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III- Le contrle interne des achats :

A) Le questionnaire type du circuit des achats :


Le circuit achats- fournisseurs est lun des circuits qui traite des donnes rptitives qui
ncessitent une bonne comprhension.
Lobjectif de la phase de comprhension et dvaluation des donnes rptitives est
dobtenir suffisamment dinformations pour tre en mesure dvaluer la probabilit
derreurs importantes pour laudit dans les informations comptables issues des
traitements des donnes rptitives.
Cette valuation du risque est la base de la dtermination de la nature et de ltendue
des tests de validit ncessaire sur les soldes des comptes concerns pour dtecter la
prsence possible de telles erreurs.
1. Objectifs du contrle interne :
Lanalyse du systme du contrle interne de la fonction achats- fournisseurs doit
permettre de sassurer que :
Les sparations de fonctions sont suffisantes.
Tous les achats de lentreprise sont correctement autoriss et
comptabiliss.
Les achats comptabiliss correspondent des dpenses relles de
lentreprise.
Ces dpenses sont faites dans lintrt de lentreprise et conformment
son objet.
Tous les achats enregistrs sont correctement valus.
Tous les avoirs obtenir sont enregistrs.

Toutes les dettes concernent les marchandises et services reus sont


enregistres dans la bonne priode.
Les engagements pris par lentreprise et devant figurer dans lannexe sont
correctement suivis.
2. Sparation de fonctions :
Apprcier la sparation des fonctions en ce qui concerne :
Emission de demandes dachats.
Etablissement des commandes.
Autorisation des commandes.
Rception des marchandises et services.
Comparaison quantitative et qualitative des marchandises et services
reus avec les commandes.
Comparaison bon de rception/commande/facture.
Imputation comptable.
Vrification de limputation comptable.
Contrle des factures.
Suivi des avoirs recevoir.
Bon payer.
Tenue du journal dachats.
Tenue de linventaire permanent.
Tenue des comptes individuels fournisseurs.
Rapprochement des relevs fournisseurs avec les comptes.
Rapprochement du compte collectif fournisseurs avec la balance
fournisseurs.
Centralisation du journal dachats.
Signature des chques.
Envoi des chques.

Acceptation des traites.


Tenue du journal des effets payer.
Tenue du journal de trsorerie.
Annulation des pices justificatives.
Approbation des oprations diverses relatives aux achats et comptes
fournisseurs- crditeurs divers.
Accs la comptabilit gnrale.
3. Commandes :
Existe-t-il un systme de dclenchement automatique des commandes
lorsque les stocks arrivent une quantit minimum ?
Si oui, les quantits minimales sont elles revues rgulirement en fonction
des besoins rels de la fabrication ?
Les commandes de biens et de services ne sont elles passes que sur la
base de demandes dachats tablies par des personnes habilites ?
Chaque service demandeur dispose-t-il dun budget de dpenses
prvisionnelles ?
Si oui, la consommation de ces budgets est-elle suivie rgulirement pour
viter les dpassements ?
Ce suivi tient-il compte des commandes engages mais non encore
factures ?
Des bons de commandes sont ils tablis systmatiquement ?
Si oui, sont-ils :
! Pr Numrots ?
! Etablis en quantit et en valeur ?
! Signs par un responsable, au vu de la demande dachat ?

Existe-il une liste des fournisseurs autoriss pour les achats courants ?
Si oui, est-elle:
! Approuve par un responsable ?
! Rgulirement mise jour ?
Les prix proposs sont-ils compars avec le march ?
Les autres achats font-ils lobjet dappels doffres, au moins au dessus
dun certain montant ?
Existe-il une procdure permettant dviter les commandes excessives ?
Si des bons de commandes pr numrots sont utiliss, leur squence
numrique est-elle utilise pour :
! Enregistrer les engagements pris par lentreprise ?
! Identifier les retards dexcution ?
Existe-il une procdure de relance des fournisseurs en retard de
livraison ? ces fournisseurs sont-ils soumis des pnalits ?
Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqu :
! Au service rception
! A la comptabilit
Si oui, ces services sassurent-ils quils les reoivent tous ?
La socit exerce-t-elle un contrle sur les cadeaux et autres avantages
accords aux acheteurs par les fournisseurs ?
Les procdures de contrle des achats sont-elles revues priodiquement
par les auditeurs internes ou autres personnes indpendantes du service
achat pour sassurer que la politique de la socit est bien applique ?
4. Rception des marchandises et services.
Existe-il un service de rception ?

