Utilizar a impresso em srie para criar e imprimir cartas e outros documentos

Utilize a impresso em srie quando pretende criar um conjunto de documentos, tal como uma carta de formulrio
que enviada a muitos clientes ou uma folha de etiquetas de endereo. Cada carta ou etiqueta tem o mesmo tipo
de informao, no entanto, o contedo exclusivo. Por exemplo, em cartas para clientes, cada carta pode ser
personalizada para se dirigir a cada cliente pelo nome. As informaes exclusivas de cada carta ou etiqueta
provm de entradas numa origem de dados.
O processo de impresso em srie pressupe os seguintes passos globais:
1. Configurar o documento principal. O documento principal contm o texto e grficos que so iguais para
cada verso do documento intercalado. Por exemplo, a saudao ou o endereo do remetente numa carta
de formulrio.
2. Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados um ficheiro que contm as
informaes a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes e os endereos dos
destinatrios de uma carta.
3. Limitar a lista de destinatrios ou itens. O Microsoft Office Word gera uma cpia do documento principal
para cada item ou registo, no ficheiro de dados. Se o ficheiro de dados estiver numa lista de correio, estes
itens so provavelmente destinatrios do correio. Se pretender gerar cpias para apenas determinados
itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (registos) a incluir.
4. Adicionar marcadores de posio, os denominados campos de impresso em srie, ao documento. Ao
efectuar a impresso em srie, os campos de impresso em srie so preenchidos com informaes do
ficheiro de dados.
5. Pr-visualizar e concluir a intercalao. Pode pr-visualizar cada cpia do documento antes de imprimir
todo o conjunto.
Para executar uma impresso em srie, so utilizados os comandos no separador Mailings.
SUGESTO Tambm pode efectuar uma impresso em srie utilizando o painel de tarefas Impresso em Srie,

que o orienta passo a passo atravs do processo. Para utilizar o painel de tarefas, no grupo Iniciar a Impresso
em Srie do separador Mailings, clique em Iniciar a Impresso em Srie e, em seguida, clique em Assistente de
Impresso em Srie Passo a Passo.

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Configurar o documento principal

1. Inicie o Word.
Abre, por predefinio, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os comandos do passo seguinte
no estaro disponveis.
2. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Iniciar Impresso em
Srie.

3. Clique no tipo de documento que pretende criar.

Por exemplo, pode criar:

Um conjunto de envelopes

O endereo do remetente igual em todos os envelopes, mas o endereo

de destino exclusivo em cada um deles. Clique em Envelopes e, em seguida, especifique as preferncias para o
tamanho do envelope e a formatao do texto no separador Opes de Envelope da caixa de dilogo Opes de
Envelope.

Um conjunto de etiquetas de endereo

Cada etiqueta mostra o nome e o endereo de uma pessoa, mas

o nome e endereo de cada etiqueta exclusivo. Clique em Etiquetas e, em seguida, especifique as preferncias
para o tipo de etiqueta na caixa de dilogo Opes de Etiqueta.

Um conjunto de cartas de formulrio ou mensagens de correio electrnico

O contedo bsico o

mesmo em todas em cartas ou mensagens, mas cada uma contm informaes que so especficas do destinatrio
individual, como, por exemplo, o nome, o endereo ou outro elemento informativo. Clique
emCartas ou Mensagens de correio electrnico para criar estes tipos de documento.

Um catlogo ou directrio

O mesmo gnero de informaes, tais como nome e descrio, mostrado

para cada item, mas o nome e a descrio de cada item so exclusivos. Clique em Directrio para criar este tipo de
documento.

Retomar uma impresso em srie

Se necessitar de parar de trabalhar numa impresso em srie, pode guardar o documento principal e retomar a
impresso em srie mais tarde. O Microsoft Office Word retm as informaes de origem de dados e de campo. Se
estiver a utilizar o painel de tarefas Impresso em Srie, quando retomar a impresso em srie o Word regressa
ao local em que tinha ficado no painel de tarefas.
1. Quando estiver pronto para continuar a impresso em srie, abra o documento.
O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmao caso pretenda abrir o documento, o que ir executar
um comando SQL.

