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CAPITULO IV

CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS DURANTE LA PRCTICA


PROFESIONAL
POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE CONTROL INTERNO DE
EXPEDIENTES PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN LA CAJA
DE AHORROS DE LOS TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

4.1. Planteamiento del problema

Hoy en da las organizaciones pblicas como privadas buscan cumplir con


un mismo objetivo ser los mejores, siendo de vital importancia el control interno, ya
que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las
normas y los principios contables de general aceptacin.
El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la
herramienta ms importante para el logro de los objetivos de la administracin, a
travs de la utilizacin eficiente de los recursos prevencin de fraudes, errores,
violacin a principios y normas contables, fiscales y tributarias.
La administracin tiene por objetivo promover la participacin de los
ciudadanos, brindar respuestas oportunas a sus necesidades. La Gerencia de
Administracin perteneciente a la Caja de Ahorros de los Trabajadores del
Ejecutivo del Estado Mrida (C.A.T.E.E.M), se ocupa de la tramitacin y puesta en
marcha de todas las decisiones que en materia administrativa y financiera,
garantizando el mejoramiento de la calidad de vida y el desarrollo sustentable de
los trabajadores.

La situacin actual de la Caja de Ahorros de los Trabajadores del Ejecutivo


del Estado Mrida (C.A.T.E.E.M) especficamente en el Departamento de
Administracin la cual est siendo objeto de estudio, presenta una serie de
factores irregulares como el hecho de que el control
solicitudes

o seguimiento de las

realizadas para la obtencin de prstamos, no suministran la

informacin necesaria para la conformacin de los expedientes, se conforman de


manera incorrecta lo que presenta demoras para la aprobacin de los crditos.
Esta situacin se debe a causas como: la revisin de los expedientes, la falta del
personal que se encarga del control previo, as como el dficit de

apoyo al

personal con instrumentos administrativos que se encarga de revisar los


expedientes para que vayan completos con su firma y sello para ser aceptados.
A futuro, esto conlleva a problemas organizativos de diferente ndole en la
asociacin civil, considerando que lo primero que puede generarse es retrasos en
el proceso de aprobacin de los crditos y por ende traer consecuencias al verse
afectado los asociados directamente as como inconvenientes para nuevas
solicitudes
Con lo anteriormente dicho, a travs de la presente investigacin se
pretende Disear Polticas de Control Interno de Expedientes para la Solicitud de
Crditos en la Caja de Ahorros de los Trabajadores del Ejecutivo del Estado
Mrida (C.A.T.E.E.M) , que permita el logro eficaz de los objetivos y funciones de
la asociacin.

4.2 Objetivos
4.2.1 Objetivo General
Disear Polticas de Control Interno de Expedientes para la Solicitud de
Crditos en la

Caja de Ahorros de los Trabajadores del Ejecutivo del Estado

Mrida (C.A.T.E.E.M), por medio del estudio las actividades que se desarrollan
actualmente.

4.2.2 Objetivo Especficos


1. Describir cada una de las funciones que cumplen el Departamento de
Administracin.
2. Revisar las prioridades del sistema de control interno en el Departamento
de Administracin.

4.3 Justificacin
El

pronstico de esta investigacin tiene como finalidad buscar una

solucin para mejorar las polticas operativas internas en el Departamento de


Administracin, en vista de que sus funciones es lograr a travs de su personal, la
eficiencia y calidad en el servicio de polticas que facilita la ejecucin de las
actividades, por ello, es necesario establecer dichas polticas, puesto que son de
suma importancia

en las asociaciones civiles, permitiendo que se desarrollen

eficientemente las mismas.

4.4 Marco Terico


Para el desarrollo del presente informe de Prcticas Profesionales, se tomaron en
consideracin as funciones del Departamento de Administracin de la Caja de
Ahorros de los Trabajadores del Ejecutivo del Estado Mrida (C.A.T.E.E.M), as
como algunos antecedentes, teoras donde se demuestra la utilizacin de las
polticas del control interno.
4.4.1 Funciones del Departamento de Administracin
Corresponde al Consejo de Administracin:

Ejercer la representacin de la asociacin y designar apoderados judiciales


y extrajudiciales; estas atribuciones podrn ser delegadas en la persona del

Presidente del Consejo de Administracin. Solo sern asumidas por la


asociacin, los honorarios profesionales y gastos generados como
consecuencia del ejercicio de acciones para la defensa de los derechos e
intereses de la misma.

