdulo de Ordenes de Servicio)

6.1 Definicin de categoras
A cada orden de servicio se debe asignar una categora para una mejor clasificacin de
dichas rdenes. El sistema cuenta con una lista pre-definida la cual cubre muchos aspectos de
los servicios que ofrecen los centros de servicio, sin embargo, el administrador puede definir
nuevas categoras dando un clic en la funcin Agregar, como se muestra en la siguiente
figura:
6.2 Definicin del nmero de das de garanta (por default)

Casi en su mayora, los centros de servicio o talleres ofrecen a sus clientes un periodo de
garanta el cual ampara por cierto tiempo las reparaciones efectuadas en sus equipos. El tiempo
de garanta puede variar de acuerdo a las polticas de cada taller, y desde este campo el
Administrador puede definir el nmero de das que por default se asignar a cada orden de
servicio. Este nmero ser ledo por el sistema cuando se genere una nueva orden de servicio,
sin embargo, este nmero puede ser modificado posteriormente en la misma orden si as se
requiere.
24
Service Shop Pro
6.3 Definicin de equipos a reparar

En esta tabla el Administrador define los equipos o unidades que el centro de servicio o
taller est especializado en su reparacin. Adems, puede tambin definir el costo x revisin a
un equipo as como el importe por concepto de comisin a un tcnico, si as lo determinan sus
polticas.
El sistema tiene una lista inicial pre-definida de equipos la cual puede ser editada por el
Administrador de acuerdo a sus necesidades. Para editar esta lista slo tiene que dar un clic
directamente en el campo a afectar y realizar las modificaciones. Para agregar un nuevo equipo
a la lista slo tiene que hacer un clic en la funcin Agregar como se muestra en la siguiente
figura:
6.4 Definicin del costo x revisin de un equipo

El sistema permite fijar un precio o costo por revisin de un equipo a reparar, de acuerdo a
las polticas del centro de servicio o taller, el Administrador puede establecer estos costos
simplemente tecleando dicha cantidad en el campo correspondiente. El sistema leer esta tabla
cuando est generando una nueva orden y si encuentra definido un costo por revisin para el
equipo que se est recibiendo dicha cantidad ser consignada en la nueva orden. Esta costo
puede ser modificado posteriormente directamente en la orden de servicio si as se requiere.
25
Service Shop Pro
6.5 Definicin de la comisin por equipo reparado (Tcnicos)

Tambin, en esta misma tabla, el Administrador puede definir si as lo cree conveniente, el
importe que se pagar por comisin al tcnico que repare dicho equipo, estas cantidades sern
ledas por default por el sistema cuando genere una nueva orden de servicio sin importar si ya
se asign un tcnico o no a la misma, sin embargo, siempre es posible modificar o editar esta
cantidad directamente en la orden de servicio.
6.6 Edicin de nombres de campos de una orden de servicio
A diferencia de los nombres de campos globales que se definen en la seccin
Miscelneos, estos nombres de campos aplican nicamente a las rdenes de servicio. Para
modificar y/o editar alguno de ellos simplemente tiene que dar un clic con el Mouse en el campo
correspondiente y realizar los cambios.
6.7 Tipo de foliacin en las rdenes de servicio

Cuando se agrega una nueva orden de servicio el sistema puede generar un nmero de
folio para su posterior identificacin. El sistema cuenta con dos tipos de foliacin: Automtico o
Manual. Al utilizar la foliacin automtica el sistema va generando un nmero consecutivo y
empezar con el nmero o folio definido en la seccin Misclaneos\Nmeros de folio. Al usar
la foliacin Manual el sistema preguntar antes de crear la nueva orden por el siguiente folio a
utilizar. Por default el sistema utiliza la foliacin automtica.
26
Service Shop Pro
6.8 Definicin de los estados (status) de los equipos

En cada orden de servicio el usuario puede definir en Estado (status) para identificar la
situacin actual de dicha orden o equipo, lo cual facilita enormemente el procesamiento de
rdenes, la atencin al cliente, y la toma de decisiones.
El sistema cuenta con una lista pre-definida estndar de Estados que pueden ser aplicados
a cualquier orden de servicio. Estos estados estn asociados a un color lo que permite al
usuario obtener un mapa visual y una identificacin rpida cuando ya se est familiarizado con
este esquema.
Adems del color y la descripcin de un estado, el Administrador debe indicar en dnde
est el equipo cuando se le asigna ese estado, es decir, debe seleccionar con la opcin
Seala estar en el lugar fsico donde se encuentra el equipo. El nombre de estas son opciones
y cmo el sistema los procesa son:
Taller.- Todos los estados bajo opcin sern mostrados en una orden de servicio
abierta, es decir, que el equipo se encuentra en poder del centro de servicio o taller.
Cliente.- El sistema permite escoger cualquier estado bajo esta opcin cuando se va a
cerrar una orden de servicio y se va a entregar el equipo a su respectivo dueo
(Cliente).
Terceros.- Sirve para indicar que dicho Estado ha sido asignado a un equipo que est
en poder del centro de servicio pero que ha sido enviado con un tercero o taller externo
para realizar alguna reparacin especial.
El sistema tiene una lista pre-definida de estados o status y no puede ser editada ni
removida. Para agregar una nuevo Estado, el Administrador debe dar un clic en cualquiera de
los colores que no haya sido definido o utilizado an como se muestra en la siguiente figura.
27
Service Shop Pro
Luego, el sistema mostrar los campos para definir el nuevo Estado:
Actualmente el sistema permite definir hasta 25 Estados o Status.
6.9 Definicin de la lista de fallas (rdenes de servicio)

En esta tabla el Administrador define la lista de fallas ms comunes conocidas por el centro
de servicio o taller con el fin de agilizar el ingreso de una nueva orden de servicio. Esta lista
puede ser editada por el
Administrador
para
adaptarla a sus propias
necesidades.
Para
agregar una nueva falla
debe dar un clic en la
funcin Agregar la cual
est dentro del crculo
rojo:
28
Service Shop Pro
6.10 Definicin de la lista de reparaciones (rdenes de servicio)

En esta tabla el Administrador define la lista de reparaciones ms comunes empleadas por
el centro de servicio. Esta lista es posteriormente utilizada por los tcnicos cuando estn
documentando los procedimientos de reparacin utilizados. Para agregar una nueva reparacin
en la lista el Administrador debe dar un clic en la opcin Agregar como se muestra a
continuacin:
No obstante que la lista de reparaciones aqu definida sirve como lista estndar al
momento de agregar una nueva orden o abrir una orden existente, el tcnico tiene la libertad de
seleccionar una opcin de esta lista, o bien, teclear directamente una que no se encuentra en
ella.
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Service Shop Pro
OPERACIONES
7. CLIENTES y CxC
Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Clientes y CxC
para entrar en el mdulo de Clientes. Desde este mdulo se agregan nuevos clientes, se puede
realizar bsquedas de clientes registrados, imprimir etiquetas para correspondencia con los
datos de clientes registrados, imprimir reportes, etc.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar aquellos clientes que cumplan
con el criterio especificado. La lista de nombres que aparece en esta pantalla es de todos
aquellos clientes que ya estn registrados en el sistema.
La pantalla principal del mdulo de clientes se muestra en la siguiente figura:
30
Service Shop Pro
7.1 Agregar nuevos clientes al sistema

Esta funcin permite agregar o dar de alta un nuevo cliente en el sistema. Al ejecutar esta
funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los campos y
secciones para capturar o ingresar todos sus datos. Para agregar un nuevo cliente al sistema
debe dar un clic con el Mouse en la funcin Nuevo Cliente y confirmar su accin, como se
muestra en las siguientes figuras:
Despus de que el usuario ha confirmado la creacin de un nuevo expediente el sistema

mostrar la siguiente pantalla para iniciar la captura de datos:
31
Service Shop Pro
Todos los campos son opcionales excepto el nombre del cliente. Adems, cada expediente
cuenta con diferentes secciones para consultar e incluso agregar nuevos registros.
Cada expediente cuenta con las siguientes secciones:
General.- En esta seccin se ingresan los datos generales del cliente, referencias, datos
de facturacin, observaciones, etc.
Reparaciones.- En esta seccin el usuario puede ver todas las rdenes de servicio que
un cliente tiene registrado en el sistema. Adems, puede realizar bsquedas de
rdenes, y agregar nuevas rdenes.
Recibos de pagos.- Esta seccin muestra todos los pagos realizados por el cliente para
su consulta. Desde aqu el usuario puede registrar un nuevo pago realizado por el
cliente, realizar bsquedas de pagos registrados, e imprimir recibos.
Cotizaciones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las cotizaciones
registradas a favor del cliente. El sistema maneja dos tipos de cotizacin: 1. Directa, 2.
Servicio, ambas son mostradas en esta tabla. Adems, el usuario puede crear una
nueva cotizacin directa usando la funcin correspondiente, y realizar bsquedas.
Facturas.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las facturas registradas a
favor del cliente. Adems, desde aqu puede crear nuevas facturas usando la funcin
Nueva Factura, y realizar bsquedas.
Remisiones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las remisiones
registradas a favor del cliente. Adems, desde aqu puede crear nuevas remisiones
usando la funcin Nueva Remisin, y realizar bsquedas.
Agenda de citas.- En esta seccin el usuario puede registrar una cita para un cliente.
Con este nuevo mdulo es posible agendar citas para los clientes, por ejemplo: visitas a
domicilio para revisin de equipos, etc.
Bitcora.- En esta seccin el usuario puede consultar y dar seguimiento a todas las
actividades relacionadas con el cliente. El sistema genera un ticket por cada nueva tarea
o requerimiento. Con este nuevo mdulo ahora es posible para un centro de servicio
mejorar su departamento de atencin a clientes.
Seleccionando el Nombre del Cliente o Nombre de la Empresa?
Al agregar un nuevo cliente en el sistema, el usuario puede ingresar tanto el nombre del
cliente como el nombre de la empresa o compaa para la que trabaja dicho cliente, entonces el
sistema le da la opcin de escoger en qu forma desea que el sistema muestre a este cliente en
las listas; para realizar esto, el usuario debe seleccionar en el campo Mostrar como la opcin
correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
32
Service Shop Pro
Equipos de un cliente
Esta funcin le permite al usuario agregar o dar de alta un nuevo equipo
cuando abre el expediente de un cliente, desde esta pantalla podr consultar
los equipos registrados de este cliente:
7.2 Buscar clientes en la base de datos

