CONTROL ORGANIZACIONAL

CONTROL INTERNO
El control interno es implementado por viviendas y valores para ayudar
a la empresa a que logre sus metas y sus propsitos en determinados
tiempos, con determinados presupuestos, minimizando todo riesgo
implicado en la consecucin de sus objetivos; adems genera ms
confianza ante terceros, ante sus empleados y con sus dueos.

El control interno no solo es importante aplicarlo por el hecho de adquirir

algn tipo de certificacin, que es uno de los objetivos que busca
vivienda y valores, ya que con estas certificaciones es ms fcil la
adquisicin de nuevos contratos, y es ms, en muchas ocasiones son
requisitos para lograr algn tipo de acuerdo comercial o contractual.
Tambin es importante porque si en una empresa se realiza una
comparacin del antes y despus de la implementacin del control
interno se va a dar cuenta que mejora todo tipo de proceso.
Con la aplicacin del control interno vivienda y valores busca mejorar los
procesos en:

Disminuir tiempo
Seguridad
Calidad
Desarrollo
Confiabilidad
Transparencia
Responsabilidad
Igualdad
Logrando la aplicacin de cada uno de estos factores en los procesos de
la empresa estamos aportando valor al crecimiento de la empresa ya
que va a tener mejores garantas para generar seguridad ante sus
clientes.

OBSTCULOS QUE IMPIDEN SU IMPLEMENTACIN

LA INVERSIN ECONMICA

EL TIEMPO

Estos fueron los factores que la empresa considera como obstculos a

la hora de implementar el control interno, ya que se genera un mayor
costo y tiempo por parte de sus directivos y de los empleados.

Despus de hacer la evaluacin de las ventajas y desventajas que

aportaba la implementacin del control interno dentro de la empresa se
lleg a la conclusin de que son mayores los benficos que podemos
conseguir, ya que los resultado econmico muestran un incremento de
la eficiencia y eficacia en la operatividad de la empresa supera con
creces lo invertido en el control interno.

Estas barreras han sido uno de los mayores limitantes que impiden que
las empresas implementes el control interno, y a su vez desconozcan su
situacin actual dentro de la economa.

DONDE APLICAMOS EL CONTROL INTERNO?

En la empresa de vivienda y valores aplicamos el control interno en cada

uno de los procesos de empresa, como lo son:

En las finanzas
La contabilidad
A nivel operativo
En el talento humano
Es implementado a nivel de toda la empresa, para tener control de cada
uno de los factores que intervienen o dificultan la realizacin de las
actividades de la empresa, y que a su vez retienen nuestro propsito
dentro de la economa.

BENEFICIOS DE LA APLICACIN DEL CONTROL INTERNO

comparando el antes y el despus de la aplicacin del control interno en
nuestra empresa podemos destacar que hoy en da el control interno
ayuda a la administracin y direccin de la empresa a mejorar cada da
en cada uno de sus procesos, siendo ms eficientes y eficaces en el

desempeo de nuestras labores. Este es considerado el mayor de los

beneficios que obtuvo la empresa.

Otros beneficios:

Podemos garantizar los

procesos de planeacin y desarrollo
organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organizacin.
Mantener la proteccin de los recursos y activos en cuanto a su
desaprovechamiento, prdida y uso indebido.
Lograr el cumplimiento de las metas trazadas por la administracin
de la Empresa.
Garantizar una informacin confiable para la toma de decisiones
Evaluar la eficiencia, eficacia del personal en cada una de las
operaciones para garantizar una correcta ejecucin de las funciones
y actividades.
Cumplir con los reglamentos de la Empresa.
Prevenir errores, riesgos e irregularidades.
Mantener una mayor eficiencia de los recurso humano.
Crear conciencia de control organizacional a nivel interno
Garantizar la evaluacin y seguimiento de la gestin
Para que la empresa vivienda y valores sea considerada lder en la
regin como una de las mejores inmobiliarias ha mantenido una mejora
continua, una certificacin de calidad, innovacin y cambio constante en
cada uno de sus reas, a su vez para mantener un control de su buen
funcionamiento, opto por aplicar el control interno dentro de la empresa
para poder evaluar y conocer en que estamos fallando, para cambiar la
planeacin de las estrategias y su aplicacin, para poder mantenernos
como lderes en el mercada de la regin.
ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL CONTROL INTERNO
Para mantener constante este control interno se tiene en cuenta una
serie de elementos que se deben implementar para que los resultados
obtenidos sean los esperados para la empresa, estos elementos son:
Establecer los objetivos y metas generales y especficos, que la
empresa quiere lograr en su visin, para que se enfoque el control
interno es su cumplimiento, por esta razn es muy importante tener claro
lo que la empresa quiere logar a corto, mediano y largo plazo