Contratar el personal necesario para el cumplimiento de los fines de la


asociacin, esta facultad podr ser delegada en la persona del Presidente
del Consejo de Administracin. El Consejo de Administracin podr
reservarse expresamente los casos que requieran de su aprobacin.

Crear los comits de trabajo o comisiones, a excepcin de la Comisin


Electoral, y designar sus miembros entre los asociados quienes debern
ser ratificados o no en la prxima Asamblea.

Informar a la Asamblea sobre los litigios que se encuentren pendientes, as


como la contratacin de apoderados judiciales y extrajudiciales.

Convocar y presidir las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

Notificar la fecha de realizacin de la Asamblea a los asociados con quince


das previos a la publicacin o fijacin de carteles de la convocatoria.

Cumplir y hacer cumplir los estatutos de la asociacin, la presente Ley, su


Reglamento, los acuerdos de la Asamblea, las decisiones registradas en
actas del Consejo de Administracin y de Vigilancia; as como las normas,
procedimientos y medidas dictadas por la Superintendencia de Cajas de
Ahorro.

Administrar los bienes de la Caja de Ahorro, Fondos de Ahorro o


Asociaciones de Ahorro Similares que bajo ninguna circunstancia podrn
ser administrados por terceros.

Decidir la suspensin temporal de los asociados incursos en las causales


de exclusin

Contratar

la

auditora

externa

anual

que

debe

enviarse

la

Superintendencia de Cajas de Ahorro, de conformidad con la presente Ley.

Presenta a la Superintendencia de Cajas de Ahorro el proyecto de

presupuesto de ingresos y gastos y el de inversin para el ejercicio, dentro


de los treinta das continuos siguientes, contados a partir del cierre de su
respectivo ejercicio econmico.

Presentar a la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria el proyecto del


presupuesto de ingresos y gastos y el de inversin de la asociacin para el
ejercicio, dentro de los noventa (90) das continuos siguientes, contados a
partir del cierre de su respectivo ejercicio econmico, con la consideracin
de las observaciones y recomendaciones realizadas y presentadas a la
asociacin por la Superintendencia de Caja de Ahorros. Cuando no se
recibiera respuesta oportuna de la Superintendencia de Cajas de Ahorro se
considerar aprobado el proyecto enviado.

Ejecutar el presupuesto de ingresos y gastos y de inversin cuando sea


aprobado por la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, previo a su
aprobacin solo proceder a realizar los gastos normales y necesarios para
el fundamento de la asociacin.

Convocar y presidir las Asambleas Parciales y designar los representantes


del Consejo de Administracin que asistirn y/o presidirn la Asamblea
Parcial.

Suscribir y certificar los contratos individuales de trabajo con cada


trabajador, en los que se especifiquen sus funciones y remuneraciones.

Las dems competencias que seale la presente Ley, su Reglamento y los


estatutos de la asociacin.

4.4.2 Antecedentes
Avendao, C. (2009), en su proyecto de investigacin Polticas de Control
Interno

para

los

Procedimientos

Administrativos

de

los

servicios

de

Hospitalizacin, Ciruga y Maternidad: Caso: Oficina de Seguros de la Universidad


de los Andes (OFISEULA), partiendo del anlisis del Manual de Norma, procesos
y procedimientos ya establecido en la oficina de seguros, en la que se hace
necesario la utilizacin de diversas teoras administrativas; plantea la necesidad

de establecer polticas de control interno de los servicios de HCM que ofrece


OFISEULA al personal administrativo y obrero de la Universidad de los Andes.
Como metodologa utilizada se recurri a la investigacin de campo donde las
tcnicas aplicadas fueron la entrevista directa y la observacin libre no
estructurada.
Pea, M. (2010), en su estudio Polticas de Control Interno para el
Departamento Administrativo, Caso: Servicios de Computacin de Sergio
Chaustre, con base al anlisis de las actividades basadas en el mejoramiento de
desempeo laboral del departamento y utilizando teoras vinculadas al
procedimiento administrativo, seala la importancia de crear polticas de control
interno que rijan las actividades a desarrollar en el departamento administrativo.
En cuanto a la metodologa se sustent en una investigacin descriptiva,
documental y de campo, mediante el instrumento de una matriz de observacin,
lista de cotejo, gua de entrevista y tabla de contenido.
Snchez N. (2010),

formul en su investigacin, Polticas de Control

Interno, para el Proceso de Cobranza del Departamento de Administracin:


Empresa Audicont Consultores C.A, partiendo del anlisis de las actividades
actuales y conducindolas a la ejecucin lgica de sta seala que

formular

polticas de control interno es de gran importancia para la mejora de las


actividades que se desarrollan en el departamento de administracin de dicha
empresa para el logro y desempeo de su objetivos en lo que respecta a las
cobranzas.