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2. Como este documento est ligado a uma origem de dados e pretende obter os dados, clique em Sim. Se
estiver a abrir um documento que no se tenha apercebido que estava ligado a uma origem de dados, pode
clicar em No para impedir o acesso potencialmente malicioso a dados.
apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos.
3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho.
Incio da Pgina

Ligar o documento a uma origem de dados

Para intercalar informaes no documento principal, tem de ligar o documento a uma origem ou ficheiro de dados.
Se ainda no tiver um ficheiro de dados, pode cri-lo durante o processo de impresso em srie.

Escolher um ficheiro de dados

1. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Seleccionar
Destinatrios.

2. Efectue um dos seguintes procedimentos:

Se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clique em Seleccionar Contactos do

o
Outlook.

Sugestes para trabalhar com a lista Contactos do Microsoft Outlook

Ligar-se pasta Contactos do Outlook normalmente um processo simples, mas por vezes pode deparar-se com
problemas. Seguem-se as solues para problemas comuns com os quais se pode deparar:

No consigo localizar a minha pasta Contactos do Outlook para ligar-me mesma.

Recebo mensagens de erro sobre tabelas e clientes de correio.

No consigo ligar-me a uma pasta Contactos do Outlook em Pastas Pblicas.

Pretendo utilizar o livro de endereos do Outlook Express como a pasta Contactos, mas
no consigo ligar-me mesma.
No consigo localizar a pasta Contactos do Outlook
Pode ser necessrio activar a propriedade Mostrar esta pasta como um Livro de Endereos de correio
electrnico no Outlook ou alterar o perfil de utilizador do Outlook.
Activar a propriedade Mostrar esta pasta como um Livro de Endereos de correio electrnico
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No Microsoft Office Outlook, no menu Ir Para, clique em Contactos.

Clique o boto direito do rato na pasta Contactos que contm as informaes que
pretende utilizar para uma impresso em srie e, em seguida, clique em Propriedades.

No separador Livro de Endereos do Outlook, certifique-se de que a caixa de

verificao Mostrar esta pasta como um Livro de Endereos de correio electrnico est seleccionada e, em
seguida, clique em OK.
Voltar s sugestes do Outlook
Alterar o perfil de utilizador do Outlook
Um perfil de utilizador do Outlook um grupo de contas e livros de endereos de correio electrnico. Normalmente,
s necessita de um perfil, mas, se partilhar o computador com outras pessoas ou utilizar livros de endereos
diferentes para fins diferentes, pode configurar mais do que um perfil. Se, ao iniciar a impresso em srie, estiver a
utilizar um perfil que no inclui a pasta Contactos que pretende utilizar, essa pasta no estar disponvel.
Para mudar para um perfil de utilizador diferente, reinicie o Outlook. Quando lhe for pedido um perfil, escolha um
perfil que inclui a pasta Contactos que pretende utilizar na impresso em srie.
Se no lhe for pedido um perfil e souber que tem mais do que um, pode configurar o Outlook para pedi-lo. Para
faz-lo:

Feche o Outlook.

No Painel de Controlo, mude para a Vista Clssica e, em seguida, clique em Correio.

Clique em Mostrar Perfis.

Para lhe ser pedido que seleccione um perfil sempre que inicia o Outlook, clique
em Escolher perfil a utilizar e, em seguida, clique em OK.

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Voltar s sugestes do Outlook

Recebo mensagens de erro sobre tabelas e clientes de correio
Se tentar ligar pasta Contactos durante uma impresso em srie no Word e o Outlook no estiver configurado
como o programa de correio electrnico predefinido no Windows Internet Explorer, receber uma mensagem de erro
que diz:
"No existe nenhum cliente de correio predefinido ou o cliente de correio actual no consegue processar o pedido de
mensagem. Execute o Microsoft Office Outlook e defina-o como cliente de correio predefinido."
Para evitar receber esta mensagem durante uma impresso em srie, efectue o seguinte procedimento:

Saia do Word.

No menu Ferramentas do Internet Explorer, clique em Opes da Internet e, em

seguida, no separador Programas.
Em Correio Electrnico, seleccione Microsoft Office Outlook e, em seguida, clique

em OK.

