Manual MS Project 2013

Manual Bsico para Trabajar un Proyecto en Microsoft

Project 2013
1

Configuracin del programa ........................................................................................... 2

1.1

Ventana emergente problema de configuracin ..................................................... 2

1.2

Configurar el programa ........................................................................................... 3

1.2.1

Moneda y decimales: ....................................................................................... 3

1.2.2

Jornada Laboral (Programacin): .................................................................... 4

1.2.3 Autoguardado (Guardar): ..................................................................................... 4

1.2.4
1.3

Seleccin del Modo de Programacin: ............................................................ 5

Configurar los calendarios ...................................................................................... 5

1.3.1

Crear Calendarios ............................................................................................ 5

1.3.2

Modificar Jornada Laboral y Festivos ............................................................. 6

Ingresar Actividades ....................................................................................................... 6

2.1

Ingresar actividades en diagrama Gantt .................................................................. 6

2.2

Definir estructura del Proyecto ............................................................................... 7

2.3

Insertar Hitos ........................................................................................................... 7

Secuenciacin de actividades ......................................................................................... 8

Agregar Recursos ............................................................................................................ 9

4.1

Hoja de Recursos .................................................................................................... 9

4.2

Asignar los recursos a las actividades ..................................................................... 9

Asignar Duraciones de Actividades .............................................................................. 10

5.1

Duraciones t .......................................................................................................... 11

5.2

Eliminar posible sobreasignacin. ........................................................................ 11

Seguimiento del proyecto ............................................................................................. 11

6.1

Lnea Base ............................................................................................................. 11

6.1.1
6.2

Establecer lnea base ...................................................................................... 11

Avance del proyecto ............................................................................................. 11

6.2.1

Actualizar el proyecto .................................................................................... 12

6.2.2

Cambiar la fecha de trmino de una tarea ..................................................... 12

6.2.3

Porcentaje completado ................................................................................... 12

6.2.4

Calcular indicadores IDC e IDA ................................................................... 13

Vistas e informacin del proyecto ................................................................................ 14

7.1

Informacin Bsica ............................................................................................... 14

7.2

Ruta crtica ............................................................................................................ 14

7.2.1

Diagrama Gantt de seguimiento .................................................................... 14

7.2.2
Filtrar o resaltar ruta crtica ........................................................................... 15
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7.3

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Recursos ................................................................................................................ 15

7.3.1

Uso de recursos .............................................................................................. 15

7.3.2

Histograma de recursos ................................................................................. 15

7.3.3

Visin General de los recursos ...................................................................... 16

7.4

Calendario ............................................................................................................. 16

7.5

Vista de Lnea base ............................................................................................... 17

7.6

Costos.................................................................................................................... 18

7.6.1

Vista de flujo de caja ..................................................................................... 18

7.6.2

Visin general de costo de recursos .............................................................. 19

1 Configuracin del programa

Se muestra la configuracin bsica de Project 2013, en relacin a lo que se realizar antes de
usar Project.

1.1 Ventana emergente problema de configuracin

Probablemente aparecer esta ventana emergente con un problema de configuracin.
Ilustracin 1: Ventana emergente problema de configuracin

Solucin: Van a la siguiente ruta.

Panel de Control - Reloj, Idioma y Regin - Regin - Configuracin adicional - Separador
de listas (cambiar de , a ; por ejemplo). Al volver a iniciar el programa la ventana
emergente no deberan aparecer.
Ilustracin 2: Panel de control

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Ilustracin 3: Configuracin regional y de idioma

2
1

1.2 Configurar el programa

Se muestra la configuracin de moneda y decimales, de programacin y de autoguardado.
1.2.1 Moneda y decimales:
Ruta: (Archivo Opciones) - Moneda y decimales - (Mostrar):
Ilustracin 4: Configuracin de monedas y decimales

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1.2.2

Jornada Laboral (Programacin):

Define la jornada laboral predeterminada: El da en que comienza la semana y el horario

laboral predeterminado.
Ilustracin 5: Configuracin de jornada laboral

1.2.3

Autoguardado (Guardar):

Se refiere a establecer una frecuencia de autoguardado para evitar perder el trabajo

realizado.
Ilustracin 6: Configuracin de autoguardado

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1.2.4

Seleccin del Modo de Programacin:

Se selecciona el modo de programacin en la parte inferior izquierda del programa.

