Manual Politicas Adm

PARTICIPACION CIUDADANA
movimiento cvico no partidista
POLITICAS
ADMINISTRATIVAS Y FINACIERAS
INDICE
INDICE.......................................................................................................................... 2
PROCEDIMIENTO DE INGRESOS ........................................................................ 5
I - PROPOSITO ............................................................................................................................... 5
II - PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................... 5
III - POLTICA ................................................................................................................................ 5
IV - PROCEDIMIENTO:................................................................................................................. 6
PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO ................................................................. 9

I. PROPOSITO............................................................................................................................... 9
II. PERSONAS RESPONSABLES: ................................................................................................ 9
III. POLTICA.................................................................................................................................. 9
IV. DEFINICIN: Desembolsos ................................................................................................... 10
V. PROCEDIMIENTO .................................................................................................................. 10
(ANEXOS)
FIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUES ......................... 14
PROCEDIMIENTO DE NOMINA ..........................................................................16

I. PROPOSITO............................................................................................................................. 16
II. PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................. 16
III. POLTICA.............................................................................................................................. 16
IV. DEFINICIN:.......................................................................................................................... 17
V. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................ 17
PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO ........................................................19

I. PROPOSITO............................................................................................................................... 19
II. PERSONAS RESPONSABLES............................................................................................... 19
III - POLTICA .............................................................................................................................. 19
IV- DEFINICIN : PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO .................................................. 20
V-PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 20
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS ..............................22

I - PROPOSITO ............................................................................................................................. 22
II - PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................. 22
III - POLTICA .............................................................................................................................. 22
IV - DEFINICIN: Conciliacin bancaria .................................................................................... 23
V-PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 23
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA ..................................................................25

INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 25
CONTROL INTERNO .................................................................................................................. 25
PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO ..................................................................................... 26
REPOSICIN DEL FONDO......................................................................................................... 28
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.....................30

POLTICAS ................................................................................................................................... 30
1)
Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos ............................ 31
2)
Registros de Activos........................................................................................................... 31
3)
Inventarios fsicos .............................................................................................................. 31
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOS..............................................34

I - PROPOSITO ............................................................................................................................. 34
II - PERSONAS RESPONSABLES .............................................................................................. 34
III - POLTICA .............................................................................................................................. 34
REPORTES FINANCIEROS ...................................................................................36

INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 36
REPORTES FINANCIEROS ........................................................................................................ 36
Moneda en que se presentarn los Estados Financieros y Reportes. ......................................... 37
ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS (ESTADO DE RESULTADO): ................................... 37
ESTADO DE ACTIVOS, PASIVOS Y BALANCE PATRIMONIAL (ESTADO DE
SITUACIN) ................................................................................................................................. 37
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO .......................................................................................... 38
ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA........................................................................... 38
EJECUCIN PRESUPUESTARIA:.............................................................................................. 39
REPORTES DE LOS COMITS MUNICIPALES Y REGIONALES......................................... 39
ANEXOS .....................................................................................................................40
ESTADOS FINACIEROS
ESTADO DE SITUACIN .......................................................................... 40
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ......................................................... 41
ESTADO DE RESULTADOS...................................................................... 42
ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA.......................................... 43
PROCEDIMIENTO DE INGRESOS
I - PROPOSITO
Establecer un adecuado sistema de Control Interno y de asignacin de responsabilidades sobre los
recursos que recibe PC, por diferentes conceptos, siguiendo el proceso de recepcin, revisin y
salvaguarda hasta su depsito.
II - PERSONAS RESPONSABLES:
A)
Secretaria
B)
Encargado Administrativo
C)
Mensajero
III - POLTICA
A)
Todos los valores efectivos que recibe PC por las diferentes actividades que realiza,
deben estar amparados con sus recibos de ingresos, los cuales son prenumerados de
imprenta y se preparan a tinta o en otra forma que dificulte su alteracin.
B)
Los valores que se reciban por concepto de donaciones, aportes, prstamos, etc., sern
mediante cheques a nombre del Participacin Ciudadana PC., o en efectivo debiendo
emitirse el recibo correspondiente a nombre de la fuente de donde provino.
C)
Todos los ingresos que reciba PC. sern depositados ntegramente el mismo da de la
recepcin o a ms tardar al da siguiente, en la cuenta corriente del banco donde haya
sido abierta la cuenta del Fondo al que correspondan los ingresos.
D)
Se llevar un control estricto de la numeracin de los recibos de ingresos que no estn

en uso. Dichos recibos debern estar depositados en la bveda de la Institucin y bajo la
custodia del rea administrativa de la Entidad.
E)
El empleado responsable de recibir los ingresos no debe tener acceso a los registros de
contabilidad.
IV - PROCEDIMIENTO:
RESPONSABLE
Cajero (a) (Persona asignada)
DESCRIPCIN
1. Recibe los pagos por concepto de:
Aportes
y
donaciones
provenientes de donantes.
de
valores
Valores correspondientes a prstamos Ingresos provenientes de las distintas

aportaciones de contrapartidas.
Ingresos provenientes de las distintas

actividades de los programas ejecutados y
actividades:
Donaciones
Aportes
Asignaciones de Recursos
Otros
2. Procede a llenar el recibo de ingreso anotando:
Nombre de la institucin o persona moral

que realiza el pago a favor de PC.
Valor y concepto.
El No. del cheque y del banco.
3. Lo revisa, firma, lo sella y distribuye el recibo
de la manera siguiente:
a) Original a quien entrega el pago
b) Copia No. 1 al Contador va Encargada
Administ.
4. Archiva la Copia No. 1 junto al valor recibido.
5. Prepara depsito y lo enva con el dinero al
Encargado/a Administrativo/a conjuntamente
con la copia No. 2, para que le sea devuelta
como constancia de recibo.
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
6. Recibe depsito y revisa:
a) Si es antes de la 4:30 P.M/Paso No. 7.
b) Si es despus de la 1:00 P.M., sigue el
Paso No. 8
7. Enva depsito al banco y obtiene firma del
mensajero en volante que se archiva.
8. Guarda valores y depsito en bveda bajo
custodia
9. Verifica la secuencia de los recibos, los suma y

los compara con los ingresos (depsitos, efectivo
y cheque).
a) Si el monto de los ingresos es igual al
monto de los recibos, sigue al Paso No.
13.
b) S existe alguna diferencia sigue al Paso
No.
10. Revisa todos los recibos y los ingresos y si no
encuentra la diferencia determina:
a) Si es un faltante en caja, sigue al Paso
No. 11.
b) Si es un sobrante en caja sigue al Paso
No. 12.
11. Informa a la Secretaria Administrativa que tiene
que reponer el efectivo.
12. Informa al Contador para que ste verifique la
preparacin del depsito como sobrante de caja.
13. Verifica en los depsitos si el efectivo y los
cheques estn detallados correctamente.
Secretaria
14. Al final del da prepara el informe de

