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Diagnstico Organizacional
Objetivo
O Objetivo deste Diagnstico auxiliar a empresa Plaspel Embalagens na identificao
dos pontos fracos e dos pontos fortes da organizao. Com esses elementos possvel
definir decises conforme a necessidade.
Metodologia
Foram determinados diversos questionamentos acerca de todos os setores da
organizao. Para cada questionamento, foram levantadas diversas perguntas, todas
abrangendo o questionamento principal. Para todos os que se fizeram necessrios, foram
explicados alguns pontos principais que justifiquem as respostas definidas.
Marketing /Vendas
Questionamento 1 Os atuais produtos realmente esto satisfazendo as necessidades
dos consumidores?
1.1 Qual o nvel de fidelidade do cliente ao produto?
1.2 Qual a Freqncia de cancelamento de pedidos?
1.3 Qual o motivo do cancelamento dos pedidos?
1.4 Qual a mdia de reclamaes nos ltimos 6 meses?
1.5 Qual a freqncia com que os clientes que adquirem um certo produto procuram
um outro, ou o complemento, ou ainda um outro produto qualquer da linha da empresa.
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2.3 A empresa verifica com
os clientes como estes esto
usando o produto e se o produto tem satisfeito as expectativas?
2.4 A empresa analisa os porqus de propostas e oramentos recusados? Como?
2.7 A empresa possui um canal estabelecido atravs do qual o consumidor faz suas
reclamaes e crticas?
2.10 A empresa possui uma verba destinada pesquisa e faz uso dela?
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3.5 A empresa est aberta a
idias
de
introduo
de
modificaes nos produtos atuais, seja no contedo, na forma, nas aplicaes, seja em
aspectos complementares?
4.2 A empresa verifica, registra e considera as reaes dos clientes em relao aos
produtos e vantagens dos concorrentes?
4.5 A empresa treina os vendedores sobre como minimizar as vantagens dos produtos
concorrentes e mostra a eles os pontos fracos desses produtos, para que possam apontlos, em caso de necessidade?
5.3 Na definio dos preos, a cada vez que vo aumentar, so considerados todos os
pontos importantes? (preos dos concorrentes, inflao geral e especfica dos itens de
custo da empresa, poder de compra dos consumidores, diferenciais de qualidade)
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5.5 A poltica de preos
claros de curto e longo prazo?
orientada
segundo
objetivos
5.7 A empresa procura verificar as reaes dos clientes ao preo, aps os aumentos?
5.11 - A empresa considera todas as alternativas que poderiam tornar o preo mais
atraente para o consumidor? (pagamentos parcelados, incluso de itens no preo).
5.12 - A empresa considera o preo real pago pelo consumidor para obter satisfao
atravs do produto (o preo do produto, mais custo de obt-lo ou us-lo) e tenta analisar
a possibilidade de ajudar o consumidor a pagar um preo real menor?
5.13 - Na definio de preos so envolvidos todos os gerentes que posam dar
contribuio importante sobre o assunto? (os executivos de finanas, de marketing, de
produo, de suprimentos, por exemplo)
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6.3 A empresa procura
alguma forma de relaes pblicas?
realizar
sistematicamente
6.4 A empresa procura controlar os resultados de seus investimentos nessas trs reas?
6.6 A empresa procura renovar nessas reas, ou seja, experimentar novas formas ou
novos veculos de comunicao com seu pblico?
6.7 Os seus clientes, ou clientes potenciais, sabem identificar seus produtos e sabem
onde encontr-los?
6.8 A empresa comunica-se freqentemente com seus clientes atuais e tenta levar suas
mensagens promocionais a novos clientes?
7.2 Quanto tempo o cliente espera para receber o produto, aps ter feito o pedido? Esse
tempo poderia ser reduzido?
7.5 A estratgia de distribuio estudada de modo a fazer com que o cliente encontre
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as maiores
compra?
facilidades
de
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8.12 Os vendedores encontram solues rpidas sobre pedidos especiais, descontos nas
quantidades, coisas do gnero?
8.14 Todos os detalhes que possam ter relao com produtos, preos, polticas especiais
so prontamente comunicados aos vendedores?
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10.3 Quais foram o resultados brutos de vendas anuais dos ltimos cinco anos (em Reais
e em unidades) ? Tais resultados, o que indicam?
10.5 H alguns produtos que vm sendo responsveis por parcelas muito grandes dos
resultados da empresa?
10.7 A empresa tem mantido sua parcela de mercado? Qualquer que seja a resposta,
quais os dados que a demonstraram? Se ela no tem mantido sua parcela, por que isso
ocorre?
10.9 A empresa vem conseguindo manter sem dificuldade preos que julga justo? Se
no, por qu?
10.10 H algum indicador de que algum concorrente vem ganhando terreno em relao
sua empresa? Se sim, por que isso ocorre?