Inicie o Word de novo, abra o documento de impresso em srie e ligue-se pasta Contactos do Outlook.
Voltar s sugestes do Outlook
No consigo ligar-me a uma pasta Contactos do Outlook em Pastas Pblicas
Se iniciar uma impresso em srie no Word e tentar ligar-se pasta Contactos do Outlook em Pastas Pblicas,
obtm uma mensagem de erro que diz:
"No possvel concluir a operao devido a falhas de caixa de dilogo ou de motor de base de dados. Tente de
novo mais tarde."
Se tentar de novo mais tarde, obtm a mesma mensagem de erro.
Para utilizar uma pasta Contactos de Pastas Pblicas como o ficheiro de dados para a impresso em srie, tem de
iniciar a impresso em srie a partir do Outlook.
Voltar s sugestes do Outlook
Pretendo utilizar o livro de endereos do Outlook Express como a pasta Contactos
No possvel ligar-se directamente a este tipo de livro de endereos durante uma impresso em srie. Em vez
disso, exporte o livro de endereos do Outlook Express como um ficheiro de texto .csv e, em seguida, ligue-se a ele
nesse formato.
Para exportar o livro de endereos do Outlook Express:

Inicie o Microsoft Outlook Express.

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No menu Ficheiro, aponte para Exportar e, em seguida, clique em Livro de

Endereos.

Na caixa de dilogo Ferramenta de Exportao do Livro de Endereos, clique

em Ficheiro de Texto (CSV) e, em seguida, clique em Exportar.

Na caixa Guardar o ficheiro exportado como, escreva um nome de ficheiro para o

ficheiro exportado e, em seguida, clique em Procurar.

Na caixa de dilogo Guardar Como, na lista Guardar, escolha onde pretende guardar o

ficheiro e, em seguida, clique em Guardar. conveniente guardar os ficheiros de dados na pasta As Minhas
Origens de Dados, na pasta Os Meus Documentos. Esse o primeiro local onde o Word tenta localizar os ficheiros
de dados ao procur-los durante uma impresso em srie.
Clique em Seguinte. Seleccione as caixas de verificao junto aos campos que pretende

exportar e, em seguida, clique em Concluir.

NOTA Ao decidir que campos pretende exportar, pense nas cartas de formulrio, nas mensagens de correio

electrnico ou etiquetas que pretende criar com a impresso em srie. Por exemplo, se nunca incluir alcunhas ou
Web sites pessoais nos documentos intercalados, no exporte estes campos.
Quando receber a mensagem que o informa da concluso do processo de exportao,

clique em OK.

Para fechar a caixa de dilogo Ferramenta de Exportao do Livro de Endereos,

clique em Fechare, em seguida, saia do Outlook Express.
Quando regressar ao Word para efectuar a impresso em srie e chegar ao passo em que se liga a um ficheiro de
dados, clique na opo Utilizar uma lista existente e procure o ficheiro .csv que acabou de exportar. Antes de o
ficheiro se abrir, pode ser-lhe pedido que seleccione o carcter de separao utilizado para separar uma coluna de
outra na lista de endereos. Clique em Vrgula e, em seguida, clique em OK.

Voltar s sugestes do Outlook

o

Se tiver uma folha de clculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados do Microsoft Office
Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar a Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na
caixa de dilogo Seleccionar Origem de Dados.
Para o Excel, pode seleccionar dados a partir de qualquer folha de clculo ou intervalo com nome dentro de um
livro. Para o Access, pode seleccionar dados de qualquer tabela ou campo de dados que esteja definida na base de
dados. Para outro tipo de ficheiro de dados, seleccione o ficheiro na caixa de dilogoSeleccionar Origem de
Dados. Se o ficheiro no estiver listado, seleccione o tipo de ficheiro apropriado ou seleccione Todos os
Ficheiros na caixa Ficheiros do tipo. Numa impresso em srie, pode utilizar os seguintes tipos de ficheiros de
dados:

Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros, de camada nica, para

os quais foi instalado um fornecedor chave pblica ou um controlador registo (alguns destes controladores esto
includos no Microsoft Office).
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Um ficheiro HTML com uma nica tabela. A primeira linha da tabela deve conter os

nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados.