4.4.3 Fundamentacin Terica.


Administracin:
A principios del siglo XVIII las empresas se desarrollaron con gran lentitud,
no obstante siempre existi el trabajo organizado y dirigido en la historia de la
humanidad, la historia de las empresas y sobre todo la historia de la

administracin, es por ello que definiremos a la administracin como una ciencia


social compuesta de principios, tcnica y prctica, y cuya aplicacin a conjuntos
humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a
travs de los cuales se puede alcanzar propsitos comunes, que individualmente
no es fcil alcanzar. Gimi Bittar M. 1990 (p.59)
La

administracin

posee

ciertas

caractersticas

inherentes

que

la

diferencian de otras disciplinas:

Universalidad. Existe en cualquier grupo social y es susceptible de


aplicarse lo mismo en una empresa industrial que: en el ejrcito, en un
hospital, en un evento deportivo, etc.

Valor instrumental. Dado que su finalidad es eminentemente prctica, la


administracin resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s
misma: mediante sta se busca obtener determinados resultados.

Unidad temporal. Aunque para fines didcticos se distingan diversas fases


y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan
aisladamente. La administracin es un proceso dinmico en el que todas
sus partes existen simultneamente.

Amplitud del ejercicio. Se aplica en todos los niveles o subsistemas de


una organizacin formal.

Especificidad. Aunque la administracin se auxilie de otras ciencias y


tcnicas, tiene caractersticas propias que le proporcionan su carcter
especfico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas afines como
en ocasiones ha sucedido con la contabilidad o la ingeniera industrial.

Interdisciplinariedad. La administracin es afn a todas aquellas ciencias y


tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad. Los principios administrativos se adaptan a las necesidades


propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la
administracin es inoperante.

Debido a lo anteriormente expuesto Terry y Franklin 1986 nombran los


principios de la Administracin, los cuales son:
Planeacin:
Es la base fundamental del proceso administrativo, ya que en ella la
empresa predetermina las actividades a desarrollar y los resultados que se deben
obtener en las operaciones de un futuro deseable, posible y probable, es decir:
selecciona y hace suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales. La planeacin es decir por
adelantado, qu hacer, cmo y cundo hacerlo, y quin ha de hacerlo. La
planeacin va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que
ocurran cosas que de otra manera nunca sucederan; aunque el futuro exacto rara
vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los
planes mejor trazados, a menos que haya planeacin, los hechos son
abandonados al azar.
La planeacin es un proceso intelectualmente exigente; requiere la
determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones, en
los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.
La tarea de la planeacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el
aprovechamiento de las oportunidades. La naturaleza esencial de la planeacin
puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes principales que son:

Contribucin a los objetivos y propsitos

Primaca de la planeacin

Extensin de la administracin

Eficacia de la planeacin
El propsito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa

puesto que las organizaciones empresariales de organizacin, integracin,


direccin, liderazgo y control estn encaminadas a apoyar el logro de los objetivos
empresariales, la planeacin lgicamente precede a la ejecucin de todas las

funciones.
Para Snchez G. (1994) la planeacin es: Aquella herramienta de la
administracin que nos permite determinar

el curso concreto de accin que

debemos seguir, para lograr la realizacin de los objetivos previstos. En la


organizacin, la planificacin es el proceso de establecer metas y elegir los
medios para alcanzar dichas metas.
Los beneficios obtenidos a travs de la planeacin segn Snchez G.
(1994) son los siguientes:
a) Un mejor orden y control, as como una mayor eficiencia en el desarrollo de
las actividades.
b) Se consigue realizar los objetivos en forma ntegra, eficaz y oportuna.
c) Se tendr una buena coordinacin interna, la cual nos llevar al mejor
aprovechamiento de todos los recursos de la empresa y por lo tanto al ms
alto nivel de utilidades (mediante la reduccin de los costos).
d) Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el
sentimiento o en la improvisacin.
e) Se reduce al mnimo el tiempo total empleado en las actividades de la
empresa.
f) Da una visin panormica de toda la organizacin, en forma clara y
completa, permitiendo captar las relaciones importantes, comprender mejor
las actividades y fundamentar correctamente las acciones.
Los propsitos de la planeacin son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso.
2. Evitar los errores y asegurar el xito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.