movimiento de caja y depsitos, anexndole los
recibos de caja y pasa el informe al
Encargado/a Adminstrativo/a
RESPONSABLE
Encargado/a Administrativo/a
DESCRIPCIN
15. Recibe la documentacin citada en el Paso
anterior la revisa e introduce en un sobre los
documentos y los guarda en la bveda. En la
maana abre la bveda y saca el sobre.
16. Distribuye la documentacin como sigue:
a) Se enva depsito al banco
17. Recibe lo indicado en 17-A
Mensajero
Encargado/a administrativo
18. Realiza depsito en, el banco y entrega a la

unidad de administracin la copia del volante
de depsito sellado por el banco.
20. Recibe los volantes de depsitos y los chequea
con el informe de efectivo y con los recibos.
21. Enva los depsitos, y los recibos a
Contabilidad para que procedan a realizar sus
registros adecuadamente.
Nota:
Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

controles establecidos para la ejecucin de este procedimiento.
PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO
I. PROPOSITO
Establecer un adecuado Sistema de Control Interno y de asignacin de responsabilidades sobre los
valores recibidos por PC para cubrir los diferentes conceptos de desembolsos que hayan de
realizarse en cada uno de los programas, componentes o fondos administrados financiera y
operativamente por el PC.
II. PERSONAS RESPONSABLES:

A)
B)
C)
D)
E)
F)
Secretaria
Contador
Auxiliar de Contabilidad
Director/a Ejecutivo/a
Comit Coordinador/Consejo Naiconal
III. POLTICA
A)
Los cheques deben ser prenumerados de imprenta y debern mantenerse bajo llave. Los
cheques no usados deben mantenerse bajo la responsabilidad de un empleado.
B)
Todas las solicitudes de cheques deben estar firmadas por el Encargado del rea
solicitante y amparadas por los documentos justificativos.
C)
Los documentos justificativos deben ser originales, en ningn caso se tramitarn

autorizaciones de cheques con copias de facturas o de documentos justificativos.
D)
Los gastos de viaje y cualquier otro gasto sujeto a liquidacin se cargarn como
avances, tomados por la persona o ejecutivos para ser liquidados posteriormente
cuando se haga el reporte de gastos correspondientes.
E)
Para solicitar el pago de gastos a travs del proyecto Participacin de la Sociedad

Civil Organizada en la Democratizacin de la Cultura y las Prcticas Polticas de la
Rep. Dom. financiado por la USAID para que cualquier representante de PC asista
y/o apoye una actividad auspiciada por otro donante se deber solicitar autorizacin por
escrito a la USAID.
F)
Los cheques que se emitan para reponer el fondo de Caja Chica, deben hacerse a favor
de la persona responsable del manejo de este fondo.
G)
Todo cheque cancelado deber ser mutilado en el sitio de la firma para evitar su uso
indebido e incluirse en el orden numrico correspondiente.
Todos los cheques deben llevar las firmas de dos personas autorizadas por el Comit
Coordinador de PC. (Ver anexo firmas autorizadas para la emisin de cheques).
H)
I)
Todos los documentos justificativos de los cheques deben ser marcados con el sello de
"Pagado" despus de emitido el cheque; anotndose la fecha de pago y el numer del
cheque, despus que el cheque haya sido firmado.
J)
Es responsabilidad del Director/a Ejecutivo/a las autorizaciones de cheques por los

siguientes conceptos:
a) Nmina
b) Facturas
c) Desembolsos para Proyectos
IV. DEFINICIN: Desembolsos

V. PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Secretaria
DESCRIPCIN
1. Recibe las facturas y firma una copia de stas al
cobrador como constancia de recepcin.
2. Recibe y remite a la Direccin Ejecutiva las
invitaciones solicitando la participacin de un
representante de PC en seminarios o
conferencias nacionales e internacionales
3. Anota en un libro de registro el nombre del
emisor de la factura, fecha de recepcin y
compaa o nombre del destinatario de la
factura.
4. Entrega a la/el Encargada/o Administrativa/o la
factura y obtiene su firma en un libro rcord.
5. Revisa las facturas recibidas y determina:
10
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
a) Si son a crdito, determinar su
vencimiento y las archiva hasta la fecha
b) Si es de contado sigue paso No. 6
c) Recibe la solicitud de gastos para la
participacin de un representante de PC
en una actividad nacional o internacional,
s es financiada con fondos de USAID
deber verificar que conste con la
autorizacin de dicha agencia, siempre y
cuado esta actividad sea auspiciada por
otro donante.
6. Prepara la autorizacin de emisin de cheque/s.
7. Firma y enva a la Direccin Ejecutiva para su
autorizacin.
8. Recibe las autorizaciones de cheques, Verifica la
existencia del compromiso y la disponibilidad de
Fondos.
a) S no hay disponibilidad de fondos sigue
paso No. 11
b) Si hay disponibilidad de fondos sigue
paso No.8
9. Informa al Director/a Ejecutivo/a la necesidad de
fondos y retiene cheques y facturas.
Director Ejecutivo
10. Recibe la informacin, realiza gestiones para

conseguir los fondos y los obtiene.
10.
Informa al Encargado Administrativo de la

obtencin de fondos.
11.
Se asegura que los pagos corresponden a

productos y servicios acordes con los fines de
los Proyectos o de PC.
a) Si no se corresponden con el Proyecto o
PC utilizar otras fuentes (financiamiento
interno, recursos extemos), para obtener
fondos.
b) Si corresponde contina Paso No. 6
11
RESPONSABLE
12.
DESCRIPCIN
Se devuelve al Contador para que confeccione
los cheques segn su prioridad.
13.
Recibe las autorizaciones de cheques y las

facturas aprobadas; verifica su exactitud
matemtica y procede en consecuencia.
14.
Somete al Comit Coordinador o al Consejo