Livros de endereos electrnicos:

Livro de Endereos do Microsoft Outlook

Lista de Contactos do Microsoft Schedule+ 7.0

Quaisquer listas de endereos semelhantes criadas com um sistema de

mensagens compatvel com a modal, tal como o Microsoft Outlook.
Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma nica tabela. A

primeira linha da tabela tem de conter os cabealhos e as outras linhas tm de conter os registos que pretende intercalar.
Tambm pode utilizar uma marca de nota de referncia como uma origem de dados.
Qualquer ficheiro de texto que tenha origem de cabealhos separados (ou delimitados)

por caracteres de tabulao ou vrgulas e estilo de cabealho separados por marcas de pargrafo.
Sugestes para formatao de dados em Excel
Se o ficheiro de dados se tratar de um folha de clculo do Excel que inclui percentagens, valores de moedas ou cdigos
postais, pode preservar a formatao numrica dos dados utilizando o Intercmbio Dinmico de Dados para se ligar
folha de dados do Excel a partir do Word. Por exemplo, pode certificar-se de que um cdigo postal de cinco dgitos
como 07865 do ficheiro de dados no apresentado como o nmero 7865 (sem o zero esquerda).
Antes de se ligar folha de clculo, efectue o seguinte procedimento no Word:
Clique no Boto do Microsoft Office

e, em seguida, clique em Opes do

Word.

Clique em Avanadas.

Desloque-se at seco Geral e seleccione a caixa de verificao Confirmar

a converso do formato de ficheiro ao abrir.

Clique em OK.

Com o principal documento da impresso em srie aberto, no grupo Iniciar a

Impresso em Srie do separador Mailings, clique em Seleccionar Destinatrios e, em seguida, clique em Utilizar Lista
Existente.
Localize a folha de clculo do Excel em Seleccionar Origem de Dados e, em

seguida, faa duplo clique na mesma.

Na caixa de dilogo Confirmar Origem de Dados, clique em Folhas de
Clculo do MS Excel via DDE (*.xls) e, em seguida, clique em OK.

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NOTA Se no vir a opo Folhas de Clculo do MS Excel via DDE (*.xls), seleccione a caixa de verificaoMostrar

tudo.
Na caixa de dilogo Microsoft Office Excel, para o Nome ou intervalo de

clulas, seleccione o intervalo de clulas ou a folha de clculo que contm as informaes que pretende intercalar e, em
seguida, clique em OK.
NOTA Para impedir a apresentao do pedido de confirmao sempre que abrir um ficheiro de dados, pode desactivar a

opo Confirmar converso ao abrir depois de se ter ligado folha de clculo.

2.

Se ainda no tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma nova lista e, em seguida, pode utilizar o
formulrio que se abre para criar a lista. A lista guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode
reutilizar.
NOTA Se tiver instalado o Microsoft Exchange Server 2010 (em vez de instalar o Microsoft Word isoladamente),

tambm pode utilizar o Microsoft Query para construir uma campo de dados e obter os dados pretendidos a partir
de uma comentrio.
Incio da Pgina

Limitar a lista de destinatrios ou itens

Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender no intercalar informaes de todos os
registos desse ficheiro de dados no documento principal.
Para diminuir a lista de destinatrios ou utilizar um subconjunto dos itens includos no ficheiro de dados, efectue o
seguinte procedimento:
1. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Editar Lista de
Destinatrios.

2. Na caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie, efectue um dos seguintes procedimentos:

o

Seleccionar registos individuais

Este mtodo bastante til se a lista for curta. Seleccione as

caixas de verificao junto aos destinatrios que pretende incluir e desmarque as caixas de verificao junto aos
destinatrios que pretende excluir.
Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impresso em srie, pode desmarcar a caixa de verificao
na linha de cabealho e, em seguida, seleccionar os registos pretendidos. De forma anloga, se pretender incluir a
maioria da lista, seleccione a caixa de verificao na linha de cabealho e, em seguida, desmarque as caixas de
verificao que no pretende incluir.

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Ordenar registos

Clique no cabealho da coluna do item pelo qual pretende ordenar. A lista

ordenada por ordem alfabtica ascendente (de A a Z). Clique novamente no cabealho da coluna para ordenar a lista
por ordem alfabtica descendente (Z a A).
Se pretender uma ordenao mais complexa, clique em Ordenar em Limitar lista de destinatrios e escolha as
preferncias de ordenao no separador Ordenar Registos da caixa de dilogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo,
pode utilizar este tipo de ordenao se pretender que os endereos dos destinatrios sejam ordenados
alfabeticamente pelo ltimo nome em cada cdigo postal e os cdigos postais listados por ordem numrica.
Filtrar registos

Este mtodo til se a lista contiver registos que no pretende ver ou incluir

na impresso em srie. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as caixas de verificao para incluir e excluir registos.
Para filtrar os registos, efectue o seguinte procedimento:
i.
ii.