 Instituir polticas como guas de accin y procedimientos para la

ejecucin de procesos.
Adoptar un sistema de organizacin adecuado para ejecutar planes. Es
indispensable que la ejecucin de nuestros planes estn elaborados
sobre informacin real y confiable para saber a qu nos estamos
enfrentando en la actualidad.
Delimitacin de niveles de responsabilidad y autoridad. Todo el personal
incluso lo direccin debe determinar sus responsabilidad y funcin
dentro de la empresa, pero a su vez no debe limitarse solo a su funcin,
todo el personal debe conocer el funcionamiento de la empresa, tambin
debe tener claro cul es su misin y visin y estar capacitado para
cumplir y solucionar cualquier problema que se presente.
Normas para la proteccin y utilizacin de recursos. Este elemento es
muy importante, porque por medio del control interno, podemos evitar
los despilfarros y la mala utilizacin de los recurso que la empresa
implementa, logrando as uno menor inversin por el aprovechamiento a
mximo de cada uno de los elementos que se implementan en la
empresa
Direccin y administracin del personal.
Aplicacin de las recomendaciones de la evaluacin de control interno.
Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestin de
la Empresa.
Organizacin de mtodos confiables para evaluar la gestin.
Establecer programas de induccin, capacitacin y actualizacin a los
funcionarios de la Empresa.
Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.
Estos elementos permiten que la empresa tenga un mayor conocimiento
y bases fundamentales para la implementacin del control interno dentro
de la empresa, logrando una mayor aproximacin a cumplir con los
objetivos de la empresa, y una mayor satisfaccin personal

ESTRATEGIA Y EVALUACIN
La empresa de vivienda y valores maneja la siguiente estrategia:

 Implementa el control interno en la organizacin.

Garantiza un seguimiento apropiado a cada uno de los procesos, para el
control interno sea efectivo y del mayor resultado
Se hacen revisiones y ajustes de acuerdo a las necesidades de las
operaciones, a los resultados
obtenidos en cada una de las
evaluaciones
Se evalu el personal para determinas el cumplimiento de sus
funciones

Verificamos la realizacin de las actividades de acuerdo a los

procedimientos establecidos, planeando, dirigiendo, coordinando y
controlando las actividades de los subordinados
Se hacen anlisis de los resultados mensualmente para determinar la
rentabilidad y el crecimiento de la empresa, esto ermita que la empresa
se prevenga de algn fracaso o problema, lo determinamos con
anticipacin y de inmediato tomamos medidas para controlarlo.

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno es un proceso, efectuado por la junta de directores de
una entidad gerencia y otro personal, diseado para proveer razonable
seguridad respecto el logro de objetivos en las siguientes categoras:
efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la informacin
financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
En viviendas y valores se crearon criterios para poder controlar y
vigilar cada una de las operaciones que se realizan en la organizacin,
por lo cual los controles se dividen por departamento, por rea de
importancia e incluso por las principales cuentas que muestran los
movimientos ms significativos; Para la organizacin las principales
cuentas que son controladas y vigiladas constantemente son las cuentas
de efectivos, la cuenta bancaria, la cuenta de los crditos.
El efectivo es una de las cuentas que mayor movimiento tiene dentro de
una organizacin con el propsito de monitorear todas las actividades de
la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estas funciones
incluyen el manejo de los depsitos o entradas de efectivo. Estos
procedimientos de control buscan la eficiencia y eficacia del manejo del
efectivo, las principales tareas pueden resumirse en:

No permitir que ningn empleado maneje una transaccin de principio a

fin.

Separar el manejo del efectivo de su contabilizacin y registro.

Contabilizar las entradas del efectivo de manera oportuna.

Depositar diariamente las entradas del efectivo.

Efectuar todos los desembolsos

transferencia Electrnica de fondos.