Nacional las invitaciones recibidas para la
seleccin de la persona que representar a PC
en la actividad para la cual ha sido invitada.
15.
Solicita por escrito a la USAID la autorizacin

para cubrir con los fondos de los proyectos
financiados por ellos, el costo de la
participacin de un representante de PC en la
actividad para la cual nos hayan invitado,
siempre y cuando la misma est auspiciada
por otro donante.
16.
Luego de recibir la aprobacin de la USAID

remite a la Enc. Administrativa y pasa al
punto No. 6.
17.
Selecciona la persona que representar a PC

en la actividad a la cual ha sido invitada
14.
Confecciona los cheques en, original y una

copia.
15.
Entrega los cheques y las facturas al Contador
Contador
16.
Recibe los cheques y las facturas y revisa que

estn correctos en cuanto a nombre, fecha,
monto,proteccin, concepto original de la
factura y orden de compra, y los enva al
Encargado/a Administrativo.
17.
Enva los cheques al Director/a Ejecutivo/a

para la firma
18.
Revisa y firma los cheques acorde a la

autorizacin del Comit Coordinador.
Comit Coordinador/Consejo Nacional
Auxiliar de Contabilidad
12
RESPONSABLE
19.
Contador
20.
DESCRIPCIN
Lo devuelve al Contador por intermedio del
Recibe los cheques y las facturas y prepara
una lista con el nombre de los beneficiarios y
distribuye las copias y los cheques como
sigue:
a) Original de los cheques, Encargado/a
Administrativo/a
b) Copias de los cheques a los archivos.
c) Copia de los cheques, contabilidad, para
registro contable.
d) Agencia Donante
21.
Archiva factura y dems documentos soportes

del desembolso.
22.
Enva original de cheques y la

copia
conjuntamente con la lista de beneficiarios al
cajero.
23.
Recibe lo indicado en el paso anterior y lo

mantiene en custodia hasta que los
beneficiarios pasen a retirarlos.
NOTA: Si transcurren tres (3) das y no han retirado el cheque debern hacer
las gestiones pertinentes para localizar al beneficiario.
24.
Recibe a los beneficiarios le entrega los

cheques y obtiene la firma de esto en la copia
25.
Devuelve la copia a contabilidad para que

sean realizados los registros correspondientes.
NOTA: Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las

polticas, normas y controles establecidos para la ejecucin de este
procedimiento.
13
FIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUES
I. OBJETIVO
Dotar a la administracin de Participacin Ciudadana de un mecanismo gil y oportuno para le
erogacin de fondos, conservando los controles internos necesarios para el manejo transparente de
los ingresos y donaciones.
II. INSTRUMENTOS DE CONTROL

1) Presupuesto aprobado por el Comit Coordinador y el Consejo Nacional.
2) Estractos de actas, del Comit Coordinador y/o el Consejo Nacional, modificando
presupuestos aprobados o autorizando gastos no programados o imprevistos.
III. FIRMAS AUTORIZADAS

Se registrarn en los bancos, 5 (cinco) firmas de la siguiente manera:
1) Tres firmas A de miembros del Consejo Nacional; una del Coordinador General y dos de
otros miembros seleccionados por el Consejo Nacional.
2) Dos firmas B de la Direccin Ejecutiva; una del Director Ejecutivo y otra de la persona
que funja como "segunda a bordo", es decir, la persona que sustituye al Director
Ejecutivo en ausencia de ste y que no tenga en sus funciones ni registros contables ni
sea responsable de las compras.
1.2.3.-
Para cualquier cheque dos firmas A.

Para cheques hasta RD$30,000.00, firmas A y B
Para cheques hasta RD$10,000.00 dos firmas B
14
Las firmas se distribuyen de la siguiente forma:
Firma A
Coordinador General
Miembro Comit Coordinador
Miembro Comit Coordinador
Firma B
Javier Cabreja, Director Ejecutivo
Vianela Daz, Enc. de Educacin
15
PROCEDIMIENTO DE NOMINA
I. PROPOSITO
Establecer un sistema para mantener control sobre el tiempo trabajado por los
empleados antes de proceder al pago.
II. PERSONAS RESPONSABLES:

a) Direccin Ejecutiva
b) Encargado (a) Administrativo (a)
c) Contador/a
III. POLTICA
A)
La inclusin de personas a la nmina deber ser autorizada por escrito por el Director (a)
Ejecutivo (a), con aprobacin del Comit Coordinador.
B)
Mantener un archivo de personal donde se registre el historial de cada empleado.
C)
Establecer un sistema de registro de empleados, el cual incluye avisos para cambios en

nmina y avisos de movimientos y cambios en el personal debidamente autorizados.
D)
Las nminas deben ser aprobadas y firmadas por el Director (a) Ejecutivo (a).
E)
Deben ser personas diferentes las que confeccionan, revisan, aprueban, pagan y registran la
nmina.
16
IV. DEFINICIN:
Nminas de pago del personal.
V. PROCEDIMIENTOS
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
1. Inmediatamente se produce una accin de personal
para empleados que ingresan, aumentos de sueldos,
despido o cualquier otro cambio que afecte el salario
del empleado lo comunica por Encargado/a
Administrativo/a.
2. Recibe lo citado en el paso anterior y procede a
preparar el pago de nmina mediante carta de
autorizacin al Banco para acreditar a la cuenta
bancara de cada empleado el valor que corresponde.
Nota: En caso de pago quincenal deber elaborarse a
ms tardar los das 13 y 27 de cada mes.
3. Clasifica empleados fijos y nominales.
4. Completa formulario "Lista de pago del Personal"
anotando bsicamente:
a) Nombres de los empleados.
b) Sueldo que devenga.
c) Deducciones:
Impuestos
prstamos, seguros, y otros.
por
leyes,
5. Entrega nmina y carta de autorizacin del banco al

Contador/a
Contador/a
6. Revisa la nmina y verifica los clculos y

deducciones que estn correctos.
a) Si est correcto contina en paso No. 10.
b) Si no est correcto contina con el paso No.
7.
17
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
7. Determina la diferencia y la devuelve al Encargado/a
Administrativo/a para que haga las correcciones.
8. Una vez corregida es devuelta al contador.
9. Quin verificar las correcciones, y firmar la
nmina.
10. Enviar la nmina y carta de transferencia a la firma
del Encargado/a Administrativo/a y aprobacin del
Director Ejecutivo.
11. Lo recibe y si la rechaza contina el paso No. 12.

12. Devuelve al Encargado Administrativo con las
observaciones de lugar.
Contador
13. Recibe nmina de pago y Carta de Transferencia e

instruye al Encargado/a administrativo para que
corrija, de acuerdo a las observaciones sealadas,
procede y repite los pasos Nos. 4 al 10.
Director Ejecutivo
14. Autoriza al Encargado Administrativo para que

remita al Banco la Carta de autorizacin de pago.
Nota: En caso de aumento de sueldos o de movimiento de personal, despus del cuadre de la

nmina, el Encargado de esta deber solicitar a Contabilidad la elaboracin de cheques
remanentes a final del mes o comienzo del mes prximo.
Nota:
Mediante verificaciones peridicas evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

18
PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO
I. PROPOSITO
Establecer un adecuado sistema de elaboracin y control de presupuesto, mediante un plan de
operaciones y control de las actividades de PC, con el cul la Direccin Ejecutiva pueda tomar
decisiones claras sobre la Institucin de acuerdo con las necesidades particulares de la misma y
considerando los programas, componentes y fondos..
II. PERSONAS RESPONSABLES