Em Limitar lista de destinatrios, clique em Filtrar.

No separador Filtrar Registos da caixa de dilogo Filtrar e Ordenar, escolha os
critrios que pretende utilizar para o filtro.
Por exemplo, para gerar cpias do documento principal apenas para os endereos que listam a Austrlia como o
pas/regio, pode clicar em Pas na lista Campo, Igual a na lista Comparao e Austrlia na listaComparar.

iii.

Para limitar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e, em seguida, especifique mais

critrios.
Por exemplo, para gerar cpias do documento principal para empresas em Munique, deve filtrar os registos cujo
campo Localidade contm Munique e cujo campo Nome da Empresa no esteja em branco. Se utilizar um
filtro Ou em vez de um filtro E, a impresso em srie inclui todos os endereos de Munique, bem como todos os
endereos que incluem um nome de empresa, independentemente da localidade.
NOTA Se tiver instalado um programa de validao de endereos, pode clicar em Validar endereos na caixa de

dilogo Destinatrios da Impresso em Srie para validar os endereos dos destinatrios.

Incio da Pgina

Adicionar marcadores de posio, os denominados campos de impresso em srie, ao documento

Depois de ligar o documento principal a um ficheiro de dados, est pronto para escrever o texto do documento e
adicionar os marcadores de posio que indicam o local onde sero apresentadas as informaes exclusivas em
cada cpia do documento.
Os marcadores de posio, tais como o endereo e a saudao, so denominados campos de impresso em srie.
No Word, os campos correspondem aos cabealhos de coluna no ficheiro de dados seleccionado.
1. As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informaes. Os campos que adicionar ao
documento principal sero os marcadores de posio para estas categorias.
2. As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informaes. O Word gera uma cpia do documento
principal para cada registo quando efectua uma impresso em srie.
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Ao colocar um campo no documento principal, indica que pretende que seja apresentada nessa localizao uma
determinada categoria de informaes, tal como o nome ou endereo.

NOTA Quando insere um campo de impresso em srie no documento principal, o nome do documento sempre

includo entre divisas ( ). As divisas no so mostradas nos documentos intercalados. Apenas o ajudam a
distinguir os campos no documento principal do texto normal.

O que acontece ao intercalar

Ao intercalar, as informaes da primeira linha do ficheiro de dados substituem os campos no documento
principal para criar o primeiro documento intercalado. As informaes da segunda linha substituem os campos
para criar o segundo documento intercalado e assim sucessivamente.

Trabalhar com campos: Exemplos

Pode adicionar qualquer cabealho de coluna do ficheiro de dados ao documento principal como um campo. Esta
funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade na estruturao de cartas de formulrio, etiquetas, mensagens de
correio electrnico e outros documentos intercalados. Por exemplo:

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Suponha que est a criar uma carta para notificar empresas locais de que foram seleccionadas para serem
includas no guia anual da cidade. Se o ficheiro de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de cada
empresa que pretende contactar, pode inserir o campo Empresa em vez de escrever o nome de cada empresa
individual.

Imagine que envia trimestralmente mensagens electrnicas aos clientes alertando-os para novos produtos
e negcios especiais. Para personalizar essas mensagens para os melhores clientes, pode adicionar uma coluna Nota
Pessoal, onde pode escrever notas, tal como "Dona Manuela, este novo instrumento exactamente o que anda
procura". Ao colocar um campo Nota Pessoal no campo principal, pode incluir estas notas na parte inferior de
determinadas mensagens.

Suponha que a lista de correio se destina a subscritores do boletim electrnico e o ficheiro de dados inclui
uma coluna, denominada DataExpirao, para armazenar a data de expirao de cada subscrio. Se colocar um
campo DataExpirao no documento principal de etiquetas antes de executar a impresso em srie, os
subscritores vero a data de expirao na respectiva etiqueta de endereo.
Pode combinar os campos e separ-los com marcas de pontuao. Por exemplo, para criar um endereo, pode
configurar campos no documento principal como estes:
Nome Prprio Apelido
Rua do Endereo
Localidade, Distrito Cdigo Postal
Para elementos utilizados com frequncia, tais como blocos de endereos e linhas de saudao, o Word fornece
campos compostos que agrupam um nmero de campos. Por exemplo:

O campo Bloco de Endereos uma combinao de vrios campos, incluindo o nome prprio, o apelido,
a rua do endereo e o cdigo postal.