4. Asegurar el xito en el futuro


Organizacin:
Es el ordenamiento de todas y cada una de las reas de la empresa, es una
de las funciones principales que le atae a la administracin en forma permanente,
porque con ello es muy seguro lograr los resultados que se esperan. Establece
relaciones efectivas de comportamiento en las personas de manera que puedan
trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfaccin personal al hacer tareas
seleccionadas, bajo condiciones ambientales dadas para el propsito de realizar
alguna meta u objetivo. Se trata de determinar que recurso y que actividades se
requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los
individuos, deber de incorporar:
1) Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeacin,
2) Una idea clara de los principales deberes o actividades,
3) Una rea de discrecin o autoridad de modo que quien cumple una funcin
sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.
La organizacin es el acto de dirigir, organizar, sistematizar el proceso
productivo que llevan a cabo los administradores, gerentes economistas,
contadores que se encuentran en puestos directivos de la unidad productora.
El propsito de la organizacin es contribuir a que los objetivos sean
significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.
1) Principio de unidad de objeto, la estructura de una organizacin es eficaz si
permite a los individuos contribuir a los objetivos de la empresa.
2) Principio de eficiencia organizacional, una organizacin es eficiente si est
estructurada para ayudar al logro de los objetivos de la empresa, con un

mnimo de consecuencias a costos no buscados.


3) Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa lo ms
eficientemente y con un mnimo esfuerzo.
4) Eliminar duplicidad de trabajo.
5) Establecer canales de comunicacin.
6) Representar la estructura oficial de la empresa

Direccin
Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas
de la organizacin y del grupo. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para
la tarea de direccin, de hecho la direccin llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes
dirigen tratando de convencer a los dems de que se les unan para lograr el
futuro que surge de los pasos de la planificacin y la organizacin, los gerentes al
establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor
esfuerzo.
La direccin incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en
equipo y comunicacin.

La direccin es la supervisin cara a cara de los

empleados en las actividades diarias del negocio.


Control
Es quizs uno de los elementos ms importante del proceso administrativo,
ya que nos permite estar pendientes e informados de todos los pasos que se
dieron, se estn dando y se van a dar, dentro de la estructura interna y externa de
la empresa, es la ltima etapa del proceso administrativo, est estrechamente
relacionada a la planificacin, el cual sirve de retroalimentacin para futuros
planes.
Desde hace varias dcadas la gerencia moderna ha implementado nuevas
formas para mejorar los controles en las empresas de los sectores pblicos y
privados. Es importante tener en cuenta, que el control interno tiene una
vinculacin directa con el curso que debe mantener la empresa hacia el logro de

sus objetivos y metas.


Segn Carreto (2007) , es la funcin administrativa que consiste en medir y
corregir el desempeo individual y organizacional para asegurar que los hechos se
ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo
contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los
estndares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque
la planeacin debe preceder del control. Los planes no se logran por si solos,
stos orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
especficas, despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a
los planes.
El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los
planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base
para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o
potenciales.
La funcin de control le proporciona al gerente medios adecuados para checar que
los planes trazados se implanten en forma correcta.
La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:

Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de


produccin de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para
los vendedores.

Observar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana,


mes, ao.)

Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.

Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin, tales


como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no existe ninguna
variacin, continuar con la actividad.

El control es la cuarta, y ltima funcin en el proceso administrativo. Al igual que la

planificacin, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de


control que deben siempre estar funcionando en una empresa. El control se ejerce
a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos de desempeo (o de
resultados reales, como tambin se les denomina) e informes especiales. (Carreto
2007)
Un proceso de control, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las actividades
peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad, consta de las
siguientes fases:
1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas
planificadas.
2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales, los
resultados

planificados

cualquier

diferencia

entre

ambos.