Les marchandises reues sont-elles rapproches des bons de commande


en ce qui concerne :
! Les quantits.
! La qualit.
Des bons de rception sont-ils tablis systmatiquement, mme pour les
livraisons sur des chantiers extrieurs ou chez des clients, des
dpositaires ?
! Si oui, sont-ils pr numrots ?
! Signs par le rceptionnaire ?
! Dats ?
La pr numrotation des bons est-elle utilise pour contrler :
! Lexhaustivit des bons transmis la comptabilit, par centre de
rception ?
! Lenregistrement des mouvements de stocks ?
Existe-il un systme quivalent au bon de rception en matire de
service ?
Les anomalies en matire de quantit et qualit constates font-elles
lobjet dun bon de retour ?
Si oui, ces bons sont-ils :
! Pr Numrots ?
! Transmis une personne charge dobtenir les avoirs ?
5. Contrle des factures :
Les factures et avoirs sont-ils transmis directement par le service courrier
la comptabilit ?
Le service comptable attribue-t-il un numro dordre chronologique aux

factures et avoirs reus avant de les transmettre aux personnes charges


de les vrifier ?
Si oui, garde t-il une trace de ces numros pour suivre le retour des
factures et relancer le service concern ?
Les doubles des factures et avoirs sont-ils annuls, par apposition dun
tampon duplicata ?

B) La description du circuit des achats


Dans le cas dabsence du manuel de procdures, il est important dtablir le narratif
des procdures concernant le cycle dachat ; afin dacqurir le maximum
dinformations pour une meilleure comprhension des circuits de traitement
dinformations. Ceci se peut par des entretiens avec lensemble des intervenants dans
le circuit afin davoir une vue plus dtaille du circuit.
Lensemble des constatations exprims par les responsables donne lieu :
1- Emission des demandes dachat
" La direction des travaux concerns
" Le service achat
" Le service gestion
" Le service du projet
Lmission des demandes dachats est obligatoire pour toutes les commandes
suprieures 1000 dhs. Aprs avoir dtecter les besoins des diffrents services.
Les informations suivantes doivent figurer sur la DA lors de lmission :
" La numrotation
" Imputation
" Dlai et lieu de livraison

" Dsignation des articles


2- circuit des demandes dachat
" Procdure exceptionnelle
Pour lachat dune fourniture revtant un caractre durgence, la commande pourra se
faire directement par tlphone entre la direction du projet et le service achat
" Imprims de diffusion
Cest lorganisation administrative de la circulation des imprims des DA
Exemplaire conserv par le client, conserv par la direction des travaux, conserv par
le service achat,original pour archivage, et un autre transmis pour le service magasin
pour le contrle des livraisons.
3- Etablissement des bons de commande
" Emission des bons de commande
Le bon de commande reprend lintgralit des informations portes sur la demande
dachat :
Numro de la commande
Service traiteur : achat
Rfrence : centre dimputation, code analytique
Dsignation du fournisseur
Condition des paiements
Dates et lieu de livraison
Date et visa du responsable achat
" Circuit du bon de commande
" Imprim de diffusion
Original envoy au fournisseur est sera conserv par lui
Exemplaire envoy au fournisseur et retourn imprativement lentreprise.
4-Rception de la marchandise
5- traitement et circuit des factures

" Rception de la facture


Facture fournisseur
Facture tablie sur contrat
" Prsentation type dune facture
" Enregistrement de la facture
1. Circuit
Lmetteur : la comptabilit
Le service de gestion:contrle des imputations analytiques
Le service travaux:accord pour paiement
La direction du projet: accord pour paiement
2. classement
Mission des services
" Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents
" Retourner le facture et autorisation de paiement au service comptabilit
6- Rglement des factures fournisseurs
" Il existe deux moyens de rglement:
Le chque
Effet de commerce

C) CONTROLE DES PHASES DU CYCLE ACHATS

Les principales phases du cycle peuvent se prsenter comme suit :


dclenchement de la commande,
acceptation et traitement des livraisons,
enregistrement des dettes,

paiement des factures.

I- Dclenchement de la commande
1. Objectifs du contrle interne
Le contrle interne sur les oprations relatives aux achats et aux charges doit
donner l'assurance que les commandes de marchandises ou de biens et services sont
faites en fonction des besoins de l'entreprise, pour des quantits optimales et par des
personnes autorises le faire.
En ce qui concerne les achats de matires et de marchandises ces objectifs sont
indissociables des problmes de gestion des stocks.
Les procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de manire
satisfaisante aux questions suivantes :
! qui peut dclencher la commande ?
! quand passer la commande ?
! quelle quantit faut-il commander ?
! quel fournisseur doit-on s'adresser ?
2. Organisation correspondant ces objectifs
Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation
satisfaisante :