O campo Linha de Saudao pode incluir um ou mais campos de nome, consoante a saudao escolhida.
Pode personalizar o contedo em cada um desses campos compostos. Por exemplo, pode seleccionar no endereo
um formato de nome formal (Sr. Justino Ribeiro); na saudao, pode pretender utilizar "Para" em vez de "Caro".
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Mapear campos de impresso em srie para o ficheiro de dados

Para se certificar de que o Word pode localizar a coluna no ficheiro de dados que corresponde a cada elemento de
endereo ou saudao, pode mapear os ficheiros de impresso em srie no Word para as colunas no ficheiro de
dados.
Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos do
separador Mailings.

Abre-se a caixa de dilogo Atribuir Campos.

Os elementos de um endereo e saudao so listados esquerda. Os cabealhos de coluna do ficheiro de dados

so listados direita.
O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustrao, o Word faz corresponder a
colunaApelido coluna ltimo Nome. Mas no conseguiu a correspondncia com outros elementos. Por
exemplo, neste ficheiro de dados, o Word no conseguiu correspondncia para Nome Prprio.
Na lista direita, pode seleccionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao elemento esquerda. Na
ilustrao, a coluna Nome corresponde agora coluna Nome Prprio. O facto de Ttulo, Identificador
Exclusivo eOutros Nomes/Apelidos no apresentarem correspondncias normal. O documento da impresso
em srie no necessita de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que no contm dados ao ficheiro de
dados, ser apresentado no documento intercalado como um marcador de posio vazio normalmente uma
linha em branco ou um campo oculto.

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Escrever contedo e adicionar campos

1. No documento principal, clique no local em que pretende inserir o campo.
2. Utilize o grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.

3. Adicione uma das seguintes opes:

Bloco de endereos com nome, endereo e outras informaes
a.

Clique em Bloco de endereos.

b.

Na caixa de dilogo Inserir Bloco de Endereos, seleccione os elementos do endereo que

pretende incluir e os formatos que pretender e, em seguida, clique em OK.

c.

Se for apresentada a caixa de dilogo Atribuir Campos, o Word poder no ter conseguido
localizar algumas das informaes necessrias para o bloco de endereos. Clique na seta junto a (sem
correspondente) e, em seguida, seleccione o campo a partir da origem de dados que corresponde ao campo
necessrio para a impresso em srie.
Linha de saudao

d.

Clique em Linha de saudao.

e.

Seleccione o formato da linha de saudao, que inclui a saudao, o formato do nome e a

pontuao seguinte.

f.

Seleccione o texto que dever ser apresentado nos casos em que o Microsoft Word no conseguir
interpretar o nome do destinatrio, por exemplo, quando a origem de dados no contiver o nome prprio nem o
apelido de um destinatrio, mas apenas o nome de uma empresa.

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g.

Clique em OK.

h.

Se for apresentada a caixa de dilogo Atribuir Campos, o Word poder no ter conseguido
localizar algumas das informaes necessrias para a linha de saudao. Clique na seta junto a (sem
correspondente) e, em seguida, seleccione o campo a partir da origem de dados que corresponde ao campo
necessrio para a impresso em srie.
Campos individuais
Pode inserir informaes de campos individuais, tal como o nome prprio, nmero de telefone ou quantidade de
contribuio de uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo do ficheiro de dados ao documento
principal, clique na seta junto a Inserir Campo de Impresso em Srie e, em seguida, clique no nome de campo.
Para mais opes sobre a insero de campos individuais no documento, efectue o seguinte procedimento:

i.

No separador Endereamento, no grupo Escrever e Inserir Campos, clique em Inserir Campo

de Impresso em Srie.

j.

