INVESTIGACION PORTAL

Fase de investigacin
DOCUMENTOS MERCANTILES
Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la
operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe
entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que
emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha
hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas
pginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en
uno como en otro caso describe la operacin en forma escrita, reduciendo as
en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los
interesados.
Dentro del concepto de documentacin mercantil se comprenden no solamente
los papeles revestidos de caractersticas formales, sino todos los que puedan
sustituirlos y tomen otra forma como ocurrira en ltimo extremo con la
correspondencia.
Estos documentos mercantiles se envan al Departamento
de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de
ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto ms
grande sea la empresa mayor ser la necesidad del empleo de documentos. Si
se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habr en ella
muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se
divide; al mismo tiempo cierto nmero de compradores estar adquiriendo
mercancas del mercado local, nacional o internacional. En todos los
departamentos de venta se estar recibiendo dinero en pago de las ventas
efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se enva a depositar al banco; a
su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratndose
de una organizacin de la clase que hemos descrito, sera imposible que
llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos
de naturaleza mercantil.
Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una
transaccin mercantil facilitan la conclusin de est, informan al contador o

auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven

de autorizacin para hacer la anotacin de los libros de contabilidad.
IMPORTANCIA
La importancia de la documentacin mercantil es tal que ha creado normas
especiales de carcter tcnico y disposiciones legales para impresin, archivo y
conservacin de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones
mercantiles. An los formularios de simple orden interno para tramitacin entre
dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercancas, identificar un envo de
dinero exigir el cumplimiento de una norma o disposicin interna cualquiera
como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mencin de la fecha y nmero de una solicitud de compras, el que un pedido
no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.
Del conocimiento cabal de estos instrumentos mercantiles es de mucha
responsabilidad ya que cualquier falla u omisin que pudiera suceder en el
mismo puede producir la invalidez del documento y ms an si tomamos en
cuenta que ello perfectamente puede proyectarse hacia una accin judicial, por
parte de quienes reclaman obtengan inters en los mismos.

DOCUMENTOS NEGOCIABLES. Son todos aquellos documentos que se

pueden negociar a travs de endosos, descuentos en una entidad financiera
antes de su vencimiento.
DOCUMENTOS NO NEGOCIABLES. Son todos aquellos documentos que
sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden
formar pruebas desde el punto de vista legal.

ANTECEDENTES

El desconocimiento de los documentos mercantiles a traido gastos adicionales

a los pequeos comerciantes de San Antonio de Pichincha ya que ellos pagan
a personas especializadas para que les ayuden en realizar estos documentos.
Por no saber como utilizar correctamente los documentos tienen problemas ya
que les clausuran sus locales, tienen que pagar multas, entre otros.
Debido a la alta cantidad de estudiantes que no conocen sobre el tema se
considero dar una capacitacin para informar acerca de los documentos
mercantiles.

PROPUESTA DE TRABAJO
Capacitacin y entrega de trpticos sobre el uso adecuado de documentos
mercantiles a pequeos comerciantes de San Antonio de Pichincha.

DESCRIPCIN TCNICA
El presente proyecto consider el total de pequeos comerciantes que es de
130 de las cuales un 75% tienen el desconocimiento sobre la documentacin
mercantil, se tom una muestra del 23% es decir 30 negocios a los que se les
aplic la tcnica de la encuesta y el instrumento de cinco preguntas cerradas.
El resultado confirm la necesidad de realizar una capacitacin para tratar
temas relacionados con los documentos mercantiles.
PROCESO DE PRODUCCIN DE BIENES O PRESTACIN DE SERVICIOS

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Encuesta

JUSTIFICACIN
Actualmente la mayora de pequeos comerciantes necesitan conocer sobre la
documentacin mercantil para un ptimo desarrollo de sus negocios ya que el
desconocimiento del uso correcto de estos documento ha trado gastos
adicionales como el pago a terceras personas, para dar solucin a este
problema se efectuar una capacitacin personalizada a los comerciantes de
San Antonio de Pichincha sobre el tema a tratar.