El usuario puede buscar el expediente de un cliente o seleccionar alguno de un grupo de
ellos cuando se haga una bsqueda global, por ejemplo, por apellido paterno. Para buscar el
expediente de un cliente el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en
33
Service Shop Pro
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nombre del expediente y da clic
en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho expediente.
En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no se encontraron
records en la bsqueda.
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas el usuario puede ingresar en la pantalla
correspondiente haciendo clic en el botn Catalogo de la funcin Buscar:
Luego el sistema mostrar la pantalla denominada Bsquedas Avanzadas:
34
Service Shop Pro
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios nombres a la
vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este concepto.
Caso # 1: El usuario desea buscar a todos los clientes que viven en la colonia o barrio
Santa Cecilia, para lograr esto, el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de
Bsquedas Avanzadas:
Al dar clic en esta funcin el sistema entra en modo Find o Bsqueda, y muestra los
campos en blanco para que el usuario teclee la informacin a buscar y presione la tecla <Enter>
para indicarle al sistema que realice la bsqueda:
35
Service Shop Pro
En caso de que el sistema encuentre expedientes que cumplan con el criterio especificado
los mostrar en pantalla:
Caso #2: El usuario desea encontrar todos los expedientes de clientes con Clasificacin
Micro Empresa y cuya residencia sea en las colonias o barrios Santa Cecilia y Ajusco:
Primero da un clic en la funcin Buscar, el sistema entra en modo Bsqueda, y el usuario
teclea santa cecilia y micro empresa en los campos correspondientes, tal y como se muestra
en la siguiente figura:
Luego, el usuario debe especificar el siguiente criterio, para ello debe hacer un clic en la
funcin Agregar criterio como se muestra en la siguiente figura, teclea la informacin del
segundo criterio y cuando est listo presiona la tecla <Enter> en su teclado para iniciar la
bsqueda, si el sistema encuentra expedientes que cumplan con los criterios especificados los
mostrar en pantalla:
36
Service Shop Pro
El sistema muestra los resultados:
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir nombres, y especificar

ms criterios de bsqueda. Asimismo, cuando se realizan bsquedas y el sistema muestra los
resultados en pantalla al conjunto de estos expedientes encontrados se les denomina Records
Encontrados, este conjunto de records encontrados pueden ser utilizados para imprimir
etiquetas para correspondencia con la funcin Etiquetas, o bien, puede imprimir un listado con
estos records con la funcin Listado.
Para salir de la pantalla de Bsquedas Avanzadas el usuario debe hacer un clic en la

funcin Salir (pequea puerta caf).
7.3 Impresin de etiquetas para correspondencia

Esta funcin permite al usuario imprimir desde una etiqueta, utilizando los datos
registrados en el expediente de un cliente, o de un grupo de clientes. El primer paso
antes de imprimir etiquetas es haber realizado una Bsqueda Avanzada, de esta
manera el sistema seleccionar desde uno hasta un grupo de clientes para los cuales
se desea imprimir etiquetas de correspondencia.
Para abrir la pantalla de etiquetas el usuario debe dar un clic en la funcin
37
Service Shop Pro
Etiquetas:
Nota: El sistema imprime nicamente en plantillas Avery 8160 y similares. Esta plantilla
5/8
puede imprimir 30 etiquetas de tamao 1 x 2 organizadas en 3 columnas x 10 filas, y son de
fcil adquisicin en tiendas especializadas de suministros para oficinas.
Paso 1: Buscar expedientes

Antes de empezar a imprimir etiquetas, el usuario debe tener en mente a
quin o quines desea imprimir en una etiqueta, para ello cuenta con la funcin
Buscar, puede hacer una bsqueda bsica tecleando el nombre del cliente
(Buscar), escoger toda la base de datos (Todos), o hacer una Bsqueda
Avanzada (Catalogo). En todos los casos el sistema mostrar los datos en el
campo Etiqueta de acuerdo a su eleccin.
38
Service Shop Pro
Paso 2: Seleccin de parmetros

Etiquetas
En este campo el sistema lee los datos bsicos de un expediente y los muestra a travs de
ella. Si hay ms de un expediente o record encontrado puede navegar a travs de stos usando
las teclas con flechas colocadas debajo del campo para tal propsito.
El usuario tiene la opcin incluso de teclear cualquier informacin en dicho campo y
mandarlo a imprimir en una etiqueta si as lo requiere, claro, tratando de no exceder los lmites
visuales y fsicos de la etiqueta.
Records
Con esta opcin el usuario le indica al sistema el rango de records o expedientes que
desea imprimir. Por ejemplo, si el usuario realiz una bsqueda de todos aquellos clientes que
viven en una colonia especfica y encontr que 11 records o expedientes cumplen con su
criterio, aqu debe seleccionar si desea que se impriman los datos de los 11 records
encontrados, o si imprime nicamente el record o datos que estn en ese momento en el campo
Etiqueta.
39
Service Shop Pro
Orientacin
Con esta opcin el usuario define la orientacin con la que se imprimirn la o las etiquetas,
tiene mayor relevancia cuando se van a imprimir varias etiquetas. Puede elegir para que el
sistema imprima etiquetas fila x fila, o columna x columna.
Imprimir
Con esta opcin al usuario puede ser todava ms especfico si desea imprimir una sola
etiqueta, sin embargo para que tenga pleno efecto debe seleccionar la opcin Record actual
desde el cuadro Records, como se muestra en la siguiente figura:
7.4 Filtros de informacin

El mdulo de clientes cuenta con dos poderosos filtros con los cuales puede obtener un
extracto de aquellos clientes o expedientes que cumplan con el criterio especificado. Los filtros
de este mdulo se denominan Clasificacin y Estado. Para filtrar expedientes el usuario debe
hacer un clic en la seccin correspondiente:
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Service Shop Pro
Clasificacin
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin de mostrar aquellos
expedientes o clientes que cumplan con la opcin seleccionada, en este caso, con la
clasificacin que se les haya asignado al crear su expediente.
El usuario slo tiene que seleccionar una opcin y automticamente el sistema mostrar
todos aquellos clientes cuya clasificacin coincida con la requerida::
41
Service Shop Pro
7.5 Reportes del mdulo

Bsicamente todos los mdulos del sistema poseen un generador de reportes, los cuales
permiten al usuario o administrador emitir reportes que cumplan con los criterios especificados
para su anlisis o toma de decisiones. Para acceder al generador de reportes el usuario debe
hacer clic en la seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para mayor alcance en los resultados generados. Los
reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
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Service Shop Pro
Colonia
Al usar esta opcin el sistema genera una lista de todas las colonias que estn registradas
en expedientes sin repeticiones, es decir, si el sistema encuentra 5 clientes que viven en la
misma colonia solamente mostrar una vez el nombre de esa colonia.
Clasificacin
El sistema permite a un usuario o administrador seleccionar cualquiera de las opciones que
estn definidas en esta lista. Esta lista puede ser personalizada por el Administrador de acuerdo
a sus necesidades de manera tal que permita ejercer una mejor clasificacin de sus clientes.
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Service Shop Pro
Estado
Este es otro campo que permite al Administrador establecer otro esquema de clasificacin.
Cuando el usuario agrega un nuevo expediente, el sistema automticamente le asigna el
Estado de Activo, las opciones de esta lista tambin pueden ser personalizadas de acuerdo a
las necesidades del centro de servicio y/o personal administrativo.
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las opciones deseadas para
imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el Mouse en la funcin Imprimir, y el sistema
mostrar la ventana de impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
Con esta funcin el usuario puede exportar los datos generados por un
reporte a diferentes formatos. Por default, el sistema utiliza el formato *.CSV
para exportar la informacin ya que este formato es compatible con la mayora
de aplicaciones de hojas de clculo tales como Excel, Lotus 1-2-3, Symphony,
etc., sin embargo, el usuario puede seleccionar otros formatos segn sea
requerido. Los formatos a los cuales el sistema puede exportar son:
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm
Tab-Separated Text Files

Comma-Separated Text Files
SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files
Al ejecutar esta funcin el

sistema muestra la ventana para
exportar datos, y pide que el usuario
defina un nombre de archivo, y la
carpeta de destino a donde se enviar
la informacin. Tambin puede
seleccionar cualquiera de los formatos
arriba mencionados
44
Service Shop Pro
8. RDENES DE SERVICIO
Este mdulo lleva el control de todas las actividades del centro de servicio o taller, tales
como crear nuevas rdenes de servicio, procesamiento de rdenes, consultas, reportes, etc.
Para ingresar en este mdulo desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la
funcin Ordenes de Servicio.
Cuenta tambin con cinco poderosos filtros de informacin para mostrar aquellas rdenes
que cumplan con el criterio especificado.
La pantalla principal del mdulo de rdenes de servicio se muestra en la siguiente figura:
8.1 Agregar una nueva orden de servicio

Esta funcin permite agregar o dar de alta una nueva orden de servicio en el sistema. Al
ejecutar esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los
campos y secciones para capturar o ingresar todos los datos. Para agregar una nueva orden
de servicio al sistema debe dar un clic con el Mouse en la funcin Nueva Orden y confirmar su
accin, como se muestra en las siguientes figuras:
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Service Shop Pro

Cada orden de servicio posee diferentes secciones para su procesamiento y seguimiento,

los cuales se describen brevemente a continuacin:
General.- En esta seccin se ingresan los datos generales de la orden de servicio,
nombre del cliente, nombre del tcnico, fallas del equipo, observaciones del
recepcionista, etc.
Garanta de fbrica.- Existen centros de servicio que reciben equipos como garantas
de fbrica. En esta seccin el usuario puede registrar datos de dichos equipos para
complementar su ficha tcnica.
46
Service Shop Pro
Histrico.- En esta seccin el usuario puede consultar informacin relacionada a un

equipo basado en su nmero de serie. Si un equipo ha ingresado ms de una vez para
reparacin al centro de servicio es posible consultar fechas, fallas y reparaciones del
mismo de todas las veces que ha reingresado.
Cotizacin.- En esta seccin se define el costo del servicio. El usuario debe consignar
en esta cotizacin las partes o refacciones empleadas, as como el costo por mano de
obra. Adems, puede conectarse con el almacn para seleccionar partes registradas,
as como agregar al mismo almacn nuevas partes y servicios. Tambin puede emitir
una factura o remisin desde esta misma seccin basado en los artculos definidos en la
cotizacin misma.
Multi-Ordenes.- Cuando un cliente acude al centro de servicio con ms de 1 equipo a
reparar puede utilizar esta seccin para imprimir 1 sola orden que incluya todos los
equipos que se dejan a reparacin, ahorrando papel y evitando la necesidad de imprimir
una orden por cada equipo recibido.
Fotografas.- El usuario puede agregar fotos o imgenes de un equipo sin importar
cuntas veces ha re-ingresado, todas las fotos que se han tomado a un equipo podrn
ser consultadas en esta seccin.
Seguimiento.- Esta seccin es til para darle seguimiento a una orden de servicio, se
puede documentar aspectos administrativos de la reparacin, comunicacin con el
cliente, etc. Cualquier evento o requerimiento relacionado a una orden de servicio el
usuario puede generar un nuevo ticket de servicio.
8.2 Buscar rdenes de servicio

El usuario puede buscar el expediente de una orden de servicio usando la funcin
Buscar, e ingresando el nmero de orden asignado al equipo. En caso de existir el nmero de
orden el sistema abrir su expediente para su procesamiento.
Para buscar una orden de servicio el usuario debe hacer un clic en la funcin Buscar
como se muestra en la ilustracin:
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana desde donde se
ingresa el nmero de orden a buscar:
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Service Shop Pro
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas el usuario puede ingresar en la pantalla
Desde esta pantalla el usuario puede realizar bsquedas que engloben varios rdenes de
servicio a la vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este
concepto.
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Service Shop Pro
Caso # 1: El usuario desea encontrar todos los equipos de marca Sony, para lograr esto,
el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de Bsquedas Avanzadas:
En caso de que el sistema encuentre rdenes que cumplan con el criterio especificado los
Caso #2: El usuario desea encontrar todas las rdenes de servicio cuyas Marca sean
Panasonic y Sony y su Estado sea Bajo Reparacin.
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Service Shop Pro
Primero da un clic en la funcin Buscar, el sistema entra en modo Bsqueda, y el usuario

teclea panasonic y bajo reparacin en los campos correspondientes, tal y como se muestra
bsqueda; si el sistema encuentra rdenes de servicio que cumplan con los criterios
especificados los mostrar en pantalla:
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir ms datos, y

especificar ms criterios de bsqueda. Para salir de la pantalla de Bsquedas Avanzadas el
usuario debe hacer un clic en la funcin Salir (pequea puerta caf).
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Service Shop Pro