Na caixa de dilogo Inserir Campo de Impresso em Srie, efectue um dos seguintes

procedimentos:
Para seleccionar os campos de endereo que correspondero automaticamente a campos

na origem de dados, mesmo que os campos da origem de dados no tenham o mesmo nome que os campos do
utilizador, clique em Campos de Endereo.
Para seleccionar os campos que obtm sempre os dados directamente de uma coluna do

ficheiro de dados, clique em Campos da Base de Dados.

k.

Na caixa Campos, clique no campo que pretende.

l.

Clique em Inserir e, em seguida, em Fechar.

m.

Se for apresentada a caixa de dilogo Atribuir Campos, o Microsoft Word pode no ter
conseguido localizar algumas das informaes necessrias para inserir o campo. Clique na seta junto a (no
correspondente) e, em seguida, seleccione o campo da origem de dados que corresponde ao campo necessrio para a
impresso em srie.
NOTA Se inserir um campo a partir da lista Campos da Base de Dados e, posteriormente, mudar para uma origem

de dados sem uma coluna com o mesmo nome, o Word no conseguir inserir as informaes desse campo no
documento intercalado.
Campos personalizados de contactos do Outlook
A nica forma de incluir campos de contacto personalizados no documento principal iniciar a impresso em
srie a partir do Outlook. Primeiro, configure uma vista dos contactos com os campos que pretende utilizar na
impresso em srie. Em seguida, inicie a impresso em srie. Depois de escolher as definies pretendidas, o
Word ir abrir-se automaticamente e pode concluir a intercalao.
Configurar uma vista dos contactos que inclui campos personalizados
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n.

Em Contactos do Outlook, no menu Ver, aponte para Vista Actual e, em seguida, clique
em Lista Telefnica.

o.

Clique com o boto direito do rato no cabealho de coluna e, em seguida, clique em Selector de
Campos.

p.

Na lista pendente na parte superior da caixa de dilogo Selector de Campos, seleccione Campos
definidos pelo utilizador na pasta.

q.

Arraste o campo que pretende adicionar da caixa de dilogo aos cabealhos de coluna. Uma
pequena seta vermelha ajuda-o a colocar o campo na localizao pretendida.

NOTA Pode adicionar um novo campo na caixa de dilogo Selector de Campos, clicando em Novo na parte inferior.

r.

Depois de ter adicionado todos os campos personalizados vista, feche a caixa de

dilogo Selector de Campos.

s.

Para remover um campo que no pretende incluir na impresso em srie, clique no nome do
mesmo na vista Lista Telefnica e arraste-o do cabealho de coluna.
Executar impresso em srie a partir do Outlook

t.

u.

Em Contactos do Outlook, seleccione contactos individuais premindo SHIFT e clicando para

seleccionar um intervalo ou premindo CTRL e clicando para seleccionar indivduos. Se pretender incluir todos os
contactos actualmente visveis na vista, no clique em quaisquer contactos.
No menu Ferramentas, clique em Impresso em Srie.

v.

Se tiver seleccionado contactos individuais a incluir na impresso em srie, clique em Apenas os

contactos seleccionados. Se pretender incluir todos os contactos actualmente visveis na vista, clique em Todos os
contactos na vista actual.

w.

Se tiver configurado a vista Lista Telefnica de modo a que apresente exactamente os campos
que pretende utilizar na impresso em srie, clique em Campos de contactos na vista actual. De outro modo, clique
em Todos os campos de contacto para tornar os campos de contacto disponveis na impresso em srie.

x.

Se pretender gerar um novo documento principal para a impresso em srie, clique em Novo
documento. De outro modo, clique em Documento existente e clique em Procurar para localizar o documento a
utilizar como o documento principal.

P g i n a | 15

y.

Se pretender guardar os contactos e os campos seleccionados, de modo a serem reutilizados,

seleccione a caixa de verificao Ficheiro permanente e, em seguida, clique em Procurar para guardar o ficheiro.
Os dados so guardados num documento do Word como dados separados por vrgulas.

z.

Seleccione as opes de impresso em srie pretendidas:

Cartas de Formulrio

Etiquetas de Correio

Envelopes

Catlogo

Novo Documento

Preparar um lote de cartas para correio em massa.

Configurar etiquetas de endereo para correio em massa.

Configurar envelopes para correio em massa.