Seleccionar: Programada automticamente.
Ilustracin 7: Configuracin del modo de programacin.

1.3

Configurar los calendarios

Se pueden crear los calendarios del proyecto los horarios y das de trabajo de las jornadas
laborales.

1.3.1

Crear Calendarios

Ruta: Proyecto Cambiar Tiempo de Trabajo. Aqu se puede crear un nuevo calendario
que puede ser copia de otro calendario creado o del calendario predeterminado.
Ilustracin 8: Configuracin de calendarios

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1.3.2 Modificar Jornada Laboral y Festivos

La jornada laboral se puede especificar en la pestaa Semanas laborales y se pueden
agregar das festivos en Excepciones
Ilustracin 9: Configuracin Jornada Laboral y Festivos

Ingresar Actividades

Se muestra la forma en la que se ingresan las actividades en Project.

2.1 Ingresar actividades en diagrama Gantt

Las actividades se ingresan en la columna Nombre de tarea.
Ilustracin 10: Ingreso de Actividades

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2.2
Definir estructura del Proyecto
Con la herramienta Sangra de Tareas se define la jerarqua de las tareas.
Ilustracin 11: Estructura del Proyecto

2.3
Insertar Hitos
Existen 2 formas de ingresar hitos al proyecto
La primera es ingresar una nueva actividad con la herramienta (Tarea Insertar Inserta
un hito)
La segunda es marcar una actividad como hito (generalmente la ltima de la fase o
actividad resumen). En este caso se hace doble click sobre la tarea que se desea marcar y
aparecer la siguiente vista.
Ilustracin 12: Configuracin actividad como hito

Finalmente implementando ambas opciones el proyecto se muestra de la siguiente forma:

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Ilustracin 13: Proyecto con hitos

Secuenciacin de actividades

Definir la secuenciacin de actividades en la columna Predecesoras:

Ilustracin 14: Proyecto con actividades predecesoras

Si una actividad tiene ms de una predecesora, las actividades se separan con ; . Adems de las
relaciones simples, existen otras que pueden ser tiles:
FC: Fin a comienzo (relacin simple), la actividad no comienza hasta que no termina la actividad
predecesora. Ejemplo (para actividades A y B):
a. Predecesoras de Actividad B: AFC
b. Predecesoras de Actividad B: AFC X [donde X puede ser un plazo especfico, Ejemplo:
AFC 5 das (la actividad B comienza 5 das antes de que termine la actividad A). O bien
un porcentaje de completado, Ej: AFC 50%]
c. Predecesoras de Actividad B: AFC + X
d. Predecesoras de Actividad B: AFC X dast (semst), donde el smbolo t indica que el
plazo definido no considera los calendarios del proyecto.
e. Predecesoras de Actividad B: AFC + X diast (semst)
FF: Fin a fin, ambas actividades deben finalizar juntas. Ejemplo:
a. Predecesoras de Actividad B: AFF
b. Predecesoras de Actividad B: AFF X
c. Predecesoras de Actividad B: AFF + X
d. Predecesoras de Actividad B: AFF X dast (semst)
e. Predecesoras de Actividad B: AFF + X diast (semst)

CC: Comienzo a comienzo, ambas actividades deben empezar juntas. Ejemplo:

a.
b.
c.
d.
e.

Predecesoras de Actividad B: ACC

Predecesoras de Actividad B: ACC X
Predecesoras de Actividad B: ACC + X
Predecesoras de Actividad B: ACC X dast (semst)
Predecesoras de Actividad B: ACC + X diast (semst)

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Agregar Recursos

Se presenta la forma en la que se ingresan los recursos.