El mdulo de rdenes de servicio cuenta con cinco poderosos filtros con los cuales el
usuario puede obtener un extracto de aquellas rdenes o expedientes que cumplan con el
criterio especificado. Los filtros de este mdulo se denominan General, Garanta Taller,
Garanta Fbrica, Categora, Estado, y Cliente. Para filtrar rdenes el usuario debe hacer un clic
en la seccin correspondiente y en su caso seleccionar opciones:
General
Esta seccin muestra todas las rdenes de servicio, en el orden en que han sido
agregados al sistema.
Garanta Taller
El sistema muestra todas aquellas rdenes en cuya categora se asign la opcin
Garanta del Taller. Esta opcin debe aplicarse a todas aquellas rdenes que regresan al
centro de servicio para validar la garanta de una reparacin anterior.
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Service Shop Pro
Cuando se agrega una nueva orden de servicio al sistema, el usuario debe clasificar la
misma seleccionando la opcin correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
Garanta Fbrica
El sistema despliega todas aquellas rdenes de servicio a cuya categora se asign la
opcin Garanta de Fbrica. Estos equipos son los que llegan para validar su garanta a
Centros de Servicio Autorizados.
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Service Shop Pro
Cuando se agrega una nueva orden de servicio al sistema, el usuario debe clasificar la
misma seleccionando la opcin correspondiente, como se muestra en la siguiente figura:
Categora
Con este filtro el usuario puede desplegar todas aquellas rdenes que cumplan con la
opcin seleccionada en el campo Categora.
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Service Shop Pro
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio que cumplan con la opcin seleccionada,
como se muestra en la siguiente figura:
Estado
Con este filtro el usuario puede obtener una lista todas aquellas rdenes que cumplan con
la opcin seleccionada en el campo Estado.
54
Service Shop Pro
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio que cumplan con la opcin seleccionada,
Cliente
Con este filtro el usuario puede consultar todas las rdenes de servicio registradas a un
mismo cliente.
55
Service Shop Pro
El sistema filtra aquellas rdenes de servicio del cliente seleccionado, como se muestra en
8.4 Secciones de una orden de servicio

Cada orden de servicio est compuesta de siete secciones para un procesamiento
adecuado. Con estas secciones el usuario podr conocer detalladamente todo lo relacionado
con una orden de servicio. A continuacin se describe cada una de estas secciones.
8.4.1 Equipo
En esta seccin el usuario ingresa las caractersticas del equipo a reparar. Adems, asigna
el nombre del cliente, nombre del tcnico, fallas del equipo, observaciones del recepcionista,
etc.
Cuando el cliente llega con un equipo para revisin y reparacin al taller el usuario debe
generar una nueva orden de servicio dando un clic en la funcin Nueva Orden y el sistema
presentar todos los campos necesarios para capturar la informacin del cliente, equipo,
accesorios, fallas que presenta, observaciones del recepcionista, etc.
En la siguiente imagen mostramos la pantalla de una nueva orden de trabajo o servicio.
56
Service Shop Pro
8.4.2 Garanta de Fbrica

Esta seccin est diseada para aquellos centros de servicio autorizado quienes reciben
equipos como garanta de fbrica, sus campos almacenan informacin relacionada para el
control y seguimiento con los fabricantes.
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Service Shop Pro
8.4.3 Histrico
En esta seccin el usuario puede consultar el historial de servicio de un equipo, ya que se
basa en el nmero de serie para rastrear el mismo a travs de todas las rdenes de servicio
registradas en el sistema.
Es importante que el usuario o capturista de datos ingrese siempre el nmero de serie del
equipo cuando ste se recibe en el centro de servicio, ya que as el sistema puede dar un
seguimiento adecuado a la informacin.
Para abrir cualquier expediente mostrado en esta lista slo tiene que dar un clic con el
Mouse en el nmero de orden y/o en su carpeta asociada, y el sistema mostrar toda la
informacin relevante a dicha orden en los campos correspondientes.
Es posible conocer las fechas en que fue procesado anteriormente, el tcnico que repar el
equipo, los mtodos de reparacin empleados, las fallas detectadas, etc.
58
Service Shop Pro
8.4.4 Cotizacin | Presupuesto

En esta seccin el usuario define cul ser el costo del servicio. En este documento el
usuario puede mostrar al cliente la relacin de partes y refacciones empleadas para efectuar la
reparacin, as como el costo de mano de obra.
Cuenta con funciones para conectarse directamente con el almacn y seleccionar aquellas
partes o refacciones que sern parte de la actual cotizacin, tambin puede agregar nuevos
productos y servicios al almacn si as se requiere.
El usuario encontrar en esta seccin toda la informacin necesaria para comunicar al
cliente el costo del servicio: partes o refacciones empleadas, nombre del equipo, modelo,
nombre del cliente, telfonos, nombre del tcnico que repar el equipo, reparaciones
efectuadas, as como crear una factura o remisin basado en la informacin contenida en la
cotizacin.
Adems, cuenta con funciones para aprobar la reparacin por parte del cliente, y hacer los
clculos necesarios para determinar el costo del servicio neto basado en la respuesta del
cliente.
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Aprobacin de una orden de servicio

Una vez que el usuario tiene la cotizacin final que ha de entregarse al cliente, debe usar la
funcin llamada Aprobacin. Debido a que el cliente tiene la decisin final respecto a si
aprueba o no la reparacin de su equipo, la respuesta que emita incide directamente en el
cargo que se le har.
Para aprobar la reparacin de un equipo, el usuario debe dar un clic en la funcin
Aprobacin, como se muestra en la siguiente figura:
El sistema internamente procesa la decisin del cliente de la siguiente manera:
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INICIO
Cliente Recibe
Cotizacin Final
Aprobacin
Importe a Pagar =
Costo x Revisin
Importe a Pagar =
Total de Cotizacin
FIN
Para ejecutar el proceso anterior, el usuario debe

dar un clic en la funcin Aprobacin y el sistema
mostrar la pantalla de aprobacin, dependiendo de la
respuesta del cliente el usuario debe dar un clic en la
funcin correspondiente. Al dar clic en la funcin
Autorizado el cliente acepta la cotizacin, el sistema
asigna el Estado Reparar - Aprobado, y traslada el
importe total hacia el campo Costo del Servicio.
Si no acepta la cotizacin, asigna el Estado
Entregar - No Aprobado, y traslada el Costo x Revisin
(si hay) hacia el campo Costo del Servicio.
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Service Shop Pro
Conectar con almacn

Desde esta pantalla el usuario puede conectarse con el almacn para
cargar partes y servicios a la actual cotizacin para agilizar la captura de datos y
elaborar ms rpidamente dicho documento.
Para conectar con almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn y
el sistema mostrar la pantalla desde donde el usuario podr buscar y
seleccionar partes as como agregar nuevas partes si as se requiere.
Todos los productos o partes registradas en el almacn deben ser asignados a su

respectiva categora para facilitar la bsqueda de partes. El sistema cuenta con poderosas
herramientas para buscar partes de diferentes formas. Para cargar una parte o refaccin a la
actual cotizacin el usuario slo tiene que dar un clic en el nombre del producto o servicio e
indicarle al sistema cuntas partes desea agregar.
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Facturar una orden de servicio

El usuario puede generar una Factura o Remisin al sistema a partir de
la informacin contenida en la actual cotizacin usando la funcin Factura.
Al usar esta funcin el sistema agrega una nueva factura o remisin, carga
los datos del cliente, y transfiere los artculos y servicios presentes en la
actual cotizacin. Esto sin duda acelera el procesamiento de una orden de
servicio y evita tener que volver a capturar toda la informacin.
8.4.5 Multi-rdenes
Usualmente, un cliente lleva un equipo a servicio y/o reparacin, el usuario agrega una
nueva orden de servicio al sistema y se le entrega al cliente copia impresa de la orden de
servicio como comprobante. Sin embargo, en los casos en que el cliente lleva al centro de
servicio ms de 1 equipo a la vez se vuelve poco prctico imprimir ms de un comprobante
adems de tener que hacer ms uso de papel, tinta, etc.
En esta seccin el usuario puede imprimir un solo comprobante que incluya todos sus
datos as como la lista de los equipos que entrega para servicio.
El usuario debe agregar a la lista cada una de las rdenes que desea aparezcan en el
comprobante impreso, para lograr lo anterior debe dar un clic en el campo Orden# para que el
sistema muestre todas las rdenes de servicio del cliente y seleccionar las que le interesen.
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8.4.6 Fotografas
Desde esta seccin puede asociar fotografas o imgenes a un equipo, sin importar que
existan diferentes rdenes de servicio para el mismo equipo. Para que el sistema mantenga un
registro de fotos o imgenes de un equipo es indispensable que el usuario ingrese el nmero
de serie del equipo cuando est agregando una nueva orden de servicio. Cada foto asociada a
un equipo puede ser documentada, con lo cual se ampla extraordinariamente el conocimiento
acerca de cualquier reparacin anterior.
Para asociar una foto al equipo, el usuario debe dar un clic en la funcin Nueva foto,
confirmar, y el sistema mostrar la ventana de seleccin de archivos. Es muy importante
mencionar que hay 2 formas de integrar una imagen en el sistema, ambas son similares, sin
embargo, el primer mtodo coloca la imagen en el campo aumentando el tamao de la base de
datos la misma cantidad que contiene la imagen, es decir, si una imagen o foto pesa 500Kb
esa misma cantidad aumentar la base de datos lo cual lo hace imprctico y poco
recomendable; el segundo mtodo es ms eficiente y altamente recomendable, ya que el
sistema no aumenta en tamao, slo almacena la ruta o carpeta donde se encuentra dicha
imagen y la despliega en pantalla nicamente cuando es requerida en ese momento.
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El mtodo recomendado para cargar fotografas o imgenes al ejecutar la funcin Nueva

foto es marcando la casilla Store only a reference to the file , como se muestra en la siguiente
figura:
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8.4.7 Seguimiento
En esta seccin los usuarios del sistema pueden documentar cronolgicamente cualquier
asunto o evento relacionado con la orden de servicio, mediante la generacin de tickets de
servicio. Esta seccin forma parte del mdulo Bitcora Atencin a Clientes, diseada para
mejorar la atencin al cliente respecto a cualquier comunicacin establecida con l, solucin de
imprevistos, etc.
No hay lmites en la cantidad de tickets que se pueden generar en una orden de servicio.
Otra particularidad de esta seccin es que puede funcionar como centro de mensajes entre el
personal administrativo y el personal tcnico, mediante la asignacin de un usuario en el campo
Atendido por se puede establecer el nombre de la persona quien est llevando el caso, y dicha
persona puede consultar todos los tickets asignados por l o para l.
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Este generador de reportes permite al usuario o administrador emitir reportes que cumplan
con los criterios especificados. Para acceder al generador de reportes el usuario debe hacer clic
en la seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
utilizan una combinacin de opciones para mayor alcance en los resultados generados. Para
seleccionar un reporte solo debe dar un clic en el campo Reporte y escoger una opcin de la
lista emergente.
Los reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
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Periodo
Los resultados de algunos de estos reportes pueden ser limitados por un periodo de
tiempo. Esto es til cuando se desea conocer la actividad registrada o productividad alcanzada
en un periodo determinado. En la lista de reportes se puede apreciar aquellos reportes para los
cuales se puede establecer un periodo de tiempo en los resultados a mostrar. El periodo de
tiempo se define en estos dos campos dentro del marco Periodo, slo tiene que ingresar y
definir un rango de fechas.
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Tcnico
Para los reportes donde se requiere conocer aquellas rdenes que han sido reparadas por
uno de los tcnicos del centro de servicio, existe este campo donde el usuario deber escoger
el nombre de alguno de los tcnicos.
Cliente
En este campo el usuario puede seleccionar el nombre de un cliente y ser utilizado en el
reporte Ordenes x cliente.
Categora
En este campo el usuario puede especificar alguna categora para emitir reportes que
aceptan esta opcin.
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Estado
Asimismo, se podr escoger alguna opcin de esta lista para emitir reportes que acepten
esta opcin.
mostrar la ventana de impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento.
Exportar datos
Con esta funcin el usuario puede exportar los datos generados por un reporte a diferentes
formatos. Por default, el sistema utiliza el formato *.CSV para exportar la informacin ya que
este formato es compatible con la mayora de aplicaciones de hojas de clculo tales como
Excel, Lotus 1-2-3, Symphony, etc., sin embargo, el usuario puede seleccionar otros formatos
segn sea requerido. Los formatos a los cuales el sistema puede exportar son:
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
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Service Shop Pro
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana para exportar datos, y solicita que el
usuario defina un nombre de archivo y la carpeta de destino a donde se enviar la informacin.
Tambin desde esta ventana puede seleccionar cualquiera de los formatos arriba mencionados.
9. REA DE TCNICOS
9.1 Introduccin
Este mdulo est diseado para que los tcnicos del centro de servicio puedan procesar
sus rdenes de servicio, abrir manuales de servicio, elaborar cotizaciones (si tienen los
permisos para ello), revisar sus citas de trabajo, y atender los tickets de servicio asignados a su
cuenta.
El procesamiento de rdenes de servicio puede ser realizado por el personal desde los
mdulos de Ordenes de Servicio como de rea de Tcnicos. Gracias al esquema de
seguridad del sistema es posible para un Administrador delegar funciones especficas a sus
diferentes reas operativas. Por tal motivo, el rea de tcnicos fue creada atendiendo esa
necesidad; si un Administrador desea que sus tcnicos de servicio nicamente ingresen al
sistema para procesar sus respectivas rdenes de servicio, documentar fallas, leer manuales de
servicio electrnicos (ej. Archivos PDF), etc. puede hacerlo al restringir desde el mdulo de
Usuarios el acceso a todos los mdulos ms sensibles del sistema, excepto al rea de tcnicos.
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9.2 Procesando las rdenes de servicio asignadas a un tcnico