Criar um nico documento que contm um catlogo ou lista de endereos.
Gerar documentos intercalados, que possa editar individualmente

no Word.
Impressora

Enviar documentos intercalados directamente para a impressora

predefinida.
Correio Electrnico

Gerar documentos intercalados concebidos para serem

mensagens de correio electrnico. Quando estiver pronto para concluir a intercalao no Word, no
separador Mailings do grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Enviar Mensagens
de Correio Electrnico. A linha Assunto preenchida com o texto escrito na caixa de dilogo Contactos para a
Impresso em Srie no Outlook.
aa.

Clique em OK. Quando o documento se abre no Word, no separador Mailings, no

grupo Escrever e Inserir Campos, clique na seta junto de Inserir Campo de Impresso em Srie e, em seguida,
clique nos campos que pretende adicionar ao documento.
NOTA

No pode escrever caracteres de campo de impresso em srie ( ) manualmente ou utilizar o

comandoSmbolo no menu Inserir. Tem de utilizar a impresso em srie.

Se os campos de impresso em srie aparecerem entre chavetas, como, por exemplo, { MERGEFIELD
Localidade}, significa que o Microsoft Word est a apresentar grelha em vez de texto a apresentar da hiperligao.
Este facto no afecta a impresso em srie, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o boto direito do
rato no cdigo de campo e, em seguida, clique em Alternar Cdigos de Campo no menu de atalho.

Formatar dados intercalados

Os programas de bases de dados e folha de clculo, tais como o Microsoft Office Access e o Microsoft Office
Excel, armazenam as informaes escritas nas clulas como dados no processados. A formatao que aplicar no
Access ou Excel, tal como tipos de letra e cores, no armazenada com os dados no processados. Quando
intercala informaes de um ficheiro de dados num documento do Word, est a intercalar dados no processados
sem a formatao aplicada.

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Para formatar os dados no documento, seleccione o campo de impresso em srie e formate-o, tal como formataria
qualquer texto. Certifique-se de que a seleco inclui as divisas ( ) que circundam o campo.
Incio da Pgina

Pr-visualizar e concluir a intercalao

Depois de adicionar campos ao documento principal, est pronto a pr-visualizar os resultados da impresso em
srie. Quando estiver satisfeito com a pr-visualizao, pode concluir a intercalao.

Pr-visualizar a impresso em srie

Pode pr-visualizar os documentos intercalados e efectuar alteraes antes de concluir a intercalao.
Para pr-visualizar, execute uma das seguintes opes no grupo Pr-visualizar Resultados do
separador Mailings:

Clique em Pr-visualizar Resultados.

Percorra cada documento intercalado utilizando os botes Registo Seguinte e Registo Anterior no
grupoPr-visualizar Resultados.

Pr-visualize um documento especfico clicando em Localizar Destinatrio.

NOTA Clique em Editar a Lista de Destinatrios no grupo Iniciar a Impresso em Srie no

separador Mailingspara abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie, onde pode filtrar a lista
ou limpar os destinatrios se vir registos que no pretenda incluir.

Concluir a intercalao
Pode imprimir os documentos intercalados ou modific-los individualmente. Pode imprimir ou alterar tudo ou
apenas um subconjunto dos documentos.

Imprimir os documentos intercalados

1. No separador Endereamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clique emImprimir Documentos.

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2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a cpia que est actualmente
visvel ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo nmero do registo.

Alterar cpias individuais do documento

1. No separador Endereamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida,
clique emEditar Documentos Individuais.

2. Escolha se pretenda editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cpia actualmente visvel ou um
subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo nmero de registo. O Word guarda as cpias que
pretende editar num nico ficheiro, com uma quebra de pgina entre cada cpia do documento.

Guardar o documento principal

No se esquea de que os documentos intercalados que guarda so autnomos em relao ao documento principal.
uma boa ideia guardar o documento principal se planear utiliz-lo noutra impresso em srie.
Quando guarda o documento principal, tambm guarda a respectiva ligao ao ficheiro de dados. A prxima vez
que abrir o documento principal, -lhe pedido que escolha se pretende que as informaes do ficheiro de dados
sejam novamente intercaladas no documento principal.

Se clicar em Sim, o documento abre-se com as informaes do primeiro registo intercaladas.

Se clicar em No, a ligao entre o documento principal e o ficheiro de dados interrompida. O

documento principal torna-se num documento padro do Word. Os campos so substitudos pelas informaes
exclusivas do primeiro registo.

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