Ilustracin 15: Seleccionar hoja de recursos

4.1 Hoja de Recursos

Existen 3 tipos de recursos: Trabajo, Material y Costo. Solo se define en los calendarios
para los recursos tipo Trabajo. La tasa estndar se debe definir tanto para el tipo trabajo
como para el tipo material. En relacin al tipo costo, este no se rige por calendarios y el
valor de este recurso se define en cada actividad que desarrolla.
Ilustracin 16: Vista Ingreso de Recursos

4.2 Asignar los recursos a las actividades

Se pueden asignar los recursos utilizando la columna Nombres de los recursos o
accediendo a las opciones de la actividad haciendo doble click.
Ilustracin 17: Vista Asignacin de recursos

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Ilustracin 18: Configuracin de la tarea

En esta etapa es importante definir el porcentaje de dedicacin de los Recursos

Humanos, en funcin de lo que realmente trabajan (unidades).

Asignar Duraciones de Actividades

Ingresar la duracin de cada tarea (solo las elementales) simplemente en la columna

duracin. Ejemplo: 2 das.
Ilustracin 19: Ingreso duraciones de actividades

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5.1 Duraciones t
Cuando se quiere representar por ejemplo una espera, es decir un tiempo que pasa de
corrido y que no est sujeto al calendario de trabajo.
Ejemplo: 2 dast
Ilustracin 20: Duracion t

5.2

Eliminar posible sobreasignacin.

Existen 2 opciones generalmente utilizadas:

1. Agregar un nuevo recurso reduciendo entonces la carga de trabajo sobre los
actuales recursos.
2. Distribuir el trabajo para das en que no exista sobreasignacin.

6 Seguimiento del proyecto

Para realizar el seguimiento del proyecto, en primer lugar debemos tener guardada una
lnea base con la que realizaremos comparaciones cuando el proyecto tenga avances.
Luego, se puede simular un estado del proyecto, en un porcentaje de avance o una fecha
determinada.

6.1

Lnea Base

Establecer una lnea base permite tener un de punto de referencia para examinar la
evolucin de la planificacin y lo ejecutado realmente.
Cuando el proyecto est en marcha, se puede escribir la informacin real, y compararla
con la lnea de base.
Si se necesita disponer de descripciones de grandes cantidades de datos de un proyecto
durante la fase de planificacin, se puede guardar varias lneas base.

6.1.1 Establecer lnea base

Se puede grabar una o varias lneas base de la siguiente manera:
Ruta: PROYECTO - Establecer lnea base (flecha) - Establecer lnea base.
Luego, se debe seleccionar el ttulo de la lnea base.

6.2

Avance del proyecto

El avance del proyecto se puede establecer situando al proyecto en una fecha determinada.
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6.2.1 Actualizar el proyecto

Actualizar el proyecto consiste en llevar el proyecto a una fecha determinada, posterior al
inicio del proyecto.
Ruta: PROYECTO- Actualizar proyecto
En la ventana que se puede ver en la Ilustracin 21, en Actualizar trabajo completado al:
seleccionar una fecha de avance. Seleccionar: Por porcentaje completado y seleccionar
Para: Proyecto completo y Clic en Aceptar.
Ilustracin 21: Actualizar proyecto

6.2.2 Cambiar la fecha de trmino de una tarea

Se puede cambiar la fecha de inicio o de trmino de una tarea considerando la situacin
real del proyecto, agregando las columnas: Comienzo real y Fin real.

6.2.3 Porcentaje completado

Al actualizar el proyecto a una fecha determinada, se puede observar el avance en el
porcentaje completado del proyecto:

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Ejemplo: existe una tarea denominada: "Elaborar informe de finalizacin" la cual est
programada para 40 horas de trabajo. En la fecha de estado, se ha informado de 10 horas
de trabajo real en la tarea. Project calcula que la tarea tiene un porcentaje completado del
25 %.
Se puede observar el porcentaje de trabajo completado agregando la columna %
completado.
Para cambiar el porcentaje completado de una o ms tareas, se modifica el porcentaje
completado directamente en la casilla o casillas correspondientes.
Ilustracin 22: Porcentaje completado

6.2.4 Calcular indicadores IDC e IDA

Para calcular los indicadores IDC e IDA, se debe mostrar las columnas IRC e IRP en la
hoja de tareas.