Normas para la elaboracin de los documentos comerciales

Se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Claridad de la escritura.- Todo documento se redactar con sencillez
para permitir la fcil lectura e interpretacin de los trminos y signos que
en ella aparezcan. Tambin se har constar la fecha, nombre de los
participantes, detalle de las operaciones, firmas, nmero de cdula de
identidad o del Registro nico de Contribuyentes (RUC) de los
responsables. No se permiten errores, letras sobrepuestas,
enmendaduras, ni agregados confusos; se debe usar tinta y letra clara,
los nmeros deben ser perfectos para no dar lugar a dudas.

Numeracin.- Todo documento debe numerarse previamente

(numeracin pre impresa), esta es una condicin necesaria.

Copias.- Adems del original que es del cliente se debe agregar una o
ms copias, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Las copias
generalmente se imprimen en diferentes colores y en ellas se seala su
destino y posterior archivo.

Escritura de cantidades.- Las cantidades totales que se refieren al

valor de los artculos se debe escribir en nmeros y letras.

Subrayado.- Los totales de las sumas en facturas, notas de dbito,

notas de crdito, papeletas de depsito, entre otros, deben subrayarse
con dos lneas paralelas horizontales.

Espacio en blanco.- Los espacios en blanco que quedan despus de la

escritura de las cantidades deben llenarse utilizando lneas de tal
manera que no se pueda agregar nada.

Rectificaciones.- Cualquier error cometido, ya sea en el nombre o en la

cantidad no se corrige borrando, se anula el documento y se procede a
elaborar uno nuevo.

DOCUMNETOS COMERCIALES

CHEQUE

Es una orden de pago a la vista.

Personas que intervienen

En el cheque intervienen las siguientes personas:

Girador.- Esla persona que gira el cheque, el que lo firma y el que ordena el
pago.
Beneficiario.-Es la persona o entidad a favor de la cual se extiende el cheque.
Girado.- Es la institucin (Banco) autorizada legalmente por la
superintendencia de Bancos, donde el girador tiene su cuenta corriente.

Clasificacin de los cheques

Cruzado.- Es un cheque nominativo pero tiene la caracterstica de que la

persona que lo expide o quien lo posee, le traza dos rectas paralelas en
direccin diagonal por el anverso. La finalidad de este cruce es que el cheque
no pueda ser cobrado en efectivo, sino que slo se pueda abonar su importe en
una cuenta de banco mediante depsito
Certificado.- Con este cheque se asegura que hay fondos en la cuenta para
ser cobrado.

Nominal o a la orden.- Son aquellos en que se indica un beneficiario que

puede cobrarlo es decir se extiende a la orden de esa persona

Gerencia.- Es un documento emitido por el Banco y se realiza con cargo a la

Cuenta Corriente o a la Cuenta de Ahorros, efectivo, giros automticos,
desembolso de cartera, pago a proveedores, pago y cancelacin, retiros
ahorros, pago de cheque por ventanilla.

LETRA DE CAMBIO
Es una orden de pago que da el acreedor a su deudor para que pague en
determinado tiempo y lugar, el valor que indica en el documento.

IMPORTANCIA
La letra de cambio es de gran importancia en los negocios cuya actividad
econmica consiste en comercializar mercaderas, y en la mayora de los casos
de las mercaderas se las vende a crdito, este documento garantiza el pago
de cierta cantidad de dinero por parte del cliente que compr mercadera a
crdito.

Personas que intervienen

Girador.- Es la persona que ordena pagar o el acreedor (librador).
Girado.- Es la persona a quien va dirigida la letra y que es la que debe pagar
(librado, deudor).
Tenedor.- Es la persona que cobra la letra, la que tiene en su poder la letra.
Garante.- O aval, se constituye solidariamente responsable con el deudor.

Bonos

Qu es un bono, es un papel seguro, confiable y rentable?

Los bonos del Estado vuelven a posicionarse en la cotidianidad de los
ecuatorianos, con la decisin del Gobierno de cancelar las jubilaciones de los
servidores pblicos con el 100% en estos papeles, en lugar de hacerlo en
efectivo.