Cuando un tcnico de servicio ingresa en el rea de tcnicos el sistema mostrar la
siguiente pantalla:
Esta pantalla es un poco similar a la pantalla de Nueva Orden de Servicio, sin embargo
contiene otros elementos que le permiten al tcnico acceder y abrir cualquier orden de servicio
asignado a su cuenta.
Para que un tcnico pueda consultar las rdenes de servicio que han sido asignadas a su
cuenta o banco de trabajo debe dar clic en la funcin Tcnico para que el sistema despliegue
la lista de tcnicos y seleccione su nombre, tal y como se muestra en la siguiente figura:
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Luego, el sistema despliega la lista de tcnicos registrados en el sistema para que elija su
nombre:
Al seleccionar un tcnico de la lista el sistema abre su cuenta y muestra su nombre en el

campo:
Una vez que ha elegido su nombre puede abrir cualquier orden de trabajo o servicio que le
haya sido asignado para consulta y/o documentar procedimientos de reparacin, basado en el
estado o status de las rdenes, slo tiene que elegir o seleccionar un Estado para que el
sistema filtre todas sus rdenes basadas en dicho estado. Es ms fcil
Por ejemplo, digamos que un tcnico desea ver todas las rdenes asignadas en su cuenta
que estn bajo el estado o status Reparar - Aprobado, para ello slo tiene que dar un clic en el
campo Estado como se muestra en la siguiente figura:
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El sistema muestra la lista de rdenes con Estado: Reparar - Aprobado. Para abrir una
orden slo tiene que dar un clic en el nmero de orden y/o en la carpeta asociada. Tambin,
una vez abierta esta ventana puede cambiar el Estado para mostrar otras rdenes que cumplan
con el criterio especificado:
y el sistema mostrar todas las rdenes con Estado: Reparar - Aprobado.
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Asignando un Estado o Status

Para cambiar el estado o status de una orden de servicio el tcnico
debe usar la funcin Asignar Estado, no hay restricciones para poner
cualquier estado siempre que se requiera.
Manuales de Servicio
El mdulo de Manuales de Servicio permite llevar un registro de todos los manuales y
diagramas elctricos con los que cuenta el centro de servicio. En la
actualidad, existe mucha informacin y/o literatura tcnica disponible en
formatos electrnicos por su conveniencia y fcil manejo.
Desde este mdulo el Administrador o usuario puede crear su
biblioteca electrnica para acceder a los manuales ya sea en formato
electrnico, o bien, tambin conocer la ubicacin fsica en caso de contar
con este tipo de manuales y hayan sido registrados.
Para ingresar a este mdulo slo tiene que hacer un clic en la funcin Manuales y el
sistema mostrar la pantalla correspondiente:
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Para agregar un nuevo manual de servicio en el sistema, el usuario debe

usar la funcin Nuevo Manual presentando la pantalla para iniciar la captura
de datos:
En cada nuevo registro el usuario debe asignar una clave manualmente. Bajo esta clave el
sistema reconocer todos los modelos que maneja un manual de servicio, los archivos
electrnicos almacenados, y las direcciones de Internet.
Veamos un ejemplo para explicar este concepto. Digamos que el Administrador registr un
nuevo manual con la clave M-002 de una impresora Epson Stylus con los modelos C40UX,
C40SX, C20UX, C20SX. Ahora pensemos que un cliente lleva al taller de servicio una
impresora Epson Stylus modelo C40SX. Debido a que este modelo ya est registrado en el
mdulo de manuales bajo la clave M-002 el sistema detectar que ya hay un modelo registrado
y lo asociar automticamente al momento de agregar la nueva orden de servicio. Luego,
cuando esta orden de servicio sea abierta desde el mdulo rea de Tcnicos el sistema
mostrar que existe un manual disponible y/o enlaces a Internet para consulta, como se
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Service Shop Pro
Cuando no existe ningn manual o archivo asociado a un modelo de equipo el sistema

muestra la siguiente leyenda:
Luego entonces, regresando a nuestro ejemplo, si existe un manual disponible el tcnico

puede acceder a toda la literatura registrada para ese modelo dando un clic en la funcin Abrir
manual como se muestra en la siguiente figura:
y el sistema mostrar la ventana para seleccionar un documento o enlace a Internet:
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Debido a que se registr un documento en formato PDF en este manual para abrirlo slo
debe dar un clic en el nombre o en la carpeta:
el sistema leer el documento en su aplicacin original:
Si el usuario da un clic en enlaces a sitios de Internet automticamente el sistema abrir un

navegador de Internet y abrir el sitio seleccionado.
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Histrico
En esta seccin el usuario puede consultar el historial de servicio de un equipo, ya que se
basa en el nmero de serie para rastrear el mismo a travs de todas las rdenes de servicio
registradas en el sistema.
Es importante que el usuario o capturista de datos ingrese siempre el nmero de serie del
equipo cuando ste se recibe en el centro de servicio, ya que as el sistema puede dar un
seguimiento adecuado a la informacin.
Para abrir cualquier expediente mostrado en esta lista slo tiene que dar un clic con el
Mouse en el nmero de orden y/o en su carpeta asociada, y el sistema mostrar toda la
informacin relevante a dicha orden en los campos correspondientes.
Es posible conocer las fechas en que fue procesado anteriormente, el tcnico que repar el
equipo, los mtodos de reparacin empleados, las fallas detectadas, etc.
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Cotizacin
En esta seccin el usuario define cul ser el costo del servicio. En este documento el
usuario puede mostrar al cliente la relacin de partes y refacciones empleadas para efectuar la
reparacin, as como el costo de mano de obra.
Cuenta con funciones para conectarse directamente con el almacn y seleccionar aquellas
partes o refacciones que sern parte de la actual cotizacin.
El usuario encontrar en esta seccin toda la informacin necesaria para comunicar al

cliente el costo del servicio: partes o refacciones empleadas, nombre del equipo, modelo,
nombre del cliente, telfonos, nombre del tcnico que repar el equipo, reparaciones
efectuadas, etc.
Adems, cuenta con funciones para aprobar la reparacin por parte del cliente, y hacer los
clculos necesarios para determinar el costo del servicio neto basado en la respuesta del
cliente.
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Aprobacin de una orden de servicio

Una vez que el usuario tiene la cotizacin final que ha de entregarse al cliente, debe usar la
funcin llamada Aprobacin. Debido a que el cliente tiene la decisin final respecto a si
aprueba o no la reparacin de su equipo, la respuesta que emita incide directamente en el
cargo que se le har.
Para aprobar la reparacin de un equipo, el usuario debe dar un clic en la funcin
Aprobacin, como se muestra en la siguiente figura:
El sistema internamente procesa la decisin del cliente de la siguiente manera:
INICIO
Cliente Recibe
Cotizacin Final
Aprobacin
Importe a Pagar =
Costo x Revisin
Importe a Pagar =
Total de Cotizacin
FIN
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Service Shop Pro
Para ejecutar el proceso anterior, el usuario debe dar un clic en la funcin Aprobacin y el
sistema mostrar la pantalla de aprobacin, dependiendo de la respuesta del cliente el usuario
debe marcar la casilla segn corresponda. Esta casilla funciona como un switch, cuando est
marcada significa que el cliente acepta la cotizacin, el sistema asigna el Estado Reparar Aprobado, y traslada el importe total hacia el campo Costo del Servicio.
Si no acepta la cotizacin, asigna el Estado Entregar - No Aprobado, y traslada el Costo x

Revisin (si hay) hacia el campo Costo del Servicio.
Conectar con almacn

Desde esta pantalla el usuario puede conectarse con el almacn para
cargar partes y servicios a la actual cotizacin para agilizar la captura de datos y
elaborar ms rpidamente dicho documento.
Para conectar con almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn y
el sistema mostrar la pantalla desde donde el usuario podr buscar y
seleccionar partes.
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Service Shop Pro
Todos los productos o partes registradas en el almacn deben ser asignados a su

respectiva categora para facilitar la bsqueda de partes. El sistema cuenta con poderosas
herramientas para buscar partes de diferentes formas. Para cargar una parte o refaccin a la
actual cotizacin el usuario slo tiene que dar un clic en el nombre del producto o servicio e
indicarle al sistema cuntas partes desea agregar.
Fotografas
Desde esta seccin puede asociar fotografas o imgenes a un equipo, sin importar que
existan diferentes rdenes de servicio para el mismo equipo. Para que el sistema mantenga un
registro de fotos o imgenes de un equipo es indispensable que el usuario ingrese el nmero
de serie del equipo cuando est agregando una nueva orden de servicio. Cada foto asociada a
un equipo puede ser documentada, con lo cual se ampla extraordinariamente el conocimiento
acerca de cualquier reparacin anterior.
Para asociar una foto al equipo, el usuario debe dar un clic en la funcin Nueva foto,
confirmar, y el sistema mostrar la ventana de seleccin de archivos. Es muy importante
mencionar que hay 2 formas de integrar una imagen en el sistema, ambas son similares, sin
embargo, el primer mtodo coloca la imagen en el campo aumentando el tamao de la base de
datos la misma cantidad que contiene la imagen, es decir, si una imagen o foto pesa 500Kb
esa misma cantidad aumentar la base de datos lo cual lo hace imprctico y poco
recomendable; el segundo mtodo es ms eficiente y altamente recomendable, ya que el
sistema no aumenta en tamao, slo almacena la ruta o carpeta donde se encuentra dicha
imagen y la despliega en pantalla nicamente cuando es requerida en ese momento.
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Service Shop Pro
El mtodo recomendado para cargar fotografas o imgenes al ejecutar la funcin Nueva

foto es marcando la casilla Store only a reference to the file , como se muestra en la siguiente
figura:
9.3 Tareas asignadas a un tcnico (tickets)

En esta seccin los tcnicos pueden consultar todos los tickets asignados a ellos,. Esta
seccin forma parte del mdulo Bitcora Atencin a Clientes, diseada para mejorar la
atencin al cliente respecto a cualquier comunicacin establecida con l, etc.
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Service Shop Pro
9.4 Citas asignadas a un tcnico (agenda)

En esta seccin el tcnico podr consultar todas las citas que han sido asignadas a su
cuenta. El tcnico puede seleccionar una fecha y todas las citas registradas ese da a su
nombre sern mostradas en pantalla.
Para abrir una cita y consultar mayores datos debe dar un clic en en la carpeta al final de la
cita.
10. BITCORA - ATENCIN A CLIENTES
10.1 Introduccin
Desde este mdulo el usuario puede generar nuevos tickets de servicio y atencin al
cliente. El sistema permite guardar y consultar toda la informacin relacionada a los
requerimientos de sus clientes. Puede tambin realizar bsquedas de tickets registrados e
imprimirlos.
Tambin, cuenta con filtros de informacin para consultar informacin ms especfica por
ejemplo, tickets por fecha, tickets por estado, y tickets por usuario. Finalmente el usuario puede
obtener reportes impresos con el generador de reportes del mdulo.
85
Service Shop Pro
10.2 Agregar un nuevo ticket en el sistema