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11.13 - As discrepncias em
custos e receitas tm sido
causadas por decises contrrias s previstas em oramento (gerente autoriza despesa
extra, por exemplo) ou por fatores imprevistos e incontrolveis (alta imprevista e
exagerada de algum item, por exemplo)?
R=
Questionamento 12 A empresa trabalha com um oramento de caixa extrado, que
possibilita uma visualizao clara do fluxo mensal de recursos e que permita o
planejamento de operaes de captao, aplicao, investimento, solicitao ou
concesso de crditos? Alm desse oramento de caixa feita uma previso das
flutuaes em curtssimo prazo (um, dois ou trs meses, dia-a-dia), que permita a tomada
de decises que levem maximizao dos rendimentos de excedentes e a minimizao
dos custos de captao?
12.1 - Sua empresa trabalha com oramento de caixa e previso de flutuaes?
R=
13.2 - Elas esto registradas pela data de vencimento, de tal modo que a empresa
obtenha descontos possveis por pagamentos antecipados (se vantajosos) ou evite os
juros sobre atrasos?
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13.3 - As contas a receber esto organizadas de modo que se possa tomar conhecimento
imediato dos pagamentos recebidos e cobrar com rapidez os atrasados?
13.4 - A empresa tem um controle das contas em atraso por data de vencimento e adota
todas as medidas de cobrana possveis?
14.4 - Os excedentes dos quais a empresa dispe para investimentos mais demorados so
aplicados a prazos maiores, em condies mais vantajosas?
14.5 - Para cobrir baixas de caixa, a empresa estuda todas as possibilidades, como pedir
prazos maiores a fornecedores?
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14.6 - Para captar, a empresa
buscar as melhores taxas?
14.8 - A empresa procura obter condies especiais de bancos aos quais oferece
vantagens, como recolhimento de tributos, folha de pagamento, etc?
15.8 - So analisados com a devida ateno e levam s aes gerenciais que se faam
necessrias?
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15.9 - Para a anlise dos demonstrativos so usados ndices que se revelem vlidos para a
empresa (custo de promoo x volume de vendas, taxa de contribuio de cada rea,
etc.)?
16.7 - Permite a obteno rpida de qualquer informao que seja til anlise mais
detalhada de um ou mais itens?
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17.4 - Eventuais desvios dos objetivos ou caminhos indesejveis que a empresa esteja
tomando merecem aes corretivas, quando possvel?
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19.4 - Caso o caixa esteja em
posio de insuficincia, ou
excessivamente baixo para as operaes, qual o motivo? Tal motivo tende a persistir?
19.7 - As contas a pagar da empresa esto em dia? Se no, por qu? As razes dos
atrasos so passageiras ou tendem a persistir?
20.3 - H rgos ou funes que poderiam ser agrupados a outros com maiores vantagens
para a empresa?
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20.8 - Mesmo entre os empregados sem funes de comando, h sintomas de que alguns
tm trabalho excessivo? Se sim, isso se justifica?
20.10 - Analisando criteriosamente, seria possvel dizer que a empresa tem todos os
rgos e funes essenciais concretizao de seus objetivos? Se no tem, por qu?
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22. 5 - Cada empregado sabe o que pode, o que no pode, o que deve e o que no deve
fazer, e o que a empresa espera dele?
22.7 - Cada empregado devidamente orientado sobre como realizar suas tarefas?
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23.1 - H uma delegao de
nveis de responsabilidade dentro da organizao?
autoridade
compatvel
com
os
23.7 - H algum caso de supervisor respondendo diretamente a diretor (se, por exemplo,
na empresa supervisor responde a gerente)? Como se justifica o fato, caso exista?
23.8 - Cada empregado sabe o que pode fazer, a) sem consultar previamente o superior
imediato e sem comunicar posteriormente a ele; b) sem consulta prvia, mas com
comunicao posterior; c) e o que no pode fazer sem antes consultar o superior?
23.10 - H algum rgo que, ou por razes especiais ou pela capacidade de liderana do
responsvel por ele, tem uma autoridade excessiva a ponto de tirar autoridade de outros
de igual nvel ou de nvel superior? Isso se justifica, se que existe?
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24.1 - H indcios claros de
que as diversas unidades
trabalho cooperam entre si para que os resultados da empresa sejam os melhores?
de
24.2 - Cada unidade demonstra preocupar-se com os problemas das outras com as quais
esteja relacionada?
24.5 - fcil, por exemplo, para um gerente ter dados que estejam disponveis em outras
reas?
24.7 - As decises que demandam participao de mais que uma unidade de trabalho so
rpidas?
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RH
Questionamento 28 Observa-se na empresa atitudes positivas de relacionamento
humano, um clima favorvel a comunicao bilateral franca e produtiva entre lderes e
liderados (e entre pares) no s sobre assuntos pertinentes a tarefas mas tambm a
outros aspectos que tenham relao com elas ou sejam relevantes sobre o ponto de vista
da organizao?
28.1 - A empresa adota mecanismos que facilitam e incentivam a comunicao bilateral
franca e aberta entre lderes e liderados e entre pares?