! une demande d'achat est tablie par les services utilisateurs et transmise au
service "Achats",
! un bon de commande est systmatiquement tabli, si possible sur des
exemplaires standards et prnumrots, partir des demandes d'achat par le
service "Achats",
! les fonctions ayant trait aux commandes doivent tre distinctes de celles de
rception, de stockage, d'expdition, de tenue de l'inventaire permanent, de
l'enregistrement comptable et du rglement des factures,
! les personnes autorises mettre des bons de commande sont dsignes par
crit et un montant maximum autoris est dfini,
! les quantits commander sont dtermines en fonction des besoins de
l'entreprise.
Les besoins de rapprovisionnement peuvent, par exemple, tre dtermins par
les magasiniers en fonction d'un niveau minimal de stocks par produit dtermin
l'avance, ou par le service "Approvisionnement" en fonction des besoins de
production. La date de passation de la commande et les quantits commander
dpendent essentiellement des quantits en stock, des consommations et des dlais de
livraison.
Une procdure particulire doit tre envisage afin de procder la relance des
marchandises non livres la date prvue.
Le non-respect de telles procdures peut conduire :
! soit des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire
par des frais financiers ou des cots de stockage trop levs, ainsi que par des
pertes dues au vieillissement ou la dtrioration des produits.

La signature des personnes autorises doit apparatre clairement sur le bon de


commande; ce qui suppose que cette signature soit connue de la personne charge de
vrifier le bon de commande avant son envoi. Dans les socits importantes, il est
recommand qu'un cahier de signatures reproduise un fac-simil des signatures
autorises.
! soit des achats insuffisants ou contretemps, pouvant se traduire par des
retards de production, des pertes de vente, des frais excessifs de
rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses quant aux prix.
Le choix du fournisseur doit permettre d'obtenir, par comparaison des possibilits
offertes, le meilleur prix eu gard la qualit exige. Gnralement, il existe une liste
de fournisseurs agrs pour les diffrents produits ou services achats comprenant les
prix obtenus et leurs dlais de livraison ; cette liste fait l'objet d'une remise en cause et
d'une mise jour priodiques. Il doit y avoir une procdure d'appels d'offres dment
documente et une justification, au cas o le fournisseur le moins disant n'a pas t
retenu.
II- Acceptation et traitement des livraisons (ou des services reus)
1) Objectifs du contrle interne
Il faut en ce domaine garantir que :
! les dlais de livraison prvus sont respects,
! les livraisons (ou les services reus) ne peuvent tre accepts que s'ils
correspondent une demande,
! les livraisons sont faites selon les spcifications de la commande.

2) Organisation correspondante
Les lments suivants constituent, en gnral, les bases d'une organisation
satisfaisante :
! un bon d'entre (ou de rception) est tabli pour chaque rception. Il est
particulirement utile que ces bons soient pr numrots.
Dans les petites entreprises, un double du bon de commande peut servir de bon de
rception. On pourra mme admettre dans certains cas l'utilisation du bon de livraison
du fournisseur, mais la condition que celui-ci soit numrot ds son arrive.
! un contrle des rceptions est prvu. Les livraisons ne doivent tre acceptes
que dans la mesure o la rception correspond un bon de commande de
l'entreprise. Pratiquement, il est ncessaire que le service charg de la rception
possde une copie de l'ordre d'achat l'autorisant effectuer une entre de
marchandises. Sur cette copie, il est souhaitable que les quantits soient omises.
Un certain nombre de vrifications doivent tre effectues ; elles sont
gnralement faites en deux temps :
! contrle de spcification et de quantit par rapprochement entre le bon de
commande et le bon de rception,
! contrle de qualit de la marchandise reue ; il ne peut tre fait que par une
personne comptente (en gnral un technicien) qui procdera soit de manire
exhaustive, soit par sondages.

Les vrifications de qualit et de quantit doivent tre matrialises sur le bon de


rception.
III- Enregistrement des dettes
1) Objectifs du contrle interne
Le contrle interne doit garantir que :
! les dettes sont constates au fur et mesure de la rception des
fournitures et des services,
! la comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations.
2) Organisation correspondant ces objectifs
La comptabilit doit tre en mesure de dtecter les marchandises reues pour
lesquelles aucune facture n'est encore parvenue. A cet gard, une bonne procdure
(parmi d'autres possibles) consiste transmettre systmatiquement la comptabilit les
doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet cette
dernire, d'une part, d'effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du
bon de rception et de la facture ; d'autre part de pouvoir connatre tous moments
l'ensemble des rceptions effectues pour lesquelles la facture n'a pas encore t reue.
Il est ncessaire que la comptabilit soit organise de manire que soient vits :
! la perte ou simplement l'absence de suivi des factures fournisseurs. Dans cet
esprit, il est indispensable que les factures soient centralises ds rception par
la comptabilit. Celle-ci peut alors sans risque les transmettre aux diffrents
services qui peuvent avoir les utiliser (par exemple au service "Achats" pour
vrification des prix facturs). De plus, les dlais de circulation dans les