El sistema permite generar nuevos tickets desde este mdulo
directamente, tambin puede generar tickets de servicio desde los mdulos de
Clientes y CXC y Ordenes de Servicio.
Al generar un nuevo ticket el sistema le asigna un nmero de ticket para
su posterior identificacin. Para generar un nuevo ticket debe dar un clic en la
funcin Nuevo Ticket y confirmar, el sistema permitir entonces capturar o
ingresar informacin. Debe seleccionar un cliente registrado de la base de datos o teclear
cualquier nombre:
86
Service Shop Pro
10.3 Buscar tickets de servicio

Para realizar bsquedas de tickets de servicio el usuario debe dar un clic en la funcin
Buscar. Esta funcin abre una ventana para ingresar el nmero de ticket a buscar:
Luego, el sistema buscar el nmero de ticket especificado y si lo encuentra cargar sus

datos en la ventana de tickets para su consulta:
87
Service Shop Pro

Este mdulo cuenta con tres filtros de informacin para consultas ms especficas. El
usuario puede buscar tickets por fecha, por estado y por asignacin (usuario).
Tickets por fecha

El usuario debe especificar una fecha y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
tickets de servicio que fueron generados en dicha fecha:
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Service Shop Pro
Tickets por estado

El usuario debe seleccionar un estado o status para que el sistema muestre todos los
tickets de servicio que actualmente tengan dicho estado:
Para seleccionar un Estado o Status debe dar un clic en el campo Estado y escoger una
opcin, tal como se muestra en la siguiente figura:
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Service Shop Pro
Tickets por asignacin (usuario)

Para mostrar todos los tickets x usuario debe escoger el nombre de un usuario y el sistema
mostrar todos sus tickets de servicio:
Para seleccionar un usuario debe dar un clic en el campo Usuario y escoger el nombre de
un usuario, como se muestra a continuacin:
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Service Shop Pro

Reporte
lista emergente.
Los reportes que un usuario o administrador puede emitir en este mdulo son:
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Service Shop Pro
Periodo
Asignado a (usuario)
Para los reportes donde se requiere conocer aquellos tickets de servicio que han sido
asignados a un usuario en particular, existe este campo donde el usuario deber escoger el
nombre de alguno de ellos.
92
Service Shop Pro
Prioridad
El usuario puede establecer la prioridad de atencin para un ticket de servicio
seleccionando una opcin de la lista emergente de este campo:
Estado
En este campo el usuario puede especificar un Estado para emitir reportes que aceptan
esta opcin.
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las opciones

deseadas para imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el Mouse en la
funcin Imprimir, y el sistema mostrar la ventana de impresin para
seleccionar una impresora y enviar el documento.
93
Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
94
Service Shop Pro
11. AGENDA DE CITAS
11.1 Introduccin
La agenda electrnica del sistema permite guardar y consultar todas las citas registradas.
El centro de servicio puede ahora registrar citas o visitas que harn sus tcnicos a sus clientes y
de esta manera establecer un plan de trabajo o de logstica, rutas, etc.
Cada cita registrada permite guardar el nombre del cliente, telfono, fecha, hora, usuario
asignado, estado o status, y asunto o tarea a realizar. Cuenta adems con filtros de informacin
para mostrar informacin especfica.
11.2 Agregar una nueva cita al sistema

Para agregar una nueva cita el usuario debe dar un clic en la funcin
Nueva Cita y despus de confirmar, el sistema permitir el acceso a los
campos de captura o ingreso de datos, como se muestra a continuacin:
95
Service Shop Pro
Puede seleccionar un cliente de la base de datos o teclear directamente el nombre de un

cliente que no se encuentre registrado an.

usuario puede consultar citas por fecha, por mes, y por asignacin (usuario).
96
Service Shop Pro
Citas por fecha

El usuario debe especificar una fecha y el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
citas de servicio que fueron generados para esa fecha:
Por default, el sistema al entrar en este filtro el sistema mostrar aquellas citas de servicio
que registradas para la fecha actual del PC u ordenador. Para solicitar que muestre otras fechas
puede usar las flechas del campo Fecha para avanzar y retroceder en el calendario, o bien,
puede ingresar en este campo y teclear directamente cualquier fecha:
Al cambiar una fecha tecleando directamente en el campo Fecha debe dar un clic fuera
del campo para que el sistema realice los clculos internos y muestre los resultados en pantalla.
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Service Shop Pro
Citas por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todas aquellas
citas de servicio que fueron registradas para ese mes y ao:
Para solicitar al sistema que muestre

un mes y ao especficos debe dar un clic
en el campo correspondiente y escoger una
opcin.
Adems, puede imprimir la lista de

citas usando la opcin Imprimir citas
dando un clic en la imagen, como se
muestra a continuacin:
98
Service Shop Pro
Citas por asignacin (usuario)

Para consultar todas las citas de servicio asignadas a un usuario en una fecha especfica,
debe dar un clic en el campo Usuario escoger un usuario de la lista emergente, y luego, definir
una fecha en el campo Fecha.

estas citas de servicio debe dar un clic en el
campo correspondiente y escoger una
opcin.
Adems, puede imprimir la lista de citas usando la opcin Imprimir citas dando un clic en
la imagen, como se muestra a continuacin:
99
Service Shop Pro
12. CENTRO DE PAGOS (Clientes)

12.1 Introduccin
Este mdulo permite consultar todos los pagos realizados por los clientes. El importe de
cada pago efectuado por un cliente es guardado en un campo especial llamado A Cuenta,
cuando se agrega un nuevo cliente al sistema ste registra este campo especial para
operaciones financieras; este campo puede ser considerado como un acumulador o monedero
en donde el sistema incrementar su saldo cuando recibe un pago o disminuir su saldo cuando
se aplique una cantidad a un documento de venta (Factura o Remisin).
Para ejemplificar este concepto observe la siguiente figura:
12.2 Bsqueda de recibos de pago

Con esta funcin el usuario puede buscar recibos de pago usando la
funcin Buscar, con esta funcin el usuario debe teclear el nmero de recibo a
buscar.
100
Service Shop Pro
si existe el sistema lo abrir en la ventana Recibo para su consulta:
Cmo se ha mencionado anteriormente, estos recibos son registrados en el sistema desde

los mdulos de Clientes, Facturas, y Remisiones.
101
Service Shop Pro
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas, el usuario debe usar primero la funcin Buscar e
inmediatamente despus usar la funcin Catlogo:
vez, o varios criterios a la vez. Veamos algunos casos para ejemplificar este concepto.
102
Service Shop Pro
Caso # 1: El usuario desea buscar a todos los pagos por concepto de Anticipo, para
lograr esto, el usuario debe dar un clic en la funcin Buscar de Bsquedas Avanzadas:
En caso de que el sistema encuentre registros que cumplan con el criterio especificado los
Caso #2: El usuario desea encontrar todos los pagos de clientes que fueron realizados con
fecha 23/04/2009 por concepto de Pago completo y Anticipo.
Primero debe dar un clic en la funcin Buscar para que el sistema entre en modo
Bsqueda, entra en el campo Fecha y teclea 23/04/2009 y despus en el campo Concepto
teclea pago completo, como se muestra en la siguiente figura:
103
Service Shop Pro
bsqueda, si el sistema encuentra expedientes que cumplan con los criterios especificados los
De la misma manera, al realizar bsquedas avanzadas puede incluir nombres, y especificar

ms criterios de bsqueda. Asimismo, cuando se realizan bsquedas y el sistema muestra los
resultados en pantalla al conjunto de estos registros encontrados se les denomina Records
Encontrados, este conjunto de records encontrados pueden ser utilizados para imprimir un
listado de estos records con la funcin Listado.
104
Service Shop Pro

usuario puede consultar pagos realizados el da actual, por fecha, y por mes.
Pagos del da actual

Al entrar en este filtro el sistema mostrar en pantalla todos los pagos registrados durante
el da:
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Service Shop Pro
Pagos por fecha

Este filtro muestra todos los pagos realizados en una fecha determinada. Para solicitar los
pagos de una fecha determinada, el usuario debe modificar la fecha del campo Fecha como
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Pagos por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
pagos que fueron registrados para ese mes y ao:

opcin.
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Service Shop Pro

Reporte
lista emergente.
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Service Shop Pro
Periodo
Cliente
Con esta opcin el usuario puede solicitar reportes que involucren el nombre de un cliente
en particular.
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Service Shop Pro
Concepto
Utilice esta opcin para solicitar reportes que incluyan alguno de estos conceptos.
Forma de pago
Con esta opcin el usuario puede consultar reportes basado en alguna de estas formas de
pago.
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Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
111
Service Shop Pro
13. CENTRO DE PAGOS (Proveedores)

13.1 Introduccin
Este mdulo permite consultar todos los pagos realizados por el centro de servicio a sus
proveedores. El importe de cada pago efectuado a un proveedor es guardado en un campo
especial llamado A Cuenta, cuando se agrega un nuevo proveedor al sistema ste registra
este campo especial para operaciones financieras; este campo puede ser considerado como un
acumulador o monedero en donde el sistema incrementar su saldo cuando realice un pago a
proveedor, o disminuir su saldo cuando se aplique una cantidad a un documento de compra
(Factura o Remisin).
Para ejemplificar este concepto observe la siguiente figura:
13.2 Bsqueda de recibos de pago

El usuario puede buscar recibos de pago usando la funcin Buscar, con
esta funcin el usuario debe teclear el nmero de recibo a buscar.
112
Service Shop Pro
si existe el sistema lo abrir en la ventana Recibo para su consulta:
Cmo se ha mencionado anteriormente, estos pagos son registrados en el sistema desde

los mdulos de Proveedores y Recepciones.
113
Service Shop Pro
Bsquedas avanzadas
Para realizar bsquedas avanzadas en este mdulo el usuario debe ingresar en la pantalla
vez, o varios criterios a la vez.
114
Service Shop Pro


usuario puede consultar pagos realizados el da actual, por fecha, y por mes.
Pagos del da actual

Al entrar en este filtro el sistema mostrar en pantalla todos los pagos registrados durante
el da:
115
Service Shop Pro
Pagos por fecha

Este filtro muestra todos los pagos realizados en una fecha determinada. Para solicitar los
pagos de una fecha determinada, el usuario debe modificar la fecha del campo Fecha como
116
Service Shop Pro
Pagos por mes

El usuario debe especificar el mes y ao y el sistema mostrar en pantalla todos aquellos
pagos que fueron registrados para ese mes y ao:

opcin.
117
Service Shop Pro

Reporte
lista emergente.
118
Service Shop Pro
Periodo
Proveedor
Con esta opcin el usuario puede solicitar reportes que involucren el nombre de un
proveedor en particular.
Concepto
Utilice esta opcin para solicitar reportes que incluyan alguno de estos conceptos.
119
Service Shop Pro
Forma de pago
Con esta opcin el usuario puede consultar reportes basado en alguna de estas formas de
pago.
Exportar datos
120
Service Shop Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
121
Service Shop Pro
14. PROVEEDORES Y CXP
Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Proveedores y

CxP para entrar en el mdulo de Proveedores. Desde este mdulo se agregan nuevos
proveedores de productos y servicios, puede tambin realizar bsquedas de proveedores
registrados en el sistema, e imprimir reportes.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar aquellos proveedores que
cumplan con el criterio especificado. La lista de nombres que aparece en esta pantalla es de
todos aquellos proveedores que ya estn registrados en el sistema.
La pantalla principal del mdulo de proveedores se muestra en la siguiente figura:
14.1 Agregar un nuevo proveedor al sistema

Esta funcin permite agregar o dar de alta un nuevo proveedor en el sistema. Al ejecutar
esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y presenta al usuario todos los campos y
secciones para capturar o ingresar todos sus datos. Para agregar un nuevo proveedor al
sistema debe dar un clic con el Mouse en la funcin N. Proveedor y confirmar su accin, como
se muestra en las siguientes figuras:
122
Service Shop Pro

Todos los campos son opcionales excepto el nombre del proveedor. Adems, cada
expediente cuenta con diferentes secciones para consultar e incluso agregar nuevos registros.
Cada expediente cuenta con las siguientes secciones:
General.- En esta seccin se ingresan los datos generales del proveedor, logotipo,
referencias, datos de cuenta bancaria, observaciones, etc.
123
Service Shop Pro
Ordenes de compras.- En esta seccin el usuario puede ver todas las rdenes de
compras generadas para un proveedor. Adems, puede realizar bsquedas de rdenes,
y agregar nuevas rdenes.
Recepciones.- En esta seccin el usuario puede consultar todas las recepciones de
productos y/o servicios de este proveedor. Adems, puede agregar nuevos documentos
de recepcin y realizar bsquedas de documentos.
Recibos de pagos.- En esta seccin el usuario puede consultar todos los pagos
realizados a un proveedor. Tambin puede registrar nuevos pagos y/o abonos, as como
realizar bsquedas de pagos.
Seleccionando el Nombre de contacto o Nombre de la Empresa?

