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ADMINISTRACIN DE MATERIALES
La participacin de los materiales para los trabajos de edificacin puede
representar de entre 50 por ciento a un 70 por ciento del costo directo.
Por esta razn se debe prestar atencin a la compra de materiales. El objetivo
de los responsables de un departamento de compras no debe ser comprar
"barato", sino de comprar de manera "ptima" de acuerdo a las
especificaciones y al programa de trabajo de la obra.

La economa se logra mediante una buena administracin de materiales.

19.1 FACTORES DE COSTO DE MATERIALES
El costo de tener materiales en el lugar y en el tiempo oportuno para su
utilizacin comprende:
1) Precio de fabricante o distribuidor, condiciones "normales".
2) Descuento por cantidad o monto de la compra.
3) Descuentos por pronto pago, o recargos por pago demorado.
4) Costos de fletes y manejo hasta el sitio de almacenaje en la obra.
5) Costos de expeditacin y de control de calidad.
6) Costos de movimientos y manejo en la obra.
7) Costo de almacenaje (espacio y control).
8) Costos de seguros contra dao o perdida.
9) Intereses sobre el monto de los inventarios.
10) Costos de deterioro, prdidas y mermas.
11) Costos de obsolescencia.
12) Disposicin de los sobrantes y desperdicios.

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El costo de no tener oportunamente en la obra los materiales necesarios
incluye:
Gastos adicionales por compras, transportes y manejos especiales.
Mayores precios de adquisicin de cantidades pequeas, en condiciones de
emergencia. Costos de interrupcin y demoras en los procesos constructivos.
Multas por demora en la terminacin de la obra y posible prdida de clientes.
La administracin de compras e inventarios trata de establecer un equilibrio
ptimo entre estos factores de costo de los materiales.
Desde el punto de vista del anlisis de precios unitarios de obra, los factores
1) al 4) y el 6) antes mencionados, se consideran dentro del costo directo de
los materiales; el factor 10) se considera como un porcentaje del consumo
terico; y los dems factores se consideran como costos indirectos.
19.2 CLASIFICACIN DE MATERIALES PARA UNA OBRA
Los materiales que se consumen en la obra caen en dos categoras: los
destinados a la obra que se construye y los destinados a la planta de
construccin.
a.3) Materiales o fabricados especialmente para la obra, bajo especificaciones
propias

del proyecto, La compra de los materiales de la primera clase

debe programarse a nivel empresa, para el conjunto de obras en que se vayan

a usar, logrando as mayor flexibilidad en el abastecimiento y mejores
condiciones de compra. La adquisicin de los materiales de los dos ltimos
grupos citados debe hacerse en funcin del programa de obra; los
pertenecientes al ltimo grupo deben incluirse como "actividades" en el
programa de la obra, para tener mejor control sobre su abastecimiento.
b) Los materiales destinados a la planta de construccin se refieren
principalmente a :
b.1) Refacciones, accesorios y materiales de consumo para la mquina y

el equipo de

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Construccin.
b.2) Herramientas y equipo de trabajo o de seguridad para uso del
personal.

b.3) Artculos de consumo en la obra, sea en las oficinas o en la obra

misma.
Todos estos materiales deben adquirirse a nivel de empresa, tomando en
consideracin el equipo de que sta disponible y el nivel de operaciones
previsto para un periodo determinado. Las refacciones y accesorios para la
maquinaria son especialmente importantes, ya que de su oportuno
abastecimiento depende la eficiencia de la maquinaria y el cumplimiento de
los programas de la obra.
19.3 PROGRAMACIN Y CONTROL DE INVENTARIOS
Los materiales se guardan y se controlan por medio de almacenes, para lograr
el equilibrio entre el costo de tenerlos y el costo de no tenerlos en el momento
en que se requieran. Sirven para establecer un control interno para evitar la
falta y el extravo de materiales en la obra. Nos ayudan tambin en la
determinacin de los costos reales de los conceptos de trabajo y para reducir
los desperdicios.
El costo de mantener un artculo en existencia en almacn puede expresarse
como un porcentaje del costo de adquisicin de ese artculo. Ese costo anual
puede variar entre 5 por ciento y 35 por ciento.
Por otra parte, cada vez que se coloca una orden de compra a un proveedor se
incurre en un costo por concepto de preparacin de la requisicin y de la orden
de compra, el trmite de dichos documentos, manejo de los pedidos, entrada
en almacn, expeditacin y trmite de pago. Por datos estadsticos se puede
establecer el costo implicando en cada orden de compra.