A) Consejo Nacional
B) Director/a Ejecutivo/a
C) Encargado/a Administrativo/a
D) Contador/a
III - POLTICA
A)
Todos los aos PC debe preparar su presupuesto general con sus ingresos costos y
gastos, a ms tardar tres (3) meses antes al 31 de agosto de cada ao, que le sirva de
herramienta de control administrativo.
B)
Igualmente debe preparar su presupuesto de Inversiones Administrativas en la misma

fecha indicada en el punto "A" para adquirir mobiliario y equipo de oficina, equipo de
transporte, equipo de cmputos y otros equipos.
C)
Todos los meses el /a Contador/a , debe preparar a travs del formulario correspondiente
un informe de ejecucin presupuestaria, en inters de tener a disposicin la parte
ejecutada y la disponibilidad de cada partida presupuestada a la fecha.
D)
Mensualmente el Encargado/a Administrativo/a de PC revisar el presupuesto mediante

la comparacin de las cuentas de ingresos, costos y gastos presupuestados con los reales
del mes y el acumulado a la fecha.
E)
La Direccin Ejecutiva como consecuencia de los resultados de las operaciones, podr

solicitar al Comit Coordinador la modificacin al Presupuesto General de PC.
19
IV- DEFINICIN : PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO
V-PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
Elaboracin de Presupuesto
1. A ms tardar el 31 de Julio de cada ao, solcita

a cada Encargado/a o Jefe de rea el coordinar
con el Area Administrativa las necesidades de
personal, equipos, y recursos financieros para la
ejecucin de sus actividades el prximo ao.
Encargados/as de Areas
2. Se renen con el/la Enc. Administrativo/a para

suministrarles los detalles de las actividades a
ser realizadas en el prximo ao.
3. Elabora los presupuestos con las informaciones

recibidas de los/as Encarados/as de Areas.
4. Presenta a la
presupuestos.
Direccin
Ejecutiva
los
5. Recibe los presupuestos de cada rea, los analiza

y si tiene alguna observacin, la discute con el/la
Encargada correspondiente.
6. Realiza las correcciones de lugar y presenta a la

Direccin Ejecutiva versin corregida de los
presupuestos.
7. Aprueba y presenta al Consejo Nacional los

presupuestos con la descripciones de los
proyectos a ser ejecutados en el prximo ao.
Consejo Nacional
8. Se renen y discuten el presupuesto de cada

rea; determinando prioridad a los fines de PC.
20
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
9. Recibe el presupuesto.
Si es aprobado sin
modificaciones inicia su ejecucin
10. Si es aprobado con modificaciones, informa a los/as
Encargados/as de Areas y solicita al/la Encargado/a
Administrativo hacer las correcciones de lugar.
Inicia su ejecucin con las modificaciones
aprobadas por el Consejo Nacional.
11. Remite presupuesto aprobado al Encargado/a
Administrativo/a para que controle su ejecucin
Control Presupuestario
1.
Controla ejecucin, prepara informe mensual y lo

remite al final de cada mes al Director/a Ejecutivo/a
y a la Enc. Administrativo/a para su revisin
2.
Recibe informe, lo revisa y asegura que su

ejecucin se est llevando conforme a lo aprobado,
remite copia a los Encargados/as de Areas.
3.
Recibe el informe de gastos y revisa.
4.
Informa sobre su ejecucin trimestralmente al

Comit Coordinador en la prxima sesin.
Contador/a
21
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
I - PROPOSITO
Las conciliaciones bancarias tienen por finalidad asegurar la igualdad entre los registros contables
de las cuentas comentes de Participacin Ciudadana y los estados de cuentas que emiten los bancos
donde se manejan las cuentas corrientes.
II - PERSONAS RESPONSABLES:
A)
Encargado/a Adminstrativo/a
B)
Contador/a
C)
Archivo
III - POLTICA
A)
Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas en el rea Financiera, por una
persona diferente a quien prepara las entradas al diario mayor y a los auxiliares.
B)
La conciliacin bancaria deber ser firmada por la persona que la prepara y revisada
e iniciada por el Contador/a. Deber ser verificada por el Encargado/a
Administrativo/a .
C)
Los cheques cancelados pagados por el banco, se archivarn en orden numrico,

separados por mes.
D)
Las conciliaciones bancarias deben ser archivadas en un expediente conjuntamente

con los estados de cuenta de los bancos.
22
IV - DEFINICIN: Conciliacin bancaria

V-PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
Contador/a
DESCRIPCIN
5.
Mensualmente recibe los estados de cuentas de los

bancos, con los cheques y dems notas anexas.
6.
Revisa los estados de cuenta y los enva al

Contador/a .
7.
Recibe la documentacin citada en el Paso No. 1.
8.
Relaciona los cheques secuencialmente de acuerdo

a su nmero; nombre, fecha, valor y endoso.
9.
Chequea los depsitos, cheques y las notas de

dbito y crdito que figuran en el estado, contra el
registro de la cuenta del banco.
10. Anota en el formato de conciliacin bancaria de la

cuenta comente, lo siguiente:
a) Balance segn estado del banco.
b) Los depsitos que no figuran en los estados
de cuenta, y le resta los cheques que fueron
girados, pero que no se cobraron en ese mes,
segn registros contables y cualquier nota de
dbito adicional.
c) Obtiene el balance de los libros a fin del mes
a que corresponde.
11. Si hay diferencia vuelve al Paso No. 5 y contina
con el proceso.
12. S no hay diferencia, contina en el Paso No. 9.
13. Firma en el espacio del formato preparado para
estos fines.
14. Se asegura que los cargos estn correctamente
contabilizados, entrega al Gerente Administrativo y
Financiero.
23
RESPONSABLE
Nota:
DESCRIPCIN
15. Verifica que los datos de la conciliacin estn
correctos, la firma y es enviada para archivo
conjuntamente con el estado de cuenta del banco.
Mediante verificaciones peridicas evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