Al agregar un nuevo proveedor en el sistema, el usuario puede ingresar tanto el nombre de
de contacto as como el nombre de la empresa o compaa, entonces el sistema le da la opcin
de escoger en qu forma desea que muestre a este proveedor en las listas; para realizar esto,
el usuario debe seleccionar en el campo Mostrar como la opcin correspondiente, como se
14.2 Buscar proveedores en la base de datos

El usuario puede buscar el expediente de un proveedor dando un clic en la funcin
Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una

ventana donde el usuario teclea el
nombre del expediente y da clic en
el botn Buscar para que el
sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho expediente. En caso de que no exista el
nombre especificado el sistema avisar que no se encontraron records en la bsqueda.
124
Service Shop Pro

El mdulo de proveedores cuenta con dos poderosos filtros con los cuales puede obtener
un extracto de aquellos proveedores o expedientes que cumplan con el criterio especificado.
Los filtros de este mdulo se denominan Clasificacin y Estado. Para filtrar expedientes el
usuario debe hacer un clic en la seccin correspondiente:
Clasificacin
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin de mostrar aquellos
expedientes o proveedores que cumplan con la opcin seleccionada, en este caso, con la
clasificacin que se les haya asignado al crear su expediente.
El usuario slo tiene que seleccionar una opcin y automticamente el sistema mostrar
todos aquellos proveedores cuya clasificacin coincida con la requerida:
125
Service Shop Pro
Estado
Esta seccin muestra una lista de todos los proveedores cuyo Estado o Status haya sido
seleccionado en esta ventana:
La lista de opciones del campo Estado puede ser editada por el usuario o administrador del
sistema para adecuarla a las necesidades del centro de servicio.
126
Service Shop Pro

Este generador de reportes permite al
usuario o administrador emitir reportes que
cumplan con los criterios especificados. Para
acceder al generador de reportes debe hacer
clic en la seccin o tab denominada
Reportes.
Reporte
Esta
opcin
permite
al
usuario
seleccionar el reporte deseado. Algunos de
estos reportes utilizan una combinacin de
opciones para mayor alcance en los
resultados generados. Para seleccionar un
reporte solo debe dar un clic en el campo
Reporte y escoger una opcin de la lista
emergente.
Los reportes que un usuario o
administrador puede emitir en este mdulo
son:
127
Service Shop Pro
Colonia
Con esta opcin puede solicitar reportes de proveedores que residen en la colonia o barrio
sealado en este campo. El sistema muestra una lista de todas las colonias agregadas en
expedientes de proveedores.
Clasificacin
El sistema permite a un usuario o
administrador seleccionar cualquiera de las
opciones que estn definidas en esta lista. Esta
lista puede ser personalizada por el
Administrador de acuerdo a sus necesidades
de manera tal que permita ejercer una mejor
clasificacin de sus proveedores.
Estado
Este es otro campo que permite al
Administrador establecer otro esquema de
clasificacin. Cuando el usuario agrega un
nuevo expediente, el sistema automticamente
le asigna el Estado de Activo, las opciones de
esta lista tambin pueden ser personalizadas
de acuerdo a las necesidades del centro de
servicio y/o personal administrativo.
128
Service Shop Pro
Una vez que el usuario ha seleccionado un reporte y definido las

opciones deseadas para imprimir el reporte slo tiene que dar un clic con el
Mouse en la funcin Imprimir, y el sistema mostrar la ventana de
impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
Al ejecutar esta
funcin el sistema
muestra la ventana para
exportar datos, y solicita
que el usuario defina un
nombre de archivo y la
carpeta de destino a
donde se enviar la
informacin. Tambin
desde esta ventana
puede seleccionar
cualquiera de los
formatos arriba
mencionados.
129
Service Shop Pro
15. ALMACEN DE PARTES

Desde el men de operaciones el usuario debe dar un clic en la funcin Almacn de
partes para entrar en el mdulo de almacn. Desde este mdulo se agregan nuevos productos
y servicios, puede tambin realizar bsquedas de artculos registrados en el sistema, e imprimir
reportes.
Adems cuenta con dos filtros de informacin para mostrar ya sea la lista de productos
registrados, o la lista de servicios registrados.
La pantalla principal del mdulo de Almacn se muestra en la siguiente figura:
15.1 Agregar un nuevo producto o servicio

Esta funcin permite agregar o dar de alta nuevos artculos y/o servicios
en el sistema. Al ejecutar esta funcin el sistema crea un nuevo expediente y
presenta al usuario todos los campos para capturar o ingresar todos sus datos.
130
Service Shop Pro

En su mayora los campos son opcionales a excepcin de los campos Clave y Nombre,
donde el usuario deber ingresar estos datos antes de guardar su expediente. Desde esta
misma pantalla puede definir si es un producto o un servicio, slo tiene que seleccionar o elegir
la opcin correspondiente para que sea identificado por el sistema.
Prcticamente el mdulo de almacn est conectado o relacionado con casi todos los
mdulos del sistema. Tambin puede agregar productos y servicios desde otros mdulos
directamente.
Todos los campos son importantes, sin embargo existen algunos campos que se
recomienda ampliamente sean llenados ya que son utilizados para mostrar listas basados en su
contenido, tales como Producto | Servicio, Categora, y Lnea.
Definiendo si es un producto o un servicio

Se pueden definir productos y servicios en almacn. Cuando se est registrando un
producto es importante indicrselo al sistema primeramente seleccionando la opcin Producto
131
Service Shop Pro
Luego, es importante que se especifique a cul categora pertenece seleccionando de la

lista emergente la opcin que mejor describa su clasificacin, esta lista puede ser modificada
por el usuario o administrador:
Para el caso de un Servicio slo debe seleccionar la opcin Servicio en el campo

Producto | Servicio, definir un nombre y en el campo Categora definir la opcin Servicios,
como se muestra a continuacin:
132
Service Shop Pro

El almacn de productos y servicios cuenta con dos poderosos filtros con los cuales el
sistema puede mostrar ambas listas. Los filtros de este mdulo se denominan Productos y
Servicios respectivamente.
Productos
Como se ha descrito anteriormente, esta pantalla tiene la funcin la lista de productos
registrados en el almacn, el usuario slo tiene que dar un clic en el tab o seccin Productos:
133
Service Shop Pro
Servicios
De igual manera, para ver la lista de Servicios registrados en almacn el usuario debe dar
un clic en la seccin Servicios:
134
Service Shop Pro

con los criterios especificados. Para acceder al generador de reportes debe hacer clic en la
seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
lista emergente.
135
Service Shop Pro
Categora
Con esta opcin puede solicitar reportes de productos y servicios que pertenezcan a esta
categora. Esta lista es modificable por el usuario o administrador del sistema.
136
Service Shop Pro
Marca
Con esta opcin puede obtener reportes basado en la marca del producto. Esta lista es
modificable por el usuario o administrador del sistema.
Proveedor
Con esta opcin puede obtener un reporte basado en el nombre del proveedor que aqu
haya seleccionado.
Lnea
Con esta opcin puede obtener un reporte de productos basado en la lnea en la que estn
clasificados. Esta lista es modificable por el usuario o administrador.
137
Service Shop Pro
Existencias, Stock Mnimo, Stock Mximo

Estas opciones puede ser utilizadas para obtener reportes especficos que cumplan con el
criterio especificado.
mostrar la ventana de impresin para seleccionar una impresora y enviar el documento:
Exportar datos
*.tab
*.csv
138
Service Shop Pro
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
16. CAJA PUNTO DE VENTA
16.1 Introduccin
l sistema cuenta con una seccin de punto de venta para agilizar las ventas de productos
y emitir documentos de venta (facturas o remisiones). Est conformado por un buscador de
productos y un carrito de compras en el cual se van agregando los productos deseados por un
cliente para su compra. La ventaja principal de este mdulo es que permite cotizar a sus
clientes los precios y existencias de cualquier producto antes de generar un documento de
venta.
Para que este mdulo trabaje correctamente es necesario haber agregado productos al
almacn. La pantalla principal de este mdulo se muestra en la siguiente figura:
139
Service Shop Pro
16.2 Nueva venta

Esta funcin permite crear una nueva venta. Bsicamente lo que hace es reiniciar el Carrito
de compras, y limpiar el buffer de bsqueda.
16.3 Buscar productos en la base de datos

Esta funcin permite realizar una bsqueda en todo el almacn. Puede buscar por Clave o
por Descripcin del producto.
Al ejecutar esta funcin el sistema muestra la ventana para ingresar o teclear la

informacin deseada. Para indicarle que busque por clave debe teclear sta y dar un clic en el
140
Service Shop Pro
botn Clave; de manera similar, si desea buscar un producto por su descripcin debe teclear
una leyenda que describa el producto deseado y dar un clic en el botn Descripcin:
16.4 Agregar productos al carrito de compras

Esta funcin agrega un producto en el carrito de compras. Una vez que el usuario ha
realizado una bsqueda y encontrado el producto deseado debe agregarlo al carrito de compras
con esta funcin.
El sistema agrega el producto al carrito de compras.
16.5 Cerrar la venta con Factura

Cuando se ha terminado de agregar productos al carrito de compras el usuario puede
cerrar la venta generando el documento correspondiente. Para cerrar la venta con una factura
slo debe dar un clic en la funcin Crear Factura:
141
Service Shop Pro
16.6 Cerrar la venta con Remisin

Cuando se ha terminado de agregar productos al carrito de compras el usuario puede
cerrar la venta generando el documento correspondiente. Para cerrar la venta con una nota de
remisin slo debe dar un clic en la funcin Crear Remisin/Ticket:
17. FACTURAS
17.1 Agregar una nueva factura en el sistema
El rea de Ventas del sistema se compone de los mdulos de Facturas, Remisiones,

Cotizaciones, Pedidos y Devoluciones de Ventas. Estos mdulos cuentan con las herramientas
necesarias para llevar el control de un departamento de ventas, realizar poderosas bsquedas
de informacin, as como obtener valiosos reportes para su anlisis y mejor toma de decisiones.
Para agregar una nueva factura debe usar la funcin Nueva Factura y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva factura en el sistema:
142
Service Shop Pro
Al agregar una nueva factura, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base
de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
En caso de que ste no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la

funcin Nuevo:
143
Service Shop Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar abrir y cargar sus datos en la factura actual. En ambos casos, es necesario
que la factura tenga un asignado un nombre y agregar productos al documento para poder
almacenarlo en el sistema. Si no desea guardar los datos del cliente en el sistema puede
seleccionar la opcin Mostrador y el sistema mostrar los campos para ingresar los datos del
cliente nicamente para esa factura en particular.
144
Service Shop Pro
17.2 Buscar facturas en la base de datos