3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para determinar las


causas subyacentes de las variaciones.
4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualquier deficiencia y
aprender de los xitos.
5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y ponerla en
prctica.
6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la correccin;
continuar con la alimentacin adelantada para efectos de replanificacin.
El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se
supone que los objetivos, los planes, las polticas y las normas se han
desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes
responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el control debe necesariamente
apoyarse en el concepto de la retroalimentacin, el cual exige mediciones del
desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los
objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control
para medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin como resultado
la modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos

planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse


mtodos de control para las caractersticas particulares de la operacin y la
estructura de organizacin.
El control interno no puede existir si previamente no existen objetivos,
metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los resultados que deben
lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar su
grado de cumplimiento en forma peridica; as como minimizar la ocurrencia de
sorpresas en el curso de las operaciones.
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organizacin,
cumple y/o alcanza los objetivos que persigue sta. Los grandes avances
tecnolgicos aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten
en una mejora en los campos de la organizacin y la administracin, pues sta
debe reordenarse para subsistir.
Ya a finales del siglo XIX, se demostr la importancia del control sobre la
gestin de los negocios y que ste se haba quedado rezagado frente a un
acelerado proceso de la produccin.
El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el inters de
la propia administracin. Ningn administrador desea ver prdidas ocasionadas
por error o fraude o a travs de decisiones errneas basadas en informaciones
financieras no confiables. As, el control interno es una herramienta til mediante la
cual la administracin logra asegurar, la conduccin ordenada y eficiente de las
actividades de la empresa.
Polticas Administrativas

La poltica es aquella prctica que se ocupa de gestionar, de resolver los


conflictos colectivos y de crear coherencia social, y su resultado son decisiones
obligatorias para todos.
Una poltica es un plan general de accin que gua a los miembros de una
organizacin en la conducta de su operacin. La organizacin o la empresa est
constituida por personas. Estas personas, que ocupan las diferentes posiciones

que se han establecido en la organizacin, deben desempear las funciones que


les han sido asignadas. Toda esa actividad tiene que conducir hacia el logro del
objetivo o de los objetivos que se ha fijado la empresa.
Para Guillermo Gmez Ceja (1994), las polticas tienen por objeto orientar
la accin, por lo cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas
concretas. La importancia de stas en la administracin es decisiva, ya que son
indispensables para lograr una adecuada delegacin de autoridad. (p.191)
Sin embargo, en muchos sentidos esas personas son diferentes piensan de
manera diferente; poseen distintos niveles de educacin; tienen diferentes
especializaciones o habilidades, entre otros. Al no existir ciertos guas generales
de accin, cada persona tendera a resolver problemas o a tomar decisiones de
acuerdo con su propio criterio.En general, podemos distinguir dos tipos de
polticas de empresas segn sea la forma en que se originan. Estas son: a)
Polticas impuestas en forma externa y b) polticas formuladas internamente.

Polticas impuestas externamente: La empresa no se encuentra aislada,


sino que vive rodeada del medio. La conducta de este medio afecta a la
conducta de la empresa y, a su vez, la empresa tambin afecta al medio. La
sociedad, a travs de sus sistemas polticos, sociales y econmicos,
formula ciertas acciones que tienden a ordenar su propio desarrollo.
Concretamente, los poderes ejecutivo, legislativo y judicial, establecen
ciertas conductas que las empresas deben hacer suyas. Por ejemplo, a
travs de leyes o decretos, la empresa se ve obligada a acatar y a implantar
ciertas polticas.

Polticas formuladas internamente: Estas son las polticas que de una


manera precisa, consciente y de preferencia por escrito, se formulan con el
fin de que sirvan para regir en trminos generales en un determinado
campo.

Podemos

subdividirlas

en

polticas

generales

polticas

particulares. Las primeras son aquellas que se aplican a toda la empresa,


es decir, a cada una de las unidades administrativas. Por ejemplo, el rpido

crecimiento de la participacin en la empresa lleva a la dictacin de


polticas generales que tienden a implantar diversos mecanismos
participativos dentro de la organizacin. Como polticas particulares de
personal

se

pueden

establecer

ciertos

requisitos

de

admisin

contratacin, de remuneracin, de rotacin de empleados, entre otros.