24
PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA
INTRODUCCIN
Caja Chica es un fondo fijo reponible segregado de la caja general, con la finalidad de realizar
pequeas erogaciones en efectivo que no amerita la expedicin de un cheque. Tiene por finalidad
hacer los gastos de menor cuanta, para los cuales sera demasiado dispendioso seguir el
procedimiento normal de desembolsos por cheques.
CONTROL INTERNO
El Control de Caja Chica se establece mediante el sistema de fondo fijo reponible, con normas
suplementarias que reglamentan su uso. Este fondo estar bajo la custodia de la Secretaria Ejecutiva,
El contador supervisar y controlar los fondos a se erogados.
Las siguientes normas se deben implementar para lograr un nivel adecuado de control interno.
La persona autorizada para aprobar los desembolsos de Caja Chica ser el Encargado
Administrativo y Financiero o la persona que el asigne por escrito.
El encargado del Fondo de Caja chica solamente podr realizar desembolsos, dependiendo del
monto de la Caja Chica.
Todas las erogaciones debern ser realizadas por el encargado del fondo y firmadas por la
persona que recibe los fondos.
Los recibos contarn de un original, el cual ser retenido por el custodio del fondo para fines de
solicitar reposicin.
El encargado del fondo deber anexar al comprobante de Caja Chica la factura que justifica
dicha erogacin.
Este fondo debe permanecer dentro de una caja metlica que est cerrada bajo llave.
Los comprobantes se escribirn a tinta y en letras legibles.
El monto original del fondo, ser fijado y estar representado por efectivo y/o los comprobantes
de los desembolsos realizado.
No se har desembolso alguno sin preparar el comprobante de caja Chica correspondiente. En
caso de imprevisto, se preparar un recibo provisional de Caja Chica destinado para stos fines.
25
Estos volantes provisionales no podrn permanecer en sta caja ms de tres das, al final de ste
plazo el encargado del fondo requerir de la persona a la cual se le entreg el dinero la factura o
comprobante de la erogacin y preparar el recibo definitivo de Caja Chica.
Todas las erogaciones debern ser registradas diariamente en el formulario de reposicin de Caja
Chica. Diariamente el custodio deber realizar un cuadre de su caja. Cuando lo fondos
disponibles se hayan consumido en su limite cercano a los 80% se solicitar la reposicin del
mismo, mediante una solicitud de cheque debidamente aprobada por el Director (a) Ejecutivo(a).
La suma solicitada para reposiciones nunca sobrepasar el monto fijo del fondo.
El cheque de reposicin deber hacerse a nombre del custodio del fondo.
En ellos casos de que se anule un comprobante de Caja Chica, deber mantenerse y anexarse en
el orden secuencial numrico en la reposicin correspondiente.
No se podrn hacer prstamos, avance a sueldo, cambio de cheques a empleados o ejecutivos,
por Caja Chica.
El Encargado Administrativo, deber realizar peridicamente y sorpresivamente labor de
fiscalizacin sobre el manejo del fondo de Caja Chica a travs de arqueos.
El monto establecido para el manejo de Caja Chica ser establecido por la Direccin Ejecutiva
quien lo someter para aprobacin al Comit Coordinador.
PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO
RESPONSABLE
Custodio del Fondo
DESCRIPCIN
1. Recibe Caja Chica con el importe en efectivo de
dicho fondo 2. Realiza desembolsos en :
a) Compra de mercanca para la cocina (caf.
Azcar, refrescos, etc.)
b) Arreglos menores de vehculos y/o equipos,
dependiendo del monto de la caja chica.
c) Compra de materiales de oficina si no hay en
suministro.
d) Gastos de transporte y gasolina en Santo
Domingo.
e) Compra de Sellos
f) Compra de peridicos
g) Otros.
26
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
2. Preparar un comprobante por el monto a entregar a
la persona que solicita, que lo iniciar
3. Llevar el comprobante al Asistente Administrativo y
financiero para su autorizacin.
4. Devuelve a su secretaria recibo provisional firmado
Encardado Administrativo
5. Recibe el comprobante y lo archiva temporalmente

y entrega efectivo al solicitante
Custodio del Fondo
6. Entrega factura donde indica lo gastado
Solicitante (varios)
7. Compara factura con comprobante provisional y

determina :
a) Que no tenga cifras adulteradas
b) Si la factura es igual al comprobante anexarla.
c) Si la factura no es igual al comprobante paso No.
9.
Custodio del Fondo
8. Investiga las razones por lo que la factura no es

igual al recibo provisional :
a) Si la factura e mayor o menor se anula en
comprobante original y se inspecciona de nuevo
con el valor real para someterlo de nuevo al
Encargado de Administracin
9. Anexa la factura al comprobante de Caja chica.
10. Archivar el comprobante de Caja Chica en la Caja
metlica junto a los dems comprobantes.
27
REPOSICIN DEL FONDO
RESPONSABLE
Custodio del Fondo
DESCRIPCIN
1.
Extrae de la caja metlica los comprobantes

pagados hasta la fecha de la reposicin.
2.
Se asegura de que estn en secuencia numrica.
3.
Suma los comprobantes, anexa la cinta de suma y

grupo de documentos.
4.
Cuenta y suma el dinero an no gastado y concilla

el monto del fondo con los comprobantes y el
importe en efectivo, el cual debe ser igual al total
establecido para el fondo.
a) Si no es igual sigue el paso 5
b) Si es igual sigue el paso No. 8
5.
Busca la diferencia revisando los comprobantes con

la factura,
a) Si la diferencia es un fallante sigue el paso
No. 6.
b) Si la diferencia es un sobrante sigue el paso
No. 7
Custodio del Fondo
6.
Hace la reposicin de su propio dinero
7.
Lo considera como otros ingresos ver

procedimiento de ingreso) y lo integra a la caja.
8.
Asegura los siguientes aspectos :

a) Que cada comprobante de Caja Chica tenga
facturas originales anexas por el monto del
desembolso.
b) Que a las facturas se le estamp el sello de
pagado.
c) Que los comprobantes de Caja Chica estn
firmados por el beneficiario y aprobados por
la persona autorizada.
d) cualquier otro aspecto que a su juicio sea
necesario
28
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
9.
Elabora solicitud de cheque al Encargado

Administrativo con los comprobantes y factura
anexas.
10. Recibe lo citado en el paso anterior, verifica que
est correcto (de acuerdo a las especificaciones de
paso No. 8
Custodio del Fondo
11. Despus de haberse preparado el cheque de

reposicin y haberse cambiado, recibe el dinero y lo
coloca nuevamente en la Caja Metlica.
Contabilidad
12. Procede a actualizar los registros contables

mediante el resumen de reposicin, debiendo
codificar por tipo de gastos los comprobantes.
29
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS

FIJOS
POLTICAS
A continuacin se exponen algunas consideraciones para el manejo de los activos adquiridos con
recursos del Proyecto. Las mismas formarn parte de este manual y son las siguientes:
Los registros de activos fijos debern ofrecer las siguientes informaciones:
1. Descripcin de la propiedad.
2. Nmero de serie del fabricante, modelo, nmero, y cualquier otra identificacin de
importancia.
3. Fuente de recursos con que fue adquirida la propiedad, incluyendo nmero de donacin u
otra fuente de aportes.
4. El titulo de. propiedad lo mantiene PC.
5. Fecha de adquisicin y costo.
6. Localizacin, uso, condicin de la propiedad y fecha en que la informacin fue reportada.
7. Costo de adquisicin por unidad.
8. Informes sobre disposicin disponible, precio de venta o mtodo utilizado para determinar el
valor corriente del mercado.
9. Se debe regular la propiedad para asegurar su proteccin, prevenir prdidas daos o robo.
Cualquier prdida de activos fijos deber ser investigada y documentada.
10. Se deben establecer procedimientos para mantener los activos en buenas condiciones.
11. Cuando el donatario es autorizado o requiere vender un activo fijo, se establecern los
procedimientos adecuados, para lograr una competencia abierta hasta la extensin posible, a
fin de lograr los mejores resultados de retomo.
30
El sistema de control de activos fijos se sustenta en los tres (3) elementos siguientes:
1) Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos

Cada activo fijo asignado a una divisin estar bajo la responsabilidad expecfica del Encargado de
esa Divisin. Cualquier movimiento de activo requerir la autorizacin y coordinacin previa con
dicho Director. Este responder, adems, por cualquier prdida o deterioro voluntario que se
produzca en los activos bajo su control.
El Encargado/a Administrativo/a tendr el control general de activos. sirviendo de enlace a todas las
divisiones para la asignacin y movimiento interdepartamental de activo fijo.
Los movimientos externos de activos fijos para fines de reparacin se realizarn amparados de una
orden de trabajo a nombre de la persona o empresa que efectuar la reparacin. Debiendo
identificarse en dicha orden el activo y en qu consiste la reparacin.
Para descargos o salida definitiva de activos por desuso o deterioro irreparable se deber llenar un
formulario de movimiento de activo fijo que sustituir el formulario inicial de asignacin del activo.
Deber contener las mismas especificaciones, excepto el valor y cdigo de ubicacin. En la columna
de observaciones se escribir la palabra "descargo".
2) Registros de Activos
El sistema prevee la implementacin y seguimiento de registros adecuados para cada activo en
particular; desde el momento de su adquisicin y durante toda su permanencia en PC, hasta su salida
definitiva, de manera que permita su fcil y segura ubicacin en todo momento; as como las
informaciones fundamentales respecto al mismo.
3) Inventarios fsicos
Se realizarn inventarios fsicos peridicos por lo menos una vez al ao, de todos los activos fijos de
PC, con la finalidad de constatar la real existencia de los activos que aparecen en los registros,
determinar posibles diferencias y las causas de las mismas; as como establecer responsabilidades en
los casos que proceda.
Los resultados de dichos inventarios se reconciliarn con los registros de contabilidad. .Cualquier
diferencia entre las cantidades resultantes de la inspeccin fsica, y las que muestren los registros de
contabilidad sern investigadas para determinar las causas de las diferencias. Mediante ste
inventario PC verificar la existencia, uso actual y necesidad de continuar utilizando el activo.
31
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
AL RECIBIR UN ACTIVO
Encargado/a de Suministro (persona a

quien se le asigne esta funcin)
1. Recibe todos los activos provenientes del exterior,

sea por compras o donaciones. (Ver procedimiento
para compras al comercio local).
2. En base al expediente definitivo de la adquisicin

que llega a la Encargad/oa Administrativo/a para su
pago, el encargado/a de control de activo llenar el
formulario "Movimiento de Activo Fijo" elaborado
para tales fines, anotando: fecha de entrada,
descripcin, cdigo, condiciones del mismo, orden
de compra, proveedor y cualquier otra observacin
que considere necesaria.
3. Cuando el activo sea recibido por donacin o
transferencia, lo especificar en la indicacin del
proveedor y har las observaciones convenientes
para que se determine el precio de mercado del
activo y se registre en los libros.
4. Enva formulario con las especificaciones del activo
al encargado de suministro para que .lo asigne.
MOVIMIENTOS INTERNOS DE ACTIVOS

Encargado/a de Suministro (persona a 5. Remite formulario "Movimiento de activo Fijo" con
la informacin del mueble y equipo a la Divisin
que lo solicit, requirindole la firma al jefe de sta,
para que lo reciba y lo acepte como asignado a la
Divisin.
Encargado/a de rea
6. Recibe lo citado en el paso anterior.

7. Asegura que la informacin que contiene el
formulario se corresponda con el activo.
8. Firma el formulario, extrae una copia y devuelve a
Suministro.
MOVIMIENTOS INTERNOS DE ACTIVOS
Encargado de Suministro (persona a

9. Separa el original, enva la otra copia

Administrativo y Financiero para que la archive.
al
32
RESPONSABLE
DESCRIPCIN
10. Anota la ubicacin del activo cuya existencia ser
comprobada por inventarios peridicos.
33
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOS
I - PROPOSITO
PC, incluye una partida presupuestaria para la compra y/o mantenimiento de vehculos. El trmino
"vehculos" segn es utilizado en este sistema aplicable a los automviles Jeep, camiones y
similares. El uso y el mantenimiento son las dos reas principales que se relacionan con los
vehculos. Consecuentemente, PC debe mantener prcticas aceptables que provean una seguridad
razonable sobre:
El uso autorizado de los vehculos, control y registro de sus operaciones.
El mantenimiento autorizado de los vehculos, su control y registro.
II - PERSONAS RESPONSABLES
A) rea Administrativa
III - POLTICA
PC, debe mantener regulaciones especificas para la implantacin de prcticas relacionadas con los
vehculos adquiridos. Estas regulaciones son:
1. Los vehculos adquiridos para PC, debern ser utilizados solamente en operaciones relacionadas
con el Proyecto, a menos que su uso para otros propsitos sea aprobado por el/la Director/a
Ejecutivo/a.
2. PC, mantendr y administrar de acuerdo con prcticas aceptables un programa para el
mantenimiento, reparacin, proteccin y preservacin de los vehculos para asegurar su
completa disponibilidad y utilizacin en la ejecucin del Proyecto.
3. Se utilizarn tres documentos bsicos para garantizar el uso adecuado de los vehculos del
proyecto: una "Solicitiud de Vehculos", una "Hoja de Control de Utilizacin de Vehculos" y un
"Informe Mensual de Operacin y Matenimiento de Vehculos".
El formulario de solicitud asegura que los vehculos son utilizados solamente con una
autorizacin, y solamente con propsitos relacionados con el Proyecto.
34
La Hoja Control de Utilizacin de Vehculos se completa despus que el vehculo es