El usuario puede buscar una factura basado en su nmero o folio. Para buscar un
documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de factura y da
clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho
documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no se
encontraron records en la bsqueda.
17.3 Enlazar documentos a una factura

El sistema puede enlazar documentos de un cliente para agilizar su captura de datos. Los
documentos que pueden ser enlazados son: Remisiones, Cotizaciones Directas, Cotizaciones
de Servicio, y Pedidos. El cliente seleccionado debe tener uno o ms de estos documentos
agregados en el sistema para que puedan ser enlazados. Un documento puede ser enlazado a
una factura solamente una vez.
Para enlazar un documento a una factura, debe dar un clic en la funcin
Enlazar Doctos. y elegir de la lista el tipo de documento que desea cargar:
145
Service Shop Pro
Una vez elegido el tipo de documento a enlazar el sistema despliega los documentos que
estn disponibles para ser enlazados:
Seleccione o elija el documento a enlazar. Cuando se enlaza un documento ste no puede

volver a ser enlazado.
El sistema copia todos los artculos del documento a enlazar y los transfiere a la actual
factura, agilizando la captura de datos. Para iniciar la transferencia de datos slo tiene que dar
un clic sobre el documento deseado y confirmar la operacin.
146
Service Shop Pro
17.4 Abrir el almacn para seleccin de partes y servicios

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y servicios, y
con ello agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta funcin es que es posible consultar
primero si existe un producto en el almacn y de ser as cuntas existencias estn disponibles.
Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas
del almacn, es decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir

Almacn como se muestra en la siguiente figura:
Desde esta ventana puede buscar productos y servicios a travs de las herramientas
disponibles, por ejemplo, puede buscar productos por categora:
147
Service Shop Pro
Buscar por clave:
Tambin, si lo desea puede agregar productos y servicios a travs de la funcin Agregar al

almacn:
148
Service Shop Pro
17.5 Cmo pagar el saldo de una factura

El importe total de una factura puede ser liquidado, cancelado o pagado
usando la funcin Pagos. Para cancelar el saldo de una factura el usuario
utiliza esta funcin:
Esta pantalla muestra el saldo actual de la factura, la lista de pagos realizados a la misma y
detalles del pago. El cliente puede pagar con diferentes formas de pago as como usar fondos
de su cuenta Anticipo (si es que tiene) para liquidar o cancelar el saldo de la presente factura.
Al usar la funcin Nuevo pago el usuario llena los campos del presente pago. Puede
imprimir un recibo si as lo desea. Una vez finalizado debe guardar el pago usando la funcin
Guardar y el sistema aplicar automticamente este pago a la presente factura.
149
Service Shop Pro

Reportes
lista emergente. Los reportes que un usuario o administrador puede emitir son:
150
Service Shop Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas facturas que hayan sido generadas por
alguno de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
esta opcin.
151
Service Shop Pro
Exportar datos
152
Service Shop Pro
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files
18. REMISIONES
18.1 Agregar una nueva remisin en el sistema

Para agregar una nueva remisin debe usar la funcin Nueva Remisin y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva remisin en el sistema:
153
Service Shop Pro
Al agregar una nueva remisin, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base
de datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
En caso de que ste no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la

funcin Nuevo:
154
Service Shop Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el
sistema intentar abrir y cargar sus datos en la factura actual. En ambos casos, es necesario
que la remisin tenga un asignado un nombre y agregar productos al documento para poder
almacenarlo en el sistema.
155
Service Shop Pro
18.2 Buscar remisiones en la base de datos

El usuario puede buscar una remisin basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de remisin y da
clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho
18.3 Enlazar documentos a una remisin

El sistema puede enlazar documentos de un cliente para agilizar su captura de datos. Los
documentos que pueden ser enlazados son: Cotizaciones Directas, Cotizaciones de Servicio, y
Pedidos. El cliente seleccionado debe tener uno o ms de estos documentos agregados en el
sistema para que puedan ser enlazados. Un documento puede ser enlazado a una remisin
solamente una vez.
Para enlazar un documento a una remisin, debe dar un clic en la funcin
Enlazar Doctos. para que el sistema muestre los documentos disponibles:
156
Service Shop Pro
Una vez elegido el tipo de documento a enlazar el sistema despliega los documentos que
estn disponibles para ser enlazados:
Seleccione o elija el documento a enlaar. Cuando se enlaza un documento ste no puede

volver a ser enlazado.
El sistema copia todos los artculos del documento a enlazar y los transfiere a la actual
remisin o nota de venta, agilizando la captura de datos. Para iniciar la transferencia de datos
slo tiene que dar un clic sobre el documento deseado y confirmar la operacin.
157
Service Shop Pro
18.4 Abrir el almacn para seleccin de partes y servicios

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y servicios, y
con ello agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta funcin es que es posible consultar
primero si existe un producto en el almacn y de ser as cuntas existencias estn disponibles.
Las partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas
del almacn, es decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir
Almacn como se muestra en la siguiente figura:
158
Service Shop Pro
Buscar por clave:

almacn:
159
Service Shop Pro
18.5 Cmo pagar el saldo de una remisin o nota de venta

El importe total de una nota de venta o remisin puede ser liquidado, cancelado o pagado
usando la funcin Pagos. Una vez que se han ingresado los artculos y/o servicios de la
remisin el usuario utiliza esta funcin y el sistema mostrar la siguiente pantalla:
Esta pantalla muestra el saldo actual de la nota de remisin, la lista de pagos realizados a
la misma y detalles del pago. Si es un cliente registrado en la base de datos y ste tiene
anticipos registrados el usuario puede usarlos para pagar la presente remisin.
Al usar la funcin Nuevo pago el usuario llena los campos del presente pago. Puede
imprimir un recibo si as lo desea. Una vez finalizado debe guardar el pago usando la funcin
Guardar y el sistema aplicar automticamente este pago a la presente remisin.
160
Service Shop Pro

Reporte
161
Service Shop Pro
Periodo
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas remisiones que hayan sido generadas
por alguno de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
esta opcin.
162
Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
SYLK Files
*.dbf
DBF Files
*.dif
DIF Files
*.wk1
Lotus 1-2-3 Files
*.bas
Basic Files
*.mer
Merge Files
*.htm
HTML Table Files

163
Service Shop Pro
164
Service Shop Pro
19. COTIZACIONES
19.1 Agregar una nueva cotizacin directa en el sistema

El sistema genera dos tipos de cotizaciones: cotizaciones directas y cotizaciones de servicio.

Las cotizaciones directas son creadas directamente desde el mdulo de Cotizaciones, y las
cotizaciones de servicio son creadas desde el mdulo de Ordenes de Servicio.
Para agregar una nueva cotizacin directa debe usar la funcin Nuevo y confirmar esta
operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva cotizacin en el sistema:
165
Service Shop Pro
Al agregar una nueva cotizacin, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base de
datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
En caso de que ste no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la funcin
Nuevo:
166
Service Shop Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el sistema
intentar abrir y cargar sus datos en la cotizacin actual. En ambos casos, es necesario que la
cotizacin tenga asignado un nombre y agregar productos al documento para poder
almacenarlo en el sistema.
167
Service Shop Pro
19.2 Buscar cotizaciones en la base de datos

El usuario puede buscar una cotizacin basado en el nmero de documento o folio. Para buscar
un documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de cotizacin y debe
dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla dicho
19.3 Abrir el almacn de partes y servicios para seleccin

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y servicios, y con ello
agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta funcin es que es posible consultar primero
si existe un producto en el almacn y de ser as cuntas existencias estn disponibles. Las
partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del
almacn, es decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn
168
Service Shop Pro
169
Service Shop Pro
Buscar por clave:

almacn:

Este generador de reportes permite al usuario o administrador emitir reportes que cumplan con
los criterios especificados. Para acceder al generador de reportes el usuario debe hacer clic en
la seccin o tab denominada Reportes.
170
Service Shop Pro
Reporte
171
Service Shop Pro
Periodo
Los resultados de algunos de estos reportes pueden ser limitados por un periodo de tiempo.
Esto es til cuando se desea conocer la actividad registrada o productividad alcanzada en un
periodo determinado. En la lista de reportes se puede apreciar aquellos reportes para los cuales
se puede establecer un periodo de tiempo en los resultados a mostrar. El periodo de tiempo se
define en estos dos campos dentro del marco Periodo, slo tiene que ingresar y definir un rango
de fechas.
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas remisiones que hayan sido generadas por
Estado
Asimismo, se podr escoger alguna opcin de esta lista para emitir reportes que acepten esta
opcin.
172
Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files

sistema muestra la ventana
para exportar datos, y solicita
que el usuario defina un nombre
de archivo y la carpeta de
destino a donde se enviar la
informacin. Tambin desde
esta ventana puede seleccionar
cualquiera de los formatos
arriba mencionados.
173
Service Shop Pro
20. PEDIDOS
20.1 Agregar un nuevo pedido en el sistema

Para agregar un nuevo pedido debe usar la funcin Nuevo Pedido y confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar un nuevo pedido en el sistema:
174
Service Shop Pro
Al agregar un nuevo pedido, el usuario debe seleccionar un cliente registrado en la base de

datos con la funcin Seleccin de cliente como se muestra en la siguiente figura:
En caso de que ste no est registrado en el sistema puede agregarlo seleccionando la funcin
Nuevo:
175
Service Shop Pro
En caso de si estar registrado en el sistema, basta con teclear el nombre del cliente y el sistema
intentar abrir y cargar sus datos en el pedido actual. En ambos casos, es necesario que el
documento tenga asignado un nombre y agregar productos para poder almacenarlo en el
sistema.
20.2 Buscar pedidos en la base de datos

El usuario puede buscar un pedido basado en su nmero o folio. Para buscar un documento
debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de cotizacin y debe
20.3 Abrir el almacn para seleccionar partes y servicios

Con esta funcin el usuario abre una ventana para seleccin de productos y
servicios, y con ello agilizar la captura de datos. La ventaja de usar esta
funcin es que es posible consultar primero si existe un producto en el
almacn y de ser as cuntas existencias estn disponibles. Las partes del
almacn seleccionadas mediante esta ventana no son descargadas del
almacn.
176
Service Shop Pro
Para conectar con el almacn debe dar un clic en la funcin Abrir Almacn como se muestra
177
Service Shop Pro
Buscar por clave:

almacn:

178
Service Shop Pro
Reporte
179
Service Shop Pro
Periodo
de fechas.
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellos pedidos que hayan sido generadas por alguno
de los ejecutivos de ventas que aparecen en esta lista:
Estado
opcin.
180
Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files

arriba mencionados.
181
Service Shop Pro
21. DEVOLUCIONES DE VENTAS
21.1 Agregar una nueva devolucin de venta en el sistema

Para agregar una nueva devolucin debe usar la funcin N. Devolucin y confirmar esta
operacin.
Despus de confirmar esta operacin, el sistema solicita al usuario que ingrese el nmero de
factura o nmero de remisin:
Despus de indicarle el nmero de documento, el sistema busca el documento correspondiente,

y lo muestra en pantalla, como se muestra a continuacin:
182
Service Shop Pro
Desde esta pantalla el usuario selecciona los artculos que estn siendo devueltos por el cliente
y el sistema los agrega al documento de devolucin:
183
Service Shop Pro
Al guardar este documento el sistema muestra la siguiente pantalla para que el usuario
seleccione una de estas opciones:
184
Service Shop Pro
21.2 Buscar devoluciones en la base de datos

El usuario puede buscar una devolucin basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de devolucin y debe