Caractersticas de una buena poltica


Para implantar una determinada poltica es necesario tener en cuenta
algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo
deseado (Gomez C, 1994). Entre ellos, los principales son:
1. La fijacin de la poltica. Generalmente las polticas de una empresa tienen su
origen en costumbres y tradiciones muchas de ellas no se encuentran escritas y
se van comunicando oralmente de un participante a otro. Esto ltimo puede traer
serios problemas por las posibilidades de distorsin y de interpretacin. Al no
existir un documento escrito que fije claramente la poltica, existen muchas
probabilidades que su aplicacin se haga en forma desequilibrada, de acuerdo
con el inters que tenga en ella un determinado dirigente.
2. La difusin de la poltica. Una empresa puede disear y formular excelentes
polticas, pero stas de nada servirn si no se informa a todo el personal. Su fin
es orientar la accin; por lo tanto, es vital que aquellas funciones que intervienen
en esa accin conozcan las polticas, sepan dnde y cundo deben aplicarse.
3. Coordinacin de la poltica. Las polticas buscan la creacin de criterios
comunes dentro de la empresa, lo que se hace necesario explicar el alcance de la
poltica y buscar un mecanismo que le d una "validez oficial".
4. Revisin peridica. Es conveniente revisar peridicamente las polticas que ha
establecido la empresa. Esto se debe a que normalmente el medio en que vive la
empresa est cambiando. Estos cambios del "exterior" tienden a afectar a los

objetivos y, por lo tanto, a las polticas que ha definido la empresa para alcanzar
esos objetivos.
4.4.4 Aporte
El presente aporte parti de la necesidad de disear polticas administrativas
para el mejoramiento de los procesos administrativos que se cumplen en el
Departamento de Administracin, teniendo como propsito fundamental el
mejoramiento en el desarrollo de las actividades en la organizacin.
El objetivo propuesto de estas polticas, es contribuir a mejorar las distintas
actividades en el departamento tanto para el personal como atencin al pblico
ofreciendo una buena atencin, un buen servicio y respuesta oportuna a los
expedientes administrativos para la adquisicin de crditos.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE
CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN
LA CAJA DE AHORROS DE LOS
TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE
CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN LA
CAJA DE AHORROS DE LOS
TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

FECHA 2015

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INDICE DE CONTENIDO

1.Objetivo de las Polticas


2. Alcance de las Polticas
3. Misin y Visin de la Caja de Ahorros de los Trabajadores del Ejecutivo del
Estado Mrida (C.A.T.E.E.M)
4. Departamento de Administracin
5. Estructura Organizativa
7. Polticas
8. Glosario de Trminos

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE
CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
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CAJA DE AHORROS DE LOS
TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

FECHA
2015

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OBJETIVOS DE LAS POLTICAS


1. Mejorar las actividades que se realizan en el Departamento de
Administracin a travs de polticas administrativas del control interno

2. Minimizar el tiempo de respuesta a las actividades que se realizan en el


Departamento de Administracin a travs del diseo de polticas.

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

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TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
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FECHA
2015

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Alcance
1. Mejora aquellas actividades que son ejecutadas en el Departamento de
Administracin a travs del diseo de polticas administrativas
2. Intenta dar a conocer al personal las polticas que van a permitir la
orientacin de cada individuo tanto en el mbito administrativo como en la
atencin al pblico, fomentando as una mejor organizacin.

Elaborado:

Revisado:

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TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
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FECHA
2015

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MISIN
Ser una Caja de Ahorros reconocida por su gestin eficaz y responsable en el
manejo del patrimonio, con el fin del que el mismo genere una productividad capaz
de

elevar

niveles ptimos el

estatus econmico,

social

familiar

de sus asociados, orientada en la bsqueda del xito diario, la creatividad e


implementacin

de

programas de

prstamos

que

hagan

de

la

misma,

una institucin de prestigio.

VISIN
Promover e incentivar el ahorro sistemtico, la formacin de hbitos de economa y
previsin social entre sus asociados, prestando un servicio de excelencia, basado
en la administracin transparente y eficaz de los aportes institucionales y aportes
de los trabajadores, con el fin nico de contribuir al desarrollo econmico, social y
familiar de la gran familia C.A.T.E.E.M.

