Ing. Gina Pastene G.

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DEFINICION:
La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el
desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN,
DIRECCION y CONTROL efectuados para lograr los objetivos
de una organizacin a travs de un adecuado manejo de los
recuerdos existentes.

Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,

direccin y control a las diversas instituciones de la sociedad para
lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comn

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PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,
diagnstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades
de mando y procedimientos
3.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y
comunicacin
4.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin,
determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y
retroalimentacin

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1. PLANEACION
Definicin de objetivos
Recursos materiales y humanos

Determinacin de mtodos y las formas de organizacin

Establecimiento de medidas de tiempo, cantidad y calidad.
Localizacin especial de las actividades y otras
especificaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.

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La planeacin es trazar un curso concreto de accin

para alcanzar un objetivo.

Planear es disear un mtodo para lograr una meta

definida

Planear es decidir de antemano que hacer, como

hacerlo, cuando y quien deber llevarlo a cabo

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PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos
PREVISION: La planeacin es previsin del futuro

UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben

abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y
administrativo y preveer las consecuencias que producir su
aplicacin
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible
CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso
de duracin permanente
INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin
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ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNOSTICO: Investigar los problemas que se presentan y que
obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad
concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo
el funcionamiento de la institucin

POLITICAS: Son lneas generales de accin que guian a los

miembros de una empresa
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accin que se considera el mas recomendable para el logro de un
objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes
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PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de

una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplieran a traves de la integracin de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos , materiales y financieros a el
asignados, con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en
principio queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numericamente
los resultados de una organizacin e incluye tres elementos principales.

1.- Se refiera a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planeas

concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con
el costo
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra
los cuales se puede comparar

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pasos necesarios para llevar a cabo la limpieza

de un edificio:
Vaciar los cestos de basura de los basureros
Limpiar baos
Trapear los pisos de azulejo
Llevar los basureros al lugar de recoleccin
Desempolvar el mobiliario
Aspirar los pisos de azulejo
Limpiar los salones de descanso
Pulir las barandas de latn
Limpiar telfonos
Encerar los pisos de azulejo
Lavar ventanas
Lavar las divisiones de vidrio
Clasificarlos en Quehacer Diario. Quehacer Semanal. Quehacer Mensual
Definir el Personal
Adquisicin de abastecimientos y Equipos
Estimacin de tiempo (tareas diarias, tareas semanales, tareas mensuales)
Los Mtodos
El presupuesto
Imprevistos (averas del camin o camioneta, descompostura de equipos, personal)
Continuidad (seguimiento)
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Anlisis
Grupal

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Hoja de Planeacin
Objetivo______________________________________________________________
Acciones especficas que se deben tomar
______________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
___
Personal______________________________________________________________________________________________
_____________________________________
Equipo y Abastecimientos
______________________________________________________________________________________________________
____________________________________
Tiempos (incluya fechas lmite donde se requiera______________________________
______________________________________________________________________________________________________
____________________________________
Mtodos y Tcnicas que se utilizarn_______________________________________
______________________________________________________________________________________________________
____________________________________
Presupuesto___________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
____________________________________
Imprevistos:___________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
____
Seguimiento:__________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________
_____

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2. ORGANIZACIN
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para
lograr un objetivo con indicacin de la autoridad y la
responsabilidad asignadas a los puestos que tienen a su
cargo las ejecuciones de las funciones respectivas
Organizacin es el orden que guardan las diferentes
rganos que constituyen un grupo humano en cuanto a
relaciones, de responsabilidad, interdependencia
jerrquica, comunicacin y divisin del trabajo,
necesarios

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DIVISION DEL TRABAJO

Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:

- FUNCIONES: (generales, especficas, sustantiva, apoyo,

asesora, complementarios, primarias, secundarias)
- ACTIVIDADES: (genricas, especficas)

- OPERACIONES; (fsicas, mentales)

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FORMAS DE ORGANIZACIN
ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega
a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa

lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de
satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia, reconocimiento
o amistad.

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ESTRUCTURA ORGANICA
Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de
un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de
especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una
institucin, relaciones de mando, niveles jerrquicos, proceso a su
cargo, tramos de control, equipos naturales de administracin y
mbito de aplicacin

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gerente general

gerente produccin

gerente administracin y finanzas

Escriba aqu el nombre

gerente de ventas

sub gerente produccin

sub gerente adm. y finanzas

sub gerente de ventas

secretaria

secretaria

supervisor

administrativo
operario 2

supervisor de ventas

operario 1
secretaria
junior

vendedor 1

Organizacin jerarquizada
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vendedor 2

Organizacin Plana
gerente general

jefe de oficina

operador A

operador B

Organizacin Plana
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operador C

MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la
organizacin, polticas y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.

