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2.2 CARACTERSTICAS
El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeacin- de
Informacin y de sus operaciones (Manuales).
2.3 COMPONENTES
Control de Gestin.
Documentacin.
Separacin de deberes.
Supervisin.
2.5 PRINCIPIOS
2.5.1 PRINCIPIOS BSICOS
El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:
2.13 ELEMENTOS
2.13.1PLAN DE ORGANIZACIN. Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno
se requiere contar con una estructura orgnica adecuada; estableciendo un organigrama
flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de
funciones, que indiquen, adems, las comunicaciones e interdependencias.
2.13.2CONTABILIDAD. Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni
el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la Empresa ni la
elaboracin de informes que permitan conocer su situacin financiera en un momento
dado.
2.13.3 PRESUPUESTOS. Consisten en una planeacin anticipada de todas las fases de
actividad de la Empresa, junto con la contrastacin posterior de los resultados obtenidos,
a fin de determinar las causas de las variaciones.
2.13.4ESTADSTICAS. Proporcionan informacin tcnica, clara y resumida de las
operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control.
2.13.5EQUIPOS Y TECNOLOGA. Su correcta utilizacin y mantenimiento, garantiza
seguridad en la ejecucin de las diversas operaciones, ahorrando tiempo y dinero y
previniendo fraudes y errores.
2.13.6PERSONAL. Todas las actividades de la Empresa deben ser ejecutadas por
personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para las labores
asignadas; para lo cul se requiere del establecimiento de polticas de seleccin y
capacitacin, vacaciones y rotacin de personal, fianzas o seguros de manejo para
empleados que tengan valores o bienes bajo su responsabilidad, sistemas adecuados de
remuneracin, incentivos y adecuadas condiciones de trabajo y de motivacin.
2.13.7RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA. El cumplimiento de las normas establecidas,
por parte de todos los niveles de la organizacin, garantiza la ejecucin eficaz de los
programas y proyectos definidos en la planeacin.
2.13.8INFORMACIN. La Empresa. debe contar con informacin ntegra, coordinada,
real, concreta y oportuna, acerca de todas sus actividades y operaciones. Tal informacin
debe constiturse en un Sistema de Informacin Integral.
2.13.9EVALUACIN. La Oficina de Control Interno debe realizar una evaluacin
permanente del mismo Sistema de Control Interno a fin de garantizar su efectividad y
mantenimiento.
Verificacin
Evaluacin
Indicadores de desempeo
Informes de gestin
economa (inputs)
eficacia (consecucin objetivos)
excelencia (calidad)
que
las
actividades
Factores claves
Procedimientos o Actividades
Indicadores de gestin
toma de decisiones. Que no fuera informacin archivada en un cajn, sino que realmente
fuera informacin til para la gestin. Y eso es aplicar el principio de economa en la
construccin de esos referentes que permitan llegar a los objetivos sealados. Se debera
intentar concretar ms el carcter general que no pretende solucionar todos los
problemas, sino simplemente, intentar cambiar la cultura referente a lo que es el uso de
indicadores.
3.0 ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y CAMBIOS QUE SE REQUIEREN EN EL
CONTROL DE LAS ENTIDADES PUBLICAS
Las acciones deben ser giles, afirmativas y sin tramitologas innecesarias en toda
la gestin publica o privada.
Si las metas, los medios o los objetivos para lograr el cambio no quedan claros, los
funcionarios se opondrn a ellos.
Todo esfuerzo para cambiar implica cambio en las actitudes de los funcionarios.
El cambio que exige menos costos para la entidad, involucra los niveles directivos
de la misma.
El cambio bsico se logra creando aquellas condiciones dentro de las cuales los
funcionarios afectados por el, puedan lograrlo en forma significativa y sistemtica.
EVALUARLOS PERIODICAMENTE
A. CUESTIONARIOS
B.
FLUJOGRAMAS
C.
DESCRIPTIVAMENTE
DE
Mtodo Grafico
Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr una evidencia que deber
constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los
controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayuda a
determinar las reas criticas de una manera uniforme.
4.1.3 Mtodo Narrativo o de Prosa para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en la descripcin hecha por los funcionarios, como producto de entrevistas,
encuestas, tanto escritas como verbales, detallada los procedimientos ms importantes y
las caractersticas del sistema de control interno y sus elementos, para las distintas reas
de la Entidad, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
4.1.4 Mtodo Grafico para Evaluar el Sistema de Control Interno
Consiste en revelar o describir la estructura orgnica de las reas y de los procedimientos
utilizando grficas, smbolos convencionales, flujogramas etc. Con sus explicaciones que
den una idea completa y correcta de los procedimientos de la empresa, con las siguientes
ventajas:
Identifica procedimientos que sobran o que faltan o partes dentro de los mismos y
sus normas.
una estadstica del grado de dificulta de cada una de las preguntas y as podr
recomendar su eliminacin, sustitucin, ampliacin o cualquier otro cambio.
10. Se harn planillas individuales por funcionario para llegar a una Planilla Integral o
de toda la empresa.
11. Una vez terminada la evaluacin, las calificaciones y porcentajes, se procedern a
interpretar los resultados, que sern la base para el Informe correspondiente,
incluyendo las recomendaciones con los siguientes criterios:
12. Interpretacin Resumida de la Evaluacin
De acuerdo con los porcentajes parciales y totales y sus promedios ponderados obtenido
en la Planilla como resultado de la evaluacin de los temas o reas, se clasifica dentro de
los siguientes rangos:
Menor que 52% Ausencia de controles y psima gestin.
Entre
63%
52%
Entre
74%
64%
Entre
84%
75%
Entre
93%
85%
Mayor de 93%
Cmo hace que una pregunta sea ptima para las tareas de Evaluacin del Sistema de
Control
Interno?
QUE
SEA
BREVE: Con
palabras
precisas
para
evaluar
el
objetivo.
QUE SEA CLARA: Se debe preguntar solo una cosa transparente y definida.
QUE SEA PRECISA: Se debe hacer la preguntas sencillas y precisas.
Relacionar
DE
TODA
FORMA
AL
HACERLAS HAY QUE PENSAR
MUY BIEN PARA NO CAER EN
ERRORES Y APOYADO POR
INCENTIVOS PARA:
Comparar
Organizar
Evaluar
Sacar conclusiones
Sacar aplicaciones
otros
iguales
ideas
MODIFICAR: Qu
pasa
Qu otros cambios se pueden hacer?
AUMENTAR: Qu
Qu se puede exceder?
se
SUBSISTIR: Qu
Qu
otro
Qu
otro
Qu otro enfoque habra?
REORDENAR: Cul
Cul
Sera
Sera
Sera mejor ms tarde?
este
si
se
REDUCIR: Qu
Qu se puede quitar?
otra
se
agregar?
puede
reducir?
cosa
proceso
plan
otro
otra
mejor
mejor
modifica?
puede
sera
sera
procedimiento?
sugieren?
habra?
habra?
habra?
esquema?
secuencia?
antes?
despus?
INVERTIR: Qu
pasara
si
Qu
pasara
si
Qu pasara si se devolviera el proceso?
COMBINAR: Es
posible
Es
posible
Se pueden cambiar las unidades?
unir
hacer
fuera
lo
estos
al
dos
una
revs?
volteramos?
procedimientos?
mezcla?
Matriz de hallazgos
Estructuracin de informes
Vocabulario
Oraciones
Prrafos
Orden
Revisiones
Informes detallados
Informes gerenciales
Discusin
Vocabulario
Oraciones
Prrafos
Orden
Revisiones