autorizado para su uso; sta recibe informaciones sobre el viaje segn se conocen al
momento de la salida. Es importante registrar en este formulario el nmero de la
"Solicitud de Vehculo" para mantener una referencia cruzada sobre el uso "autorizado" y
el "real". Al finalizar el viaje, tanto el conductor como el usuario del vehculo, debern
firmar esta hoja control y completar la informacin restante. Esta doble verificacin
proveer una documentacin confiable sobre el viaje.
El "Reporte Mensual de Operacin y Mantenimiento de Vehculos" es utilizado para
controlar el consumo y mantenimiento de cada vehculo. En consecuencia, al igual que la
"Hoja Control de utilizacin de Vehculos", ste formulario deber mantenerse por
vehculo independiente. La informacin registrada en este reporte sirve de base en la
determinacin del uso eficiente del combustible. El formulario adems provee a el/la
Director/a Ejecutivo/a de PC con valiosa informacin sobre los gastos de mantenimiento
por vehculo especfico.
Los registros de activos fijos y los procedimientos de control descritos en este Captulo, son
aplicables a los procedimientos de control de vehculos.
35
REPORTES FINANCIEROS
INTRODUCCIN
Los Estados Financieros representan un medio de vital importancia en la orientacin de la
administracin de los programas, componentes y fondos ejecutados por Participacin Ciudadana
(PC), sirven para tomar decisiones oportunas y para su planeacin financiera, debido a que muestran
los resultados operacionales de los diferentes programas, componentes y fondos, el estado de los
recursos recibidos y los cambios en los balances patrimoniales.
REPORTES FINANCIEROS
Los Estados Financieros y reportes se prepararn por programas, componentes y fondos
consolidados, para facilitar la interpretacin de las informaciones de cada actividad y sobre todo,
para reflejar claramente la situacin y el comportamiento del origen y aplicacin de los recursos
obtenidos por fuentes y su disponibilidad de efectivo a la fecha de los estados y reportes.
Los estados financieros identificados para los distintos programas administrados por PC, son los
siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Estado de Activos, Pasivos y Balance Patrimonial. (Estado de Situacin).

Estado de Ingresos y Egresos (Estado de Resultado)
Estado de Flujo de Efectivo.
Estado de Ejecucin Presupuestaria.
Estado de Disponibilidad Bancaria
Adems de los Estados Financieros bsicos, PC debe presentar los reportes financieros adicionales
necesarios para un adecuado seguimiento y control de los programas en ejecucin y para cumplir
con los requerimientos de informacin financiera acordados con organismos locales o
internacionales donantes o patrocinadores de proyectos, como por ejemplo, reportes peridicos de
gastos, con el fm de solicitar reembolsos de gastos y/o avances de fondos.
Los estados y reportes financieros deben cumplir con los requisitos mnimos siguientes:
Informativos: Los estados y reportes deben ofrecer informaciones entendibles fcilmente,
destacando las partidas que requieren atencin.
Oportunos:
Se deben de presentar justo en el momento en que pueden servir de base a la toma

de decisiones.
36
Completos:
Proveer informacin requerida para documentar y tomar decisiones.
Acumulativos: La informacin de la ejecucin financiera de los programas debe representar en

forma acumulativa de perodo a perodo.
Moneda en que se presentarn los Estados Financieros y Reportes.

Los repones de contabilidad y los Estados Financieros y repones se expresarn en pesos
dominicanos (RDS). Consecuentemente, las operaciones realizadas en dlares de los Estados Unidos
de Amrica (USS) u otra moneda extranjera se registrarn considerando la tasa oficial de cambio
imperante en el momento de la transaccin. Adems, los Activos y Pasivos Corrientes en moneda
extranjera, sern remedidos tomando en consideracin la tasa vigente a la fecha de la preparacin de
los Estados Financieros y reportes.
Los Estados Financieros sern auditados anualmente por contadores independientes. Cuando la
auditora comprenda programas o proyectos son financiamiento de organismos internacionales, la
seleccin de los contadores independientes deber cumplir con los requerimientos de dichos
organismos conforme a lo acordado entre stos y PC.
ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS (ESTADO DE RESULTADO):

Objetivos:
Presentar un sumario de todos los recursos y gastos realizados por fuentes de fondos.
Frecuencia: Ser preparado sobre una base mensual, dentro de los primeros diez (10) das
siguientes al mes anterior.
Contenido:
Presenta informacin de rendicin de cuentas relacionada con los ingresos y

desembolsos de los programas administrados por PC, por fuente de recursos y por
componente de gastos.
ESTADO DE ACTIVOS, PASIVOS Y BALANCE PATRIMONIAL (ESTADO

DE SITUACIN)
Objetivos:
Participacin Ciudadana es responsable de generar y emitir el Estado de Activos,

Pasivos y Balance patrimonial, en el cual presentar su posicin financiera de
acuerdo con principios de Contabilidad y tomando en cuenta las regulaciones
establecidas por las Autoridades Gubernamentales de la Repblica Dominicana y los
organismos internacionales.
37
Frecuencia: Ser preparado mensualmente, dentro de los primeros diez (10) das siguientes al mes
anterior.
Contenido:
Presenta informacin sobre los activos y balance patrimonial de los fondos en forma
concisa y en un momento determinado. Se presentar como detalles adicionales de
los renglones de importancia.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

Objetivos:
Clasificar los ingresos de efectivo por fuente y origen de fondos.
Frecuencia: Ser preparado mensualmente, dentro de los primeros diez (10) das siguientes al mes
anterior.
Contenido:
El Estado del Flujo de Efectivo clasificar los ingresos de efectivo y pagos por
fuentes de fondos, de acuerdo con su origen y clasificados por fnanciamiento,
operaciones o actividades de inversin. El efecto de la tasa de cambio sobre el
efectivo disponible en dlares (USS) u otra moneda extranjera, ser reportado como
una partida separada en la reconciliacin de los balances de efectivo y partidas
equivalentes de efectivo, al inicio y final del perodo.
ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA

Objetivos:
Este reporte controlar los avances de efectivo del programa y proveer informacin
sobre los desembolsos por fuentes de fondos del programa, as como el balance de
efectivo disponible al final de cada periodo reportado.
Frecuencia : Ser preparado sobre una base trimestral, dentro de los primeros diez (10) das
siguientes al trimestre anterior. Adems, se preparar un reporte final al concluir el
programa correspondiente.
Contenido : Incluir el efectivo disponible al inicio del perodo, el efectivo recibido y
desembolsado y el efectivo disponible al final del perodo.
38
EJECUCIN PRESUPUESTARIA:
Objetivos:
La administracin de Participacin Ciudadana es responsible de preparar un reporte

sobre la ejecucin presupuestaria sobre una base acumulada para reflejar el
cumplimiento del presupuesto por partida y fuente de recursos. El presupuesto, es la
expresin financiera del programa segn fue aprobado por los organismos
competentes.
Frecuencia: Ser preparado sobre una base trimestral, dentro de los primeros diez (10) das
siguientes al trimestre anterior. Adems, se preparar un repone final al concluir el
programa.
Contenido:
El reporte incluir los valores presentados por partidas independientes, los

desembolsos acumulados, las obligaciones pendientes de pago, as como el balance
de recursos disponibles por fuentes de fondos.
Las informaciones detalladas de las categoras del Presupuesto podrn suministrarse como
informacin adicional. Las fluctuaciones entre las categoras del presupuesto podrn efectuarse
hasta un lmite previamente establecido. Sin embargo, el presupuesto no podr excederse del monto
autorizado.
REPORTES DE LOS COMITS MUNICIPALES Y REGIONALES