Se clasifican en:
1. Manuales de Operacin
2. Manuales de Organizacin
3. Manuales de Procedimientos

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Anlisis
Grupal

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Mobiliario S.A. de C.V., es una empresa que se dedica a la fabricacin

de mobiliario para las escuelas, de todo tipo. Est formada por 1
Director y 1 Jefe de Personal, del cual depende 1 Encargadode
Reclutamiento y Seleccin y otro encargado de Empleo; tiene 1
Contador que se encarga de finanzas, que a su vez cuenta con 4
Auxiliares; tiene 1 Jefe de Produccin, con encargados de
Almacn,Compras y Fabricacin; cuenta con 15 Obreros; en Ventas
tiene 3 encargados: 2 en Ventas Forneas y 1 en Ventas Locales.
La empresa quiere comprar una computadora para el Departamento de
Finanzas, ya queconsidera que el trabajo de ese departamento lo
puede hacer una sola persona y con la computadora, ha generado
incertidumbre en el Departamento de Finanzas ya que los 4 auxiliares
se sienten temerososa que los despidan.

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Elabore el organigrama de la empresa y diga

qu tipo de departamentalizacin y que tipo de
organizacin usa.

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DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin
depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definicin:
Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realizacin de
sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.

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IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego
aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman

decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a
travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo

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PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales

IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la

orden, ser mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams
saltarlos sin razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos
se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la
disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

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ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica

- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin

- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad

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MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser
obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.

El poder mandar, incluye tres elementos:

Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse

Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga

Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva
la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de
ejecucin la tercera

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PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de
responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administracin
tradicional basada nicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que adems ubica como fundamental la satisfaccin del
usuario y el desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la
organizacin
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje

- Aceptacin del cambio: Verlo como algo natural

- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
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Decir
Vender
Participar
Delegar

COMUNICACIN

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EL LDER AUTCRATA
EL LDER PARTICIPATIVO
EL LDER QUE ADOPTA EL
SISTEMA DE RIENDA SUELTA O
LDER LIBERAL
Apunte Complementario
Liderazgo
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JEFE
Existe por la autoridad.

Considera la autoridad un
privilegio de mando.
Inspira miedo.
Sabe cmo se hacen las cosas.
Le dice a uno: Vaya!
Maneja a las personas como fichas.
Llega a tiempo.

D
I
F
E
R
E
N
C
I
A
S

LDER
Existe por la buena voluntad.
Considera la autoridad un
privilegio de servicio.
Inspira confianza.
Ensea como hacer las cosas.
Le dice a uno: Vayamos!
No trata a las personas como cosas.
Llega antes.
Da el ejemplo.

Asigna las tareas.

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Autorrealizacin

Estima
Sociales
Seguridad

Fisiolgicas
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Anlisis
Grupal

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CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se
ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin
embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo programado.
Definicin:

Control es un conjunto de providencias includas en las estructuras y

en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo de
las actividades se produzca una comprobacin, previniendo errores y
fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes de la
empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin a las
polticas administrativas.

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TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL

1.- Establecimiento de
normas o estndares de
ejecucin

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se

desea lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos mas que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estndares que
comprenden sistemas, procedimientos , mtodos
de trabajo, seguimientos operacionales y auditoras
que deben formar parte de un sistema de calidad
Las normas de calidad mexicanas estn
sustentadas en las normas ISO-9000

2.- Medicin de la ejecucin

real en relacin con los
estndares establecidos

Requiere que la informacin sea procesada,

interpretada y comparada con los estndares de
ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la
ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin

correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre

modificaciones o ajustes a los recursos de la
empresa, para esto es necesario conocer las causas
de desviacin
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CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control
- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados

- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

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EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

1. Evaluacin de resultados
2. Comparacin de los resultados con los planeado
3. Determinacin de las causas de desviacin
4. Retroalimentacin

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INDICADORES
Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la
desviacin de una actividad sujeta e influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.
En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores
fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la
medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin
conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus
servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados
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Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace

coincidir en su forma y tamao
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas
particulares de cuantificacin
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.

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TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA

Son los que permiten determinar cuantitativamente el

grado de cumpliiento de las metas en un perodo
determinado
EFICACIA: = Resultados obtenidos
Metas programadas
La eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y
metas programados con los recursos disponibles en un
tiempo determinado

INDICADORES DE
PRODUCTIVIDAD

Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos

empleados en la consecucin de una meta o en la
ejecucin de una tarea, en una unidad de tiempo.
Productividad: Bienes o servicios producidos
Insumos utilizados
La productividad puede medirse en funcin de los recursos
humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es
siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se
seleccionar en funcin del insumo mas relevante a
considerar en el proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD

Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o

cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
maniifiestan el grado de satisfaccin de las expecttvas o
requerimientos de nuestros usuarios internos y externos,
tales como: tiempos de espera, oportunidad, atencin y
solucin a quejas, satisfaccin por el otorgamiento del
servicio, tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando
satisface plenamente al usuario
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Anlisis
Grupal

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