diffrents services et les litiges ventuels ne doivent pas faire obstacle la


rcupration de la T.V.A. dans les dlais normaux,
! les confusions dans la tenue des comptes fournisseurs qui peuvent donner lieu
des litiges et dtriorer l'image de marque de l'entreprise,
! les retards de rglement qui peuvent se traduire par le versement d'indemnits,
! l'enregistrement incorrect des charges nes de ces oprations
A cet gard, on peut mentionner les procdures suivantes :
# ds leur rception, les factures sont numrotes, afin de permettre leur
identification et dates afin de mmoriser leur date d'arrive,
# les doubles doivent tre oblitrs d'un tampon "Duplicata - Ne pas
enregistrer",
# avant d'tre vrifies, elles doivent tre classes en attente (il convient de
noter que l'ensemble des factures classes en attente devra tre examin
avec soin en fin d'exercice, au moment de l'tablissement du bilan),
# un certain nombre d'oprations est effectu avant l'enregistrement de la
facture :
$ un rapprochement de la facture, du bon de rception et du bon de
commande en vue de s'assurer que la facture correspond une
rception effective, accepte et lgitime,
$ vrification de la facture : additions, multiplications, prix unitaire,
calcul des taxes,
$ affectation comptable des montants figurant sur la facture ;
comptes de charges, de T.V.A., fournisseurs et ventuellement
imputations analytiques,

$ concernant le problme particulier de la T.V.A. rcuprer, des


instructions crites prcises sont donnes aux comptables chargs
des imputations en mentionnant les cas o la rcupration est
possible, les cas o elle ne l'est pas, l'application ventuelle de
pourcentage de rcupration, etc...,
$ approbation de la facture, par une personne responsable,
$ une fois enregistre, la facture doit tre classe dans un chancier
jusqu' ce qu'elle soit paye.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit
tre en mesure de les suivre, par exemple :
$ en cas de retour des marchandises aprs un premier usage qui n'a pas donn
satisfaction, il convient d'obtenir du fournisseur un avis de rception et il faut
demander au fournisseur d'tablir un avoir. Ce genre de situation se traduit en
gnral par diverses ngociations qui se prolongent dans le temps (parfois
mme par un contentieux). Dans tous les cas, il est indispensable que l'ensemble
des rclamations soit suivi par un responsable. Les factures en suspens doivent
faire l'objet d'un contrle constant et plus particulirement l'occasion de
l'tablissement des comptes de fin d'exercice,
$ en cas de livraison incomplte, des prcautions doivent tre prises quant aux
modalits de rglement,
$ si des avances sont verses au fournisseur, une procdure doit tre mise en
place pour qu'elles viennent en dduction du rglement dfinitif,
$ si les ristournes constituent une habitude de la profession (grands magasins par
exemple), une procdure particulire doit tre mise en oeuvre pour les suivre.
IV- Paiement des factures
1) Objectifs du contrle interne

Outre les objectifs relatifs aux trois phases prcdentes, les objectifs spcifiques
la mise en paiement sont les suivants :
! les factures sont contrles avant mise en paiement,
! la mise en paiement est dment autorise,
! les factures ne sont pas payes plusieurs fois.
2) Organisation correspondant ces objectifs
Les procdures suivantes sont gnralement considres comme satisfaisantes au
regard du contrle interne :
$ le service comptable compare les lments figurant sur la facture (prix, qualit,
quantits) avec une copie des bons de rception et les bons de commande,
$ la mention "bon payer" n'est porte sur la facture qu'aprs comparaison de
celle-ci avec les bons de rception et de commande correspondants.
Le bon payer est port uniquement sur l'original, afin d'viter de le donner
plusieurs fois pour la mme facture. A cette fin, lorsque la facture est reue en
plusieurs exemplaires, la mention "duplicata" est indique ds la rception, sur les
exemplaires autres que l'original.
Les factures comptabilises portent la rfrence de l'enregistrement afin d'viter
les doubles comptabilisations ; les factures payes sont annules par la mention "pay"
pour viter un double usage et portent la rfrence du paiement.

IV- Audit du compte fournisseurs et comptes rattachs


1. Objectifs
Toutes les dettes fournisseurs figurant sur le bilan correspondent des dettes relles
dues aux fournisseurs ou autres crditeurs de lentreprise.