Los comits Municipales y Regionales debern presentar a la Secretara Ejecutiva de PC informes
financieros mensuales y con otra periodicidad, en los formatos y fechas establecidos por dicha
Secretaria, de manera que las operaciones financieras de los Comits puedan ser oportunas y
adecuadamente registradas en los estados financieros y en la ejecucin presupuestaria de la
institucin.
39
ANEXOS
40
PARTICIPACIN CIUDADANA
ESTADO DE SITUACIN
Al_____de____________________del_______
(Expresado en RD$)
CUENTA
DESCRIPCIN
BALANCE
ACTIVOS
XX
11
ACTIVOS CORRIENTES
XX
1101
DISPONIBILIDAD EN CAJA Y BANCO
XX.
1102
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR
XX
TOTAL ACTIVOS
XX
PASIVOS
XX
21
PASIVOS CORRIENTES
XX
2101
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR
XX
2102
ACUMULACIONES Y RETENCIONES POR PAGAR
XX
TOTAL PASIVOS
XX
RESULTADO DEL EJERCICIO
XX
TOTAL PASIVO Y CAPITAL
41
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Al_____de____________________del_______
(Expresado en RD$)
Flujos de efectivo de actividades operativas:

Aportes en efectivos
$XX
Donaciones en efectivo
XX
Contrapartidas
XX
Intereses y comisiones ganadas
XX
Pagos a proveedores y empleados directos
XX
Desembolsos en efectivo a componentes
XX
Intereses pagados
XX
Efectivo neto provisto por actividades de Operaciones
XX
Flujos de efectivo por actividades de inversin:

Inversiones de capital
Ingresos por disposicin de activos
XX
Efectivo neto utilizado por actividades de inversin
XX
Flujos de efectivo de actividades de financiamiento:

Prstamos bancarios
XX
Amortizaciones sobre prstamos a largo plazo
XX
Efectivo neto provisto por actividades de Financiamiento
XX
Incremento neto (disminucin) en efectivo
XX
Efectivo al inicio del periodo

Efectivo al final del perodo
$XX
42
ESTADO DE RESULTADOS
Al_____de____________________del_______
(Expresado en RD$)
CUENTA
4
ESTE
PERIODO
ACUMULADO
Aportes de Agencias
XX
XX
Donaciones Empresas
XX
XX
Donaciones en Efectivo
XX
XX
Cuotas Miembros
XX
XX
XX
XX
Costo Personal
XX
XX
Beneficios
XX
XX
Gastos de Viaje
XX
XX
Servicios Pblicos
XX
XX
Comunicaciones
XX
XX
Alquiler
XX
XX
Material Gastable
XX
XX
Adquisicin de Equipos
XX
XX
Reparacin y Mantenimiento
XX
XX
Reuniones y Eventos
XX
XX
Gastos Varios
XX
XX
XX
XX
DESCRIPCIN
INGRESOS
TOTAL INGRESOS
6
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE
OPERACIONES
TOTAL GASTOS
RESULTADO DEL EJERCICIO
43
ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA
Durante el Perodo del___________Al__________
(Expresado en RD$)
FONDO
A.I.D.
FONDO
PROPIO
FONDO
OTRO
Efectivo disponible al Inicio del Perodo
XX
XX
XX
Efectivo Recibido durante el perodo
XX
XX
XX
Total de efectivo Disponible
XX
XX
XX
Desembolsos
XX
XX
XX
Efectivo Disponible al Final del Perodo
XX
XX
XX
44

Manual Politicas Adm

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PARTICIPACION CIUDADANA

movimiento cvico no partidista

PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO ................................................................. 9

PROCEDIMIENTO DE NOMINA ..........................................................................16

PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO ........................................................19

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS ..............................22

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA ..................................................................25

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.....................30

Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos ............................ 31

Inventarios fsicos .............................................................................................................. 31

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOS..............................................34

REPORTES FINANCIEROS ...................................................................................36

Se llevar un control estricto de la numeracin de los recibos de ingresos que no estn

Valores correspondientes a prstamos Ingresos provenientes de las distintas

Ingresos provenientes de las distintas

Nombre de la institucin o persona moral

9. Verifica la secuencia de los recibos, los suma y

14. Al final del da prepara el informe de

18. Realiza depsito en, el banco y entrega a la

Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

II. PERSONAS RESPONSABLES:

Los documentos justificativos deben ser originales, en ningn caso se tramitarn

Para solicitar el pago de gastos a travs del proyecto Participacin de la Sociedad

Es responsabilidad del Director/a Ejecutivo/a las autorizaciones de cheques por los

IV. DEFINICIN: Desembolsos

5. Revisa las facturas recibidas y determina:

10. Recibe la informacin, realiza gestiones para

Informa al Encargado Administrativo de la

Se asegura que los pagos corresponden a

Recibe las autorizaciones de cheques y las

Somete al Comit Coordinador o al Consejo

Solicita por escrito a la USAID la autorizacin

Luego de recibir la aprobacin de la USAID

Selecciona la persona que representar a PC

Confecciona los cheques en, original y una

Entrega los cheques y las facturas al Contador

Recibe los cheques y las facturas y revisa que

Enva los cheques al Director/a Ejecutivo/a

Revisa y firma los cheques acorde a la

Comit Coordinador/Consejo Nacional

Archiva factura y dems documentos soportes

Enva original de cheques y la

Recibe lo indicado en el paso anterior y lo

Recibe a los beneficiarios le entrega los

Devuelve la copia a contabilidad para que

NOTA: Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las

FIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUES

II. INSTRUMENTOS DE CONTROL

III. FIRMAS AUTORIZADAS

Para cualquier cheque dos firmas A.

Las firmas se distribuyen de la siguiente forma:

II. PERSONAS RESPONSABLES:

Mantener un archivo de personal donde se registre el historial de cada empleado.

Establecer un sistema de registro de empleados, el cual incluye avisos para cambios en

5. Entrega nmina y carta de autorizacin del banco al

6. Revisa la nmina y verifica los clculos y

11. Lo recibe y si la rechaza contina el paso No. 12.

13. Recibe nmina de pago y Carta de Transferencia e

14. Autoriza al Encargado Administrativo para que

Nota: En caso de aumento de sueldos o de movimiento de personal, despus del cuadre de la

Mediante verificaciones peridicas evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO

II. PERSONAS RESPONSABLES

Igualmente debe preparar su presupuesto de Inversiones Administrativas en la misma