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El costo total anual del inventario (Ct) es la suma del costo anual de mantener
los artculos en existencia (Ce) ms el costo anual de la colocacin de pedidos
(Cp). Este ltimo costo es menor mientras ms grandes sean los pedidos, y por
lo tanto se necesita un nmero menor de pedidos.
El costo anual de existencia de artculos en almacn es mayor mientras ms
grandes sean los
pedidos, porque van a ser mayores las existencias promedio.
Existe un tamao de pedidos ptimo que se llama pedido econmico (Pe) que
corresponde al valor mnimo del costo total anual del inventario.

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jemplo:

P = Precio pagado por unidad

= $650.00/pza.

I = Costo anual de mantenimiento en inventario del artculo como porcentaje

(expresado en decimal) del precio pagado por unidad = 20% = 0.20.
S = Costo por orden de compra = $5,200.00/orden.
R = Consumo anual del artculo = 2,000 pzas. (requerimento de acuerdo al programa de obra).
Se requiere conocer el tamao (nmero de unidades) del pedido ms econmico (Pe) =X.
(1)
X = Tamao
del pedido

100
200
400
500
1000
2000

(2)
(3)
(4)
Nmero
de Valor
del Costo de mantener los
pedios por ao
inventario
artculos en existencia
2000
promedio
Ce = I(3)=0.20 (3)
R/ X
X
(1)
(1)
P
x650
2
2
20
10
5
4
2
1

32,500
65,000
130,000
162,500
352,000
650,000

6,500
13,000
26,000
32,500
65,500
130,000

(5)
Costo anual de
pedidos
Cp SN 5,200(2)

104,000
52,000
26,000
20,800
10,400
5,200

(6)
Costo total
Ct Ce Cp (4) (5)

110,500
65,000
52,000
53,500
75,400
135,200

La solucin ms econmica corresponde a: Pe = 400 unidades y se tendr que hacer 5 pedidos en el ao.
Se puede llegar a una solucin analtica:
Ct = PR + SN + I(X/2) (P)
como. N = R/X; sustituyendo:
Ct = PR + SR/X + I X P/2; derivando e igualando a cero
dC t / dx = - SR / X2 + IP / 2 = 0
SR / X 2 = IP / 2

IP X2

= 2 SR X2 =

2SR
IP

X=

2SR
IP

Solucin analtica a ejemplo:

PE =

2x2000 x $5,200.00
.20 x $650.00

160,000

= 400

Unidades

Debido al tiempo y el esfuerzo necesario para estos clculos no es prctico

hacerlo para todos los artculos; hay que hacerlo para los materiales que
representan un costo relativamente alto del costo de los almacenes.

