GENERALIDADES

COMPRAS
Definicin
Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio,
tiempo y lugar pactado. Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con
los siguientes trminos: adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de
inventarios y almacenes.
Objetivos de las compras
Para mantener una posicin competitiva en el mercado y obtener beneficios
satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio ms bajo que
permitan las exigencias de calidad y servicio.
Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo
siguiente:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento.
2. Hacerlo con la inversin mnima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales o productos.
4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basndose en lo
adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
5. Adquirir materiales o productos al precio ms bajo posible compatible con la
calidad y el servicio requeridos.
6. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus
beneficios en lo que a costos de material se refiere.
Proceso de compras
La ISO en el apartado 7.4.1 dice: La organizacin debe asegurarse de que el
producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el
grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del
impacto del producto adquirido (ISO 9001:2008); por tal motivo hay que definir el
proceso de compra a seguir para la correcta adquisicin de bienes).

Proceso de compra
En el grfico anterior se describe el proceso de compras que inicia con la fase de
la requisicin, que no es ms que el pedido efectuado al proveedor para satisfacer
la demanda de compra, posteriormente el proveedor enva cotizacin donde
especifica la cantidad a pagar, forma y plazo de pago. Con la informacin anterior
se procesa la orden de compra, para proceder a la recepcin de materiales,
realizando un control de calidad a los productos o mercancas recibidas; en el
caso que estos no cumplan con las condiciones establecidas en la orden de
compra se realizara la devolucin o rechazo. Una vez aceptado el pedido se
procede al pago del mismo.
TIPOS DE COMPRAS
Las compras tienen su origen en las necesidades y stas pueden ser:
Compras especiales.
Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso
(ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales
para transformar o artculos para la venta.
La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la
decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.
Compras anticipadas.
Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a
medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar

en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos

anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto.
Compras estacionales.
Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender
la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace
partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.
Compras rutinarias.
Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de
mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una
inversin de bajo riesgo.
Compras oportunidad.
La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a
precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo
dar un beneficio extra.
Compras de urgencia.
Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para
cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin
estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene
que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se
dispone de tiempo para comparar presupuestos.
PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS
Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las
necesidades de la empresa. La planificacin anticipada consiste en conocer las
fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar
en:

Guas telefnicas, pginas web.

Organismos Oficiales.

Asociaciones empresariales y profesionales.

Prensa y revistas especializadas.

Ferias y exposiciones del sector.

Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para

obtener informacin o, incluso, solicitar la compra, los mtodos que ms se utilizan
son:

Entrevistarse con los representantes del proveedor: stos son los

vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador.

Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se

encuentran ubicados varios proveedores o zonas geogrficas que
concentran las fbricas de determinados productos.

Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de

conocer los avances de la moda, lo ltimo que se fabrica o la tecnologa
ms puntera.

Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que
establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa est a muchos
kilmetros de ella y quiere tener una representacin en el mercado central.

Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos

de una marca extranjera a precios razonables.

PROVEEDORES
Definicin
Son todos aquellos que le proporcionan a la organizacin los recursos materiales,
humanos y financieros necesarios para su operacin diaria. Segn la ISO 9000,
proveedor, es aquella organizacin o persona que proporciona un producto.
Los proveedores son parte esencial de la empresa y por consiguiente es necesario
establecer un programa de calidad, que permita conocer tcnica y comercialmente
a los proveedores potenciales, con el fin de que el proceso de seleccin sea
adecuado para establecer relaciones basadas en la confianza que garanticen el
cumplimiento de los requisitos exigidos; para el cumplimiento de estos objetivos se
emplean los procedimientos de seleccin, evaluacin y calificacin de
proveedores.
Registro de proveedores

La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los

controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros. (ISO 9001:2008)
El registro consiste en abrir un archivo en orden alfabtico que servir para
guardar los resmenes de cotizaciones, listas de precios, catlogos, circulares y
en si toda la informacin que pueda obtenerse sobre las mercancas que se
compran o que puedan sustituir a las mismas, para la elaboracin de este registro
se debe recurrir a diferentes fuentes de informacin tales como: departamentos
internos especializados (mantenimiento, produccin, ingeniera y otros), revistas,
publicaciones sobre ofertas de productos, asociaciones industriales o comerciales.
2 Este archivo debe permanecer accesible y realizarle las actualizaciones
pertinentes desechando aquellos proveedores que ya no cumplen con estndares
de calidad y recopilando informacin sobre nuevos potenciales proveedores.
Relaciones con proveedores
Actividades y Objetivos de las relaciones con los proveedores
El objetivo de las relaciones con el proveedor es lograr que exista confianza en el
comprador para el uso de las mercancas. Lo que exige que ambas partes
desarrollen una serie de actividades debidamente definidas, tales como:
1. Crear polticas de calidad en las relaciones con el proveedor.
2. Contar con diversos proveedores para las compras importantes.
3. Establecer un procedimiento a base de normas para calificar el producto y
al proveedor.
4. Realizar una planificacin entre ambas partes para definir la calidad y
responsabilidades.
5. Fijar canales de comunicacin entre ambos.
6. Implementar un sistema para detectar y corregir las desviaciones.
7. Establecer un sistema de supervisin del proveedor.
8. Llevar a cabo programas de mejora y de asistencia recproca.
9. Crear y aplicar sistemas de clasificacin de la calidad de los proveedores.