Realizar controles peridicos sobre los saldos y entradas.

mediante

cheque

mediante

Las transacciones que tienen control interno son todas aquellas que
estn directa o indirectamente involucradas con el efectivo de las
operaciones, tales como:

Ventas en efectivo
Cobro de clientes con crdito
Control de caja fuerte

Transferencias electrnicas de fondos

Desembolsos en efectivo
Desembolsos por cuenta corriente
CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIN BANCARIA
Otra de las cuentas de gran importancia en la organizacin son las
cuentas bancarias, el control interno para esta cuenta busca verificar
que el saldo que enva un banco en el estado de cuenta corriente
coincida con el saldo que se mantiene en el libro de las cuentas
bancarias. La diferencia de estos saldos se puede deber a varios
factores, los principales pudieran ser:
Cheques pendientes de cobro o pagos de clientes o proveedores.
Depsitos pendientes o realizados a ltima hora.
Diferencias numricas u omisiones en los libros de la Empresa.
Cheques cargados por equivocacin.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Notas de dbito que el Banco efecta causados por intereses,
comisiones, u otros cargos.
Errores u omisiones por parte de los Banco
CONTROL INTERNO DE FACTURACIN.
Las empresas poseer varios controles y uno del ms importante es en
la facturacin, mediante la cual se encuentra registradas las operaciones
de la organizacin, pero tambin se refleja las cantidades de los bienes
o servicios entregados por la empresa. Estas facturas debern ser
revisadas, con el objetivo de certificar precios de venta, tarifas, trminos
de acuerdo o contratos, clculos matemticos, informacin detallada y
valores de la base imponible con los respectivos impuestos generados.

CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Debido a que no todas las ventas se realizaran en efectivo la
organizacin deben tener el correcto control sobre las cuentas de
crditos, donde se refleja el derecho de cobro a diferentes clientes, y el
total de las cuentas individuales de ser conciliado peridicamente con la

cuenta control en los diferentes registros. Los controles que debera la

empresa realizar para este tipo de cuenta y que le permita conocer su
situacin en cuanto a los crditos concedidos, pudieran ser:

Quienes aprueban los crdito.

Quienes emiten las facturas y Notas de crditos.
Como se realiza la verificacin de la factura.
Quien aprobacin los descuentos en las ventas
Cules son los controles para los libros y estados de cuenta por cliente
CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR
Al igual que los crditos que se pueden conceder, existen tambin
documentos que representan valores a favor de la empresa, por lo cual
estos debern ser controlados y verificados para que la organizacin
pueda realizar las respectivas gestiones de cobro. Todos estos
documentos son aprobados por los funcionarios correspondientes
evitando que exista desorden, tambin debern ser detallados con las
exigencias de la empresa y realizar de forma peridica las respectivas
conciliaciones tantos de valor como de nmeros de documentos.

CONTROL INTERNO DE CUENTAS

Toda gran empresa debe tener un paquete desarrollado y completo que
facilite y controle el manejo de sus cuentas. VIVIENDAS Y VALORES S.

A no es la excepcin, cuenta con un programa llamado Multifox el cual le

mantiene de manera eficaz el control de cada sociedad y cliente.

VIVIENDAS Y VALORES S. A ofrece el servicio de ventas, arriendos y

avalos. Cada servicio cuenta con sociedades diferentes, ya que en
ventas se ofrece vivienda usada y nueva (en el caso de las nuevas hay
12 proyectos en construccin). Y estos 12 proyectos estn divididos en
diferentes sociedades.
El proceso de ingreso en cada sociedad tiene el siguiente protocolo en el
caso de ventas:

Despus del cierre de venta la asesora encargada ingresa los datos al

sistema del cliente estipulando forma de pago, valor y nmeros de
cuotas.
Estos pagos se realizan por consignacin bancaria o directamente en
caja de la oficina principal. (Si es por consignacin el cliente debe enviar
el soporte de pago a la encargada de cartera).
La encargada de control de cartera ingresa este pago al sistema.
En el caso de arriendos:

Despus de seleccionar el inmueble y realizar el cierre del negocio los

pagos del arriendo se hacen directamente en caja de la oficina principal
y aqu se registra el pago de una vez en el sistema.
Es importante contar con un avanzado programa al controlar las cuentas
ya que se manejan diferentes productos y una base de clientes
importante.