185
Service Shop Pro
Reporte
186
Service Shop Pro
Periodo
de fechas.
Ejecutivo de Ventas
El sistema permite emitir los reportes de aquellas devoluciones que hayan sido generadas por
Estado
opcin.
187
Service Shop Pro
Exportar datos
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files

arriba mencionados.
188
Service Shop Pro
22. ORDENES DE COMPRAS
22.1 Introduccin
El rea de Compras del sistema se compone de los mdulos de Ordenes de Compras,
Recepciones (de productos y servicios), y Devoluciones de Compras. Estos mdulos cuentan
con las herramientas necesarias para llevar el control de un departamento de compras, realizar
poderosas bsquedas de informacin, as como obtener valiosos reportes para su anlisis y
mejor toma de decisiones.
Este mdulo est diseado para registrar nicamente rdenes de compras. Una breve
definicin de lo que es una orden de compra sera:
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artculos a un precio convenido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y
de entrega.
La orden de compra es una autorizacin al proveedor para entregar los artculos y
presentar una factura. Todos los artculos comprados por una empresa deben
acompaarse de las rdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en
una orden de compra:
Nombre y direccin de la empresa que hace el pedido

Nmero de orden de compra
Nombre y direccin del proveedor
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Trminos de entrega y de pago
Cantidad de artculos solicitados
Nmero de catlogo
Descripcin
Precio unitario y total
Costo de envo, de manejo, de seguro y relacionados
Costo total de la orden
Firma autorizada
El original se enva al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento
de compras.
Este tipo de documento tambin puede conectarse con el almacn de partes para agilizar
la captura de datos, no aumenta las existencias de los artculos incluidos en este documento,
claro est, si es que los artculos incluidos ya estn registrados en el almacn, sin embargo si
actualiza el campo de Pendientes por recibir de cada producto incluido.
189
Service Shop Pro
22.2 Agregar una nueva orden de compra en el sistema
Para agregar una nueva orden de compra en el sistema debe usar la funcin Nueva Orden y
confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva orden de compra en el sistema:
190
Service Shop Pro
Al agregar una nueva orden de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor registrado en
la base de datos con la funcin Seleccin de proveedor como se muestra en la siguiente
figura:
22.3 Buscar rdenes de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una orden de compra basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de orden de compra y
debe dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en pantalla
dicho documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar que no
se encontraron records en la bsqueda.
191
Service Shop Pro
22.4 Abrir el almacn para seleccionar productos y servicios

partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del almacn, es
decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
192
Service Shop Pro
Y el sistema mostrar todos los artculos bajo esta categora:
Buscar por clave:

almacn:
193
Service Shop Pro

Este generador de reportes permite al usuario o
administrador emitir reportes que cumplan con
los criterios especificados. Para acceder al
generador de reportes el usuario debe hacer
clic en la seccin o tab denominada Reportes.
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el
reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para
mayor alcance en los resultados generados.
Para seleccionar un reporte solo debe dar un
clic en el campo Reporte y escoger una
opcin de la lista emergente. Los reportes que
un usuario o administrador puede emitir son:
194
Service Shop Pro
Periodo
de fechas.
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas rdenes de compras generadas para algn
proveedor seleccionado en esta opcin:
195
Service Shop Pro
Estado
opcin.
Exportar datos
196
Service Shop Pro
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files
23. RECEPCIN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

23.1 Introduccin
Este mdulo est diseado para registrar los productos y servicios que el centro de servicio
adquiere de sus proveedores. En este mdulo se registran las facturas y remisiones que sus
proveedores le entregan al adquirir productos y servicios.
Estos documentos permiten actualizar las existencias de aquellos artculos comprados y
que ya se encuentran registrados en el almacn de partes, as como las Cuentas x Pagar a
Proveedores.
197
Service Shop Pro
Los documentos de compras de partes y refacciones (factura o remisin) deben ser

registrados aqu. Los recibos de telfono, luz, renta, etc. tambin deben ser registrados en este
mdulo.
Como ya se ha mencionado, este mdulo tambin puede conectarse con el almacn de
partes para agilizar la captura de datos, aumenta las existencias de los artculos incluidos en el
mismo, registrar pagos a proveedores, liquidar, cancelar, o pagar los saldos que estos
documentos presentan, y agregar partes y servicios al almacn.
23.2 Agregar un nuevo documento de recepcin de productos o servicios
Para agregar una nueva recepcin en el sistema debe usar la funcin N. Recepcin y
confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva recepcin de compra en el sistema:
198
Service Shop Pro
Al agregar una nueva recepcin de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor

registrado en la base de datos con la funcin Seleccin de proveedor como se muestra en la
siguiente figura:
199
Service Shop Pro
23.3 Buscar recepciones de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una recepcin de compra basado en su nmero o folio. Para buscar un
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de recepcin de
compra y debe dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en
pantalla dicho documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar
que no se encontraron records en la bsqueda.
23.4 Abrir el almacn para seleccinar productos y servicios

partes del almacn seleccionadas mediante esta ventana son descargadas del almacn, es
decir, se actualiza el nmero de existencias disponibles.
200
Service Shop Pro
201
Service Shop Pro
y el sistema mostrar todos los artculos bajo esta categora:
Buscar por clave:

almacn:
202
Service Shop Pro
23.5 Enlace de rdenes de compras

Con esta funcin el usuario puede enlazar rdenes de compras registradas en el sistema, lo
cual permite agilizar la captura de datos. Es importante mencionar que, no se requiere de una
orden de compra previa para agregar un nuevo documento de recepcin de compra, ya que se
cuenta con herramientas para seleccionar artculos del almacn as como tambin se puede
teclear la informacin directamente en la tabla de captura para este propsito.
Para enlazar una orden de compra, es necesario que el proveedor seleccionado cuente con
rdenes de compras registradas y que no hayan sido enlazadas an. Al agregar una nueva
recepcin o abrir un documento recepcin para edicin, el usuario debe dar un clic en la funcin
Enlazar Doctos.
y el sistema mostrar todas las rdenes de compra asociadas al proveedor seleccionado:

203
Service Shop Pro
Reporte
204
Service Shop Pro
Periodo
de fechas.
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas recepciones de compras generadas para
algn proveedor seleccionado en esta opcin:
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Service Shop Pro
Estado
opcin.
Exportar datos
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Service Shop Pro
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

SYLK Files
DBF Files
DIF Files
Lotus 1-2-3 Files
Basic Files
Merge Files
HTML Table Files
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Service Shop Pro
24. DEVOLUCIONES DE COMPRAS
24.1 Introduccin

Estos documentos permiten actualizar las existencias de aquellos artculos comprados y

que ya se encuentran registrados en el almacn de partes, as como las Cuentas x Pagar a
Proveedores.
24.2 Agregar una nueva devolucin de compra en el sistema

Para agregar una nueva devolucin de compra en el sistema debe usar la funcin N.
Devolucin y confirmar esta operacin.
El sistema mostrar la pantalla para agregar una nueva devolucin de compra en el sistema:
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Service Shop Pro
Al agregar una nueva devolucin de compra, el usuario debe seleccionar un proveedor

registrado en la base de datos con la funcin Seleccin de proveedor como se muestra en la
siguiente figura:
209
Service Shop Pro
24.3 Buscar devoluciones de compras en la base de datos

El usuario puede buscar una devolucin de compra basado en su nmero o folio. Para buscar
un documento debe dar un clic en la funcin Buscar como se muestra en la siguiente figura:
El sistema muestra una ventana donde el usuario teclea el nmero o folio de devolucin de
compra y debe dar un clic en el botn Buscar para que el sistema localice, abra y muestre en
pantalla dicho documento. En caso de que no exista el nombre especificado el sistema avisar
que no se encontraron records en la bsqueda.
24.4 Enlace de facturas o remisiones a devolver

Con esta funcin el usuario debe enlazar un documento Recepcin de Compra. Para enlazar un
documento recepcin, es necesario que el proveedor seleccionado cuente con recepciones de
compras registradas y que no hayan sido enlazadas an. Al agregar una nueva devolucin o
abrir una devolucin de compra para edicin, el usuario debe dar un clic en la funcin Enlazar
Doctos.
210
Service Shop Pro
y el sistema mostrar todas las rdenes de compra asociadas al proveedor seleccionado:
Slo puede enlazar un documento a la vez.

Este generador de reportes permite al usuario o
administrador emitir reportes que cumplan con
los criterios especificados. Para acceder al
generador de reportes el usuario debe hacer clic
Reporte
Esta opcin permite al usuario seleccionar el
reporte deseado. Algunos de estos reportes
utilizan una combinacin de opciones para mayor
alcance en los resultados generados. Para
seleccionar un reporte solo debe dar un clic en el
campo Reporte y escoger una opcin de la lista
emergente. Los reportes que un usuario o
administrador puede emitir son:
211
Service Shop Pro
Periodo
de fechas.
Proveedor
El sistema permite emitir los reportes de aquellas devoluciones de compras generadas para
algn proveedor seleccionado en esta opcin:
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Service Shop Pro
Estado
opcin.
Exportar datos
213
Service Shop Pro
*.tab
*.csv
*.slk
*.dbf
*.dif
*.wk1
*.bas
*.mer
*.htm

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Datos de la Empresa ...............................................................................................................

Definiendo el encabezado principal..........................................................................................

Agregar nuevos usuarios en el sistema....................................................................................

Asignando Grupos a un usuario ...............................................................................................

Asignando Mdulos a un usuario .............................................................................................

Editando datos generales de un usuario...................................................................................

Crear y/o cambiar la contrasea de usuario .............................................................................

Clculo de comisiones (servicio, facturas, remisiones) de un usuario ................................14

Definiendo nombres de campos...............................................................................................

Nmeros de folio .....................................................................................................................

Logo a utilizar en el men principal..........................................................................................

Tasa del impuesto por default (IVA).........................................................................................

Definiendo lneas de categoras (inventario) ................................................................

Personalizando cantidad con letra ...........................................................................................

Service Shop Pro

Respaldo de la base de datos ................................................................................................

Reparacin de archivos ................................................................................................

Inicializacin de archivos ................................................................................................ 20

Importacin de records de respaldos........................................................................................

Seleccionando formato x default (rdenes de servicio) ............................................................

Definiendo las clusulas del servicio (rdenes de servicio) ......................................................

SERVICIO (Mdulo de rdenes de Servicio)

Definicin de categoras ................................................................................................

Definicin del nmero de das de garanta por default .............................................................

Definicin de equipos a reparar ...............................................................................................

Definicin del costo x revisin de un equipo ................................................................

Definicin de la comisin por equipo reparado (tcnicos).........................................................

Edicin de nombres de campos de una orden de servicio........................................................

Tipo de foliacin en las rdenes de servicio.............................................................................

Definicin de los estados (status) de los equipos ................................................................26

Definicin de la lista de fallas (rdenes de servicio) ................................................................

Definicin de la lista de reparaciones (rdenes de servicio) .....................................................

CLIENTES Y CxC ...................................................................................................................

Agregar nuevos clientes al sistema..........................................................................................

Buscar clientes en la base de datos .........................................................................................

Impresin de etiquetas para correspondencia ................................................................

Filtros de informacin ..............................................................................................................

Reportes del mdulo................................................................................................................

ORDENES DE SERVICIO .......................................................................................................

Agregar una nueva orden de servicio.......................................................................................

Buscar rdenes de servicio ................................................................................................47

Service Shop Pro

Filtros de informacin ..............................................................................................................

Secciones de una orden de servicio.........................................................................................

Reportes del mdulo................................................................................................................

Procesando las rdenes de servicio asignadas a un tcnico ....................................................

Tareas asignadas a un tcnico (tickets) ...................................................................................

Citas asignadas a un tcnico (agenda).....................................................................................

BITCORA ATENCIN A CLIENTES

Agregar un nuevo ticket en el sistema......................................................................................

Buscar tickets de servicio................................................................................................87

Reportes del mdulo ................................................................................................................

Agregar una nueva cita en el sistema.......................................................................................

CENTRO DE PAGOS (Clientes)

Bsqueda de recibos de pagos................................................................................................

Service Shop Pro

Reportes del mdulo ................................................................................................................

CENTRO DE PAGOS (Proveedores)

Reportes del mdulo ................................................................................................................

Agregar un nuevo proveedor al sistema ...................................................................................