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Vistas e informacin del proyecto

Se presenta la forma de generar informes y grficos de Project.

7.1 Informacin Bsica

Ruta: (Proyecto - Informacin del Proyecto - Estadsticas).
Ilustracin 23: Estadsticas del proyecto

7.2 Ruta crtica

A continuacin se presentan distintas formas de observar la ruta crtica del proyecto, en el
diagrama Gantt, como de forma aislada.

7.2.1 Diagrama Gantt de seguimiento

La ruta crtica se puede visualizar en color rojo en el diagrama de seguimiento.
Ruta: TAREA-Diagrama Gantt- Gantt de seguimiento.
Ilustracin 24: Gantt de Seguimiento

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7.2.2 Filtrar o resaltar ruta crtica

Para resaltar la ruta crtica en el diagrama Gantt se puede modificar el formato.
Ruta: FORMATO- Formato- tareas crticas.
Se puede realizar un filtro para observar nicamente las tareas crticas.
Ruta: VISTA- Filtro- Tareas crticas.
Ilustracin 25: Filtro de ruta crtica

7.3 Recursos
Estas vistas permiten observar el uso de los recursos en las tareas que han sido asignados,
el tiempo dedicado a las actividades y la posible existencia de sobreasignacin.

7.3.1 Uso de recursos

En esta vista es posible observar las tareas que han sido asignadas a cada recurso y el
tiempo dedicado a stas.
Ilustracin 26: Uso de recursos

7.3.2 Histograma de recursos

El Histograma de recursos permite visualizar el uso de cada uno de los recursos, la
sobreasignacin o el tiempo ocioso de stos.
Ruta: VISTA - Uso de recursos (flecha) - Ms vistas - Grfico de Recursos.
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Ilustracin 27: Histograma de recursos

7.3.3 Visin General de los recursos

Se puede ver el estado de trabajo de los recursos, las horas asignadas y las horas
trabajadas.
Ruta: CREAR UN INFORME-Recursos (Flecha)-Visin General de los recursos.
Ilustracin 28: Visin General de los recursos

7.4 Calendario
Esta vista permite ver las actividades en el calendario del proyecto, de manera mensual,
semanal y de forma personalizada, esto se puede obtener al hacer clic en una de las
opciones dentro del recuadro rojo en la Ilustracin 29.
Al seleccionar el calendario personalizado, se puede configurar la fecha de inicio y fin del
perodo a mostrar o el nmero de semanas observadas en el calendario (Ver
Ilustracin 30).
Ruta: VISTA-Calendario

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Ilustracin 29: Calendario Mensual

Ilustracin 30: Calendario personalizado

7.5

Vista de Lnea base

Para poder visualizar la lnea base del proyecto en el Diagrama Gantt se debe cambiar el
formato.
Ruta: FORMATO- Lnea base (flecha).
Luego, se debe seleccionar la lnea base a mostrar.

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Ilustracin 31: Lnea base

7.6 Costos
En las vistas siguientes se puede ver los costos acumulados y la visin de los costos
asignados a los recursos.

7.6.1 Vista de flujo de caja

Este Histograma muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por trimeste.
Ruta: CREAR UN INFORME - Costes(flecha) - Flujo de caja
Ilustracin 32: Flujo de caja

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7.6.2 Visin general de costo de recursos

Esta vista permite observar el detalle de los costos de los recursos.
Ruta: CREAR UN INFORME - Costes (flecha) - Visin general de costo de recursos.
Ilustracin 33: Estado de costo de los recursos de trabajo

Ilustracin 34: Distribucin de costos

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