Bonos del estado

Es un instrumento financiero de renta fija. En el momento de comprarlo se

conoce exactamente la rentabilidad que se va a obtener. Las empresas emiten
Bonos de Renta Variable, para obtener dinero con que financiar nuevas
inversiones, renovar las que ya tienen, entre otras.

Tramite
En la pgina web del Ministerio de Educacin tiene un modelo de solicitud de
pago con bonos para s jubilacin voluntaria al 100%.

Cules son las condiciones financieras de los bonos para los maestros?
Condiciones financieras de bonos.- El Ministerio dise un cronograma a
cuatro aos para pagar en efectivo a quienes cumplan 70 aos. Y da la opcin
quienes quieran hacerlo antes de la fecha programada de acogerse a la
llamada jubilacin voluntaria anticipada, que se paga en bonos.
Pagos.- Segn el Ministerio de Educacin, en el 2013, 3.611 reciben en
efectivo y 100% en bonos, en el 2014 los jubilados recibirn 90% del pago de
los bonos y el 10% en efectivo. En el 2015: 80% en bonos y 20% en efectivo, y
en el 2016: 70% en bonos y 30% efectivo.

ACCIONES

Son inversiones de un capital social a una sociedad annima, lo cual significa

que al comprar acciones de una corporacin usted se convierte en accionista y
realmente es propietario de una parte de dicha sociedad.

Factura
Es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las
mercaderas vendidas o los servicios prestados, indicando cantidad,

especificaciones, precio (unitario y total), condiciones de pago (crdito y/o

contado), impuestos fiscales (ICE) e (IVA), numero del RUC.

Importancia
La factura es un documento de utilizacin diaria y permanente en los negocios,
es de carcter obligatorio (ley) por las transacciones que superan los 4,00
dlares. Se debe de emitir en original y dos copias; en la factura se recopila
informacin utilizada en los registros contables, se puede controlar el
movimiento de la mercadera, el valor unitario y total, y el pago de los
impuestos fiscales.

Comprobante de retencin
Es un anticipo de cobro de impuesto que el Estado ha formulado para el cobro
efectivo de esto.

Nota de venta RISE

Son emitidas exclusivamente por contribuyentes inscritos en el Rgimen
Simplificado.

Nota de dbito
Clasificacin
Nota de dbito comercial.- Llmese as a la comunicacin que enva un
comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su
cuenta una determinada suma o valor, por concepto que la misma indica. Este
documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, inters
por pago fuera de trmino, entre otros.
Nota de dbito bancaria.- Cuando se carga al cliente de una comisin o
sellado que se aplic a un cheque depositado y girado sobre una plaza del
interior.

Nota de crdito
Clasificacin
Nota de crdito comercial.- Es el documento en el cual el comerciante enva
a su cliente, con el objeto de comunicarla acreditacin en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. En algunos casos
puede ser por roturas en la mercadera vendida, rebajas de precias,
devoluciones o descuentos especiales, entre otros.
Nota de crdito bancaria.- Es el documento que el banco entrega a su cliente
(sellado por el cajero) declarando haber recibido dinero (dlares, cheques u
otros valores) en calidad de depsito en cuenta corriente o en caja de ahorro.

Papeleta de depsito
Es la constancia que el banco otorga, para indicar que ha recibido de una
persona particular, comerciante individual, instituciones o negocios, dinero en
efectivo, cheques, entre otros; para ser depositados en la cuenta que cada uno
de ellos, han abierto en una institucin bancaria.

Recibo
Se le da el nombre de recibo a la constancia escrita por medio de la cual la
persona que firma, declara haber recibido de otra persona: dinero (efectivo o
cheques), documentos, bienes muebles o inmuebles, entre otros.

Rol de pagos

Es la constancia escrita por la cual el negocio certifica haber entregado a

los empleados u obreros, cierta suma de dinero por concepto de sueldos o
salarios por trabajos realizados. El rol de pago deber una vez que se ha
cumplido con el pago, presentarse a la Subdireccin del Trabajo para que
se lo legalice.