Elaborado:

Revisado:

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CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN LA
CAJA DE AHORROS DE LOS
TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

FECHA
2015

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Departamento De Administracin

El Departamento de Administracin de la Caja de Ahorros de los Trabajadores del


Ejecutivo del Estado Mrida (C.A.T.E.E.M), est conformado por un administrador,
un tesorero y un secretario, los cuales desempean diversas actividades que se
refiere al manejo de los fondos de la Caja de Ahorro de los Trabajadores de
Ejecutivo que contribuyen de manera activa con el desarrollo de los objetivos de la
empresa

Elaborado:

Revisado:

Aprobado:

POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE
CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN LA
CAJA DE AHORROS DE LOS
TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

FECHA
2012

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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
CONSEJO DE ADMINISTRACIN
Julio Csar Quintero Castellano
Presidente
Jorge Hildemaro Castro Pino

Suplente del Presidente

Mireya del Carmen Hernandez Dugarte

Tesorera

Magaly Ramrez de Rngel

Suplente de la Tesorera

Belkys Josefina D Jess Moreno

Secretaria

Andrea Carolina Jauregui

Suplente de la Secretaria

Elaborado:

Revisado:

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POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE

FECHA

CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES

2015

PARA LA SOLICITUD DE CRDITOS EN LA


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TRABAJADORES DEL EJECUTIVO DEL
ESTADO MERIDA (C.A.T.E.E.M)

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Poltica N 1
Atencin al Pblico

El Departamento de Administracin asumir las acciones encaminadas a vivir y practicar en la


asociacin un estilo participativo, con base en trabajo en equipo y en un proceso de mejoramiento
continuo. La excelencia en relacin con los usuarios y su idealizacin es uno de los pilares sobre los
que debemos fundamentar el xito.
Dos son los fundamentos sobre los que se sustentar nuestra poltica de usuarios:

Seguridad en la satisfaccin del pblico, informacin y control: Un elemento bsico


diferencial es la garanta de satisfaccin, compromiso por el cual nos comprometemos al
cumplimiento de tiempos, servicios y con unos estndares de calidad definidos.

Personalizacin mxima en la relacin y excelencia en la atencin: Diferenciarse


substancialmente por el trato personalizado y excepcional, la informacin veraz y puntual y
la eficacia en la resolucin de problemas que afecten al pblico, es un elemento clave del
posicionamiento de la organizacin.

Responsable: Departamento de Administracin

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POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE
CONTROL INTERNO DE EXPEDIENTES
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Poltica N 2
Control previo de los expedientes
Las polticas administrativas de la actividad de Control Previo de los Expedientes se fundamentarn:
1. Confiabilidad de la informacin. Para lograr este objetivo ser necesario una eficiente
informacin y comunicacin entre el Departamento Administracin y las diferentes reas de
la organizacin. Es necesario eliminar la duplicidad de informacin que hoy se genera y que
hace engorroso y burocrtico el trabajo en algunas reas.
2. Eficiencia y eficacia de las operaciones. Es indispensable definir el ciclo de operaciones en
la solicitud de crditos (es decir, cules son las operaciones y en qu rea comienzan y en
cul rea terminan), y los pasos que se generan en cada ciclo y el nivel de responsabilidad
que tiene el trabajador en hacerlo cumplir.
3. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas establecidas. Se cumplir este objetivo
en la misma medida que cada trabajador (conozca su contenido de trabajo, a qu se dedica
la entidad (misin), qu objetivos se propone alcanzar y cmo aspira lograrlos (visin), y
cul es la base legal que la rige (reglamento disciplinario, convenio colectivo de trabajo,
polticas de superacin del personal, cdigo de tica, reglas especficas de la actividad que
realizan).
Responsable: Departamento de Administracin

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Poltica N 3
Procesamiento de Documentos.

1. El Departamento de Administracin deber contar con un sistema de almacenamiento y


acumulacin de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la
obtencin de informacin (Conjunto de archivos relacionados lgicamente). La eficiencia de
la informacin es mayor con la ayuda de la base de datos no slo por la reduccin de la
memoria para archivos, sino tambin porque los datos lgicamente relacionados permiten la
actualizacin y los procesamientos integrados y simultneos.

2. Como parte de los servicios de documentos, datos del usuario el Departamento de


Administracin deber contar con un equipo de logstica necesario para garantizar el
adecuado manejo y preservacin de la informacin del beneficiario y a la vez hacerle llegar
al mismo la informacin en forma fsica o digital al momento que ste la requiera.

Responsable: Departamento de Administracin

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Glosario de Trminos
Actividad: Es el medio de intervencin sobre la realidad secuencial e integrada de diversas
acciones necesaria para alcanzar las metas y objetivos especficos de un proyecto.
Administracin: proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en
grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas.
Poltica: Guas para orientar la accin; criterios o lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en el ambiente de una organizacin.

Elaborado:

Revisado:

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