La determinacin del pedido econmico contesta la pregunta Cuntos

conviene comprar? Pero, igual de importante es responder a Cuando conviene
colocar los pedidos?
Estos dependen de tres factores:
1. El tiempo de entrega del proveedor.
2. La tasa de consumo del artculo
3. La existencia mnima de seguridad que nos gustara tener para cubrir las
variaciones por la
incertidumbre de los factores 1 y 2.
El "tiempo de anticipacin" es el tiempo promedio necesario para la elaboracin
y el trmite del pedido y el abastecimiento del material.
El producto de tiempo de anticipacin, por la tasa media de consumo: sumado
a la "existencia mnima de seguridad" nos determina el " punto de reorden".
En las tarjetas Krdex de movimiento de almacn, al registrar bajas, el cardista
coloca un jinete en cada tarjeta, a la izquierda si la cantidad remanente es
mayor que el punto de reorden; a la derecha si es igual o menor, al centro si es
igual o menor al mnimo de seguridad. La existencia mnima es aviso de que el
material se puede agotar si la demanda aumenta anormalmente, o el tiempo
de anticipacin resulta mayor que el mximo previsto.
Las tarjetas deben revisarse, normalmente cada semana, para pedir y reponer
existencias, tomando en cuenta lo que hay pendiente de surtir de pedidos
anteriores, para lo cual deber llevarse un control adecuado.
Toda recepcin se hace contra una requisicin y las salidas mediante vales de
salida para artculos de consumo o vales de resguardo para artculos como
muebles, herramientas, equipo de seguridad, etc.

Tratndose de la construccin de caminos, una de las investigaciones ms

importantes es la relativa a los bancos de materiales naturales disponibles, las
condiciones y derechos de

explotacin o bien el precio del material cotizado por los concesionarios del
banco; la disponibilidad del material de cada banco y la garanta que ofrece de
un abastecimiento suficiente, y la calidad de los materiales del banco en
relacin con las especificaciones de la obra. Estas investigaciones requieren por
lo general de sondeos, estudios geossmicos y pruebas de laboratorio. La
economa del abastecimiento de bancos alternativos debe estudiarse en funcin
del costo de explotacin, calidad del material, tamao del banco y costos de
acarreo al sitio de utilizacin.
Una vez que se conocen las condiciones del marcado de materiales, sean
naturales o manufacturados, es posible fijar polticas de compra tendientes a
optimizar la economa de la obra.
Ser necesario definir:
a) Si conviene fabricar, comprar o sub-contratar materiales, productos o
servicios.
b) Si las demandas de ciertos materiales, a nivel empresa, justifican
mantenerlos en inventario, o si deben comprarse especficamente para cada
obra.
c) Si conviene comprar a uno o varios proveedores, cules materiales y en que
condiciones.
d) Relaciones que es necesario establecer con determinados proveedores.
e) Polticas de financiamiento de compras y de pago de proveedores.
f) Polticas de investigacin y desarrollo de productos.
19.4 EXPEDITACIN Y CONTROL DE CALIDAD
Se mencionarn a continuacin dos factores que puedan tener una influencia
apreciable en los costos de los materiales.

El primero se refiere a la expeditacin o activacin de los pedidos colocados a

proveedores. Es un hecho que el cumplimiento de los plazos y programas de
entregas depende en gran parte del inters que muestre el cliente durante el
periodo pactado para el suministro. Siendo sumamente importante recibir los
materiales en los plazos programados, la mayor parte de los departamentos de
compras de las empresas cuentan dentro de su organizacin con personas o
grupos que tienen a su cargo el control y expeditacin de los pedidos.
Otra actividad importante que es necesario tener en cuenta dentro de los
costos de adquisicin de

materiales es la relativa al control de calidad de los mismos. El control de

calidad requiere de muestreos y pruebas de laboratorio, que ordinariamente
se encomiendan a organizaciones especializadas, reconocidas tanto por el
proveedor como por el cliente. Slo las empresas ms grandes tienen dentro
de sus organizaciones de compras un departamento de control de calidad. Los
fabricantes a menudo presentan certificados de cumplimiento de normas de
calidad oficiales, Puesto que calidad y precio son correlativos, no puede
enfatizarse demasiado la importancia del control de calidad de los materiales.
ALMACN
LIMITES
REVISADOS
EN

CASILLERO No .
FECHA

FECHA

MNIMO

MXIMO

EXISTENCIA

UNITARIO

UNIDADES
ENTRADA

SALIDA

FECHA

UNIDAD:
MNIMO

MEDIO

DEBE

COSTOS

MXIMO

VALORES
HABER

SALDO