28.5 - Os quadros de direo (supervisores, chefes, gerentes) parecem ser sensveis aos
problemas e dificuldades dos empregados?
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pessoas realmente aptas a
trabalhar
para
os
cargos
oferecidos e com potencial para desenvolvimento posterior?
29.1 - A empresa procura conhecer com antecedncia suas necessidades de recrutamento
e seleo e planeja devidamente sua busca de mo-de-obra?
29.4 - A pessoa encarregada da seleo faz uma anlise do histrico dos candidatos?
29.6 - Nas entrevistas de seleo procura-se dar aos candidatos uma idia exata e
detalhada do tipo de cargo oferecido, inclusive dos aspectos menos desejveis, quando
existem?
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30.4 - De modo formal ou informal, a empresa procura reduzir a ansiedade e tenso que
geralmente tem os novos?
30.6 - A empresa adota algum sistema de acompanhamento dos novos no seu processo
de adaptao?
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esforo
de
melhora
do
desempenho?
31.4 - Os empregados sentem que tem uma orientao efetiva sobre os pontos em que
seu desempenho est satisfatrio e pontos em que devem melhor-lo?
32.3 - Pode-se dizer que a empresa no tem empregados insubstituvel em seu quadro?
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33.2 - Caso no tenha um
sistema
formal
de
levantamento, ela procura encorajar supervisores e gerentes a estarem atentos s
necessidades de treinamento de seu pessoal?
33.4 - A empresa procura treinar os empregados potenciais de tal modo que possam
estar aptos a fazer carreira?
33.5 - A empresa procura, sempre que possvel dar condies de ascenso aos
empregados que investiram esforos e tempo em treinamento e esto aptos
promoo?
34.4 - Se no tem, procura contar com ajuda externa para manuteno de uma estrutura
salarial adequada?
34.5 - A empresa tem meios de verificar se os salrios que paga esto coerentes com o
mercado? (Pesquisas prprias, pesquisas de terceiros, informaes do sindicato ou
associao de classe)
34.6 - Pode-se dizer que o salrio no tem sido causa de demisses em nvel considerado
elevado pela empresa?
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34.11 - Pode-se dizer que a empresa no tem casos de empregados em cargos idnticos
recebendo salrios diferentes?
35.3 - Pode-se dizer que o absentesmo na empresa esteja dentro dos padres normais?
35.4 - Pode-se dizer que o ndice de atrasos esteja dentro de um padro normal?
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Produo
Questionamento 37 A rea de produo da empresa est organizada de modo a
possibilitar a maior produtividade?
37.1 - Pode-se dizer que o layout da rea de produo da empresa o mais adequado
maior produtividade?
37.3 - Pode-se dizer que da rea de produo denota ordem atravs da limpeza, da
disposio de equipamentos e materiais no local certo, etc.
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38.4 - Pode-se dizer que a
empresa no
equipamento ou mquina que gere produo aqum da almejada?
tenha
nenhum
38.5 - Pode-se dizer que os equipamentos e mquinas utilizados pela empresa evitam que
ela tenha desvantagens de custo ou qualidade, em relao aos concorrentes?
38.6 - Pode-se dizer que a empresa no tem equipamento ou mquina que esteja
constantemente parada, necessitando de reparo?
39.2 - Tal plano leva em conta o plano de vendas e o plano financeiro da empresa e sua
elaborao ocorre aps a tomada de decises que se revelaram economicamente mais
vantajosas?
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Patrimnio
Questionamento 42 A empresa mantm suas mquinas e equipamentos, prdios, mveis
e instalaes sempre em boas condies?
41.1 - A empresa est consciente de que necessrio manter mveis, prdios, mquinas
e equipamentos, veculos e outros ativos sempre em boas condies?
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43.2 - Pode-se dizer que a
empresa
vem
conseguindo
fabricar seus produtos com o menor custo de produo possvel, sem sacrificar a
qualidade?
43.3 - A empresa (o quadro de gerncia e pessoal qualificado) tem uma firme orientao
para os negcios, para aproveitamento de oportunidades, maximizao dos resultados?
43.4 - A empresa mantm boas relaes com clientes, fornecedores, empregados, enfim,
com todos os seus pblicos, incluindo a comunidade?
43.9. Os histricos de desempenho de vendas da empresa permitem julgar que ela tem
uma posio segura no mercado?
43.10 - A empresa tem planos claros e realistas que mostrem quais so seus objetivos a
longo e em curto prazo e como far para atingi-los?
43.13 - A empresa usa adequadamente incentivos fiscais a que por ventura possa ter
direito?
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43.14 - A empresa tem seguro cobrindo seus ativos mais importantes, est devidamente
protegida nesse aspecto?
43.15 - Pode-se dizer que a empresa esteja livre de dependncias, seja de tecnologia que
no controla, seja de grandes e poucos clientes, seja de certas fontes de suprimento
escassas ou nicas, por exemplo?
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